Protokoll: Styrelsemöte. Utrikespolitiska föreningen i Uppsala den 2 september 2015 1. Öppnande av möte Mötet öppnades kl. 17.02. Närvarande: Linnéa Åström, Andreas Aldin, Saga Brors, Lucas Grzechnik Mörk, Johanna Pålsson, Linnea Englund Davidson, Michaela Persson, Clara Marköö, Emelie Gladh, Helena Hernnäs, Vendela Runold, Jesper Boman, Frida Ingemarsson, David Hallerby Frånvarande: - Firmatecknare: William Sundelin, ordförande; Rebecka Sjölund, vice ordförande; Emilie Tilstam, kassör. 2. Val av sekreterare (1) och justerare (2) Styrelsen väljer Brors till sekreterare och Pålsson och Grzechnik Mörk till justerare till kl 17.04. 3. Godkännande av kallelseförfarandet Styrelsen godkänner kallelseförfarandet kl 17.05. 4. Godkännande av dagordningen, samt anmälan av övrig fråga Styrelsen godkänner dagordningen kl 17.06. Runold, Ingemarsson, Aldin och Åström anmäler övriga frågor. 5. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll är inte upplagt men hemsidan ligger nere. 6. Rapporter från styrelseledamöter Ordf. och vice: Runold och Åström har planerat styrelsens kickoff, skickat in bidragsansökan, arbetat md hemsidan. De påminner om att dela event samtidigt för maxad spridning samt att ta namnlistor på gruppmöten. Åström nämner även vikten av att regelbundet uppdatera styrelsens Dropbox. Kassör: Englund Davidsson har jobbat med budgeten och överlämning med Tilstam. Den tidigare bokföringen ligger eventuellt kvar, Englund Davidsson inväntar svar från Tilstam. Medlemssekreterare: Brors har introducerats i alumnregistret och satt sig in i arbetets olika sysslor. Nu arbetar Brors med strategier för att ordna upp medlemsregistret samt skrivandet av det första veckobrevet.
PR-ansvariga: Pålsson och Aldin har arbetat med PR kring de första föreläsningarna och sedvanlig sociala medier-kontakt. De har även bokat bokbord på nationernas reccemottagningar. Reccemottagningen i aulan blev lyckad och känns som en stabil start. Programsekreterare: Grzechnik Mörk och Marköö har bokat föreläsningar fram till mitten av oktober och förberett sig för den första föreläsningen 3/9. Redaktörer: Ingemarsson och Hallerby har jobbat med layout och artiklar inför kommande numret om terrorism, som planeras vara färdigt 5 oktober och därmed ute mitten av oktober. Adam Kinnvall är Uttrycks nya layoutansvarig men posterna för layoutassistenter är fortfarande vakanta. Aktivitetsansvarig: Persson har förberett Get Active-mingel till torsdag 10/9. Hon har även planerat studiebesök till UNESCO och UD. Persson har tillsammans med UPS börjat planera Karriärdagen och ska utlysa poster till en arbetsgrupp. Reseansvarig: Gladh har sitt första resemöte tisdag 15/9 och Facebook-eventet har haft god spridning. Gladh har några idéer om första resmål, det främsta är Aten. Persson och Marköö erbjuder sin hjälp inför det första resemötet då det förväntas komma många deltagare. UFS-representant: Hernnäs har varit på UFS-kickoff i Floda och arbetat med förbundets visioner. Hon har även planerat årsstämman 10-11 oktober, inför vilken mer funktionärsinfo är att vänta. Det planeras även forumhelg med UFS i Stockholm 6-8 november. 7. Avsättande av firmatecknarna för verksamhetsåret 2014/2015 Styrelsen beslutar kl 17.20 att avsätta William Sundelin, Rebecka Sjölund samt Emilie Tilstam som firmatecknare för verksamhetsåret 2014/2015. 8. Tillsättande av firmatecknarna för verksamhetsåret 2015/2016 Styrelsen beslutar kl 17.21 att tillsätta Linnéa Åström, Vendela Runold samt Linnea Englund Davidsson som enskilda firmatecknare för verksamhetsåret 2015/2016 för Utrikespolitiska Föreningen skattmästaren. 9. Fastställning av ansvarig utgivare för Uttryck Styrelsen beslutar kl 17.21 att tillsätta Linnéa Åström som ansvarig utgivare för Uttryck. 10. Årsmöte 2015 Årsmötet föreslås att förläggas till den 18 oktober kl 13.00. Styrelsen beslutar 17.23 att förlägga årsmötet 2015 till den 18 oktober kl 13.00. 11. Tillsättande av UMUN-projektledare för verksamhetsåret 2015/2016 Föregående projektledare för UMUN har nominerat Anna Lundborg Regnér till projektledare för UMUN för verksamhetsåret 2015/2016. Styrelsen beslutar kl 17.24 att tillsätta Anna Lundborg Regnér till UMUN-projektledare för verksamhetsåret 2015/2016. 12. Tillsättande av debattklubbsansvariga för verksamhetsåret 2015/2016
Styrelsen beslutar kl 17.25 att tillsätta Jesse Schrage som debattklubbsansvarig för verksamhetsåret 2015/2016. 13. Kassaansvariga Åström föreslår att välja 7 st styrelsemedlemmar till att vara kassa 1 under höstterminen 2015. Åström, Englund Davidsson och Runold är initialt nominerade. Brors, Gladh, Hernnäs och Pålsson erbjuder sig som kassa 1 för höstterminen 2015. Styrelsen beslutar kl 17.30 att tillsätta Åström, Englund Davidsson, Runold, Brors, Gladh, Hernnäs och Pålsson till kassaansvariga under höstterminen 2015. 14. Upprättande av ämbetsposten fest- och evenemangsansvarig För att underlätta styrelsearbetet föreslås det att upprätta en ämbetsperson som är fest- och eventansvarig. Styrelsen beslutar kl 17.33 att upprätta ämbetsposten fest- och evenemangsansvarig. Åström tar på sig att utlysa, intervjua och till slut nominera en ämbetsperson. 15. Utlysning av ämbetsposter Hernnäs meddelar att UFS har tillsatt en bidragsansvarig i sin styrelse som kan koordineras med vår sponsringsledare. Styrelsen beslutar kl 17.42 att utlysa posterna programassistent, reseassistent, aktivitetsassistent, PR-assistenter, internationell koordinator, webbredaktör, redaktionsassistener, layoutansvarig samt fest- och evenemangsansvarig för perioden 2015/2016. Utlysningar kan med fördel utgå med Facebook, veckobrev och på minglet. Deadline för ansökningarna blir 13 september. 16. Budget Englund Davidsson redogör kort för budgeten. Rese- och matkostnader för programverksamheten är neddragna och mer pengar är öronmärkta till aktivitetsgruppens verksamhet. Projektpotten är borttagen. Gzrechnik Mörk påpekar att budgeten inte har utrymme för så mycket resekostnader som det förmodligen kommer att bli. Styrelsen beslutar 18.02 att godkänna budgetförslaget för verksamhetsåret 2015/2016. 17. UFS årsstämma i Uppsala 9-11 oktober All info gick ut med Hernnäs tidigare uttalande. 18. Kickoff Grzechnik Mörk, Hernnäs, Ingemarsson och Persson erbjuder sig att laga mat inför kickoffen. 19. Ekonomisk policy Englund Davidsson redogör för hur den ekonomiska policyn ser ut. Hon ska återkomma med klara riktlinjer kring alkohol till föreläsaren. Paus kl 18.20-18.32. 20. Affischeringsrutiner
Aldin berättar om affischeringsrutiner och vi diskuterar platser för affischeringen. Pålsson ska prata med Stockholms nations förstakurator om affischering.vi diskuterar att satsa på bokbord eller en generell UF-poster istället för föreläsningarnas affischer på vissa campus. När det gäller antalet affischer bestämmer vi oss för 30 ark per event. Pålsson och Aldin ska diskutera tydligare affischeringsrutiner men tills vidare får man affischera med sunt förnuft. 21. Kassarutiner På kontoret finns en lathund för kassarutiner. Englund Davidsson redogör kort igenom den. 22. Kassaredovisning All info gick ut under punkt 19, kassarutiner. Vi ska ha två bokbord i den kommande veckan, varav ett på Södermanland-Nerikes, och ett på Västmanland-Dala nation. Gladh, Runold, Aldin, Gzrechnik Mörk, Marköö och Pålsson anmäler sig att stå bokbord. Marköö lämnar mötet 19.16. 23. UFS anställning/kontor UFS ska anmäla en kanslist och förbundet undrar om UF har kontorsplats att hyra ut till kanslisten. Eftersom vi hyr av universitetet så avslår Åström möjligheten att hyra ut i andrahand. 24. Tillhörighetsband till UF och övriga hederstecken Runold har undersökt möjligheterna att skaffa tillhörighetsband och ska be om ett kostnadsförslag för både tillhörighetsbanden och medaljer. Boman lämnar mötet 19.24. Vi pratar om att dedikera vårens gasque till Uttrycks födelsedag. Runold ska kontakta UPS vidare om tillhörighetsband och sångbok. Boman ansluter till mötet 19.28. 25. Tillgänglighet på engelska samt översättning av hemsidan Hemsidan finns enbart på svenska, men vi är överens om att vi behöver översätta den. Åström ger förslaget att alla grupper kan översätta sina egna sidor och sen dela upp resten. Englund Davidsson lämnar mötet 19.28. Englund Davidsson ansluter till mötet 19.30. Vi kommer fram till att det tar väldigt mycket tid att översätta dokumenten men att det kan vara bra att från och med nu översätta så mycket som möjligt och alltid ha visionen att bli mer tillgängliga. Vi beslutar att utlysningarna för ämbetspersonerna ska vara på engelska.
26. Övriga frågor Runold har glömt sin fråga. Ingemarsson undrar om vi kan nämna Erikshjälpen i en Uttryck-artikel om en persons volontärarbete. Vi beslutar att det är okej. Vi diskuterar vår gruppbild och Kinnvall har föreslagit motivet Sista Måltiden, vilket är uppskattat. Vi bestämmer att vi ska ta både gruppbild och porträtt, och ha personlig presentation antingen via citat, slogan eller presentationstext. Aldin ska arbeta mer med att ta fram ett koncept för bilden och tillhörande presentation. Vi fotar kl 18.00 16/9 på Östgöta Nation. Åström berättar om hur styrelsemedlemmar kan boka kontoret via Google Kalender. Åström tar på sig att skapa en ny kalender som heter Boka kontoret. Ingemarsson föreslår att ha en fysisk kalender i kontoret. Brors tar på sig att köpa och uppdatera en fysisk kalender. 27. Nästa styrelsemöte samt fikaansvar Nästa styrelsemöte bestäms till den 20 september kl 16.00. Åström har fikaansvar. 28. Mötets avslutande. Mötet avslutas 20.05.