Uppgifter regelverket med tillhörande dokumentation Uppgift 1 Utgå från det nya förslaget till anvisningar. Är strukturen bra? Saknas någon anvisning? Kan någon plockas bort eller dess innehåll flyttas till en annan anvisning? På nästa sida finns en översikt på det nya förslaget. Uppgift 2 Gå igenom en anvisning i taget. Vad hör istället hemma i en Värt att veta och i vilken i så fall? Vad hör hemma på orientering.se och var i så fall? Ringa in och ange var texterna hör hemma, alternativt stryk delar! Uppgift 3 Gå igenom texterna i detta dokument. De är plockade från befintliga anvisningar. Vad hör hemma i en Värt att veta och i vilken i så fall? Vad hör hemma på orientering.se och var i så fall? Ringa in och ange var texterna hör hemma, alternativt stryk delar!
Hämta anvisningarna Hämta alla anvisningar - Hämta alla anvisningar 1. Orientering som idrott Kapitlet innehåller inga anvisningar. 2. Orienteringens regelverk - TA 201 Regelverkets struktur 3. Tävlingar, klasser och deltagande - TA 301 Tävling, klasser och deltagande 4. Allmänna villkor för tävlingar - TA 401 Kvalitetssäkring och kontroll - TA 402 Tävlingsadministration - TA 403 Samråd och hänsyn 5. Tekniska regler för tävlingar - TA 501 Teknisk anvisning för tävling - TA 502 Teknisk anvisning för sprinttävling - TA 503 Karta och banläggning 6. Regler för tävlande - TA 601 Anvisning för rankade - TA 602 Anvisning för deltagare i sprinttävling - TA 603 Tävlande på lika villkor 7. Regler för funktionärer Kapitlet innehåller inga anvisningar. 8. Åtgärder vid regelöverträdelser - TA 801 Handläggning av protest Anvisningarna är i pdf-format som t ex kan läsas av Adobe Reader.
Delar ur gamla TA 502 Teknisk anvisning för tävling inom nivå 1 & 2 Inledning Att få arrangera en profil- eller värdetävling är en stor och ansvarsfull uppgift. Dessa tävlingar utgör de viktigaste och ofta största arrangemangen deltagarmässigt inom svensk orientering. Förutom många deltagare innehåller de också ofta en rad detaljer och inslag som inte finns i det normala arrangemanget. Dessa anvisningar är ett komplement till våra tävlingsregler och bestämmelser. De fungerar som både anvisningar och tipsbank på samma gång. Tillsammans med OF:s utsedda kontrollanter och SOFTs arrangörscoacher för profil- och värdetävlingar ska de förhoppningsvis underlätta arbetet för er som arrangör. Även tidigare års arrangörer av profil- och värdearrangemang besitter naturligtvis mycket erfarenhet och kunskap som är viktig att ta del av. Förutom att läsa anvisningarna, samt vara lyhörd för kontrollanters, arrangörscoachers och tidigare års arrangörers erfarenheter och råd, är ett studiebesök det absolut bästa sättet för att bilda sig en uppfattning om vad det innebär att arrangera en profil- och värdetävling. Här finns då möjlighet att fråga, beskåda och analysera och att verkligen få se hur funktioner, logistik och arbetsmetoder fungerar. Det är också det bästa sättet för er att utveckla och göra ert arrangemang ännu lite bättre än tidigare års. För en del profil- och värdetävlingar arrangeras också seminarier för kunskapsöverföring. Se till att många av era funktionärer deltar på dessa, det betyder mycket för tävlingens kvalité i slutänden! Slutligen är det viktigt att påpeka att dessa anvisningar inte ska ses som något facit för hur en högkvalitativ orienteringstävling ska arrangeras utan mera som en guide eller manual. Se dem som en ledande hand och se dem i relation till era egna förutsättningar. Det är dock viktigt att hela organisationen får ta del av dem tidigt för att på så sätt ha möjlighet att förbereda sig på bästa sätt inför uppgiften. Vid kontakt med SOFT, kontakta SOFTs arrangörscoacher i första hand! Ansvarsfördelning Texten flyttad till orientering.se. Följande är kvar: Tips! Använd tävlings-, kart- och bankontrollanter tidigt! De är mycket värda för kvalitetssäkringen! Kontaktuppgifter och tidsplan Så snart föreningen blivit tilldelad arrangemanget är det viktigt att SOFT och OF får kontaktuppgifter (namn, mobiltelefon och e-post) till en person som kan stå för inledande kontakt. Dessa uppgifter delges till SOFTs arrangörscoach. Se bilaga för förslag på tidsplan och anpassa denna efter egna förutsättningar. Glöm inte att ta hjälp av kontrollanterna! Styrgrupp Så snart arrangemanget tilldelats bör en styrgrupp utses. Denna fattar beslut i övergripande frågor och kan ha följande ansvars- och arbetsområden:
Upprätta en tävlingsorganisation samt ansvariga för olika arbetsområden. Upprätta en förteckning (namn, mobil och e-post) på samtliga ansvariga i tävlingsorganisationen och meddela SOFT och tävlingskontrollant denna. Ta fram ansvarsbeskrivningar för de olika arbetsområdena i tävlingsorganisationen. Upprätta förslag till arbets- och tidsplaner för förberedelser och genomförande samt övervaka att de följs. Svara för kontakter med SOFT och OF samt för samordningen mellan tävlingsorganisationens enheter. Skapa ett system för information inom tävlingsorganisationen, exempelvis intranät, e-post eller liknande. Svara för att arbetsuppgifter som inte direkt kan hänföras till någon enhet eller ansvarig i tävlingsorganisationen blir utförd på lämpligt sätt. Tävlingens ekonomi och hemsida Tävlingsservice och information (annons, inbjudan, startlista, PM, kompletterande PM, programbok, resultat, sträcktider samt distribution av filer för sträcktider mot Winsplits och vägvalsanalystjänsten Runoway). Avrapportering och avveckling av arrangemanget Tips! Vid varje sammankomst med styrgruppen bör arbets- och tidsplanerna gås igenom. Det är ett effektivt sätt att kontrollera att ingen arbetsuppgift blir bortglömd eller släpar efter. Erfarenhet! Dela gärna upp ansvaret av person/er som sköter hemsida respektive det administrativa med anmälan, lottning osv. Det har ofta visat sig bli mer arbete än planerat. Erfarenhet! Att upprätta en speciell ansvarsbeskrivning kan verka onödigt, men erfarenheterna visar att eventuella "övertramp" på varandras ansvarsområden då undviks. Dessutom minskar risken för dubbelarbete. Tävlingsorganisation Det finns flera möjligheter att sammansätta tävlingsorganisationer. Se hur tidigare arrangörer har organiserat sig och anpassa detta efter egna förutsättningar. Förslag på tävlingsorganisation Tävlingsledare Marknadsansvarig (PR/sponsring) Kartritare och banläggare Dataansvarig (anmälan, lottning, tidtagning, resultat mm) Medieansvarig Arenaansvarig Informationsansvarig (hemsida, trycksaker)
Tävlingsorganisationen bör hållas separerad från övrig organisation, exempelvis en publiktävling eller annan tävling som går parallellt. Fungerar arrangemanget bra, fungerar det med samma personer på dubbla poster, men händer något oförutsett, vilket det ofta gör, kan det medföra svårhanterliga konflikter. Var ute i god tid, planera och ta fram tidsplaner för olika funktioner, även för sekundära funktioner såsom el, vatten, toaletter, bredband, matservering, parkering och vägar. Gör en kompetenssäkring genom att ta reda på vilka utbildningsbehov som finns och tillgodose dessa! Tips! Vänta inte med att tillsätta er tävlingsorganisation även om arrangemanget känns avlägset. Vissa förberedelser, bland annat kartframställning, planering av ekonomi samt PR-verksamhet bör komma igång så snart som möjligt efter det att arrangemanget tilldelats. Hur organisationen ska se ut får avgöras från fall till fall. Tips! Handplocka de olika ansvariga! Se till att få en bra blandning ur ett så väl jämställt som jämlikt perspektiv! En för homogen grupp är aldrig att föredra. Tips! Ha telefonmöten! Med väl genomarbetade instruktioner samt arbets- och tidsplaner kan sammanträdestid sparas in. Tips! Tänk på att era funktionärer behöver vara lediga från jobbet/skolan om tävlingen infaller på en vardag. En del centrala funktionärer kanske också behöver ta ledigt från jobb vissa dagar veckan/veckorna före tävling. Erfarenhet! När antalet deltagare och klasser är mindre än annars är det lätt att funktionärstaben minskas. Det är naturligt men riskabelt. Väl insatta resurspersoner som kan gå in och backa upp om något händer bör utses. Tips! Värna/måna om era pensionärer i klubben! Samordningsorganisation (aktuellt vid flera arrangemang) Det redovisade förslaget till tävlingsorganisation syftar till en enskild tävling, men ibland kan ett helt distrikt eller flera föreningar gå samman och arrangera profil- och värdetävlingar. För varje tävling bör det finnas en organisation som liknar den som föreslagits ovan. Däremot behövs det en övergripande organisation som tar ansvaret för samordningen inom de områden i arrangemanget där man kan förvänta sig både ekonomiska och arbetsmässiga vinster på en viss samordning. Förslag på områden med potentiell samordningsvinst Marknad (PR/sponsring) Ekonomi Karttryckning Materialanskaffning (även samordning vid inköp av mat och markaprodukter) Träningspaket Teknik (hemsida, speakergrupp, hårdvara mm.) Bemanning vid behov (hjälp varandra) Erfarenhet! Det är alltid en risk för byråkrati och tungroddhet när man ska försöka lösa frågor i en stor organisation. Därför bör man verkligen se klara fördelar med en samordning inom ett område innan man beslutar sig för en sådan.
Ekonomi Att arrangera en profil- eller värdetävling bör ge en god ekonomisk intäkt till arrangören. När det gäller bestämmande av avgifter, se bilaga för respektive tävling. Skatt för separata tävlingar redovisas var för sig. Ekonomisk kalkyl Låt tävlingskassören upprätta en ekonomisk kalkyl för arrangemanget. Kalkylen godkänns av styrgruppen. Samtidigt fastställs attesträtten. Revidera gärna kalkylen vid behov. Styrgruppen får då ett fastare grepp om arrangemangets ekonomi under hela förberedelsearbetet. Kommunala bidrag Ansök om kommunalt bidrag för kartframställningen och tävlingens genomförande. Dessutom kan ansökan omfatta bidrag till representation, priser, minnessak, eventuella transporter och material. Med tanke på kommunens långa ekonomiska planeringstid bör ansökan lämnas in snarast efter det att uppdraget att arrangera tävlingen erhållits. Övriga bidrag Undersök gärna andra möjligheter till bidrag. Det finns exempel på landsting som lämnat bidrag till exempelvis SM. Även företag på orten kan ofta intresseras att gå in som hel- eller delsponsor för arrangemanget. Reklam Undersök möjligheterna att sälja reklamplatser/reklampaket. Förutom annonser i en eventuell programbok kan reklamplatser säljas på nummerlappar, målskynke, målfållor, resultattavlor, kartan osv. Det kan vara lönande att anlita expertis (annonskonsult eller liknande) eftersom en sådan med sina kontakter ofta kan komma fram till fördelaktiga paketlösningar. Reklam regleras särskilt i anvisning TA 501 Teknisk anvisning för tävling. Se alltid till att teckna skriftliga avtal med alla reklamköpare! Tips! Det ekonomiska utbytet vid en profil- och värdetävling beror mycket på hur väl kostnaderna har hållits nere och/eller hur väl sponsorer och reklamköpare har knutits. Hör med tidigare arrangörer hur de har lyckats! Tips! Tänk på att försöka arbeta professionellt vid kontakt med sponsorer. Tänk på presentationsmaterial, grafisk profil osv. Varför ska sponsorn hjälpa till? Vad får sponsorn ut av samarbetet? Kan en ekonomisk sponsring delas upp på flera år? Tips! Ett sätt att ordna billiga datorer är att höra med skolorna som ofta byter ut sin utrustning inför skolstarten. En del arrangörer har fått låna den nya utrustningen. Lämpligt är också att höra med kommunerna, företag och andra klubbar. Utvärderingsrapport Texten flyttad till orientering.se. Följande är kvar: Tips! Starta i god tid med dokumentationen, gärna så snart arrangemanget tilldelats och försök sedan uppdatera kontinuerligt som en dagbok. Utgå från de Värt att veta-dokument som finns och se vad som kan tillföras utifrån era erfarenheter.
Avlysning och sekretess för tävling inom nivå 1 och 2 Enligt TR 4.5.1 ska tävling inom nivå 1 och 2 avlysas. Avlysning sker lämpligen på tävlingens hemsida eller arrangörföreningens hemsida. Exempel på skrivning så snart tävlingsområde är beslutat: Tävlingsområdet är avlyst för all tränings- och tävlingsverksamhet till dess tävlingen är avgjord. För stadssprinter, komplettera lämpligen med följande text: Det är tillåtet att vistas i området fram till bestämd tidpunkt på tävlingsdagen, men ej att testa (provlöpa, provgå osv.) potentiella bansträckningar. Efter denna tidpunkt gäller arrangörens vägvisning till samlingsplatsen, se Tävlings-PM. Inbjudan och kompletterande inbjudan Inbjudan publiceras på tävlingens hemsida 4-6 månader före tävlingsdagen. Inbjudan kan kompletteras med information närmare tävling, men det är viktigt att det framgår vad som är nytt. Tips! Utgå från tidigare arrangörers inbjudan och justera. Fundera noga igenom datumen så de passar er! Låt gärna er egen inbjudan ligga ute i ett par år efter er tävling för kommande arrangörer att ta del av. Tips! Se upp för att ta med för mycket. Tillför punkten något eller hör den bättre hemma i Tävlings-PM? Tävlings-PM och kompletterande PM Följande gäller tävlings-pm: Innan publicering ska PM skickas till tävlingskontrollant och arrangörscoach för kontroll, synpunkter och godkännande (kontrollanten ansvarar för godkännandet). Publicering sker på tävlingens hemsida tidigast 7 dagar före tävling (gärna ihop med uttagna deltagare/lag). Innehåll ska utgå från våra tävlingsregler, men kan kompletteras med specifik information för arrangemanget. Eftersom tävlings-pm skrivs så pass långt före tävlingsdagen kan ett kompletterande PM behövas. Ett sådant PM anslås ihop med ordinarie PM på hemsidan eller vid arenan (och vid ev. förstart). Transportförutsättningar för tävlande, avlyst arena, förbjuden elektronisk utrustning vid förstart, förutsättningar för regelanmälan och protest, kontrollbeskrivningens storlek mm anges i PM. OBS! Muntlig information via speakern får aldrig ersätta tävlings-pm eller kompletterande PM!
Tips! Samma som för inbjudan utgå från tidigare arrangörers tävlings-pm och gör justeringar! Låt gärna ert eget tävlings-pm ligga ute i ett par år efter er tävling för kommande arrangörer att ta del av. Tips! För att alla verkligen ska nås av informationen kan kompletterande PM delas ut på väg från parkering till samlingsplats eller vid transport till startplatsen. Förslag: Hela delen nedan ingår i Förutsättningar under orientering.se SM resp. Silva League? Uttagningskriterier, anmälan, lottning samt återbud Beroende på vilken tävling det är bestäms kriterier för uttagning antingen av arrangören själv, av OF eller av SOFT i samråd med OF och arrangör. Fastställda uttagningskriterier presenteras på tävlingens hemsida och hänvisning dit görs i inbjudan. I övrigt gäller följande generellt: Sista anmälan bör sättas som till en vanlig nationell tävling. Detta för att deltagarna ska känna igen sig och hinna anmäla sig i tid. Två tävlingar (ex. publiktävling) ska ha samma anmälningstid. Efteranmälan tillåts (extraavgift om 50 % av anmälnings- och deltagaravgiften tas ut) och alla deltagare/lag ordinarie anmälda som efteranmälda behandlas lika vid en eventuell uttagning. Lottning görs med fördel så sent inpå tävlingen som möjligt. Med ett sådant här anmälningsförfarande undviks extra administration och själva uttagningsförfarandet blir relativt enkelt och framförallt korrekt. Deltagare/lag som inte har för avsikt att starta ska lämna återbud till arrangören senast den tid som anges i inbjudan och tävlings-pm. Förslag på tidsschema (anpassa efter egna förutsättningar): 14 dagar före tävling: Meriteringsperiodens slut. Ordinarie anmälan ska senast vara arrangören tillhanda. Hänvisning till lista med ordinarie anmälda publiceras på tävlingens hemsida. 7 dagar före tävling: Uttagna publiceras, gärna ihop med PM (gäller ej seriedeltävling arrangerad på uppdrag av SOFT, se nedan). Arrangören kan få assistens av SOFT med uttagningen. 7 dagar före tävling: Efteranmälan ska senast vara arrangören tillhanda (gäller ej seriedeltävling arrangerad på uppdrag av SOFT, se nedan). Hänvisning till lista med efteranmälda publiceras på tävlingens hemsida. 3 dagar före tävling: Återbud ska senast vara arrangören tillhanda (gäller ej seriedeltävling arrangerad på uppdrag av SOFT, se nedan). Lottning sker därefter. Startlista publiceras. Inga deltagare/lag tillsätts efter att lottning utförts. Fram till tävlingsstart: Återbud tas emot för korrekt startlista för speaker och media.
För seriedeltävling arrangerad på uppdrag av SOFT sätts ofta ordinarie anmälan till cirka 7 dagar före tävling och efteranmälan till 3 dagar före. Efteranmälda lottas då ihop med ordinarie anmälda, vilket betyder att publicerad startlista också gäller som lista på uttagna. För stafettävling kan följande vara bra att utgå ifrån (anpassa efter egna förutsättningar): Laguppställning ska anmälas till arrangören senast ca 3 dagar före tävling. Bricknummer tas med fördel in i samband med anmälan och kopplas, beroende på tävlingsadministrativt system, till en sträcka. Lagändring anmäls till arrangören lämpligen elektroniskt fram till kvällen före tävling och/eller på arenan senast en timme före start. Arrangören har rätt att neka start till lag som ej lämnat in laguppställning eller som lämnat in uppenbart orimlig laguppställning (görs lämpligen genom att ej dela ut nummerlappar). Lagändring tillåts kostnadsfritt. Annars avvaktas det så sent som möjligt inpå tävlingen med denna, vilket leder till onödigt ökad administration! Lag/deltagare som deltagit med fel bricknummer riskerar att diskas. Detta kan vara aktuellt vid uppenbart medvetet slarv eller fusk. Hur laguppställningar, lagändringar, bricknummer mm hanteras framgår lämpligen av inbjudan och tävlings-pm. Tips! Det är deltagarens ansvar att se till så att denne är rätt anmäld. Publicera dock gärna anmälda deltagare på Internet så snart anmälan öppnats. Undvik dubbellagrad information. Hänvisa till anmälningssystemets anmälningslista istället. Erfarenhet! Efter att lottning utförts och startlista publicerats bör ingen reservtillsättning ske (gäller ej serie arrangerad på uppdrag av SOFT). Reserverna har olika förutsättningar att på kort varsel ta sig till tävlingen samt boka ev. boende. För att så sen reservtillsättning ska vara motiverad behöver dessutom arrangören kontakta aktuell reserv och erinra sig om att denne verkligen avser starta innan nästa reserv på reservlistan kan kontaktas. Att lasta arrangören med denna relativt tunga administrativa uppgift så sent inpå arrangemanget anser SOFT ej är motiverat. Reservtillsättning rekommenderas därför fram till ca 3 dagar före tävling. OBS! Återbud ska dock fortfarande lämnas fram till en timma före första start för att speaker, media, ledare och publik ska få så korrekt startlista som möjligt! Erfarenhet! Att arrangera stafett är ingen lätt uppgift. Ta god hjälp av kontrollanter och SOFT! Kritiska områden är gafflingar, kartplock, kartuppsättning och arenadisposition. Hårdvaruresurser och tekniska förutsättningar Texten flyttad till orientering.se. Programtidning En programbok (eller häfte) tas med fördel fram i samband med en profil- och värdetävling och ska vara möjlig att skriva ut från hemsida. Denna kan innehålla: Förutsättningar och generella anvisningar/uttagningskriterier Tävlings-PM samt upplysningar av speciellt värde för media, ledare och publik En presentation av arrangörsföreningen samt den ort tävlingen anordnas Ett utrymme åt SOFT och OF vid behov (fråga SOFT/OF i samband med framtagandet av programboken)
Erfarenhet! Annonser i programtidningen är ett utmärkt sätt att få in pengar från sponsorer och göra bra uppgörelser med samarbetspartners. T ex har en del SM-arrangörer dragit in hundratusentals kronor via programtidningen! Eventuella kostnader för framställning kan med fördel finansieras via annons för tryckeri eller motsvarande. Tips! Hör med lokal tidning om möjligheter till separat tävlingsbilaga med annonser. Dela lika på annonsintäkterna! Tips! Eftersom tävlings-pm är klart så pass nära inpå tävlingen är det viktigt att noga fundera igenom hur programtidningen/programhäftet ska hinna tryckas till tävlingen. Boka plats hos tryckeriet i god tid! Startlistor och startmellanrum Följande gäller generellt för startlistor: Skriv ut med högst en klass per sida så att det blir enklare för media, ledare och publik att följa tävlingen. För SM-tävlingar med kval kan det bli frågan om 24 heat (vid obegränsat deltagarantal till och med fler!). För finaltävling är det frågan om maximalt sex klasser (vid SM ultralång och stafett fyra klasser). Startmellanrum framgår av särskild anvisning för tävlingsadministration. Generellt gäller en minut vid sprintdistans, två minuter vid medeldistans och tre minuter vid långdistans (kvalificerad spridningsmetod bör finnas). Vid långdistans med kval kan startmellanrum vara två minuter för att undvika för långt startdjup. Även nattorientering kan ha kortare startdjup än tre minuter beroende på när det blir mörkt, men vid kort startmellanrum (t ex en minut eller parstart) ställs väldigt stora krav på banläggningen, bl a med en kvalificerad spridningsmetod. Här behövs nära samarbete med bankontrollant och SOFT! Tips! Erbjud dels kompletta häften med alla startlistor, dels lösa blad med ett heat (alternativt en finalklass) per blad. En del är bara intresserade av en eller två klasser och vill inte ha övriga. Liverapportering och resultatredovisning Följande gäller generellt för resultatredovisning: Då maximitiden för den sist startande gått ut anses tävlingen avslutad och de preliminära resultaten blir definitiva. Publicera då dessa på arenan och se till så att möjlighet att skriva ut till media och ledare finns. Vid kvaltävling, markera i de publicerade pappersresultatlistorna med en linje var gränsen går för final. Presentera de definitiva resultaten på tävlingens hemsida så snart tävlingen är avslutad. Ladda även upp resultaten mot Eventor och erbjud vägvalsanalys i Runoway (se www.obasen.nu). Fundera igenom på förhand vem som ansvarar för detta och om det går att lösa via mobilt bredband redan från tävlingen. Förutom obligatoriska resultat på arenan ska liverapportering erbjudas via Internet från våra profiloch värdetävlingar. Denna ska i första hand innehålla resultatservice och speakerljud, i andra hand onlinebilder, videostreaming och GPS-uppföljning. Utse någon tidigt som ansvarar för liverapporteringen så att nödvändiga anpassningar hinns med.
För speakerljud, ta kontakt med Orienteringslöparna Alternativet, se www.alternativet.nu (Henrik Persson). För liveresultat, se www.obasen.nu/liveresultat För GPS-uppföljning, ta kontakt med Henrik Skoglund, se www.idk.se Erfarenhet! Tänk på att mobiltäckningen på arenan inte är den samma vid test som på tävlingsdagen då många använder nätet. Om tävlingen har många deltagare och/eller ligger långt från närmsta mobilmast, använd fast telefonlina istället! Tips! Publicera gärna eventuella mellantider på arenan! Det är en snygg service till media, deltagare och publik. Tävlingsservice Det är viktigt att de tävlande kan komma i kontakt med arrangören för att få information som kanske inte framgår av hemsida eller annan utsänd information. Tävlingsservice består av telefonsamt e-postpassning i samband med: Tidpunkter för anmälningar Tidpunkter för eventuella logibeställningar Tävlingens genomförande Tips! En snygg policy för funktionärerna är att alltid hjälpa till själv om någon frågar och inte skicka vidare personen. Risken finns annars att personen blir vidareskickad flera gånger, vilket inte är någon bra service. Erfarenhet! Telefonnummer nyttjas lite om hemsidan förmedlar tydlig och korrekt information. Logi Det kan ofta vara svårt att hitta logi för klubbledare som inte är bekanta med omgivningen. Underlätta för dem så mycket som möjligt. Ge tips om lämpliga logimöjligheter i olika prisklasser i inbjudan och på tävlingens hemsida. Deltagarpaket Vid en profil- och värdetävling ska den tävlande förutom en fin tävlingsupplevelse även bjudas på bästa service före och efter tävling. En rekommendation är ett deltagarpaket, beståendes av minst följande: Tävlings-PM (och ev. programtidning)
Mat på arena (om detta finns) Sträcktidslista vid målgång Vid SM ingår tillagad mat för de tävlande i deltagaravgiften. Gamla tävlingar/kartor och träningspaket Underskatta inte värdet av deltagarnas ambition att förbereda sig. Denna fas ger inte bara ett första intryck av ert arrangemang, den kan också vara en av de största inkomstkällorna. Följande är bra att tänka på: Informera i inbjudan om vilka tidigare tävlingar (år och arrangör) som genomförts i tävlingsområdet. Lägg in kartprov för tävlingsområdet och hänvisa till dessa i inbjudan. Tillhandahåll gamla kartor (om det finns) för försäljning. En god service kan vara att bifoga färgkopierad karta eller svart/vit kopia. Information om ovanstående kan ges i samband med avlysning och/eller i inbjudan. En av de största inkomstkällorna vid profil- och värdetävlingar är träningspaket. Vid USM har upp emot 1700 paket sålts och vid SM lång, medel och stafett upp emot 2000 paket! Erbjud flera träningspaket i relevant terräng och med hög kvalité. Kostar det så ska det också smaka. Tips! Fundera igenom organisation och ansvar kring träningspaketen så det inte blir för stor administration eller belastning för någon eller några i organisationen. Tips! Information om försäljning av gamla kartor kan med fördel ske redan i samband med att avlysning presenteras. Tips! Erbjud karta med samma kartritare som för er tävling och låt er banläggare även lägga banorna. Använd sedan detta i marknadsföringssyfte. Erfarenhet! Utslagna tävlande i kvalet för SM i långdistans vill gärna nyttja träningspaketen för SM medeldistans under finaldagen för SM långdistans (förutsatt att SM medel och lång går i samma distrikt och helgerna efter varandra). Erfarenhet! Det blir snabbt spår vid kontrollerna på träningspaketen. Ändra kontrollpunkter vid behov! Tips! När ändå träningspaket tas upp är slutligen ett råd att återvinna kontrollpunkter från tävlingarna som träningspaket efteråt. Erbjud till och med möjligheten att springa samma banor och jämföra sträcktider i efterhand! För detta kan elektronisk stämpelutrustning hyras ut. Medieservice Texten flyttad till orientering.se. Följande finns kvar: Tips! Gör medierna intresserade tidigt! Ett SOFT-besök kan vara ett utmärkt tillfälle att locka dit journalister för att skriva om arrangemanget och ta fotografier, det har tidigare arrangörer lyckats med. Bjud gärna på lunch, fika eller motsvarande. Se också till att få marknadsföra ert arrangemang för potentiella framtida tävlande vid tidigare tävlingar. Tips! Det finns inga säkra siffror på hur många föranmälda journalister som brukar bevaka en profil- eller värdetävling i orientering. Kontakta tidigare arrangörer för erfarenheter.
Tips! Om möjligt, ta gärna med medierepresentanterna ut till någon plats för att fånga de tävlande i aktion. Se dock till att platsen är relativt lättillgänglig, man vill inte gå för långt. Tillhandahåll gärna paraplyer om det är regnigt väder. Tips! Inte bara programtidningen brukar vara en bra inkomstkälla när det gäller att få in pengar via sponsorer, utan även reklam på karta, nummerlapp och på arena bör utnyttjas för exponering av sponsorer. Tävlingsområde Tävlingsområde som föreslagits av arrangören ska kontrolleras och godkännas av OF. Då ansökan lämnas ska arrangören ha förvissat sig om att området får disponeras då tävlingen ska arrangeras. Tävlingsområde ska vara lämpligt för aktuell distans och nationell tävling ska inte ha arrangerats i området de senaste tre åren. Karta För våra profiltävlingar (nivå 1) samt USM ska offsettryckt karta användas. För karta i skala 1:10 000 eller större får digitalutskrift användas, men utskriften ska fortfarande vara godkänd av kartkontrollant i samråd med SOFT, se nedan. Följande gäller i övrigt för tävlingar inom nivå 1 samt USM: Kartan ska vara nyproducerad och följa kartnormen (Svenska Kartnomen 2000, uppdaterad 2008). För sprintkarta ska den internationella sprintnormen följas. Obs! Sprintnormen skiljer sig markant från vanliga kartnormen! Kartan ska vara kvalitetssäkrad och godkänd av kartkontrollanten i samråd med SOFT, oavsett skala, klass, tävlingstidpunkt eller form. Kvalitetssäkringen och godkännandet kan delas in i revidering, generalisering, digitalisering och tryck. De två sistnämnda kan delas in i tre steg: 1. Kartan (i digitalt format) ska kvalitetssäkras och godkännas senast 12 månader före tävlingsdagen. Denna ska vara av så god kvalité att den kan användas för banläggning och bankontroll. 2. Provtryck ska kvalitetssäkras och godkännas senast 4 månader före tävlingsdagen. Samma tryckare ska användas vid provtryck som sluttryck. Digital utskrift är tillåtet om tryckeriet är etablerat och känt för god kvalitet. 3. Sluttryck + bantryck (som följer kartnormen) ska kvalitetssäkras och godkännas i samband med att ordinarie anmälan går ut. Först då är antal eventuella kvalheat, gafflingar osv bestämda. Kartskala regleras i TA 302 Distansernas särarter. Observera att karttryck med PMS-färger och annat karttryck kan skilja sig åt. PMS ger transparenta färger, vilket kan bidra till otrevliga överraskningar om inte kartan är korrekt digitaliserad. Speciellt känsligt är det vid sprintdistans eftersom felaktig färgåtergivning kan få stora konsekvenser. Rutinerade orienteringstryckare ska användas! Banläggare och/eller bankontrollant är med fördel med vid sluttryck + bantryck, speciellt vid stafett. Tips! Tidsplanen brukar vara svår att följa. Tävlingsdagen kan kännas avlägsen och framställningen av kartan avvaktas med. Rådet är dock att kartprojektet startas så snart tävlingen tilldelats.
Tips! Bjud in markägare (med respektive) till klubbstugan i god tid före tävling. Det är ett trevligt sätt att informera om vad som gäller och förenklar förhoppningsvis möjligheterna till ett tidigt underskrivet avtal. Tips! Märk speciellt vikten av att få rätt generaliseringsnivå. En bra karta är inte detsamma som en detaljrik karta! Tips! Använd kommunens primärkarta som underlag vid sprint i stadsmiljö. Tips! Anlita etablerade tryckerier, kända för god kvalitet, i första hand! Banläggning Kvalitetssäkring av banor Banläggning ska utgå från anvisningen TA 302 Distansernas särarter som har sitt ursprung i de internationella reglerna och är framtagen för att lyfta varje distans särart/karaktär utifrån ett svenskt perspektiv (efter det regelverk och det klassindelningssystem vi har i Sverige). Följande gäller generellt banläggning vid en profil- eller värdetävling: Som banläggare, ta redan i inledningsskedet kontakt med bankontrollant och banläggarcoacher för samråd. Så snart de första skisserna på banupplägg är klara, skicka dessa till bankontrollant och coach! IOF föreskriver att kontrollringar ska vara 6 mm för alla skalor. Detta ger dock ett banpåtryck som oftast är svårt att se. Banpåtrycket bör förstoras med 150 procent på 1:10 000 och 1:5 000 så att ringarna blir 7,5 mm. Kontrollbeskrivningens storlek ska framgå av tävlings-pm. Kontrollbeskrivningen ska finnas tryckt på kartan, dock inte nödvändigtvis i full storlek. Erbjud en uppvärmningskarta, gärna med banor och utsatta kontroller. Tips! Var speciellt noggrann vid kvalbanor, nattbanor med parstart, stafettbanor samt banor med varvning (t ex finalbanor). Här skiljer det sig mest jämfört med vid en vanlig nationell tävling. Hör med bankontrollant eller SOFT om råd! Tips! Provlöp banor under så tävlingslika förhållanden som möjligt och med så duktiga orienterare som möjligt. Ofta skiljer också vägvalen i tid mellan dag och natt. Titta på kilometer från tidigare tävlingar i området. Tips! Att få till lagom bra gaffling vid stafettävling är alltid svårt. Det ska vara lagom mycket gafflat. Det gäller att få till en spännande och omväxlande stafett, samtidigt som det gäller att inte gaffla sönder tävlingen. Att gaffla sönder är dock inte samma sak som att gaffla mycket och smart. Bästa laget vinner alltid, men är det en profil- eller värdetävling är det viktigt att gafflingen är noga genomtänkt och att den verkligen gynnar duktiga orienterare. Tips! Ange beräknade segrartider i inbjudan och i tävlings-pm, speciellt vid stafetter. Det är en snygg service! Samlöpning Klok banläggning minskar risken att tävlanden kommer ihop på banan. Detta innebär att, i samråd med bankontrollant och banläggarcoach, praktisera följande kriterier: Att erbjuda banor där de tävlande högst sannolikt väljer olika väg Att undvika för många korta sträckor i banans inledande skede
Att erbjuda effektiva spridningsmetoder Utsättning av kontroller och ev. kontrollvakter Av säkerhetsskäl bör samtliga kontroller vara bevakade av kontrollvakt (vid SM och vid sprinttävling i stadsmiljö är det ett krav). Kontrollvakt kan dock med fördel bevaka flera kontroller samtidigt och patrullera mellan dem. Kontrollvakten ska, förutom att väcka enheterna (om inte detta redan är gjort): Placeras så att vederbörande påverkar tävlingen så lite som möjligt (speciellt viktigt vid sprinttävling där vakterna ska vara neutralt klädda!) Med hjälp av mobiltelefon eller liknande, kunna kontakta målet. Detta kan vara aktuellt t ex vid en olycka eller liknande. Kontrollvakten bör också vara utrustad med första förband. Vara utrustad för att kunna reparera trasig kontrollställning, ex. med hammare, yxa, stark tejp etc. Ha koll på att tävlande inte bryter mot tävlingsregler, speciellt vid sprinttävling och vid regelbrott rapportera. Ha trafikvakter med flagga och väst vid sprinter i stadsmiljö där banan passerar trafikerad väg. Tips! Vid samarrangemang inom exempelvis distriktet, låt övriga arrangörer agera kontrollvakter. Erfarenhet! Låt kontrollvakterna på nattävling åka hem efter avslutad tävling. Plocka in kontrollerna dagen efter. Vätskekontroll/er Tänk på följande avseende vätska: Vätskestation/kontroll med tempererat vatten och sockerlösning/sportdryck ska placeras så att löparna får vätska var 25-30 minut, väl synligt vid kontroll eller på annan lämplig plats. Vätska ska dessutom tillhandahållas innan start och efter målgång. Extra viktigt är det med vätska innehållandes sockerlösning/ sportdryck då banorna är långa! I tävlings-pm ska deltagarna få information om märke/tillverkare på denna eller vad den består av. Informera i Tävlings-PM vilket märke sportdrycken har så att de tävlande utifrån det kan avgöra om de ska välja arrangörens vätska eller egen medhavd. Mellantids- och passerkontroller Följande är bra att tänka på avseende mellantidskontroller/passerkontroller: En bra utgångspunkt är efter 50-75 % av banan för att ge en så bra bild som möjligt av händelseförloppet. Överdriv inte antalet mellantidskontroller! En eller två räcker i allmänhet. Samordna med speakerteamet. Trådförbindelse är bäst på korta avstånd (ex förvarning) och radio- eller telefonförbindelse på längre avstånd. Prova förbindelsen i god tid före tävlingen och under realistiska förhållanden. Var uppmärksam på att datorutrustning i speakertornet kan slå ut radioförbindelserna. Det är viktigt att personer som ska rapportera från skogen har god kännedom om tävlande, klubbar och klubbdräkter samt att de har förberett sig så att de vet vilka tävlande som bör
vara på gång. Direktreferat från skogen till publiken på arenan bör eftersträvas, men tänk samtidigt på att inte göra arrangemanget för komplicerat. Det är viktigt att fotografer som vill ta bilder från tävlingsområdet får göra detta. Assistera dem så de får bra bilder och så att de inte avslöjar kontrollen för de tävlande. Sekretess kring bana För att inte avslöja omotiverat mycket för de tävlande på förhand rekommenderas att inte delge följande information till vare sig publik, media, ledare eller tävlande före ankomst till arena eller förstart: Varvningstider Inkommande och utgående riktning på varvande tävlande Antal varv, samt längd på dessa, vid parstart eller masstart/enmansstafett Var starten är belägen eller åt vilket håll från samlingsplatsen denna ligger (gäller ej start på arenan) Om kartbyten förekommer eller inte (för att inte avslöja gaffling) Däremot kan passeringstider (klockslag) för mellantidskontroller redovisas på förhand. Förekommer varvning bör dock försiktighet vidtas eftersom det kan avslöja om varvning förekommer i början eller slutet av banan. En schematisk bild över vilka klasser som har samma startplats kan med fördel redovisas på förhand (inte samma sak som en geografisk bild). Provkarta En stilig service på väg till start på våra profil- och värdetävlingar är att tillhandahålla en provkarta med några provkontroller. Detta är något USM tillhandahållit i flera år. 1.1 Arena, speaker och ljud Ett mycket viktigt område för våra profil- och värdetävlingar är att skapa en attraktiv och bra fungerande arena, något som SOFT arbetar långsiktigt med. Följande gäller: Se till att skyltning blir tydlig, framförallt till arenan. Ha fräsch skyltning med nytt material och nya skärmar (om detta används). Visa kommunens invånare i god tid att det arrangeras en profileller värdetävling i orientering. Planera arenan så att övriga aktiviteter sker på scenen, dvs så att publiken kan ta del av ceremonier, intervjuer etc på ett bra sätt. Klasserna som bevakas inom ramen för profil- och värdetävlingar ska ha egen målfålla och målsnitsel! Låt varvningen ske i direkt anslutning till målet och se till att den blir lättöverskådlig. Ordna ett speciellt område för vätskelangning vid varvning (gäller ej medel- eller sprintdistans).
Försök se till så att sista kontrollen är synlig på arenan. Det ger en större orienteringskänsla för media och publik. Sätt i ordning ett pressområde direkt bakom målet, utrustat för aktuell och snabb resultatuppföljning. RF:s legitimerade dopingkontrollfunktionärer kan dyka upp för dopingprov. Därför ska det finnas någon form av lokal, tält eller motsvarande för genomförande av kontroll. Tänk på att ha en väl upplyst arena vid nattävling, speciellt så de tävlande syns för speaker och publik. Testa speakerstödsprogrammet med tillhörande hårdvara/utrustning väldigt noga. Bästa sättet är att simulera hela tävlingen med startenheter, kontroller, onlinekontroller, målenheter osv veckorna före tävling. Se till att ha i ordning all utrustning och programvara, testad och redo, tre timmar före första start. God mobiltäckning ska finnas på arenan. Informera i tävlings-pm om något operatörsnätverk saknas täckning. Det är viktigt med riktigt bra speakerteam och ljudanläggning på en profil- eller värdetävling. Ta gärna kontakt med SOFTs specialistcoach för arena för råd! En bra speaker betyder mycket för helhetsintrycket av arrangemanget och här kan det vara bra att satsa pengar för att få det bästa. Om inte speakern själv står för kvalitetssäkringen av ljudet är det viktigt att ni som arrangörer säkerställer detta. Testa långt i förväg och tänk på att säkerställa strömförsörjningen! Tips! Se gärna till att ha två eller flera speakers som samverkar och kommunicerar. Det är behagligt att lyssna till och ökar chansen för humorinslag. Olika röster, gärna en kvinna och en man, är att föredra! Tips! Det ska märkas att det är en profil- eller värdetävling, oavsett som tävlande, media, förälder eller publik. Raka sträckta snitselband gäller! Resultattavlor med mera ska vara i gott skick. Fundera gärna igenom hur ni kan profilera er tävling så att den sticker ut jämfört med en vanlig nationell tävling. Det kan vara en portal som ingång till arenan, byggda trästaket (sponsrade?) längs målrakan, iögonfallande blomkrukor, genomgående fräsch och professionell skyltning, öppna eldar i tunnor på nattävling mm. Tips! En profil- eller värdetävling är ett utmärkt tillfälle att visa upp klubben för lokal media och publik. Placera gärna ett klubbtält på arenan med information, t ex om Naturpasset, hur man börjar orientera i er klubb, träningsprogram mm. Tips! Vid dålig täckning på arenan, hör om teleoperatör kan rikta om närmsta mast temporärt under tävlingen. Erfarenhet! När du arrangerar en dubbeltävling med olika arenor kan det vara mycket som ska flyttas från den ena arenan till den andra på kort tid. Planera noga! För t ex eftermiddagsarrangemang kan det snabbt bli mörkt på kvällen.
Övrigt tävling A-Ö Bussparkering Fundera igenom sannolikheten för att tävlande kommer i större busslaster och vilka möjligheter ni i så fall har för att ta emot dem. Karantän I de fall karantän är befogat, exempelvis vid SM eller då det finns GPS-uppföljning på arenan, är det viktigt att tänka på följande: Ingen elektronisk utrustning är tillåten att användas i karantänen. Det inkluderar mobiltelefon. Tävlande som sprungit får inte träffa deltagare som inte har startat. I vissa fall, som vid SM Sprint, kan det därför bli frågan om att hålla de tävlande vid målet en stund innan de får gå tillbaka till omklädningen. Katastrofplan Ha en genomtänkt katastrofplan och en säkerhetsansvarig som fungerar som informatör och samordnare om något oförutsett inträffar på tävlingen. Det kan röra sig om en allvarlig trafikolycka, dödsfall, sabotage osv. Nummerlappar Nummerlappar delas med fördel ut i samband med att övrigt informationsmaterial delas ut vid samlingsplatsen. Deltagarna ska inte behöva lägga energi på att montera nummerlappar efter uppvärmningen till start. Omklädning Ordna gärna omklädningen vid arenan i uppvärmd inomhuslokal, tält eller liknande. Dusch med riktigt tempererat vatten är ett krav. Tänk på att startdjupet oftast är längre än vid en vanlig tävling. Är det blött i markerna blir de tävlande mer smutsiga och kommer att duscha länge. Snåla därför inte med vattnet. Placera ordentligt med sopsäckar i duschen och med tydliga skyltar. Framförallt juniorer och seniorer är bra på att skräpa ner, tyvärr, men med bra skyltning och många säckar blir städjobbet mindre efteråt. Kartor vid jaktstart Vid jaktstart på tävling inom nivå 1 och 2 ska samtidigt startande klasser ha skilda startfållor. Omstart vid stafettävling Vid stafettävling rekommenderas omstart 15-30 minuter efter att segrande lag gått i mål. Detta beror förstås på antalet sträckor och tävlingens karaktär, men fundera noga igenom så att tidpunkten för omstart blir optimal.
Priser och prisutdelning Prisutdelningen bör ske direkt efter tävlingens avgörande och med puls och tempo. Börja gärna med den klass vars pristagare varit i mål längst (om inget annat angetts i tävlings-pm) och varannan damklass, varannan herrklass. Tips! Tacka på lämpligt sätt markägare och andra som genom värdefullt stöd medverkat till tävlingens genomförande. Detta kan göras vid tävlingens öppnande eller vid prisutdelningen. Sjukvård Sjukvårdskunnig personal ska finnas vid målet och sjukvårdsplats ska vara anordnad i uppvärmd lokal eller uppvärmt tält. Förvissa er om att ambulans snabbt kan ta sig till arenan eller annan sjukvårdsplats i skogen. Stämplingssystem Av SOFT godkänt elektroniskt stämplingssystem ska användas, se TA 508 Stämplingssystem. Arrangören väljer själv vilket system som används. Minst två enheter och stiftklämma vid varje kontroll ska erbjudas. Tips! Vid stafett, var noga med att ha robusta kontrollställningar! Ha tillräckligt antal enheter vid kontroller tidigt på förstasträckan samt kontroller som många passerar samtidigt. Placera enheterna med mellanrum för mindre trängsel! Tips! Sök kommunbidrag för stämplingsenheterna, det har flera tidigare arrangörer fått. Tävlingsjury Se tävlingsreglerna vad gäller regelanmälan, protester och tävlingsjury. Informera också juryn om TA 801 Handläggning av protest. SOFT tillsätter jury vid O-Ringen, SM samt vid på uppdrag av SOFT arrangerad serie. OF tillsätter jury vid övriga tävlingar. Juryns sammansättning ska framgå av tävlings-pm eller kompletterande PM. Ledamöterna av juryn ska kostnadsfritt erbjudas: Program, tävlingskartor, biljett till eventuell mat samt övrig information Legitimation så att de får parkera nära målet (press eller funktionärsparkering) Legitimation så att de får tillträde till pressläktare och övriga avspärrade områden t ex tävlingssekretariat Då maximitiden för den sist startande gått ut anses tävlingen avslutad. Inga regelanmälningar kan då göras.