GRANSKNINGSREDOGÖRELSE ÅR 2016 FÖR FOLKTANDVÅRDEN SÖRMLAND AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Till både revisionskontoret och lekmannarevisor skickas protokollen löpande från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. För år 2016 inriktas granskningen i huvudsak mot regler och rutiner för kontroll av legitimationer för personal inom legitimationsyrken samt processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Dessutom görs en uppföljning av föregående års iakttagelser. En granskning har också skett av bolagets verksamhetsberättelse för år 2016. Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport. Uppföljning av granskning från föregående år Granskningen under 2015 inriktades mot implementering av landstingsfullmäktiges riktlinjer mot korruption, mutor och jäv, hantering av bisysslor samt uppföljning av tidigare års granskning. Granskning gjordes också av bolagets årsrapport för 2015. Arbetet med risker för och åtgärder mot korruption Fullmäktige antog i oktober 2015 riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen. Av beslutet framgår att alla anställda och förtroendevalda i förvaltningar, bolag samt stiftelser där Landstinget 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 50 00 hemsida: www.landstinget.sormland.se/revisionen ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 1(8)
Sörmland är förvaltare eller utser majoriteten av styrelsen är skyldiga att känna till och följa riktlinjerna. Vid granskningen 2015 framkom att riktlinjerna antagits vid Folktandvården Sörmlands extra bolagsstämma under december 2015. Den plan som fanns för implementering har följts under 2016 enligt VD. Den innebar information till samtliga chefer och till nya medarbetare vid introduktionsdagar. Cheferna har informerat och haft en genomgång av riktlinjerna på varje arbetsplats. Informationsarbetet har inte lett till att fall identifierats eller risker uppmärksammats vad som är känt centralt. Däremot har frågor ställts i samband med information och genomgångar. Vi noterar att uppföljning av riktlinjerna finns med som en punkt i den interna kontrollplanen för 2017. Den beslutades i på styrelsemötet i december 2016. Identifierade fall av korruption, mutor och jäv ska, enligt kontrollplanen, följas upp av bolagets ekonomiavdelning och rapporteras till VD. Jag bedömer att bolaget har infört tillfredsställande rutiner i arbetet med risker för och åtgärder mot mutor och korruption i enlighet med riktlinjen. Legitimationskontroll Inom Folktandvårdens verksamhet finns flera legitimationsyrken, med skyddade yrkestitlar, där Socialstyrelsen utfärdar legitimation eller kompetensbevis. I Socialstyrelsens register finns uppgifter om de yrkesgrupper som omfattas av legitimationsbestämmelser, samt uppgifter om specialistbevis för tandläkare och läkare. Enligt patientsäkerhetslagen har vårdgivaren, i det här fallet Folktandvården, ansvar för att hälso- och sjukvårdspersonal har den kompetens som krävs för att tillgodose patientsäkerheten. Detta innebär bland annat att kontrollera att den som anställs har rätt behörighet. I det rekryteringssystem som används (BMC) finns en inbyggd rutin där frågor om legitimation etcetera ställs. Frågorna måste besvaras för att kunna gå vidare. Dessutom görs alltid en kontroll på kliniknivå, enligt VD, innan anställningsavtal undertecknas. Kontroll hos IVO görs alltid för tandläkare och tandhygienister för att kontrollera och dokumentera om en sökande har varit eller är under utredning hos annan vårdgivare. Uppföljning av att befintliga regler och rutiner följs sker enligt VD varje år och då hela hanteringen genomförs både på klinik- och central nivå är fler personer involverade i arbetsuppgiften. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 2(8)
Jag bedömer att bolaget har tillfredsställande rutiner för legitimationskontroll. I syfte att säkerställa att rutinerna tillämpas kan det vara motiverat att systematiskt göra uppföljning något år inom ramen för det interna kontrollarbetet. Kompetensförsörjning I samband med årets granskning har vi tagit upp ett antal frågeställningar kring processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Detta mot bakgrund av att det inom många yrken råder brist på arbetskraft. Av VD:s svar framgår att frågor runt kompetensförsörjning är en vardagsfråga för bolaget som alltid är aktuell. Varje klinikchef har ansvar för sin del och genmensamma uppföljningar genomförs kontinuerligt. En strategisk plan för långsiktig rekrytering av tandsköterskor, tandläkare och tandhygienister finns och det praktiska arbetet pågår ständigt. I systemet ELLSA finns möjligheten att systemmässigt inventera och dokumentera medarbetarnas kompetens. Av praktiska skäl genomförs inventeringar vid medarbetasamtalet och i samband med verksamhetens planering under senare delen av hösten. Alla medarbetare ska ha minst ett medarbetarsamtal per år. Uppföljning görs via medarbetarenkäten. Enligt den senaste medarbetarenkäten var det 24 personer som inte haft medarbetarsamtal under 2016. Uppföljning sker med aktuell chef i de fall medarbetare inte haft medarbetarsamtal. I de fall det är aktuellt finns, enligt VD, dokumenterade individuella kompetensplaner. Ledningen följer pensionsavgångarna noga och gör en stor del av bemanningsplaneringen utifrån pensioneringarna. Den beredskap som finns kring detta hänger samman med att bolaget är aktivt och besöker de utbildningar där blivande medarbetare finns. Folktandvården har exempelvis tagit initiativ till tandsköterskeutbildning i Nyköping. De uppdragsutbildar även egna medarbetare. I syfte att ha beredskap för att ersätta så kallade nyckelpersoner finns en regel som säger att en klinikchef alltid ska ha en ersättare tillgänglig om något händer. Sedan genomför Folktandvården egna ledarutbildningar för att kunna ersätta chefer och kliniksamordnare som slutar. Samma princip tillämpas för övriga nyckelpersoner i verksamheten. Jag bedömer att bolaget har tillfredsställande rutiner och strategier för kompetensförsörjning. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 3(8)
Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2016 har genomförts. Enligt ägardirektiv ska bolaget i tillämpliga delar följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och i årsrapporten ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som bolaget/nämnden gjort inom respektive perspektiv. De strategiska målen utgör enbart en rubrik i bolagets verksamhetsberättelser. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Verksamhetsberättelsen ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i årsrapporten. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från moderbolaget anges också hur årsrapporten ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. Generellt gäller att för de indikatorer där så är möjligt ska rapporteringen vara könsuppdelad. Om negativa avvikelser redovisas ska det i verksamhetsberättelsen framgå hur bolaget planerar att hantera dessa. Folktandvården har för 2016 års verksamhet upprättat två olika rapporter. En rapport benämnd Årsrapport 2016 som är den rapport som behandlades vid bolagets styrelse i februari. Dessutom finns en rapport, Verksamhetsberättelse 2016, upprättad i it-stödet PLUSS. Verksamhetsberättelsen är den rapport som följer landstingets styrmodell med åtaganden, indikatorer och måltal utifrån fullmäktiges strategiska mål. Den har inte vid tidpunkten för vår granskning varit uppe i bolagsstyrelsen. Detta kommer vad vi erfar att ske i april 2017. Ambitionen har varit att skriva en gemensam rapport men detta är ännu inte utvecklat och styrelsen efterfrågar innehållet i Årsrapport 2016. Utifrån vår granskning av Verksamhetsberättelse 2016 vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer under respektive perspektiv. Generellt gäller att könsuppdelad rapportering saknas för indikatorerna. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 4(8)
Medborgarperspektiv Tre indikatorer finns; Antal kunder som avslutats, Väntetider över tre månader och Marknadsandel. Målvärde saknas för samtliga i tabellen. Utfall framgår inte heller av tabellen för Väntetider över tre månader. I löpande text rapporteras att det vid årsskiftet var 8 413 vuxna kunder som väntat mer än tre månader. Vid bokslutet 2015 var motsvarande värde 6 432 väntande vuxna. I den av styrelsen beslutade årsrapporten framgår i tabell antal väntande per månad för barn, 20-21-åringar samt vuxna. Totalt antal väntande var som flest i augusti (9 261) och som lägst i april (5 657). Av verksamhetsberättelsen framgår att arbete med att utöka tillgängligheten pågår bland annat genom ett projekt om ökat öppethållande. Av årsrapporten framgår också att det är Flen, Katrineholm och Nyköping som står för huvuddelen av eftersläpet. Åtgärder i form av fler behandlingsrum och nyanställningar ska minska väntetiderna under 2017. De två föregående åren har Folktandvården deltagit i mätning av nöjdkundindex genom leverantören Svenskt Kvalitetsindex. Där har ingen mätning skett under 2016 utan ny mätning genomfördes januari-februari 2017. Personalperspektiv Åtagande i personalperspektivet är formulerat Folktandvården Sörmland ska vara branschens attraktivaste arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Folktandvårdens medarbetare upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Av anvisningen till verksamhetsberättelsen framgår att indikatorerna Andelen engagerade medarbetare (HME index), Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen samt Sjukfrånvaro jämfört med målvärde ska rapporteras. Två av ovanstående indikatorer rapporteras i verksamhetsberättelsen. Saknas gör Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen. Detta rapporteras däremot i styrelsens årsrapport. För indikatorn Andel engagerade medarbetare (HME index) redovisas ett utfall på 82,3 %, samma som året innan. Detta ligger över landstingets övergripande målvärde som är 77. Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid fortsätter ökar. Utfallet är 8,5 % jämfört med 6,7 % föregående år, målvärde enligt styrelsens årsrapport är fortsatt 5 %. Det är andelen långtidssjuka som ökar. Enligt verksamhetsberättelsen är andelen långa sjukskrivningar med svåra diagnoser hög. Den kortare sjukfrånvaron har minskat något. Rehabiliteringsprocesserna fungerar bra enligt årsrapporten. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 5(8)
Process- och förnyelseperspektiv Åtagandet i process- och förnyelseperspektivet är formulerat Folktandvården bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet som ledord. Av anvisningen till verksamhetsberättelsen framgår att indikatorn Genomförda planerade förbättringsaktiviteter ska rapporteras. Rapportering av detta saknas. En indikator rapporteras, Andel av alla 19 åringar (som gått hos Folktandvården regelbundet) som är kariesfria på tändernas sidoytor. Där rapporteras ett utfall på 73 %, föregående år var utfallet 71 %. Målvärdet är sänkt från minst 70 % till minst 67 %. Indikatorn är enligt verksamhetsberättelsen en utmaning då många nyanlända barn och ungdomar har en sämre munhälsa. Vi har där också noterat att Landstinget Sörmland i Socialstyrelsens rapportering kring andelen kariesfria, undersökta sexåringar, år 2015 ligger på 70 %. För riket redovisas 75 %. Detta talar också för att indikatorn kommer att vara en utmaning framöver. Miljöperspektiv Åtagandet i miljöperspektivet är formulerat -Folktandvården arbetar för att minska miljö- och hälsoriskerna vid användningen av kemikalier och läkemedel. Folktandvården bedriver ett effektivt miljöarbete och verkar för att minimera negativ miljöpåverkan. Fem indikatorer redovisas i tabell, målvärden anges inte. Arbete pågår inom samtliga områden som indikatorerna avser. Certifierade enligt standarden ISO 14001:2015. Ekonomiperspektiv Inom ekonomiperspektivet finns tre åtaganden, 2,5 % vinst före skatt, 5 % förbättrad soliditet, samt att Folktandvården arbetar för en långsiktigt hållbar ekonomi. Årets resultat har påverkats negativt av en retroaktiv extra uppbokning av pensionspremier med 15,6 mnkr varför inte åtagandena vinst före skatt och förbättrad soliditet nås. Soliditeten har därmed sjunkit till 20,5 % och resultat före skatt uppgår till 0,3 %. Enligt ägardirektivet bör soliditetsmålet vara 20-30 % vilket innebär att det närmar sig dess nedre gräns. Efter den utdelning som föreslås bolagsstämman under våren 2017 reduceras bolagets soliditet till 18,6 %. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 6(8)
Styrelsens uppfattning är dock, enligt bolagets årsredovisning, att den föreslagna utdelningen ej hindrar bolaget från att fullgöra sina förpliktelser på kort och lång sikt, ej heller att fullgöra erforderliga investeringar. Detta då bolagets verksamhet fortsatt bedrivs med betryggande lönsamhet. Enligt ägardirektivet ska Folktandvården uppvisa ett ekonomiskt överskott och därmed förstärka det egna kapitalet. Bolagets vinst ska sedan fördelas enligt följande; 1. Ägaren, Vita Huset, ska erhålla en grundavkastning på eget kapital i form av utdelning. Avkastningen skall beräknas efter den räntesats som gäller för en femårig statsobligation (31 december året före aktuellt räkenskapsår) + 2 %. Dock skall grundavkastningen utgöra lägst 6 % på utgående eget kapital 2. Bolagets egna kapital förstärks i enlighet med det resultatkrav som fastställts av bolagsstyrelsen i utvecklingsplanen 3. Eventuellt merresultat ska delas mellan bolaget (60 %) och ägaren (40 %) 4. Bolagets styrelse fördelar sin andel av merresultatet till samtliga anställda i bolaget i form av pensionsavsättningar enligt regelverk som fastställs i bolaget Koncernbidrag har lämnats till moderbolaget med 400 tkr vilket är enligt ägardirektivet för 2016. De finansiella målen uppfylls och av styrelsens årsrapport framgår följande tabell över utdelning och administrativa kostnader till ägaren, Vita Huset AB; Administrativa kostnader Koncernbidrag Utdelning till ägaren Ägarandel till resultatdelning 375 tkr (enligt ägardirektiv 300 tkr) 400 tkr 407 tkr 1 356 tkr Rapporteringen av uppföljningen av de finansiella målen i ägardirektivet har blivit tydligare i styrelsens årsrapport men återfinns inte i verksamhetsberättelsen till moderbolaget. I enlighet med ägardirektivet för 2016 har bolaget lämnat en separat ekonomisk redovisning per verksamhetsgren enligt den gemensamma modell som huvudmännen tagit fram. Styrelsen har också, i enlighet med ägardirektivet, i årsredovisningen intygat, med ledamöternas underskrift, att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 7(8)
Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen ska pågående arbete och utfallet från genomförda kontroller redovisas. Detta redovisas övergripande i Folktandvårdens årsrapport. Kontrollområde och kontrollmål framgår inte vad gäller verksamhets- respektive ekonomiperspektivet men där rapporteras samtliga mål och moment följa plan. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\folktandvården sörmland ab\2016\granskningsredogörelse 2016_folktandvården.doc Utskriftsdatum: 2017-03-29 12:07 SID 8(8)