Sammanfattning. Nyckelord: Arbetsmiljöarbete, OHSAS 18001, Riskbedömning III

II

Sammanfattning Enligt svensk arbetsmiljölagstiftning ska alla företag jobba med ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Vad som ingår i arbetsmiljöarbetet är olika beroende på vad för slags verksamhet företaget bedriver. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete kan se ut på olika sätt, men bör styras och ledas med ett ledningssystem. Ledningssystemet ska säkerställa att gällande lagar och krav inom arbetsmiljö för företaget uppfylls. Ett sådant ledningssystem är OHSAS 18001 (Occupational health and safety management system). Eamensarbetet har gjorts på Swemat AB som är ett tillverkande företag med mekanisk verkstad, måleri och montering. För att förbättra sitt arbetsmiljöarbete vill företaget se över strukturen för hur det arbetet bedrivs. Kraven i OHSAS 18001 jämförs med befintligt arbetsmiljöarbete på Swemat genom en inledande undersökning. Den inledande undersökningen gjordes med metoderna checklista, observationer och intervju. Checklistan går igenom kraven i OHSAS 18001 för att skapa en bild över hur nuvarande arbetsmiljöarbete bedrivs jämfört med standardens krav. Ansvarig person för arbetsmiljöarbetet på Swemat AB intervjuades i en semistrukturerad intervju baserad på checklistan. Observationerna är gjorda över en längre tid. Med hjälp av observationerna kunde följdfrågor ställas under intervjun och de gav en bättre förståelse i diskussionerna med ansvarig på Swemat AB Efter den inledande undersökningen kunde det konstateras att företaget inte klarar av att uppfylla kraven enligt OHSAS 18001. Om företaget börjar jobba efter arbetsgången i standarden, har arbetsmiljöarbetet möjlighet att bli effektivare och mer strukturerat. För att underlätta arbetet med att implementera delar av OHSAS 18001 i det befintliga sättet att styra arbetsmiljöarbetet utarbetades några förslag till organisatoriska indelningar och arbetsmetoder för att identifiera fara och bedöma risker. Nyckelord: Arbetsmiljöarbete, OHSAS 18001, Riskbedömning. III

Förord Eamensarbetet gjordes våren 2010 på Swemat AB i Härnösand. Jag vill tacka Mats-Olof Anderson som har handlett mig på företaget och stöttat med idéer kring ett ledningssystem för arbetsmiljöarbetet på företaget. Tack även till ämnesgranskare på maskiningenjörsprogrammet som har varit en hjälp att genomföra arbetet med registreringar och handledning. Björn Edberg Härnösand 2010 IV

Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Bakgrund... 1 1.2 Problemformulering... 2 1.3 Mål... 2 1.4 Avgränsningar... 2 2 Företagspresentation Swemat AB... 3 2.1 Organisation och verksamhetsbeskrivning... 3 2.2 Kärnverksamheter... 4 3 Metod... 5 3.1 Checklista baserad på empiri... 5 3.2 Intervjuframställning... 5 3.3 Observationer... 5 4 Teori... 6 4.1 Beskrivning av ledningssystem... 6 4.2 OHSAS 18001... 6 4.3 Allmänt om ledningssystemets omfattning... 7 4.4 Introduktion arbetsmiljö... 7 4.5 Arbetsmiljö krav... 7 4.6 Arbetsmiljölagen (AML)... 8 4.7 Arbetsmiljöverkets författningar (AFS)... 8 4.8 Arbetsmiljöförordningen (AMF)... 8 4.9 Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS (2001:1))... 8 4.10 Sammanfattande modell/arbetsgång... 9 5 Inledande undersökning OHSAS 18001... 10 5.1 Allmänna krav... 10 5.2 Arbetsmiljöpolicy... 11 5.3 Planering... 11 5.3.1 Nuläge Swemat... 13 5.4 Införande och tillämpning... 13 5.4.1 Nuläge Swemat... 15 5.5 Uppföljning... 16 5.5.1 Nuläge Swemat... 16 5.6 Ledningens genomgång... 17 5.7 Resultat av inledande undersökning... 17 6 Analys... 19 7 Handlingsplan... 20 7.1 Införande... 20 7.2 Arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljömål... 21 7.3 Omfattning... 21 7.4 Planering... 22 7.4.1 Identifiera faror... 22 7.4.2 Bedöma risker... 22 7.4.3 Avgöra behov av styrning... 23 7.4.4 Sammanfattande arbetsgång vid identifiering av fara och riskbedömning... 23 7.4.5 Arbetsunderlag... 23 7.5 Införande och drift... 24 7.6 Kontroll och korrigerande åtgärder... 24 V

8 Diskussion... 26 9 Referenser... 27 Litteratur... 27 Muntlig information... 27 Elektroniska källor... 27 10 Bilagor... 28 Bilaga 1... 28 Bilaga 2... 30 Bilaga 3... 32 Bilaga 4... 33 Bilaga 5... 34 Bilaga 6... 36 VI

Figurförteckning Figur 1.1 Arbetsordning OHSAS 18001... 1 Figur 2.1 Organisation Swemat AB... 3 Figur 2.2 Process montering... 4 Figur 2.3 Process tillverkning... 4 Figur 2.4 Process måleri... 4 Figur 4.2 Sammanfattande modell.... 9 Figur 5.1 Processen identifiera faror och bedöma risker enligt OHSAS 18001.... 12 Figur 5.2 Eliminering av risker... 13 Figur 5.3 Åtgärdande av brist... 15 Figur 5.4 Uppföljning... 16 Figur 5.5 Resultat av inledande undersökning... 18 Figur 7.1 Införande av innehåll OHSAS 18001... 20 Figur 7.2 Arbetsgång och metoder för riskbedömning... 23 Figur 7.3 Arbetsmiljökalender... 24 VII

1 Inledning 1.1 Bakgrund Lagar och krav som företag i Sverige måste rätta sig efter vad det gäller arbetsmiljö finns bland annat i arbetsmiljölagen, arbetsmiljöverkets författningar och arbetsmiljöförordningen. För att arbetet med detta ska fungera på ett smidigt sätt krävs styrning från företagsledningen. Det finns standardiserade ledningssystem för kvalitet och yttre miljö. De vanligaste ledningssystemen som företag brukar ansluta sig till är ISO 9001 för kvalitet och ISO 14001 för yttre miljö. Varken ISO 9001 eller ISO 14001 innefattar arbetsmiljö, vilket gör att arbetsmiljöarbetet kan hamna utanför den ordinarie verksamheten. För arbetsmiljöarbete finns ingen ISO-standard, men en standard enligt OHSAS 18001 (Occupational health and safety management system) som följer samma arbetsgång som ISO 9001 och ISO 14001. Fördelen men OHSAS 18001 gentemot andra sätt att styra arbetsmiljö är att den drar nytta av möjligheter till att samverka mellan olika delar i organisationen. Är organisationen certifierad enligt ISO 9001 eller ISO 14001 finns redan en struktur att bygga på som gör implementeringen av OHSAS 18001 enklare. (SIS, 2009) Arbetsmiljö är ett område som hela tiden förändras och inom ramen för arbetsmiljö innefattas lagar och krav från flera olika myndigheter. Ett ledningssystem enligt OHSAS 18001 ska klara av att hantera lagar och krav från alla myndigheter som berör området arbetsmiljö på ett företag. Att ansluta sin organisation till OHSAS 18001 gör att organisationen inte begränsar sig till endast arbetsmiljöverkets krav. Andra lagkrav som finns inom ramen för arbetsmiljö kan till eempel vara utfärdade av kemikalieinspektionen. Arbetsordningen enligt OHSAS 18001 följer enligt figur 1.1 Figur 1.1 Arbetsordning OHSAS 18001 1

1 Inledning 1.2 Problemformulering Uppgiften blir att kartlägga nuvarande arbetsmiljöarbete det vill säga utföra en nulägesanalys för att kunna svara på i vilken grad företaget uppfyller kraven i OHSAS 18001. Utifrån den analysen blir uppgiften vidare att väga nuläget mot OHSAS 18001 och arbetsmiljölagstiftningen. Därefter bestäms tillsammans med företaget omfattning av hur ett nytt ledningssystem skulle kunna utformas. 1.3 Mål Målet med arbetet är att ta fram ett ledningssystem för arbetsmiljöarbetet på företaget Swemat AB. Med att ta fram ett ledningssystem menas här att tillsammans med handledaren hitta ramar för ett ledningssystem med OHSAS 18001 som fundament och därefter arbeta fram vad det ska innefatta. Meningen är att innehållet i ledningssystemet ska vara anpassat efter företagets resurser och behov så att det i praktiken är användbart. Arbetet delas in i tre delmål Nulägesanalys. Genomföra en undersökning av hur nuvarande arbetsmiljöarbete bedrivs utifrån kraven i OHSAS 18001. Diskussion med handledare. Hitta lösningar på hur företaget kan förbättra sitt arbetsmiljöarbete. Diskussionen utgår från nulägesanalysen. Framtagning av förslag. Ge förslag på metoder för hur eventuella förbättringarna kan genomföras i företagets arbetsmiljöarbete. Den slutliga produkten som levereras är ett förslag på handlingsplan för hur Swemat AB skulle kunna gå till väga för att arbeta med arbetsmiljöfrågor. 1.4 Avgränsningar Standarden OHSAS 18001 är framtagen för att kunna tillämpas på alla lagar och krav som har med arbetsmiljöarbete att göra (SIS, 2009). I detta eamensarbete kommer endast hänsyn tas till arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och arbetsmiljöverkets författningar. 2

2 Företagspresentation Swemat AB 2.1 Organisation och verksamhetsbeskrivning Nuvarande organisation på Swemat AB består av VD och en vice VD. VD: n är ensam ägare till företaget och är den person som är ytterst ansvarig för verksamheten. Vice VD har tilldelat ansvar när VD inte finns på plats samt det övergripande ansvaret för den dagliga verksamheten. Produktionsledningen är av topdownkaraktär. Produktionen baseras på att montören lär sig sin produktflora och ansvarar för att sina produkter håller hög slutkvalitet. Kommunikation och styrning sker till största del direkt mellan montör och ledning. Swemat är en liten organisation och strävar efter att hålla nere sin administration. Detta för att overheadkostnaderna ska bli så små som möjligt. Administrationen kring ISO 9001 är omfattande och företaget har därför valt att inte arbeta efter den standarden. Företaget är alltså inte certifierat enligt ISO 9001 eller ISO 14001. Genom att arbeta på detta sätt anser sig företaget få större fokus på kärnverksamheten. Företaget har två kunder och man har valt att fördela ansvaret för dem på var sin produktionsledare. Figur 2.1 visar organisationen på Swemat AB Figur 2.1 Organisation Swemat AB 3

2 Företagspresentation 2.2 Kärnverksamheter Företagets kärnverksamhet består av två monteringsavdelningar, ett måleri och en tillverkande avdelning med maskinpark. Figur 2.2 Process montering Figur 2.3 Process tillverkning Figur 2.4 Process måleri På Swemat finns tjugo anställda, varav fyra finns på administrativa tjänster och seton personer arbetar i verkstaden. 4

3 Metod 3.1 Checklista baserad på empiri Grunden för analysen av företagets arbetsmiljöarbete kommer att basera sig på boken Checklista för bra arbetsmiljö av Benny Halldin. Benny Halldin är civilingenjör och civilekonom med erfarenhet från olika chefsbefattningar. Halldin har arbetat med att utforma, revidera och utbilda kring arbetsmiljösystem sedan 1991. Checklistan är en del av ett paket som kan beställas från SIS, Svenska ISO Standard, som innehåller böcker och kravspecifikation för införande av OHSAS 18001. Relevansen i checklistan ligger i att den är empiriskt framtagen utifrån Halldins egna erfarenheter om införande av ledningssystem som OHSAS 18001. Checklistan behandlar kraven i standarden punkt för punkt. 3.2 Intervjuframställning För att göra nulägesanalysen används Checklista för bra arbetsmiljö, i den finns ett antal frågeställningar som använts vid intervjuandet av handledare på Swemat AB. Fördelen med intervjuer som metod är dess fleibilitet och att det går att följa upp en fråga med följdfrågor. Ett problem med intervjuer är att arbetet med att sammanställa kan vara omfattande och ta lång tid. Huvudregler vid intervjuer är att inte ställa några ledande frågor, inte ha outtalade förutsättningar, ställa en fråga i taget och att inte ställa värderande frågor. (Bell, 2009) Vid en strukturerad eller semistrukturerad intervju markeras svaren i ett förformulerat frågeformulär. Vid en ostrukturerad intervju följs ett visst tema och om intervjuaren är skicklig kan det upplägget ge värdefull information. Sammanställning och analys tar oftast längre tid om intervjun är ostrukturerad. (Bell, 2009) För intervju av handledare väljs en semistrukturerad intervju, intervjun kommer att följa en struktur. Eftersom intervjun utförs med endast en respondent, finns utrymme för följdfrågor och resonemang kring kraven i standarden som uppstår under intervjun. 3.3 Observationer Eftersom jag jobbat på företaget under tre år kommer även mina egna erfarenheter att ligga till grund för svaren på hur nuläget ser ut. Med den egna erfarenheten kan jag i intervjun ställa följdfrågor till handledaren som ger ytterligare information om nuvarande arbetsmiljöarbete. De egna erfarenheterna kommer även att vara en hjälp vid utformande av handlingsplan. Med hjälp av observationerna kommer det att bli enklare att förstå vad handledaren menar i sina beskrivningar och ge förutsättningar till en konstruktivare dialog. 5

4 Teori 4.1 Beskrivning av ledningssystem Ett ledningssystem fastställer grundprinciper för ledningen av en verksamhet. Det finns olika typer av ledningssystem och inriktningen varierar beroende på vad som ska styras. Vanliga ledningssystem är ISO 9001 för kvalitet och ISO 14001 för yttre miljö. Att ha ett fungerande ledningssystem gör att företaget styrs mot uppsatta mål med bestämda värderingar, en viss systematik och metodik. Med hjälp av ledningssystemet uppnås en koppling mellan upprättad policy, satta mål och genomförande av åtgärder. De internationellt standardiserade ledningssystemen ISO 9001 och ISO 14001 är erkända över hela världen och att certifiera sig enligt en sådan ger bekräftelse på att organisationen följer en standardiserad systematik. Standardiserade ledningssystem har funnits länge för att säkerställa att två parter arbetar på samma sätt. Redan på 1930-talet tog NATO fram ett kvalitetssystem för att säkerställa att arbetet hos underleverantörer uppfyllde uppsatta krav (Bergman & Klefsjö, 2006). 4.2 OHSAS 18001 OHSAS 18001 är en standard som hjälper företag att arbeta proaktivt med sin arbetsmiljö och ser till att ledningssystemet för arbetsmiljö kan samordnas med system enligt andra kända standarder, främst anpassat till ISO 9001 och ISO 14001. Ändrad lagstiftning och andra åtgärder som syftar till att främja ett bra arbetsmiljöarbete gör att företag och organisationer arbetar hårdare för att kunna uppvisa god arbetsmiljö. Företag kan välja att certifiera sig enligt standarden för att visa intressenter att de uppfyller arbetsmiljökraven och på så sätt vinna konkurrensfördelar.(sis, 2009) OHSAS 18001 anger kraven på ett ledningssystem för arbetsmiljö som gör det möjligt för en organisation att utveckla och införa en policy samt upprätthålla mål som tar hänsyn till lagkrav och information om arbetsmiljörisker. (Vägledning för införande av ledningssystem) Arbetsgången för arbete med ledningssystemet sker genom ständiga förbättringar enligt att planera, genomföra, följa upp och förbättra. Se figur 4.1 på nästa sida. 6

4 Teori Steg 1. Planera Fastställa vilka mål och processer som krävs för att åstadkomma resultat som överensstämmer med organisationens arbetsmiljöpolicy Steg 2. Genomför Att införa processerna Steg 3. Följ upp Övervaka och mät processerna med utgångspunkt från arbetsmiljöpolicyn, mål, lagar och andra krav och rapportera resultaten. Steg 4. Förbättra Vidta åtgärder för att ständigt förbättra organisationens arbetsmiljöprestanda. Figur 4.1 Arbetsgång OHSAS 18001 4.3 Allmänt om ledningssystemets omfattning Avsikten med OHSAS 18001 är att det ska kunna införas i vilket ledningssystem för arbetsmiljö som helst. Det ska kunna anpassas så att både stora och små företag kan använda sig av det. Företaget anger omfattningen med detaljnivå och bestämmer vilka resurser som finns att tillgå. Det är alltså mycket upp till organisationen att bestämma hur man ska gå till väga för att uppfylla kraven. (SIS, 2009) 4.4 Introduktion arbetsmiljö Vad som menas med begreppet arbetsmiljö är inte helt självklart. Begreppet arbetsmiljö definieras inte i lagteten till arbetsmiljölagen. I Sverige har man arbetat med arbetsmiljöfrågor under lång tid men innehållet i arbetsmiljöarbetet har förändrats med samhällsutvecklingen. Nya produktionstekniker, kemikalier, ny kunskap, ändrade sociala och etniska förhållanden gör att lagar och författningar hela tiden måste uppdateras och följa utvecklingen. (Iseskog, 2001) För att kunna jobba med begreppet arbetsmiljö definieras det enligt Iseskog som "Summan av de fysiska, psykologiska och sociala arbetsförhållandena. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att i det dagliga arbetet uppmärksamma och ta hänsyn till alla förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka de anställdas hälsa och säkerhet. (Arbetsmiljöverket, 2010) 4.5 Arbetsmiljö krav Arbetsgivare ansvarar för arbetsmiljön och ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår naturligt i verksamheten. Företag i Sverige har skyldighet att arbeta systematiskt efter arbetsmiljölagen, arbetsförordningen och arbetsmiljöverkets föreskrifter. (Arbetsmiljöverket, 2010) 7

4 Teori 4.6 Arbetsmiljölagen (AML) I arbetsmiljölagen (1977:1160) finns regler om skyldigheter för arbetsgivare, arbetstagare, och andra skyddsansvariga. Reglerna är till för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. (Arbetsmiljöverket, 2010) Arbetsmiljöverket är en ramlag. Med en ramlag menas att lagen innehåller allmänt hållna regler som anger till eempel riktlinjer och principer men utelämnar den närmare utformningen. (www.ne.se, 2010) Skillnaden mellan grundlag och ramlag är att en grundlag är mycket svår att ändra medan en ramlag lättare kan ändras. Eftersom arbetsmiljölagen och dess författningar förnyas hela tiden är det nödvändigt att enkelt kunna ändra och lägga till förtydliganden. 4.7 Arbetsmiljöverkets författningar (AFS) Arbetsmiljöverket ger ut föreskrifter baserade på arbetsmiljölagen som mer i detalj beskriver de krav och skyldigheter som ställs på arbetsmiljön samt hur de ska tillämpas i praktiken. Författningarna kan vara väldigt detaljerade och det finns till eempel en författning om hur spikpistoler ska hanteras. Nya kunskaper om risker och förändringar i arbetslivet liksom nya EG-direktiv innebär att det behövs ett kontinuerligt arbete med att utveckla föreskrifterna. Framför allt handlar det om sammanslagningar och ändringar i befintliga föreskrifter. Detta innebär att företagen måste vara uppmärksamma på ändringar och uppdatera sig i sitt arbetsmiljöarbete. (Arbetsmiljöverket, 2010) Arbetsmiljöverkets författningssamling består av ett hundratal föreskrifter med beteckningen AFS. De är försedda med ett årtal och ett nummer, t.e. AFS 2006:04. (Arbetsmiljöverket, 2010) 4.8 Arbetsmiljöförordningen (AMF) Arbetsmiljöförordningen, AMF (1977:1166) kompletterar arbetsmiljölagen. Arbetsmiljöförordningen är utfärdad av regeringen och anger hur arbetsmiljölagen ska omsättas i praktiken. Den lokala skyddsverksamheten och Arbetsmiljöverket har rättigheter och skyldigheter preciserade i arbetsmiljöförordningen. (Bevakningsbranschens yrkes- och arbetsmiljönämnd, 2010) 4.9 Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS (2001:1)) Systematiskt arbetsmiljöarbete är en föreskrift som ålägger arbetsgivaren ansvar för att systematiskt planera, genomföra och följa upp sin verksamhet för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöverket har i sin föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete beskrivit hur detta arbete ska gå till. Föreskriftens syfte är att ge förutsättningar för förebyggande åtgärder som ska förbättra arbetstagarnas hälsa. Arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig del och vara inordnat i den löpande verksamheten och innefatta alla förhållanden som är av betydelse för arbetsmiljön. (Arbetsmiljöverket, 2010) 8

4 Teori 4.10 Sammanfattande modell/arbetsgång Ovan strecket visas hur ledningssystemet OHSAS 18001 är fundamentet som håller ihop och strukturerar de lagar och krav som finns inom arbetsmiljö till ett ledningssystem. Delen som finns under strecket ska visa på arbetsgången för framtagandet av ledningssystemet. Rutan "Nulägesanalys med metoden Checklista" visar att en intervju med handledaren genomförs. Intervjun följer frågorna i Checklista för bra arbetsmiljö, och svaren på frågorna ska ge en bild av hur arbetsmiljöarbetet ser ut idag, utifrån OHSAS 18001. Rutan "Resultat nuläge Swemat" är resultatet av nulägesanalysen. Det resultatet kommer att ligga till grund för fortsatta diskussioner om hur företaget vill gå vidare med arbetsmiljöarbetet. Slutresultatet ska bli ett förslag på arbetsgång för införande av ledningssystem. En sammanfattande bild illustrerar hur metoderna intervju och checklista knyts ihop med den bakomliggande teorin. Figur 4.2 Sammanfattande modell. 9

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 I detta kapitel undersöks arbetsmiljöarbetet på Swemat. Utifrån Checklista för bra arbetsmiljö av Benny Halldin jämförs kraven från OHSAS 18001 med nuläget. 5.1 Allmänna krav Begreppet arbetsmiljö är inte entydigt definierat av vare sig OHSAS 18001 eller svensk lagstiftning. Däremot sträcker sig arbetsmiljöbegreppet i OHSAS 18001 längre än svensk lagstiftning. Företaget måste ställa sig frågan vad ledningssystemet ska leda och styra. Att företaget tydliggör vilka organisatoriska delar som ska ingå gör att det blir enklare och mer överskådligt att se vilka lagar och krav som är aktuella för just det specifika företaget eller den organisatoriska delen i företaget. Tet OHSAS 18001: Företaget ska upprätta, dokumentera, införa, underhålla och ständigt förbättra ett ledningssystem för arbetsmiljö enligt kraven i standard OHSAS 18001 och bestämma hur den ska uppfylla kraven. Organisationen ska definiera och dokumentera omfattningen av sitt ledningssystem för arbetsmiljö. På Swemat AB är det inte definierat vad som ska ingå i arbetsmiljöarbetet eller vilka organisatoriska delar som berörs. Det arbetsmiljöarbete som sker idag utgår från förelägganden från inspektioner samt brister som rapporteras av företagets personal. Arbetsmiljöverket gjorde en inspektion för cirka ett år sedan och då upptäcktes ett antal brister som sedan åtgärdats. Det finns en arbetsmiljögrupp som består av vice VD, personal från olika delar av företaget samt skyddsombud. Arbetsmiljögruppen har som ambition att träffas en gång i kvartalet och här diskuteras och utarbetas arbetsmiljöarbetet. Man skulle kunna säga att det är där omfattningen på arbetsmiljöarbetet bestäms, och det skapas en ny agenda vid varje möte. Ett antal åtgärdspunkter tilldelas medlemmarna i arbetsmiljögruppen och vid nästa möte tas åtgärdspunkterna upp och åtgärder rapporteras. På detta sätt fångas brister upp och åtgärdas, men det säkerställer inte att lagar och krav uppfylls. Det saknas struktur för rapportering av åtgärder, det kan ske muntligt eller med ett dokument. Mötesprotokollet som samlar upp och sammanställer åtgärdspunkterna. Detta sätt att arbeta gör det enkelt att rapportera vad som är åtgärdat, samtidigt kan det bli svårt att få en överblick av hur det totala arbetsmiljöarbetet fortskridit. OHSAS 18001 är ett ledningssystem som har utrymme att innefatta hela företagets arbetsmiljöarbete. Enligt standarden ska organisationen definiera och dokumentera omfattningen av sitt ledningssystem för arbetsmiljö. Eftersom företaget inte definierat omfattningen av sitt arbetsmiljöarbete, blir första steget att definiera vilka organisatoriska delar som ska ingå. I intervjun menar handledaren att företaget till en början inte behöver ha ambitionen att utforma ett system som innefattar alla typer av författningar och krav som ställs på organisationen. Detta för att det arbetet ett inledande skede skulle bli för tungrott. 10

Därför beslutades det att arbetsmiljöarbetet i till en början avgränsas och ska innefatta lagar och krav från arbetsmiljöverket. Handledaren menar att arbetet först och främst ska sätta personalen i fokus och i synnerhet personskador. Sedan är ambitionen enligt handledaren att företaget ska utöka med lagar och krav från andra instanser och väva in dem i ledningssystemet. 5.2 Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljöpolicy på ett företag ska ge övergripande riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Den ska vara lätt att förstå för de personer den berör och förmedla organisationens övergripande åtaganden och hur det påverkar det egna ansvaret. Företagets arbetsmiljöpolicy ska vara realistisk och ta hänsyn till vilka risker som finns på det specifika företaget. Den ska varken över- eller undervärdera de risker som finns på företaget. För att policyn ska uppfylla kraven i OHSAS 18001 finns några krav på sakligt innehåll i policyn. Tet OHSAS 18001: "Innehåller ett åtagande om att förebygga skada och ohälsa och att ständigt förbättra hanteringen av arbetsmiljöfrågor och sin arbetsmiljöprestanda" "Innehåller ett åtagande om att åtminstone uppfylla lämpliga lagkrav och andra krav som organisationen berörs av och som kan relateras till organisationens arbetsmiljöfaror" Swemat har ingen arbetsmiljöpolicy och därför är det viktigt att utarbeta en sådan. Under intervjun menar handledaren att det är viktigt att policyn hålls realistisk och att den är verklighetsförankrad. Han menar att det inte finns anledning att sätta för höga ambitioner, utan att istället skapa en policy som går att uppnå. Förslagsvis kommer policyn endast att innehålla de sakliga kraven, nämligen att ständigt förbättra, förebygga skador och uppfylla lagar och krav. 5.3 Planering Att sätta mål är en del av planeringen av ett ledningssystem för arbetsmiljö. Företaget kan sätta upp både långsiktiga och kortsiktiga mål men enligt Halldin finns några kritiska parametrar för att lyckas med sina mål. Målen ska kännas inspirerande och nåbara. Företaget ska klargöra vad som ska göras och vem som ska göra insatserna för att nå målen. Sist gäller det för företaget att säkerställa att det finns resurser för att nå målen. Arbetet med att identifiera faror, bedöma risker och sedan bestämma hur dessa ska styras är grunden för arbetsmiljöarbetet då det gäller att planera och förebygga personskador. Om företaget har ett fungerande arbetssätt för detta, som följer en bestämd arbetsgång så kan personal och ledning vara trygg i att förebyggande åtgärder är genomförda enligt den ambitionsnivå som man inom företaget bestämt. Om företaget följer samma arbetsgång för varje tillfälle blir det enklare att följa upp och förbättra metoden. Arbetsgången enligt OHSAS 18001 sker i fem steg. 11

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 1. Företaget utvecklar en metod för att identifiera faror och bedöma risker. Det kan vara med hjälp av checklistor baserad på lagar och krav, utifrån innehållet i arbetsmiljöpolicyn eller incidentstatistik. 2. Identifiera faror. 3. Bedömer risker i förhållande till befintlig styrning 4. Bedömer om riskerna är acceptabla. 5. Bestämmer om lämplig styrning för att minska arbetsmiljörisker som bedöms vara för stora. Figur 5.1 Processen identifiera faror och bedöma risker enligt OHSAS 18001. När företaget gör sin bedömning av risker är det enligt Halldin kombinationen av konsekvens och sannolikhet som ger det relevanta måttet på risken. Det är önskvärt att företaget kan utveckla en metod som gör det enkelt att hålla en konsekvent riskbedömning. Med en gemensam metod kan alla medarbetare som är insatta i arbetsmiljöarbetet med hjälp av en instruktion utföra riskbedömningen. Resultatet av riskbedömningen ska då inte komma att variera mer än vad som är acceptabelt, oavsett vem som utför den. Efter att ha avslutat riskbedömningen beslutar företaget om den nuvarande styrningen av riskerna är tillräcklig. Om företaget anser att styrningen är otillräcklig ska styrningen för att minska risken ske enligt åtgärdstrappan. 1 Eliminering 2 Utbyte 3 Teknisk styrning 4 Personlig skyddsutrustning Vid val av metod för de risker som ska åtgärda tas även hänsyn till vad som är tekniskt möjligt och ekonomiskt rimligt. 12

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 5.3.1 Nuläge Swemat Arbetet med planering av arbetsmiljöarbetet på Swemat sker i arbetsmiljögruppen. Där fördelas uppgifter och kortsiktiga mål. Ett kortsiktigt mål kan till eempel vara att alla pallställ ska vara förankrade till nästa möte. Därefter fördelas uppgiften på personalen. För närvarande finns inga rutiner för identifiering av fara, vilket gör att arbetet med att eliminera risker sker reaktivt, efter genomgång av tillbudsrapporter, skyddsrond, inspektion av arbetsmiljöverket, eller att en olycka inträffat. Figur 5.2 Eliminering av risker Ett föreläggande från arbetsmiljöverket att pallställ saknar förankring leder sedan till ett kortsiktigt mål och uppgiftsfördelning. Det här arbetssättet gör att arbetsmiljön hela tiden förbättras, men det krävs en händelse för att få igång arbetet. Någon systematisk proaktiv faroidentifiering finns inte och det görs inte några riskbedömningar. Om någon risk påpekas finns heller ingen samsyn om vad som är en allvarlig risk eller acceptabel risk. Eftersom det saknas samsyn inom företaget på hur upptäckta risker ska bedömas är det upp till vice VD att avgöra hur stor risken är och hur den ska styras. Styrningen av risker sker inte efter åtgärdstrappan utan efter sunt förnuft. Styrningen kan därmed liknas åtgärdstrappan, men det finns inga rutiner för hur styrningen ska gå till. Ibland kanske man väljer en enkel väg och använder sig av personlig skyddsutrustning till eempel hörselskydd, istället för att byta ut en maskin. Ekonomiska resurser spelar en stor roll i avgörandet av styrning. På vissa kritiska områden har man valt att dela ut ansvarsområden för skötsel och underhåll. Några sådana områden är truck, travers och lyftanordningar. På dessa områden är det vanligt med olyckor inom verkstadsindustrin så därför finns det ansvariga personer med kunskap inom sitt område. På dessa områden fungerar faroidentifieringen bra och viss riskbedömning görs, men den dokumenteras inte och den följer inga rutiner utan det är den ansvariga personen som utför den. 5.4 Införande och tillämpning Hur ett företag ska införa och tillämpa de arbetsmetoder och rutiner som skapats under planeringsstadiet är inte helt enkelt. För att införandet ska lyckas menar Halldin att det är viktigt att ta fasta på två punkter. 13

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 För det första måste det finnas ett engagemang från högsta ledning och åtaganden från alla personer som arbetar under organisationens ledning. För det andra måste avstämningen mellan uppgifter som delas ut och vilka resurser som finns till förfogande för att utföra uppgiften vara rimlig Att göra en medarbetare medveten om vad som krävs av honom och hans agerande är en grundförutsättning för att kunna fördela arbetsuppgifter och ansvar. Det är alltså viktigt med tydlighet i vad som förväntas från respektive person. För att kunna lägga en arbetsuppgift på en arbetstagare måste han enligt OHSAS 18001 besitta nödvändig kompetens. Begreppet kompetens tolkas av många som utbildning men Halldin menar att begreppet kompetens enligt standarden ses som något som kan grundas på antingen utbildning eller erfarenhet. Tet ur OHSAS 18001 "Organisationen ska säkerställa att varje person som, under organisationens ledning, utför uppgifter som kan påverka arbetsmiljön har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning eller erfarenhet" För att ytterligare nyansera vad som menas med kompetens går det att läsa följande i SS 624070 som är den svenska standarden Ledningssystem för kompetensförsörjning. "Kompetens- Förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter" Betydelsen av kompetens skulle då enligt Halldin gå att bryta ner till följande. Förmåga: Erfarenhet, förståelse och omdöme att omsätta kunskap och färdigheter. Vilja: Attityd, engagemang, mod och ansvar. Kunskap: Fakta och metoder. Färdigheter: Kunna utföra uppgiften i praktiken. Halldin menar att slutsatsen enligt både OHSAS 18001 och SS 624070 blir att utbildning är ett av flera sätt att uppnå kompetens. Företagets rutiner, policy och mål måste kommuniceras både internt och eternt. Om ett företag tar in etern arbetskraft ska den inhyrda personen få kännedom om företagets anpassade regler i stort eller specifika instruktioner för ett visst arbete. Den interna kommunikationen ska säkerställas så den kan ske i grupp men också på individnivå. Enligt Halldin är dokumentationens omfattning ofta en kritisk faktor för hur användbart arbetsmiljöledningssystemet är i det praktiska arbetet. Dokumentationen ska stå i proportion till den kompleitet, de faror och risker som hanteras och hållas till minsta möjliga omfattning. För att kunna uppfylla detta måste strategin för dokumentationen och dokumentationsstyrningen vara genomtänkt. Enligt Halldin är dokumentstyrningen viktig för att ta vara på möjligheten att styra upp mycket som ytterst skapar kvalitet av det dokumenterade arbetsmiljöledningssystemet. 14

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 Granskning av dokument, dokumentförteckning, ändringsmeddelanden är viktigt för att hålla dokumentationen uppdaterad och relevant. 5.4.1 Nuläge Swemat I intervjun framkom att intresset för arbetsmiljöfrågor på företaget generellt är måttligt, och det gäller både ledning och personal. Bland personalen finns benägenhet att påpeka brister och fel men när det kommer till åtgärdanden rinner uppgifter gärna ut i sanden. På ledningsnivå finns en ambition att förbättra arbetsmiljön, däremot upplevs det att resurserna inte räcker till både tidsmässigt och ekonomiskt för att avsätta till arbetsmiljöarbete. När uppgifter delas ut till medarbetare är det ofta konkreta åtgärder som ska genomföras. Ledningen ser till att den tilldelade antingen redan har tillräcklig kunskap eller får gå en kurs inom området för att skaffa sig kunskapen. Till eempel har truckutbildningar, härdplastutbildningar och kurser för skyddsombud genomförts. Det är vice VD som ser till att det finns tillräckliga resurser och att personen har kunskap att utföra uppgiften eller om etern firma ska anlitas. När en etern firma anlitas finns inga rutiner för att kommunicera information som kan vara av intresse för den eterna firman. Figur 5.3 Åtgärdande av brist Eftersom företaget inte är så stort sker den interna kommunikationen naturligt i den dagliga verksamheten. Om något viktigt ska förmedlas kallas alla till möte och frågan behandlas där. Varannan vecka har ledningen ett informationsmöte om hur företaget går och om något speciellt har hänt och vad som är på gång. Här kan medarbetarna och skyddsombud ta upp frågor eller informera om något de tycker är viktigt. Arbetet med individuella utvecklingssamtal sker sporadiskt. Dokumentation kring arbetsmiljöarbetet sker vid möten med arbetsmiljögruppen. Där görs ett mötesprotokoll över vad som blivit åtgärdat och vad som ska göras till nästa gång. Det leder till att det blir svårt att få en bra överblick på vad som är åtgärdat och vad som fortfarande ligger öppet. För att se vad som ska göras måste mötesprotokollen gås igenom. 15

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 5.5 Uppföljning För att veta var företaget står och kunna göra förbättringar är det viktigt att mäta det resultat som arbetsmiljöarbetet ger. En svårighet med arbetsmiljöarbete är att mäta proaktiv, ofta görs mätningarna reaktivt eempelvis tillbud, sjukfrånvaro och antalet hörselskador. Istället gäller det att hitta mätpunkter som mäter arbetsmiljöarbetet på ett sätt där olyckan inte inträffat som till eempel frekvensen av användning av öronskydd. Då lagar och krav till sitt innehåll ofta är väldigt allmänt formulerade menar Halldin att man istället bör fokusera på de konkreta kraven. Genom att förtydliga lagkraven i interna rutiner säkerställer man också att man förstått innebörden. Detta underlättar också när uppföljningen ska göras. I en organisation uppstår lätt avvikelser och incidenter. Det gäller att kunna fånga upp dessa på ett sätt som speglar organisationen. Ett genomtänkt arkiv gör det lättare att i framtiden kunna dra lärdom av vilka åtgärder som gjorts i specifika fall. Den interna revision är viktig för att granska hur arbetet fortlöpt. Det gäller för företaget att vara kritiskt och kreativt för att se sin egen förbättringspotential. 5.5.1 Nuläge Swemat Swemat har för närvarande ingen prestandamätning eller övervakning på hur arbetsmiljöarbetet fungerar. I första hand menar handledaren att någon prestandamätning inte är aktuell, däremot ser han gärna att man i den interna revisionen granskar arbetet så att brister kan rättas till. Först och främst gäller det att hitta ett arbetssätt som säkerställer att lagar och krav uppfylls och hålls uppdaterade. För att mäta hur arbetsmiljöarbetet fortskrider menar han att uppfyllande av uppsatta mål kan vara ett bra sätt. Om företaget i framtiden kan hitta bra mätpunkter för prestanda och kunna visa på en ekonomisk vinst med arbetet, skulle arbetsmiljöarbetet kännas roligare och mer inspirerande vilket skulle leda till ett mer aktivt arbetsmiljöarbete. Figur 5.4 Uppföljning 16

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 För att fånga upp avvikelser skriver personalen tillbudsrapporter. Dessa sammanställs, prioriteras och åtgärdas efter hur allvarligt tillbudet är. Allvarliga tillbud åtgärdas direkt men mindre allvarliga tillbud sammanställs några gånger per år. Sammanställningen av tillbuden sker inte regelbundet och arkiveras inte. All personal är engagerad att rapportera avvikelser. Här sker mycket av kommunikationen muntligt i det dagliga arbetet. Swemat har generellt inte någon rutin för hur redovisande dokument ska arkiveras. Företaget bör ta ställning till vilka dokument som ska sparas i syfte att förbättra arbetsmiljön. Vid en riskbedömning kan till eempel avvikelser vara en bra upplysning. 5.6 Ledningens genomgång Ledningen har viktig roll i ett ledningssystem. Om det finns förankring hos ledningen finns förutsättning att genomdriva ett meningsfullt arbete. Ledningens genomgång syftar till att ledningen ska ta ställning till på vilken nivå man vill lägga arbetet och i vilken riktning det ska genomföras. En engagerad ledning återspeglar sig ofta hos medarbetarna. Arbetsmiljögruppen på Swemat är den grupp som driver arbetsmiljöfrågorna. Det är sålunda inte ledningen som driver arbetet. Revisioner på hur arbetet fortlöper generellt utförs inte och mätningar görs inte heller på hur ledningen jobbar. 5.7 Resultat av inledande undersökning Verktyget som användes för att undersöka nuvarande arbetsmiljöarbete mot kraven i OHSAS 18001var Checklista för bra arbetsmiljö av Benny Halldin. Checklistan ger en nulägesanalys och förslag på stegvisa åtgärder för att förbättra arbetsmiljöarbetet. Boken beskriver utvecklingsvägarna i fyra nivåer 1. Uppnå certifieringskraven i OHSAS 18001 2. Nå ökad nytta och användbarhet för företagens medarbetare 3. Integrera och samordna med övriga verksamhetssystem 4. Bli bäst i branschen -inspirera andra till att nå världsklass inom arbetsmiljöområdet. 17

5 Inledande undersökning OHSAS 18001 Figur 5.5 Resultat av inledande undersökning Bedömningen av arbetsmiljöarbetet på Swemat AB enligt den här undersökningen är att ingen av punkterna i OHSAS 18001 uppfylls fullt ut. Det kan tolkas som att arbetsmiljöarbetet på Swemat inte är så bra. Swemat AB uppfyller delar av kraven men inte alla. Anledningar till att punkterna inte uppfylls kan till eempel vara att några av punkterna ställer krav som utgår från arbetsmiljöpolicyn och uppsatta mål. Eftersom företaget inte har någon arbetsmiljöpolicy eller satta mål, kan inte de kravet uppfyllas. Eempel på detta är avsnitt 4.5.1 prestandamätning och övervakning där företaget enligt standarden ska ha övervakning av i vilken grad organisationens arbetsmiljömål uppfylls. Eller i avsnittet 4.5.5 om intern revision där företaget ska säkerställa att ledningssystemet för arbetsmiljö är verkningsfullt i förhållande till organisationens policy och mål. (Tet OHSAS 18001) Vad företagets arbetsmiljöarbete mer brister i är att det i många fall saknar den systematik och regelbundenheten som krävs av standarden kring hur problem ska lösas. Eempel på detta kan vara i vilken ordning styrning av risker ska ske, åtgärdstrappan, där företaget inte har ett uttalat sätt att styra riskerna. Företaget befinner sig i början av arbetet att systematisera arbetsmiljön, att uppfylla kraven i OHSAS 18001 blir en utmaning. I intervjun menade handledaren att arbetsgången i standarden verkar bra men att företaget inte har resurser att klara av ett införande av standarden. Genom att påbörja arbetet i mindre skala kan fler delar vävas in över tid och till slut skapa en helhet som liknar den i OHSAS 18001. Detta gäller inte bara standarden som arbetssätt, utan även vad som ska ingå i arbetsmiljöarbetet, omfattningen. 18

6 Analys Efter intervjun och sammanställning diskuterades tillsammans med handledaren hur ett ledningssystem inom arbetsmiljö för Swemat skulle kunna se ut. Det är tydligt att kraven enligt OHSAS 18001 inte uppfylls för tillfället så vi resonerade kring vilka delar som är viktiga att ta med sig till det nuvarande sättet att styra arbetsmiljöarbetet. I dagsläget hanteras arbetsmiljöarbetet med en egen agenda där några personer har fått speciella arbetsmiljöområden. Halldin menar att om man, som många organisationer gör, ger speciella fördelningar för arbetsmiljöuppgifter, skapas ofta mer förvirring än nytta. Han menar att man inte ska särskilja arbetsmiljöarbetet utan istället att arbeta in det i den dagliga verksamheten. Swemat har chans att tänka till och planera ett eventuellt nytt upplägg så att rutiner som skapas blir en naturlig del i den ordinarie verksamheten. Tillsammans med handledaren kom vi fram till att grunden för standarden, planeragenomför-studera-lär, är något att ta fasta på. Det är också här en stor del av det nuvarande arbetet brister. För närvarande är mycket av fokus på genomförandet, och tid som avsätts för planering och uppföljning är liten. Dock tycker handledaren att administration och dokumentation ska hållas så enkel som möjligt. Vilket faktiskt är något som följer standarden, nämligen att dokumentationen ska stå i proportion till verksamheten och hållas minsta möjlig för att vara verkningsfull. Ledningssystemet OHSAS 18001 är utformat för att kunna innefatta alla områden inom arbetsmiljö på ett företag. Arbetet med arbetsmiljö på Swemat AB bör ses som ett långsiktigt projekt med mål att hela tiden förbättra och utöka omfattningen. Utökandet av detaljnivån är inget mål i sig, realistiskt anser vi dock att företaget inte har resurser att ro i land ett allt för stort projekt, utan vill istället börja med en mindre omfattning och låta det väa med tiden för att kunna innefatta fler aktiviteter Att till en början avgränsa arbetsmiljöarbetet till lagar och föreskrifter gör att arbetsmiljöarbetet blir konkret. För att tydligt se vad som är gjort, vad som ska göras och hur olika moment är planerade att genomföras är ett förslag att sammanställa det i en handbok. Handboken ska vara konkret med enkla instruktioner för hur olika moment ska genomföras, så att fler personer på företaget kan bli involverad i arbetsmiljöarbetet. De viktigaste momenten för Swemat AB blir att identifiera lagar och krav, skapa rutiner och instruktioner för identifiering av faror och riskbedömning, samt strukturera upp hur dokumentationen ska fungera så att uppföljningen blir enkel. För att skapa rutin kring uppföljning vill företaget göra en kalender för arbetsmiljö där de olika uppföljningsmomenten läggs in. Målet med det nya ledningssystemet är att det ska ligga till grund för det fortsatta arbetet med företagets arbetsmiljö. Genom att ta till vara på de moment som fungerar bra i det nuvarande sättet att styra och tillföra delar ur OHSAS 18001 kan arbetsmiljöarbetet förbättras och utökas över tid. Arbetsmiljöarbete är något som hela organisationen måste arbeta med. Det räcker inte med att några få är drivande. En svårighet blir därför att på en rimlig och meningsfull nivå hitta ett sätt att aktivera hela företaget. 19

7 Handlingsplan 7.1 Införande Efter den inledande undersökningen och diskussion med handledaren sammanställdes punkterna i OHSAS 18001 och varje del avslutades med några frågeställningar som företaget måste ta ställning till. Detta sammanställdes i en att göra lista som finns bifogad i bilaga 5. Genom att ta ställning till dessa frågor skulle det gå att skapa ett arbetsmiljöarbete som är anpassat för Swemat AB och följer en arbetsgången enligt OHSAS 18001. Detta skulle i så fall bli ett anpassat ledningssystem som skulle säkerställa arbetsmiljöarbetet och förbättringar av det. För att enklare kunna se när revisioner, sammanställningar och möten ska genomföras bör en arbetsmiljökalender införas. I den förs dessa aktiviteter in och innehållet i aktiviteten är bestämd på förhand i en rutin eller beskrivning. Genom att införa arbetsmiljökalendern skulle företaget kunna få en helhetsbild över återkommande aktiviteter och efterhand lägga in fler uppgifter. Figur 7.1 Införande av innehåll OHSAS 18001 Införandet av OHSAS 18001 kan beskrivas enligt figur 7. Arbetsmiljöpolicyn är fundamentet som ligger till grund för det fortsatta arbetet. Första steget blir alltså att skapa en arbetsmiljöpolicy för företaget. Nästa steg går under rubriken planering. Planeringen skulle här innebära att besluta omfattningen av arbetsmiljöarbetet, identifiera lagar och krav, sätta mål för arbetsmiljöarbetet, skapa rutiner och metoder för riskbedömning. Under rubriken införande och drift sker själva utförandet av de metoder för identifiering av lagar, riskbedömning och styrning som beslutats i planeringen. Sedan beslutas om, när och hur uppföljning, dokumentation och revision ska genomföras. I detta kapitel beskrivs ett förslag till arbetsgång för hur Swemat AB ska kunna gå till väga för att börja systematisera sitt sätt att arbeta med arbetsmiljö. 20

7 Handlingsplan 7.2 Arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljömål Ett förslag till arbetsmiljöpolicy arbetades fram som kan ligga till grund för arbetsmiljöarbetet. Policyn ska uppfylla kraven enligt OHSAS 18001. 7.2.1 Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljö är en viktig del i den dagliga verksamheten på Swemat. Vi ser att en god arbetsmiljö ger effektivitets- och kvalitetsvinster både till personal och till företag. Swemat ska vara en god och säker arbetsplats som förebygger skador, men även skapar förutsättningar för fysisk, psykisk och socialt sund utveckling. Swemat utvärderar hela tiden sitt arbetsmiljöarbete, med ambition att ständigt förbättra det. Swemat strävar efter ett systematiskt arbetsmiljöarbete med OHSAS 18001 som grund för ständiga förbättringar och uppfyllande av de lagar och krav som ställs. Arbetsmiljöarbetet sker genom aktivt samarbete mellan ledning och medarbetare vilket skapar goda möjligheter att påverka sin egen arbetssituation. Ansvaret för arbetsmiljöarbetet ligger på ledningen men, som medarbetare förväntas du Följa gällande regler och instruktioner Ta ett personligt ansvar för arbetsmiljö och hälsa i det dagliga arbetet Aktivt medverka till att identifiera och eliminera risker Verka för att kontinuerligt förbättra arbetsmiljön 7.2.2 Arbetsmiljömål För att besluta om relevanta arbetsmiljömål som företaget kan jobba mot bör det finnas både långsiktiga och kortsiktiga mål. Målen måste tas fram tillsammans med företaget och dess personal så att de blir relevanta och uppnåeliga. Några förslag till kortsiktiga mål för införande av de metoder och arbetssätt som den här rapporten ger skulle kunna vara Swemat AB ska inom det kommande verksamhetsår ha genomfört riskbedömningar och beslutat om styrning på beslutade arbetsplatser. Swemat AB ska inom det kommande verksamhetsåret ha identifierat lagar och krav samt skapat rutin för uppföljning av nya lagar och krav. Swemat AB ska inom det kommande verksamhetsåret ha upprättat rutiner och datum för uppföljning och revision 7.3 Omfattning Företaget har inte definierat omfattningen av vilka delar som ska ingå i ledningssystemet. Det blir viktigt att besluta vilka organisatoriska delar, vem som berörs och vad ledningssystemet ska leda och. Tillsammans med handledaren gjordes en organisatorisk indelning som innefattar fyra avdelningar. De avdelningar som till en början ska ingå i ledningssystemet är Montering Produktion Måleri Kontor 21

7 Handlingsplan Utifrån den organisatoriska indelningen sammanställdes de föreskrifter som berör respektive avdelning. En sammanställning på föreskrifterna finns i bilaga 1. Därutöver ska även arbetsmiljölagen och arbetsmiljöförordningen efterlevas. För att genomföra arbetet med att gå igenom lagar och krav måste arbetsmiljögruppen bestämma en ansvarig person och sätta ett slutdatum för när det ska vara klart. 7.4 Planering Målet med planeringen är att skapa rutiner och arbetsmetoder för att identifiera faror, bedöma risker och styra riskerna. Rutinerna och metoderna ska sedan sammanfattas i en arbetsmiljöhandbok tillsammans med instruktioner och checklistor. 7.4.1 Identifiera faror Utifrån omfattningen på organisationen delades avdelningarna in i arbetsplatser. På dessa arbetsplatser ska faror identifieras och riskanalyser utföras. Följande arbetsplatser definierades Paketering benställ Montering Solohyvel Montering elsåg Truck Material- och pallställ Montering klyvsåg/paketkap/timmerfräs Montering lyftbord Edmolift Montering skyddsramslist Snickeri inkl kapsåg Måleri Lokal inkommande Lokal mellanlager Linjalpress Kapning Bandsåg Svets Skärande bearbetning Pressar Totalt 18 arbetsplatser Metoden för att identifiera faror och göra riskbedömning på dessa arbetsplatser ska ske genom att utgå från en generell checklista. För respektive arbetsplats kan man även vid behov lägga till information från arbetsmiljöverkets föreskrifter, tillbudsrapporter och erfarenhet från medarbetare. Förslag på generell checklistan finns bifogad i bilaga 2. 7.4.2 Bedöma risker Risk är en kombination av sannolikheten för att en fara eller eponering inträffar och den allvarlighetsgrad som en skada eller ohälsa kan orsaka. Här måste man definiera risknivåer, e obefintlig risk acceptabel risk, måttlig risk, betydande risk, oacceptabel risk. Föra att göra bedömningen av funna risker enklare och gemensam för hela företaget, skapas en riskmatris som tar hänsyn både till konsekvens och till sannolikhet. 22

7 Handlingsplan Som eempel på en bra riskmatris utgår vi från en riskmatris gjord av Gunnar Rådberg på Boliden se bilaga 3. 7.4.3 Avgöra behov av styrning Utformningen av styrning ska följa åtgärdstrappan 1. Eliminering 2. Utbyte 3. Tekniska skyddsåtgärder 4. Utmärkning/varning/och eller administrativ styrning 5. Personlig skyddsutrustning Bedömning ska ske för varje arbetsplats och kommer att variera beroende på vilka resurser som finns och hur allvarlig risk det är. 7.4.4 Sammanfattande arbetsgång vid identifiering av fara och riskbedömning Identifiera fara enligt checklista. Gör om fara till risk med hänsyn på sannolikhet och konsekvens med hjälp av riskmatris (Rådberg, 2008) Föreslå åtgärder till riskerna enligt åtgärdstrappa så att risken hamnar på acceptabel risk. Figur 7.2 Arbetsgång och metoder för riskbedömning 7.4.5 Arbetsunderlag För att underlätta rapportskrivning och uppgiftsfördelning när risker bedömts och åtgärd beslutats, kan en kombinerad arbetsinstruktion och rapport användas se bilaga 4. Vem som ska utföra riskbedömningen och när den ska utföras beslutas av arbetsmiljögruppen. Förslagsvis utförs riskbedömningen av personen som jobbar på 23

7 Handlingsplan respektive arbetsplats. För styrning av riskerna och säkerställande av resurser måste någon ansvarig utses. Ansvarsfördelningen kan förslagsvis redovisas i ett organisationsschema. 7.5 Införande och drift För att nå de föreslagna kortsiktiga målen rekommenderas företaget att Införa och arbeta enligt framtagna metoder för riskbedömning och utföra dessa på de 18 arbetsplatserna. Styra risken enligt åtgärdstrappan, vice VD säkerställer resurser och låter arbetsmiljögruppen fördela ansvaret för åtgärden. Arbetsuppgiften fördelas och rapporteras skriftligt enligt bifogat formulär. Identifiera lagar och krav samt säkerställa att de varje år kontrolleras och uppdateras. Upprätta instruktion och datum för utvärdering av arbetsmiljöarbetet och därefter inför det nya verksamhetsåret besluta om vad som ska ändras, läggas till eller tas bort i ledningssystemet för arbetsmiljöarbetet. 7.6 Kontroll och korrigerande åtgärder Utvärdering av hur arbetsmiljöarbetet fungerat bör göras en gång per år. Däremellan görs kontroller och åtgärder för tillbudsrapporter, att lagar och krav följs och uppdateras samt att skyddsronder genomförs, åtgärdas och dokumenteras. För Swemat AB skulle det vara ett steg i rätt riktning att lyckas upprätta och bibehålla de rutinerna. Figur 7.3 ger ett förslag på hur en fördelning över året skulle kunna se ut. Figur 7.3 Arbetsmiljökalender I kalendern kan fler aktiviteter läggas in efterhand som företagets arbetsmiljöarbete blir mer inarbetat. 24

7 Handlingsplan Utvärdering bör genomföras en gång per år för att säkerställa att ledningssystemet överensstämmer med planerade åtgärder för ledning av arbetsmiljöarbetet och att det är verkningsfullt i förhållande till policy och mål. Ett förslag på en enkel checklista som kan ingå i utvärderingen finns bifogad i bilaga 5. Efter första utvärderingen bör företaget sätta sig ner och skapa nya mål för arbetsmiljöarbetet. En ny checklista för utvärdering av verksamhetsåret kan då skapas. Den nya checklistan ska baseras på målen samt omfattningen som förhoppningsvis nu blir ännu mer detaljerad. 25

8 Diskussion De delar som är gjorda som handlingsplan till ledningssystemet utgör en start och förslag utifrån samtal med handledaren. Företaget måste själv ta ställning till om metoderna passar in. Jag tror att arbetsmiljöarbetet blir mer greppbart genom att det visuellt redovisa i en kalender när olika aktiviteter ska genomföras. När aktiviteterna redovisas på det sättet ser arbetsinsatsen inte så stor ut som den i många fall verkar upplevas. Min rekommendation är att företaget börjar arbeta enligt föreslagna metoder. För att sedan förbättra arbetsmiljöarbetet kan Swemat AB efter ett år göra om undersökningen med checklistan. Om förslagen fallit väl ut och arbetet sker kontinuerligt skulle nya delar kunna vävas in. Att endast intervjua en person ur ledningen kan ge fel bild av hur arbetsmiljöarbetet bedrivs och hur företaget ser på en förändringar av det. För att skapa en bredare uppfattning skulle fler intervjuer kunna göras eller enkäter delas ut till de anställda. Eftersom arbetet är tidsbegränsat och företaget inte är så stort görs bedömningen att intervjun ändå kommer att resultera i en tillräckligt god nulägesanalys för att spegla verksamheten. Genom att intervjua ledningen skapas en bild av hur de ser på den nuvarande strukturen för arbetsmiljöarbetet. Det finns också en fördel att intervjua ledningen och börja arbetet med en förändring där. Det är ledningen som har ansvaret och fördelar resurserna. Vid intervjuer finns risk för skevhet, att respondenten påverkas så att svaren inte speglar verkligheten. I fallet med den checklista som används i det här arbetet anser jag inte att det finns någon större risk för skevhet eftersom det är tydligt vad som ska uppfyllas och det är företaget själv som gör vinst i att spegla sin verksamhet så rättvist som möjligt. Det skulle vara intressant att läsa en liknande utredning gjord på ett företag i ungefär samma storlek som Swemat AB. Detta för att se i vilken omfattning de arbetar med arbetsmiljöfrågor. Jag tror att företag i samma storlek som Swemat AB har liknande strukturella problem och att de på samma sätt upplever att resurserna inte räcker till för att bedriva ett arbetsmiljöarbete som lever upp till företagets ambitionsnivå. 26

9 Referenser Litteratur Bell, Judith (2006). Introduktion till Forskningsmetodik 4e uppl, Studentlitteratur, Lund (ISBN 978-91-44-04645-7) Bergman, Bo & Klefsjö, Bengt (2006). Kvalitet från behov till användning, Studentlitteratur, Lund (ISBN 91-44-01917-3) Halldin, Benny (2009). Checklista för bra arbetsmiljö, Tryckeri Edita, Stockholm (ISBN 978-91-7162-763-6) Iseskog, Tommy (2001). Arbetsmiljö för alla 2a upplagan, Fakta info direkt, Stockholm (ISBN 91-7610-201-7) SIS (2009). Ledningssystem för arbetsmiljö Vägledning för införande av OHSAS 18001:2007, SIS förlag AB, Stockholm Westergren, Annika (2006). God arbetsmiljö, Tholin & Larsson, Göteborg (ISBN 91-89600-49-5) Muntlig information Andersson, Mats-Olof (2010). Handledare, Swemat AB Elektroniska källor Arbetsmiljöverket (2010). http://www.av.se/sam/ 2010-04-26 Arbetsmiljöverket (2010). http://www.av.se/lagochratt/afs/ 2010-04-26 Arbetsmiljöverket (2010). http://www.av.se/lagochratt/regelarbete/ 2010-04-26 Arbetsmiljöverket (2010). http://www.av.se/lagochratt/aml/ 2010-04-26 Nationalencyklopedin (2010) http://www.ne.se/lang/ramlag 2010-05-12 Bevakningsbranschens yrkes- och arbetsmiljönämnd (2010). http://www.bya.se/arbetsmiljo/arbetsmiljoehandbok/139?task=view 2010-04-26 Gunnar Rådberg (2008). Riskmatris, Boliden, 2010-05-23 http://utveckling.metallgruppen.se/binaryloader.asp?ownerid=5a78ca60-2089-414c- 860e-f30967b43da9&OwnerType=2&ModuleID=a8429cd5-a9d9-4e2b-a1d8-4a7cf26cd7a3&PropertyCollectionName=Content&PropertyName=File1&ValueInde= 0 27

10 Bilagor Bilaga 1 Sammanställning av arbetsmiljöverkets föreskrifter som berör den organisatoriska indelningen. AFS Nr Montering/ Produktion Måleri Kontor AFS 1982:17 Anteckningar om jourtid, övertid och mertid AFS 2006:04 Användning av arbetsutrustning AFS 2006:06 Användning av lyftanordningar och lyftredskap AFS 2001:03 Användning av personlig skyddsutrustning AFS 1999:08 Användning av pressar och gradsaar AFS 2006:05 Användning av truckar AFS 2002:01 Användning av trycksatta anordningar AFS 2003:03 Arbete i eplosionsfarlig miljö AFS 1998:05 Arbete vid bildskärm AFS 1994:54 Arbeten med högtrycksstråle AFS 1994:01 Arbetsanpassning och rehabilitering AFS 2009:02 Arbetsplatsens utformning AFS 1998:01 Belastningsergonomi AFS 2003:06 Besiktning av lyftanordningar och vissa andra tekniska anordningar AFS 2005:03 Besiktning av trycksatta anordningar AFS 1988:04 Blybatterier Paketering AFS 2005:16 Buller B1.1

AFS 1982:03 Ensamarbete AFS 2005:19 Förebyggande av allvarliga kemikalieolyckor AFS 1999:07 Första hjälpen och krisstöd AFS 1997:07 Gaser AFS 2001:04 Gasflaskor AFS 2005:17 Hygieniska gränsvärden och åtgärder mot luftföroreningar AFS 2005:18 Härdplaster AFS 2000:04 Kemiska arbetsmiljörisker AFS 1993:17 Kränkande särbehandling i arbetslivet AFS 2008:03 Maskiner AFS 2005:06 Medicinska kontroller i arbetslivet AFS 1996:01 Minderåriga AFS 1986:13 Oljor AFS 1980:14 Psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön AFS 1981:14 Skydd mot skada genom fall AFS 1981:15 Skydd mot skada genom ras AFS 2008:13 Skyltar och signaler AFS 1984:03 Spikpistoler AFS 2004:03 Stegar och arbetsbockar AFS 2001:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 1996:10 Sömlösa gasflaskor av stål AFS 2006:07 Tillfälliga personlyft med kranar eller truckar AFS 1993:02 Våld och hot i arbetsmiljön B1.2

Bilaga 2 Checklista för identifiering av faror Arbetsplats: Gjord av: Datum: Fysiska faror Identifiera fara Vilka risker finns? Finns det hala eller ojämna gångytor? Finns tillräcklig belysning? Sker arbete på hög höjd? Finns det föremål som kan falla från hög höjd? Finns det tillräcklig arbetsyta? Är arbetet varierande och ergonomiskt utformat? Finns det fara för att fastna eller bränna sig? Kan det uppstå fara vid transport kring eller i arbetsplatsen? Finns fara för brand eller eplosion? Finns skadliga energikällor i form av strålning, ljud eller vibrationer? Finns fara för ohälsa pga. temperatur, vinddrag eller hög ljudnivå? Övriga faror och risker baserade på erfarenhet och föreskrifter Identifierad fara Vilka risker finns? B2.1

Kemiska faror Ämnen som kan vara farliga för människors hälsa eller säkerhet. Identifiera fara Finns fara för att andas in farlig ånga eller gaser? Finns fara för hudkontakt eller "ögonkontakt" med farliga ämnen? Förvaras kemiska ämnen på ett säkert sätt? Vilka risker finns? Övriga faror och risker baserade på erfarenhet och föreskrifter Identifiera fara Vilka risker finns? Psykologiska faror Omständigheter som kan medföra stress, oro, utmattning. Identifiera fara Finns fara för hög arbetsbelastning? Finns det vägar för kommunikation med ledning? Är den fysiska utformningen god på arbetsplatsen? Vilka risker finns? Övriga faror och risker baserade på erfarenhet och föreskrifter Identifiera fara Vilka risker finns? B2.2

Bilaga 3 Eempel på riskmatris från Boliden B3