VÄLKOMNA till kurs i anläggningsredovisning! Katarina Danielsson Therese Allansson 2017-11-14
Dagens disposition: Teori Vad är en anläggningstillgång? Två konton för anläggningstillgångar Inventarier stöldbegärliga Två konton för stöldbegärliga inventarier Inventarier med ett naturligt samband Större anskaffningar av likartade inventarier Löpande inköp av inventarier Konton som styr till anläggningsregistret Flöde för ny anläggning/inventarie Inventering Försäljning av anläggningstillgång Övning 1 Registrera en anläggning med konto 10001, 39941 och 5610 Teori Tillägg eller huvudanläggning? Övning 2 Registrera tillägg/kredittillägg på befintlig anläggning Teori Utdata och sammanfattning
Vad är en anläggningstillgång? Med en anläggningstillgång menar vi tillgångar som är redovisade som en tillgång i balansräkningen och som genererar avskrivningar i kostnadsredovisningen. För att inköpet ska klassas som en anläggningstillgång behöver tre kriterier vara uppfyllda; Anskaffningsvärde på minst 20 000 kr exkl. moms. Anläggningstillgången ska anskaffas för stadigvarande bruk i verksamheten. Ekonomisk livslängd om minst tre år.
Två konton för anläggningstillgångar: För kontering vid inköp av anläggningstillgångar används två konton, konto 10001 och konto 39941. Konto 10001 används när en verksamhet ska belastas med avskrivningskostnaden varje månad och kontot används alltid vid anslagsfinansierad verksamhet och vid bidrag i efterskott. Konto 39941 används när en bidragsverksamhet ska belastas i bokföringen med hela anskaffningsutgiften direkt och ska användas när bidrag erhålls i förskott eller tolftedelar.
Inventarier = stöldbegärliga Inköp som inte uppfyller de tre kriterierna för en anläggningstillgång, men som anses vara stöldbegärliga ska alltid kostnadsföras och registreras i anläggningsregistret. Mobiltelefoner, läsplattor och datorer
Två konton för stöldbegärliga inventarier som registreras i anläggningsregistret Konto 5610 används för korttidsinvesteringar med en ekonomisk livslängd överstigande ett år och med ett anskaffningsvärde som överstiger 500 euro, men som inte uppfyller kriterierna för att vara en anläggningstillgång. Exempel på det kan vara möbler, verktyg eller datorer. Konto 5660 används för korttidsinvesteringar med ett inköpspris som understiger 500 euro, exempelvis mobiltelefoner. Inköp som inte avser anläggningstillgångar eller stöldbegärliga inventarier kostnadsförs på övriga kostandskonton i kontoklass 5.
Inventarier med ett naturligt samband Inventarier med ett naturligt och funktionellt samband ska redovisas som en enda tillgång om det totala anskaffningsvärdet uppgår till minst 20 000 kr exkl. moms. Exempel på inventarier som anses ha ett naturligt samband är en dator, ett tangentbord och en skärm. Indikatorer på ett naturligt samband: Delarna används tillsammans under hela sin nyttjandeperiod Samma avskrivningstider för de olika delarna EKONOMIENHETEN
Större anskaffningar av likartade inventarier I vissa fall bör man tillgångsredovisa större anskaffningar av likartade inventarier där respektive inventarie är av mindre värde. Stort antal Högt anskaffningsvärde Om man på en institution byter ut samtliga möbler mot nya möbler till ett anskaffningsvärde om 300 000 kr så ska inköpet tillgångsredovisas för att ge en jämn kostnadsfördelning över tid. EKONOMIENHETEN
Löpande inköp av inventarier Om man har en inköpsrutin där man byter ut inventarier av mindre värde löpande under flera år så kan inköpen redovisas som en kostnad eftersom det ger en jämn kostnadsfördelning över tid. Exempel: På en institution byter man ut en tredjedel av alla datorer varje år under en treårsperiod År 1 År 2 År 3 1/3 köps in 1/3 köps in 1/3 köps in EKONOMIENHETEN
Konton som styr till anläggningsregistret Förutsättningar Åtgärder Givare Förskott/ efterskott Utgiftsbelastning av projektet? Konto Anläggningsgrupp Lån Avskrivning Anslag Nej 10001 1xxxxx Ja Månatlig Statlig Bidrag i efterskott Bidrag i Nej 10001 1xxxxx Ja Månatlig Bidrag Statlig förskott eller 12:e Ja 39941 3xxxxx Ja Månatlig Ej statlig Bidrag i efterskott Nej 10001 1xxxxx Ja Månatlig Ej statlig Bidrag i förskott Ja 39941 3xxxxx Nej Månatlig Uppdrag Nej Ja 10001 39941 1xxxxx 3xxxxx Ja Ja Månatlig Månatlig Anslag, bidrag, uppdrag Kostnadsfört Korttidsinvestering 5610 5KOSTN Nej Nej Kostnadsfört 5660 5KOSTN Nej Nej Fleråriga uppdragsprojekt för en och samma uppdragsgivare där avtal om inköp av utrustning finns för att kunna utföra uppdraget.
Flöde för ny anläggning/inventarie EFH Kontering Skapa anläggningar från fakturor Registrering Faktura Faktura Omföring Konto Anläggningsgrupp Registrering i skapa anläggningar Konto 10001 Konto 39941 Konto 5610 Konto 5660 10001 1-grupp (ex 1FOUTR) 39941 3-grupp (ex 3FOUTR) 5610 5KOSTN 5660 5KOSTN Nyttjandekontering Lån ja/nej Placering, serienummer osv
Checklista
Inventering Minst 1 gång per år enl Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska protokollföras Agresso/Egen meny/utdata/anläggningar/inventeringsprotokoll Blanketter Ekonomi Beslut avseende inventeringsförrättare Inventeringsförrättaren EJ = den som ansvarar för anläggningar på institutionen Pricka av, kommentera och signera varje anläggning i högerkolumnen i protokollet Om protokollet kommenteras/signeras i Excel, ska inventeringsförrättaren signera längst ner på varje blad efter utskrift Inventeringsprotokoll och beslut avseende inventeringsförrättare skickas med internpost till ekonomienheten senast 31 oktober.
Avyttring av anläggningstillgång Utrangering stulen eller kasserad Blanketter Ekonomi Anläggningstillgång - anmälan om avregistrering Om stort antal använd inventeringsprotokollet Anmäls löpande vänta inte till årets slut
Försäljning av anläggningstillgång Extern försäljning kontera kundfakturan mot konto 6731* - ingen moms Intern försäljning för om till konto 6731* Försäljning kostnadsförda inventarier konto 3437 Läs på webben när försäljning blir aktuell! http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/redovisaanlaggni ngstillgangar/
Registrera anläggning i Agresso Övning 1 Registrering av anläggningstillgång med konto 10001 och 5610
Tillägg eller huvudanläggning? Tillägg: Uppgifterna ska var densamma som finns på den anläggning som tillägget ska registreras på, dvs; samma ansvar samma konto samma livslängd Tillägget ska ske under samma budgetår som den ursprungliga anläggningen är aktiverad. Huvudanläggning: Transaktioner med olika ansvar, konto och livslängd kan knytas samman. Används också för att underlätta inventering. Registreringen kan ske oberoende av budgetår. Det är dock viktigt att komma ihåg att både vid tillägg och huvudanläggning så ska inköpen komma från samma beslut.
Tillägg/huvudanläggning
Registrera tillägg i Agresso Övning 2 Registrering av tillägg och kredittillägg på befintlig anläggning
Utdata Egen Meny Avskr innev år + 3 år därefter ack Nyansk per tertial innev år Avskr innev år + 3 år därefter ack
Att tänka på! Det går inte att göra en anläggning av två fakturor utan att först göra en anläggning och sedan göra ett tillägg med nästa faktura. Anläggningarna aktiveras var 10-20 minut. Tänk på att man måste vänta in aktivering av ursprungsanläggningen innan tillägg kan göras. Vid kredittillägg ska transaktionsdatum var detsamma som anläggningsdatum för den anläggningstransaktion som skall krediteras. Kom ihåg att fylla i nyttjande/lån på alla anläggningar Om en anläggning behöver spärras eller om rader ska matchas bort i Skapa anläggningar från fakturor, kontakta administrativtstod@gu.se Töm Skapa anläggningar från fakturor löpande, dock senast sista dagen i månaden. Avskrivning sker första vardagen i nästkommande månad Årsskiftet
Tack för idag!