KKKs 2015- Tjänsteskrivelse 2015-06-01 1 (8) Kommunledningskontoret Dnr KS 2015-507 Tilläggsanslag Projekt linkoping.se Next Generation KOMMUNLEDNINGSKONTORETS FÖRSLAG TILL BESLUT Förslag till kommunstyrelsens beslut: 1. Kommunstyrelsen ger kommunikationsavdelningen i uppdrag att påbörja projekt linkoping.se Next Generation. 2. Totalkostnad för projektet får uppgå till högst 1 500 tkr över tiden 2015-2016. 3. Finansiering sker inom kommunstyrelsens ram. SAMMANFATTNING Linköping växer och befinner sig i ett intensivt utvecklingsskede. Många stora samhällsutvecklingsprojekt är aktuella och kommunikationsbehovet med kommuninvånare och näringslivsföreträdare är stort för att skapa förutsättningar för dialog och engagemang. Utöver detta förändras kommunikationsbeteendet hos våra målgrupper i snabb takt, inte minst på grund av den intensiva tekniska utvecklingen. Linkoping.se är en mycket viktig kanal som ska kunna komplettera och samverka med andra kanaler, till exempel olika sociala medier där det finns en aktiv närvaro och dialog med kommuninvånarna. Satsningar görs också de kommande åren kring språk utifrån en särskild språkstrategi med fokus på lättläst innehåll och översättningar till andra språk. Tillsammans med en ökad videoproduktion för den nya kanalen Linköping Play kan Linköping arbeta brett med kommunikation genom många kanaler och på så sätt nå olika målgrupper med olika behov. Det är dags att utveckla nästa generations webbplats som ger kommuninvånarna bästa möjliga service och nytta samt speglar bilden av en stor, attraktiv stad att bo och verka i, som tar fasta på våra olika målgruppers behov och kommunikationsmönster. Den externa webbplatsen linkoping.se lanserades 2009. En förstudie som genomfördes december 2014-januari 2015 pekar på att webbplatsen är i stort behov
2 (8) av en total översyn såväl när det gäller innehåll och informationsstruktur samt bakomliggande webborganisation och grundläggande kod. Kommunledningskontoret har utifrån förstudien tagit fram en projektbeskrivning för projekt linkoping.se Next Generation. Syftet med projekt linkoping.se Next Generation är att skapa en webbplats som stödjer vår externa kommunikation och som väl möter upp mot dagens och morgondagens förväntningar. Webborganisationen ska bli effektivare och främja en korrekt och uppdaterad webbplats som ger nytta och service till besökaren. Besökaren ska uppleva att navigationen på webbplatsen är logisk och att informationen ger svar på de frågeställningar hen kommer med. Oavsett vilken enhet besökaren använder på linkoping.se så upplevs webbplatsen tillgänglig och enkel att använda. Totalt beräknas projektet linkoping.se Next Generation kosta 1 500 tkr, detta bedöms i dagsläget kunna finansieras inom ram. Beslutsunderlag: projektplan linkopingse NG.docx projektkalkyl linkopingse NG.docx informationsplan linkopingse NG.docx
3 (8) BAKGRUND Vår kommunikation utgår alltid från mottagarens behov. Vi måste därför vara lyhörda så att vi förstår vad våra målgrupper efterfrågar. Kommunikationen måste också vara tydlig, så att mottagarna får kunskap om vilken service vi erbjuder och kännedom om att vår verksamhet står för kontinuitet och trygghet. (Kommunikationspolicy för Linköpings kommun, 2012) Kommunens externa webbplats linkoping.se lanserades i april 2009. Utvecklingen inom de digitala kanalerna har gått snabbt framåt för varje år och sedan 2009 har omvärlden förändrats radikalt, inte minst när det gäller besökarnas beteenden och förväntningar. I en webbplatsundersökning som genomfördes under sommaren 2014 framkom att andelen besökare som är nöjda med webbplatsen har sjunkit något sedan senaste undersökningen år 2010. Sammantaget behöver förbättringar göras inom flera områden. Sedan lanseringen 2009 har utvecklingsinsatser av webbplatsen gjorts fortlöpande och den årligen återkommande webbplatsundersökning som utförs av Sveriges Kommuner och Landsting har länge placerat linkoping.se bland topp tio av landets kommunala webbplatser. Den snabba utvecklingen inom området, inte minst när det gäller mobila besök, gör dock att en större satsning nu krävs för att bibehålla den positionen nationellt. Det finns en starkt uppåtgående trend vad gäller mobila besök på webbplatser generellt, och linkoping.se är inget undantag. Webbplatsen har totalt omkring 200 000 besök varje månad och drygt vart tredje besök (36 procent, mars 2015) sker idag med smartphone eller surfplatta. De kommande åren väntas dessa mobila besök öka markant, då fler och fler väljer bort desktop till förmån för andra enheter. Det kommer att ställa krav på en webbplats som är väl anpassad för att fungera bra för dessa besökare. Med en responsiv design anpassar sig webbplatsen automatiskt efter den enhet som besökaren använder. Nationellt och internationellt sett är responsiv design något som håller på att bli standard. Det visar även Google som ändrade sökalgoritmen för sökmotorn från april 2015 så att icke mobilanpassade sidor nu rankas sämre vid sökning från mobila enheter.
4 (8) Utveckling mobila besök på linkoping.se, mars månad respektive år 2010-2015 Källa: Google Analytics Informationsstrukturen på linkoping.se har vuxit kraftigt sedan starten 2009. Idag finns det cirka 16500 artikelsidor, varav en del inte fyller ett tydligt syfte. Den senaste webbplatsundersökningen visar att struktur, navigation och innehåll behöver ses över. Omkring var femte besökare upplever att de inte får den information som de söker eller att informationen är otydlig och svår att förstå. Navigationsvägarna behöver bli tydligare för besökaren och sidor på webbplatsen måste ha ett syfte, annars bör de rensas bort för att inte tynga ner strukturen. Svårigheter att hitta kontaktvägar till kommunen via webbplatsen är också något som framkommit i flera webbplatsundersökningar. Webborganisationen består idag av totalt 429 personer varav merparten har behörighet att publicera information på den externa webbplatsen. Variationen är stor när det gäller hur mycket tid som varje redaktör kan lägga på att arbeta med sina sidor. Den riskanalys som genomfördes för linkoping.se januari 2015 pekar inte på några stora tekniska risker, i stället rör de högst bedömda riskerna situationer när förvaltningsarbetet skulle kunna brista. Av de 326 redaktörer som kan publicera på linkoping.se har knappt hälften gjort någon publicering det senaste året. För de redaktörer som är inne i systemet alltför sällan ökar risken för handhavandefel och publicering som strider mot webbplatsens styrdokument, vilket i förlängningen genererar supportkostnader. Dessutom riskerar förstås information på webbsidorna att vara gammal och inkorrekt när webbredaktören inte är aktiv. Den nuvarande webbplatsen bygger på mer än fem år gammal kod och att arbeta och utveckla i gammal kod orsakar betydande merkostnader vid utvecklingsinsatser.
5 (8) Därför är det hög tid att helt bygga om miljön med ny kod och samtidigt införa responsiv design. Linkoping.se är en mycket viktig kanal som ska kunna komplettera och samverka med andra kanaler, inte minst olika sociala medier där det finns en aktiv närvaro och dialog med kommuninvånarna. Satsningar görs också de kommande åren kring språk utifrån en särskild språkstrategi med fokus på lättläst innehåll och översättningar till andra språk.. Tillsammans med en ökad videoproduktion för den nya kanalen Linköping Play kan Linköping arbeta brett med kommunikation genom många kanaler och på så sätt nå olika målgrupper med olika behov. Syftet med projekt linkoping.se Next Generation är att skapa en webbplats som stödjer vår externa kommunikation och som väl möter upp mot dagens och morgondagens förväntningar. Webborganisationen ska bli effektivare och främja en korrekt och uppdaterad webbplats som ger nytta och service till besökaren. Besökaren ska uppleva att navigationen på webbplatsen är logisk och att informationen ger svar på de frågeställningar hen kommer med. Oavsett vilken enhet besökaren använder på linkoping.se så upplevs webbplatsen tillgänglig och enkel att använda. Övergripande mål för hela projektet är att: utveckla en responsiv extern webbplats med en informationsstruktur som utgår från Funkas kommunstruktur Funkaboda.se 3.0 och som tar stöd i E- delegationens Vägledning för webbutveckling. bygga från grunden med webbsidor som har ett tydligt syfte och målgrupp skapa en webborganisation som är sammansatt så att innehållet kan hållas uppdaterat och korrekt. utveckla den nya webbplatsen transparent med en betaversion. Projekt linkoping.se Next Generation består av tre delprojekt; Översyn webborganisation, Design och funktion samt Innehåll och informationsstruktur. För respektive delprojekt finns ett antal mål som tillsammans ska uppfylla de övergripande målen med projektet. METOD OCH ARBETSSÄTT FÖR PROJEKTET Projektet kommer att tillämpa ett transparent arbetssätt där utvecklingen ska ske öppet i en publik betaversion. På så sätt kan de olika målgrupperna ta del av arbetet, testa innehåll och kontinuerligt lämna synpunkter och kommentarer allt eftersom sajten utvecklas. Detta transparenta arbetssätt skapar dialog och bygger förtroende. Särskilda fokusgrupper kommer att användas under projektets olika faser för att säkerställa att vi skapar ett innehåll som är anpassat till dem som använder linkoping.se.
6 (8) KOMMUNALA MÅL Projektet går i linje med majoritetetens mål för Linköping när det gäller att skapa en sammanhållen kommun med framtidstro och delaktighet. Det är något som projektet tar avstamp i. Delaktighet och engagemang hos kommuninvånarna främjas genom projektets transparenta arbetssätt. Ambitionen höjs också när det gäller tillgänglighet för alla kommuninvånare genom att webbplatsens innehåll ska bli lättare att hitta och förstå. Genom att göra webbplatsen responsiv underlättar vi för de kommuninvånare som endast kan (eller vill) använda en smartphone eller surfplatta för sina kontakter med kommunen. Innehållet på kommunens externa webbplats ska följa kommunikationspolicyn för Linköpings kommun. Kommunikationspolicyn styr samtliga riktlinjer och anvisningar för vår kommunikation. I den står det bland annat att kommunikationen ska: Ge medborgarna insyn och uppmuntra till dialog kring kommunens verksamhet Ge medborgarna kännedom om den service Linköpings kommun och andra utförare erbjuder Befästa och stärka Linköpings kommuns varumärke internt såväl som externt Bidra till att skapa förutsättningar så att människor trivs och kan förverkliga sina idéer Påverka samhällsutvecklingen i frågor som är viktiga för Linköpings kommuns fortsatta tillväxt ÅTGÄRDSFÖRSLAG Kommunledningskontoret bedömer att en koncentrerad satsning krävs för att säkerställa att kommunens externa webbplats kan erbjuda en god service och möta de förväntningar som finns idag hos omvärlden. Inte minst gäller det införandet av en responsiv design som gör webbplatsen mer tillgänglig för mobila besökare. RESURSBEHOV Projektledning och viss delprojektledning ryms inom befintliga resurser hos kommunledningskontoret. Viss tid för delprojektledning (delprojekt Innehåll och informationsstruktur) kommer att behöva köpas från Leanlink enligt överenskommelse. Konsultstöd köps in från upphandlad webbleverantör Consid Linköping AB. KALKYLER En projektkalkyl finns framtagen. Se bilaga 2.
7 (8) FINANSIERING Totalt beräknas projektet linkoping.se Next Generation kosta 1 500 tkr, detta bedöms kunna finansieras inom ram. Projektkostnaden 2015 respektive 2016 bedöms uppgå till ungefär lika stora delar. Kostnaden 2015 finansieras inom ram genom utnyttjande av prognostiserat överskott. Kostnaden 2016 bedöms kunna hanteras inom ram genom omfördelning av budgetmedel. LEGALITET Ur kommunallagen kap 6: 8 Nämnderna skall verka för att samråd sker med dem som utnyttjar deras tjänster. Information till enskilda 8 a /Träder i kraft I:2015-07-01/ När enskilda kan välja mellan olika utförare av nämndens tjänster, ska nämnden lämna information om samtliga utförare om inte annat är särskilt föreskrivet. Sådan information ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. Lag (2014:573). JÄMSTÄLLDHET En satsning på linkoping.se främjar alla kommuninvånare. Dock är andelen kvinnor som besöker webbplatsen betydligt större än andel män, vilket är ett typiskt mönster för kommunala webbplatser. Åldersmässigt så är den typiska besökaren på linkoping.se mellan 26 och 55 år, vilket kan bero på att det är den åldersgruppen som använder kommunens olika tjänster i störst utsträckning. Allt fler väljer idag av olika skäl, även ekonomiska, att endast använda en smartphone för att surfa på webbplatser. Genom att göra linkoping.se tillgänglig även för smartphones och surfplattor kan fler personer lättare ta del av information och kommunal service och klyftorna kan minskas till vissa grupper. Linkoping.se utvecklas enligt den internationella standard som finns för teknisk tillgänglighet, Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0). Detta gör att personer med olika funktionsnedsättningar som använder läshjälpmedel kan tillgodogöra sig innehållet på webbplatsen och ökar möjligheten för alla att delta i samhället på lika villkor. Sedan 2008 samarbetar kommunledningskontoret med Funka som är specialister inom området tillgänglig webb. Funkaboda.se är en webbplats som Funka utvecklat under ett par år utifrån alla användartester som de utfört med riktiga användare. Stor vikt har lagts på förståelse av de begrepp som används på webbplatsen. Allt fler kommuner väljer att använda denna generella kommunstruktur eftersom kommuner till stor del erbjuder likartad service och tjänster. Genom att fler och fler kommuner börjar tillämpa samma informationsstruktur underlättar vi igenkänning när invånare förflyttar sig mellan kommuner i landet.
8 (8) SAMRÅD Samråd har skett med kommundirektörens stab, kommunledningsgruppen samt med det kommungemensamma webbrådet. Samråd har även skett med ekonomichef som tillstyrker förslag till finansiering. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING Webbplatsen utvärderas kontinuerligt med olika webbplatsundersökningar, användartester och granskning av besöksstatistik. En del i projektet handlar också om att ta fram bättre rutiner inom webborganisationen för löpande uppföljningar ute i verksamheterna. MBL LÄNKAR KOMMUNLEDNINGSKONTORET Joakim Kärnborg Catarina Thuning Beslutet skickas till: Skriv in organisation eller person