Projektrapport. Samordnad vårdplanering i samverkan mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne

Projektrapport Samordnad vårdplanering i samverkan mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne Senast sparad: 2004-04-05 Författare: Helen Hansson & Fredrik Naversten 1 (16) Projekt: Utskrivningsklar Ansvarig: <Dokumentansvarig> Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc

Revisionshistorik Datum Ver Författare Kommentar 2003-10-24 A Fredrik Naversten Skickad för beredning Helen Hansson 2003-12-02 B Fredrik Naversten: Justering av 24 timmars regeln för godkännande. 2004-04-01 C Fredrik Naversten Helen Hansson Förtydligande av betalningsrutiner, bilaga 7. Till HSN 13 april 2004 INNEHÅLLSFÖRTECKNING REVISIONSHISTORIK... 2 SAMMANFATTNING... 3 INLEDNING... 4 Definitioner... 4 BAKGRUND... 4 Syftet med slutrapporten... 5 Syftet med projektet... 5 Mål... 5 Ambitioner och avgränsningar... 5 Leveranser... 6 Projektorganisation... 6 Ansvarsfördelning... 6 BETALNINGSANSVARSLAGEN 1990:1404... 7 Bakgrund... 7 Förändringar i betalningsansvarslagen... 7 Krav på vårdplanering... 7 Justering av vårdplanen... 7 Krav på betalningsansvarets inträdande... 8 Utskrivningsmeddelande... 8 RESULTAT... 8 Inledning... 8 Processöversikt... 9 Delprocess - Ta fram inskrivningsmeddelande... 9 Dokumentet Inskrivningsmeddelande... 9 Rutiner och processer... 9 Delprocess - Kalla till samordnad vårdplanering... 10 Dokumentet Kallelse till samordnad vårdplanering... 10 Rutiner och processer... 10 Delprocess - Genomföra samordnad vårdplanering... 11 Dokumentet Samordnad vårdplan... 11 Rutiner och processer... 11 Kommunens ansvar... 11 Delprocess - Underrätta om utskrivningsklar... 12 Dokumentet Utskrivningsmeddelande... 12 Rutiner och processer... 12 Justering... 12 Kvittenser... 13 Rutiner för betalningsansvar... 13 Korta vårdtider med oförändrade vårdinsatser... 14 KOSTNADER... 15 FRAMTIDEN... 15 IT stöd... 15 Pågående arbete... 15 REFERENSER... 16 BILAGOR 1 7... 16 Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 2 (16)

Sammanfattning Den 1 juli 2003 trädde ändringarna i betalningsansvarslagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss sjukvård ikraft. Region Skåne och Kommunförbundet Skåne initierade därför ett gemensamt projekt. Projektarbetsgruppen har utifrån de nya lagändringarna enats om: Gemensamt innehåll i dokumenten: Inskrivningsmeddelande, Kallelse till vårdplanering, Samordnad vårdplan och Utskrivningsmeddelande. En gemensam betalningsrutin som innebär att betalningsansvaret inträder för en patient inom den somatiska akutsjukvården eller den geriatriska vården tidigast på 5:e vardagen och för en patient inom psykiatrin inträder betalningsansvaret tidigast på 30:e vardagen (lördag, midsommarafton, julafton och nyårsafton oräknade) efter det att kommunen mottagit kallelsen till vårdplaneringen. Även tidpunkt på dagen kommer att vara av betydelse, beroende på när meddelandet sänts och inkommit hos kommunen. Meddelande sänt och inkommit före klockan 12 anses inkommet den dagen, medan meddelande som sänts och inkommit efter klockan 12 anses inkommet först nästa dag. Kraven för när en samordnad vårdplan ska betraktas som justerad. Enligt lagen föreligger en upprättad samordnad vårdplan först då denna har blivit justerad av berörda parter. I det förslag som har arbetats fram finns ingen förändring i rådande teknik och säkerhetsnivå. Vi fortsätter att faxa till varandra tills vi får ett IT stöd. Däremot finns det en mängd vinster med att arbeta på ett likartat sätt med gemensamma dokument. Denna förändring medför vissa initiala kostnader i form av: Utbildningsinsatser inkl. utbildningsmaterial Framtagning av layout för de fyra gemensamma dokumenten Inkörningsperiod Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 3 (16)

Inledning Definitioner Berörda parter De parter som har ett utpekat ansvar i den samordnade vårdplanen. Enheter De aktörer som är berörda av betalningsansvarslagen (1990:1404). Landstingets slutna hälso- och sjukvård, kommunens socialtjänst/hälso- och sjukvård, landstingets primärvård, öppna psykiatriska vård eller annan öppenvård. Sluten vård Öppen vård Samtycke Menprövning Hälso- och sjukvård som ges när patienten är intagen på sjukhus. Hälso- och sjukvård som inte kräver intagning på sjukhus. Öppen vård delas med hänsyn till verksamhetsinriktning och innehåll upp i primärvård och övrig öppenvård. Avser att patienten skall ta ställning till om uppgifter om honom eller henne får lämnas ut eller inhämtas. Samtycket kan lämnas för ett givet tillfälle eller för varje kontakt som behöver tas. Om en patient inte kan samtycka (t.ex. en dement eller medvetslös patient) till att uppgift om honom eller henne skall lämnas ut 1, kan offentlig vårdgivare pröva om det är till men för patienten. Menprövning skall göras beträffande: specificerad information, identifierad informationsmottagare och i en viss situation eller visst tillfälle. Det bör noteras att menprövning gäller inte för att inhämta information. Bakgrund Den 1 juli 2003 trädde ändringarna i betalningsansvarslagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss sjukvård ikraft Ändringarna i lagen ställer krav på gemensam vårdplanering, upprättande av vårdplan, nya begrepp och dokumentation. I ett Skåne perspektiv finns det behov av att få en gemensam tolkning av vissa nyckelbegrepp och utveckla likartade rutiner. Idag finns det en mängd lokala varianter av hur den samordnande vårdplaneringen ska gå till. För sjukhusen innebär det att man ska administrera olika rutiner beroende på vilken kommun som är mottagare och vice versa. Ann-Margret Widén, Biträdande hälso- och sjukvårdsdirektör Region Skåne, och Katarina Rosberg, Förbundssekreterare Kommunförbundet Skåne, tog med anledning av detta initiativet till att starta ett gemensamt Skåne projekt Region Skåne och Kommunförbundet Skåne bildade en gemensam arbetsgrupp för att ta fram ett sådant förslag. I arbetsgruppen ingick representanter från olika funktioner inom Regionen och från kommunerna. Några sjukvårdsdistrikt och kommuner hade redan tagit fram rutiner i enlighet med den nya lagen, men i en överenskommelse mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne uppmanades de kommuner och sjukvårdsdistrikt som inte kom att ha några nya gemensamma rutiner framme till den 1 juli att avvakta med förändringar tills resultatet av det gemensamma Skåne projektet var klart. 1 En menprövning kan endast göras för den information man själv äger. Det går inte att göra menprövning för att inhämta information från någon annan vårdgivare Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 4 (16)

Syftet med slutrapporten Ett syfte med slutrapporten är att den ska beskriva de olika resultaten som projektet har producerat. Ett annat syfte är att rapporten ska vara ett beslutsunderlag om att införa en för hela Skåne gemensam lösning till Samordnad vårdplanering. Syftet med projektet Det finns två syften med projektet. Det första är att ta fram en lösning som innebär att kraven i den ändrade lagen uppfylls. Det andra är att identifiera gemensamma nyckelbegrep och rutiner som kan användas i ett gemensamt regelverk för Skåne för att få en effektivare samordnad vårdplanering. Mål Effektmål Genom att identifiera gemensamma nyckelbegrepp och införa en gemensam tolkning av dessa uppnår vi ett antal positiva effekter i verksamheten: - Missförstånden kommer att bli mindre - Ansvaret blir tydligare - Informationsöverföringen blir säkrare För patienten innebär detta en ökad säkerhet och vårdkvalitet. För huvudmännen blir det en enklare och mer rationell administration. Produktmål Dokumentera en gemensam lösning som avspeglar hur lagen skall tillämpas i Skåne Projektet ska leverera en kravspecifikation, på en övergripande nivå, till ett ITstöd. Ambitioner och avgränsningar Den lösning som projektet ska ta fram ska ligga i gränslandet mellan de tre aktörerna. Projektet ska med andra ord identifiera det som är och bör vara gemensamt på en övergripande nivå och skapa gemensamma nyckelbegrepp, riktlinjer och rutiner för detta. Lösningen skall i minsta möjliga mån påverka respektive aktörs interna verksamhet. Kommunens socialtjänst/ hälso- sjukvård Landstingets slutna hälsoch sjukvård Samordnad vårdplanering Landstingets primärvård, öppen psykiatriks eller annan öppen vård Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 5 (16)

Projektet har haft som ambition att följa den terminologi som finns i lagen och införandet av lösningen och utbildningsinsatser ingår ej. Leveranser En slutrapport d.v.s. detta dokumentet som dels speglar projektet och dels sammanfattar projektets resultat i form av: - En komplett uppsättning dokument för att genomföra en samordnad vårdplanering - Gemensamma rutiner Genomföra och dokumentera modelleringar av processer och begrepp. En övergripande kravspecifikation till ett IT-stöd. Projektuppföljning. Projektorganisation Uppdragsgivare/ Styrgrupp Ann Margret Widén Katarina Rosberg Region Skåne Kommunförbundet Skåne Projektledare Fredrik Naversten Region Skåne Bitr. Projektledare Helen Hansson Region Skåne Arbetsgrupp kommun Eva Bergh Svalövs kommun Anna-Lena Fällman Skurups kommun Ulrika Sjölander Kristianstad kommun Åsa Jensen Helsingborgs stad Eva Lundberg Malmö stad Lena Zethraeus Malmö stad Arbetsgrupp RS Ulf Jakobsson Regionkontoret Ingrid Kask - Esperi Primärvården Skåne Monica Larsson Primärvården Skåne Bertil Nygren Universitetssjukhuset Lund Annika Andersson Universitetssjukhuset MAS Anna Lena Ehn Distriktsnämndenskansli, NO HC Linnér Lasarettet i Ystad Bo Ågren Helsingborg Konsult Claes-Olof Kall Guide AB (Astrakan AB) Ansvarsfördelning Uppdragsgivare Ansvarar för att det finns en formell beställning av projektet och för de beslut som rör projektets ramar, d.v.s. mål, budget och leveranstider. Projektledare Bitr. Projektledare Arbetsgrupp Konsult Ansvarar för att driva projektet inom givna ramar och rapportera till beställarna om projektets framskridande. Ansvarar för att erfarenheterna från Impress/samordnad vårdplanering återanvänds i detta projekt. Vara med och identifiera gemensamma nyckelbegrepp och vara med i utformandet av gemensamma rutiner och riktlinjer. Bistå projektet som stöd i begrepps- och processmodellering. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 6 (16)

Referenspersoner Bistå projektet med kunskap och utlåtande om arbetet. Det kan ske i form av remissvar Betalningsansvarslagen 1990:1404 Bakgrund Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet startade våren 2000 ett gemensamt projekt med syfte att underlätta, stödja och påskynda samarbetet kring medicinskt färdigbehandlade patienter. Uppdraget omfattade både somatisk och psykiatrisk vård. Utredningsrapporten överlämnades till Socialdepartementet och kom att bli en del i regeringens proposition 2003/2003:20 Samverkan mellan kommuner och landsting inom vård och omsorgsområdet. Den 1 juli 2003 trädde ändringarna i betalningsansvarslagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss sjukvård ikraft. Förändringar i betalningsansvarslagen Kommunen har betalningsansvar för patienter vid enheter för somatisk akutsjukvård, geriatrisk vård eller psykiatrisk vård inom landstingets slutna hälso- och sjukvård och som är utskrivningsklara samt för vilka en vårdplan är upprättad. Den gemensamma vårdplaneringen skall klargöra det samlade behovet av insatser samt vilken enhet som är ansvarig för respektive insats. En förändring i lagen vad gäller sekretessbestämmelserna innebär att i samband med inskrivningsmeddelandet kan landstinget lämna uppgifter om namn, personnummer och folkbokföringsadress till kommunen utan att något samtycke från patienten behöver inhämtas. Några nya begrepp har införts i lagen. Begreppet medicinskt färdigbehandlad ersätts med utskrivningsklar och ansvarig läkare ersätts med behandlande läkare. Ett helt nytt begrepp som används är justering Krav på vårdplanering En vårdplan skall upprättas för en patient som efter att ha skrivits ut från sjukhuset bedöms vara i behov av insatser från kommunens socialtjänst och/eller hälso- och sjukvård och/eller landstingets primärvård, öppna psykiatriska vård eller annan öppenvård. Grundläggande för all vård och omsorg är att den sker i samråd med patienten och att patientens integritet respekteras. Hälso- och sjukvård bygger på förutsättningen att den enskilde själv avgör om han eller hon vill acceptera de insatser som erbjuds. Detta innebär att en patient kan avböja både att vårdplanering sker och att en vårdplan upprättas. Det är den behandlande läkare som ansvarar för bedömningen om en patient inte längre behöver sluten vård och det är även behandlande läkare som är ansvarig för att kalla till vårdplanering. Senast dagen efter det att kallelsen mottagits av berörda enheter skall dessa tillsammans med den behandlande läkaren påbörja vårdplaneringen. Vilka enheter som är berörda avgörs utifrån den bedömning som den behandlande läkare gjort av patientens behov. Patienten och/eller närstående bör delta i vårdplaneringen. Vårdplaneringen skall resultera i en vårdplan som skall ge en samlad bild av patientens behov av insatser från kommunen och öppenvården. I vårdplanen skall anges vilken enhet som ansvarar för respektive insats. Justering av vårdplanen En vårdplan är upprättad när den har justerats av företrädare för de ansvariga enheterna. De enheter som är ansvariga för patientens fortsatta vård efter utskrivningen skall vara överens om innehållet i vårdplanen. Då vårdplanen är upprättad och den behandlande läkare bedömt patienten som utskrivningsklar kan patienten skrivas ut från den slutna vården. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 7 (16)

Krav på betalningsansvarets inträdande Kommer inte en kommun och ett landsting överens om en annan tidpunkt inträder kommunens betalningsansvar efter det att patienten är utskrivningsklar och en vårdplan är upprättad. Medverkar inte en kommun vid upprättandet av en vårdplan inträder kommunens betalningsansvar ändå om den utskrivningsklara patienten stannar kvar inom landstingets slutna hälso- och sjukvård. Tidpunkten när kommunen mottagit kallelsen till vårdplaneringen är avgörande för beräkningen av när betalningsansvaret skall börja gälla. Somatisk vård För somatisk vård inträder betalningsansvaret tidigast på 5:e vardagen, lördag, midsommarafton, julafton och nyårsafton oräknade, efter det att kommunen mottagit kallelsen till vårdplaneringen. Psykiatrisk vård För psykiatrisk vård inträder betalningsansvaret tidigast på 30:e vardagen, lördag, midsommarafton, julafton och nyårsafton oräknade, efter det att kommunen mottagit kallelsen till vårdplaneringen. Undantag från att betalningsansvar inträder En kommun blir inte betalningsansvarig om en patient kvarstannar inom sluten vård pga. att den landstingsfinansierade öppna hälso- och sjukvården inte kan uppfylla sitt åtagande. Utskrivningsmeddelande De enheter som angetts som ansvariga för insatser i vårdplanen skall få meddelande om att en patient planeras att bli utskriven från den slutna vården. Meddelandet skickas till berörda enheter senast dagen innan patienten blir utskriven. Resultat Inledning Samordnad vårdplanering består av fyra delprocesser Ta fram inskrivningsmeddelande Kalla till samordnad vårdplanering Genomföra samordnad vårdplanering Underrätta om utskrivningsklar Till dessa delprocesser är fyra dokument kopplade: Inskrivningsmeddelande Kallelse till vårdplanering Samordnad vårdplan och Utskrivningsmeddelande Innehållet i dokumenten är utformade utifrån ambitionen att undvika dubbelregistrering av information som icke förändras. Detta minskar dokumentationsarbetet och den information som skall kommuniceras, men ställer å andra sidan krav på att samtliga dokument avseende den aktuelle patientens utskrivning kan hållas samman och hanteras av respektive enhet som ett ärende. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 8 (16)

Processöversikt Slutenvården äger processen vilken avslutas när meddelandet om Utskrivningsklar är skickat och kvittensen är mottagen. Slutenvården ansvarar för att alla meddelanden skickas och att ett datum för vårdplanering fastställs. Ta fram inskrivningsmeddelande Kalla till samordnad vårdplanering Genomföra samordnad vårdplanering Underrätta om utskrivningsklar Kommunen Öppenvården IM IM Faxkvittens Faxkvittens Faxkvittens KTSVP KTSVP Svar på KTSVP Faxkvittens Faxkvittens Svar på KTSVP SVP SVP Justering Justering UM UM Faxkvittens Slutenvården Patient skrivs in Inskrivningsmeddelande skickas Kallelse till samordnad vårdplanering skickas max 24 h Vårdplanering inledd max 24 h Vårdplan justerad min 24 h Utskrivningsmeddelande skickas Tar beslut om att patienten är utskrivningsklar Patient skrivs ut Av bilden framgår delprocesserna och den information, meddelandetrafiken, som skickas mellan enheterna. I bilden är tre viktiga tider angivna; vårdplaneringen ska påbörjas nästa dag efter det att kallelsen till vårdplanering är skickad, det får ta max 24h för att justera en vårdplan och patienten skrivs tidigast ut dagen efter skickat utskrivningsmeddelande. Delprocess - Ta fram inskrivningsmeddelande Dokumentet Inskrivningsmeddelande Inskrivningsmeddelande syftar till att underrätta berörda enheter i den öppna vården eller omsorgen om att patienten är inskriven i landstingets slutna hälso- och sjukvård. Ett annat syfte är att signalera att patienten kan behöva vård/stöd efter utskrivning. Innehållet i dokumentet framgår av bilaga 1 Inskrivningsmeddelande. Rutiner och processer Det är den behandlande läkaren som gör en bedömning att nya eller fortsatta hjälpinsatser bedöms bli aktuella efter sjukhusvistelsen. Behandlande läkare ansvar vidare för att ett inskrivningsmeddelande tas fram och snarast och översänds till: Kommunens socialtjänst/hälso- och sjukvård där patienten är folkbokförd. Landstingets primärvård, öppna psykiatriska vård eller annan öppenvård. Är inte patienten listad hos någon angiven familjeläkare/vårdcentral eller behandlande läkare översänds inskrivningsmeddelandet till områdesansvarig vårdcentral. Samtycke inhämtas från patienten om att informationsutbyte får göras mellan berörda enheter. Om en patient inte kan samtycka (t.ex. en dement eller medvetslös patient) till att uppgifter om honom Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 9 (16)

eller henne lämnas ut kan hälso- och sjukvårdspersonalen pröva om det är till men för patienten. En menprövning utförs. Patienten kan säga nej till ett samtycke och då överförs endast uppgifter om namn, personnummer och folkbokföringsadress via inskrivningsmeddelandet till berörda enheter. Det kan finnas behov från sjukhusets slutenvård att snabbt få kontakt med mottagande enhet, då anges detta på Inskrivningsmeddelandet och även vilken yrkesroll man vill komma i kontakt med. Delprocess - Kalla till samordnad vårdplanering Dokumentet Kallelse till samordnad vårdplanering Hälso- och sjukvård bygger på förutsättningen att den enskilde själv avgör om han eller hon vill acceptera de olika insatser som erbjuds. Detta innebär att en patient kan förhindra både att samordnad vårdplanering sker och att en vårdplan upprättas. Syftet med att kalla till samordnad vårdplanering är att ge en tidpunkt för när den samordnade vårdplaneringen skall äga rum och ge berörda enheter möjlighet till att förbereda sig på bästa möjliga sätt. Dokumentet innehåller ett planeringsunderlag 2 som bl. a. innefattar: Patientens aktuella hälsotillstånd. I detta ingår vilka åtgärder som vidtagits under vårdtiden, patientens nuvarande hälsoläge, diagnos/er och den eventuella fortsatta planerade behandlingen. Underlaget skall också ge en vägledning över vilka yrkesroller som kommer att behövas under vårdplaneringen. Innehållet i dokumentet framgår av bilaga 2 Kallelse till samordna vårdplan. Rutiner och processer Det är den behandlande läkaren i slutenvården som ansvarar för bedömningen om en patient inte längre behöver slutenvård och efter utskrivningen kan komma att behöva insatser från kommunens socialtjänst/hälso- och sjukvård och från Landstingets primärvård, öppna psykiatriska vård eller annan öppenvård. Patientens samtycke skall inhämtas för att informationen skall kunna överföras mellan kommunens socialtjänst/hälso- och sjukvård, landstingets primärvård, öppna psykiatriska vård eller annan öppenvård. Säger patienten nej till samtycke avslutas Samordnad vårdplanering och betalningsansvaret övergår inte till kommunen. Om en patient inte kan samtycka (t.ex. en dement eller medvetslös patient) till att uppgifter om honom eller henne lämnas ut kan hälso- och sjukvårdspersonalen pröva om det är till men för patienten. En menprövning utförs. Behandlande läkare gör en bedömning av vilka som är berörda och kallar dessa till en samordnad vårdplanering. Den behandlande läkaren ger förslag på de kompetenser som behövs för att upprätta en och tillfrågar patienten om och vilken närstående som ska vara med. En patient kan oavsett ålder ha behov av rehabiliterande insatser och hjälpmedel. Om så är fallet behöver ansvariga enheter för detta i den öppna hälso- och sjukvården delta i den samordnade vårdplaneringen. Den samordnade vårdplaneringen skall påbörjas senast dagen efter det att kallelsen mottagits. De mottagande enheterna avgör om de skall vara med på den samordnade vårdplaneringen eller inte, men alla mottagare av kallelsen skall ge respons om man vill medverka eller ej. 2 I projektgruppen hade vi hade en diskussion om utformningen av kallelsen, huruvida dokumentet skulle vara en ren kallelse eller också utgöra ett planeringsunderlag inför vådplaneringen. Gruppen fann det väsentligt att berörda enheter kan förbereda sig inför vårdplaneringen. Därför skall kallelsen även innefatta medicinsk information etc. som är väsentlig som planeringsunderlag. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 10 (16)

Slutenvården anger ett datum för mötet och kommunen och primärvården kommer överens om tidpunkt och återkommer med den till slutenvården. Det finns inget krav på att man ska mötas. Vårdplaneringen kan t.ex. ske via telefon eller mail. Sändningskvittot och mottagningskvittot då dokumentet översändes till enheterna skall registreras eftersom dessa utgör underlag för kommunens betalningsansvar. Om dokumentet inkommer till kommunen före klockan 12.00 räknas handlingen som inkommen samma dag. Kommer dokumentet till kommunen efter klockan 12.00 räknas handlingen som inkommen närmast följande vardag. Delprocess - Genomföra samordnad vårdplanering Dokumentet Samordnad vårdplan Syftet med en samordnad vårdplan är att alla berörda enheter ska vara överens om vilka insatser som skall göras och vem som har ansvaret för respektive insats. Den samordnade vårdplanen bygger på ömsesidigt samförstånd mellan berörda parter med fokus på patientens vård och omsorg. Vårdplanen innehåller patientinformation men framförallt anger den vilka insatser de olika enheterna har åtagit sig att genomföra. En vårdplan är upprättad när den har justerats av företrädare för de ansvariga enheterna. Innehållet i dokumentet framgår av bilaga 3 Samordnad vårdplan. Rutiner och processer Det är slutenvården som ansvarar för att dokumentet, samordnad vårdplan, sammanställs och överförs till berörda enheter. Berörda parter för en diskussion och enas om insatser dvs. aktiviteter och ansvarsfördelning. De företrädare från respektive enhet som deltar i vårdplaneringen skall ha beslutsmandat för sin del av vårdplanen. Vid vårdplaneringen ska man alltid ta ställning till när följande information skall delges av/sändas från sluten vården och till vem: Medicinsk epikris Läkemedels listor Recept/läkemedel Omvårdnadsepikris Rehabiliteringsplan Hjälpmedelskort APO dos För att den samordnade vårdplanen skall vara upprättad måste den justeras av företrädare för de ansvariga enheterna. Se kapitel Justering. En ny vårdplan upprättas om patienten får ett ändrat vårdbehov efter det att en samordnad vårdplanen är upprättad och patienten inte är utskriven från slutenvården. Kommunens ansvar I SOSF 1996:32 står följande: Att svara för ett bra omhändertagande i lämplig boendeform för patienten är en kommunal skyldighet liksom att svara för hälso- och sjukvårdsinsatser i särskilt boende och i vissa fall i den Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 11 (16)

enskildes hem. I planeringen av patientens fortsatta omhändertagande ingår att kommunen skall kunna ange vilka boendealternativ som patienten kan erbjudas. Vilken boendeform som sedan kan bli aktuell bestäms efter ansökan av patienten och utredning av socialtjänsten. Bedömningen av om patienten är medicinskt färdigbehandlad är därför inte avhängig frågan om patienten kan erbjudas en lämplig boendeform. Bedömningen är inte heller avhängig frågan om kommunens hälso- och sjukvårdsresurser är tillräckliga för patientens behov. Denna bedömning ankommer huvudsakligen på den medicinskt ansvariga sjuksköterskan att svara för. Om kommunen inte kan erbjuda de insatser som är nödvändiga för patienten, kan denne behöva stanna kvar på sjukhuset. Det innebär då att kommunens betalningsansvar inträder enligt de regler som gäller i betalningsansvarslagen 1990:14 04. Delprocess - Underrätta om utskrivningsklar Dokumentet Utskrivningsmeddelande Syftet med dokumentet är att informera om att en patient kommer att vara utskrivningsklar vid en viss dag. Utskrivning av patient kan ske även lördag, söndag och helgdag. - Innan läkaren beslutar att en patient är medicinskt färdigbehandlad, skall läkaren ta ställning till om den hälso- och sjukvård som landstinget skall svara för inom den öppna - hälso- och sjukvården är tillräcklig för patientens behov - (SOSFS 1996:32) Genom att skicka ett utskrivningsmeddelande vill man skapa beredskap för mottagaren att kunna fullfölja åtaget ansvar enligt vårdplan. Dokumentet innehåller personuppgifter och datum för utskrivning. Innehållet i dokumentet framgår av bilaga 4 Utskrivningsmeddelande. Rutiner och processer Det finns ett antal villkor som ska vara uppfyllda för att man ska kunna skriva ett utskrivningsmeddelande. Den behandlande läkaren har gjort en bedömning att vårdbehovet inte har förändrats på ett sådant sätt att den uppgjorda vårdplanen påverkas. Det finns en justerad vårdplan. Meddelandet skickas av sluten vården till berörda enheter senast dagen innan patienten blir utskriven. Tidpunkten för planerad utskrivning kan flyttas vid en tillfällig förändring av patientens hälsotillstånd, t.ex. vid en infektion. Ett nytt utskrivningsmeddelande skickas och den befintliga vårdplanen träder därefter i kraft. Justering I lagens mening föreligger en upprättad, d.v.s. godkänd, samordnad vårdplan först då denna har justerats. I det här sammanhanget betyder justerad att vårdplanen är godkänd. Normalt justeras vårdplanen av de personer (företrädare för respektive berörd enhet) som deltagit i vårdplaneringen. På dokumentet Samordnad vårdplan noteras vilka som var med och att man var överens om innehållet. Det är också möjligt att muntligt godkänna den men resultatet ska dokumenteras. Om vårdplanen inte blir justerad vid vårdplaneringstillfället ska den vara justerad inom 24 h för att den ska anses som upprättad och därmed godkänd. Mottagarna av vårdplanen ska svara inom 24 h om de godkänner vårdplanen eller ej. Förfarandet runt justering har utretts av Ulf Jakobsson, jurist vid Region Skåne. Se dokument Vad krävs för att en vårdplan enligt betalningsansvarslagen skall anses justerad 2003 10 08. Se bilaga 5 Krav på justering av vårdplan. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 12 (16)

Kvittenser Det är nödvändigt att tidpunkterna för överföring och mottagande av dokumenten registreras på ett tillförlitligt sätt. Vid en eventuell tvist ska berörda enheter genom kvittenser kunna påvisa hur kommunikationen har gått till. Detta gäller för följande dokument: Kallelse till samordnad vårdplanering Samordnad vårdplan Utskrivningsmeddelande. I PM angående informationsdelning i samband med betalningsansvarslagen 2003-04-10 från Ulf Jakobsson, jurist Region Skåne beskrivs nödvändigheten av kvittenser. Se bilaga 6 Informationsdelning. Rutiner för betalningsansvar Somatik/ geriatrik Betalningsansvaret för en patient inom den somatiska akutsjukvården eller den geriatriska vården inträder tidigast på 5:e vardagen (lördag, midsommarafton, julafton och nyårsafton oräknade. Psykiatri Betalningsansvaret för en patient inom psykiatrin inträder tidigast på 30:e vardagen (lördag, midsommarafton, julafton och nyårsafton oräknade. Samma regler gäller även om patienten är utskrivningsklar men försämras och blir åter utskrivningsklar inom samma vårdtillfälle. Exempel - Somatisk vård Mån Tis Ons Tor Fre Lör Sön Mån Tis Ons Tor Fre Lör Sön Mån Tis 1 K 11.00 U 11.00 B 2 K 11.00 U 11.00 B 3 K 11.00 (U) 13.00 U B 4 (K) 13.00 K U 11.59 B 5 K 11.59 (U) 12.01 U B 6 K 11.00 U 11.00 B K = Bekräftelse på att Kallelse till samordnad vårdplanering är mottagen. U = Bekräftelse på att Utskrivningsmeddelande är mottagen. B = Betalningsansvar inträder såvitt inte kommunen tagit hem patienten och utskrivning därmed skett. Se bilaga 7 betalningsrutiner 040318. Betalningsansvaret infaller på en vardag men ej lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton. Meddelande sänt och inkommit före klockan 12 anses inkommet hos kommunen den dagen, medan meddelande som sänts och inkommit efter klockan 12 anses inkommet först nästa dag. Kan de insatser som landstinget ansvarar för inte utföras inträder inte något betalningsansvar för kommunen. Kommunens betalningsansvar inträder inte om patienten inte ger sitt samtycke till en samordnad vårdplanering. I detta fall skrivs patienten ut från slutenvården när den behandlande läkaren gjort bedömningen patienten är medicinskt färdigbenhandlad. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 13 (16)

Medverkar inte en kommun vid upprättandet av vårdplanen inträder kommunens betalningsansvar ändå enligt 11 om den utskrivningsklara patienten stannar kvar inom landstingets slutna hälso- och sjukvård. Om en patient ska gå på permission från slutenvården och insatser krävs i det egna hemmet skall överenskommelse och planering ske tillsammans med kommunen i god tid före permissionen. Kostnadsansvaret för insatser i hemmet (service, omvårdnad och vård) under permission åvilar slutenvården och faktureras i efterhand från kommunen. Nödvändiga förbrukningsartiklar och mediciner skall medfölja patienten. Korta vårdtider med oförändrade vårdinsatser En förenklad process av Samordnad vårdplanering innebär att delprocesserna Kallelsen till samordnad vårdplanering och Genomföra samordnad vårdplanering utelämnas. För att kunna använda den förenklade varianten krävas att följande är uppfyllt: Vårdinsatserna efter utskrivning är oförändrade Det finns en upprättad vårdplan, men den aktuella insatsen av slutenvården är inte en del av denna vårdplan. Det är en kort vårdtid, d.v.s. 5 vardagar eller mindre. Ta fram inskrivningsmeddelande Kalla till samordnad vårdplanering Genomföra samordnad vårdplanering Underrätta om utskrivningsklar Kommunen Öppenvården IM IM Faxkvittens Faxkvittens Faxkvittens Svar om kort vårdtid UM UM Faxkvittens Slutenvården Patient skrivs in Inskrivningsmeddelande skickas Tar beslut om att patienten är utskrivningsklar Utskrivningsmeddelande skickas Patient skrivs ut min 24 h Inskrivningsmeddelande skickas till kommunen och rutan för Kort vårdtid med oförändrad vårdinsatser är i kryssad. Kommunen bekräftar att det är en Kort vårdtid med oförändrad vårdinsatser. Betalningsansvar utfaller ej. Patienten ska ha omvårdnadsepikris, aktuell medicinlista och recept med sig hem, samt eventuella nyinsatta mediciner för tre dygn. Medicinsk epikris skickas till ansvarig läkare i öppenvården och i de fall patienten har hemsjukvård, till ansvarig sjuksköterska i kommunen inom tre dagar när patienten skrivs ut till ordinärt boende. För patienter som skrivs ut till särskilt boende skall medicinsk epikris medfölja patienten samma dag. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 14 (16)

Kostnader I det förslag som har arbetats fram finns ingen förändring i rådande teknik och säkerhetsnivå. Vi fortsätter att faxa till varandra tills vi får ett IT stöd. Däremot finns det en mängd vinster med att arbeta på ett likartat sätt med gemensamma dokument. Denna förändring medför initiala kostnader i form av: Utbildningsinsatser inkl. utbildningsmaterial Ta fram gemensamma blanketter Inkörningsperiod Kostnaderna är inte uppskattade Framtiden IT stöd På sikt kommer IT- stöd att införas. I vilken takt och omfattning detta kan ske behöver utredas och koordineras med Region Skånes övriga IT- satsningar och kommunernas IT- planer. Det finns för närvarande några tänkbara lösningsalternativ bl. a. IMPRESS/samordnad vårdplanering som Region Skåne utvecklat och Webcare som Stockholms läns landsting utvecklat. Ett framtida IT-stöd kommer att påverka vissa processer. Pågående arbete Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 1996:32 om Informationsöverföring och samordnad vårdplanering är under omarbetning för att anpassas till de nya reglerna i betalningsansvarslagen. Utredningen beräknas vara klar våren 2004. Lokala anpassningar kommer att behöva göras utifrån förändringarna i dessa föreskrifter. Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 15 (16)

Referenser Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, Socialdepartementet Svenska Kommunförbundets och Landstingsförbundets utredningsrapport om Samarbetet kring medicinskt färdigbehandlade/utskrivningsklara patienter oktober 2001. Regeringens proposition 2002/2003:20 Samverkan mellan kommuner och landsting inom vård och omsorgsområdet. Socialutskottets betänkande 2002/2003 SoU 12 Samverkan mellan kommuner och landsting inom vård och omsorgsområdet. PM angående informationsdelning i samband med den nya betalningsansvarslagen, Ulf Jakobsson, jurist, Region Skåne, 2003-04-10 PM vad krävs för att en vårdplan enligt betalningsansvarslagen skall anses justerad Ulf Jakobsson jurist, Region Skåne, 2003-10-08. Finns att hämta på www.skane.se/utskrivningsklar PM vad är original och vad är kopia i datavärlden, Ulf Jakobsson jurist, Region Skåne, 2002-06-14 Point. Policy för informationstillgång och dess tillämpning i informationssystemet. Projektrapport. Region Skåne och Landstinget i Östergötland, 2001. Regelverk för medicinskt färdigbehandlad, regelverket styr betalningsansvaret i Region Skåne, Klas Larsson, Region Skåne Sekretesslagen. SFS 1980:100. Stockholm Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. SOSFS 1993:20. Stockholm: Socialstyrelsen, 1994 Betalningsrutiner 040318, Ulf Jakobsson jurist, Region Skåne i samverkan med Lena Zethraeus, jurist Malmö stad Bilagor 1 7 Fil: Projektrapport utskrivningsklar C.doc 16 (16)

FORMULÄR 1 INSKRIVNINGSMEDDELANDE Avsändare Sjukhus:... telefon... Avdelning:...fax... Mottagare Kommun/stadsdel... Öppenvård:... Patientuppgifter: Personnummer:... Namn:... Adress:... Vistelseadress:... Telefon:... Patienten samtycker till informationsutbyte mellan slutenvård, kommun och öppenvård: ja nej Menprövning gjord av... att informationen skickas namn/yrkestitel Inskrivning Datum:... Orsak:...... Beräknad vårdtid:... dagar Kort vårdtid med oförändrade vårdinsatser: ja Kontakt önskas med...... Kontaktpersoner i slutenvården Behandlande läkare:... Omvårdnadsansvarig sjuksköterska:... Familjeläkare/Behandlande läkare i öppenvård Namn:... Arbetsplats:... annars områdesansvarig vårdcentral:...

FORMULÄR 2:1 KALLELSE TILL SAMORDNAD VÅRDPLANERING SID 1 AV 2 Avsändare Sjukhus:... telefon... Avdelning:...fax... Mottagare Kommun/stadsdel... Öppenvård:... Patientuppgifter: Personnummer:... Namn:... Adress:... Vistelseadress:... Patientelefon (på avd):... Förslag på mötesform Kommun Personligt möte Öppenvård Personligt möte Telefonkontakt Telefonkontakt Föreslagen datum för vårdplanering... Förslag på deltagare utöver patient och beslutsmässig representant från slutenvården. Biståndshandläggare Läkare i öppenvård Arbetsterapeut kommunen/öppenvården Kurator kommunen/öppenvården Sjuksköterska kommunen/öppenvården Närstående/ Legal företrädare Sjukgymnast kommunen/öppenvården Övriga:...... Patienten samtycker till informationsutbyte mellan slutenvård, kommun och öppenvård: ja nej Menprövning gjord av... att informationen skickas namn/yrkestitel Kontaktpersoner i slutenvården Behandlande läkare:... Omvårdnadsansvarig sjuksköterska:...

FORMULÄR 2:2 PLANERINGSUNDERLAG SID 2 AV 2 Namn:... Personnummer:... Hälsotillstånd Rehabilitering Hjälpmedel ADL-status självständig delvis hjälp total hjälp Dusch/Bad På/avklädning Förfl yttning Toalettbesök Födointag Övrigt... Kommunikation (syn, hörsel, tal)

FORMULÄR 3:1 SAMORDNAD VÅRDPLAN SID 1 AV 2 Avsändare Sjukhus:... telefon... Avdelning:...fax... Mottagare Kommun/stadsdel... Öppenvård:... Patientuppgifter: Personnummer:... Namn:... Adress:... Vistelseadress:... Telefon:... Mötesdeltagare (namn, enhet)......... Ansvariga i slutenvården. Behandlande läkare:... Sjuksköterska:... Läkare i öppenvård:... Hälsotillstånd /Diagnoser...,,,,............ Insatser av slutenvården Medicinsk information skickas till Datum Medicinsk epikris... Läkemedelslistor... Recept/läkemedel... Omvårdnadsepikris... Rehabiliteringsplan... Hjälpmedelskort... APO dos... Övrig insatser.........

FORMULÄR 3:2 SAMORDNAD VÅRDPLAN SID 2 AV 2 Namn:... Personnummer:... Insatser av öppenvård Insatser av Kommunen Patientyttrande Vårdplan justerad (justeras inom 24 timmar) Datum /Namn/ Yrkesroll (texta) Kommun:... Öppenvård:... Slutenvård:...

FORMULÄR 4 UTSKRIVNINGSMEDDELANDE Avsändare Sjukhus:... telefon... Avdelning:...fax... Mottagare Kommun/stadsdel... Öppenvård:... Patientuppgifter: Personnummer:... Namn:... Adress:... Vistelseadress:... Utskrivningsklar Datum:... Kontaktpersoner i slutenvården Behandlande läkare:... Omvårdnadsansvarig sjuksköterska:...

Regionkansliet Juridiska enheten 1 Regionjurist Ulf Jakobsson Tel 044-133488 Datum 2003-10-08 Dnr RS/ PM Vad krävs för att en vårdplan enligt betalningsansvarslagen skall anses justerad Förarbetena ger ingen ledning, trots att flera remissinstanser tagit upp frågan. Begreppet justering används i mötesprotokollsammanhang. En eller två justeringsmän ska ge sin syn på om protokollet rätt återger vad som skett vid mötet. Tekniken är att sätta en signatur på varje sida och sedan skriva under med hela sin namnteckning, om man nu inte har en avvikande åsikt. Detta förfarande är mycket sällan användbart, när det gäller en vårdplan, som måste fram snabbt och bl a kan komma att vara underlag för kommunala/sociala beslut. Lösningen ligger i framtiden i en mailkorrespondens. Den som åtagit sig att skriva ut vårdplanen, kan maila ut den till de övriga, som kan svara samtliga inblandade, så att alla ser vad alla tycker. Problemet är att mail via internet inte innehåller tillräcklig säkerhet. Ett minimikrav är att informationen krypteras. Utkastet behöver inte förses med en kvalificerad elektronisk signatur, men däremot godkännandet. Det får antas att Socialstyrelsen kommer att kräva att den som justerar vårdplanen kan identifieras, eftersom det kan uppkomma en ansvarsfråga. Svaret måste därför vara försett med en kvalificerad elektronisk signatur för att kunna accepteras som justering. I dagens läge torde telefaxen vara det medium, som kommer att användas. Kravet vid faxkommunikation måste emellertid vara att man uppfyller samma säkerhet, som vid mail, d.v.s. att informationen krypteras, vilket för övrigt måste vara kravet på flera av de andra meddelandena, som kommer att innehålla avsevärd medicinsk information om patienten. Problemet med den faxade informationen är att den kan få skickas flera gånger mellan de inblandade om någon har Adress: Skånehuset, 291 89 Kristianstad Telefon: Växel 044-13 30 00 Fax: 044-13 32 98 Organisationsnummer: 23 21 00-0255

synpunkter. Men när den är godkänd, måste den anses uppfylla kraven på justering. 2 En surrogatmetod, som måste få accepteras, när man är i tidsnöd, är att upprättaren ringer upp övriga inblandade och läser upp vårdplanen och får deras godkännande och noterar detta på den vårdplan, som sedan går ut på papper eller som mail. Man måste få acceptera en muntlig justering, när man inte hinner göra på annat sätt, med de risker som finns vid en muntlig kommunikation. Riskerna bör emellertid inte överdrivas, eftersom man har en grundläggande överenskommelse från vårdplaneringen. Ulf Jakobsson

Ulf Jakobsson Kompetenscentrum juridik 044-133488 Datum 2003-03-21 Dnr RS/ PM angående informationsdelning i samband med betalningsansvarslagen Denna PM gäller till större delen idag, men tar i första hand sikte på förhållandena, när den ändrade lagstiftningen träder i kraft 2003-07- 01. Överföring av information, genom att informationssökaren själv går in i en annans databas och tar ut viss information, har diskuterats fram för allt mellan regionen och den kommunala hälso- och sjukvården. Detta kan lösas enligt Hermesprojektets system med ett samtycke från patienten ( som sedan tillämpats i projektet IMPRESS). Vad som är att märka är att detta är information, som ur formell synpunkt skapats enbart för regionens sjukvård, men där vissa delar är intressanta för den kommunala hälso- och sjukvården. Huruvida man inom den verksamheten kopierar informationen eller gör en egen notering är en medicinskt professionell fråga. Regionen bestämmer själv över hur man i övrigt hanterar informationen, t ex eventuell gallring. Fråga har då uppkommit om samma system går att använda, när det gäller de underrättelser som skall skickas enligt betalningsansvarslagen. Dessa underrättelser utgör delvis en informationsöverföring i patientens intresse, men de har en kraftigt markerad juridisk funktion, eftersom de utgör underlag för betalningsansvarets överflyttande. Sändandet av dessa underrättelser utgör därmed också myndighetsutövning. För kommunens del utgör underrättelserna underlag för utbetalning. Denna form av informationsöverföring måste därför ske enligt huvudsystemet i tryckfrihetsförordningen. Det innebär att den hos regionen upprättade handlingen, t ex underrättelsen om vårdplanering, måste aktivt sändas till kommunen och bli en hos kommunen inkommen handling. Regionen bestämmer själv över sin information. Adress: Skånehuset,291 89. Kristianstad Telefon: Växel 044-13 30 00 Fax: 044-13 32 98. Organisationsnummer: 23 21 00-0255.

och kan besluta om gallring, utifrån sitt behov av informationen. Kommunen måste själv spara de delar, som utgör betalningsunderlag, utifrån sina regler. 2 De underrättelser det här rör sig om,är: - Intagningsmeddelande - Kallelse till vårdplanering - Utskrivningsmeddelande Betalningssystemet i lagen förutsätter också att vårdplanering påbörjats och att en vårdplan verkligen upprättats. Kommunens betalningsansvar inträder dagen efter det att utskrivningsmeddelandet skickats, dock tidigast fem dagar efter det vårdplanering påbörjats, under förutsättning att en justerad vårdplan upprättats. Detta innebär att regionen måste kunna bevisa att en kallelse till vårdplanering sänts och mottagandet kvitterats av kommunen. Vidare måste regionen kunna bevisa att ett utskrivningsmeddelande sänts och mottagandet kvitterats av kommunen. Även tidpunkt på dagen kommer att vara av betydelse, beroende på den lokala överenskommelsen (meddelande sänt och inkommit före kl 12 anses inkommet den dagen, medan meddelande som sänts och inkommit efter kl 12 anses inkommet först nästa dag). Om kommunen inte medverkar i vårdplaneringen utlöses betalningsansvaret sex dagar efter det kallelsen till vårdplanering sänts och mottagandet kvitterats (= påföljande dag då vårdplanering skulle påbörjats plus fem dagar). I sådana fall är det synnerligen viktigt att regionen kan bevisa tidpunkten då mottagandet av kallelsen kvitterats av kommunen. Ulf Jakobsson