Etikrelaterade mål, program och aktiviteter vid Malmö högskola

2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 Etikrelaterade mål, program och aktiviteter vid Malmö högskola Rapport från

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 1(7) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING... 2 1. Bakgrund... 3 2. Riskbedömning... 3 3. Syfte och avgränsning... 3 4. Metod... 3 5. Granskningens resultat... 4 5.1. Förekomst av högskoleövergripande etikrelaterade mål, program och aktiviteter... 4 5.2. Implementering... 6 5.3. Uppföljning...6 6. s sammanfattande bedömning och rekommendationer... 7

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 2(7) Styrelse och rektor Revisionsrapport: Etikrelaterade mål, program och aktiviteter vid Malmö högskola SAMMANFATTNING (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan granskat och lämnar med denna rapport förslag till åtgärder i vad avser högskolans värdegrundsarbete och etiska riktlinjer på högskoleövergripande nivå. Brister i ledningsprocesser inom en organisation får ofta vittgående följder i det långa perspektivet. Frånvaro av tydligt kommunicerade grundläggande värderingar och etiska riktlinjer utgör risk genom att medarbetare inte ges vägledning som underlättar bedömningar om vad som är rätt och fel i organisationen. Även utomståendes tillit till organisationen kan rubbas eftersom brister inom området kan öppna upp för ökade risker för oetiskt beteende och oegentligheter inom en rad områden och är inte förenligt med god intern styrning och kontroll. Granskningen avser etikrelaterade mål, program och aktiviteter på högskoleövergripande nivå. Granskningen omfattar inte en bedömning av högskolans val av grundläggande värderingar och etiska riktlinjer och inte heller forskar- och forskningsetik. Övergripande frågeställningar att besvara är i vad mån Malmö högskola arbetar aktivt med värdegrundsfrågor och etik, dvs om det finns mål, program och aktiviteter inom området och om dessa i förekommande fall stärker högskolans interna styrning och kontroll. gör bedömningen att högskolans arbete med etikrelaterade mål, program och aktiviteter på högskoleövergripande nivå inte är tillräckligt aktivt. Arbetet med att få högskolans värdegrund och etik att genomsyra all verksamhet enligt intentionerna i Strategi 2020 är inte systematiserat. Högskolan har i sin riskanalys under en följd av år uppmärksammat behovet av ett systematiskt värdegrundsarbete inom området organisationskultur, men arbetet har fått stå tillbaka i prioritetsdiskussioner och beslut. De i juni 2016 fastställda Riktlinjer mot korruption och oetiskt handlande vid Malmö högskola är ett steg i rätt riktning som stärker högskolans interna styrning och kontroll. Rekommendationer Mot bakgrund av genomförd granskning rekommenderar högskolan att systematisera arbetet med värdegrund och etik som ett led i utvecklandet av högskolans styrfilosofi, att konkretisera ledningens styrfilosofi så att anställd personal och studenter på ett tydligt sätt kan se vad det innebär i vardagen, att tydliggöra ansvaret för värdegrundsarbetet.

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 3(7) 1. Bakgrund (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan granskat högskolans etikarbete relaterat till förekomst av mål, program och aktiviteter på den övergripande nivån. Enligt standard för internrevisionsprofessionen ska IR bedöma och ge rekommendationer i syfte att förbättra ledningsprocessens möjlighet att bidra till att etik och värderingar främjas inom organisationen. En av internrevisionens uppgifter är därvid att utvärdera utformningen, genomförandet och effektiviteten i organisationens etikrelaterade mål, program och aktiviteter. Etiska riktlinjer och tydligt kommunicerade grundläggande värderingar är en viktig del i styr- och ledningsprocessen. 2. Riskbedömning Brister i ledningsprocesser inom en organisation får ofta vittgående följder i det långa perspektivet. Frånvaro av tydligt kommunicerade grundläggande värderingar och etiska riktlinjer utgör risk genom att medarbetare inte ges vägledning som underlättar bedömningar om vad som är rätt och fel i organisationen. Även utomståendes tillit till organisationen kan rubbas eftersom brister inom området kan öppna upp för ökade risker för oetiskt beteende och oegentligheter inom en rad områden och är inte förenligt med god intern styrning och kontroll. 3. Syfte och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma högskolans arbete med etikrelaterade mål, program och aktiviteter utifrån utformning, genomförande och effektivitet. Bedömningen inriktas på införande, uppföljning och utveckling samt hantering av avvikelser från grundläggande värderingar och etiska riktlinjer. Granskningen avser etikrelaterade mål, program och aktiviteter på högskoleövergripande nivå. Granskningen omfattar inte en bedömning av högskolans val av grundläggande värderingar och etiska riktlinjer och inte heller forskar- och forskningsetik. Övergripande frågeställningar att besvara är i vad mån Malmö högskola arbetar aktivt med värdegrundsfrågor och etik, dvs om det finns mål, program och aktiviteter inom området och om dessa i förekommande fall stärker högskolans interna styrning och kontroll. 4. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer på högskoleövergripande nivå. Metodvalet utgår från COSO-modellen 1, där kontrollmiljön är en av COSOs fem komponenter för utvärdering av en organisations interna styrning och kontroll. Kontrollmiljön innefattar faktorer som integritet och etiska värden, ledningens filosofi och ledarstil, organisationsstrukturen, fördelning av ansvar och befogenheter, organisation och utveckling av medarbetare samt medarbetarnas kompetens. 1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). COSO är ett ramverk som består av fem komponenter som beskriver vad som utmärker god intern styrning och kontroll. Dessa komponenter består av kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt övervakning inkl. uppföljning och utvärdering.

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 4(7) 5. Granskningens resultat 5.1 Förekomst av högskoleövergripande etikrelaterade mål, program och aktiviteter Högskolan omfattas, liksom all statlig verksamhet, av den statliga värdegrunden som den ges uttryck i Värdegrundsdelegationens skrift Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda grundläggande rättsliga principer. De sex grundläggande rättsliga principerna som definierar den statliga värdegrunden är demokrati, legalitet, objektivitet, åsiktsfrihet, respekt för lika värde, frihet och värdighet, samt effektivitet och service. Skriften utgör ett stöd för chefer och medarbetare i statsförvaltningen i arbetet att utveckla en god förvaltningskultur. Därutöver formar resp. myndighet en fördjupad värdegrund bestående av för organisationen viktiga värdeord och värderingar. Värdegrundsarbetet med dess olika aktiviteter syftar till att ta fram eller stärka en befintlig värdegrund och inkluderar utformning, införande, genomförande, uppföljning och avvikelsehantering. Värdegrunden fastställs av ledningen och samlas i ett dokument som ska vara styrande och vägledande i hela organisationen. Värdegrunden formulerar organisationens intentioner och ambitioner inom området med målet att uttrycka och förtydliga den anda man eftersträvar ska råda i organisationen. Malmö högskolas kärnvärden och värdegrund finns uttryckt i dokumentet Strategisk plattform för perioden 2013 2020, beslutad februari 2013 2. Kärnvärdena är fyra till antalet: mångfald, kreativitet, kvalitet och samhällsengagemang. Högskolans värdegrund uttrycks enligt följande: På Malmö högskola tar var och en ansvar för det gemensamma. En helhetssyn på vårt uppdrag bildar grunden i vår verksamhet. Vi har ett öppet och inkluderande förhållningssätt som bygger på mångfald, vilket är en förutsättning för en framgångsrik verksamhet. Med tydlighet och framförhållning i all kommunikation och i allt bemötande, skapar vi förutsättningar för tillit och trygghet för högskolans medarbetare och studenter. Vi är en lärande organisation som reflekterar, kritiskt granskar och står för nytänkande. För oss är det en självklarhet att allas kompetenser, erfarenheter och vilja till förändring tas tillvara. Då skapas de bästa förutsättningarna för en god arbetsmiljö, en öppen och kreativ lärandemiljö och hög kvalitet i arbetet. Vetenskaplig grund, akademisk integritet, kritiskt tänkande och samhällsengagemang utgör fundamenten i vår verksamhet. Vår verksamhet präglas av delaktighet, öppenhet och nyfikenhet, för att i samverkan skapa ömsesidig nytta. För att möjliggöra delaktighet och som en förutsättning för fungerande samverkan, arbetar vi med dialogen som verktyg. För att nå våra mål arbetar vi resurseffektivt och strävar efter ökad systematik och kvalitetssäkrade processer. 2 Dnr Mahr 15-2013/117

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 5(7) Högskolans arbetsmiljöpolicy 3, som även berör likabehandlingsfrågor, tar upp vissa delar av högskolans grundläggande värderingar. Etiska program och aktiviteter är samlingsnamn för de åtgärder och funktioner som organisationer använder sig av vid implementering och utveckling av etik. De etiska programmen innefattar vanligtvis etiska riktlinjer, etiska funktioner, etiska kommunikationskanaler och aktiviteter som kurser och etikträning, se vidare under 5.2 Implementering. I de högskoleövergripande riskanalyserna för 2015 4 och 2016 5 uppmärksammas högskolans organisationskultur som ett riskområde, där specifikt brister i värdegrundsarbetet anges kunna leda till bristande samverkan och otrevligt bemötande. I juni 2016 beslutade högskolan om riktlinjer mot korruption och oetiskt handlande vid Malmö högskola 6. Riktlinjerna riktar sig till högskolans personal och syftar till att stödja arbetet mot dessa företeelser. Dokumentet definierar begreppet korruption inom offentlig förvaltning som att utnyttja en offentligrättslig ställning för att uppnå otillbörlig vinning för sig själv eller andra. Oetiskt handlande ges en vidare betydelse och inbegriper handlande som strider mot högskolans värderingar och rådande kulturella värderingar. Man menar att oetiskt handlande kan vara att bete sig på ett sådant sätt som skadar förtroendet för högskolan som lärosäte. Innebörden av att agera affärsetiskt korrekt vid upphandlingar specificeras liksom regler för medarbetarnas ITanvändning. I dokumentet Studenternas rättigheter och skyldigheter vid Malmö högskola 7, en s k lathund för studenter på grundnivå och avancerad nivå som beslutats av högskolestyrelsen år 2000 och därefter reviderats vid olika tidpunkter, anges att syftet med dokumentet dels är att högskolan vill ha delaktiga och engagerade studenter som är med och utvecklar och kvalitetssäkrar utbildningen, dels för att samarbetet mellan högskolans personal och studenterna ska fungera väl. Dokumentet är tillgängligt för samtliga studenter och anställda. Iakttagelser Högskolans riktlinjer mot korruption och oetiskt handlande nämner endast den statliga värdegrunden och tar inte upp den profilering av värdegrunden som görs i Strategi 2020. Riktlinjerna vänder sig till de anställda och beaktar inte studenterna roll och involvering i högskolans verksamhet. Dokumentet Studenternas rättigheter och skyldigheter vid Malmö högskola innehåller ingen skrivning om den värdegrund som högskolan formulerat för sin verksamhet och som ska sätta sin prägel på all verksamhet. har inte funnit att högskolan på central nivå utarbetat någon form av riktlinje eller hederskodex som konkretiserar värdegrunden genom att visa på det förhållningssätt och bemötande som högskolan vill ska utmärka den inre samvaron i organisationen, dvs mellan medarbetare, mellan medarbetare och student samt studenter emellan vid studier vid Malmö 3 Dnr Mahr 15-2014/438 4 Dnr Mahr 19-2015/328 5 Dnr LED 1.3-2016/278 6 Dnr LED 1.3-2016/338 7 Dnr Mahr 15-2011/615

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 6(7) högskola. ser det som en brist att inte adressera studenterna i tillräcklig omfattning angående värdegrund och etik. har inte identifierat förekomst av centrala aktiviteter som syftar till att högskolans etikrelaterade mål ska bli kända i organisationen. s sammanfattande bedömning och rekommendationer, se avsnitt 6. 5.2 Implementering Etiska program är ett samlingsnamn för de åtgärder och funktioner som organisationer inrättar vid implementering av etik. De etiska programmen innefattar vanligtvis etiska riktlinjer, etiska funktioner, etiska kommunikationskanaler och aktiviteter som kurser och etikträning. Riktlinjerna anger att värdegrunden ska finnas integrerad i all verksamhet vid högskolan. Den ska hållas levande genom reflektion och diskussion kring såväl högskolans uppdrag och roll i samhället som i mer konkreta bemötandefrågor. Vid den introduktionsutbildningen för nyanställs personal som anordnas vid ett par tillfällen per år ges i princip ingen information om högskolans etiska principer. HR-avdelningen vid Gemensamt verksamhetsstöd (GV) har bekantgjort för fakulteterna att de finns en digital information om den statliga värdegrunden som är utarbetad specifikt för universitet och högskolor. Iakttagelser De etiska riktlinjerna är inte kända och integrerade i högskolans verksamhet och någon plan för implementering med olika program och aktiviteter är inte utarbetad. har inte funnit att högskolans olika informations- och kommunikationskanaler använts för att medvetet kommunicera ut högskolans grundläggande värderingar och etiska riktlinjer. s sammanfattande bedömning och rekommendationer, se avsnitt 6. 5.3 Uppföljning Riktlinjerna mot korruption och oetiskt handlande anger hur missförhållanden kan rapporteras och tas om hand. Här anges att det är viktigt att utreda missförhållanden och agera öppet och kraftfullt vid missförhållanden och korruption samt möjligheten att vara anonym vid rapporteringstillfället. Det finns en fastställd rapporteringskanal om missförhållanden där närmaste chef utgör den första naturliga kontakten. Därutöver tar emot interna och externa signaler om misstanke om oegentligheter. Professionella processer och rutiner ska vara vägledande om något skulle inträffa. Iakttagelser kan inte se att ansvaret för implementering, uppföljning och utveckling av högskolans etikarbete är fastställt, vilket är avgörande för att etikarbetet ska hållas levande.

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-11-16 Dnr LED 1.4-2016/288 7(7) s sammanfattande bedömning och rekommendationer, se avsnitt 6. 6. s sammanfattande bedömning och rekommendationer gör bedömningen att högskolans arbete med etikrelaterade mål, program och aktiviteter på högskoleövergripande nivå inte är tillräckligt aktivt. Arbetet med att få högskolans värdegrund och etik att genomsyra all verksamhet enligt intentionerna i Strategi 2020 är inte systematiserat. Högskolan har i sin riskanalys under en följd av år uppmärksammat behovet av ett systematiskt värdegrundsarbete inom området organisationskultur, men arbetet har fått stå tillbaka i prioritetsdiskussioner och beslut. De i juni 2016 fastställda Riktlinjer mot korruption och oetiskt handlande vid Malmö högskola är ett steg i rätt riktning som stärker högskolans interna styrning och kontroll. Rekommendationer Mot bakgrund av genomförd granskning rekommenderar högskolan att systematisera arbetet med värdegrund och etik som ett led i utvecklandet av högskolans styrfilosofi, att konkretisera ledningens styrfilosofi så att anställd personal och studenter på ett tydligt sätt kan se vad det innebär i vardagen, att tydliggöra ansvaret för värdegrundsarbetet. Staffan Ivarsson Internrevisionschef Margareta Fallsvik