Regler och rutiner för förvaltning och skötsel av samfälligheten och fastigheterna inom kvarteret Harven. Uppdatering december 2000. Bilagor: 1 Organisationsöversikt 2 Uppgifter för kontaktmän 3 Anvisningar för jourstyrka 4 Ordning 1 Allmänt Samfällighetens mål är att åstadkomma god boendemiljö till så låg kostnad som möjligt. 2 Medlemmar Medlemmar är alla fastighetsägare inom kvarteret. Om målet i pt 1 skall kunna nås fordras att alla hjälps åt med skötsel av fastigheter och samfällighet enligt de regler som föreligger samt åtar sig uppdrag inom styrelse och som kontaktmän. 3 Försäljning av fastighet Försäljning av fastighet bör i god tid anmälas till styrelsen med uppgift om den nye fastighetsägaren. Säljaren överlämnar utöver erforderliga köpehandlingar de skriftliga anvisningarna om regler och rutiner till köparen och informerar om dessa rutiner (Eftersom samfälligheten sköts av medlemmarna gemensamt bör ju köparen vara beredd på att acceptera detta och bidra efter bästa förmåga.) 4 Garageplats och motorvärmaruttag Inom samfälligheten finns 24 garageplatser till 31 fastigheter. Enligt stämmobeslut skall därför kölista föras. Den som säljer sin fastighet och har haft garageplats måste överlämna sin plats till nästa medlem på kölistan. Garageplats får endast användas för fordon och inte enbart som extra förrådsutrymme. Motorvärmaruttag hyrs kontinuerligt (ej säsongvis) och betalas med samma månadsavgift året runt. 5 Försäkring Försäkring som täcker samfällighetens delar och ger ansvarsförsäkring för föreningen och dess skötsel tecknas av föreningen. För de enskilda fastigheterna måste fastighetsägaren teckna försäkring motsvarande fullvärdesförsäkring av fastigheten. 6 Styrelse och kontaktmän Styrelsen ansvarar för föreningen verksamhet enligt stadgan 9. Till styrelsen hjälp framför allt då det gäller praktiska ting finns kontaktmän. (Organisation och uppgifter ungefär enligt bilaga 1 och 2.) 7 Ekonomi
Avgifter utkrävs av medlemmarna för drift samt för garage och motorvärmaruttag. Avgiften betalas månadsvis i förväg. Driftskostnaderna utgörs i huvudsak av kostnader för El uppvärmning och hushållsström Vatten renhållning snöröjning Mindre reparationer förbrukningsmateriel Administration Försäkring av samfälligheten Fondavsättning dispositionsfond för större reparationer och underhåll Kostnaderna bör följas upp kontinuerligt av styrelsen så att avgifterna snabbt kan justeras om så erfordras. 8 Reparationer Reparationer inom de egna fastigheterna bekostas och sköts av respektive fastighetsägare. Reparationer och underhåll av gemensamhetsanläggningens delar (således även varmvattenberedare, ytterfasader och tak) ordnas genom styrelsens och kontaktmännens försorg. Därmed utesluts inte möjligheten att vissa underhållsarbeten kan ordnas genom samverkan mellan medlemmarna på frivillig basis för att minska kostnaderna. 9 Skötsel Gräsklippning, manuell snöröjning, sandning och placering av soptunnor för tömning sköts genom jourtjänst. Området uppdelas i vinkelhusområden. Huvudprinciperna framgår av bilaga 3. Detaljer kan varieras genom överenskommelse mellan fastighetsägarna i vinkelhusområde. Gräsklippning: Alla är skyldiga att ta del av säkerhetsföreskrifterna. Minderåriga får ej använda maskinerna. Vinterjour: Soptunnor: Vintertid skall alltid två jourhavande medlemmar finnas per husvinkel. Detta för att öka säkerheten vid besvärlig väderlek (Sandning och snöröjning måste ju alltid ske när vädret kräver det medan gräsklippningen kan anpassas till tillfällen då man har bäst tid.) Vid större snömängder sker snöröjning med traktor Jourhavande enligt jourlista ansvarar för att soptunnorna placeras på anvisat sätt på angiven tid (för närvarande onsdagskväll i udda veckor) och att de efter tömningen återställs. Byte av jour efter det att jourlista uppgjorts ordnas av den jourhavande själv. Om någon genom oförmåga, ohälsa eller andra skäl har svårigheter att bidra med jourtjänst och ej själv kan ordna lämplig ersättare måste samråd ske med kontaktmannen och övriga medlemmar i husvinkeln för att finna en lösning. 10. Ordning Eftersom fastigheterna inte är friliggande utan sammanhänger ytterst intimt och eftersom el och vatten och gemensamma områden delas av alla medlemmarna är det för den allmänna trivselns skull nödvändigt att man försöker iaktta vissa ting. Bilaga 4 är ingen komplett lista men anger vissa detaljer som aktualiserats under gångna år.
Samfällighetsföreningen Harven december 2000 bilaga 1 Organisationsöversikt Styrelse (3 ledamöter + 2 suppleanter) Uppgift: enligt 9 i stadgan Revisorer (2+2suppleanter) Kassör Uppgift: Löpande in- och utbetalningar, bokföring, bokslut, förslag till budget och årsavgifter. Huvudkontaktman Uppgift: Praktiska ärenden som kontakt med firmor och hantverkare vid reparationer, beställningar och anskaffningar (ex snöröjning, sophämtning, Sand mm). Inköp av förbrukningsmateriel och Reservdelar. Inköp och tillsyn av redskap Kontaktman A-B Kontaktman C-D Kontaktman E-F Uppgift: Samordna verksamheten se A-B se A-B För vinkelhusområde, Upprätta jourlistor, Ha ansvar för redskap mm Samt biträda huvud- Kontaktmannen. S A M T L I G A F A S T I G H E T S Ä G A R E Sandning, manuell snöröjning, städning, trädgårdsskötsel, framställning av sopkärl Ovanstående översikt anger grundprincipen för organisation av förvaltning och skötsel av samfälligheten. Uppgifterna behöver inte nörvändigtvis spridas på olika medlemmar. Lämpligt är t ex att kassör och huvudkontaktman är styrelseledamöter. Fördelningen av uppgifter anges lämpligen på jourlistorna.
Samfällighetsföreningen Harven 2000-11-23 bilaga 2 Uppgifter för kontaktmän HK = huvudkontaktman K = kontaktman (K) = då HK är borta eller på uppdrag av HK Allmänt Ordnas av Utföres av Akuta reparationer HK, K Långsiktiga reparationer HK, K, styrelse beslutas av styrelse Inköp av förbrukningsmateriel HK, K eller annan HK, K, annan medlem Och reservdelar efter samråd med K Snöröjning beställning, sand HK (K) Sophämtning (container) HK (K) åkare Tillsyn av gemensamma verktyg (i C-D huset), elcentral och ytterbelysningar HK Tillsyn och rensning av dräneringsbrunnar och avlopp HK, K Tillsyn av redskap i varje vinkelhus K K eller ombedd medlem Förvaring och utlåning av huvudnyckel HK, styrelse (ordf.) Åtgärdskalender (sam)ordnas av Utföres av Tid Vår-sommar-höstjourlista K Styrelsen vecka 14 Besiktning av fastigheter (fasader, tak mm) Förslag om K April åtgärder till styrelsen Avstängning av garagevärme K slutet av april Anskaffning av gödning, gräsfrö HK Utsättning av cykelställ samt K uppsnyggning och utsättning av lekredskap och bänkar Anskaffning av sand till lekplatser HK maj Krattning, gödsling, ans av buskar, K Alla april-maj vårstädning(även förråd och garage) Smörjning och tillsyn av gräsklippare och andra redskap K vid behov kontroll av dräneringsbrunnar K höst o vår Vinterjourlista K Styrelsen vecka 40 Intagning av gungor, bänkar o K oktober cykelställ Påsättning av garagevärme oktober K slutet Anskaffning av sand för sandning HK (K) oktober och vid behov
Samfällighetsföreningen Harven december 2000 bilaga 3 Anvisningar för jour Vinterjour Snöskottning I första hand Gångväg (ca ½meter bred) från Brännavägen längs garagelängorna, längs huslängorna BDF, kring sopkärlen och trappan ner till förråden. I andra hand Ytterligare snöskottning t ex längs trottoaren, på parkeringsplatsen eller längs BDFlängorna Trottoarerna röjs dock så småningom genom kommunens försorg. Parkeringsplatser och vägar längs BDFlängorna plogas av traktor. Sandning Trottoaren längs Brännavägen samt stråket från Brännavägen längs garagelängorna och längs BDF-längorna. De två medlemmar som har jour skall samråda och komma överens om hur de skall utföra jour-uppgifterna. Den som står först på jourlistan ansvarar för att detta sker. Alla medlemmar Då plogen kommer - försök att flytta bilen från parkeringsplatsen. Hjälp till att hålla barnen på avstånd. Det är tillåtet att hjälpa jourstyrkan och sjuka grannar. Sommarjour Gräsklippningen omfattar gemensamma gräsytor inom respektive vinkelhusområde. För att området skall se vårdat ut även då medlemmar är bortresta är det en fördel om gräsklippningen också omfattar medlemmarnas lotter. Medlemmarna i varje vinkelhusområde kommer överens om vad som skall ingå. Gräsklippning sker normalt en gång per vecka. Under mycket torra somrar och mot slutet av säsongen kan detta kanske vara onödigt mycket. Jourhavande kan då diskutera med den som har jour veckan efter och t ex dela upp sysslan. Tillsyn av gemensamma buskar och häckar samt städning av området är också önskvärt. Soptunnor Sopkärlen skall ställas fram för tömning onsdagskväll i udda veckor och återställas efter tömning. Sker inte detta kommer föreningen att debiteras för extra hämtning.
Samfällighetsföreningen Harven 2000-11-23 bilaga 4 Ordning 1 El 52 % av samfällighetens budget (2000) Sparsamhet önskvärd största elmängden går till uppvärmning. Täta fönster och dörrar! Vädra med förstånd! Använd torkskåp och fläktar sparsamt! Ha ej onödigt hög rumstemperatur! 2 Vatten 10 % av budgeten (2000) Även här måste onödigt slöseri undvikas. Håll kranar och toaletter i trim utan läckande packningar! Kostnad 2000 2,8 öre per liter 3 Sopor Soptunnor: I första hand till för hushållssopor som skall paketeras väl. torrsopor av dylikt) får Container: Beställs vid vårstädningen till trädgårdsrens och måttlig mängd. Större mängder (hela möblemang och var och en transportera bort på egen bekostnad. Se till att soporna blir ordentligt sammanpackade. 4 Förråd Hjälp till att hålla snyggt och rent i cykel- och redskapsförråd. Rensa bort gamla cyklar och annat som inte skall användas mer. Sopor får inte läggas i dessa utrymmen. Dörren till redskapsutrymmet måste vintertid hållas öppen på grund av frysrisk. Kontrollera att ytterdörren går i lås ordentligt då Du lämnar förrådet. 5 Garage Garagedörrarna skall hållas låsta! Glöm inte att släcka ljuset då Du lämnar garaget. Garagen får ej användas som lekplats av barn. 6 Trafik Iakttag försiktighet med hänsyn till lekande barn vid fordonstrafik på parkeringsplatser och gångstråk. Blockera inte vägen för postbilen. Parkeringsplatserna närmast motorvärmaruttagen är reserverade för dem som hyr dessa. 7 Taken Taken är pappklädda. Allvarliga skador kan inträffa om läckor uppstår i takbeklädnaden. Det är därför olämpligt att barn själva går upp på taken för att söka efter förlorade bollar eller dylikt. 8 Nyckel Huvudnyckel finns till de lägenheter som inte bytt från det ursprungiga låssystemet. Huvudnyckel förvaras hos huvudkontaktmannen och någon i styrelsen (i regel ordf.). Tillfällig eller längre ändring av förvaring meddelas skriftligt till alla medlemmar. Huvudnyckel används för tillträde endast efter lägenhetsinnehavarens medgivande eller vid inträffad skada eller fara för skada. 9 Grannsamverkan Bilar, cyklar, släpvagnar, trädgårdsredskap mm har under åran stulits från föreningens område. Från och med 1996 deltar föreningen i samverkan med polisen i grannsamverkan mot brott. Verksamheten innebär enligt planeringen en ökad patrullering från polisens sida men framför allt en mer systematisk samverkan mellan grannarna så att en bättre bevakning av området kan ske. Skyltar sätts också upp.