Regler och riktlinjer för representation vid Karolinska Institutet Gäller från och med 2011-11-01 Ersätter riktlinjer från 2008-07-01
Regler och riktlinjer för representation vid Karolinska Institutet Dnr: 6890/2011-200 1. Allmänna riktlinjer... 3 1.1. Begreppet representation... 3 1.2. Förutsättningar för representation... 3 1.3. Beslut om representation... 4 1.4. Verifikationer... 4 1.5. Dricks... 4 1.6. Rektors dispens... 5 2. Extern representation... 5 2.1. Lunch, middag eller supé... 5 3. Intern representation... 5 3.1. Avdrag för ingående mervärdesskatt... 5 3.2. Förmånsbeskattning... 6 3.3. Lunch, middag eller supé... 6 3.4. Personalfest... 6 3.5. Arbetsmåltid... 6 4. Extern/intern representation i hemmet eller i KI:s lokaler... 7 5. Gåvor till icke anställda... 7 5.1. Reklamgåvor... 7 5.2. Representationsgåvor... 7 6. Skattefria gåvor till anställda... 7 7. Gåvor till styrelseledamöter... 8 8. Ytterligare information... 8 Bilaga 1 Sammanställning av högsta tillåtna belopp samt avdragsramar för moms... 9 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen 2
Regler och riktlinjer fastställda av universitetsdirektör för tillämpning från och med 2011-11-01. Ersätter riktlinjer från 2008-07-01. 1. Allmänna riktlinjer 1.1. Begreppet representation Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen. Enligt Skatteverket kan utgifter för representation avse kostnad för mat, dryck och betjäning i samband med t ex restaurangbesök men också utgifter för biljetter till teaterföreställning, museum, idrottsanläggning etc. Representation kan vara antingen extern eller intern. Extern representation riktar sig mot andra organisationer i syfte att skapa, bibehålla eller avsluta goda relationer mellan KI och andra verksamheter. Intern representation riktar sig mot KI:s personal och har ofta karaktären av personalvård. Det är framför allt syftet med representationen som bestämmer om den skall bokföras som extern eller intern representation och alltså inte i första hand deltagarnas organisatoriska hemvist. Sålunda anses inte representationen extern även om någon eller några externa personer deltar i en aktivitet som rör KI:s interna verksamhet. Utanför begreppet representation (när det gäller rätten till avdrag för ingående mervärdesskatt) faller interna och externa kurser, konferenser, s.k. kick-off och liknande arrangemang, där t ex måltiden är en del av aktiviteten och finns som programpunkt på agendan. Här föreligger full avdragsrätt för moms. 1.2. Förutsättningar för representation Representation tillåts endast inom och i direkt anslutning till KI:s verksamhet. Exempel på representation är inledande eller bibehållande av för KI viktiga förbindelser, utgifter vid jubileer/viktigare invigningar samt utgifter för personalvård. Sambandet med KI:s verksamhet skall klart framgå i verifikationen. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp skall undvikas. I sådan representation kan det föreligga inslag av personlig gästfrihet, vilket inte ersätts av KI. Representationen får inte heller vara föranledd av sällskapsliv av personlig natur. Det innebär t ex att en mottagning i samband med anställds högtidsdag ska ha officiell prägel, tydligt samband med verksamheten och inte rikta sig mot privata vänner. Representationsdeltagande av KI-representants eller gästs make/maka medges endast undantagsvis och då främst i samband med representation utomlands eller med utländska gäster och skall särskilt motiveras i verifikationsunderlaget. Antalet interna deltagare skall vara skäligt i förhållande till externa samt till syftet med representationen. 3
Representation av sådan art att den kan skada KI:s rykte, exempelvis nattklubbsbesök, är inte tillåten. Förekomsten av alkohol vid representation skall präglas av återhållsamhet. Vid extern/internationell representation bör starksprit undvikas och vid intern representation får starksprit ej förekomma. Representation mot ledamöter i betygsnämnd, sakkunniga, externa granskare etc skall övervägas särskilt noga, bland annat med avseende på deltagare och måttfullhet i representationen. 1.3. Beslut om representation Representation för KI ankommer på rektor prorektor universitetsdirektör eller på den åt vilken de i det enskilda fallet ger detta uppdrag. Representation för organisatorisk enhet inom KI ankommer för styrelserna på dekanerna institutioner på prefekt och/eller annan, åt vilken denne lämnar uppdrag. Det krävs således ett beslut eller uppdrag från den som är behörig enligt ovan för att representationen skall vara godkänd. Se vidare delegationsordning för respektive organisatorisk enhet. 1.4. Verifikationer Representation skall attesteras av närmaste högre chef. Prefekts representation attesteras av stf/bitr prefekt och administrativ chef i förening. Den direkta verksamhetsanknytningen skall tydligt framgå av underlagen, annars anses den inte styrkt. Av verifikationer som avser representation skall klart och tydligt framgå syftet med representationen vilka personer som deltagit, namn, funktion och organisationstillhörighet kontering på rätt konto, aktivitet och projekt i förekommande fall beslut från rektor om godkänt avsteg från riktlinjerna (se p 1.5 nedan) kvitton och restaurangnotor i original skall bifogas 1.5. Dricks Vid representation på restauranger, i samband med taxiresor etc förekommer det att den upplevda tjänsten är större än den faktiska kostnaden och man önskar ge dricks. I Sverige är dricks inkluderat i slutnotan, både på restauranger och vid taxiresor, varför dricks inte medges av KIs medel. Vid representation utomlands ska landets kutym vara vägledande. En förutsättning för 4
återbetalning av utlägg för dricks är, att den är specificerad och ingår i den totala notan. Dricksens måste vara skälig och totaltbeloppet får inte överskrida KIs fastställda tak, se bilaga 1. 1.6. Rektors dispens Det är viktigt att representationen inte ter sig överdådig, utan hålls på en rimlig nivå samt att den inte har sådan inriktning att den kan medföra förtroendeskada för Karolinska Institutet och/eller den som deltar i representationen. Representationen skall hållas inom de ramar som anges och med detta avses att den totala kostnaden skall rymmas inom angivna belopp. I särskilda fall av representation kan rektor besluta om avsteg från riktlinjerna. Tillstånd av rektor skall begäras för varje enskilt tillfälle och ges inte retroaktivt. Avsteg från riktlinjerna utan rektors medgivande innebär att den som fungerat som värd blir personligt betalningsansvarig för kostnaden som överskrider gällande representationsbelopp. Ansökan om dispens från dessa regler handläggas av ekonomidirektören efter att administrativ chef har tillstyrkt ansökan. 2. Extern representation 2.1. Lunch, middag eller supé Tillåten totalkostnad för måltid (inkl dryck och serveringsavgift) och/eller teaterbiljetter etc framgår av bilaga 1. Momsavdrag medges ej för ev medföljande make/maka. 3. Intern representation Intern representation riktar sig mot KI:s egen personal. Med begreppet egen personal inbegrips, förutom anställda vid KI, även doktorander och stipendiater som KI har ett försörjningsansvar för. Även personer, utan anställning, där prefekt godkänt att vederbörande får bedriva verksamhet vid KI räknas i detta sammanhang som personal (anknuten). Begreppet intern representation har två olika definitioner skatterättsligt. Den ena tar sikte på KI:s rätt till avdrag för utgifter (och ingående mervärdesskatt) t ex för måltider eller enklare förtäring i samband med representation. Den andra definitionen gäller beskattning av kostförmån för den anställde. För att kunna göra en korrekt bedömning skall verifikationen alltid innehålla tydliga uppgifter om syfte och ändamål med representationen. 3.1. Avdrag för ingående mervärdesskatt Begreppet intern representation omfattar i avdragssammanhang främst personalfester, informationsmöten, styrelsemöten etc. Här föreligger begränsat momsavdrag. Utanför begreppet intern representation faller när det gäller rätten till avdrag för ingående mervärdesskatt interna kurser, konferenser, s.k. kickoff och liknande arrangemang, där måltiden är en del av aktiviteten. Här föreligger full avdragsrätt för moms. 5
3.2. Förmånsbeskattning Intern representation leder ej till förmånsbeskattning för fri kost förutsatt att det är fråga om personalfester (2 ggr/år) informationsträffar med personal interna kurser planeringskonferenser (av strategisk art, för styrning av verksamheten med krav på särskild kallelse, agenda etc) och att aktiviteten har ett direkt samband med KI:s verksamhet det är fråga om i huvudsak interna möten för KI sammankomsten varar högst en vecka mötena inte hålls regelbundet med korta mellanrum (oftare än var 3:e vecka) det är gemensamma måltidsarrangemang Grundregeln enligt Skatteverket är att fria måltider som inte är representation, alltid skall förmånsbeskattas. Skälet är att måltider betraktas som en privat kostnad. Intagande av måltid bekostad av KI vid arbetsmöten, regelbundna eller ofta förekommande planeringsmöten etc, medför förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgifter för KI/institutionen. Momsavdrag medges inte. Kostförmån skall t ex påföras med schablonbelopp enligt Skatteverkets anvisningar vid vissa tjänsteresor som externa kurser, kongresser, konferenser och studieresor där KI i evenemangsavgiften betalar för måltider utöver frukost. I övrigt skall förmån av fri kost inte förekomma, utan den anställde skall själv bekosta sina måltider. 3.3. Lunch, middag eller supé Tillåten totalkostnad för måltid (inkl dryck och serveringsavgift) och/eller teaterbiljetter samt högsta momsavdrag framgår av bilaga 1. 3.4. Personalfest Tillåten kostnad för måltid och kringkostnader vid personalfester (bland annat lokalhyra, musikunderhållning eller uppträdanden) framgår av bilaga 1. Maximalt två personalfester per år får förekomma. Även anställdas familjemedlemmar eller pensionerade befattningshavare får bjudas in. För dessa personer gäller samma kostnadsram som för anställda. 3.5. Arbetsmåltid Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som äts då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. 6
Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är fråga om intern representation enligt ovan eller om förtäringen är av enklare slag (enl ovan) och därmed inte klassas som måltid. 4. Extern/intern representation i hemmet eller i KI:s lokaler Representation i hemmet skall tillämpas restriktivt. Betalningsunderlagets beskaffenhet skall vara av samma art som vid representation utanför hemmet och originalkvitton (separata från kvitton avseende privata kostnader) från dagligvaruhandel skall dessutom bifogas. 5. Gåvor till icke anställda 5.1. Reklamgåvor Reklamgåvor är gåvor utan personlig karaktär och av ringa värde som t ex slipsar/scarves eller andra varor ur KI:s profilkollektion och försedd med KI:s namn och sigill. Denna typ av gåva kan exempelvis överlämnas till person som fungerar som värd vid studiebesök och besök vid vänortsuniversitet eller till arrangörer och medverkande i konferenser eller seminarier. Reklamgåvor är aldrig skattepliktiga för mottagaren. Fullt momsavdrag skall göras. 5.2. Representationsgåvor I samband med att för KI viktiga avtal tecknas eller att värdefullt samarbete inleds/avslutas kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller liknande. Representationsgåva kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar och jubileer. (Exempel på sådan gåva kan vara en blomsteruppsats, bok, chokladkartong, fruktkorg eller liknande). Maxbelopp och högsta momsavdrag framgår av bilaga 1. Med hänsyn till reglerna om muta och bestickning är det en viktig förutsättning att ett omedelbart samband med KI:s verksamhet föreligger vid denna form av representation. Också i detta sammanhang skall sambandet framgå av underlagen. Observera att om gåvan utgörs av pengar eller andra kontanta medel blir gåvan alltid i sin helhet skattepliktig. Med kontanta medel jämställs presentkort eller dylikt, som kan lösas in mot kontanter. När KI som myndighet överlämnar gåvor till annan myndighet, företag etc gäller andra belopp, se bilaga 1. 6. Skattefria gåvor till anställda Huvudregeln är att gåvor som lämnas av en arbetsgivare är skattepliktiga för mottagaren om gåvorna har sin grund i anställning eller annan arbetsprestation. Det finns dock gåvor som under vissa förutsättningar är skattefria för mottagaren. Följande typer av gåvor kan vara aktuella: 7
Julgåva Jubileumsgåva (KI jubilerar). Kontakta alltid ekonomiavdelningen före beslut. Minnesgåva får lämnas när den anställde uppnår en viss ålder (ex 50 år) samt när en tillsvidareanställning vid KI upphör. Minnesgåva kan ges vid max två tillfällen, varav den ena när anställningen upphör. Vid avtackning av visstidsanställd personal såsom vikarier, praktikanter, sommarvikarier etc kan enklare gåva från KI:s profilbutik lämnas. Enklare blomsterbuketter mm av symboliskt värde till anställda vid sjukdom eller nyanställning. Blommor vid dödsfall Gåvor vid andra tillfällen än ovanstående är skattepliktiga och skall inte förekomma vid KI. Det gäller även gåvor vid personliga högtidsdagar (undantag minnesgåva, se ovan). Observera att om gåvan utgörs av pengar eller andra kontanta medel blir gåvan alltid i sin helhet skattepliktig. För aktuella belopp, se bilaga 1, Sammanställning av högsta tillåtna belopp samt avdragsramar för moms. 7. Gåvor till styrelseledamöter Gåvor till styrelseledamöter kan, under förutsättning att uppdraget är av varaktig karaktär - 6 år eller längre ges på samma villkor som för anställda, se ovan. I annat fall är gåvor till styrelseledamöter alltid skattepliktiga för mottagaren. 8. Ytterligare information För ytterligare vägledning, se ESV 2000:23 Statliga myndigheters representation och skriften Farliga Förmåner - Tillbörlig förmån eller muta? från Institutet mot Mutor http://www.institutetmotmutor.se/imm/startsida/ 8
Bilaga 1 Sammanställning av högsta tillåtna belopp samt avdragsramar för moms Alla belopp är inkl moms om inte annat anges. Avdragsgill moms - se konteringsguiden. Vid kostförmån, inget momsavdrag. 2011-11-01 Representationsform Max kostnad /pers/tillfälle Extern representation - Måltider, teater och dylikt 900 kr Intern representation inkl personalfest - Måltider, teater och dylikt 650 kr Gåvor och uppvaktningar - reklamgåvor - representationsgåvor - minnesgåva från KI till annan organisation Skattefria gåvor till anställda - Julgåva - Jubileumsgåva - minnesgåva - blomsteruppvaktning (exkl frakt) - begravningsblommor (exkl frakt) Obetydligt värde 400 kr 1 700 kr 450 kr 1 350 kr 1 700 kr 400 kr 1 500 kr 9