Ärende 1 (8) Datum 2014-10-06 Förslag till ny organisation för Trelleborgs kommuns webbplatser 1. Bakgrund Vid mötet i e-delegationens styrgrupp den 5 juni 2013 fick avdelningen för strategi och kommunikation i uppdrag att ta fram ett förslag på ny organisation för webbplatserna. Uppdraget kom som en direkt följd av arbetet med e- strategin som behandlades under samma möte och syftet är att kunna säkerställa en enhetlig och hög nivå vad det gäller kvalitén både ur ett språkligt och tillgängligt perspektiv på kommunens webbplatser, och att kunna förse besökarna med det som de behöver och vill ha. I Revisionens rapport Granskning av kommunstyrelsens mål för kommunens hemsida (december, 2013) rekommenderar Revisionen Kommunstyrelsen att se till att det finns en kostnadseffektiv och ändamålsenlig organisation för arbetet med hemsidan samt att denna finns tydligt beskriven. I den rapport (2014:7) som Trivector tagit fram Kommunikationsarbetet En genomlysning i Trelleborgs kommun är följande förbättringsförslag en av de saker som framkommit av genomlysningen: Kommunikationsarbetet inom Trelleborgs kommun behöver struktureras upp och ledas av en resursstark, förankrad och väldefinierad central kommunikationsenhet. 2. Nuvarande organisation Administrationen och utvecklingen av kommunens övergripande webbplats www.trelleborg.se och intranätet Slättnet sköts av kommunens infomaster på kommunikationsenheten. Ute på förvaltningarna och i en del av de kommunala bolagen (de som är en del av kommunens externa webbplats) finns det ca 60 webbredaktörer som de flesta publicerar på både den externa och den interna webbplatsen. Alla förvaltningar har en huvudredaktör som ska ha en mer övergripande kontroll på förvaltningens sidor och som regelbundet träffas på redaktörsmöten. Dessa har även till uppgift att vidarebefordra information och ge support till förvaltningens övriga redaktörer. Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 2.1 Webbredaktörerna Redaktörerna är inte webbredaktörer eller kommunikatörer till yrket. De har alla uppgiften att publicera på webben som en bisyssla till sin vanliga tjänst och det blir inte lättare för dem när det oftast inte finns tid avsatt denna uppgift och de behöver stressa med ovana arbetsuppgifter. Kunskaperna i att uttrycka sig i skrift, att skapa tillgängliga filer och bildbehandling med mera varierar mellan de olika redaktörerna. Detta sammantaget gör att det krävs mycket support till många av redaktörerna, och att det ofta blir olika typer av fel vid publicering som behöver korrigeras i efterhand vilket är tidsödande. De flesta av kommunens redaktörer arbetar relativt sällan med publicering.
2 (8) Vid en undersökning av de då befintliga webbredaktörerna i maj 2012 svarade 35 av dem på frågan hur ofta de publicerar. Endast nio stycken av dem svarade att de publicerade en eller flera gånger i veckan, 20 personer att de publicerade en eller flera gånger i månaden och sex personer mer sällan än en gång i månaden. De behöver förutom den grundläggande utbildningen i hur man rent tekniskt publicerar utbildas i bland annat juridik kring webbpublicering, att skriva för webb, bildhantering, i tillgänglighet och i sökmotoroptimering. Utbildning i webbpublicering är egentligen den lilla biten. Med ett så pass stort antal redaktörer är det många som behöver utbildas och utbildningarna behöver ske fortlöpande och frekvent eftersom det förekommer en hel del personalförändringar på bara ett år. Något som blir kostsamt i längden och kräver en hel del administration. 2.2 Antal redaktörer per förvaltning som har utbildats i webbpublicering Arbetsmarknadsförvaltningen 2 Bildningsförvaltningen 5 Fritidsförvaltningen 4 Kommunledningsförvaltningen 12 Kulturförvaltningen 6 Räddningstjänsten 3 Samhällsbyggnadsförvaltningen 9 Serviceförvaltningen 3 Socialförvaltningen 3 Tekniska förvaltningen 11 Trelleborgs kommuns utvecklings AB 2 Östersjöterminalen AB 1 Trelleborgs Fjärrvärme AB 1 3. Problembeskrivning 3.1 Den externa webbplatsen och kraven utifrån Kommunens webbplats www.trelleborg.se är kommunens ansikte utåt och kommunens viktigaste kanal i kontakten med medborgarna, vilket gör att det är viktigt att den ger ett professionellt och enhetligt intryck och hjälper till att stärka kommunens varumärke. Riksdagen ställer krav på kommunerna och på myndigheter att deras webbplatser ska vara skrivna på klarspråk (Regeringens proposition 2005/06:2 Bästa språket - en samlad svensk språkpolitik), det vill säga god svenska, vilket i sin tur ställer höga krav på webbredaktörerna när det gäller språket i det som publiceras. Krav på bland annat tillgänglighet och användbarhet finns i E- delegationens Webbriktlinjer för offentlig sektor (http://www.webbriktlinjer.se/) vilket kräver att innehållet på webbplatsen publiceras på ett korrekt sätt för att vi ska kunna leva upp till dem. Allmänheten ställer höga krav på att kunna hitta information om kommunens verksamheter, om att den ska vara uppdaterad och på att få god service via webbplatsen vid alla tider på dygnet. Den externa webbplatsen, www.trelleborg.se, består i dag av 9 813 sidor, ett antal som ständigt stiger.
3 (8) Att jobba med att lägga ut nya sidor och nyheter är bara en liten del av arbetet med webbplatsen. Det gäller också att ha kontroll på sidorna, se till att uppdatera dem och att ständigt arbeta med att förbättra dem. Mycket av arbetet med att publicera material sker i dag slentrianmässigt och utgår inte alls från besökarna och deras behov vilket borde vara utgångspunkten vid all publicering. 3.2 Kommunens intranät, Slättnet Slättnet, kommunens intranät ska vara ett system för verksamhetsnytta, och det nav varifrån man som anställd ska komma åt allt det man behöver för att kunna arbeta effektivt. Slättnet har också en väldigt viktig funktion för att stärka såväl vikänslan bland de anställda som kommunens varumärke. Anställda som fungerar som ambassadörer för kommunen är en stor tillgång. Det behövs en hel del arbete internt i organisationen innan vi är där och högre prioritet för detta arbete. Aktiviteten är inte så hög som man skulle önska i dag och på många håll förekommer det förvirring kring vilket material som ska publiceras var (delvis på grund av att det finns en mängd andra interna system) vilket gör att vi inte får den nytta av intranätet som vi borde ha. De flesta verksamheter och redaktörer lägger i dag mycket mer tid och kraft på att uppdatera och publicera på den externa webbplatsen än på den interna och den innehåller i dag 1 124 sidor. 3.3 Kostnader och kontinuitet För att få en hög kvalitet på webbplatsen krävs att det finns kontinuitet i arbetet med webbplatsen och att alla som jobbar med den samordnar arbetet som alltid måste utgå från besökarnas behov. Utbildningskostnader för en heldagsutbildning i webbpublicering kostar ca 15.000:- för en grupp om max nio personer i vår egen utbildningslokal. Men det är på sikt långtifrån den största kostnaden. Det behövs kompletterande utbildning i en mängd olika ämnen; juridik för webb, bildbehandling, tillgänglighet, skriva för webb, statistik, sökmotorer, m.m. I vissa fall kan vi använda interna föreläsare men i många fall behöver tjänsten köpas in utifrån. Många sällananvändare kräver mycket support per telefon och e-post och i vissa fall praktisk handledning vid datorn. Många sällananvändare gör att det behövs en mängd skriftliga manualer. Många texter behöver skrivas om helt eller delvis innan publicering vilket gör att det blir en del dubbelarbete. Saker som strider mot kommunens publiceringsriktlinjer eller skapar tillgänglighetsproblem behöver korrigeras frekvent. Ju ovanare man är på publicering, desto längre tid krävs vid varje publicering. Något som tar en van webbredaktör med flera års erfarenhet 10 minuter kan för någon som är ovan och oerfaren ta närmare en timme. Det är inte helt ovanligt att redaktörer byts ut på förvaltningarna till exempel på grund av ändrade arbetsuppgifter inom ett år, vilket gör att de inte har en chans att hinna bli självgående utan support och stöttning.
4 (8) Kostnaderna för arbetstiden står både i proportion mot hur mångårig vana man har vid webbarbete och hur ofta man arbetar med det. För en person med mångårig vana tar en avancerad sällanuppgift mindre arbetstid än vad än vanlig, enkel uppgift tar för den som bara har ett års erfarenhet. 4. Webbkommunikatörens/webbredaktörens roll 4.1 Webbkommunikatör/webbredaktör en profession. Varför? Alla kan skriva, men alla kan inte kommunicera. Att publicera på en webb handlar inte bara om att det ska finnas där. Det digitala mediet utvecklas väldigt fort. Det kostar för mycket pengar. I kompetensutveckling I intern kommunikation I det dagliga arbetet Att skriva texter är inte svårt. Att klicka på rätt knapp är inte heller svårt. Men att veta vad man ska kommunicera och inte till den aktuella målgruppen är svårt. Det kan jämföras med att ge ut en tidning där redaktionen väljer ut vad som ska tas med i den. Hur vet vi att den information som vi har på webbplatsen faktiskt används om vi inte mäter det? Det är inte effektivt att lägga ut allt vi har. Informationssamhället är väldigt stort och för att underlätta för besökarna ska vi publicera det som de vill ha, inte allt vi har. Att kunna visa upp en samlad bild av kommunen utåt och att genomföra varumärkesplattformen konsekvent kräver att alla som arbetar med kommunikation är väl insatta i den. Det är inte länge sedan Facebook var helt nytt. Idag har närmare fem miljoner svenskar konto på Facebook. Utvecklingen går alldeles för fort för att man på fyra timmar i veckan ska hinna med. På drygt tio år har Google växt från ingenting till var är de idag. Google ändrar ständigt sitt sätt att indexera våra webbplatser vilket gör att vi måste hänga med om våra sidor ska hittas vid sökning. Att jobba för sällan gör att man blir ineffektivare. Jämför med bilkörning. Det är dyrare att utbilda 50 personer i jämförelse med tio. Bara i arbetsbortfall. 4.2 Vad ska en professionell webbkommunikatör/webbredaktör kunna? Kunna skriva specifikt för kanalen webb på klarspråk oavsett om det är till nyheter eller mer statiska sidor, inte bara överföra från tryckt material. Kunna skapa tillgängliga pdf-filer. Behärska bildbehandling för webb med t.ex. Photoshop Fotografera digitalt. Förstå sökmotoroptimering och veta hur man positionerar sig bättre i sökmotorer.
5 (8) Ha mycket god erfarenhet av webbpubliseringssystem och publicering av innehåll. Ha förståelse för webben, sociala medier, digital kommunikation och att bidra till att bygga ett varumärke. Ha grundläggande kunskap i HTML och semantik på webben Kunna lära sig skriva på lättläst svenska. Detta arbete är så pass komplext i dag att det finns som utbildning på högskolenivå, till exempel ger en sådan utbildning 120 högskolepoäng vid Borås högskola. 5. Omvärlden Hur arbetar andra kommuner? Eftersom det var framgångsrikt att decentralisera olika funktioner såsom PAoch ekonomifunktionerna inom kommunerna var det naturligt att välja även den organisationen för webborganisationen när webbplatsen skulle börja skötas inom kommunens egen organisation år 2000. Under de senaste åren har både ekonomi- och personalfunktionerna inom Trelleborgs kommun centraliserats eftersom det ger så många fördelar och effektiviseringsvinster. Eftersom kraven på webbplatserna har blivit allt större med tiden när webben har blivit en naturlig del av de allra flestas vardag har man inom många kommuner insett att professionen webbredaktör/webbkommunikatör behövs för att kunna möta upp kraven som medborgarna ställer. På allt fler kommuner har man nu tankar kring att centralisera dessa arbetsuppgifter och lägga dem på professionella webbkommunikatörer/webbredaktörer för att få alla de fördelar som det ger. En del kommuner har redan genomfört det och andra har kommit en bit på vägen. Denna trend syns i undersökningen Hur mår Sveriges webbplatser? Trendundersökning 2014 från Web Service Award som visar att andelen som väljer att centralisera arbetet med webbplatserna har ökat från tidigare år. 5.1 Exempel: Örebro kommun Örebro kommun har haft en centraliserad organisation för arbetet med sin webbplats sedan 2009. De har ca 15 personer som sitter centralt och jobbar huvudsakligen med webben. Det finns endast ett fåtal lokala publicerare kvar. Kvalitet i text och bilder är en fördel, med den viktigaste är att webben ger större medborgarnytta. De som jobbar med webbplatsen brukar säga "Finns det inte i effektkartan, så finns det inte på webben". Den kontrollen är svårare att få i en decentraliserad organisation. När SKL har undersökt kommunernas webbplatser i undersökningen Information till alla? Placerade sig Örebro kommun på första platsen både 2012 och 2013. Örebro kommun har ca 13 725 (2012) anställda och 139 559 invånare (30.6.2013).
6 (8) Källa om organisationen: Erik Lundell, Webbstrateg, Örebro kommun 5.2 Exempel: Helsingborgs stad 2010 omorganiserade Helsingborgs stad sin organisation kring arbetet med sin webbplats för att kunna arbeta med webbplatsen utifrån besökarnas behov i stället för utifrån organisationens behov och på så sätt höja kvalitén på webbplatsen. Från att ha haft flera hundra webbredaktörer övergick man till en central webbredaktion på fem personer och 60 professionella kommunikatörer som ägnar minst 25 % av sin arbetstid åt webbplatsen. Av dessa 60 kommunikatörer är det ca 25 personer som skriver innehållet till webbplatsen och satsningen på klarspråk på webbplatsen kammade hem utmärkelsen klarspråkskristallen 2011. Genom att ha ett mycket mindre antal som publicerar har man haft större möjligheter att stötta dem i deras arbete och utbilda dem i mer kvalificerade aspekter kring webbarbete än tidigare. Helsingborgs stad har ca 10 000 anställda med de kommunala bolagen inräknade och 132 011 invånare (2012). Källa om organisationen: Björn Westerlund, Chef för webbavdelningen i Helsingborgs stad 5.3 Exempel: Sollentuna kommun I Sollentuna kommun har man skapat en central funktion kring arbetet med webbplatserna och man har en innehållsansvarig för den externa webben, en för den interna webben, en webbmaster, en designer och en webbstrateg. Det finns åtta kommunikatörer/huvudredaktörer som ansvarar för varje förvaltnings information på den externa webben samt två huvudredaktörer för intranätet. Det finns utöver det redaktörer som jobbar ute i enheterna som ansvarar och uppdaterar på enskilda sidor. Sollentuna kommun har ca 3 475 anställda och 66 859 invånare (2012). Källa om organisationen: Richard Sundwall, Kommunikatör Sollentuna kommun 6. Förslag på ny webborganisation En centralisering skulle göra det enklare och mer kostnadseffektivt att få en effektiv och kvalitativ webb. Förslaget är att vi därför successivt flyttar arbetet med kommunens webbplatser till en central funktion på kommunledningsförvaltningen. Centraliseringen sker i etapper där de förvaltningar som har störst behov av att få hjälp inom området prioriteras, medan arbetet kan fortsätta som vanligt inom de förvaltningar som anser sig ha tillräcklig bemanning inom området under en övergångsperiod. Då behöver inte flera utbildas i publicering på förvaltningarna och arbetet kan smidigare flyttas över till den centrala enheten. Genom att ta det successivt kan organisationen anpassas efter de behov som finns.
7 (8) Kontinuerlig genomlysning av arbetet och organisationen ska borga för att organisationen anpassas efter behoven. En central bemanning skulle ge följande fördelar: Webbkommunikatörer/redaktörer med kunskap om kommunikation och digitala medier. Webbkommunikatörer/redaktörer med ett gemensamt mål. Webbkommunikatörer/redaktörer som ständigt utvärderar och följer upp det som görs. Ökad kompetens bland webbkommunikatörer/redaktörer. Ett användarvänligt och smart arbetssätt genom hela processen. Ett enhetligt bildtänk och språk. En överblick och ett helhetstänk och kan därmed mer effektivt arbeta med att förstärka kommunens varumärke Webbkommunikatörerna/redaktörerna kan täcka upp för varandra vid semester och annan frånvaro. Det är lättare att anpassa organisationen efter de behov som finns. Ett nära samarbete med förvaltningarna kommer att behövas under hela processen likväl som i framtiden för att innehållet på webbplatsen ska kunna kvalitetssäkras. 7. Ekonomi En huvudprincip bör vara att personalkostnaderna finansieras genom att resurser överförs från förvaltningarna till kommunens kommunikationsenhet. När webbredaktörsarbetsuppgifter flyttats från förvaltningarna till kommunikationsenheten ska också ekonomiska resurser flyttas till enheten. 7.1 Införande Initialt krävs investeringar i form av teknik, möbler, med mera. Dessa föreslås finansieras i första hand via kommunstyrelsens investeringsram. 7.2 Genomförande Kunskapsöverföring kring hur arbetet sker i dag behövs i samband med att kommunikationsenhetens personal övertar arbetsuppgifter. Detta innebär att de som publicerar på förvaltningarna i dag måste sätta av tid och beskriva hur det ser ut idag. Även framöver kommer ett nära samarbete med förvaltningarna att behövas för att den webbkommunikatör/redaktör som ansvarar för förvaltningens sidor ska ha kontroll på vad som händer och kunna ta initiativ till uppdateringar och förbättringar. Bilagor Revisionsrapporten: Granskning av kommunstyrelsens mål för kommunens hemsida
8 (8) Rapport 2014:7 från Trivector Kommunikationsarbetet En genomlysning i Trelleborgs kommun Hur mår Sveriges webbplatser? Trendundersökning 2014 från Web Service Award