1 (6) Rutiner Diarienummer RS 1525-2014 Rutin fastställd av RD 2015-04-28 Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 2 (6) Läsanvisning Dessa rutiner för gåvor till medarbetare och förtroendevalda är ett komplement och förtydligande till Riktlinjer för representation (dnr RS 1525-2014). Därför är detta dokument uppbyggt med riktlinjerna som bas. Löpande text och tabellernas vänsterspalt speglar senaste beslutade version av riktlinjerna. Rutinerna finns i tabellernas högra spalt. Varje år fastställer regiondirektören de beloppsgränser som anges i högerspalten. Därefter uppdateras rutinen. Säkerställ att du använder den senaste versionen. För frågor om intern och extern representation, se Rutin för representation. Såväl rutiner som riktlinjer grundar sig på den representationspolicy som regionfullmäktige beslutade om den 14 april 2015. Vem kontaktar jag vid frågor Fråga i din egen förvaltning I första hand ska chefer/medarbetare vända sig till sin egen förvaltnings kompetens (till exempel HR-funktion eller ekonomifunktion). När det gäller frågor om extern representation, där det kan vara aktuellt med samordning mellan nämnder eller deltagande av regionfullmäktiges eller regionstyrelsens presidium, ska man alltid kontakta representationskommitténs sekreterare: mikael.appelqvist@vgregion.se Koncernkontorets expertfunktion På koncernkontoret finns en expertfunktion för intern och extern representation. Den finns som stöd när förvaltningen behöver få rutinerna förtydligade eller förklarade. Expertfunktionen ansvarar för att stämma av hur riktlinjer och rutiner fungerar och föreslå eventuella förändringar. föreslå beloppsgränser varje år. svara på frågor som inte respektive verksamhet klarar själva. Följande personer ingår i koncernkontorets expertfunktion: Kristina Gustafsson, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp: kristina.m.gustafsson@vgregion.se Niklas Hjelte, koncernstab HR: niklas.hjelte@vgregion.se Mikael Appelqvist, koncernstab kommunikation och externa relationer, sekreterare i representationskommittén: mikael.appelqvist@vgregion.se Elisabet Ericson, koncernavdelning ärendesamordning och kansli: elisabet.ericson@vgregion.se
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 3 (6) Gåvor till och uppvaktningar av medarbetare Riktlinjer Gåvor från arbetsgivaren till medarbetare är som huvudregel skattepliktig förmån för medarbetaren eftersom gåvor jämställs med ersättning för utfört arbete. Det finns undantag från denna regel. Rutin I Västra Götalandsregionen kan följande gåvor ges (överensstämmer med Skatteverkets principer om skattefri förmån för arbetstagaren): Julgåva En gåva som lämnas i anslutning till jul. Varje förvaltning beslutar om medarbetarna ska få julgåva. 360 kronor exkl moms per person Jubileumsgåva En gåva till anställd när arbetsplatsen firar 20-, 25-, 50-, 75- eller 100 årsjubileum. 400 kronor exkl moms per person Minnesgåva En gåva av minneskaraktär som lämnas till tillsvidareanställd medarbetare (minst sex års anställning) maximalt två gånger under anställning hos Västra Götalandsregionen. Varje förvaltning beslutar om när och hur minnesgåvor ska utdelas. I första hand ska gåvor som finns upphandlade och listade hos Regionservice komma i fråga som minnesgåva. Om förvaltning väljer annan gåva ska den vara av minneskaraktär. Om medarbetaren inte vill ha minnesgåvan kan medarbetaren skänka beloppet till välgörande ändamål. I detta fall jämförs beloppet med lön och blir skattepliktigt. Medarbetaren kan få viss skattereduktion på beloppet via sin självdeklaration under förutsättning att
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 4 (6) beloppet getts till godkänd organisation. För närmare information om godkända organisationer samt detaljer i regelverk, se Skatteverkets hemsida. http://www.skatteverket.se/ Anställningstid Vid beräkning av anställningstid för att få minnesgåva ska reglerna i Lagen om anställningsskydd (LAS) tillämpas kompletterat med eventuella lokala avtal kopplade till LAS. Råder osäkerhet kring beräkning av anställningstid kontakta din förvaltnings HR-avdelning för rådgivning. Minnesgåva lämnas när: Medarbetaren har uppnått 25 års anställning i Västra Götalandsregionen. Medarbetare vars anställning inom Västra Götalandsregionen upphör på grund av pension om anställningstiden i Västra Götalandsregionen är minst 20 år, men inte 25 år. Värdet på minnesgåvan ska vid båda dessa tillfällen motsvara värdet av Kungliga Patriotiska Sällskapets medalj för uppskattad arbetsinsats nr 2. Värde 2015 är 9000 kronor exkl moms. http://www.kungligapatriotiskasallskapet.se Minnesgåva kan också lämnas vid följande tillfälle: Förvaltningen kan själv besluta om minnesgåva till medarbetare som slutar på grund av pension eller av annan orsak. Medarbetaren måste dock sammanlagt ha varit anställd i Västra Götalandsregionen i minst 6 år. I annat fall blir gåvan skattepliktig förmån. Observera att minnesgåva endast får ges vid två tillfällen. Om förvaltning vill tillämpa detta alternativ för minnesgåva rekommenderas att rutiner för detta utarbetas i förvaltningen. 1000 kronor exkl moms
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 5 (6) Kondoleanser vid medarbetares bortgång I samband med medarbetares begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Högtidsdag Enklare uppvaktning i form av blomsteruppvaktning vid exempelvis 50-årsdag får förekomma. 1800 kronor exkl moms Inte avdragsgill 400 kronor exkl moms Gåvor till och uppvaktning av förtroendevalda Riktlinjer Regionfullmäktiges presidium ansvarar för uppvaktning av regionfullmäktigeledamöter. Rutin Nämndens/styrelsens ordförande ansvarar för uppvaktning av ledamot. När det finns behov av att samordna Västra Götalandsregionens uppvaktning ska regionfullmäktiges presidium kontaktas. Det är i linje med Västra Götalandsregionens policy att: Uppvakta ordinarie ledamot i regionfullmäktige och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med blomsteruppvaktning när de fyller 50 år. 400 kronor exkl moms
Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 6 (6) Avtacka ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med minnesgåva när de avgår från uppdrag. Tidskravet är att ledamoten ska ha fullgjort minst sex år. 1000 kronor exkl moms Ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd som inte fullgjort minst 6 år kan avtackas med blomsteruppvaktning när de avgår från uppdrag. 400 kronor exkl moms Kondoleanser vid förtroendevalds bortgång Vid ordinarie regionfullmäktigeledamots eller ordinarie nämndsledamots begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. 1800 kronor exkl moms Inte avdragsgill Särskilda tillfällen Utöver ovanstående regler kan representationskommittén pröva uppvaktning/kondoleans när särskilda skäl motiverar detta.