KALLELSE. Datum kallas härmed till sammanträde torsdagen den 22 juni 2017 kl. 09:00 på Rådhuset.

KALLELSE Datum 2017-06-21 Sida 1(1) Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen kallas härmed till sammanträde torsdagen den 22 juni 2017 kl. 09:00 på Rådhuset. Hålltider för sammanträdet 09.05 Ärendegenomgång Därefter Gruppmöte Därefter Beslutssammanträde Föredragningslista 1. Val av justerare 2. Beslut om start av utbildningar, Yrkeshögskolan 3. Avgift för prövning inom kommunal vuxenutbildning 4. Studiestartsstöd 5. Revidering av arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan 6. Delegationsordning för kommunstyrelsen 2015-2018 7. Attestantförteckning för kommunstyrelseförvaltningen 2017 8. Hyresbidrag ur Johan Nybergs donationsstiftelse för bostäder samt Stiftelsen Syskonen Lindstedts minne 2017 Fred Nilsson ordförande

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-06-20 Sida 1(1) Dnr KS/2017-000349 Arbetslivsförvaltningen Petra Norberg 0611-34 85 30 petra.norberg@harnosand.se Beslut om start av utbildningar, Yrkeshögskolan Förslag till beslut Arbetslivsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att kommunstyrelsens presidium har delegation under perioden 23 juni 2017 till 31 juli 2017 att fatta beslut om start av utbildningar inom Yrkeshögskolan. Beskrivning av ärendet Arbetslivsnämnden beslutade den 22 februari 2017 att de beviljade utbildningarna Ingenjör VVS och energi samt Fartygsbefäl i skärgårdsmiljö skulle startas, att uppdra till förvaltningen att utse en ledningsgrupp för respektive utbildning, att uppdra till ledningsgruppen att ansvara för uppgifter enligt yrkeshögskolans förordning samt att om utbildningarnas genomförande inte bedöms kunna finansieras med statsbidrag ska förvaltningen återkomma till nämnden med nytt beslut. Bedömningen från förvaltningen är att kostnaden för utbildningarna kommer att täckas av statsbidrag. Om förutsättningarna skulle ändras genom till exempel att utbildningsplatserna inte kan fyllas och utbildningarna därigenom inte bedöms kunna finansieras med statsbidrag så kan ett nytt beslut om start av utbildningarna behöva tas skyndsamt. För att kunna hantera eventuella beslut skyndsamt under sommaren föreslås kommunstyrelsens presidium få delegation under perioden 23 juni 2017-31 juli 2017 att fatta beslut om start av utbildningar inom Yrkeshögskolan. Petra Norberg Tf förvaltningschef Arbetslivsförvaltningen Postadress Härnösand kommun Kommunstyrelseförvaltningen 87180 Härnösand Besöksadress Nybrogatan 8 Hemsida www.harnosand.se E-post kommun@harnosand.se Telefon 0611-348000 Fax 0611-348030 Organisationsnr 212000-2403 Bankgiro 5576-5218

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-22 Sida 1(2) Arbetslivsnämnden 27 Dnr 2016-000036 643 Nya utbildningar inom Yrkeshögskolan, YH Arbetslivsnämndens beslut Arbetslivsnämnden beslutar att starta beviljade utbildningarna Ingenjör VVS och energi samt Fartygsbefäl i skärgårdsmiljö att uppdra till förvaltningen att utse ledningsgrupp för respektive utbildning att uppdra till ledningsgruppen att ansvara för uppgifter enligt yrkeshögskolans förordning att om utbildningarnas genomförande inte bedöms kunna finansieras med statsbidrag ska förvaltningen återkomma till nämnden för nytt beslut Bakgrund Myndigheten för yrkeshögskolan presenterade den 8 februari vilka ansökningar som beviljas i årets ansökningsomgång och därmed får ingå i yrkeshögskolan. För 2016 års ansökningsomgång fick myndigheten in 1 306 ansökningar om att bedriva yrkesutbildning. Av de inkomna ansökningarna har 351 beviljats, motsvarande 20300 studerandeplatser. För Härnösands kommun har två utbildningar beviljats intag med start hösten 2017. Ingenjör VVS och energi med 3D CAD, BIM och solenergikompetens Fartygsbefäl i skärgårdsmiljö Huvudmannen ska besluta om att yrkeshögskoleutbildningar ska startas. Huvudmannen ska också enligt förordningen för yrkeshögskolan besluta om att utse ledningsgrupp för respektive utbildning. Enligt förordning (2009:130) om yrkeshögskolan 4 kap. 5 ska arbetslivsnämnden ge yrkeshögskolans ledningsgrupper i uppdrag att sköta de uppgifter som anges i 2. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-22 Sida 2(2) Arbetslivsnämnden Det innebär att ledningsgruppen för utbildningen ska 1. se till att utbildningen genomförs enligt lagen (2009:128) om yrkeshögskolan, denna förordning och föreskrifter som har meddelats av Myndigheten för yrkeshögskolan sam t i enlighet med beslut av myndigheten, 2. anta sökande till utbildningen, 3. pröva frågor om tillgodoräknande enligt 2 kap. 12, 4. utfärda examens- och utbildningsbevis, och svara för att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs. Vuxenutbildningen bedömer att kostnaden för utbildningarna kommer att täckas av statsbidrag. Om förutsättningarna ändras t.ex. att utbildningsplatserna inte kan fyllas, så att utbildningarna inte bedöms kunna finansieras med statsbidrag, ska förvaltningen återkomma till nämnden för nytt beslut. Beslutsunderlag Huvudmannen ska besluta om att yrkeshögskoleutbildningar ska startas. Huvudmannen ska också enligt förordningen för yrkeshögskolan besluta om att utse ledningsgrupp för respektive utbildning. Enligt förordning (2009:130) om yrkeshögskolan 4 kap. 5 ska arbetslivsnämnden ge yrkeshögskolans ledningsgrupper i uppdrag att sköta de uppgifter som anges i 2. Det innebär att ledningsgruppen för utbildningen ska se till att utbildningen genomförs enligt lagen (2009:128) om yrkeshögskolan, denna förordning och föreskrifter som har meddelats av Myndigheten för yrkeshögskolan sam t i enlighet med beslut av myndigheten, antal sökande till utbildningen, pröva frågor om tillgodoräknande enligt 2 kap. 12, utfärda examens- och utbildningsbevis, och svara för att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Arbetslivsförvaltningen Marcus Selin, 0611 34 84 11 marcus.selin@harnosand.se TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-06-20 Sida 1(2) Dnr KS/2017-000350 ARB/2017-000079 Avgift för prövning inom kommunal vuxenutbildning Förslag till beslut Arbetslivsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att fastställa en avgift om 500 kronor för att genomgå en prövning inom kommunal vuxenutbildning, samt att avgift tas ut enligt bestämmelserna i förordningen 1991:1124. Beskrivning av ärendet En prövning är en bedömning av en persons kunskaper i ett ämne i grundeller specialskolan eller i en kurs i gymnasieskolan eller inom vuxenutbildningen. Bedömningen utgår från kunskapskraven och resulterar i ett betyg. Det är den prövande själv som ansvarar för att ha tillräckliga kunskaper. Elever inom kommunal vuxenutbildning har, med vissa begränsningar, möjlighet att genomgå prövning. Även den som inte är elev kan vända sig till en skola för att genomgå prövning och få ett betyg i ett ämne eller en kurs. Skolan måste vid tidpunkten för prövningen ge undervisning i det ämne eller i den kurs som en elev eller någon annan vill genomgå prövning i Svensk författningssamling 1991:1124 Huvudmannen kan besluta om en avgift om högst 500 kr för den som vill genomgå en särskilt anordnad prövning inom kommunal vuxenutbildning. Enligt förordningen 1991:1124 finns bestämmelser för när avgift inte kan tas ut. Avgift får inte tas ut för: 1. den som har gått ut grundskolan och inte uppnått de kunskapskrav som minst ska ha uppnåtts i årskurs 9 i det ämne prövningen gäller, 2. elev i gymnasieskolan som har fått betyget F på den kurs prövningen gäller eller om betyg inte satts enligt 15 kap. 27 skollagen, 3. elev inom den kommunala vuxenutbildningen som har fått betyget F på den kurs prövningen gäller, Postadress Härnösand kommun Arbetslivsförvaltningen 87180 Härnösand Besöksadress Johannesberggatan 3 Hemsida www.harnosand.se E-post arbetslivsforvaltningen@harnosand.se Telefon 0611-348000 Fax 0611-348525 Organisationsnr 212000-2403 Bankgiro 5576-5218

Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-06-20 Dnr KS/2017-000350 ARB/2017-000079 Sida 2(2) 4. elev inom den kommunala vuxenutbildningen som inom ramen för en kurs går igenom prövning efter validering, eller 5. den som efter avslutad kurs inom kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare eller motsvarande utbildning för den som har rätt att delta i sådan utbildning enligt skollagen inte har nått upp till nivån för betyget E. Förordning (2016:452). Under perioden januari 2016 15 maj har totalt 35 personer genomgått prövning inom den kommunala vuxenutbildningen. Av dessa har endast ett fåtal varit aktuella för en eventuell avgift. Förvaltningen föreslår nämnden besluta att följa skolverkets allmänna råd om avgifter vid prövning. Förvaltningen föreslår en avgift om 500 kronor för att genomgå en särskilt anordnad prövning inom kommunal vuxenutbildning och att avgift tas ut enligt bestämmelserna i Svensk författningssamling 1991:1124. Petra Norberg Tf förvaltningschef Marcus Selin Vuxenutbildningschef Bilagor Bilaga 1 Förordning om avgifter för prövning inom skolväsendet

BILAGA Sida 1(2) Datum 2017-05-15 Arbetslivsförvaltningen Förordning om avgifter för prövning inom skolväsendet Svensk författningssamling 1991:1124 1 Huvudmannen för utbildningen får ta ut en avgift av den som vill gå igenom 1. särskilt anordnad prövning i grundskolan, 2. särskilt anordnad prövning i gymnasieskolan, om inte annat är föreskrivet, 3. särskilt anordnad prövning inom kommunal vuxenutbildning på grundläggande eller gymnasial nivå, och 4. särskilt anordnad prövning inom kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare eller motsvarande utbildning för den som har rätt att delta i sådan utbildning enligt skollagen (2010:800). Avgift får dock inte tas ut för 1. den som har gått ut grundskolan och inte uppnått de kunskapskrav som minst ska ha uppnåtts i årskurs 9 i det ämne prövningen gäller, 2. elev i gymnasieskolan som har fått betyget F på den kurs prövningen gäller eller om betyg inte satts enligt 15 kap. 27 skollagen, 3. elev inom den kommunala vuxenutbildningen som har fått betyget F på den kurs prövningen gäller, 4. elev inom den kommunala vuxenutbildningen som inom ramen för en kurs går igenom prövning efter validering, eller 5. den som efter avslutad kurs inom kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare eller motsvarande utbildning för den som har rätt att delta i sådan utbildning enligt skollagen inte har nått upp till nivån för betyget E. Förordning (2016:452). 2 Avgiften får uppgå till högst 500 kronor. Förordning (1995:946). 3 Avgift som avser prövning i grundskolan, gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning på grundläggande eller gymnasial nivå och kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare eller motsvarande utbildning för den som har rätt att delta i sådan utbildning enligt skollagen (2010:800) tillfaller huvudmannen. Förordning (2016:452). Postadress Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen 871 80 Härnösand Besöksadress Johannesbergshuset Johannesbergsgatan 3 Hemsida www.harnosand.se E-post arbetslivsforvaltningen@harnosand.se Telefon 0611-34 80 00 vx Fax 0611-34 85 25 Organisationsnr 212000-2403 Bankgiro 5576-5218

Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen BILAGA Datum 2017-05-15 Sida 2(2)

Arbetslivsförvaltningen Marcus Selin, 0611 34 84 11 marcus.selin@harnosand.se TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-06-20 Sida 1(2) Dnr KS/2017-000351 ARB/2017-000080 Studiestartsstöd Förslag till beslut Arbetslivsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att Härnösands kommun deltar i satsningen på studiestartsstöd, samt att fastställa förvaltningens förslag till riktlinjer. Beskrivning av ärendet Studiestartsstöd är ett nytt statligt studiestöd för studier som avser vuxna i åldern 25 56 år. Bidraget ska underlätta för långtidsarbetslösa personer att studera på grundskole- och gymnasienivå för att stärka sina möjligheter till arbete. Riksdagen beslutade om studiestartstödet den 31 maj 2017. Lagen träder i kraft den 2 juli 2017. Förslag Efter att ha inhämtat uppgifter från berörda parter och i samarbete med Arbetsförmedlingen föreslår arbetslivsförvaltningen följande riktlinjer gällande studiestartsstöd. 1. Med kort utbildning avses personer med ej avslutad grundskola ej avslutad gymnasieskola avslutade gymnasiestudier som ej ger behörighet till vidare studier avslutade studier vid folkhögskola utan studieomdöme som ger behörighet till vidare studier. Avslutad utländsk högre utbildning, minst tre år, även utan behörighet för studier i Sverige räknas inte som låg utbildning. 2. Med stort behov av utbildning aves personer med kort utbildning Utformningen av riktlinjerna är avsiktligt vid för att inte utesluta någon grupp i början av satsningen. Av denna anledning kommer förvaltningen att utvärdera och revidera riktlinjerna under första halvåret 2018. Postadress Härnösand kommun Arbetslivsförvaltningen 87180 Härnösand Besöksadress Johannesberggatan 3 Hemsida www.harnosand.se E-post arbetslivsforvaltningen@harnosand.se Telefon 0611-348000 Fax 0611-348525 Organisationsnr 212000-2403 Bankgiro 5576-5218

Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-06-20 Dnr KS/2017-000351 ARB/2017-000080 Sida 2(2) Ett beslut om att kommunen ska delta i satsningen på studiestartsstöd innebär även att delegationsordningen behöver revideras för att möjliggöra beslut efter prövning av ansökningar. Uppföljning kommer att ske i verksamhetsberättelsen. Petra Norberg Tf förvaltningschef Marcus Selin Vuxenutbildningschef Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Studiestartsstöd ett nytt rekryterande studiestöd Studiestartsstöd riktlinjer för rekrytering

Sida 1(4) Datum 2017-06-06 Arbetslivsförvaltningen Marcus Selin Marcus.selin@harnosand.se Studiestartsstöd Riktlinjer för rekrytering Bakgrund Lag om studiestartsstöd 2 Studiestartsstöd är ett verktyg som kommunerna kan välja att använda inom ramen för sitt ansvar enligt 20 kap. 10 och 17 skollagen att rekrytera personer till studier. En kommuns rekryteringsarbete enligt denna lag ska ske i samverkan med arbetsförmedlingen. Kommunen ska i nära samarbete med arbetsförmedlingen anta riktlinjer för rekryteringsarbetet, efter att ha inhämtat synpunkter från försäkringskassan och lokala företrädare för arbetsmarknadens parter och folkbildningen. 4 Studiestartsstöd får lämnas till den som har kort utbildning och ett stort behov av utbildning på grundläggande eller gymnasial nivå för att kunna etablera sig på arbetsmarknaden. Ytterligare villkor för att en studerande ska anses tillhöra målgruppen för stödet finns i 5-10. 5 Studiestartsstöd får lämnas från och med det kalenderår som den studerande fyller 25 år och längst till och med det kalenderhalvår som den studerande fyller 56 år. 26 En kommun som väljer att använda studiestartsstödet ska, i enlighet med de riktlinjer för rekryteringsarbetet som kommunen har antagit enligt 2 andra stycket, uppmana personer i hemkommunen, som kommunen anser kan antas höra till målgruppen för stödet och som kommunen bedömer är prioriterade, att ansöka om stöd. En sådan ansökan ska den sökande lämna in till kommunen. 27 Kommunen ska vid prövningen av en ansökan enligt 26 bedöma om den sökande tillhör målgruppen för studiestartsstödet enligt 4 första meningen och 5. Om kommunen vid sin prövning bedömer att den sökande inte uppfyller dessa villkor, eller om en sådan ansökan kommit in till kommunen utan att den enskilde uppmanats att ansöka enligt 26, ska kommunen avslå ansökan. Om kommunen vid sin prövning enligt första stycket bedömer att den sökande uppfyller villkoren, ska kommunen överlämna sitt beslut tillsammans med den sökandes ansökan till Centrala studiestödsnämnden. Postadress 871 80 Härnösand Besöksadress Stadshuset Hemsida www.harnosand.se Telefon 0611-34 80 00 vx Organisationsnr 212000-2403 E-post arbetslivsnamnden@harnosand.se Fax 0611-34 80 30 Bankgiro XXXX-XXXX

Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen Datum 2017-06-06 Sida 2(2) Riktlinjer Efter att ha inhämtat uppgifter från berörda parter och i samarbete med Arbetsförmedlingen föreslår arbetslivsförvaltningen följande riktlinjer gällande studiestartsstöd. 1. Med kort utbildning avses personer med ej avslutad grundskola ej avslutad gymnasieskola avslutade gymnasiestudier som ej ger behörighet till vidare studier avslutade studier vid folkhögskola utan studieomdöme som ger behörighet till vidare studier. Avslutad utländsk högre utbildning, minst tre år, även utan behörighet för studier i Sverige räknas inte som låg utbildning. 2. Med stort behov av utbildning aves personer med kort utbildning Utformningen av riktlinjerna är avsiktligt vid för att inte utesluta någon grupp i början av satsningen. Av denna anledning kommer förvaltningen att utvärdera och revidera riktlinjerna under första halvåret 2018. Uppföljning av satsningen kommer att ske i verksamhetsberättelsen. Marcus Selin Vuxenutbildningschef

Sida 1(4) Datum 2017-06-01 Arbetslivsförvaltningen Anita Wiklander anita.wiklander@harnosand.se Studiestartsstöd ett nytt rekryterande studiestöd Studiestartsstöd är ett nytt statligt studiestöd för studier som avser vuxna i åldern 25 56 år. Bidraget ska underlätta för långtidsarbetslösa personer att studera på grundskole- och gymnasienivå för att stärka sina möjligheter till arbete. Riksdagen beslutade om studiestartstödet den 31 maj 2017. Lagen träder i kraft den 2 juli 2017. Studiestartstödet ska vara ett verktyg som kommunerna kan välja att använda inom ramen för sitt ansvar att verka för att vuxna deltar i utbildning, för att rekrytera personer till studier. Kommunernas rekryteringsarbete ska ske i samverkan med Arbetsförmedlingen. Bakgrund Möjlighet till utbildning är avgörande för enskildas utveckling, delaktighet, självbestämmande och arbetsmarknadsutsikter samt för att arbetsmarknaden ska kunna fungera väl. Det är många vuxna som inte fullt ut har den kunskap och kompetens som motsvarar de behov som finns på arbetsmarknaden. För dessa personer måste det finnas möjligheter till omskolning eller vidareutbildning eftersom utbildning är av avgörande betydelse för att människor ska kunna förbättra sin anställningsbarhet. I dagens samhälle ställs krav på kompetensutveckling under i princip hela yrkeslivet och därför ska utbildning vara tillgänglig genom hela livet. Under 2016 var i genomsnitt 301 000 personer i åldern 25 64 år arbetslösa och anmälda hos Arbetsförmedlingen. Av dessa var cirka 100 000 personer kortutbildade, det vill säga att de inte fullföljt gymnasiet eller motsvarande utbildning. En särskild utmaning är därför att rusta och matcha den stora grupp vuxna arbetslösa som saknar relevant utbildning. Många av dem som inte har grundläggande eller gymnasial utbildning är utrikes födda. Gruppen utrikes födda kvinnor med kort utbildning är en grupp vars utbildningsbehov kan framhållas särskilt. Bland de arbetslösa finns även ett stort antal personer med funktionsnedsättning. Många av de arbetslösa är dessutom relativt unga, yngre än 45 år. Detta innebär att många arbetslösa har betydande utbildningsbehov för att kunna etablera sig på arbetsmarknaden och därigenom kunna bidra till samhällets kompetensförsörjning. Postadress 871 80 Härnösand Besöksadress Stadshuset Hemsida www.harnosand.se Telefon 0611-34 80 00 vx Organisationsnr 212000-2403 E-post arbetslivsnamnden@harnosand.se Fax 0611-34 80 30 Bankgiro XXXX-XXXX

Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen Datum 2017-06-01 Sida 2(4) Trots behovet av utbildning och att det svenska studiemedelssystemet är förmånligt finns svårigheter att rekrytera kortutbildade vuxna till studier. Många avstår från studier för att de inte vill, vågar eller kan använda studiemedelssystemet. Orsaker till detta kan vara att de är tveksamma till att ta studielån särskilt för studier på lägre nivåer. Tveksamheten kan bero på osäkerhet när det gäller den egna studieförmågan eller en social bakgrund där studielån inte förekommit. Ett viktigt mål för studiestödet är att det ska utjämna skillnader mellan individer och grupper i befolkningen och därmed bidra till ökad social rättvisa. Därför bör samhällets insatser för att främja lärande hos den vuxna befolkningen i större utsträckning än tidigare riktas till de som har störst behov av utbildning. Personer med kort tidigare utbildning bör prioriteras då den som är arbetslös är mer utsatt än den som har ett arbete. Arbetslösa som påbörjar studier ökar sin anställningsbarhet och kommer att på sikt bidra med skatteintäkter och att förbättra samhällets kompetensförsörjning vilket även kommer att leda till att matchningen på arbetsmarknaden förbättras. Lagens utformning Lag om studiestartstöd ett nytt rekryterande studiestöd 1 I denna lag finns bestämmelser om studiestartstöd, som är ett statligt studiestöd. Syftet med lagen är att öka rekryteringen till studier bland personer med stort utbildningsbehov, för att stärka deras möjligheter att etablera sig på arbetsmarknaden. Studiestartstöd får lämnas i den mån det finns tillgång på medel. 2 Studiestartstöd är ett verktyg som kommunerna kan välja att använda inom ramen för sitt ansvar enligt 20 kap. 10 och 17 (2010:800) skollagen att rekrytera personer till studier. En kommuns rekryteringsarbete enligt denna lag ska ske i samverkan med Arbetsförmedlingen. Kommunen ska i nära samarbete med Arbetsförmedlingen anta riktlinjer för rekryteringsarbetet, efter att ha inhämtat synpunkter från Försäkringskassan och lokala företrädare för arbetsmarknadens parter och folkbildningen. Kommuners deltagande i Studiestartstöd Det är frivilligt för kommuner att delta i satsningen av studiestartstöd men det krävs att beslutet sker efter samverkan med Arbetsförmedlingen. Riktlinjer för rekryteringsarbetet ska antas i nära samarbete med Arbetsförmedlingen efter att synpunkter har inhämtats från Försäkringskassan, folkbildningen och arbetsmarknadens parter. Arbetsförmedlingen i Härnösand uppskattar att gruppen som kan vara berättigade till studiestartstöd uppgår till cirka 300 personer. Antalet personer som kan komma ifråga för att ta steget att studera med

Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen Datum 2017-06-01 Sida 3(4) studiestartstöd är begränsat och kan beräknas till cirka tio procent av antalet berättigade personer som finns registrerade hos Arbetsförmedlingen. Studiestartstödet är ett förmånligt stöd som beräknas kosta cirka 90 000 kronor per helårsplats men de statliga resurserna är begränsade. Varje kommun som använder studiestartstödet bör anmäla detta till Centrala Studiestödsnämnden (CSN). För varje kommun som anmält att de önskar använda sig av studiestartstödet bör CSN beräkna en särskild resursram. Studiestartstödets innehåll i korthet Studiestartsstöd får lämnas till den som har kort utbildning och ett stort behov av utbildning på grundläggande eller gymnasial nivå för att kunna etablera sig på arbetsmarknaden. Kommunen ska göra bedömningen om den sökande tillhör målgruppen. Varje kommun bestämmer själv vad som räknas som en kort tidigare utbildning. Det kan till exempel vara att personen saknar, eller inte har avslutat, en utbildning på gymnasienivå. Ytterligare villkor för att en studerande ska anses tillhöra målgruppen för stödet finns i förordningen. Som villkor för att erhålla studiestartstödet ställs följande krav: - Studiestartsstöd avser personer i åldern 25-56 år - Att vara arbetslös och varit anmäld hos Arbetsförmedlingen under minst sex månader - Att ha kort tidigare utbildning - Det ska föreligga ett stort behov av utbildning på grundskole- eller gymnasienivå för att kunna få ett arbete - Personen ska inte ha haft studiestöd från CSN under de senaste tre åren Bidraget uppgår till 2 128 kronor per vecka, det vill säga 8 512 kronor för fyra veckor. Som längst kan bidraget ges i 50 veckor för heltidsstudier. Den som har vårdnaden om barn kan även få tilläggsbidrag på samma sätt som de som har studiemedel. CSN är den myndighet som administrerar studiestödet. När kommunen har fattat beslut om att de sökande uppfyller villkoren för utbildningsbakgrund, utbildningsbehov och ålder prövar CSN övriga förutsättningar för studiestartstödet. I övrigt är många villkor lika som för studiemedel. CSN kommer inte att pröva tidigare studieresultat första gången personen söker studiestartsstöd, men för att få nytt studiestartsstöd måste studieresultaten vara tillräckliga. Detta gäller även om personen sedan söker studiemedel. Utbildningar - omfattning Eftersom medlen är begränsade behöver kommunen anta riktlinjer om vilka personer som utgör prioriterad målgrupp/målgrupper.

Härnösands kommun Arbetslivsförvaltningen Datum 2017-06-01 Sida 4(4) De utbildningar som ger rätt till studiestartsstöd är utbildningar på grundskole- och gymnasienivå inom Komvux samt allmänna kurser för samma nivåer på folkhögskola. Satsningen innebär att antalet utbildningsplatser behöver anpassas utifrån det behov som uppstår. Studerande med studiestartstöd ingår i ordinarie utbildningar eller i riktade insatser beroende på behov. Individuella studieplaner upprättas för samtliga studerande på vuxenutbildningen. Kommunens administration av studiestartstödet För att handlägga och administrera studiestartsödet finns behov att samordna och skapa administrativa rutiner. Rutin för att ha aktuella uppgifter från Arbetsförmedling om de sökande behöver utarbetas för att avgöra om de tillhör den prioriterade gruppen som kan ansöka om studiestartstöd. I de fall personer ansöker om att gå utbildning vid folkhögskola behöver rutiner ses över eftersom det är kommunen och inte utbildningsanordnaren folkhögskolan som beslutar om den sökande tillhör den prioriterade gruppen som kan ansöka om studiestartstöd. De yrkesgrupper som berörs av rutinerna är studie- och yrkesvägledare, administratör och rektor. Uppföljning av rekryteringsarbetet CSN ska följa upp och utvärdera kommunernas rekryteringsarbete enligt lagen om studiestartstöd. Kommunen ska därför dokumentera rekryteringsarbetet och lämna sådana uppgifter till CSN som behövs för uppföljningen. Föreskrifter om detta meddelas senare. Studerandes skyldighet att anmäla förändringar Studerande har ett eget ansvar att anmäla förändringar av studieomfattning, adressändring mm till CSN. Mer information finns i länken nedan: http://www.csn.se/partner/2.1527/2.1529/2.1543 Anita Wiklander Utredare

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-06-20 Diarienummer KS17-352-004 Sida 1(1) Kommunstyrelseförvaltningen Stefan Berggren, 0611-34 82 51 stefan.berggren@harnosand.se KOMMUNSTYRELSEN Revidering av arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att anta föreliggande arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan för kommunstyrelseförvaltningen Beskrivning av ärendet Arkivbeskrivningen redogör för organiseringen av arkivansvaret. Dokumenthanteringsplanen är ett styr- och redovisningsinstrument för förvaltningens allmänna handlingar. En revidering av kommunstyrelseförvaltningens arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan har genomförts. Nya verksamheter har tillkommit i förvaltningen som gör att dokumenten måste uppdateras. Arbetslivsnämndens dokumenthanteringsplan har i de delar som ska tillämpas lagts in i kommunstyrelsens plan, att aktivitetskolumner därmed saknas i vissa kapitel påverkar inte dokumentets juridiska uppfyllelse. Anna Bostedt Tf kansli- och utvecklingschef Stefan Berggren Kommunarkivarie Bilagor Bilaga 1 Arkivbeskrivning, 2017-06-20 Bilaga 2 Dokumenthanteringsplan 2017 v1.0 Postadress Härnösand kommun Kommunledningskontoret 871 80 Härnösand Besöksadress Rådhuset Nybrogatan 8 Hemsida www.harnosand.se E-post kommun@harnosand.se Telefon 0611-34 80 00 vx Fax 0611-34 80 30 Organisationsnr 212000-2403 Bankgiro 5576-5218

Dokumenthanteringsplan 2017 v1.0 Kommunstyrelsen HÄRNÖSANDS KOMMUN June 20, 2017

1. Ledning... 11 1.1 Central ledningsfunktion... 11 1.1.1 Fullmäktige... 11 1.1.1.0 Leda Styra Organisera... 11 1.1.1.1 Hantera fullmäktigeprocess... 12 1.1.1.4 Hantera förtroendevalda... 13 1.1.1.5 Hantera stöd till politiska partier... 14 1.1.2 Kommunstyrelse... 15 1.1.2.0 Leda Styra Organisera... 15 1.1.2.1 Hantera styrelseprocess... 15 1.1.4 Verksamhetsledning... 16 1.1.4.0 Leda Styra Organisera... 16 1.1.4.1 Överlägga och besluta... 16 1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet... 17 1.1.4.3 Utveckla verksamhet... 17 1.1.4.4 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete... 18 1.1.5 Myndighetsredovisning... 18 1.1.5.0 Leda Styra Organisera... 18 1.1.5.1 Lämna räkenskapssammandrag till SCB... 19 1.1.5.2 Lämna övriga uppgifter till SCB... 19 1.1.5.3 Hantera övrig myndighetsredovisning... 19 1.1.6 Omvärld... 20 1

1.1.6.3 Träffa överenskommelser... 20 1.1.6.5 Driva gemensamma projekt... 21 1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete... 24 1.2 Styrning... 24 1.2.1 Hantering styrdokument från regering och riksdag... 24 1.2.1.1 Hantera styrdokument från regering och riksdag... 24 1.2.2 Hantering av styrdokument från fullmäktige och kommunledning... 25 1.2.2.1 Hantera styrdokument från fullmäktige och kommunledning... 25 1.2.2.2 Hantera reglementen och arbetsordningar... 25 1.2.3 Kommunstyrelsens styrning och kontroll... 26 1.2.3.1 Hantera egen styrning... 26 1.2.3.2 Bedriva internkontroll... 26 1.2.3.3 Hantera revision... 27 1.2.4 Mål- och resursplanering... 27 1.2.4.0 Leda Styra Organisera... 27 1.2.4.1 Hantera 1-årig mål- och resursplan... 28 1.2.4.2 Hantera flerårig mål- och resursplan... 28 1.3 Organisering... 29 1.3.1 Organisering... 29 1.3.1.2 Organisera verksamhet... 29 1.4 Demokrati och insyn... 29 1.4.1 Hantering av allmänna handlingar... 29 1.4.1.0 Leda Styra Organisera... 29 2

1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar... 30 1.4.2 Offentlig dialog... 31 1.4.2.1 Hantera allmänhetens synpunkter... 31 2. Verksamhetsstöd... 32 2.1 Informationsförvaltning... 32 2.1.0 Ledning... 32 2.1.2 Registrering... 32 2.1.2.0 Leda Styra Organisera... 32 2.1.2.1 Hantera och registrera inkomna handlingar... 33 2.1.3 Dokumentation och dokumenthantering... 33 2.1.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring... 33 3.1.3.2 Planera och hantera dokumentation... 33 2.1.4 Arkivering... 34 2.1.4.0 Leda Styra Organisera... 34 2.1.4.1 Hantera analog arkivering... 34 2.1.5 Arkivförvaltning... 35 2.1.5.1 Beskriva och redovisa arkiv... 35 2.1.5.2 Hantera arkiv... 35 2.2 Systemförvaltning & arkitektur... 35 2.2.2 Teknisk systemförvaltning... 35 2.2.2.1 Äga system... 35 2.2.3 IT-plattform och drift... 36 2.2.3.1 Hantera fel... 36 3

2.2.3.2 Hantera serverdrift och backup... 36 2.3 HR/Personal... 37 2.3.1 Samverkan och förhandling... 37 2.3.1.1 Hantera samverkan enligt avtal... 37 2.3.1.3 Hantera lönerevision... 38 2.3.1.4 Hantera personalsamtal... 39 2.3.2 Kompetensförsörjning... 39 2.3.2.1 Rekrytera... 39 2.3.3 Bemanning... 41 2.3.3.2 Hantera schemaläggning... 41 2.3.3.3 Semesterplanera... 41 2.3.3.4 Hantera särskilda anställningsformer... 41 2.3.4 Arbetsmiljö... 42 2.3.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete... 42 2.3.5 Personalhälsa... 43 2.3.5.0 Leda Styra Organisera... 43 2.3.5.1 Bedriva friskvård... 44 2.3.5.4 Hantera tillbud... 44 2.3.5.5 Hantera arbetsskada... 44 2.3.5.6 Rehabilitera... 46 2.3.6 Personaladministration... 47 2.3.6.0 Leda Styra Organisera... 47 2.3.6.1 Beräkna och betala ut lön... 47 4

2.3.8 Övriga personalåtgärder... 49 2.3.8.1 Hantera bisyssla... 49 2.3.8.2 Hantera disciplinåtgärder... 50 2.3.9 Upphörande av anställning... 51 2.3.9.1 Hantera egen uppsägning... 51 2.3.9.2 Hantera uppsägning av arbetsgivaren... 52 2.3.9.3 Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning... 53 2.3.9.4 Hantera pension... 53 2.4 Ekonomi... 54 2.4.1 Redovisning... 54 2.4.1.0 Leda Styra Organisera... 54 2.4.1.1 Fakturera kund... 55 2.4.1.2 Hantera leverantörsfakturor... 59 2.4.1.3 Redovisa inkomstskatt och moms... 61 2.4.1.4 Bokföra och redovisa... 62 2.4.2 Kapitalförvaltning... 63 2.4.2.0 Leda Styra Organisera... 63 2.4.2.5 Hantera betalningar och handkassor... 63 2.4.4 Stiftelser och fonder... 65 2.4.4.1 Hantera kommunala stiftelser... 65 2.5 Inköp... 66 2.5.1 Inköp... 66 2.5.1.0 Leda Styra Organisera... 66 5

2.5.1.1 Hantera inköp över tröskelvärde... 67 2.5.1.2 Hantera inköp under tröskelvärde... 69 2.5.1.3 Avropa och göra direktinköp... 70 2.6 Lokalförsörjning & fastighetsunderhåll... 70 2.6.1 Anskaffning... 70 2.6.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal... 70 2.6.1.2 Inhyra byggnad eller lokal... 71 2.6.1.3 Köpa byggnad eller lokal... 71 2.6.2 Underhåll och tillgång... 72 2.6.2.1 Underhåll och tillgång av lokal... 72 2.6.3 Avveckling... 72 2.6.3.1 Försälja byggnad eller lokal... 72 2.7 Inventariehantering... 73 2.7.1 Inventariehantering... 73 2.7.1.1 Anskaffa inventarier... 73 2.7.1.2 Vårda och underhålla inventarier (inkl sakförsäkring)... 73 2.7.1.3 Avyttra eller kassera inventarier... 74 2.8 Kris och säkerhet... 74 2.8.1 Intern krisledning... 74 2.8.1.1 Utöva intern krisledning... 74 2.8.2 Kris- och säkerhetsarbete... 75 2.8.2.0 Leda Styra Organisera... 75 2.8.2.2 Bedriva systematiskt brandskyddsarbete... 75 6

2.8.2.3 Hantera skalskydd... 76 2.9 Information och marknadsföring... 77 2.9.1 Profilarbete... 77 2.9.1.1 Hantera grafisk profil och varumärke... 77 2.9.2 Informationsförsörjning... 77 2.9.2.1 Publicera på extern webb... 77 2.9.2.2 Publicera på intern webb... 78 2.9.2.3 Publicera på sociala medier... 78 2.9.2.4 Hantera releaser och presskontakter... 79 2.9.2.5 Hantera broschyrer... 79 2.9.2.6 Annonsera... 80 2.9.2.7 Hantera eget periodiskt tryck... 80 2.9.2.8 Hantera bilder... 80 2.9.2.9 Göra egna enkätundersökningar... 81 2.10 Förvaltningsstöd... 82 2.10.1 Kontorsstöd... 82 2.10.1.6 Hantera materielförråd... 82 2.10.1.7 Leverera tryckeritjänster... 82 2.10.3 Driva kostproduktion... 83 2.10.3.0 Leda styra organisera... 83 2.10.3.1 Planera och bereda måltider... 83 2.10.3.2 Kontroll av kostproduktion... 84 3 Kärnverksamhet... 84 7

3.1.2 Mark och exploatering... 84 3.1.2.1 Köp och försäljning av mark eller fastighet... 84 3.1.2.3 Upplåta mark eller fastighet... 85 3.1.2.7 Exploatera fastighet... 85 3.1.3 Lantmäteri och kartarbete... 86 3.1.3.1 Hantera fastighetsreglering... 86 3.2 Miljö och samhällsskydd... 87 3.2.2 Samhällsskydd och beredskap... 87 3.2.2.0 Leda Styra Organisera... 87 3.2.2.1 Hantera risk- och sårbarhetsanalyser... 87 3.2.2.2 Hantera utbildning och övningar... 88 3.2.2.4 Svara för myndighetsrapportering... 88 3.2.2.7 Hantera ärenden enligt lag om totalförsvar... 89 3.4 Näringsliv, arbete och integration... 89 3.4.1 Främjande av näringsliv och utveckling... 89 3.4.3 Arbetsmarknad och sysselsättning... 90 3.4.3.0 Leda Styra Organisera... 90 3.4.3.1 Främja arbete och sysselsättning... 92 3.4.3.2 Vidta åtgärder mot kränkande behandling... 94 3.4.4 Integration... 94 3.4.4.0 Leda Styra Organisera... 94 3.4.4.1 Bedriva flyktingmottagning... 95 3.4.4.2 Genomföra åtgärder för integration... 96 3.4.4.3 Bedriva undervisning i svenska för invandrare... 97 8

3.4.4.4 Bedriva samhällsorientering... 99 3.5 Utbildning... 101 3.5.0 Leda Styra - Organisera... 101 3.5.1 Gemensam skolverksamhet... 103 3.5.1.2 Hantera ordning och disciplinåtgärder... 103 3.5.1.3 Hantera läromedel... 103 3.5.1.6 Tillhandahålla SYV... 104 3.5.1.8 Vidta åtgärder mot kränkande behandling... 104 3.5.7 Kommunal vuxenutbildning... 105 3.5.7.1 Bedriva grundläggande vuxenutbildning... 105 3.5.7.2 Bedriva gymnasial vuxenutbildning... 107 3.5.8.1 Bedriva särskild utbildning för vuxna på grundläggande nivå... 109 3.5.8.2 Bedriva särskild utbildning för vuxna på gymnasial nivå... 110 3.5.12 Kommunal yrkeshögskola... 112 3.5.12.0 Leda Styra - Organisera... 112 3.5.12.1 Bedriva yrkeshögskoleutbildning... 114 3.6 Kultur, fritid och turism... 116 3.6.2 Biblioteksverksamhet... 116 3.6.2.0 Leda Styra Organisera... 116 3.6.2.1 Tillhandahålla media... 117 3.6.2.2 Bedriva program- och bildningsverksamhet... 117 3.6.3 Tillgängliggörande av historiska arkiv... 118 3.6.3.1 Vårda och tillgängliggöra historiska arkiv... 118 9

3.6.4 Hantering av fysiskt kulturarv... 119 3.6.4.0 Leda Styra Organisera... 119 3.6.4.1 Vårda och tillgängliggöra samlingar... 119 3.6.5 Tillgängliggörande av konst... 120 3.6.5.1 Vårda och tillgängliggöra konst... 120 3.6.5.2 Svara för konstutställningar... 120 3.7.1 Vård och omsorg... 122 3.7.1.4 Bedriva folkhälsoarbete... 122 3.8 Särskilda samhällsinsatser... 123 3.8.1 Överförmyndarverksamhet... 123 3.8.1.0 Leda Styra Organisera... 123 3.8.1.1 Utöva tillsyn över ställföreträdare... 124 3.8.1.1.1 Initiering, utredning och beslut... 124 3.8.1.1.2 Kontroll av förordnade ställföreträdarskap... 128 3.8.1.1.3 Hantera vite... 135 3.8.1.2 Utöva tillsyn över godmanskap för ensamkommande asylsökande flyktingbarn... 135 3.8.1.2.1 Initiering, utredning och beslut... 135 3.8.1.2.2 Kontroll av god man/sfv för ensamkommande barn... 137 3.8.1.3 Tillsyn av överförmyndarenheten... 139 3.8.1.4 Övriga förvaltningsåtgärder... 140 3.8.1.5 Återsökning av medel från Migrationsverket... 142 3.8.2 Borgerliga ceremonier... 143 3.8.2.2 Borgerlig vigsel... 143 4. Systemförteckning... 144 10

Dokumenthanteringsplan 1. Ledning 1.1 Central ledningsfunktion 1.1.1 Fullmäktige 1.1.1.0 Leda Styra Organisera Organisera sammanträde Lista med sammanträdesdagar ansvarig Vid Kungörelse med ärendelista ansvarig Vid Bestämma arvoden till förtroendevalda Arvodesbestämmelser Bevaras Styra partistöd Reglemente för partistöd 11

1.1.1.1 Hantera fullmäktigeprocess Verksamhetsområde Beskrivning 1.1 Central ledning Processgrupp 1.1.1 Fullmäktige Fullmäktige är kommunens högsta beslutande församling och tillsätts av kommunens röstberättigade medlemmar genom allmänna och fria val. Fullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt för kommunen, och tillsätter kommunstyrelse och övriga nämnder. Diarieföringen sker i Ciceron ärendehanteringssystem. Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. Fatta beslut Omröstningslista Förs till protokoll. Protokoll Hantera inkomna frågor och förslag Motion Interpellation Fråga Svar på fråga måste inte lämnas skriftligt. Medborgarförslag 12

1.1.1.4 Hantera förtroendevalda Verksamhetsområde Beskrivning 1.1 Central ledning Processgrupp 1.1.1 Fullmäktige Förtroendevalda till kommunfullmäktige utses efter sammanräkning hos Länsstyrelsen av valrösterna. Lista upprättas där och skickas till kommunen. De förtroendevalda registreras hos kommunstyrelseförvaltningens politikersamordnare, liksom varje förändring i politikerkåren. Deras handlingar rörande ersättningar och pension hanteras av politikersamordnare och personalkontoret. Diarieföringen sker i Ciceron ärendehanteringssystem. Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. Hantera val av förtroendevalda Begäran om sammanräkning Ny ledamot/ ersättare i fullmäktige Avsägelse uppdrag Lista nominering till nämnd/ styrelse Sammanställning nämndledamöter Hantera förtroendevalda Uppgift till förtroendemannaregister Vid 13

Tjänstgöringsrapport Ersättning till förtroendevald Begäran om beräkning av visstidspension Beräkning av pension Pensionsbrev 10 år 10 år - Utebliven lön - Rese-/förrättningsräkning Bevaras Vid Papper Bevaras Vid Papper Bevaras Vid Papper 1.1.1.5 Hantera stöd till politiska partier Hantera ansökan Ansökan Kompletterande handlingar T ex verksamhetsberättelser, ekonomiska sammanställningar etc. 14

1.1.2 Kommunstyrelse 1.1.2.0 Leda Styra Organisera Organisera sammanträden Sammanträdesplan Kallelse Vid Dagordning/ föredragningslista Läggs till protokollet 1.1.2.1 Hantera styrelseprocess Hantera sammanträden Deltagarförteckning Register/ innehållsförteckning till protokollen Protokoll med ev bilagor Protokollsanteckning Läggs till berört protokoll. 15

1.1.4 Verksamhetsledning 1.1.4.0 Leda Styra Organisera Organisera sammanträden Kallelse Vid Styra kvalitetsredovisning Manual för uppföljning av aktiviteter (i Stratsys) Vid Manual för uppföljning av indikatorer (i Stratsys) Vid 1.1.4.1 Överlägga och besluta Hantera möte Dagordning Protokoll med ev bilagor Mötesanteckningar, se Vid Mötesanteckningar med beslutsinnehåll hanteras som protokoll. 16

anm. 1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet Hantera planering Utredning Hantera uppföljning Utvärdering 1.1.4.3 Utveckla verksamhet Hantera utveckling Utvecklingsplan 17

1.1.4.4 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete Verksamhetsområde Beskrivning 1.1 Central Kommunens systematiska kvalitetsarbete hanteras i Stratsys-systemet. ledningsfunktion Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. Processgrupp Verksamhetsledning Aktivering och målstyrning Mål-/aktivitetsformuleringar Vid Uppföljning Avrapporteringar Vid 1.1.5 Myndighetsredovisning 1.1.5.0 Leda Styra Organisera Hantera information om verksamhetsredovisning Anvisningar och meddelanden Vid 18

1.1.5.1 Lämna räkenskapssammandrag till SCB Lämna räkenskapsuppgift till SCB Räkenskapssammandrag 1.1.5.2 Lämna övriga uppgifter till SCB Lämna övrig uppgift till SCB Räkenskapssammandrag 1.1.5.3 Hantera övrig myndighetsredovisning Verksamhetsområde Beskrivning 1.1 Central Avser myndighetsgemensam redovisning. Verksamhetsspecifik redovisning hanteras i respektive processgrupp. ledningsfunktion För egna statistiska undersökningar, se 2.9.2.9 Göra egna enkätundersökningar. Processgrupp Myndighetsredovisning Diarieföringen sker i Ciceron ärendehanteringssystem. Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. Besvara enkät eller statistikformulär Enkäter/statistikformulär, som besvaras, Skärmbunden enkät med utskriftsfunktion skrivs ut och 19

pappersbundna eller med utskriftsfunktion Enkäter, som besvaras, skärmbundna - Vid diarieförs. Avser online-enkäter som inte går att skriva ut. Hantera övrig myndighetsredovisning Verksamhetsberät telse, färdigställd 1.1.6 Omvärld 1.1.6.3 Träffa överenskommelser Sluta avtal Samarbetsavtal 20

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Verksamhetsområde 1.1 Central ledningsfunktion Processgrupp Omvärld Beskrivning Ett projekt har en uppdragsgivare, för saken särskilt rekryterad personal, utsedd projektledare, är tidsbegränsat, har ett definierat mål och en egen budget/resurstilldelning. Projekt kan föregås av en förstudie som ska ge svar på om projektet går att genomföra, om tid och kostnader för att genomföra projektet är i linje med de förväntade intäkterna. Huvudregeln är att handlingarna ska diarieföras och det löpande, inte när projektet är avslutat. Diarieförda handlingar förvaras hos registrator. Förvaltningsöverskridande projekt registreras i respektive förvaltnings diarium. Beroende på projektets storlek kan en kombination av diarieföring och systematisk ordning behöva användas, det ska i så fall framgå i projektets dokumentation, genom t ex en intern dokumentplan. Systematiskt ordnade handlingar ska sammanföras och hållas ihop i närarkiv senast vid projektavslut. En intern dokumentplan får inte fastställa andra gallringsregler än vad som står i nämndens beslutade dokumenthanteringsplan. för dokumentationen är projektledaren. Sekretess för uppgifter i nedanstående handlingar föreligger normalt inte. Hantera förstudie Underlag till rapport Vid Förstudierapport Hantera projektdokumentation Projektdirektiv Se beskrivning Projektplan Se beskrivning Protokoll Se beskrivning 21

Mötesanteckningar med beslutsinnehåll Korrespondens av betydelse Se beskrivning Se beskrivning Avtal Se beskrivning Ekonomisk redovisning Del- och slutrapporter Projektspecifika handlingar, se anm. Se beskrivning Bokslut eller huvudbok Se beskrivning Se beskrivning Handlingar för att förstå projektets verksamhet och arbetssätt, och som inte hanteras i andra processer. Hantera EUfinansierat projekt Ansökan Utbetalningsansökan och beslut om utbetalning Handledning för programmet/ utlysningens beskrivning 22

Information om - partners - underleverantör - deltagare Se beskrivning Se anm om gallring av handlingar får ske tidigast 10 år efter avslutat projekt (för projekt knutna till strukturfonder t o m programperiod 2007-2013: 10 år efter avslutat program). Tidrapporter/ arbetsinsatser Se beskrivning Se anm om gallring Närvarolista från projekt-/ styrgruppsmöten Se beskrivning Se anm om gallring Listorna ska vara signerade. Budget och kalkyler Se beskrivning Se anm om gallring Ekonomiska rapporter Ekonomiska handlingar som visar transaktioner Se beskrivning Se anm om gallring Fakturor Se anm om gallring Kopior av kvitton och boardingpass Se beskrivning Se anm om gallring Del- och slutrapporter 23

Dokumentation som visar synliggörandet av projektet. Se beskrivning Se anm om gallring Det ska framgå att EU-symbolen exponerats, t ex på hemsida, vid skyltning och i trycksaker. 1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Komma överens om samarbete Avtal Kommunicera Information 1.2 Styrning 1.2.1 Hantering styrdokument från regering och riksdag 1.2.1.1 Hantera styrdokument från regering och riksdag Hantera styrande handling Styrdokument 24

Följa upp resultat av styrning Uppföljningshandling Implementering och uppföljning, konsekvensutredningar m m med avseende på lagstiftning. 1.2.2 Hantering av styrdokument från fullmäktige och kommunledning 1.2.2.1 Hantera styrdokument från fullmäktige och kommunledning Hantera övergripande styrdokument Policydokument 1.2.2.2 Hantera reglementen och arbetsordningar Hantera styrande dokument Reglementen Riktlinjer Arbetsordning 25

1.2.3 Kommunstyrelsens styrning och kontroll 1.2.3.1 Hantera egen styrning Hantera styrande dokument Riktlinjer Instruktion, manual Regelverk 1.2.3.2 Bedriva internkontroll Hantera styrning Plan för intern kontroll Attestantförteckning Delegationsordning 26

1.2.3.3 Hantera revision Hantera revisorernas handlingar Revisionsrapport Yttrande Kompletterande information Revisionsplan 1.2.4 Mål- och resursplanering 1.2.4.0 Leda Styra Organisera Styra budgetarbete Budgetdirektiv 27

1.2.4.1 Hantera 1-årig mål- och resursplan Begära medel Budgetäskande Lägga resursplan Budget Justera budget Begäran ombudgetering 1.2.4.2 Hantera flerårig mål- och resursplan Mål- och resursplanering Måldokument Flerårig budget 28

1.3 Organisering 1.3.1 Organisering 1.3.1.2 Organisera verksamhet Utreda och planera organisation Organisationsutredning Organisationsplan 1.4 Demokrati och insyn 1.4.1 Hantering av allmänna handlingar 1.4.1.0 Leda Styra Organisera Reglera kopiering åt allmänhet Taxa för kopiering av allmänna handlingar 29

1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Verksamhetsområde Beskrivning 1.4 Demokrati och En begäran om utlämnande av allmän handling som omfattas av sekretess ska prövas. Beslutet fattas skriftligt om den som frågar insyn begär det, detta för att saken ska kunna överklagas. Processgrupp Hantering av allmänna handlingar Diarieföringen sker i Ciceron ärendehanteringssystem. Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. Begära ut allmän handling eller uppgift ur sådan Begäran om offentlig allmän handling/uppgift ur allmän handling Gallras vid Begäran om sekretessbelagd allmän handling/uppgift ur allmän handling Beslut om utlämnande av sekretessbelagd allmän handling Överklagan 30

Beslut från domstol 1.4.2 Offentlig dialog 1.4.2.1 Hantera allmänhetens synpunkter Verksamhetsområde Beskrivning 1.4 Demokrati och Avser klagomål och förslag. För medborgarförslag, se 1.1.1 Fullmäktige. insyn Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. Processgrupp Offentlig dialog Hantera inkommen reaktion från allmänhet Synpunkt Fråga 2 år 2 år Svar 2 år 31

2. Verksamhetsstöd 2.1 Informationsförvaltning 2.1.0 Ledning Styra arkivvården Arkivreglemente Arkivbeskrivning Tillsynsplan Tillsynsprotokoll Rådgivande dokument 2.1.2 Registrering 2.1.2.0 Leda Styra Organisera Strukturera registrering Diarieplan 32

2.1.2.1 Hantera och registrera inkomna handlingar Överföra telefonmeddelanden av betydelse för ärende Tjänstemeddelande Telefonmeddelande (SMS, MMS, röstbrevlåda) överförs på papper och därefter raderas telefonmeddelandet. Hantera handlingar av enklare karaktär. Handling av tillfällig eller ringa betydelse Systematiskt Gallras vid Kan vara reklam, konferensmaterial, förfrågan. 2.1.3 Dokumentation och dokumenthantering 2.1.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring Hantera gallring av allmänna handlingar Utredning om gallring Beslut om gallring 3.1.3.2 Planera och hantera dokumentation 33

Styra dokumenthantering Dokumenthanteringsplan 2.1.4 Arkivering 2.1.4.0 Leda Styra Organisera Styra överföring till arkiv Arkiveringsinstruktioner 2.1.4.1 Hantera analog arkivering Hantera arkivvård Arkiveringsinstruktioner Kommunarkivets leveransliggare Bevaras - Papper Leveransreversal Bevaras - Papper Avser original hos. 34

2.1.5 Arkivförvaltning 2.1.5.1 Beskriva och redovisa arkiv Redovisning av arkivhandlingar Arkivförteckning Bevaras - Papper 2.1.5.2 Hantera arkiv Förstöra/radera handlingar Utredning om gallring Beslut om gallring 2.2 Systemförvaltning & arkitektur 2.2.2 Teknisk systemförvaltning 2.2.2.1 Äga system Förvalta datasystem Systemdokumentation Bevaras Efter att systemet tagits ur drift Papper Kan bestå av både leverantörens dokumentation och/eller internt upprättad dokumentation. 35

2.2.3 IT-plattform och drift 2.2.3.1 Hantera fel Ta emot felanmälan och åtgärda Ärendeanmälan Vid Anteckningar vid avhjälpande Vid Avslutandebesked Vid 2.2.3.2 Hantera serverdrift och backup Verksamhetsområde Beskrivning 2.2 Systemförvaltning För att upprätthålla en så god driftsäkerhet som möjligt sköts all installation av programvaror av IT-enheten, liksom efterföljande & arkitektur uppdateringar. I vissa fall installeras uppdateringar automatiskt av programmet själv, detta gäller lokalt installerade programvaror. Den service IT-enheten ska bistå med till användaren av en programvara regleras i ett särskilt servicenivåavtal. Processgrupp IT-plattform & drift Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. 36

Installera och avinstallera programvara Beställning av uppdrag SNA-avtal (Servicenivåavtal) Vid Vid Avslutandebesked Vid 2.3 HR/Personal 2.3.1 Samverkan och förhandling 2.3.1.1 Hantera samverkan enligt avtal Verksamhetsområde Beskrivning 2.3 HR/Personal Processgrupp Samverkan och förhandling Enligt Medbestämmandelagen (MBL) har arbetsgivaren en skyldighet att samverka med den fackliga organisationen. Bland annat har facket rätt till information, tolkningsföreträde i vissa frågor och förhandling om viss information. Målet är att få en kontinuerlig utveckling av individen, arbetsplatsen och verksamheten. Sekretess föreligger normalt inte för uppgifter i dessa handlingar. Ingå avtal Samverkansavtal 37