ATT LEVERERA INFORMATION TILL E-ARKIV STOCKHOLM

STOCKHOLMS STADSARKIV ATT LEVERERA INFORMATION TILL E-ARKIV STOCKHOLM

ATT LEVERERA INFORMATION TILL E-ARKIV STOCKHOLM Version 1.1 2013 Författare: Louise Högberg

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 3 HÅLL INFORMATIONEN LEVANDE... 3 LEVERERA INFORMATION... 4 IBLAND MÅSTE INFORMATION LEVERERAS... 4 E-ARKIV STOCKHOLM... 4 VARFÖR INFORMATION SKA LÄMNAS TILL E-ARKIVET... 5 ANSLUTNINGSARBETET... 6 STEG 1 FÖRMÖTE... 6 Informationsvärdering... 7 Redovisningsstruktur... 8 Förändringar och format... 8 Resurser och tidplan... 8 STEG 2 TA FRAM KRAVSPECIFIKATION... 9 Metadata för informationsredovisning... 9 Definiera arkivobjekt och dess struktur... 10 Huvudobjekt och underobjekt... 11 Gallring... 12 Juridisk klassificering av informationen... 12 Kartlägg återsökningsbehov efter leverans... 12 Besluta om filformat och teckenuppsättning... 13 Bestäm anslutningstyp... 14 STEG 3 TA FRAM LEVERANSPAKET... 15 STEG 4 UPPRÄTTA TRANSPORTFÖRBINDELSE... 15 Integration i en synkron anslutning... 15 Verifiera förutsättningar för integration... 15 STEG 5 GENOMFÖRA TESTER... 15 Test och produktionssättning... 16 STEG 6 PRODUKTIONSSÄTNING OCH UTBILDNING... 16 Stadsarkivet tar över ansvaret... 16 Upprätta leveransöverenskommelse/leveransavtal... 16 KONTINUERLIG LEVERANS OCH ÅTERSÖKNING... 17 ANSLUTNING TILL E-ARKIVET SKA FÖRVALTAS... 17 BILAGOR OCH REFERENSER... 17 BILAGOR... 17 REFERENSER... 18 REVISIONSHISTORIK... 18

INLEDNING Denna vägledning vänder sig till de förvaltningar och bolag som - behöver information om digitalt bevarande - ska leverera information till stadens gemensamma e-arkiv. Handledningen beskriver främst de aktiviteter som förvaltningen måste göra inför en leverans till e-arkiv Stockholm. Till handledningen finns bilagor i form av mallar och specifikationer för den som vill fördjupa sig. Vägledningen ersätter de tidigare vägledningarna Att bevara digital information i Stockholms stad, Att leverera digital information till Stadsarkivet och Handledning för leverans och återsökning av digital information i e-arkiv Stockholm. Vägledningen använder begreppet förvaltning för stadens myndigheter. Detta begrepp omfattar i detta fall även stadens bolag och stiftelser. Policy och riktlinjer (se referens 4) och en lista med terminologi och begrepp (se referens 6) har tagits fram för e-arkiv Stockholm. HÅLL INFORMATIONEN LEVANDE Det är information som ska bevaras, inte system med funktion och användargränssnitt. Det krävs aktiva insatser för att den digitala informationen ska förbli begriplig och användbar. Man måste redan från början försäkra sig om att informationen kan föras vidare till morgondagen och ha beredskap för att då byta till morgondagens arkivformat. Möjligheterna att bevara digital information ökar, om man tidigt ser till att följande krav är uppfyllda: - Informationen lagras i enkla och stabila format, så att format och programvara kan bytas med endast försumbara informationsförluster. - Informationen ska inte kunna förstöras eller förändras utan formella beslut. - Interna och externa informationsbehov ska kunna tillgodoses på lång sikt. I vissa programvaror ingår arkivering eller historik som funktion. Det innebär i praktiken tidsbegränsad lagring i systemberoende form. Sådana arbetsarkiv kan inte användas för att bevara digital information på lång sikt. Inte heller säkerhetskopior fungerar som digitala arkiv, eftersom de är beroende av viss programvara för att kunna läsas. Ställ krav på fungerande arkiveringsrutiner redan när ett system upphandlas eller utvecklas. Det sparar både tid och pengar. Kontakta Stadsarkivet inför upphandling av nya system. Stadsarkivet kan hjälpa till med vilka krav man redan från början bör ställa på ett nytt system med anledning av anslutning till e-arkiv Stockholm. Det finns en vägledning som handlar om att ställa

arkivkrav på system, vilken fingerar som en första informationskälla när man funderar på att upphandla ett nytt system, se referens 1. LEVERERA INFORMATION Information förlorar efter en tid betydelse för verksamheten, men som fortfarande efterfrågas av andra. Stadsarkivets uppgift i staden är bland annat att tillgodose behov av information på lång sikt. Kostnader för att lagra digital information i ett arkivformat på Stadsarkivet är i regel lägre än att utöka lagringsutrymmet på server eller ha ett itsystem i drift enbart för att ha tillgång till inaktuella uppgifter. När information har levererats behöver förvaltningen eller bolaget inte själv lägga resurser på att planera och utföra de arbetsuppgifter som krävs för digitalt bevarande. Om pappershandlingar ska levereras till Stadsarkivet och det finns digital information som hör ihop med pappershandlingarna ska de digitala uppgifterna och pappershandlingarna levereras samtidigt, t ex: - digitala uppgifter kan fungera som sökväg till akter i pappersformat - vissa handlingar i ett ärende kan finnas i pappersform och andra handlingar i samma ärende lagras digitalt. IBLAND MÅSTE INFORMATION LEVERERAS Om en förvaltning eller ett bolag upphör ska alla handlingar, inklusive digital information, levereras till Stadsarkivet inom tre månader. Ett exempel är när ett kommunalt bolag säljs till en privat ägare. Det är den förvaltning eller det bolag som ska upphöra eller säljas som ansvarar för att den digitala informationen levereras till Stadsarkivet. Om verksamheten förs över till någon annan kommunal förvaltning eller bolag följer informationen (de allmänna handlingarna) och ansvaret med verksamheten. E-ARKIV STOCKHOLM Stockholms stadsarkiv kan med hjälp av stadens gemensamma e-arkiv (e-arkiv Stockholm) ta emot och tillgängliggöra digital information från stadens verksamheter. Det kan handla om information som - är intressant för andra att återsöka och använda - kräver prestanda och ställs av för att avlasta verksamhetssystemet - är inaktuell och kan ställas av. Till e-arkivet finns en webbaserad söktjänst. Via tjänsten Webbsök 1 kan vem som helst nå e-arkivet via webben. Dock kan man inte se all information i e-arkivet eftersom delar 1 Webbsök nås via Stockholms stadsarkivs hemsida 4

av informationen är sekretessklassad enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) eller omfattas av Personuppgiftslagen (PUL). E-arkivet tillhandahåller ett IT-stöd kopplat till ett regelverk och följer ett antal viktiga grundprinciper som grundar sig på internationella standarder. VARFÖR INFORMATION SKA LÄMNAS TILL E-ARKIVET När information levereras till e-arkiv Stockholm ges möjlighet att: - informationen kan återsökas, hämtas och återanvändas av fler intressenter än den egna förvaltningen både internt inom staden, av andra myndigheter utanför stadens organisation samt medborgare, företag och näringsidkare - förvaltningen, och i förlängningen staden, minskar sina kostnader för informationshanteringen, t ex prestanda, licenskostnader samt att man inte behöver utveckla egna e-arkivlösningar - långtidslagring i digital form säkras - förändra arbetssätt och arbeta mot en digital helhetslösning för sin informationshantering. Vid leverans till e-arkiv Stockholm tar Stadsarkivet över ansvaret att - göra informationen tillgänglig - upprätthålla informationens autenticitet och integritet - bevara och framtidssäkra informationen eller - gallra informationen när den inte längre ska finnas kvar. E-arkiv Stockholm tillhandahåller en uppsättning tekniska tjänster för att möjliggöra leverans och återsökning utifrån verksamheternas olika behov och förutsättningar. Leveranser kan ske genom att: - leveranspaket 2 skickas till e-arkiv Stockholm via stadens SOA-plattform 3 - leveranspaket skickas till e-arkiv Stockholm via en utpekad filarea FTP - Information levereras på ett portabelt medium, t ex USB-minne. Informationen i e-arkiv Stockholm tillgängliggörs genom - gränssnitt för uppkoppling för sökning och hämtning via stadens SOA-plattform - e-tjänst för sökning och visning på Internet - applikation för sökning och visning i Stadsarkivets läsesal - applikation för handläggare. 2 Med leveranspaket avses informationen och bevarandemetadata. 3 SOA-plattformen är stadens gemensamma integrationsplattform som tillhandahåller gemensamma tjänster. 5

ANSLUTNINGSARBETET Planeringen kring arbetet med anslutningar till e-arkiv Stockholm dokumenteras i en anslutningsplan. Anslutningsplanen har på uppdrag av kommunfullmäktige tagits fram av Stockholms stadsarkiv. Anslutningsplanen finns på Stadsarkivets hemsida. Anslutningsarbetet bedrivs i ett gemensamt projekt av Stadsarkivet och anslutande förvaltning. Stadsarkivet projektleder arbetet i normalfallet. Anslutningsarbetet består av följande steg: Figur1. 1. Förmöte 2. Ta fram kravspecifikation 3. Ta fram leveranspaket 4. Upprätta transportförbindelse 5. Genomföra tester 6. Produktionssättning och utbildning E-arkiv Stockholm räknas som ett av stadens centrala system och delar av kostnaden för detta fördelas därför på alla förvaltningar, oavsett om man har anslutit någon information eller inte. E-arkiv Stockholms finansiering är uppdelad i tre delar: - en fast del som är proportionerlig utifrån varje förvaltnings- och bolags driftsbudget - en rörlig del som baseras på lagringsutrymme - en ersättningsdel till Stadsarkivet främst för projektledning och tester i anslutning till anslutningsprojektet, se referens 5. Kostnadsbilden för anslutningsarbetet dokumenteras i en uppdragsbeskrivning och alla kostnadsdrivande förändringar ska regleras i denna. I de fall förvaltningen tar in extern kompetens för uttag och för att göra leveranspaket betalas dessa kostnader av förvaltningen. STEG 1 FÖRMÖTE Stadsarkivet skickar ut en kallelse till ett s k förmöte. Förmötet hålls i god tid innan själva anslutningsarbetet påbörjas för att det ska finnas utrymme för eventuellt förberedande arbetsinsatser. På förmötet ska arkivansvarig, arkivarie, systemansvarig 6

och/eller IT-ansvarig samt representant från verksamheten medverka från förvaltningens sida. På förmötet går projektledaren från Stadsarkivet igenom anslutningsarbetets olika faser. Det främsta syftet med förmötet är att fånga upp och påbörja arbetet med tidskrävande åtgärder som annars fördröjer anslutningsarbetet när väl själva projektet satt igång. Följade frågor gås därför igenom: - informationskvalitet - värdering av information - redovisningsstruktur för informationen - eventuella kommande förändringar som kan påverka anslutningsarbetet, t ex verksamhetsförändringar, systembyten, versionsuppgraderingar av systemet eller utveckling av e-tjänster - informationens format, vissa format kan behöva konverteras innan en anslutning görs - resurser, budgetering och tidplan. Det är de levererande förvaltningarna som ansvarar för att ovanstående punkter genomförs till dess att man gemensamt börjar arbeta med att ta fram en kravspecifikation. Informationsvärdering All information som levereras till e-arkiv Stockholm ska ha värderats för att avgöra om den ska bevaras eller gallras. Ska delar av informationen gallras ska den omfattas av ett gallringsbeslut från Stadsarkivet. I vissa fall regleras gallringen genom lagstiftning. Gallringsfunktionen i e-arkiv Stockholm utgår från villkor (t ex avslut, leverans till e- arkivet) och tidsfrist. Villkor och tidsfrist måste finnas med som metadata vid leverans till e-arkivet. Gallringsfrister som inte följer denna regel t ex gallras vid inaktualitet måste omprövas. I e-arkivet kommer information från stadens förvaltningar och bolag att lagras på ett och samma ställe. Nya möjligheter skapas för informationshanteringen. Därför bör gallringsbesluten omprövas för att se om informationen: - kan gallras i högre grad då samma information kanske levereras av andra system/processer - ska bevaras i högre grad då information som tidigare har gallrats får ett mervärde då den kan kopplas samman med annan information. Mediebyte kan leda till ett bevarande och en omprövning av gallringsbeslut. Stadsarkivet har en vägledning som utförligt beskriver hur man går tillväga för att värdera sin information, se referens 2. 7

Redovisningsstruktur För att kunna återsöka, hämta och återanvända information över tid och sätta den i sitt verksamhetsmässiga sammanhang måste en redovisningsstruktur för informationen upprättas. Stadsarkivet har en vägledning som utförligt beskriver hur man går tillväga för att ta fram en redovisningsstruktur. Redovisningsstrukturen utgår från stadens modell att redovisa information utifrån verksamhetens uppdrag. Uppdraget beskrivs genom verksamhetsområden och processer, se referens 3. Om verksamheten saknar en processorienterad struktur så ska en sådan tas fram till dess att anslutningsarbetet påbörjas. Stadsarkivet kräver inte att hela verksamheten ska vara strukturerad enligt denna modell men den information som ska levereras ska var redovisad på detta sätt. Information som av någon anledning inte kan redovisas enligt processorienterad informationsredovisning får redovisas enligt en alternativ struktur som tas fram i samarbete mellan Stadsarkivet och anslutande förvaltning. Förändringar och format Det är bra att så tidigt som möjligt uppmärksamma eventuella kommande förändringar som kan påverka anslutningsarbetet, t ex verksamhetsförändringar, systembyten, versionsuppgraderingar av systemet och utveckling av e-tjänster. Till förmötet får förvaltningen i uppgift att undersöka om några sådana föreligger så att man vid planeringen av anslutningsarbetet kan ta hänsyn till detta. Vissa format kan behöva konverteras innan en anslutning görs. Detta är ett arbete som kan ta lite tid, dels för att utreda vilken format som är lämpligt att konvertera till och dels för att genomföra konverteringen och även kosta en del pengar. Därför är även detta en fråga som är bra att uppmärksamma redan i förmötesfasen. Resurser och tidplan Anslutningsarbetet är ett samarbete mellan den anslutande förvaltningen och Stadsarkivet. Till varje anslutningsprojekt tillsätter Stadsarkivet resurser i form av projektledare och specialistkompetens. Den levererande förvaltningen ska utse en kontaktperson som i första hand är den som håller kontakten med projektledaren. I det kommande arbetet med att ta fram en kravspecifikation behöver förvaltningen även tillsätta resurser i form av system- och verksamhetskunniga samt arkivarie/arkivansvarig. Kompetensbehovet varierar beroende på förvaltningens egna kunskaper, tekniska miljöer och i vilken del av anslutningsarbetet man befinner sig. 8

Projektets tidsplan styrs delvis av anslutningsplanen. Anslutningsplanen redovisar anslutningsprojekt per år vilket innebär att anslutningarna vanligen är planerade att både påbörjas och avslutas inom det angivna året. Utöver detta så kommer förvaltningen och Stadsarkivet överens om ett datum när projektet ska vara klart. Detta dokumenteras i en uppdragsbeskrivning. STEG 2 TA FRAM KRAVSPECIFIKATION Kravspecifikationen består av ett flertal olika dokument som tillsammans täcker all den information som behövs för att kunna genomföra anslutningen av informationen till e- arkivet. Kravspecifikationen arbetas gemensamt fram av den anslutande förvaltningen tillsammans med representanter från Stadsarkivet under en eller flera workshops. En betydande del av detta arbete är att definiera metadata för informationens struktur i e-arkiv Stockholm samt metadata för arkivobjekten. Metadata betyder rent språkligt data om data eller information om data. Metadata används för att beskriva innehållet och/eller strukturen för en viss datasamling ur något perspektiv. Ett arkivobjekt är t ex ett ärende med metadata och alla tillhörande handlingar (en eller flera). Metadata för informationsredovisning Arkivet är uppbyggt enligt en konfigurerbar och anpassningsbar lagringsstruktur informationsredovisningsstruktur, vilken följer den modell för informationsredovisning som gäller för staden. Denna utgår från olika nivåer och informationen redovisas vanligen utifrån verksamhetsområden och processer, se referens 3. Överliggande nivåer, myndighet och arkivbildare, beskriver från vilken verksamhet leveranserna kommer, se figur 2. I de fall verksamheten har många processer under ett verksamhetsområde kan nivån processgrupp användas för att hålla samman processer som hör i hop. Denna nivå är alltså valbar och kan uteslutas. Beståndsnivån används då informationen inte ska redovisas i e-arkivet utifrån en processorienterad struktur, t ex äldre material eller gemensamma system. Kortfattat kan man säga att verksamheten ska redovisas enligt en processorienterad struktur (de gula nivårena i figur 2) och informationen redovisas enligt arkivobjektstrukturen (de gröna nivåerna i figur 2). 9

Figur 2. Vilka metadata som ska finnas på varje nivå framgår av e-arkiv Stockholms metadataspecifikation för redovisning respektive arkivobjekt (se bilaga 1 och 2). Metadata kan antingen vara obligatorisk eller valbar vilket också framgår av metadatadetaljeringen. För redovisningen av de övre nivåerna i metadatadetaljeringen (gråa och gula nivåerna i figur 2) specificeras alla metadatauppgifter i huvudsak av levererande verksamhet. Definiera arkivobjekt och dess struktur Att definiera arkivobjektstrukturen innebär att vi specificerar den struktur som den levererade informationen ska ha i e-arkiv Stockholm. I detta steg ska vi kartlägga: 10

- vilket resultat varje process ger; är det ärenden, handlingar, hanterar vi projekt etc - hur informationen hanteras i verksamhetssystemen och i vilket format - vilken typ av information som ska utgöra arkivobjekten. Samt bestämma: - i vilket format arkivobjekten ska levereras - vilka metadata som unikt identifierar informationen - vilka metadata som ska utgöra grunden för återsökning - vilka metadata som utgör grunden för arkivvård, för t ex gallringsregler. Huvudobjekt och underobjekt Arkivobjektstrukturen i e-arkiv Stockholm utgår från att informationsmängder ofta har en hierarkisk inbördes ordning. Ett exempel på detta är ett ärende som innehåller handlingar. Det överordnade arkivobjektet (t ex ärendet) kallas huvudobjekt, och de underordnade arkivobjekten (t ex handlingarna) kallas underobjekt. Huvudobjekten och underobjekten beskrivs och identifieras av metadata. Ett arkivobjekt består alltid av ett huvudobjekt, med eller utan underobjekt. Både huvudobjekt och underobjekt kan innehålla filer. En fil, vilket är precis vad det låter som, ett pdf/adokument eller en tiff-bild etc. Figur 3. 11

Gallring Vid förmötet har man kontrollerat om gallringsbeslut finns och behövs för informationen som ska levereras. Vid behov tas ett sådant fram innan arbetet med kravspecifikationen börjar. Det bevarande- och/eller gallringsbeslut som tagits fram sedan förmötet utgör ett underlag för att definiera arkivobjekten. Juridisk klassificering av informationen Man måste sammanställa enligt vilka juridiska krav som informationen ska hanteras. I första hand handlar det om att klassificera informationen utifrån OSL och PUL, men det kan även röra t ex upphovsrätt. Klassificeringen ska påföras genom förvaltningens försorg. Klassificering styr om informationen kan lämnas ut automatiserat eller om en manuell bedömning måste ske samt om den kan publiceras på internet. Klassificeringen utifrån offentlighets- och sekretesslagen samt personuppgiftslagen görs i en tregradig skala, se bilaga 3. Sekretess 0 1 2 Anmärkning Ingen sekretess publicering och utlämning kan ske till alla. Omfattas av svag sekretess publicering av förekomst kan ske. Utlämning görs efter begäran och manuell bedömning. Omfattas av stark sekretess ingen publicering om förekomst. Utlämning görs efter begäran och manuell bedömning. Personuppgifter 0 1 2 Anmärkning Inga personuppgifter kan publiceras på Internet. Harmlösa personuppgifter kan publiceras på Internet. Känsliga personuppgifter kan inte publiceras på internet men i Stadsarkivets läsesal. Utlämning görs efter begäran. Kartlägg återsökningsbehov efter leverans Återsökningsbehovet ska utgå ifrån verksamhetens eget behov samt allmänhetens behov att söka allmänna handlingar. Behovet av återsökning av informationen varierar stort mellan förvaltning och informationstyp. Frågeställningar som man får utgå ifrån vid kartläggningen är exempelvis : - Vilka återsökningsbehov har ni? - Räcker det med webbsök för att komma åt informationen i e-arkiv Stockholm? - Om inte, vilka på förvaltningen ska kunna komma åt informationen i e-arkiv Stockholm? - Behöver informationen finnas kvar i verksamhetssystem en viss tid? E-arkiv Stockholm tillhandahåller två alternativa sätt att återsöka och hämta levererad information: 12

- Genom ett publikt gränssnitt på Internet i form av en e-tjänst. - Genom behörighetsstyrd handläggarklient för specifika personer i förvaltningen. Inför en leverans måste förvaltningen specificera vilka krav på återsökning av informationen verksamheten ser, både interna och externa. Detta kan vara avgörande för när informationen kan eller bör levereras till e-arkivet. Det kan handla om: - Återsökningsfrekvens; om informationen har hög återsökningsfrekvens kan leverans till e-arkivet avlasta verksamheten. - Sammanställningsmöjligheter; om verksamheten har behov eller krav på att använda informationen för att sammanställa statistikrapporter i verksamhetssystemet vilket gör att informationen måste ligga kvar. e-arkiv Stockholm kommer att hantera information som är säkerhetsklassad och där vikten av åtkomstbegränsning är stor. Åtkomsten av information från de verksamheter som behöver den för intern användning eller utlämning styrs av överenskomna roller. Dessa sätts inför en anslutning. Dessa roller kopplas sedan till behörigheter för läsning/skrivning av redovisningsstruktur och arkivobjekt. Besluta om filformat och teckenuppsättning Om informationen ska bevaras måste den levereras i något/några av följande format som används av Stockholms stadsarkiv för arkivering, se figur 4. Figur 4. Format Mediatyp Format Standardspecifikation Text TXT UTF-8 Text XML XML 1.1 Bild JPEG JFIF 1.02 Bild TIFF Version 6 Dokument PDF PDF/A-1b Film MPEG MPEG2, MPEG4 Ljud WAVE Stadsarkivet bevakar och utvärderar hela tiden olika standarder för bevarande av digital information. Kontakta därför gärna Stadsarkivet vid frågor rörande format. Udda format bör i första hand konverteras till någon av ovan nämnda format eller annat format som överenskommits med Stadsarkivet. I de fall verksamheten har behov och vill leverera andra format måste dessa ursprungsformat följas av ett format godkänt för arkivering. Inför val av konverteringsprogram bör man rådgöra med Stadsarkivet. 13

Teckenuppsättning Använd någon av följande teckentabeller för teckenkodning av dokument i xml-format. - ISO 8859-15 - UTF8 Bestäm anslutningstyp Att leverera information till och återsöka information från e-arkivet kan ske på olika sätt beroende på datamängder, storlek och frekvens. - Synkron leverans - Asynkron leverans För utförligare teknisk information kring detta se bilaga 4. I det synkrona alternativet kopplar anslutande system upp sig mot webbtjänster i stadens gemensamma SOA-plattform. En synkron anslutning görs företrädesvis när anslutande system vill ha en omedelbar kvittens av arkivläggningen. Tjänsterna är även lämpliga att använda när ett system behöver läsa upp information för vidare bearbetning eller visning i t ex ärendehandläggning. En synkron leverans och återsökning har begränsningar i bl a storleken på den informationsmängd som kan levereras. En asynkron anslutning görs i de fall stora mängder information ska skickas till e-arkivet vid ett givet tillfälle. Asynkrona leveranser kan ske genom att transportera stora mängder data till specifik filarea eller genom leverans av CD, DVD eller USB. Beställningar av stora informationsmängder kan ske genom att skicka en order till e- arkivet. En sådan handläggs manuellt innan den paketeras och tillgängliggörs. Valet av anslutningstyp, och därmed teknisk lösning, bör utgå från anslutande systems behov och förutsättningar. Nedanstående lista ska ses som vägledning. Synkron anslutning bör väljas när: - en tidig/omedelbar arkivering önskas i ett verksamhetssystem - krav på hantering vid fel och transaktioner finns i anslutande verksamhetssystem - korta tider önskas mellan arkivläggning och återsökning - återsökt och hämtat material ofta används i ärendehandläggning - leveranserna innehåller få och små informationsobjekt - systemen kan anpassas till att anropa tjänster i SOA-plattformen. Asynkron anslutning bör väljas när: - det finns behov av att leverera eller hämta stora informationspaket - informationen kommer från avställd databas eller avställt system - leverans sker med CD, DVD eller USB - leverans inte behöver ske omgående utan kan utföras med vissa intervaller, t ex årligen. 14

STEG 3 TA FRAM LEVERANSPAKET Informationen till e-arkivet behöver paketeras på olika sätt beroende på val av anslutningstyp och teknisk lösning. Underlaget till denna aktivitet kommer från den redovisning av arkivobjekt som görs i Steg 1. För utförligare teknisk information kring detta se bilaga 4. STEG 4 UPPRÄTTA TRANSPORTFÖRBINDELSE Nästa steg i arbetet för anslutning är att upprätta en integration (dvs upprätta en transportförbindelse) mellan levererande/återsökande/hämtande system och e-arkivet. Beroende på anslutningstyp (synkron/asynkron) kommer lösningen för integration att se olika ut. Integration i en synkron anslutning För synkron anslutning används stadens integrationsplattform. De tjänster som e-arkivet tillhandahåller finns publicerade via denna plattform. För mer information om SOAplattformen se bilaga 4. Verifiera förutsättningar för integration Att kommunicera mellan system över olika nätverk kan innebära en del hinder som måste överkommas. Brandväggar, protokoll, regelverk och certifikat är områden att reda ut. Beställningar och kommunikationsvägar går genom flera olika aktörer vilket kan medföra långa ledtider. STEG 5 GENOMFÖRA TESTER Nästa steg är att verifiera anslutningen. Syftet med testerna är att säkerställa att: - kopplingen till den synkrona eller asynkrona anslutningen fungerar som avsett - informationen i leveransen följer överenskomna krav på format och validering - kvittenser och felsituationer hanteras korrekt mellan systemen - information inte går förlorad - information kan återsökas och hämtas från e-arkivet - säkerhetsnivåer är rätt konfigurerade och att återsökning och hämtning endast är möjliga utifrån detta regelverk - avgöra om leveranspaketets storlek är lämpligt för vald anslutningstyp. 15

Test och produktionssättning Exakt vilka tester som sker beror på leveransens utformning. Testresultaten dokumenteras i ett testprotokoll som bildar ett underlag för godkännande av leveransen. Stadsarkivet tillhandahåller ett antal olika miljöer för att testa och verifiera systemlösningen för e-arkiv. Testerna utförs i de två miljöerna test och pre-produktion. Kontroll görs i produktionsmiljön. e-arkiv Stockholms miljöer beskrivs i bilaga 5. STEG 6 PRODUKTIONSSÄTNING OCH UTBILDNING Stadsarkivet tar över ansvaret Efter godkänd leverans till produktionsmiljön tar Stadsarkivet över ansvaret för informationen. Stadsarkivet ansvarar även för utlämnandet av informationen. Därför behöver Stadsarkivets handläggare få kunskap om att informationen finns i e-arkiv Stockholmsamt vilka kriterier som gäller för utlämnandet. Ofta kan detta åtgärdas med hjälp av att skicka ut information via e-post. Ibland kan det behövas en mer omfattande utbildning där den levererande förvaltningen är delaktig i utbildandet av t ex hur en menprövning görs för den aktuella informationen. I dessa fall förbereder och genomför förvaltningen och Stadsarkivet utbildningen gemensamt. Upprätta leveransöverenskommelse/leveransavtal En överenskommelse ska upprättas mellan levererande förvaltning och Stadsarkivet. I leveransöverenskommelsen (LÖK) eller leveransavtalet (LAV) dokumenteras många av de resultat som denna vägledning pekar ut och utgör därmed en dokumentation över hur leveransen blev i produktionsmiljö. LÖK/LAV reglerar även det framtida förhållandet mellan Stadsarkivet och anslutande förvaltning. 16

KONTINUERLIG LEVERANS OCH ÅTERSÖKNING Frekvensen för hur ofta leveranser skickas kan variera mellan anslutningar. I vissa fall kommer endast en leverans att ske, medan det i andra fall kommer att skickas information t ex årligen till e-arkiv Stockholm. Mottagningsfunktionen kommer att göra mottagningskontroller vid leveranser. Dessa kommer att variera beroende av leveransens omfattning och karaktär. Detta regleras i leveransöverenskommelsen/leveransavtalet. ANSLUTNING TILL E-ARKIVET SKA FÖRVALTAS I de fall en levererande förvaltning har en integration till e-arkiv Stockholm är det förvaltningens ansvar att förvalta integrationen och rapportera eventuell avvikelser eller önskemål om ändringar enligt det som specificerats i leveransöverenskommelsen/leveransavtalet. Integrationen ska tas upp som ett förvaltningsobjekt i respektive systems förvaltningsplan som ska upprättas enligt F-guide 4. Förvaltningen måste upprätta rutiner för att bevaka förändringar i verksamheten och levererande system som kan påverka leveransen av arkivobjekt till e-arkivet. BILAGOR OCH REFERENSER BILAGOR Bilagenr. Dokumenttitel Utgivare 1 Metadata redovisning.xlsx SSA 2 Metadata arkivobjekt.xlsx SSA 3 PUL sekretess-klassning SSA 4 Anslutningsspecifikation e- SSA arkiv Stockholm 5 Systemmiljöer SSA 4 F-guide är Stockholms stads gemensamma modell för att organisera förvaltning av IT-stöd med tillhörande tjänster. 17

REFERENSER Refnr. Dokumenttitel Utgivare 1 Att ställa arkivkrav på IT-system SSA i Stockholms stad 2 Att värdera och gallra SSA information i Stockholms stad 3 Att redovisa information i SSA Stockholms stad 4 Policy för e-arkiv Stockholm SSA 5 Prislista för e-arkiv Stockholm SSA 6 Terminologi och begrepp SSA 7 Dokumentera rätt SSA REVISIONSHISTORIK Ver. Nr Kommentar Datum Ansvarig 1.0 2012-10-16 Louise Högberg 1.1 Enstaka förtydliganden. 2013-10-14 Matilda Ekström 18