Revisionsrapport Bygg- och miljönämndens ansvarsutövande 2011 Skellefteå kommun Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor
Bygg- och miljönämndens ansvarsutövande 2011 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga 2 2.3 Metod och avgränsning 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Bygg- och miljönämndens uppdrag 3 3.2 Mål och övrig styrning 3 3.3 Uppföljning, rapportering och resultat 4 3.4 Analys och aktiva åtgärder 5 Skellefteå kommun
1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat bygg- och miljönämndens ansvarsutövande. Med ansvarsutövande avses nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Syftet med granskningen är bland annat att ge revisorerna en del av det underlag som behövs för uttalande i revisionsberättelse. Utifrån genomförd granskning görs följande bedömningar avseende bygg- och miljönämndens ansvarsutövande år 2011: Mål och övrig styrning Uppföljning, rapportering och resultat Analys och aktiva åtgärder Tillräcklig X X X Otillräcklig Bedömningarna baseras på att bygg- och miljönämnden i protokoll kan bestyrka att den i tillräcklig grad styr, följer upp och vidtar aktiva åtgärder utifrån lämnad information. För att utveckla nämndens ansvarsutövande lämnas följande rekommendation; Vidareutveckla styrning och kontroll av nämndens tillsynsuppdrag Kommentar: En viktig del i nämndens uppdrag är att fullgöra lagstadgad tillsyn. I nämndens intresse finns att upprätta heltäckande tillsynsplaner och kontinuerligt följa upp hur verksamheten fullgör detta uppdrag. Nämnden bör även pröva om denna styrning och kontroll ska ske inom ramen för kommunens styrmodell (styrkort) eller i ett sidordnat styr- och rapporteringssystem. Skellefteå kommun 1 av 5
2 Inledning 2.1 Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsätt sätt. 2.2 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar bygg- och miljönämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? Revisionsfrågan utgör även revisionskriterium, d v s bedömningsgrund om byggoch miljönämndens ansvarsutövande är tillräckligt. Granskningen syftar bland annat att ge revisorerna en del av det underlag som behövs för uttalande i revisionsberättelse 2011. 2.3 Metod och avgränsning Granskningen har skett genom dokumentanalys av sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut/verksamhetsberättelser mm. I tid har granskningen avgränsats till år 2011. Skellefteå kommun 2 av 5
3 Granskningsresultat 3.1 Bygg- och miljönämndens uppdrag Av nämndens reglemente framgår att nämnden fullgör kommunens åtaganden inom områdena plan- & byggnadsväsende, miljö & hälsoskydd. Reglementet är fastställt av kommunfullmäktige 2010-11-30. Nämnden är ny från verksamhetsåret 2011. Nämndens ansvarsområden sköttes tidigare av byggnadsnämnden respektive miljönämnden. Nämndens ansvarsområden är i hög grad reglerade i lagstiftning. Behovet/utrymmet för lokal styrning är därmed relativt litet. Kommunfullmäktiges årliga styrning av nämnden sker främst genom årsbudget och styrkort. 3.2 Mål och övrig styrning Som beredande och verkställande organ har bygg- och miljönämnden att fatta beslut inom ramen för sitt uppdrag. Nämndens styrning granskas med avseende på mätbara mål, planeringsdokument, riktlinjer och ansvarsfördelning. Nämndens styrning av verksamheten har framför allt kommit till uttryck i samband med behandling av styrkort 2012 (nämndsbehandlad i juni månad) och tillsynsplan för livsmedel 2011 (april). Styrning har även skett i ett antal enskilda beslut, t ex antagande av detaljplaner och myndighetsutövning mot enskild (bygglov, föreläggande mm). I övrigt noteras att nämnden i fastställt tidpunkt för upphävande av kokningsrekommendation för drickvatten inom vattenverket Abborrens distributionsområde. En genomgång av styrkort 2012 visar att nämnden formulerat totalt fyra mål och åtta mått i styrkortet. Målen fokuserar på områdena medborgardialog, hållbar utveckling, effektivisering och mönsterarbetsplatser. I jämförelse med föregående år har antalet mål minskat i omfattning. Granskningen visar att nämndens styrkort är upprättat i enlighet med kommuninterna planeringsanvisningar. Granskning av nämndens tillsynsplan för livsmedel visar att planen bl a innehåller mål för verksamheten, behovsanalys, prioriteringar och aktiviteter år 2011. Tillsynsplan för områdena plan, bygg och miljö har inte behandlats av nämnden under granskningsperioden. Nämndens styrning av ekonomin sker framför allt genom godkännande av internbudget 2011 (januari). Internbudget upprättas dels per avdelning (budgetansvarig chef) dels per intäkts-/kostnadsslag på sammanställd nivå (personal, lokaler mm). Upprättad budget överensstämmer med den budgetram som tilldelats av kommunfullmäktige i november 2011. Övriga styrande beslut inom ekonomiområdet är att nämnden under perioden behandlat förslag till nya taxor inom områdena plan- och bygg samt livsmedelstillsyn. Skellefteå kommun 3 av 5
I övrigt noteras att nämnden under granskningsperioden upprättat en samlad delegationsordning för den nya nämnden (april), upprättat nämndspolicy (april) samt utsett vilka i organisationen som är attestanter (januari). Bedömning: Bygg- och miljönämndens styrning av sitt uppdrag bedöms i huvudsak vara tillräcklig. Bedömningen baseras på att nämnden i protokoll kan bestyrka att den utövar styrning över sin verksamhet. Ett utvecklingsområde är att utöva en tydligare styrning över sitt tillsynsuppdrag inom områdena plan, bygg och miljö. 3.3 Uppföljning, rapportering och resultat Under detta avsnitt granskas hur nämnden säkerställer att bygg- och miljönämndens uppdrag och de egna besluten tillämpas och genomförs. Granskningen visar att nämnden i ett flertal beslut angett formerna för uppföljning och återrapportering till nämnden. Framför allt har detta kommit till uttryck i plan för planering och uppföljning 2011 (januari) och internkontrollplan för bygg- och miljökontoret 2011 (januari). I uppföljningsplanen regleras bl a vad och när verksamhet och ekonomi ska återrapporteras till nämnden. I internkontrollplan redogörs för vilka system och rutiner som ska kontrolleras under året. Nämndens uppföljning av verksamheten sker framför allt inom ramen för kommunens styrmodell; mål- och resultatstyrning. Under granskningsperioden har nämnden behandlat årsbokslut 2010 för byggnadsnämnden och miljönämnden (februari), delårsrapport per april (maj) och augusti (september) för den sammanslagna nämnden. Återrapporteringen sker utifrån fastställda styrkort. Av delårsrapporter för år 2011 framgår att nämnden prognostiserar måluppfyllelse inom samtliga perspektiv med undantag för perspektivet ekonomi (delvis måluppfyllelse). Som underlag för bedömning av måluppfyllelse används resultatet från ett fyrtiotal mått/indikatorer. Granskning av sammanträdesprotokoll kan inte bestyrka att nämnden under perioden begärt eller fått någon återrapportering hur verksamheten fullgör sitt tillsynsuppdrag inom områdena livsmedel, miljö samt plan & bygg. I september har nämnden behandlat slutrapport kring bygg- och miljökontorets hantering av parasitsmittan i Skellefteå kommun. En lägesrapport har även lämnats till nämnden i maj månad. När det gäller området ekonomi noteras att nämnden begär och får uppföljning av verksamhetens ekonomi. Av rapporteringen framgår att drift- och investeringsverksamheten förväntas drivas inom tilldelad budgetram 2011. Återrapporteringen av driftverksamheten sker per kostnadsslag på sammanställd nivå. Däremot görs ingen uppföljning/redovisning per avdelning (budgetansvarig chef) se internbudget avsnitt 3.2. I övrigt noteras att nämnden under året begärt och fått återkommande redovisning av fattade delegationsbeslut. Nämnden får även återkommande uppföljning/redovisning av fullmäktigeuppdrag. I februari 2011 har nämnden behandlat revisionsrapport 2010 för byggnadsnämnden och miljönämnden. Skellefteå kommun 4 av 5
Bedömning: Bygg- och miljönämndens uppföljning, rapportering och resultat bedöms i huvudsak vara tillräcklig. Bedömningen baseras på att nämnden kan bestyrka att den begär och får rapportering för verksamhet och ekonomi. Nämndens uppföljning av hur myndigheten fullgör sitt tillsynsuppdrag bedöms vara ett framtida utvecklingsområde. 3.4 Analys och aktiva åtgärder Hur reagerar nämnden på lämnad information? Av nämndens delårsrapporter framgår att verksamhet och ekonomi i hög grad når/förväntas nå uppsatta mål år 2011. Det är endast inom perspektivet ekonomi som redovisar delvis måluppfyllelse. I rapporterna analyseras resultat och avvikelser. Granskningen visar att nämnden godkänt respektive rapport. Den bristande måluppfyllelsen inom perspektivet ekonomi har inte föranlett nämnden att fatta några specifika beslut om åtgärder. Bedömning: Bygg- och miljönämndens aktiva åtgärder bedöms vara tillräckliga. Bedömningen baseras på att verksamheten överlag redovisar god måluppfyllelse. 2011-09-23 Bo Rehnberg Projekt- och uppdragsledare Skellefteå kommun 5 av 5