Protokoll EFFSYS+ styrelsemöte 6, 111026

Protokoll EFFSYS+ styrelsemöte 6, 111026 Plats: Kyl & Värmepumpsföretagens lokaler, Årstaängsvägen 19C, Stockholm Närvarande: Martin Forsén (MF), Svenska Värmepumpföreningen, Ordförande Anders Nilsson (AN), EFFSYS+, programsekreterare Signhild Gehlin (SG), Energi- och Miljötekniska Föreningen Per Jonasson (PJ), Kyl- & Värmepumpföretagen Jim Fredin (JF), IVT Conny Ryytty (CR), Energimyndigheten (lämnade 13:45) Peter Rohlin (PR), Incert AB (lämnade 13:30) Eric Granryd (EG), adjungerad ledamot Emina Pasic (EP), Energimyndigheten Frånvarande: Per-Erik Jansson (PEJ), ICA Sverige AB Bengt Hanell (BH), Elforsk AB Marlies Pieterse (MP), Fastighetsägarna Kjell Berndtsson (KB), Riksbyggen Ej kallade till detta möte: Monica Axell (MAX), SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, adjungerad ledamot Björn Palm (BP), Kungliga Tekniska Högskolan, adjungerad ledamot Jörgen Rogstam (JR), Energi & Kylanalys AB, adjungerad ledamot 1. Mötets öppnande - Ordföranden förklarade mötet öppnat och tackade PJ för att han återigen upplåter sin utmärkta lokal till ännu ett styrelsemöte. 2. Godkännande av dagordning och föregående mötesprotokoll - MF gick igenom det föregående protokollets beslutspunkter. o Vid förra mötet fanns tveksamheter om BH kunde fullfölja sitt uppdrag i styrelsen. Det är mycket viktigt för programmet att elsidan finns representerad och efter diskussion mellan MF och BH kommer han att fortsätta sitt uppdrag. Generellt har elbranschen en hård finansiell situation där användarsidan fått lägre prioritet. o MP har meddelat att hon avsäger sig sitt uppdrag i styrelsen och att det inte finns någon ersättare från Fastighetsägarna. Kontakt har tagits med Roland Jonsson, energiexpert på HSB, som var mycket positiv till uppdraget. 1

Beslut: Styrelsen beslutade enhälligt att föreslå till energimyndigheten att Roland Jonsson ersätter Marlies Pieterse i EFFSYS+ styrelse. Ordföranden ges i uppdrag att skicka underlag för myndighetsbeslut till CR. o Vid föregående styrelsemöte beslutades att Per Fahlén skulle inbjudas för att presentera projektläget för projektet EP12 Tappvattenvärmning med värmepump alternativa systemlösningar. Per Fahlén meddelade att han kunde närvara vid mötet men efter diskussion med MF beslutades att han inom två veckor från styrelsemötet skall ha inkommit med ett förslag till handlingsplan för projektet. o MF påpekade att det är av stor vikt att medel som tilldelats projekt kommer att användas. Om de inte gör det riskerar medlen att frysa inne. Om projektet inte kan genomföras enligt ansökan bör budgeten snarast revideras och medel frigöras för kommande utlysningar. Beslut: Styrelsen beslutade att definitivt boka nästa styrelsemöte den 1 februari 2012 9:30 16:30 i KV-företagens lokaler. o I kommunikationsplanen för programmet anges en målsättning om publicering av en artikel per projekt och år. Med anledning av att projekten har olika karaktär anser styrelsen att det är mer lämpligt att ange att denna målsättning gäller för programmet som helhet. o Pressrelease om EFFSYS+ andra utlysning publicerades den 21 oktober via SVEPs kanal på mynewsdesk. Denna pressrelease har haft flera hundra läsare och även genererat trafik på hemsidan vilket indikerar att det kan vara ett effektivt medel för att sprida information. Dessa pressreleaser bör släppas då det finns något av stort intresse att rapportera från programmet. o SG: Pressreleaser bör komma med EFFSYS+ som avsändare men kontaktperson ska vara projektutföraren och/eller projektledaren. Utöver detta bör det finnas kontaktinformation för att komma i kontakt med programansvariga. På detta vis skapas en dignitet för programmet vilket bidrar till fler läsare och högre kvalitet. o SG presenterade en bok som nyligen publicerats. Boken behandlar informationsspridning genom effektiv kommunikation. o MF: I syfte att förbättra informationsspridning av forskningsresultat vore det intressant att anordna en workshop för forskarna på detta tema. o PR: Energimyndigheten har tidigare haft denna typ av workshops som har varit mycket lyckade. Då ingick också medieträning, detta arrangemang var dock dyrt. o EG: EFFSYS2 hade en mindre budget avsedd för kommunikation. 2

Beslut: Styrelsen gav MF, AN och SG i uppdrag att undersöka möjligheterna för att anordna en workshop hur information muntligt och skriftligt kan kommuniceras på ett effektivt sätt. Förslag till upplägg för workshop inklusive uppskattade kostnader redovisas av SG vid nästa styrelsemöte. o AN presenterade besöksstatistik för hemsidan. Genom att linjärisera statistiken erhålls en grov uppskattning av antalet unika besökare på hemsidan. Enligt denna uppskattning uppgår antalet besökare till 33 unika besök per dag då programmet avslutas år 2014. Om en längre dataperiod används bör en bättre uppskattning erhållas. Medel som kan användas för att nå det mål som sätts upp är genom pressreleaser vid större programaktiviteter (slutrapportering projekt, utlysningar, EFFSYS-dag etc.), delresultat från projekten som publiceras på hemsidan vilket utökar hemsidans innehåll samt genom att förbättra sökordsoptimeringen. o AN meddelade att den allmänna informationsbroschyren om programmet nu även finns på engelska. Beslut: Styrelsen beslutade att broschyrerna kommer att tryckas vid behov. Det kan exempelvis vara inför deltagande i nationella eller internationella mässor/konferenser där programmet finns representerat. o MF informerade att National Team (NT) haft möte på SP med ett antal deltagare. Syftet var att diskutera hur teknikområdet kan lyftas fram inom IEA och diskutera vilka aktiviteter som bör prioriteras. o CR: Viktigt att påpeka att programmet inte ska bidra med någon form av lobbyaktiviteter. o MF: National Team är en rådgivande grupp men äger ej ensam rätt att fatta beslut gällande deltagande i Annex eller andra internationella samarbeten. o CR: Sverige som nation går in i IEA Annex. Beslutet gällande deltagande i Annex kan endast fattas av Energimyndigheten. Beslut: Efter ovanstående genomgång beslutade styrelsen att godkänna det tidigare mötesprotokollet. 3. Uppföljning av projekt - AN presenterade upplägget för hur uppföljningen skulle gå till; en slide för projektaktiviteter i förhållande till den i ansökan beviljade tidsplanen samt en slide för ekonomin där rekvirerat belopp och förhållande Energimyndigheten till medfinansiärer presenteras. 3

o EP01 Köldmedier med låg GWP samt kostnads- och energioptimering av värmepumpsystem AN: Projektet löper på enligt plan men ena doktoranden saknas ännu. Det finns dock en tilltänkt person som håller på att intervjuas för positionen. o EP02 Optimering av marklageranslutna system för klimatisering av byggnader AN: Projektet löper på väl och utföraren ligger före tidsplanen. Doktoranden har planerat in ett preliminärt disputationsdatum den 13 januari 2012. Därefter utförs projektets återstående aktiviteter som sammanfattas i en slutrapport. EG: Något osäkert projekt under EFFSYS2 men har tagit fart ordentligt vilket är mycket roligt. o EP03 Energieffektivisering av köpcentra med ett bibehållet eller förbättrat inneklimat - fas2 AN: Två aktiviteter skjutna på tiden och en del fokus har förflyttats mot att skriva på doktorsavhandlingen. JF: Farhåga att projektet inte är ute på nya territorier med forskningen. Presentationen på EFFSYS-dagen tillförde inget direkt nytt men kan varit anpassat för deltagarna. - Beslut: Styrelsen gav MF och AN i uppdrag att muntligt kontakta utföraren i EP03 för uppföljning av projektaktiviteter. o EP04 Effektivare dimensionering av bergvärmesystem & implikationer från EFFSYS2 resultat AN: Projektet följer tidsplanen och aktiviteter har utförts utöver vad som specificerats i denna. o EP06 Utvärdering av kyl- och värmesystem i livsmedelsbutiker genom fältmätning och modellering AN: Ligger efter med rekvirering på grund av lågt industristöd, dock utförs aktiviteterna enligt tidsplanen. MF: Uppfattning är att projektet verkar något isolerat till KTH, skulle behöva ett större utbyte med industrin. - Beslut: Styrelsen gav MF och AN i uppdrag att muntligt uppmana projektledarna i EP06 till ökade industrikontakter. o EP07 Kapacitetreglering i värmepumpsystem 4

AN: Kommer att lämna in ett första utkast på doktorsavhandlingen innan årets slut och sedan fokusera på att utveckla olika systemmodelleringar. o EP08 Utformning av ett PV-matat värmepumpsystem för hög andel solenergi AN: Projektet sent i starten då doktoranden startade officiellt först den 1 oktober. Prioritet ligger på att färdigställa experimentriggen. o EP09 Studie av värmeöverföring, tryckfall och flödesvisualisering i små rektangulära kanaler AN: Litteraturstudien har påbörjats. Ombyggnationen planeras färdig innan slutet av året som planerat men har dröjt på grund av leverantörsproblem. EG: Utföraren har tidigare erfarenheter från forskning och förväntas då snabbare komma igång med projektaktiviteterna. Beslut: Styrelsen gav MF och AN i uppdrag att muntligt följa upp aktiviteterna i projekt EP09. o EP10 Handledning för kvalitetssäkring av geoenergilager AN: Projektaktiviteterna i tidsplanen följs. o EP11 Drift och underhåll av kyl- och värmepumpsystem AN: Tidsplanen i projektet följs. En doktorand har anställts som utför en stor del av arbetet. o EP12 Tappvarmvattenvärmning med värmepump alternativa systemlösningar del 2 AN: Projektet följer inte tidsplanen som förväntat. Projektet har inte heller rekvirerat medel som förväntat och med pågående aktiviteter kan det bli svårt att förbruka beviljade medel. MF: Vid kontakt med projektledaren beslutades att denne inom två veckor från styrelsemötet skall ha inkommit med en handlingsplan för projektet. Beslut: Styrelsen beslutade att invänta handlingsplanen för projekt EP12 och ta beslut utifrån denna. - EG efterlyste slutrapporten från fältmätningsprojektet som pågick under EFFSYS2. 5

Beslut: Styrelsen gav MF i uppdrag att kontakta Pia Tiljander och avkräva rapporten från fältmätningsprojektet. 4. Utvärdering av slutrapport EP05 Konsekvensanalys av NNE-krav för befintliga byggnader - AN presenterade projektets tidsplan och de mål som satts upp i projektets ansökan av vilka samtliga utförts av projektutföraren. Återstår endast publicering av ytterligare en artikel som är färdig och godkänd för publicering. Rekvisitionerna har utförts som förväntat under hela projektets tid. - MF informerade att detta som första avslutade projekt kan användas för att sätta upp riktlinjer för hur senare projekt skall bedömas vid slutrapportering. - MF : Väldigt nöjd med hur projektet fungerat och industrideltagande har fungerat bra. Slutsatserna är intressanta för hela branschen. - AN presenterade förslag på detaljer som skulle kunna granskas vid slutrapportering av projekt. Granskningen ska i huvudsak fokusera på måluppfyllelse men även formella rapporttekniska detaljer ska finnas med. - SG: Institutioner har vanligtvis en egen mall. Däremot bör det finnas en frivillig, rekommenderad mall, som kan användas. - PR: Energimyndigheten har en mall som är tillåtande och som skulle kunna användas som handledning till en EFFSYS-mall. Beslut: Styrelsen beslutade att fram en rekommenderad rapporteringsmall för EFFSYS+ - SG: Det bör förtydligas att slutrapporten är en separat rapport från en eventuell licentiat eller doktorsavhandling. - CR: Energimyndighetens mall förespråkar en kort summering av projekten. - MF: Denna summering skulle kunna vara den svenska och engelska sammanfattning samt en del med måluppfyllelse. - EG: Måluppfyllelsen är viktig att ha med eftersom det underlättar styrelsens arbete genom att direkt få utförarens kommentar på hur projektet fortlöpt. Denna formella rapport skulle kunna vara likadan för varje projekt. Beslut: Styrelsen beslutade att ta fram en formell rapport som lämnas in som slutrapportering till Energimyndigheten och styrelsen för EFFSYS+. Därutöver ska en separat, utförlig, teknisk rapport utarbetas för publicering på EFFSYS+ hemsida. - PJ: Del av denna formella rapport kan vara om publiceringskraven har uppnåtts. - Vid diskussion om vilka rapporttekniska detaljer som ska granskas i den tekniska rapporten föreslogs svensk och engelsk sammanfattning, innehållsförteckning, referenslista, språkbruk, rapporteringsspråk svenska och tydliga figurer. - SG: Det enda som saknas i den tekniska slutrapporten från projekt EP05 är den engelska sammanfattningen och referenslista. - EP: Det finns ett mycket stort intresse för detta projekt inom näringslivet. 6

- MF: Rapporten från projektet är mycket viktig eftersom den pekar på att flera av de tekniska åtgärder som föreslås i projektet för att uppnå Energimyndighetens förslag till NNE-krav är lönsamma. Beslut: Styrelsen beslutade enhälligt att godkänna slutrapporten från projektet med förbehåll för justering av avsaknad engelsk sammanfattning och separat referenslista. MF och AN får i uppdrag att kommunicera detta till projektledaren. - MF föreslog att ändra föredragsordning och flytta fram punkt 7 eftersom CR och PR var tvungna att lämna mötet tidigare. Beslut: Styrelsen beslutade att ändra föredragsordning och flytta fram punkt 7, Övriga frågor, som punkt 5. 5. Övriga frågor - Det internationella sekretariatet o PR presenterade kort bakgrunden till det internationella sekretariatet där det främsta målet är att täcka merkostnader som uppstår runt internationella aktiviteter. Motfinansiering femtio procent sker med egen tid och en kort avrapportering av aktiviteten. Sökande bör i ansökan tydliggöra hur de sökta aktiviteterna kan komma EFFSYS+ tillgodo. o PR: Totalt har sex ansökningar inkommit till det internationella sekreteriatet av vilka tre har beviljats medel. De beviljade är Bengt Sandström för resor relaterade till deltagande i EHPA Education Committee, ett ramanslag till Björn Palm och Per Lundqvist på KTH för IIR resor samt Roger Nordman för resor inom Annex 39. o PR: Generellt är avgiften för Operating Agent (OA) en stor kostnad jämfört med resestödet. o CR: Energimyndigheten beslutar om deltagande och bör därför betala OAavgiften. Risk finns att avgiften betalas utan att något nationellt deltagande i Annexet. o PR: Observatorstatus kan ges av EXCO utan att landet deltar. Denna status är begränsad så länge inget beslut om deltagande har tagits av Energimyndigheten. o EP: Sverige är inte officiellt med som land i vissa Annex. I det fall det ändå finns en svensk aktör som medverkare så betecknas detta som deltagande i form av sponsor. I nuläget deltar SP som sponsor i ett Annex. o CR: Att delta innebär mer än bara dessa utgifter och att branschen måste ställa sig bakom ett sådant beslut. Därför viktigt att branschen är intresserad att delta. o MF: Idén med National Team är att förslå vilka aktiviteter som är intressanta att delta i och agerar på så vis rådgivande åt Energimyndigheten. Detta förs vidare till EP som kan ge rådet till Energimyndigheten vilka projekt som är av 7

intresse att delta inom. Att industrin även deltar i National Team ger en indikation på att de ställer sig bakom projektet. o PR: Risker som finns att binda upp medel i projekt som blir utan svenskt deltagande kan lösas genom att villkora beslutet. o PR: Viktigt att peka på att Sverige inte är med då stöd beviljas utan underlättar för utförare med planeringsstöd vid internationella aktiviteter. o PJ: Den internationella dialogen är viktig eftersom den kan föra hit expertis. o PR meddelade att en informationstext har framtagits för sökande att ta del av som kan läggas upp på hemsidan tillsammans med en ansökningsblankett. Beslut: Styrelsen beslutade att ge MF och SG i uppdrag att komma med kommentarer på informationstexten. o MF: Det går aldrig att garantera resultatet av dessa pengar. o MF: Så länge Energimyndigheten är beslutsägare bör de också stå för OAavgiften. 6. Utvärdering av EFFSYS+ dagen - PJ meddelade att KV-företagen planerade att skicka ut en utvärdering till deltagarna på Kyl & Värmepumpdagen. - MF: En separat enkät för EFFSYS-delen av dagen. Denna skulle kunna gå ut till styrelseledamöter och forskarutförare inom programmet. Beslut: Styrelsen gav AN i uppdrag att kontakta utförarna för att utvärdera dagen från EFFSYS+ synvinkel. - PJ informerade om att det var uppemot 250 deltagare närvarande. Detta innebar att lokal fick bytas två gånger för att kunna ta emot så många som möjligt. Totalt hölls 20 presentationer varav 8 stycken kom från EFFSYS+. Att det blev fullt kan vara positivt eftersom anmälningar till senare omgångar kommer in tidigare och ger en bättre uppfattning om hur många som kommer. Eftersom dagen samarrangerades med EFFSYS+ var dagsprogrammet gratis. Uppskattningsvis 100 stycken deltog inte på kvällsaktiviteterna och kan därför antas vara en följd av att dagen var gratis. - PJ: Presentationerna som hölls under EFFSYS-dagen kommer att läggas upp på SVEP:s och KV-företagens hemsidor men är något försenade. - EP: Näringslivsdepartementet har gett god feedback från arrangemanget. - JF: Dagen var i stort mycket lyckad men EFFSYS-delen lyftes inte fram tillräckligt. - PJ: Fredag väljs för att kunna ha kvällsaktiviteter och ger samtidigt möjlighet för långväga gäster att ta en stadsweekend. - PJ: Presentationslängden var bra, några kommenterade att de ville ha längre föredrag och mingelpauser men viktigt att hålla allt under en och samma dag. De frågor som fanns kunde ställas efter att presentationerna avslutats. - MF: Längre mingel innebär sorl och mer jobb att få igång nästa presentation. - EP: Energiutblick har flyttats till Göteborg. Uppmanar att skicka in förslag på bidrag. 8

- PJ: Tilltänkt datum för nästa års Kyl & Värmepumpdag är den 19 oktober. Plats för mötet är antingen Göteborg eller Stockholm. - SG: Fördelaktigt om det kan vara ett återkommande datum som därmed mutas in i kalendrar. - MF: Bra uppslutning till dagen både vad det gäller antal besökare och blandning mellan representanter för olika branscher och forskarvärlden. - JF: Det kom intressanta frågor som inte dyker upp vid enbart EFFSYS-dag då merparten är forskare som deltar. - AN förde fram kommentarer från dagen från publik och utövare. Främst var intrycket att det var Kyl & Värmepumpdagen och att det inte tydligt nog framgick att det var även EFFSYS-dag. Utförare som endast hade posterpresentation kommenterade att den kom i skymundan och att de ville bidra med något mer. Ytterligare kommentarer var att två presentationer hölls på engelska och att nivån på tekniska innehållet var något hög. - SG: Presentationerna skulle till nästa gång flaggas om det är engelska. - PJ: Att det var en hög teknisk nivå kan vara bra för att peka på vilken nivå forskningen ligger inom detta område. - MF: Enda delen som ges underkänt är posterpresentationen som inte fick det utrymme som kunde förväntats. - SG: Som föredragshållare skulle det vara bra att få information om vilken publik som kommer att närvara för att på så vis kunna anpassa presentations innehåll. Detta skulle kunna vara något unikt för denna dag eftersom detta inte vanligen görs. - MF: Synligheten för EFFSYS var god sett till att 8 av 20 presentationer kom från EFFSYS+. - EP: Sverige har utomlands ett gott rykte inom kyl- och värmepumpbranschen. Viktigt att den internationella marknaden lyfts fram. - MF: Presentationerna var innehållsmässigt bra och intressanta från de flesta presentatörer. 7. Tid och plats för nästa möte Beslut: Nästa styrelsemöte genomförs den 1 februari 2012 9:30 16:30 i KV-företagens lokaler. Vid mötet ska bland annat ansökningar från den andra utlysningen tas upp för beslut. 8. Mötets avslutande - Mötet avslutades kl. 15.00 och ordföranden tackade deltagarna för aktivt deltagande och tackade PJ för upplåtande av lokalen. Vid mötet fattade styrelsen följande beslut Beslut: Styrelsen beslutade enhälligt att föreslå till generaldirektören att Roland Jonsson ersätter Marlies Pieterse i EFFSYS+ styrelse. 9

Beslut: Styrelsen beslutade att definitivt boka nästa styrelsemöte den 1 februari 2012 9:30 16:30 i KV-företagens lokaler. Beslut: Styrelsen gav MF, AN och SG i uppdrag att undersöka möjligheterna för att anordna en workshop på temat teknisk informationsspridning. Beslut: Styrelsen beslutade att programmets allmänna informationsbroschyrer (svenska/engelska) kommer att tryckas vid behov. Beslut: Styrelsen beslutade att godkänna det tidigare mötesprotokollet. Beslut: Styrelsen gav MF och AN i uppdrag att muntligt kontakta utföraren i EP 03 för uppföljning av projektaktiviteter. Beslut: Styrelsen gav MF och AN i uppdrag att muntligt uppmana projektledarna i EP 06 till ökade industrikontakter. Beslut: Styrelsen gav MF och AN i uppdrag att muntligt följa upp aktiviteterna i projekt EP09. Beslut: Styrelsen beslutade att invänta handlingsplanen för projekt EP12 och ta beslut utifrån denna. Beslut: Styrelsen gav MF i uppdrag att kontakta Pia Tiljander och avkräva rapporten från fältmätningsprojektet. Beslut: Styrelsen beslutade att fram en rekommenderad rapporteringsmall för EFFSYS+ Beslut: Styrelsen beslutade att ta fram en formell rapport som lämnas in som slutrapportering till Energimyndigheten och en separat, utförlig, teknisk rapport som publiceras på hemsidan. Beslut: Styrelsen beslutade enhälligt att godkänna slutrapporten från projektet EP05 med förbehåll för justering av avsaknad engelsk sammanfattning och separat referenslista. MF och AN får i uppdrag att kommunicera detta till projektledaren. Beslut: Styrelsen beslutade att ändra föredragsordning och flytta fram punkt 7, Övriga frågor, som punkt 5. Beslut: Styrelsen beslutade att ge MF och SG i uppdrag att komma med kommentarer på informationstexten. Beslut: Styrelsen gav AN i uppdrag att kontakta utförarna för att utvärdera dagen från EFFSYS+ synvinkel. Sekreterare Anders Nilsson Programsekreterare Justerat av Martin Forsén Ordförande 10