Instruktioner 2017 Innehåll 1 Årsredovisning 2017... 2 1.1 Inledning... 2 1.2 Resultatredovisningens uppbyggnad... 2 2 Att skriva i årsredovisningen... 3 2.1 Instruktion fo r samtliga skribenter... 3 2.2 Fo r skribenter som skriver utifra n a terrapporteringskrav... 4 3 Riktlinjer för språket... 5 4 Ordning och reda... 5 5 Tidsplan... 5 6 Kontaktpersoner... 6 Bilaga 1... 7 Bilaga 2... 8 Denna text ga ller fo r dig som a r skribent fo r a rsredovisningen 2017. La s igenom hela instruktionen samt medfo ljande skrivelse Instruktioner Ordning och reda som fo rklarar hur vi verifierar de uppgifter som vi redovisar i a rsredovisningen. Det a r viktigt att la sa igenom instruktionerna noga och fo lja dessa fo r att vi ska fa en enhetlig rapport. Årets upplägg med ordning och reda är i stort samma som 2016. Då det kan förekomma en del justeringar är det viktigt att läsa igenom de särskilda instruktioner som tagits fram för detta område. Vem gör vad 2017? - Avdelningssamordnarna ansvarar fo r det administrativa arbetet samt ger sto d och information till avdelningarna i fra gor kring hur och na r det praktiska arbetet ska ske. - Redaktionsrådet ansvarar fo r att kvalitetssa kra texter och ge skribenter a terkoppling avseende inneha ll fo r inla mnade texter. Av avsnitt 6 framga r respektive kontaktperson fo r just din avdelning/enhet. Sida 1(9)
1 Årsredovisning 2017 1.1 Inledning A rsredovisningen skrivs med regeringen som ma lgrupp och ska a terspegla va r verksamhet och va ra prestationer under 2017. Med en prestation menar vi fo ljande: ett avslutat program, eller en betydande verksamhet av mer löpande karaktär som kan betraktas som årligen avslutad. Den ha r instruktionen a r uppbyggd utifra n den a terkoppling vi har fa tt fra n va r uppdragsgivare, Riksrevisionen samt inspel fra n tidigare a rs skribenter. A rsredovisningens hela disposition ser du i bilaga 1. I delen som heter resultatredovisning redovisar vi va ra prestationer utifra n den reglering som finns i 3 fo rordningen om a rsredovisning och budgetunderlag (FA B). I Ekonomistyrningsverkets handledning om resultatredovisning (ESV 2012:42) finns riktlinjer kring vad resultatredovisningen i a rsredovisningen ska inneha lla. A rsredovisningen fo r 2017 utga r, som fo rega ende a r, ifra n va ra tre externa ma l. Vi vill a ven lyfta fram va ra tre prioriteringsomra den. Va ra ma l - Fo retagens konkurrenskraft - Fo retagens fo rutsa ttningar - Fo retagen i regionen Va ra prioriteringar 2017 - Digitalisering - Kompetensfo rso rjning - Gro n tillva xt 1.2 Resultatredovisningens uppbyggnad Med utga ngspunkt i va r instruktion och regleringsbrevet fo r 2017 har huvuddelen av resultatredovisningen delats in under respektive ma l, verksamhetsomra den och program/insatser, se bild 1. Syftet med denna indelning a r att ge regeringen en tydlig a terrapportering utifra n deras uppsta llning i regleringsbrevet. Under respektive ma l har vi gjorts ett urval utifra n va ra program/insatser som ger en ra ttvisande bild av va r verksamhet inklusive va ra prestationer i tre avsnitt enligt bild 1. Mål Bakgrund Verksamhetsområde Genomförande Program/insats Bedömning Bild 1, resultatredovisningens indelning Sida 2(9)
a) Bakgrund (skrivs av analysenheten/utvärdering och uppföljning) Bakgrundsavsnittet ska ge en helhetsbild av varför vi go r det vi go r och hur vi arbetar inom respektive ma l. Syftet a r att utifra n va rt perspektiv och va r roll som myndighet ge ett inledande resonemang kring va rt arbete med respektive ma l. Bakgrundavsnittet skrivs av analysenheten/utvärdering och uppföljning. b) Genomförande (skrivs av respektive avdelning) Under avsnittet genomfo rande redogo r vi fo r vad vi har gjort inom respektive ma l. Ha r presenterar vi ett urval av 2017 a rs program och prestationer. Detta avsnitt skrivs av er som arbetar med va ra program och deltar i skrivandet inom ert omra de. c) Bedömning (skrivs av analysenheten/utvärdering och uppföljning) Ha r ska vi knyta ihop bakgrunden och genomfo randet kopplat till ma let. Vi summerar varfo r och hur vi har valt att go ra det vi go r med vad vi har gjort och hur va l resultatet har o verenssta mt med va ran ma lbild. 2 Att skriva i årsredovisningen 2.1 Instruktion för samtliga skribenter Denna del va nder sig till samtliga skribenter som ska leverera text till resultatredovisningen. Ta nk pa att din text ska svara pa fra gan vad vi har gjort under 2017 samt vilka resultat vi har uppna tt. Din slutliga text ska uppga till max en sida och klippas in eller skrivas i bifogad Word dokument. Anva nd denna mall da den a r framtagen fo r att minska det slutliga redigeringsarbetet. Det är väldigt viktigt att du inte ändrar/använder dig av egna eller andra formatmallar än de som finns som standardmallar i dokumentet. Använd endast förvalda formatmallar i menyfliken. Du sparar din text pa G enligt fo ljande so kva g fo r din avdelning/enhet: G:\gemensamt\A R 2017\AvdelningXXX\EnhetXXX\SkribentXXX Do p ditt dokument till rubriken som ska finnas med i a rsredovisningen samt ditt eget namn. Exempelvis: G:\gemensamt\A R 2017\Fo rvaltning\stab\homan Sadat Sida 3(9)
Uto ver ovansta ende finns nedan ett antal generella riktlinjer som du som skribent ma ste ta ha nsyn till: - Utga ifra n befintlig programplan och/eller uppfo ljnings- och utva rderingsplan. - Se till att din text beskriver syftet med programmet/insatsen. - Go r ett urval av 2017 a rs mest va sentliga aktiviteter. Ta nk pa att det a r årets aktiviteter som ska a terrapporteras. - Beskriv utvalda aktiviteter med volym och inneha ll, exempelvis beslutade medel, antal projekt, antal fo rela sningar och sa vidare. Observera att inga belopp avseende utbetalda medel eller antalet ärendebeslut ska redovisas i detta avsnitt. Redovisning av dessa belopp görs under avsnittet redovisning av insats och programdata vid frågor kan du kontakta Karin Cedersand-Sörqvist. - Om du saknar data (sa som siffror och sidha nvisningar) som kommer att erha llas efter att du skickat in din text a r det viktigt att du markerar detta med XXX (och gulmarkeras) i din text. Detta ga ller a ven de fall da r ett pa sta ende/siffra ska styrkas med verifikat som a nnu ej a r fa rdigsta lld. Ha r infogar du en slutnot och namnger slutnoten med XXX. Pa sa vis kan vi fo lja upp tillkommande kompletteringar. - Skriv kort och ka rnfullt. - Avsluta din redogo relse fo r vad vi gjort med ett resonemang kring uppna dda resultat. - A rsredovisningen ska ge en ra ttvisande bild av va r verksamhet. Var da rfo r noga med att a ven redovisa resultat som inte blivit som vi o nskat. - Alla pa sta enden och uppgifter ma ste kunna verifieras med underlag (la s mer - under avsnitt 4, Ordning och reda). - Om du ska ha med en bild/diagram eller dylikt ska denna skickas in tillsammans med din text och vara anpassad fo r Word. 2.2 För skribenter som skriver utifrån återrapporteringskrav - La s a terrapporteringskravet noga fo r att sa kra att du fa r med allt som efterfra - gas. Det kan till exempel sta att du ska beskriva de insatser/aktiviteter som genomfo rts samt kommentera/bedo ma effekterna. - Dessa texter ska som regel inte inneha lla bakgrund och syfte. Ibland kan dock en mycket kort bakgrund beho vas, fo r att till exempel go ra va r roll tydlig. - I o vrigt: fo lj instruktionen under avsnitt 2.1. Sida 4(9)
3 Riktlinjer för språket A rsredovisningens syfte a r att a terrapportera 2017 a rs verksamhet till regeringen. Med denna utga ngspunkt kan vi fo rutsa tta att mottagaren av va r text har en bra grundfo rsta else och kunskap om va r verksamhet. Ha r a r na gra riktlinjer fo r spra ket: - Skriv din text i tempus imperfekt (preteritum). Exempelvis, under 2017 genomfo rde Tillva xtverket och inte under 2017 har Tillva xtverket genomfo rt. - För att få en enhetlig text väljer vi att alltid skriva ut orden procent, miljoner samt kronor i löpande text. - Fo lj riktlinjerna fo r klarspra k i myndigheters texter - det vill sa ga skriv va rdat, enkelt och begripligt. - Fo rklara det som beho ver fo rklaras. Men va lj bort allt som inte beho vs. Du na r la ttare fram med en kort och ka rnfull text. - Va xla ga rna mellan Tillva xtverket och vi i texten. Ordet vi ska alltid syfta pa Tillva xtverket. - Se bilaga 3 fo r vanliga fo rkortningar och sto d vid skrivandet. - Be na gon annan la sa och ge a terkoppling pa din text innan du la mnar ifra n dig den. - Du kan anva nda dig av verktyget lix.se fo r att fa en uppfattning om la sbarheten i din text. Se a ven Myndigheternas spra kregler. 4 Ordning och reda Alla uppgifter (textpa sta enden och siffror) i a rsredovisningen ska kunna verifieras. Utga ngspunkten i Riksrevisionens granskning a r att det finns verifikat som styrker det vi skriver i a rsredovisningen. Läs därför noga igenom den särskilda instruktionen kring ordning och reda. Ha r finns konkreta tips och exempel pa hur och med vad uppgifterna ska verifieras. 5 Tidsplan - 3 november: sista datum att spara ner din text samt tillho rande verifikat. Word dokumentet med din text och verifikationer ska sparas enligt fo ljande mappordning: G:\gemensamt\A R 2017\AvdelningXXX\EnhetXXX\SkribentXXX - 17 november: du a terfa r din text med kommentarer fra n redaktionsra det. - 30 november: slutversionen av din text ska sparas ner enligt tidigare instruktion. Mellan den 17 och 30 november har du mo jlighet till dialog med redaktionsra det kring de kommentarer som de la mnat fo r din text. Observera att slutversioner ska vara rensade fra n spa rningar och kommentarer samt do pas om till XXX (Namn Efternamn) version 2. - 11 december: fo rsta utkastet av a rsredovisningen skickas till enhets- och avdelningschefer fo r genomla sning. Sida 5(9)
- 18 december: enhets- och avdelningschefer la mnar sina synpunkter pa texterna till respektive avdelningssamordnare. Avdelningssamordnarna go r eventuella korrigeringar i a rsredovisningen utifra n la mnade synpunkter. - 8 januari 2018: version tva av a rsredovisningen la mnas fo r extern genomla sning och spra kgranskning. - 12 januari 2018: a rsredovisningen sammansta lls utifra n synpunkter efter spra kgranskning. - 18 januari 2018: du ska komplettera din text och verifikat med saknade belopp och verifikat som fa s fram efter a rsskiftet. Detta go r du genom att ersa tta XXX i slutversionen av din text med belopp och verifikat. 6 Kontaktpersoner A rsredovisningsarbetet organiseras av projektgruppen. Pa varje avdelning finns a ven en avdelningssamordnare som svarar pa generella fra gor kring a rsredovisningen. Rollfördelning inom projektgruppen Huvudansvarig projektledare fo r a rsredovisningen Samordnare avdelning Fo retag Samordnare avdelning Fo renkling samt avdelning Kunskapsutveckling. Samordnare avdelning Regioner och avdelning Fo rvaltning Övriga stödpersoner Kontaktperson/bollplank fo r fra gor kring regleringsbrev och myndighetsinstruktionen. Ansvarig fo r bakgrundsavsnitt fo r respektive ma l. Kontaktperson fo r dialog avseende resultatredovisning och resultatresonemang. Diariefo ring och arkivering Kontaktpersoner fo r uppgiftsha mtning ur NYPS och Diver Ansvariga fo r belopp och tabeller i avsnittet programdata Redaktionsrådet Avdelning Fo retag Avdelning Fo retag Namn Homan Sadat Elin Sixtensson Marlen Eriksson Sara Persson Namn Maria Eriksson Sigrid Hedin Mats Aletun Ulrika Ka mpe A sa Adamsson Karin Cedersand-So rqvist och Andreas Hallberg Namn Avdelning Fo renkling och Kunskapsutveckling Avdelning Fo renkling och Kunskapsutveckling Avdelning Regioner och Fo rvaltning Avdelning Regioner och Fo rvaltning Sida 6(9)
Se separat dokument Disposition a rsredovisning 2017. Bilaga 1 Sida 7(9)
Bilaga 2 Vanliga förkortningar i löpandet text Det finns en grupp av vanliga s.k. avbrytnings- och sammandragningsfo rkortningar som alltid kan anva ndas utan fo rklaring i lo pande text: bl.a. bland annat (andra) dvs. det vill saga e.d. eller dylikt etc. etcetera fr.o.m. fra n och med m.a.o. med andra ord m.fl. med flera m.m. med mera obs. observera o.d. och dylikt osv. och sa vidare s.k. sa kallad (-t, -de) t.ex. till exempel t.o.m. till och med Ett antal andra förkortningar är vanliga men bör i huvudsak bara användas vid brist på utrymme. Här följer några exempel: anm. anma rkning em. eftermiddag enl. enligt ev. eventuell exkl. exklusive f.d. fo re detta f.k. fo r ka nnedom fm. fo rmiddag forts. fortsa ttning f.o. fo r o vrigt gm genom inkl. inklusive jfr ja mfo r p.g.a. pa grund av resp. respektive tf. tillfo rordnad Datum och tidsrymd I lo pande text skrivs datum enligt mo nstret 15 april 2015. Skrivsa tt som 2015-04-15 och 15.4.2015 bo r inte anva ndas i lo ptext. Tidsrymder anges med tankstreck. Tankstrecket betyder i sig sja lvt fra n... till, mellan... och osv. Fo r att skriva tankstreck trycker du pa Ctrl minus pa det numeriska tangentbordet, alternativt text mellanslag bindestreck mellanslag text. 2015 2020 Kontoret ar öppet kl. 9 17 (inte: från kl. 9 17 eller mellan kl. 9 17) I lo pande text bo r tidsrymd med datum skrivas med ba de siffror och boksta ver: Undersökningen genomfördes 1 januari 30 juni 2013. Sida 8(9)
Bilaga 2 Belopp a) belopp skrivs med siffror (sa la nge som man inte ra knar i tusen, miljoner eller miljarder kronor b) heltalssiffrorna grupperas tre och tre bakifra n ra knat och skiljs a t med fast mellanslag Med siffror och bokstäver Ja mna belopp som 2 000 000 kronor skrivs ga rna efter mo nstret 2 miljoner kronor. I tabeller och liknande uppsta llningar da r det a r ont om utrymme, kan man ibland beho va fo rkorta beloppen: - 2 tkr = tva tusen (eller tva tusen) kronor - 2 mnkr = tva miljoner kronor - 2 mdkr = tva miljarder kronor Sida 9(9)