www.pwc.se Revisionsrapport Anders Haglund, certifierad kommunal revisor Johan Lidström Särskild granskning av socialnämndens styrning och ledning - underlag för ansvarsprövning Sundsvalls kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Revisionsfråga... 2 1.3. Metod och avgränsning... 3 2. Budget och prognoser... 4 3. Nämndens agerande och kommunikation... 5 4. Revisionell bedömning... 14 Februari 2014 Sundsvalls kommun
1. Sammanfattning Revisorerna i Sundsvalls kommun har givit i uppdrag att genomföra en granskning av socialnämndens styrning och ledning. Bakgrunden är att socialnämnden i Sundsvalls kommun har redovisat negativa budgetavvikelser de senaste åren. 2011 hade nämnden ett underskott på 46 Mkr och för 2012 låg underskottet på 37 Mkr medan det för 2013 blev 97,5 Mkr. För 2014 beräknas underskottet bli mellan 132-140 mnkr. Granskningens inriktning har varit att kartlägga och belysa nämndens agerande under 2014, mot bakgrund av det stora budgetöverskridandet. Syftet med granskningen är att ge underlag för att bedöma om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra och följa upp och kontrollera sin verksamhet och ekonomi i syfte att säkerställa följsamhet till den av Kommunfullmäktige fastställda budgeten för 2014. Granskningen skulle besvara följande revisionsfråga: Har socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll under året varit ändamålsenlig och tillräcklig? Vår bedömning är att nämndens styrning sammantaget inte har varit ändamålsenlig och tillräcklig. Enligt vår uppfattning bör således kritik riktas mot nämnden. Vid en värdering av styrkan i kritiken bör ett antal förhållanden beaktas. Några talar till nämndens fördel och några till dess nackdel. Vår uppfattning är att genom att beslutade åtgärder inte har fått avsedd effekt och att underskottet därigenom har ökat jämfört med 2013 samt att en hemställan om tilläggsanslag görs så sent som i september utgör skäl för kritik. Sundsvalls kommun 1 av 15
Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in nämnden till en hearing. Socialnämnden i Sundsvalls kommun har redovisat negativa budgetavvikelser de senaste åren. 2012 hade nämnden ett underskott på 37 mnkr och för 2013 låg underskottet på97,5 mnkr medan det för 2014 förväntas bli 132 mnkr. Vid revisionens ansvarsutövandegranskning för 2013 var vår bedömning att nämndens styrning sammantaget inte hade varit ändamålsenlig och tillräcklig. Vår uppfattning var att kritik borde riktas till den nämnd som ansvarade för verksamheten fram till den 30 september. Denna granskning avser att kartlägga och belysa nämndens agerande under 2014, mot bakgrund av det stora budgetöverskridandet. Syftet med granskningen är att ge underlag för att bedöma om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra och följa upp och kontrollera sin verksamhet och ekonomi i syfte att säkerställa följsamhet till den av Kommunfullmäktige fastställda budgeten. Granskningen ska också ge underlag för att bedöma hur nämnden har kommunicerat sina svårigheter att anpassa sin verksamhet till given resursram till kommunstyrelsen och fullmäktige. 1.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll under året varit ändamålsenlig och tillräcklig? För att besvara revisionsfrågan kommer följande fakta, frågeställningar eller granskningskriterier att belysas och bedömas: Budgetöverskridandets utveckling och fördelning på verksamhet Nämndens lämnade prognoser avseende ekonomiskt utfall Sundsvalls kommun 2 av 15
Nämndens kommunikation med kommunstyrelse och fullmäktige i syfte att påtala sina problem med att anpassa verksamheten till den budget som beslutats av fullmäktige Nämndens beslut och vidtagna åtgärder under 2014 i syfte att anpassa verksamheten till den givna resursramen, alternativt begränsa budgetöverskridandet 1.3. Metod och avgränsning Studier av dokument såsom reglementen, protokoll, budget, verksamhetsplan, tjänsteskrivelser och uppföljningsrapporter hos socialnämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Intervjuer har skett med socialförvaltningens ekonomichef, socialdirektör, socialnämndens ordförande, socialnämndens vice ordförande, tillförordnade ansvarig för ekonomistyrningsavdelningen, koncernstaben och socialförvaltningens kanslienhetschef. Sundsvalls kommun 3 av 15
2. Budget och prognoser Nedan redovisas budget och de prognoser som redovisats i nämnden under 2014: Mkr Årsbudget Prognoser redovisade till socialnämnden 2014 2014 Feb Mar April Maj Juli Aug Sep Okt Nov Utfall Vht Intäkter 289 289 289 319 319 319 329 329 329 338 345 Personalkostnader 1315 1378 1378 1393 1416 1415 1435 1435 1437 1445-1 441 Vht övr kost 661 678 678 733 733 733-748 748 748 754-778 Avskrivning 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4-3 Intern ränta -1 1 1 0 0 1 0 0 0 0-1 Vht Nettokostnad 1691 1771 1771 1811 1833 1833 1858 1858 1860 1865-1 879 Skattemedel 1691 1691 1691 1721 1743 1742 1743 1743 1745 1745-1 747 Resultat 0 80 80 90 90 90 115 115 115 120 132 Årsprognosen har under 2014 pendlat mellan -80 och -120 mnkr, vid varje avrapporteringstillfälle. Utfallet mot budget för 2014 blev -132 mnkr. Då har utfallet förbättrats genom ett tilläggsanslag på 25 mnkr som beslutades av Kommunfullmäktige under våren 2014. Sundsvalls kommun 4 av 15
3. Nämndens agerande och kommunikation I syfte att kunna bedöma hur nämnden agerat under 2014 för att anpassa verksamheten till den givna resursramen, alternativt begränsa budgetöverskridandet samt hur nämnden kommunicerat med Kommunfullmäktige har en genomgång av samtliga nämndprotokoll gjorts. Relevanta ärenden och beslut redovisas nedan tillsammans med våra kommentarer och bedömningar. 2013-10-23 Socialnämnden 160 Månadsrapport socialnämnden september 2013 Socialnämnden godkände mål och resursplan för 2014 med plan för 2015-2016 enligt bl.a. nedanstående att-satser: - ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en översyn av hemtjänstens biståndsbedömda tid och redovisa detta till nämnden senast i december 2013 - ge förvaltningen i uppdrag att göra en översyn av 2014-års förfrågningsunderlag och ersättningsnivå för LOV Hemtjänst och återrapportera detta till nämnden i december 2013 - ge förvaltningen i uppdrag att återkomma med ytterligare förslag och konkretisering av åtgärder som behövs för att klara det totala besparingsmålet för år 2014 och återrapportera detta till nämnden i november, - hos kommunstyrelsen anhålla om att ramreduceringen för personlig assistans om 7,5 mkr återförs till socialnämndens budgetram för år 2014 Kommentar/bedömning: Vid samma tillfälle som nämnden antog MRP för 2014 2012-10-31. beslutades även om översyn av verksamheten samt att förvaltningen skulle ta fram förslag på kostnadsbesparande åtgärder. Nämnden beslutar också att hemställa om ökad budgetram för 2014 med 7,5 mnkr. Motivet var att återställa ett besparingskrav från 2013 som nämnden fick för att de skulle konkurrensutsätta viss verksamhet som dock inte genomfördes. 2013-12-18 Socialnämnden 200 Mål och resursplan 2014 för socialnämnden - Socialnämnden beslutar att tillskriva Kommunfullmäktige att den differens (enligt nedan) som uppstår ska bli en utökad ram för 2014. Av beslutsunderlaget framgår följande: Socialnämndens prognos för det ekonomiska resultatet vid bokslut 2013 pekar på ett underskott om 105 miljoner kronor. De bakomliggande orsakerna till socialnämndens underskott 2013 kan i stort förklaras av att verksamheterna under året inte har klarat att parera verksamheten i förhållande till: tidigare års ekonomisk obalans år 2012 om -37 miljoner kronor, sänkta skattemedel år 2013 jämfört med år 2012 om 47 miljoner kronor enligt tidigare års MRP, samt Sundsvalls kommun 5 av 15
tillkommande kostnadsökningar under året på grund av volymökningar med bl. a ökat antal beslutade hemtjänsttimmar, korttidsplatser inom äldreomsorgen, betalningsansvar för assistansärenden enligt LSS de första 20 timmarna samt köp av externa placeringar och boendeplatser. Av underlaget framgår att det att socialnämndens driftbudgetram för 2014 uppgår till 1 619,3 miljoner kronor. I ramen har hemsjukvården ännu inte beaktats. Enligt beslutade ramförändringar i tidigare års MRP innebär 2014 års driftbudget en ramsänkning med 37,5 miljoner kronor i förhållande till 2013. Beaktat 2013 års prognostiserade underskott om 105 miljoner kronor samt ytterligare ramreduceringar om netto 37,5 miljoner kronor för år 2014 behövs anpassningar motsvarande ca 145 Mkr för att klara en ekonomi och verksamhet i balans. Då finns det enligt nämnden dock inga reserver för oförutsedda händelser och ytterligare kostnads- och volymökningar under året. Av protokoll framgår att nämnden under överläggning enas om ett förslag som helt avviker från förvaltningens förslag. Nämnden konstaterar att man inte klarar av att göra besparingar i syfte att få en budget i balans. Nämnden beslutar att Kommunfullmäktige ska tillskrivas med innebörden att den differens som uppstår ska bli en utökad ram för socialnämnden för 2014. Kommentar/bedömning: Förvaltningen lade fram förslag på kostnadsreduceringar på 145 mnkr till sammanträdet. Dessa var uppdelade på förslag som krävde politiska beslut för att genomföras respektive förslag som kunde hanteras genom tjänstemannabeslut utifrån delegation. De förslag som krävde politiska beslut om 25 mnkr godkändes inte av nämnden. Socialnämnden beslutade således att tillskriva fullmäktige mot bakgrund av att man gör bedömningen att man inte kommer klara av en budget i balans för 2014. Nämnden gör med detta beslut fullmäktige uppmärksam på att den går in i 2014 med en obalans och att man inte kommer klara sin verksamhet inom budgeterad ram. Vi kan dock inte av underlag eller andra handlingar utläsa med vilket belopp nämnden önskar utöka budgetramen. Vi har dock erfarit att det belopp sam avses är de 25 mnkr som nämns ovan. Beloppet tillfördes beslutsunderlaget i samband med Kommunstyrelsens beredning av ärendet. Nämnden ger, enligt vad vi kan notera, ingen signal i detta protokoll till fullmäktige att obalansen skulle vara större än 25 mnkr. 2014-02-26 Socialnämnden 23: Månadsrapport socialnämnden januari 2014 - Socialnämnden beslutar att godkänna månadsrapporten. Kommentar/bedömning: Januariprognosen som redovisas för nämnden i februari pekar på ett underskott om 80 mnkr. Förklaringar till prognosen lämnas och nämnden godkänner denna utan att vidta några andra åtgärder. Sundsvalls kommun 6 av 15
2014-03-17 Kommunstyrelsen 59 Socialnämndens samt barn- och utbildningsnämndens begäran om tilläggsanslag till Mål och resursplan 2014 - Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja socialnämnden samt barn- och utbildningsnämndens begäran om tilläggsanslag på 25 respektive 40 mnkr. Kommentar/bedömning: Socialnämnden hade ( 200 2013) hemställt till fullmäktige om utökad budgetram för 2014. Det framgår dock inte på ett tydligt sätt hur stor ramökning socialnämnden yrkade. Beloppet, 25 mnkr tillfördes beslutsunderlaget i samband med kommunstyrelsens beredning Koncernstaben föreslår dock kommunstyrelsen att föreslå Kommunfullmäktige besluta avslå socialnämndens hemställan. Som motiv för avslag hänvisades till kommunens ekonomistyrningsregler som anger att nya tilläggsanslag i princip inte beviljas under löpande år. Kommunstyrelsen tillstyrker emellertid att fullmäktige beslutar om ett tilläggsanslag om 25 mnkr till socialnämnden. 2014-03-26 Socialnämnden 45 Månadsrapport socialnämnden februari 2014 - Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Kommentar/bedömning: Prognosen pekar mot ett underskott om 80 mnkr och nämnden vidtar inga aktiva åtgärder. 2014-03-31 Kommunfullmäktige 59 Socialnämndens samt barn- och utbildningsnämndens begäran om tilläggsanslag till mål och resursplan 2014. Kommunfullmäktige beslutar att: - Bevilja socialnämnden samt barn- och utbildningsnämndens begäran om tilläggsanslag på 25 respektive 40 mnkr. Kommentar/bedömning: Kommunfullmäktige beslutar att bevilja socialnämnden tilläggsanslag om 25 mnkr. Några ställningstaganden i övrigt gällande socialnämnden har vi inte funnit 2014-04-23 Socialnämnden 68: Månadsrapport socialnämnden mars 2014 - Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna - Uppdra till förvaltningen att återkomma till tertialrapporten med komplettering med åtgärder och resultat enligt tidigare beslut i socialnämnden. Kommentar/bedömning: Socialförvaltningen bedömer fortfarande att underskottet kommer bli cirka 80 mnkr. Förvaltningen får i uppdrag att återkomma med besparingsåtgärder enligt tidigare beslut. Det framgår dock inte vilket tidigare beslut som avses. Sundsvalls kommun 7 av 15
2014-05-23 Socialnämnden 93 Socialnämndens delårsrapport 1. Socialnämnden beslutar att: - godkänna delårsrapport 1, 2014 och överlämna den till kommunstyrelsen - ge förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med ytterligare förslag till åtgärder samt intensifiera arbetet med redan beslutade åtgärder, med en målsättning att uppnå en ekonomi och verksamhet i balans innan året är slut - ge förvaltningen i uppdrag att återkomma med nya förslag till åtgärder samt återrapportera det fortgående arbetet med redan beslutade åtgärder vid socialnämndens sammanträde i augusti 2014 - tillskriva fullmäktige att vi har för avsikt att återkomma med ytterligare krav på ekonomiska medel, samt bilägga Torbjörns Starks information daterad 2014-05-15 Det beräknade negativa resultatet i prognosen förklaras av nämnden enligt följande: Ökade verksamhetsvolymer inom äldreomsorgen som i stort pareras inom hemtjänsten och ej klarats inom ram om ca 30 Mkr. Kvarstående och växande ekonomisk obalans inom socialtjänstens verksamheter p.g.a. tidigare års underbudgetering samt fortsatta kostnadsökningar för externa köp av verksamhet som placeringar, boendeplatser, hemtjänsttimmar samt personlig assistans om ca 25 Mkr. Kvarstående men dock minskande ekonomisk obalans inom produktionen i huvudsak inom affärsområdena hemtjänst och äldreboenden, vilket handlar om att anpassa personalbemanning, vikariehantering och övriga kostnader i förhållande till produktionens intäkter, om ca 35 Mkr. 97 Översyn av nytt avgiftssystem inom hemtjänsten Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att snarast återkomma med förslag till nytt avgiftssystem inom hemtjänsten. Systemet ska kopplas till insatser och inte tid. 98 Översyn av riktlinjer för handläggning och verkställighet för beslut om särskilt boende Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att se över riktlinjerna. Kommentar/bedömning: I delårsrapporten januari-april prognosticerades underskottet öka till cirka 90 mnkr. Nämnden ger här förvaltningen i uppdrag att återkomma med ytterligare förslag till åtgärder till sammanträdet i augusti då nämnden ansåg att de redan framtagna förslagen inte var tillräckliga. Vid sammanträdet får även förvaltningen i uppdrag att se över riktlinjer och avgiftssystem. Vi noterar att socialnämnden här fattar beslut åtgärder med anledning av lämnad rapportering. Socialdemokraterna framför vid överläggning att de ser med stor oro på att det befarade underskottet har ökat. De anser att åtgärder behövs vidtas som gör nämnden får kontroll och information på orsaker på en mer detaljerad nivå än det som fanns i handlingar till sammanträdet. Information behöver också lämnas tidigare än i augusti. De har dock inte några egna förslag på åtgärder. Sundsvalls kommun 8 av 15
2014-06-09 Kommunstyrelsen 184 Delårsrapport januari-april 2014 - Kommunstyrelsen beslutar att utifrån sin uppsiktsplikt ge socialnämnden stöd vid styrning och ledning av verksamheten i syfte att uppnå handlingsplaner för att minska underskottet - Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt socialnämnden att till kommunfullmäktige i september 2014 återkomma med en handlingsplan per verksamhetsområde för att anpassa kostnaderna till beslutad budgetram - Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt socialnämnden att senast i september 2014 återkomma till kommunfullmäktige med en analys över hur föreslagna besparingsåtgärder på grund av underskottet påverkar samtliga verksamhetsområden 2014 och på längre sikt. Kommentar/bedömning: Socialdirektören har vid varje kommunstyrelsesammanträde gjort avrapportering om socialnämndens ekonomiska situation. Vi noterar att kommunstyrelsen beslutar om konkreta stödåtgärder till socialnämnden. Kommunstyrelsen uppdrar även till socialnämnden att återkomma med en handlingsplan som är mer preciserad med uppdelning per verksamhetsområde och med plan när olika delar ska vara genomförda och eventuella delmål. 2014-06-18 Socialnämnden 110 Månadsrapport maj 2014 - Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Kommentar/bedömning: Socialförvaltningens prognos för år 2014 ligger kvar på samma nivå som redovisades i tertialrapport 1 med ett beräknat negativt resultat om 90 mnkr vid årets slut. Nämnden agerar aktivt och ger förvaltningen i uppdrag att till augustisammanträdet redovisa effekter och kostnader på en mer detaljerad nivå inom sju olika kostnadsområden. 2014-06-23 Kommunfullmäktige 173 Delårsrapport januari april 2014 - Kommunfullmäktige beslutar att uppdra åt socialnämnden att till kommunfullmäktige i september 2014 återkomma med en handlingsplan per verksamhetsområde för att anpassa kostnaderna till beslutad budgetram - Kommunfullmäktige beslutar att uppdra åt socialnämnden att senast i september 2014 återkomma till kommunfullmäktige med en analys över hur föreslagna besparingsåtgärder på grund av underskottet påverkar samtliga verksamhetsområden 2014 och på längre sikt. Kommentar/bedömning: Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens beslut som innebär att socialnämnden behöver agera mer aktivt med tydligare handlingsplan och med en analys över hur verksamheten påverkas av besparingsåtgärderna. Sundsvalls kommun 9 av 15
2014-08-27 Socialnämnden 130 Månadsrapport socialnämnden juli 2014 med handlingsplan för att anpassa kostnaderna till beslutad budgetram. nämnden beslutar att godkänna förvaltningens återrapportering av arbetet med åtgärder för att uppnå en ekonomi i balans - godkänna förvaltningens svar på de frågeställningar kring det ekonomiska resultatet som ställdes vid nämndens senaste sammanträde - överlämna förvaltningens tjänsteskrivelse som svar på uppdrag från kommunfullmäktige 2014-06-23. Kommentar/bedömning: Socialförvaltningens prognos för år 2014 ligger kvar på samma nivå som redovisades i tertialrapport 1 med ett beräknat negativt resultat om 90 Mkr. Till sammanträdet har förvaltningen tagit fram en åtgärdsplan med 31 olika områden där totalsumman av besparingarna är 120 mnkr. Denna innefattar exempelvis sänkta timvikariekostnader (-20 mnkr) och anpassning av bemanning i äldreboenden (-15 mnkr). 18 av dessa besparingsåtgärder är vid tillfället genomförda. 2014-09-15 Kommunstyrelsen 236 Socialnämndens handlingsplan för att anpassa kostnaderna till beslutad budgetram - Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ge socialnämnden i uppdrag att ta fram en mer konkret och uppföljningsbar handlingsplan - Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förslag på stödåtgärder till socialförvaltningen - medge att kommunstyrelsen får prioritera ner andra uppdrag för att kunna arbeta med de åtgärder som koncernstaben ska bidra med - Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att socialnämnden presenterar och följer upp den mer konkreta handlingsplanen och rapporterar till finansoch näringslivsutskottet varje månad. Kommentar/bedömning: Kommunstyrelsen gör bedömningen att den redan framtagna handlingsplanen inte är tillräckligt konkret utan vill på ett tydligare sätt se hur mycket som ska effektiviseras inom varje område. De vill även se en uppföljningsbar tidsplan på när varje del beräknas vara genomförd alternativt uppdelat i etapper. 2014-09-24 Socialnämnden 161 Delårsrapport 2 - godkänna delårsrapport 2, 2014 och överlämna den till kommunstyrelsen - uppdra till förvaltningen att under hösten 2014 månadsvis redovisa och följa upp arbetet med åtgärder och ekonomiska effekter i enlighet med socialnämndens beslut 2014-08-27 130 - hemställa att Kommunfullmäktige beviljar socialnämnden ett tilläggsanslag på 115 Sundsvalls kommun 10 av 15
mnkr för att täcka det prognosticerade underskottet 2014 - socialnämnden vill ha en återrapport på utrullningen av Skönsmon med kostnadsredovisning och med den ev. utökning av personal som krävts, samt se över vilka eventuella tillskott som krävs. Det beräknade negativa resultatet i prognosen förklaras av nämnden i stort av: Ökade verksamhetsvolymer inom äldreomsorgen som pareras inom hemtjänsten och ej klarats inom ram om 30 Mkr. Ekonomisk obalans inom socialtjänstens verksamheter p.g.a. tidigare års underbudgetering samt fortsatta kostnadsökningar under året för externa köp av verksamhet som boendeplatser och placeringar samt betalningsansvar för personlig assistans om totalt ca 31 Mkr. Ekonomisk obalans inom produktionens affärsområden hemtjänst och äldreboenden, vilket handlar om att anpassa personalbemanning, vikariehantering och övriga kostnader i förhållande till produktionens intäkter om totalt 53 Mkr samt övriga affärsområden 1 Mkr. Kommentar/bedömning: Vid delårsrapport per den sista augusti har det prognosticerade underskottet ökat till 115 mnkr. Utvecklingen av socialnämndens ekonomiska resultat har sedan föregående tertialrapport ökat och pekar mot ett underskott om 115-120 mnkr. Förvaltningens försämring av prognosen grundar sig främst på den osäkerhet som fanns kring i vilken takt verksamheterna under hösten skulle lyckas med genomförandet av åtgärderna inom de prioriterade områdena. Sammantaget kan sägas att arbetet med genomförandet av den beslutade åtgärdsplanen i MRP 2014 om 120 mnkr inte hade fått genomslag. Socialförvaltningen har till sammanträdet tagit fram en ny åtgärdsplan som är i princip identisk med den tidigare dock med skillnaden att ytterligare en åtgärd bedöms vara genomförd. Socialnämnden beslutar dessutom att hemställa till Kommunfullmäktige att de beviljar socialnämnden ett tilläggsanslag om 115 mnkr för att täcka årets prognosticerade underskott. Vi noterar att socialnämnden här på ett tydligt sätt gör Kommunfullmäktige uppmärksam på att nämnden inte kommer att klara av att genomföra sin verksamhet inom budgeterad ekonomisk ram. 2014-09-29 Kommunfullmäktige 212 Socialnämndens handlingsplan för att anpassa kostnaderna till beslutad budgetram. Kommunfullmäktige beslutar att: - ge socialnämnden i uppdrag att ta fram en mer konkret och uppföljningsbar handlingsplan - godkänna kommunstyrelsens förslag på stödåtgärder till socialförvaltningen - socialnämnden presenterar och följer upp den nya mer konkreta handlingsplanen och rapporterar till finans- och näringslivsutskottet varje månad. Sundsvalls kommun 11 av 15
2014-10-22 Socialnämnden 182 Månadsrapport socialnämnden september 2014 - socialnämnden beslutar att godkänna månadsrapporten. Mk 0-20 Resultat 2013 SN Resultat 2014 SN Prognos 2014 T1 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec -40-60 -80-100 -120-140 -90,9-67,6-97,5-115,0 2014-11-19 Socialnämnden 200 Månadsrapport socialnämnden oktober 2014 - Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Socialnämndens prognos för år 2014 ligger kvar på samma nivå som redovisades vid tertialrapport 2 och uppgår till ett beräknat negativt resultat om 115 mnkr vid årets slut. Prognosen baseras på aktuellt ekonomiskt resultat t o m oktober 2014 samt bedömningar i anslutning till tertialrapport 2 från samtliga ekonomiskt ansvariga chefer inom socialförvaltningen. 2014-12-01 Kommunstyrelsen 56 Socialnämndens hemställan om tilläggsanslag för att täcka underskott Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att: avslå socialnämndens begäran om tilläggsanslag på 115 mkr -uttala att nämnderna ska följa den modell som gäller för MRP-processen och begäran om tilläggsanslag Kommentar/bedömning: Kommunstyrelsen hänvisar i sitt beslut till kommunens ekonomistyrningsregler som anger nya skattemedel (tilläggsanslag) till nämnd i princip inte ska förekomma under löpande år. Det som kan motivera ett tilläggsanslag är enbart händelser av force majeure karaktär. I förekommande fall ska tilläggsanslag hanteras i samband med behandling av delårsrapporter. Vi noterar dock att socialnämnden gjorde sin hemställan om tilläggsanslag vid samma tillfälle som den behandlade delårsrapporten (2014-09-24, 161). Sundsvalls kommun 12 av 15
2014-12-15 Kommunfullmäktige 69 Socialnämndens hemställan om tilläggsanslag för att täcka underskott - Kommunfullmäktige beslutar att avslå socialnämndens begäran om tilläggsanslag på 115 mnkr. Kommentar/bedömning: Kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag och avslår begäran om tilläggsanslag för socialnämnden. 2014-12-17 Socialnämnden 217: Socialnämndens månadsrapport november - Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna Socialnämndens prognos för år 2014 revideras i månadsrapporten för november till en beräknad avvikelse om 120 mnkr vid årets slut. Den föregående prognosen, som legat fast sedan tertialrapport 2, uppgick till ett beräknat negativt resultat om 115 mnkr. Försämringen av prognosen baseras på en reviderad bedömning av den definitiva förändringen av semesterlöneskulden för år 2014, vilken innebär en ytterligare kostnad om 5 mnkr jämfört med den tidigare prognosen. Prognosen för den löpande verksamheten är dock oförändrad. Sundsvalls kommun 13 av 15
4. Revisionell bedömning Granskningen skulle besvaras följande revisionsfråga: Har socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll under året varit ändamålsenlig och tillräcklig? Vår bedömning är att nämndens styrning sammantaget inte har varit ändamålsenlig och tillräcklig. Enligt vår uppfattning bör således kritik riktas mot nämnden. Vid en värdering av styrkan i kritiken bör ett antal förhållanden beaktas. Några talar till nämnden fördel och några till dess nackdel. 1. Nämnden har åtgärdat vissa brister i sin ledning och styrning jämfört med tidigare år genom att löpande fatta aktiva beslut om relevanta åtgärder för att kunna anpassa verksamheten till de ekonomiska ramarna. 2. Vi bedömer att nämnden, men också kommunstyrelsen, har haft god kunskap om orsakerna till budgetavvikelserna inom nämndens olika verksamheter genom analyser som genomförts under året. 3. Nämnden har löpande rapporterat och kommunicerat sina problem och förslag till åtgärder för att anpassa sin verksamhet till de ekonomiska ramarna till kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. 4. Nämndens beslut har dock inte fått avsedd effekt varför underskottet 2014 är betydande och uppgår till 132 Mkr. Underskottet har dessutom ökat jämfört med 2013 då det uppgick till 97,5 Mkr. 5. Nämnden redovisar en prognos för ett helårsutfall motsvarande ett underskott på 80 Mkr redan i februari 2014. Nämnden hade i december 2013 äskat en utökning av sin budgetram om 25 Mkr, vilket också beviljas av Kommunfullmäktige. Trots tillläggsanslaget redovisar nämnden en prognos för helårsutfallet på 80 Mkr i mars. 2014. 6. Trots sina uppenbara problem att anpassa sin verksamhet till sin budgetram hemställer socialnämnden först i september 2014 om tilläggsanslag när prognosen pekade mot ett underskott om 115 Mkr. Nämndens hemställan avslås av kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. Vår uppfattning är att, eftersom beslutade åtgärder inte har fått avsedd effekt och att underskottet därigenom har ökat jämfört med 2013 samt att nämndens hemställan om tilläggsanslag görs så sent som i september är skäl för kritik. Nivån på kritiken måste dock beakta att nämnden under året har inhämtat god kunskap om orsakerna till budgetavvikelser och att man också förefaller ha en relativt klar uppfattning om vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas. Detta bör rim- Sundsvalls kommun 14 av 15
ligen ha förbättrat förutsättningarna att anpassa verksamheten till den ekonomiska ramen. Kritiken bör också beakta att det 2013 riktades anmärkning mot nämnden med anledning av den passiva ledningen och styrningen. Anmärkningen riktade sig till den Socialnämnd var utsedd till 30 september 2013. Då avsåg passiviteten i ledningen och styrningen i hög grad nämndens beslutsfattande som bedömdes som senkommet och otydligt. Under 2014 har problemen istället, i hög grad, kunnat hänföras till det praktiska verkställandet av nämndens beslut i dess förvaltning. I vårt uppdrag, enligt projektplanen har inte ingått att granska kommunstyrelsen. I vår granskning har vi dock funnit att det kan finnas skäl att rikta viss kritik även mot kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har utövat uppsikt över socialnämnden genom att informera sig om dess situation samt beslutat om vissa stödåtgärder till nämnden och förvaltningen. Detta har också styrelsen rapporterat till Kommunfullmäktige. Vår uppfattning är dock att styrelsen borde ha kunnat vara ännu mer aktiv i utövandet av sin uppsiktsplikt. Detta hade kunnat göras genom att se till att en hemställan till fullmäktige om tilläggsanlag hade beretts tidigare än vad som nu kom att ske. 2015-03-17 Anders Haglund Projektledare Per-Åke Brunström Uppdragsledare Sundsvalls kommun 15 av 15