Revisionsrapport Underhåll av fastigheter Smedjebacken kommun Leif Karlsson Rolf Hammar Certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendation 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund och revisionsfråga 2 2.2 Avgränsning 2 2.3 Metod 2 3 Definition av underhåll och investering 3 3.1 Underhåll - investering 3 3.2 Underhållsplanering 4 3.3 Smedjebacken, fastighetsunderhåll 5 4 Fastighetsunderhåll 5 4.1 Kommunen 5 4.1.1 Fastighetsinnehav 5 4.1.2 Underhåll 5 4.1.3 Budget och bokföring av fastighetsunderhåll 6 4.1.4 Fastighetsstandard 7 4.1.5 Uppdelning på underhåll kontra investering 7 4.1.6 Besiktningar av fastigheter 7 4.2 Verksamhetsfastigheter som ägs av Bärkehus 8 4.2.1 Fastighetsinnehav 8 4.2.2 Budget och bokföring av fastighetsunderhåll 9 4.2.3 Hyresvillkor uthyrning till kommunen 9 5 Organisation 10 5.1 Kommunen 10 5.2 Bärkehus AB 10 5.3 Ny samordnad organisation 11 6 Sammanfattande kommentarer och revisionell bedömning 11 6.1 Kartläggning av kommunens fastighetsinnehav inklusive Bärkehus AB:s innehav?12 6.2 Hur styr och samordnas fastighetsunderhållet? 12 6.3 Hur budgeteras fastighetsunderhåll? 13 6.4 Finns ändamålsenliga underhållsplaner och hur ofta uppdateras dessa? 13 6.5 Vilka regler finns för redovisning av underhållsåtgärder? 13 6.6 Vilken uppföljning görs av underhållskostnader? 14 6.7 Finns det en uppföljning av fastighetstandard? 14 6.8 Finns det ett eftersatt underhåll i fastighetsbeståndet? 15 Smedjebacken kommun
1 Sammanfattande bedömning och rekommendation På uppdrag av Smedjebacken kommuns förtroendevalda revisorer har PwC genomfört en granskning av rutiner och organisation för underhåll av fastigheter. Granskningen har utgått från arbetet inom fastighetsenheten som organisatoriskt är inordnad under tekniska kontoret inom kommunstyrelsen. Revisionsfrågan som ska besvaras är om kommunens fastigheter underhålls enligt god fastighetsekonomi? Vår bedömning är att kommunens fastigheter i huvudsak har en blandad standard. Det finns fortfarande ett eftersatt underhåll som inte är uppskattat och grovt prissatt idag. Vår flygande okulärbesiktning av tre slumpmässigt valda fastigheter bekräftar det till viss del också. Vi bedömer att det är viktigt att kommunen så snart som möjligt implementerar ett fungerande datastöd så att underhållsplaner avseende planerat underhåll upprättas och kvalitetssäkras på både kort och lång sikt. Vi rekommenderar vidare att budgeten tydligt anger fördelning av underhållsbudget enligt underhållsplan och i förekommande fall underhållsmedel till särskilda större ombyggnadsprojekt. Det är viktigt att arbeta med strategisk lokalresursplanering kombinerat med administrativa och/eller ekonomiska styrmedel som leder till effektivare lokalutnyttjande. Eftersom inte kommunen arbetar strukturerat med planerat och löpande underhåll av fastigheterna så är vår bedömning att det inte är optimalt varken ur ett ekonomiskt eller verksamhetsmässigt perspektiv. Vi gör bedömningen att kommunen bör förändra sitt synsätt och framåt prioritera planerat underhåll för att minska det löpande och akuta underhållet. Utöver dessa rekommendationer är också vårt råd att kommunen/bolaget gör en översyn av nuvarande fastighetskompetenser och arbetsfördelning för att skapa en professionell fastighetsförvaltning. Det bör göras oavsett om det 2014 kommer att finnas en koncerngemensam fastighetsförvaltning eller inte. Smedjebacken kommun 1 av 16
2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Som alla fysiska anläggningstillgångar kräver fastigheterna underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investerings- och reinvesteringsbehovet måste tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard vilket leder till sämre arbets- och brukarmiljö samt kritik och sanktioner från myndigheter. Kommunfullmäktige har fattat beslut om att överföra stora delar av kommunens fastighetsförvaltning till Bärkehus AB. Denna process kommer att genomföras under 2013. Revisionsfråga: Underhålls kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? I granskningen ingår följande moment/ kontrollfrågor: Kartläggning av kommunens fastighetsinnehav (inkl. de fastigheter som ägs av Bärkehus AB) Hur styrs och samordnas fastighetsunderhållet? Hur budgeteras fastighetsunderhållet? Finns ändamålsenliga underhållsplaner och hur ofta uppdateras dessa? Vilka regler finns för redovisning av underhållsåtgärder? Vilken uppföljning görs av underhållskostnaderna? Vilken uppföljning görs av fastighetsstandarden i innehavet? Finns det eftersatt underhåll i fastighetsinnehavet? 2.2 Avgränsning Granskningen avser de fastigheter där kommunen bedriver verksamhet och ägs av kommunen alternativt Bärkehus AB. Granskningen omfattar inte Bärkehus AB:s hyreslägenheter. 2.3 Metod Granskningen genomförs via intervjuer och studier av styrdokument, underhållsplaner, verksamhetsberättelser etc. En sammanställning görs av underhållskostnader enligt plan, budgeterade kostnader samt verkligt nerlagda kostnader för underhåll. Sammanställningen jämförs med statistik och branschnyckeltal för fastigheter. Ett urval(stickprov) görs av 4 verksamhetslokaler (förslagsvis 2 inom skolan). Avstämning görs för att se om det finnsindividuella underhållsplaner. Vidare kommer verksamheten som utnyttjar lokalerna ges möjlighet att lämna synpunkter på sina lokaler. Smedjebacken kommun 2 av 16
3 Definition av underhåll och investering 3.1 Underhåll - investering Underhåll 1 kategoriseras vanligen i begreppen planerat underhåll, som omfattar underhållsåtgärder som är planerade till tid, art och omfattning. felavhjälpande underhåll, som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. Med oförutsett avses att det inte är möjligt att förutse vilket förvaltningsobjekt som drabbas av funktionsnedsättningen eller tidpunkten för denna. Vidare används begreppet akut underhåll, med vilket vanligen menas felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast för att förhindra personskada eller skada på egendom. Åtgärder utförs genom reparation eller utbyte och normalt efter felanmälan från brukare, tillsynsrapporter eller larm. Ett annat begrepp som förekommer är förebyggande underhåll, som ofta inräknas i planerat underhåll, eftersom det anses tidsplanerat och inte är av akut karaktär. Många fastighetsföretag innefattar bl.a. filterbyten och annan periodisk översyn av ventilationssystem i förebyggande underhåll och budgeterar därför åtgärderna som planerat underhåll. Inom ekonomisk redovisning definieras reparationer och underhåll av anläggningstillgångar som åtgärder som syftar till att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper och redovisas därför som kostnad den period de uppkommer. Anskaffning av anläggningstillgångar ska däremot redovisningsmässigt behandlas som investering. En tillgång definieras som en resurs som kontrolleras till följd av inträffade händelser och som förväntas ge ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden 2. Vanligen upprättar kommuner interna riktlinjer för vad som skall klassificeras som investering. Ett exempel på riktlinje från en kommun är enligt följande: En investering är en anskaffning (inköp eller uppförande) av en fysisk eller immateriell anläggningstillgång med en varaktighet om minst tre år och till ett väsentligt belopp. Båda kriterierna skall vara uppfyllda. Som ett exempel så kan ett kriterium vid anskaffning av en tillgång vara att beloppet skall vara väsentligt, vilket i XX kommun innebär 1,5 prisbasbelopp. Vid anskaffning av en tillgång som inte uppfyller kriterierna för att vara investering skall kostnadsföring ske. 1 Definitioner av begrepp är hämtade från AFF(avtal för fastighetsförvaltning), som är fastighetsbranschens forum för förvaltning och service 2 Rådet för kommunal redovisning RKR 11.1 Smedjebacken kommun 3 av 16
I praktisk tillämpning av redovisningsregler och riktlinjer finns en gråzon mellan vad som klassificeras som underhållsåtgärd respektive investering. Det kan också förekomma medveten felklassificering beroende av för tillfället disponibla ekonomiska ramar eller av annat skäl, innebärande att underhållsåtgärder redovisas som investeringsutgift alternativt att investering helt eller till del redovisas som underhållskostnad. Detta kan få till följd att den ekonomiska redovisningen ger en felaktig bild av fastighetsverksamheten men också att fastigheternas bokförda värden blir för höga. Samtidigt frångår hanteringen till viss del det politiska beslut som fattats beträffande årsbudgeten. 3.2 Underhållsplanering En underhållsplan är en handlingsplan för genomförande av planerat underhåll. En underhållsplan behöver ha viss flexibilitet som möjliggör omprioritering av åtgärder och bör därför årligen ses över och uppdateras för att ligga till grund för planering av underhållsåtgärder inför det kommande verksamhetsåret. Underhållsplanen ska också återspeglas i fastighetsverksamhetens budget. Det är inte ovanligt i kommuner att besparingskrav leder till prutningar i underhållsbudgeten, vilket får till följd att planerade underhållsåtgärder skjuts på framtiden. Detta kan få som följd att kostnader för felavhjälpande underhåll ökar. Underhållsplaner varierar i tidsrymd från att enbart avse det närmsta verksamhetsåret till ett antal år framåt i tiden. På marknaden förekommer databaserade underhållsprogram som ger möjlighet att lägga upp planer för 20-30 år. Programmen förutsätter att ett antal byggnadstekniska uppgifter registreras tillsammans med underhållsstatusen på olika byggnadsdelar. Förutbestämda underhållsintervaller i programmet ligger sedan till grund för konstruerade årliga underhållsplaner. En förutsättning för att ett underhållsprogram ska vara användbart är att alla vidtagna byggnadstekniska åtgärder allteftersom registreras och uppdaterar tidigare inlagd information. Detta kräver att fastighetsförvaltningen avdelar särskilda resurser. Erfarenheten av implementering har ibland varit att betydande kostnader lagts på inköp, utbildning och konsultstöd för att starta upp underhållsplanering med datastöd, men där projektet havererat efter några år beroende på att resurser inte avdelats för kontinuerlig uppdatering av register. Smedjebacken kommun 4 av 16
3.3 Smedjebacken, fastighetsunderhåll Smedjebacken har i sina redovisningsprinciper angivit vad som ska anses vara en investering respektive driftkostnad. Det är bestämt att inköpskostnaden ska vara minst 2 basbelopp (ca 86 000 kronor) och den ekonomiska livslängden minst 3 år för att bokföras som investering. Det finns däremot inte några riktlinjer för uppdelning av vad som ska redovisas som underhåll respektive investering i samband med ombyggnationer. Vid många ombyggnationer ingår olika åtgärder som enligt redovisningens rekommendationer dels ska klassificeras som investering och dels som driftkostnad (underhåll). 4 Fastighetsunderhåll 4.1 Kommunen 4.1.1 Fastighetsinnehav Kommunens fastighetsinnehav omfattar totalt 89 000 m2 BTA (bruttoarea). Huvudelen av lokalytorna är skolor- och förskolor med ca 35 000 m2. Den enskilt största ägda fastigheten är Nya Folkets Hus, 8 905 m2. Det finns också en fastighet som ägs av fastighetsbolaget Predio AB men där kommunen har ett ägarliknande ansvar för underhållet. Det gäller Allegården, som är ett äldreboende- och vårdcentral där både kommunen och landstinget är hyresgäster. Den uthyrningsbara ytan är totalt 10 500 m2 med avtalstid för landstinget t.o.m. 2021 (inhyr 3 700 m2) och med kommunen t.o.m. 2031 (inhyr 6 800 m2). För kommunen är det ett 25-årigt avtal som med sin konstruktion i praktiken medför att kommunen har ansvar för underhållskostnader som motsvarar ett ägande av fastigheten. 4.1.2 Underhåll Kommunen har underhållit sina fastigheter men det saknas ett strukturerat arbetssätt med planerat och löpande underhållsåtgärder. Kommunen saknar ett ordnat datastödsystem med registerupplägg för varje enskilt fastighetsobjekt där uppgifter om fastighetens status och underhållsbehov registreras. Genomförda åtgärder registreras löpande vilket innebär att systemet alltid redovisar aktuell status. Det som varit i fokus och högt prioriterat av politiska majoriteten de senaste åren är en upprustning av skolfastigheterna. Det arbetet pågår fortfarande och kommer att fortsätta tills standarden är god på alla kommunens skolor och förskolor. Smedjebacken kommun 5 av 16
Ekonomiska mått för omfattningen av underhållsinsatser Genomsnittlig underhållskostnad för bostäder är vanligen högre än för kommunala verksamhetslokaler. Nyckeltalet ska endast innehålla planerat underhåll, men kan innefatta kostnader också för felavhjälpande underhåll. En felkälla i jämförelser mellan olika kommuner är att begrepp och redovisning av olika kostnader inte är enhetlig. Planerat underhåll respektive och oförutsett underhåll för kommunens fastigheter: År Uppgiven area Planerat underhåll Oförutsett underhåll Investeringar Mkr Kvm kr/kvm Mkr kr/kvm 2008 82 834 27 2,2 7 29,7 2009 82 834 28 2,3 8 11,1 2010 82 834 27 2,2 8 3,9 2011 82 834 29 2.4 7 8,3 2012 82 834 35 2,9 11 10,1 2013 89 000 34 3,0 6 38,0 Det som är tydligt och som även bekräftas vid gjorda intervjuer är att planerat underhåll har varit styvmoderligt hanterat i kommunen i många år. Kommunens ansträngda ekonomi anges som orsak varför inte planerat underhåll har prioriterats. Nyckeltalet 2013 för planerat underhåll med 34 kr/m2 är mycket lågt i jämförelse med andra kommuner. Under perioden 2008-2012 har underhållsnivån varit genomgående låg 27-35 kr/kvm. Enligt vår erfarenhet ligger vanligt förekommande nyckeltal för ett fastighetsbestånd med verksamhetslokaler och med blandad åldersfördelning i spannet 75-100 kr/kvm där det lägre talet ofta döljer eftersatt underhåll i fastighetsbeståndet. 4.1.3 Budget och bokföring av fastighetsunderhåll I fullmäktiges beslut om budget fastställs en totalsumma för fastighetsunderhåll. Fastighetsenheten har en samlad förteckning på olika bedömda underhållsåtgärder per fastighet med åtgärder om totalt 29,5 mkr. Med utgångspunkt från den budgeterade ramen gör fastighetsavdelningen en prioritering av listan med årets tänkta underhållsåtgärder och det är teknik- och fritidsutskottet som fastställer de prioriterade åtgärderna. För 2013 finns det budgeterat 3,0 mkr för planerat underhåll vilket innebär att det är 26,5 mkr som är kvar på listan utan att komma med i årets prioritering. I budget 2013 finns dessutom 0,5 mkr för oförutsett underhåll (akut underhåll). Smedjebacken kommun 6 av 16
Allt fastighetsunderhåll för samtliga fastigheter bokförs löpande under året på två särskilda ID-koder. Ett för planerat underhåll och ett för oförutsett underhåll. Den totala kostnaden fördelas sedan till respektive fastighet med en procentuell andel utifrån antal m2. Resultatet blir att alla fastigheter belastas med en procentuell andel av kostnaden oavsett om det genomförts mycket underhåll eller inget alls på den enskilda fastigheten. 4.1.4 Fastighetsstandard I dagsläget framkommer det inte om det görs regelmässig egenkontroll av fastigheterna i form av så kallade statusbesiktningar. I praktiken så är det genom enkäter till både interna och externa hyresgäster som den frågan till stora delar kan besvaras. Kommunen arbetar inte med NKI (Nöjd Kund Index) så det får anses som ett utvecklingsområde. 4.1.5 Uppdelning på underhåll kontra investering Av intervjuerna framgår att det i ombyggnationer som redovisas som investeringar ingår åtgärder som definitionsmässigt enligt redovisningsreglerna är både investering och driftunderhåll. 4.1.6 Besiktningar av fastigheter Som en del av granskningen har vi genomfört en okulärbesiktning på plats av tre slumpmässigt utvalda verksamhetsfastigheter: skola, förskola samt Folkets Hus: Röda Berga, låg och mellanstadieskola, även Aula-huset med kök och matsal. Vår bedömning är att klassrum, korridorer och biutrymmen i skoldelen är slitet och generellt så krävs det en genomgående renovering av skolan. Utvändigt är fasad och fönster i motsvarande skick, bortflagnad färg och i vissa fall t.o.m. fönsterbläck som är borta gör att det måste åtgärdas akut. Byggnaderna är från 1950 och det har genomförts ytskiktförbättringar över tid men det känns som kosmetika när vi vandrade runt i korridorerna. Vi var även in i Aula-huset där vi synade köket och matsalen. Köket är i undermåligt skick med köksmaskiner från 1960. Vår bedömning är att köket behöver totalrenoveras tillsammans med investering och inköp av ny köksutrustning. Utemiljön är trist och dåligt skött, lastkajen vid köket har skador i betongen som också behöver åtgärdas. Det finns nu enligt uppgift budgetmedel avsatt för Matsalshuset, 12 mkr, entreprenadstart under hösten 2014, för renovering av köket, ventilation och stambyte samt reservkraftaggregat. Det ska påbörjas som vi uppfattat ett visst yttre underhåll utvändigt eftersom Aula-husets panelvirke upp mot tak har åderlåtits och bitvis ruttnat. Det är ett arbete som ska ha genomförts under sommaren och i början av hösten 2013. Smedjebacken kommun 7 av 16
Däremot så finns det ingen investeringsbudget (inom de närmaste två åren) för ombyggnation av skolbyggnaden som är i ett akut behov av underhåll, grov kalkyl sedan tidigare ca 25-30 mkr. Gula Berga, högstadium Högstadiet är byggt 1960. Det finns flera huskroppar i anslutning till huvudbyggnaden som är på 3 650 m2. Det pågår en större restaurering av högstadiet, det har budgeterats 20 mkr för ombyggnationen 2012-2013. Vi tittade på fastigheterna inne på området som hastigast och konstaterade att ett annat hus inne på området också nyligen var renoverat. I det huset har eleverna bl.a. tillgång till kemisalar. Den fastigheten bedöms vara i ett bra skick. Förskola Hattstugan Förskolan är byggd 1990 och är på 680 m2. Den har nyligen renoverats utvändigt med nytt ytskikt på träpanelen. Vi bedömer att fastigheten är i ett fullgott skick. Folkets Hus Byggnaden består av en äldre del byggd 1950 samt en nyare del byggd 1993 som uppfördes i samband med en ny restaurangutbildning startade tillsammans med Ludvika kommun. Ytskikt och finish framförallt i den nya delen är bra. I den gamla delen med b.la kommunens bibliotek är också standard och lokalerna som helhet i ett gott skick. Det finns en handfull olika externa hyresgäster inrymda i den stora byggnaden på ca 8 900 m2. Biografen tar en stor del av lokalytan. Det finns risker med den här typen av stora lokaler i en relativt liten kommun. Enligt fastighetschefen hade en hyresgäst nyligen sagt upp sina lokaler. I bottenplanet finns också ett parkeringsgarage vilket vid en snabb anblick verkade vara i ett fullgott skick. 4.2 Verksamhetsfastigheter som ägs av Bärkehus 4.2.1 Fastighetsinnehav Kommunen har ett femårigt hyresavtal med Bärkehus AB avseende omvårdnadsfastigheter, totalt 157 lägenheter. Total yta är 11 132 m2. Gläntan är det största boendet som har förändrats och har omvandlats från äldreboende och som idag till största del är ett trygghetsboende med 54 lägenheter som ägs och sköts direkt av Bärkehus (2 740 m2). Det som återstår i kontrakt med kommunen efter förändringen är Gläntan 2 och 3, (678 m2). Höjden 1 är också ett stort serviceboende 3 584 m2. Dessutom hyr kommunen Söderbärke Kyrkby (Hedgården 3 093 m2.) Övriga boenden är Sländan 19, Korsnäbben 1, Hattmakaren 6, Munkbogården 1 Smedjebacken kommun 8 av 16
samt Torsten 8. Utöver äldreboendena hyr kommunen Grenanderska fastigheten där utvecklingsenhet och kulturenhet har sina kontor. Malmgatan 14 är ett större hyreshus centralt inne i Smedjebacken där kommunen hyr ett våningsplan och har placerat Socialförvaltningens kontor. I Centrumhuset huserar Familje- och ungdomsnämnden. Lokalytan som inhyrs från bolaget är 1 300 m2. Bolaget har löpande underhållit fastigheterna som inhyrs av kommunen och enligt bolagets egen bedömning är standarden god. Det framkommer vid intervjuer med bolaget att verksamhetscheferna är nöjda med skötsel och underhåll av fastigheterna men det finns också synpunkter kring det som inte fungerar tillfredställande. Boendet Solhöjden är enligt bolagets bedömning i sämre skick än övriga fastigheter. Arbetsmiljöinspektionen har haft invändningar med nedslag på brister som delvis har åtgärdats. Enligt bolaget så har omvårdnadsförvaltningens verksamhetschefer visat positiv respons på skötseln av fastigheterna. Det finns givetvis synpunkter på det som inte fungerar tillfredsställande bl.a. utemiljön. Det görs idag inga formella årliga kundenkäter men det är ett utvecklingsområde som kan införas. Yttre skötsel har varit ett problemområde som företaget enligt egen uppgift prioriterar högre 2013 genom att ta in ferieungdomar och samordna arbetsledning med kommunen. Omsorgförvaltningens uppfattning är att Bärkehus sköter fastigheterna bra som kommunen inhyr. Det som lyfts fram vid intervju med förvaltningen är att det finns behov av kontinuerliga träffar mellan bolaget och förvaltningen. 4.2.2 Budget och bokföring av fastighetsunderhåll Det finns en sammaställning av underhållsbehovet per fastighet. I huvudsak så gör Bärkehus en egen bedömning och i samråd med äldreomsorgens verksamhetsföreträdare om vilka underhållsbehov som finns både på kort och lite längre sikt. Underhållsåtgärder bokförs löpande på respektive fastighetsobjekt. Kostnaden för bolaget finansieras via kommunen hyresbelopp enligt gällande hyresavtal. I det fall det genomförs investeringar så förhandlar Bärkehus med kommunen om hur stor del av investeringen som bedöms vara förbättrande och kan anses som en standardhöjning vilket motiverar en hyreshöjning mot kommunen. 4.2.3 Hyresvillkor uthyrning till kommunen Hyresavtalet är tudelat vilket innebär att 50 % av hyran höjs med 2 % årligen och 50 % av hyran justeras med koppling till bostadsbolagets genomsnittsränta för upptagna lån. Det är enligt bolaget inte den bästa avtalslösningen och parterna kommer att träffas för att diskutera villkor och hyreskonstruk- Smedjebacken kommun 9 av 16
tion i god tid innan nuvarande avtal löper ut 2014. I samband med planerad gemensam genomgång är det också väsentligt att tydliggöra hantering och ansvar beträffande planerat underhåll och framtida investeringar. 5 Organisation 5.1 Kommunen Kommunens fastighetsförvaltning är organiserad i fastighetsenheten. Inom kommunstyrelsen finns ett särskilt tekniskt utskott som b.la behandlar fastighetsärenden inom kommunstyrelsen. Fastighetsenhetens uppgifter: Förvaltar och underhåller kommunens fastigheter. Hyr ut kontors, affärs- och industrilokaler samt kommunala verksamhetslokaler. Ansvarar för kommunens inhyrning av externa lokaler. Fastighetsenheten: årsarbetare Fastighetschef, stf teknisk chef 1,0 Driftledare 1,0 Fastighetsskötare 3,0 och snickare 2,0 Städledare 1,0, lokalvård, 22,0 städpersonal Larm 1,0, ventilation 1,0, tekniker 0,25, administratör 0,5 Enligt fastighetsenheten så genomförs mindre reparationer/ombyggnationer och underhåll av egen personal, vid lite större ombyggnationer anlitas och upphandlas externa byggentreprenörer. Av intervjuerna framgår att det är många fastighetsfrågor som operativt sköts och hanteras av fastighetschef. Fastighetsenheten bekräftar att ett tydligt planerat underhåll underlättas med ett datastöd med ett register som löpande innehåller uppdaterade fastigheter. En ny koncerngemensam fastighetsorganisation är planerad att gälla från 2014. 5.2 Bärkehus AB Bolaget är ett allmännyttigt bostadsföretag som ägs till 100 % av Smedjebackens kommun. Fastighetsbeståndet omfattar 1 031 lägenheter (yta 55 594 m2), lokaler finns också motsvarande 15 471 m2, särskilda boenden ingår i den ytan. Företaget har 13 anställda och årlig nettoomsättning är 61 mkr. VD och administrativ personal delas med SEAB. Smedjebacken kommun 10 av 16
Bärkehus AB, organisation: årsarbetare VD 0,5 Fastighetschef 1,0 Administration 3,0 Bovärdar 6,0 5.3 Ny samordnad organisation Planen är att skapa en samordnad organisation som kan ansvara för koncernens drift och förvaltning av fastigheter och därigenom optimera nyttan både ekonomiskt och kompetensmässigt. Kommunfullmäktige fattade beslut 19 november 2012 att det ska arbetas fram ett organisationsförslag som innebär en verksamhetsövergång av kommunens driftpersonal/arbetsledare till bolagen Bärkehus AB och SEAB. Det utsågs en arbetsgrupp med kanslichef, teknisk chef, bolagens VD. Totalt så berörs 50 medarbetare på tekniska kontoret som kommer att få sin anställning i bolagen. Det finns ingen tidsplan men enligt intervjuer som vi har genomfört så bekräftas att förändringen kommer att gälla från årsskiftet 2014. 6 Sammanfattande kommentarer och revisionell bedömning Vår bedömning är att kommunens fastigheter i huvudsak har en blandad standard. Det finns ett eftersatt underhåll som inte är uppskattat eller grovt prissatt idag. Fastighetsavdelningen har dock en förteckning med ej genomförda underhållsåtgärder som totalt uppgår till 26,5 mkr. Vi bedömer att det är viktigt att kommunen så snart som möjligt implementerar ett fungerande datastöd så att underhållsplaner avseende planerat underhåll upprättas och kvalitetssäkras på ett systematiskt sätt både på kort och längre sikt. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen kompletterar redovisningsprinciperna med riktlinjer för vad som skall redovisas som underhållskostnader respektive investeringsutgifter. Riktlinjerna bör ligga till grund för att fördela underhålls- respektive investeringsmedel för finansiering av byggnadsprojekt. Vi bedömer att det är viktigt att budgeten tydligt anger fördelning av underhåll enligt underhållsplan och i förekommande fall underhållsmedel till särskilda större ombyggnadsprojekt. Smedjebacken kommun 11 av 16
Vår rekommendation är vidare att fastighetsförvaltningen ser över kostnaderna för administration, fastighetsskötsel och drift men också lokalkostnaderna i dess helhet. Det är viktigt med strategisk lokalresursplanering kombinerat med administrativa och/eller ekonomiska styrmedel som leder till effektivare lokalutnyttjande. Eftersom inte kommunen arbetar strukturerat med planerat och löpande underhåll av fastigheterna så är vår bedömning att det inte är optimalt varken ur ett ekonomiskt eller verksamhetsmässigt perspektiv. Utöver dessa rekommendationer är också vårt råd att kommunen/bolaget gör en översyn av nuvarande fastighetskompetenser och arbetsfördelning för att skapa en professionell fastighetsförvaltning. Det bör göras oavsett om det 2014 kommer att finnas en koncerngemensam fastighetsförvaltning eller inte. Följande avsnitt följer rubrikmässigt för granskningen angivna moment/ kontrollfrågor. 6.1 Kartläggning av kommunens fastighetsinnehav inklusive Bärkehus AB:s innehav? Se tidigare redovisade avsnitt 4.1.1 och 4.2.2 6.2 Hur styr och samordnas fastighetsunderhållet? Av vår granskning så framkommer brister avseende styrning och samordning av underhållsåtgärder i kommunens fastigheter. Vi konstaterar att underhållsåtgärderna varierar mellan åren beroende på kommunens rådande ekonomiska läge. Det är svårt att vara professionell i arbetet med planerat underhåll om det inte finns en tydlig strategi och målsättning kring risken för kapitalförstöring i fastighetsbeståndet. För att samordna och få bättre kostnadskontroll samt ett stöd i arbetet bedömer vi att det behövs ett mer utvecklat datastöd. I ett sådant stöd läggs fastigheterna in objektvis med historiska värden och med respektive fastighets underhållsstatus. När underhållsnivån genomgående styrs av variationen i kommunens totala ekonomi så kan det leda till kapitalförstöring av fastigheter. Beträffande Bärkehus så arbetar bolaget tydligare och inriktat med planerat underhåll jämfört med kommunen. Detta bekräftas vid genomgång av genomförda underhållsåtgärder likväl som i planen för underhåll i äldrebostäderna de närmaste åren. Smedjebacken kommun 12 av 16
Samordning är det motto som den nya framtida fastighetsorganisationen har som ledstjärna. Vår bedömning är att samarbete och samordning är fördelaktigt för en liten kommun eftersom det troligtvis bli lättare att attrahera kompetenta medarbetare i en framtida gemensam fastighetsorganisation. 6.3 Hur budgeteras fastighetsunderhåll? Fullmäktige fastställer en ram för både planerat och oförutsett underhåll. Fastighetsavdelningen föreslår vilka åtgärder som ska genomföras inom den tilldelade ramen och teknik- och fritidsutskottet som beslutar om åtgärderna. För 2013 är ramen för planerat underhåll 3,0 mkr och 0,5 mkr för oförutsett underhåll. Detta ska jämföras med den bruttolista för underhåll som fastighetsavdelningen upprättat och som efter 2013 års åtgärder har underhållsförslag på ytterligare 26,5 mkr. Vi bedömer att budgetnivån och fördelningen av fastighetsunderhåll inte är tillfredställande eftersom planerat underhåll kr/m2 har legat på en låg nivå i många år. 6.4 Finns ändamålsenliga underhållsplaner och hur ofta uppdateras dessa? Det finns underhållsplaner beträffande vad och var underhåll ska genomföras de närmaste åren. Trots att det finns en god intention om att prioritera vilka åtgärder som ska göras så är det en brist att det inte finns ett tydligt planerat underhåll. En bra underhållsplanering skapas genom att ha ett uppdaterat fastighetsregister tillsammans med regelbundna status och okulärbesiktningar av framförallt fastigheter av äldre årgång. Planen läggs fast årsvis men även över en tre till femårscykel för att säkerställa att prioriterade arbeten blir utförda. Fördelar ekonomiskt med arbetssättet är att det mycket dyra akuta underhållet kan minskas, men även att likartade underhållsarbeten kan samordnas tidsmässigt vilket ger volymfördelar beträffande inköp och etableringskostnader. 6.5 Vilka regler finns för redovisning av underhållsåtgärder? Kommunen tillämpar en beloppsgräns av två basbelopp för att klassificeras som investering. Detta tillhör den övre nivån som tillämpas av kommuner (normalt är mellan ett och två basbelopp). Dessutom ska det som köps ha en ekonomisk livslängd av minst tre år. Vi bedömer att detta följer rekommendationer för redovisning av investeringar. Det finns däremot inte några riktlinjer för uppdelning av vad som ska redovisas som underhåll respektive investering i samband med ombyggnationer. Vid många ombyggnationer ingår åtgärder som enligt redovisningens re- Smedjebacken kommun 13 av 16
kommendationer dels ska klassificeras som investering och dels som driftkostnad (underhåll). För att säkerställa en rättvisande redovisning i framtiden rekommenderar vi att kommunstyrelsen kompletterar redovisningsprinciperna med riktlinjer för vad som skall redovisas som underhållskostnader respektive investeringsutgifter. 6.6 Vilken uppföljning görs av underhållskostnader? Vi bedömer att underhållsplaneringen har kvalitetsbrister. Detta försvårar även möjligheten att göra en rättvisande uppföljning av kommunens underhållskostnader. Sättet att redovisa genomförda underhållsåtgärder med gemensam kontering för allt underhåll under hela året och med en procentuell fördelning till alla fastigheter utifrån antal m2 ger inte en bra grund för bra uppföljning. Redovisningen visar på detta sätt inte alls vilka underhållsåtgärder som faktiskt genomförts per fastighet. Vi rekommenderar att underhållet bokförs på den fastighet som åtgärdas. Kommunen har ett otydligt sätt att redovisa investeringar i fastigheter där det sker en blandning av investeringar och underhållsåtgärder. De samlade underhållsåtgärdena är därför svåra att följa upp. 6.7 Finns det en uppföljning av fastighetstandard? När vi har intervjuat familje- och utbildningsförvaltningen så framkommer det att de anser att fastighetsenheten gör ett bra arbete efter sina ekonomiska förutsättningar. Förvaltningen träffar fastighetschef och i vissa fall även teknisk chef två gånger per år i juni och januari. Det har gjorts stora investeringar inom skolområdet de senaste åren men trots det så kvarstår det eftersatt underhåll på några skolor men även ett flertal förskolor. Det genomförs inga nöjdkundenkäter (NKI) men familje- och utbildningsförvaltningens uppfattning är att fastighetsenheten alltid försöker göra sitt bästa. Vi uppfattar förvaltningens positiva inställning delvis som ett solidariskt medkännande att fastighetsenheten har en ansträngd arbetsbetssituation med begränsad ekonomi för det planerade underhållet. För att skapa kontinuitet med tätare avstämning med förvaltningarna och fastighetsenheten rekommenderar vi att antalet träffar utökas till fyra gånger per år (kvartalsvis). Smedjebacken kommun 14 av 16
Omsorgförvaltningens uppfattning är att Bärkehus sköter de fastigheter som kommunen inhyr bra. Det som lyfts fram vid intervju med förvaltningen är att det finns behov av kontinuerliga träffar mellan bolaget och förvaltningen. Enligt uppgift från intervjun så finns det idag ett större ombyggnadsbehov på Munkbogården i Morgårdshammar som inte har hanterats och expedierats av bolaget men som enligt förvaltningsledningen behöver komma igång så snart som möjligt. Motsvarande situation som i kommunen finns för närvarande inom Bärkehus eftersom det har varit personalstörningar med sjukskrivning av en nyckelperson som har påverkat både servicenivå och kontakt med omsorgsförvaltningen. Vår bedömning är att Bärkehus bör ha kontinuerliga träffar med kunden omsorgsförvaltningen för att säkerställa bl.a. framförhållning om det t.ex finns ombyggnadsbehov av äldreomsorgsfastigheter. Vi rekommenderar både kommunen och Bärkehus att göra åtminstone en årlig hyresgästenkät. Den behöver inte vara speciellt omfattande, men den är en värdefull input beträffande kundernas omdöme beträffande bemötande och service samt fastigheternas status och standard. 6.8 Finns det ett eftersatt underhåll i fastighetsbeståndet? Eftersom kommunen genomgående har haft en låg underhållsnivån under många år så är bedömningen att det finns ett eftersatt underhåll. Många fastigheter har god fastighetsstandard, speciellt inom skolans område där det genomförs och har utförts stora investerings- och underhållsåtgärder. Det har varit en medveten politisk inriktning och satsning att skapa attraktiva skollokaler för att öka befolkning genom att attrahera barnfamiljer att flytta till Smedjebacken. Det finns fortfarande ett eftersatt underhåll i vissa skolor och i det övriga fastighetsbeståndet. Under 2013 har kommunen budgeterat 34 kr/kvm för planerat underhåll och dessutom lagt en liten oförutsedd budgetpost motsvarande 6 kr/kvm. Vi rekommenderar att planerat underhåll höjs upp till ca 75 kr/kvm för att kommunstyrelsen skall kunna säga att kommunens fastigheter underhålls tillräckligt så att kapitalförstöring undviks och god ekonomisk hushållning uppnås. Smedjebacken kommun 15 av 16
2013-10-xx Namnförtydligande Namnförtydligande Smedjebacken kommun 16 av 16