VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5 (21) Fritidsnämndens arbetsutskott 2015-02-05 3 Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna (FN 2011.058) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Fritidsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att 1. Utarbeta förslag till hyreskontrakt med SBF för fritidsnämndens hyra av Vallentuna 4H-gård, 2. I enlighet med gällande delegationsordning, ta fram förfrågningsunderlag inför upphandling för att driva Vallentuna 4H-gård och där bedriva en 4H-verksamhet av god kvalitet för allmänheten. Fokus på deltagare i åldern 7-20 år samt personer med funktionsnedsättning. Kostnader för den upphandlade entreprenören ska rymmas inom befintlig ram för fritidsnämndens driftsbudget. 3. I enlighet med gällande delegationsordning, upphandla lämplig aktör och fatta tilldelningsbeslut. 4. I enlighet med gällande delegationsordning, ingå avtal med vald entreprenör, med tydliga uppdrag och gränsdragningar. Förvaltningen återrapporterar på tidigare uppdrag om att utreda långsiktig lösning för Vallentuna 4H-gård Yrkanden Ordförande, Lars Carlsson (C) yrkar att arbetsutskottet föreslår fritidsnämnden att besluta i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutsgång Ordförande, Lars Carlsson (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämndens arbetsutskott 2011-12-06 78 Fritidsnämnden 2011-12-15 90 Beslutsunderlag 1. Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna 2. Årsmöteshandlingar Vallentuna 4H, 2013 Expedieras till Akten Vallentuna 4H Ansvarig handläggare KFF Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2015-01-23 DNR FN 2011.058 ÅSA BORGLUND SID 1/ 5 FÖRENINGSSAMORDNARE 08-587 851 69 ASA.BORGLUND@VALLENTUNA.SE FRITIDSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna Förslag till beslut Fritidsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att 1. Utarbeta förslag till hyreskontrakt med SBF för fritidsnämndens hyra av Vallentuna 4H-gård, 2. I enlighet med gällande delegationsordning, ta fram förfrågningsunderlag inför upphandling för att driva Vallentuna 4H-gård och där bedriva en 4H-verksamhet av god kvalitet för allmänheten. Fokus på deltagare i åldern 7-20 år samt personer med funktionsnedsättning. Kostnader för den upphandlade entreprenören ska rymmas inom befintlig ram för fritidsnämndens driftsbudget. 3. I enlighet med gällande delegationsordning, upphandla lämplig aktör och fatta tilldelningsbeslut. 4. I enlighet med gällande delegationsordning, ingå avtal med vald entreprenör, med tydliga uppdrag och gränsdragningar. Ärendet i korthet Förvaltningen återrapporterar på tidigare uppdrag om att utreda långsiktig lösning för Vallentuna 4H-gård. Bakgrund Fritidsnämnden gav i september 2011 den dåvarande fritidsförvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna att stötta Vallentuna 4Hs verksamhet på längre sikt. 1 Förvaltningen har sedan dess utrett frågan tillsammans med olika berörda avdelningar inom samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF), i löpande samråd med Vallentuna 4H-klubb och i kontakt med andra kommuner. Föreningen träffade också fritidsnämndens arbetsutskott i november 2014. 1 Beslut FN 2011-09-08, 58 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 FRITID@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2015-01-23 DNR FN 2011.058 SID 2/ 5 De utmaningar som 4H-klubben år 2011 stod inför var i huvudsak två; 4H-gårdens placering och begränsade ekonomiska resurser. 4H-gårdens placering 4H-gårdens placering i Ekeby, i direkt anslutning till ett bostadsområde, bedömdes länge vara ohållbar på längre sikt p g a risken att behöva flytta med kort varsel till följd av grannars eventuella klagomål. Sedan bl a kunskapen om hästallergen utvecklats, har dock Boverkets vägledning för planering för och invid djurhållning ändrats, liksom rättspraxis. Enligt SBF finns det därför inte längre några hinder för 4H-verksamhet på nuvarande anläggning, heller på lång sikt. Tvärtom bedöms att gården ligger väldigt bra där den ligger; lätt tillgänglig för invånarna/ besökarna, nära kommunikationer och ändå med tillgång till bra hagmarker. Ekonomi Svårigheten att få ekonomin att gå ihop var och har förblivit en utmaning för klubben. Föreningen driver dels en 4H-gård med öppen besöksverksamhet för allmänheten, förskolor m fl, dels en klubbverksamhet på gården för föreningens medlemmar. Den senare verksamheten bär sina egna kostnader, men medlemsavgifter och intäkter från sponsring (Rotary) eller arrangerande av barnkalas etc, täcker långt ifrån kostnaderna för att driva själva gården. Myndigheternas krav på en 4H-gård är desamma som för en djurpark, så bara att driva gården kräver en anställd föreståndare och ansvarig personal dygnet runt, året om oaktat klubbens medlemsaktiviteter. Föreningens lösning för att finansiera en föreståndartjänst har länge varit att ha ett nära samarbete med en förskola i området. Förskolan har då haft arbetsgivaransvaret för och och betalat 30 procent av gårdens föreståndartjänst (heltid). Under senare år har 4H i Stockholms län krävt en annan organisation, och under år 2015 övergår därför det fulla arbetsgivaransvaret för föreståndartjänsten till länsförbundet. Framöver kommer således föreståndaren på Vallentuna 4H, på samma sätt som samtliga andra 4H-gårdsföreståndare i Stockholms län, vara anställd av 4H Stockholms län. Tjänsten kommer i sin helhet att bekostas av den lokala 4H-klubben. Eftersom klubben inte kommer ha möjlighet att bekosta en heltidstjänst, ser det i dagsläget ut som att tjänsten kommer förändras till en deltidstjänst. Rörelsens kostnader för att hålla djur uppgick år 2013 till 153 000 kr. 2 Till detta kom driftkostnad om 42 000 kr för el, sophämtning, vatten och avlopp och försäkringar, samt personalkostnader om 147 000 kr. 3 Föreningen betalar sedan flera år ingen hyra till fastighetsägaren SBF, och står själva för allt underhåll på anläggningen. Verksamhet Vallentuna 4H är en av de föreningar i Vallentuna som under de senaste åren stadigt ökat sin verksamhet. Klubben har idag ca 95 medlemmar i åldern 7-20 år, och man har med framgång arbetat aktivt för att rekrytera unga ledare internt. 2 Rörelsens kostnader exkl. verksamhetsförbrukningsmaterial, livsmedel, lotteri och verksamhet övriga kostnader 3 Vallentuna 4Hs årsredovisning 2013, dnr FN 2014.063
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2015-01-23 DNR FN 2011.058 SID 3/ 5 Antal sammankomster Antal deltagartillfällen 2011 249 1312 2012 281 1581 2013 4 322 1894 2014 5 263 2286 Utöver medlemsverksamheten erbjuder 4H-gården t ex ridning för personer med funktionsnedsättning ett par gånger i veckan, och med ponnyridning och klapphörna är klubben ett uppskattat inslag på nationaldagsfirandet och andra festligheter i Vallentuna centrum. Vallentuna 4H har fått bidrag från fritidsnämnden enligt nedan. Bidragstyp 2011 6 2012 2013 7 2014 8 Ledarutbildningsbidrag 0 2700 300 0 Hyresbidrag 14 940 16 860 18 960 15 780 Bidrag till speciella ändamål 15 000 0 0 0 Aktivitetsbidrag 16 168 19 076 23 060 22 040 Summa 46 108 38 636 42 320 37 820 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande Kultur- och fritidsförvaltningen har utgått från uppdraget att hitta en långsiktigt hållbar lösning för en 4H-gård i Vallentuna. Tjänstemän på kommunens planeringsavdelning lyfter också 4H-gårdens ökade betydelse för Vallentuna; när befolkningen växer och bebyggelsen förtätas är det än viktigare att kunna erbjuda invånarna, unga som äldre, möjlighet att besöka en bondgård och träffa djuren där. Parallellt med förvaltningens utredning av alternativa sätt att stödja Vallentuna 4Hklubb, har ansträngningar gjorts för att försöka avtalsreglera dagens hyresförhållande. 4H-gårdens lokaler och tillhörande mark, ägs av kommunen/sbf. Kommunens fastighetsförvaltare avråder från att upprätta något hyresavtal mellan 4 P g a ändrad redovisningsprincip ingår det bidrag som utbetalades mars 2014 (avseende föreningens verksamhet juli-dec 2013), i både statistiken för år 2013 (i enlighet med tidigare princip) och för år 2014 (i enlighet med ny princip). 5 Se not 4 6 2011: Bidrag speciella ändamål avser 15 000 kr för reparation av fårhagar och toaletter enligt beslut FN 2011-09-08 58. 7 P g a ändrad redovisningsprincip ingår de aktivitets- resp. hyresbidrag som utbetalades mars 2014 (avseende föreningens verksamhet juli-dec 2013), i både statistiken för år 2013 (i enlighet med tidigare princip) och för år 2014 (i enlighet med ny princip). 8 Se not 7
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2015-01-23 DNR FN 2011.058 SID 4/ 5 SBF och klubben, då ett sådant upplägg inte lämnar någon möjlighet för kommunen att ställa krav på den verksamhet som hyr lokalerna. Inte ens om 4H-klubben helt skulle byta inriktning på sin verksamhet, skulle kommunen kunna avhysa hyresgästen utan stora kostnader för kommunen. Den enda möjliga placeringen för en 4H-gård skulle därmed riskera att försvinna. Samma problem skulle kvarstå vid ett upplägg där FN hyr objektet av SBF och sedan hyr det vidare genom andrahandshyresavtal med 4H-klubben. En möjlighet kan vara att ett hyresavtal för lokalen istället upprättas mellan SBF och fritidsnämnden; på motsvarande sätt som görs för andra kommunalt ägda lokaler/ anläggningar där fritidsnämnden ansvarar för driften. För de anläggningar där förvaltningen själv har relevant kompetens, sker driften av den hyrda anläggningen i förvaltningens egen regi (jmfr ishall A och B samt Kvarnbadet). I andra fall driver förvaltningen anläggningen genom anlitad entreprenör med uppdrag från fritidsnämnden (jmfr befintligt avtal avseende ridskola på Veda ridcenter). Förvaltningen föreslår att driften av Vallentuna 4Hgård drivs av kultur- och fritidsförvaltningen, men genom anlitande av en entreprenör. Det är förvaltningens bedömning att endast genom det här föreslagna förfarandet att FN hyr anläggningen och driver den genom entreprenör kan fritidsnämnden säkerställa att det även på längre sikt finns en 4H-gård i Vallentuna, och att den verksamhet som där bedrivs för allmänheten håller avsedd kvalitet. Denna modell är också den som tillämpas i Solna stad, avseende Augustendals 4Hgård där. Uppläggen i länets andra kommuner skiljer sig från varandra, men ingenstans drivs någon 4H-gård med djur utan betydande kommunala stöd eller åtaganden. 9 Mot bakgrund av ovanstående föreslås att nämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att 1. Utarbeta förslag till hyreskontrakt med SBF för fritidsnämndens hyra av Vallentuna 4H-gård, 2. I enlighet med gällande delegationsordning, ta fram förfrågningsunderlag inför upphandling för att driva Vallentuna 4H-gård och där bedriva en 4H-verksamhet av god kvalitet för allmänheten. Fokus på deltagare i åldern 7-20 år samt personer med funktionsnedsättning. Kostnader för den upphandlade entreprenören ska rymmas inom befintlig ram för fritidsnämndens driftsbudget. 3. I enlighet med gällande delegationsordning, upphandla lämplig aktör och fatta tilldelningsbeslut (förvaltningschef). 4. I enlighet med gällande delegationsordning, ingå avtal med vald entreprenör,med tydliga uppdrag och gränsdragningar. Handlingar 1. Långsiktig lösning för 4H-gård i Vallentuna, tjskr 2. Årsmöteshandlingar Vallentuna 4H, 2013 9 Se bilaga med sammanställning av andra kommuners upplägg och stöd
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FRITIDSFÖRVALTNING 2015-01-23 DNR FN 2011.058 SID 5/ 5 3. Andra kommuners stöd 4H, jan 2015 Pernilla Järveroth Kultur- och fritidschef Ingela Jansson Enhetschef Idrott och friluft Ska expedieras till: Akten Vallentuna 4H Ansvarig handläggare KFF
Stöd till 4H-gårdar i Stockholms län (gårdar med året-runt-verksamhet med djur) Sammanställt jan 2015 Kommun 4H-gård Anställd personal Upplägg stöd/ samarbete (utöver aktivitetsbidrag) Ekonomiskt värde Vallentuna Vallentuna 4H Gårdsföreståndare 100% Föreningen har (de senaste åren utan giltigt avtal) hyrt anläggningen av fastighetsavdelningen kostnadsfritt. Solna stad Augustendals 4H Gårdsföreståndare 50%, gårdsassistent 80% Järfälla Kallhälls 4H Gårdsföreståndare 100%, bitr. gårdsföreståndare 75% Botkyrka Hågelby 4H, Botkyrka Gårdsföreståndare, bitr. gårdsföreståndare, 3 st gårdsassistenter Gården drivs på entreprenad på uppdrag av Solna stads KFN. 4H driver också fritidshem på KFNs uppdrag (i Solna har KFN huvudansvar för all fritidsverksamhet). KFN driver själv särskild fritidsklubb för barn med särskilda behov på samma anläggning. Gården ligger i stor park med annan verksamhet, t ex bemannad parklek. Gården drivs på uppdrag av Järfälla kommun, med överenskommelse om driftsbidrag 2011-2014, som endast ska användas till att täcka personalkostnader. Klubben hyr själv anläggningen (nybyggd 2013) av kommunens fastighetsavdelning, beräknad självkostnadshyra, exkl. kapitalkostnad, uppräknas 3% årligen; 2014: 65 000 kr/ år exkl. värme och el. Kapitalkostnader betalas av KFF under hela avskrivningstiden 30 år. 4H är en del i Hågelbyparken. Fastigheterna och marken ägs av Botkyrka kommun, förvaltas av Hågelbyparken AB. Hågelby 4H-gård är hyresgäst i lokaler, men har egen verksamhet och egen drift. KFN har överenskommelse med Hågelby 4H gällande uppdrags- och verksamhetsomfattning för resp. verksamhetsår. Enligt utkast till nytt hyresavtal 72 000 kr/ år. (Fått normstyrt hyresbidrag 15-18 000 kr/ år 2011-2013.) Ca 625 000 kr/ år i avtal 2011-2014. Kommer förlängas och bidraget höjas (utöver inflation/ index), i januari belopp ännu okänt. Ca 450 000 kr/ år i avtal 2011-2014. Kommer förlängas och bidraget höjas (utöver inflation/ index), i december belopp ännu okänt. 2015: 1 142 000 kr/ år, samt extra 100 000 för verksamhet med funktionsnedsatta Norrtälje Färsna 4H, Färsna gård Hela Färsna gård ägs av Norrtälje kommun men förvaltas av Norrtälje Hyresfritt, men kvarstår driftskostnader. 2013 naturvårdsstiftelse (NNVS), bl a med pedagogiskt centrum "Färsna Naturcentrum". 50 000 kr för att hålla öppet för allmänheten Färsna 4H är hyresgäst med kostnadsfria lokaler (krav från kommunen gentemot över sommaren (köpt tjänst). stiftelsen att det ska finnas 4H-verksamhet på Färsna gård; ingår i avtalet med NNVS). 4H har ansvaret för djuren och drift av öppen gård för allmänheten. Enligt NNVS komplicerat att ha hyresgäst som inte betalar hyra. Stockholm stad Eolshälls 4H, Hägersten Gårdsföreståndare, gårdsassistent + 5 st avlönad extrapersonal Stockholm stad Stora skuggan 4H, Djurgården ca 30 avlönade, totalt 2,6 msek (2014) Stockholm stad 4H Björklunds hage, Bromma Stockholm stad Akalla 4H, Kista Stockholm stad Spånga by 4H (klubb: Tensta 4H) Gårdsföreståndare, gårdsassistent/ barn- och ungdomsutvecklare På Stora skuggan finns daglig verksamhet för personer med olika former av utvecklingsstörning, upphandlad tjänst av Stockholms stad (2011: under socialtjänsten). Akalla, Björklunds hage och Spånga by ligger alla i kommunala, bemannade parklekar. Men enligt Idrottsförvaltningen externt förhyrda lokaler!? Täby kommun Nej Rönninge By ägs av Täby kommun (Täby Fastigheter AB), som arrenderar ut anläggningen till Djur & Fritid i Täby AB. Täby 4H-klubb använder sig dock av Rönninge Bys lokaler och djur vid sina aktivitetstillfällen för medlemmar - men det är inte klubbens djur eller drift. Rönninge by drivs som ett visningsjordbruk, på uppdrag av kommunen och med krav på att t ex arrangera midsommarfirande etc (kultur). Stockholms stad lämnar (utöver vanliga föreningsbidrag) ett årligt bidrag till länet, som själva fördelar 2,4 MSEK per år till sina 5 gårdar. Extra bidrag från respektive stadsdel för viss verksamhet, t ex Stora skuggan 2014: verksamhetsbidrag fr SDN Östermalm 400 000 kr + Stockholms stad drift för öppen verksamhet 533 000 kr/ år, ev. + från länet. Erhåller "verksamhetsersättning" (inte bidrag) från kultursidan 49 000 kr/ månad (+ moms); 588 000 kr/ år.