Sekretariatet så här kan man göra!

Transkript

1 Sekretariatet så här kan man göra! Förarbete En del av sekretariatets arbete sker innan tävlingen. Anmälningar Anmälningarna kommer in på diverse olika sätt till tävlingen. Se till att ta emot anmälningarna, mata in dem i ert tävlingsadministrationsprogram och eventuellt också pricka av betalningar som ni får i samband med anmälan. Använd gärna en pärm eller mapp genom hela tävlingen där du samlar alla dokument från tävlingen. Märk den tydligt med aktuell tävling. Tidsprogram Tidsprogrammet kan göras av någon annan en sekretariatet men man gör tidsprogrammet utifrån antalet anmälda deltagare. Det kan vara en bra tanke att inte starta alla grenar på morgonen på samma klockslag det blir väldigt mycket papper som både ska in och ut från sekretariatet på en gång om man startar flera grenar på samma klockslag. Om det finns stöd för grenstarttider i tävlingsadministrationsprogrammet så kan man lägga in dessa efter det att tidsprogrammet är klart, kom ihåg att ändra dessa om tidsprogrammet ändras! Lägg in årsbästa och personbästa och korrigera inmatningen m m Lite beroende på tävling kan man också lägga in årsbästa och personbästa från friidrott.se och Sverige Bästa som sedan ligger till grund för seedningar i löpningarna och kan ge mervärde på webben och i eventuella publikprogram. Titta gärna genom listorna att personer hamnat på rätt ställe, stämmer födelseår, stämmer namn och föreningar? Hopphöjder Hopphöjder är också bra att mata in i god tid när dessa har bestämts. Publicera startlistor på webben Startlistor är bra att i god tid publicera på webben. Då kan deltagare snabbt reagera på felaktigheter i anmälningarna samtidigt som deltagarna får veta vilka motståndare som dyker upp.

2 Dagen innan tävling Avprickningslistor Ett bra tips är att dagen innan tävlingen skriva ut alla avprickningslistor som ska användas dagen efter så att det bara är att sätta upp dessa direkt på morgonen på tävlingsdagen. Testa teknik Dagens teknikintensiva tävlingssekretariat har en del svaga punkter och oftast är det problem med tekniken och då i synnerhet nätverk och skrivare. Testa detta dagen innan så att det finns tid att åtgärda fel. Det finns sällan något mer stressande än att stå med krånglande utrustning, så testa och gör det i tid! Back up En bra idé är att också förbereda back up om tekniken skulle fallera. Det kan vara tomma pappersprotokoll, extra upplaga av aktuell tävlingsfil med mera. Tänk till på vilken utrustning du skulle behöva om inte datorutrustningen fungerar. Tävlingsdagen Dokument som ska in och ut från sekretariatet. Avprickningslistor (sätts upp) Avprickningslistor rekommenderar vi starkt i löpgrenarna, detta för att kunna trycka ihop antalet heat och på så sätt också få reda på rätt förutsättningar för vidare avancemang osv. Det är inte roligt med flera heat med massa tomma banor. I teknikgrenarna är det inte lika viktigt men det kan också användas där. Under SM-tävlingarna kommer det att vara avprickning i alla grenar så kom ihåg att det också är en pedagogisk uppgift att lära ut ett beteende för framtiden, d v s att man går och prickar av sig. I Tresteg i ungdomstävlingar där flera plankor används kan det vara bra att redan vid avprickning skriva i vilken planka man tänk att använda detta för att man ska kunna klumpa ihop deltagare från samma planka, tävlingen går mycket snabbare då, genomför alltså lottningen inom de två grupperna. Startlistor (sätts upp, används på webben och finns i ev programblad) Startlistor publiceras på Internet några dagar innan, men kan också sättas upp vid avprickningen samt användas i ev programblad. Protokoll (papper, delas ut) o Löpprotokoll Löpprotokoll ska göras i minst fyra ex där man nästan alltid ger protokoll till: Starter/startupprop Eltid Speaker Målchef o Teknikprotokoll Teknikgrensprotokoll ska till grenen (två ex om det gäller längd och tresteg där även vindprotokoll behövs) Speaker (om denne följer grenen) o Vindprotokoll i löpgrenar Ofta rapporteras vinden upp till eltid eller målchef direkt vid varje lopp fundera på hur ni får det till rätt instans. Men ha också ett enkelt papper

3 där vindmätaren kan föra in hela dagens vinduppgifter för att enkelt i efterhand kunna kontrollera mot det inmatade resultatet. Resultatlistor (sätts upp, webben och delas ut) När grenen är avgjord kommer resultaten in och man skapar resultatlistor. Svenska Friidrottsförbundet har tagit fram särskilda anvisningar för resultatlistor, läs gärna dem på friidrott.se. Resultatlistorna sätts upp på resultattavlan, läggs ut på webben och delas ev ut till speaker för prisutdelning. Innan tävlingen Kom i tid! En sekretariatschef är den som kommer först och lämnar tävlingen sist. Två timmar innan första tävlingsstart är en bra måttstock. Starta upp datorutrustning Starta upp utrustningen och testa ännu en gång att utrustningen fungerar. Sätt upp avprickningslistor Avprickningslistorna ska upp. Se till att det finns pennor på plats vid avprickningen. Organisera nummerlappsutdelning och efteranmälan Se till att nummerlappsutdelning och efteranmälan fungerar. o Nummerlapparna kan delas ut föreningsvis eller personligt. Det finns fördelar och nackdelar med båda, om man har föreningskuvert är det en hel del arbete innan tävlingen och det innebär också att det kan vara svårt för den aktive att veta var dennes nummerlapp finns. Samtidigt blir det mindre spring vid nummerlappsutdelningen om man kan ha föreningskuvert. o Efteranmälan ska också organiseras och kan med fördel höra ihop med nummerlappsutdelningen. Ofta använder man blanketter som man fyller i och lämnar vidare till personalen vid datorn/datorerna men det går också att ha en dator där man direkt kan lägga in efteranmälningar och kolla upp om personer finns med i startlistan med mera, en så kallad trasseldator. Efteranmälningsfunktionärer kommer också att behöva en kassa för kontantbetalning vid efteranmälan med kvittensblock. Innan och under tävlingen Hämta in avprickningslistorna, Hämta in avprickningslistorna, pricka i dem som deltar och genomför lottning och seedning. Vänta gärna fem minuter extra med att ta ner avprickningslistorna så inte personer som är på gränsen ska behöva missa avprickningen. I ungdomstävlingar kan vi vara mindre restriktiva sedan medan större restriktivitet på SM-tävlingar. Skriv ut protokoll När seedning och lottning är gjord ska protokollen skrivas ut och också distribueras. Se till så att grenledare/starters med fler vet hur det går till på er tävling. Ibland delas listorna ut, ibland hämtas de. Ofta kommer det behövas ordonnanser både för att hämta avprickningslistor men också för att hjälpa starters/eltid med flera att få sina listor.

4 Resultatbearbetning När grenarna är avslutade kan man arbeta på lite olika sätt. Det man hela tiden måste ha reda på är var originalprotokollen finns. En del löser det genom att snabbt kopiera ett par ex för att sätta upp kopia på resultattavla, ge ett ex till speaker, ett ex för inmatning av resultatet och sätta in originalet direkt i en pärm, detta för snabb resultatredovisning på plats och också för att ha koll på originalprotokollet. Andra arbetar med att grenledaren ser till att ha en enkel lista till speakern för snabb priutdelning så är det en inmatad resultatlista som sedan publiceras på resultattavlan och nätet. Det finns andra lösningar också men tänk gärna genom hur ni använder originalprotokollet så att de inte försvinner, snabb resultatredovisning och snabba prisutdelningar är också mycket uppskattat! Lämna inte ifrån dig originalprotokollet! Om speakern får den för en snabb prisutdelning i slutet av tävlingen så stå personligen på plats för att få det tillbaka! Lite beroende på hur många ni är i sekretariatet kan ni också prioritera om ni ska ta med hopp- och kastserier eller inte. Om tiden är knapp är det resultat (samt bästa resultat i godkänd vind om vinden överstigit gränsvärdet i längd/tresteg) som ska prioriteras. Efter tävlingen Samla ihop originalprotokollen Om ni inte redan direkt satt in originalprotokollen i pärm eller i en mapp så måste dessa nu samlas upp. Sortera dem gärna i grenordning, det underlättar både att hitta rätt protokoll i efterhand men också kontrollerandet att alla finns på plats. Webben Att få ut resultatet på Internet är idag självklart och senast direkt efter tävlingen bör de finnas på Internet. Helst ska dessa kontinuerligt uppdateras under dagen, för våra SM-tävlingar är det idag ett krav. Resultatlistan på webben är också på det sättet ni publicerar listan nuförtiden. Förr i tiden skickade det ut resultatlistor per post idag är det publicerad resultatlista på Internet som gäller. Däremot kan man också använda sig av dagens teknik för att skicka ut resultatlistan också per E-post. En del skickar ut listor med bara den aktuella föreningens deltagare till respektive förening. Korrektur Korrekturläsning är också viktigt, det kan vara påpekande från deltagare som hittar fel och korrekturläsning sker också från originalprotokollet. Markera på resultatlistan på webben om ändringar sker samt om resultatlistan är preliminär eller slutgiltig. Fakturering med mera Ofta blir sekretariatet inblandat i att hjälpa till med fakturering av de som ännu inte betalat anmälningsavgiften. Många tävlingsadministrationsprogram har funktioner för fakturering med detaljerade listor om vilka man betalar för.

5 Spara originalprotokollet Oavsett om ni har valt att spara protokollen i pärm eller i en mapp eller har en annan lösning så ska protokollen sparas och arkiveras i minst fem år (spara gärna listorna mycket längre, arkivera gärna för framtiden). Fundera också på hur resultatlistan följer med på Internet när ni bygger nya hemsidor, det är en historisk information som vi vill kunna spara! Andra saker att tänka på Placering av sekretariat Placera gärna sekretariatet i närheten av eltid och speaker, då är vägarna snabba mellan viktiga parter och det är lättare att vara proaktiv. Se till också att miljön är lugn och att man inte stör varandra om fler arbetar. Antal datorer Antal datorer är förstås helt beroende på storleken på tävling och också på hur rutinerade personer man har i sekretariatet. Det är dock ganska vanligt att man har två datorer där en arbetar med teknikgrenarna och den andra med löpgrenarna. Ovan nämns också en bonusdator som kan sköta efteranmälningar det gör förstås saker och ting ännu lättare, men det gäller att också hitta en nivå som är rimlig. Två skrivare är också bra att ha så att man inte blir handfallen om en skrivare krånglar. Rent allmänt är förstås en fräsch utrustning en framgångsfaktor för ett fungerande sekretariat.