Stockholms Stadsteater AB

Granskningspromemoria 2014 Stockholms Stadsteater AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 11, 2015 Dnr 3.1.2-12/2015 2015-02-03

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2014 Stockholms Stadsteater AB Dnr 3.1.2-12/2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision

Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Bisysslor 1 Bolagets säkerhetsarbete i Kulturhuset 2 Bolagets arbete för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 3 Grundläggande granskning 4 Bolagets arbete med internkontroll 4 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 7

1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 20 maj 2014. Vid planeringsmöte den 11 juni 2014 avseende Stockholms Stadsteater AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag som givits revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av internkontrollgranskningen och granskningen av delårsbokslutet rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 20 september 2014. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter för bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 3 februari 2015. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet har varit Örjan Palmqvist från revisionskontoret. Bolaget har faktakontrollerat granskningspromemorian. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Bisysslor Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en anställd har vid sidan om sin huvudanställning. Lagen om offentlig anställning (LOA) innehåller förbud mot anställdas innehav av förtroendeskadliga bisysslor. Offentligt anställda får inte ha bisysslor som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet. Det är inte förbjudet att ha en bisyssla men arbetsgivaren måste göra en bedömning i varje enskilt fall om den anställdes bisyssla

2 (7) kan verka hindrande på arbetet, konkurrera med arbetsgivarens verksamhet eller är förtroendeskadlig. Revisionskontoret har kartlagt bolagets rutiner för hantering av de anställdas bisysslor. Vidare har en kontroll av samtliga anställda gjorts mot Bolagsverkets register. Utdraget från registret har stämts av mot de uppgifter de anställda har lämnat till bolaget. Bolagets regelverk Bolaget har inga dokumenterade riktlinjer för hantering av bisysslor. Dock framgår det av kollektivavtalet att arbetstagaren ska anmäla bisyssla till arbetsgivaren. Någon sammanställning av vilka som har bisysslor finns inte. Granskningsiakttagelser Revisionskontorets kontroll mot registerutdraget från Bolagsverket visade att nio personer som är anställda vid bolaget har en eller flera bisysslor. Bolaget har efter genomförd granskning kontrollerat bisysslorna hos dessa nio personer och ingen bisyssla var att betrakta som förtroendeskadlig. Enligt revisionskontorets bedömning är den interna kontrollen i rutinen inte är tillräcklig och behöver förbättras. Bolaget bör ta fram dokumenterade rutiner för hantering av bisysslor. Bolagets säkerhetsarbete i Kulturhuset Kulturhuset har många besökare och är en relativt stor arbetsplats. Bolagets förebyggande säkerhetsarbete är viktigt för säkerheten i Kulturhuset. Fastighetsnämnden är ägare av Kulturhuset med bolaget som hyresgäst/verksamhetsutövare. Revisionskontoret har granskat hur bolaget arbetar med förebyggande säkerhetsarbete. Granskningsiakttagelser Bolaget har en fastställd brandskyddsorganisation som följer delegationsordningen. Det finns en dokumenterad gränsdragningslista över brandskyddstekniska installationer i fastigheten där det framgår vem som har ansvar för hanteringen av installationer i fastigheten, skötsel underhåll samt utbildning av personal. I gränsdragningslistan framgår vilket ansvar hyresgästen har och vilket ansvar fastighetsägaren har. Inför varje föreställning görs en brand- och incidentplan där det bl. a. framgår namn på brandvakter, utrymningsledare mm.

3 (7) Kontroll av utrymningsvägar från lokalerna görs inför varje förställning. Ansvaret ligger på på foajéansvarig att hänvisa publiken till utrymningsvägarna, öppna nödutgångarna mm. En skriftlig brandskyddsredogörelse har upprättats och skickats in till Storstockholms brandförsvar. Revisionskontoret bedömer att bolaget har tillräckliga förutsättningar för att bedrivas ett tillfredsställande säkerhetsarbete. Bolagets arbete för delaktighet för personer med funktionsnedsättning Kommunfullmäktiges program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning gäller från och med 2011 till och med 2016. Revisionskontoret har granskat hur bolaget arbetar med programmet och bidrar till dess måluppfyllelse. Granskningsiakttagelser Bolaget har i budget 2014 fastställt två indikatorer och en aktivitet för programmet. Enligt följande: Antal syntolkade förställningar Antal textade föreställningar. Med aktiviteten kartlägga samtliga scener med målet att scenerna ska vara tillgängliga för personer med funktionshinder. Bolaget redovisar uppföljningen i ILS. Målet syntolkade föreställningar var satt till 5.Utfallet blev 3 Antalet förtextade föreställningar var satt till 40. Utfallet blev 50. Därutöver har scenerna rullstolsplatser. Stora scenen har 5 platser, Klarascenen och Lilla scenen har vardera 2 platser. Det finns även hörselhjälpmedel att tillgå vid scenerna. Det finns vidare tillgänglighetsanpassade toaletter i anslutning till alla scener. Även vid scenen för Kulturhuset Skärholmen finns det möjlighet för rullstolar att komma in i lokalerna. Även tillgänglighetsanpassad toalett finns. Uppföljning till styrelsen gör i samband med tertialrapporter och årsredovisning. Bolaget har tagit fram en handikapplan för verksamheten. Planen är från år 2000 och behöver uppdateras. Bolaget planerar vidare att

4 (7) under 2015 genomföra en inventering av tillgängligheten i bolagets lokaler. Revisionskontoret kan konstatera att bolaget har fastställt indikatorer och aktiviteter som bidrar till att uppfylla målen i fullmäktiges program. Dock har bolaget inte genomfört fullmäktiges uppdrag till nämnder och bolag med att ta fram tre aktiviteter per delmål i verksamhetsplanen för år 2014 som stödjer det funktionshinderspolitiska arbetet i stadens reviderade Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011-2016. Bolagets handikapplan behöver vidare uppdateras. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har fastställt en internkontrollplan för år 2014 i samband med beslut om verksamhetsplanen för samma år (2013-11-13). Bolaget har valt ut sju riskområden inom vilka sannolikheten bedöms som stor att fel, brist eller skada uppstår och/eller konsekvenserna bedöms som allvarliga. De områden som har valts ut är: Anskaffning av varor och tjänster Försäljningsprocessen IT-säkerhet-Avbrottsplaner Personaladministration och hantering av löneunderlag och rappporter Hantering av återlämnande av IT-utrustning Fribiljetter Redovisning av produktionskostnader Granskningar har genomförts under året. Endast smärre iakttagelser har noterats. Granskningarna har genomförts med hjälp av bolagets auktoriserade revisor. En granskning IT-säkerhet-Avbrottsplaner har genomförts av konsult på uppdrag av Stadshus AB. Revisionskontert kan konstatera att bolaget arbetar aktivt och systematiskt med den interna kontrollen. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och

5 (7) koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2014 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto Resultat efter finansnetto 2014, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget -330-330 -330-330,1 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 och 2 redovisar bolaget ett reultat på på -330 mnkr, vilket är i enlighet med fastställd budget. Årsbokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till -330,1 mnkr, vilket är 0,1 mnkr sämre än fastställt resultatkrav. Kostnaderna uppgår till 482,6 mnkr, vilket är 5,8 mnkr lägre budget. Kostnadsminskningen beror bland annat på att produktionskostnader och externa kostnader har blivit lägre än vad bolaget har beräknat. Intäkterna uppgår till 158,2 mnkr, vilket är 7,2 mnkr lägre än budget. Minskningen beror i huvudsak på minskad biljettförsäljning. Investeringar (mnkr) investeringar 2014, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut reviderade budget 10 10 10 9,3 Investeringarna uppgår till 9,3 mnkr vilket är 0,7 mnkr lägre än vad som hade planerats i budgeten. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive

6 (7) bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget i sin ILS-webb sammanlagt 34 indikatorer, varav 13 har fastställts av kommunfullmäktige och 6 av Stadshus AB. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Styrelsen har också fastställt 15 egna mål. Avrapporteringen av måluppfyllelsen har skett i samband med tertialredovisningarna och årsredovisningen till bolagets styrelse och koncernstyrelsen. I bolagets årsredovisning framgår att 20 indikatorer uppfylls helt, 12 delvis och 2 uppfylls inte. De indikatorer som uppfylls delvis är: antal samarbeten med näringsliv och andra bolag inom koncernen, antal syntolkade föreställningar, antal premiärer, aktivt medskapandeindex, chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare, medarbetarna vet vad som förväntas av dem i deras arbete, sjukfrånvaro, öka biljettintäkterna, ökning av självförsörjningsgraden, andel administrations- och indirekta kostnader, bibehålla den låga procentandelen fasta medarbetare för administrativt och tekniskt samrabete samt medelantal anställda. Två mål uppfylls inte: intäkter från sponsring och andel medarbetare på deltid som erbjuds heltid. Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB: s anvisningar. Budgetavvikelsen har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Bolaget uppfyller i huvudsak de uppställda målen helt eller delvis.

7 (7) Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2014 har bolaget fått följande ägardirektiv. ha en bredd i repertoar och verksamhet och arbeta för att nå nya publikgrupper där barn och ungdomar är prioriterade arbeta aktivt för att engagera särskilt barn och ungdom som publik, besökare och deltagare i olika typer av verksamhet arbeta för att tillgängliggöra produktionerna för personer med funktionsnedsättning fortsätta att utveckla bolagens fem profilbibliotek som självklara arenor för läsfrämjande och läslust för alla åldrar söka samarbete med det fria kulturlivet och andra intressenter på sikt minska behovet av koncernbidrag verka för att i högre utsträckning också vara en plattform för dialog och debatt verka för ett konstnärligt gränsöverskridande samarbete mellan bolagets verksamhetsområden verka för att ett interkulturellt perspektiv ska genomsyra verksamheten och att den internationella samverkan ska öka vara öppet när stockholmarna har tid att besöka verksamheterna erbjuda Stockholms grundskole- och gymnasieelever möjligheten att komma i kontakt med scenkonst präglas av både konstnärlig och organisatorisk utveckling, där den konstnärliga utvecklingen ska vara i fokus koncentrera resurserna till den konstnärliga, kulturella och publika verksamheten försäkra sig om en ökande andel rörliga resurser för att kunna anlita fler frilansande konstnärer och för att säkra en ökad flexibilitet i planeringen fortlöpande utvärdera verksamhetens lokalbehov och arbetsformer fortsätta arbetet med att bredda verksamhetens finansiering fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader arbeta för att öka intäkterna följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs ett aktivt arbete med att genomföra kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.