Tjänsteskrivelse. Redovisning av intern kontrollplan för år 2014

Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum 2015-02-19 Vår referens Henrik Heyman Ekonom henrik.heyman@malmo.se Tjänsteskrivelse Redovisning av intern kontrollplan för år 2014 STK-2015-244 Sammanfattning Kommunstyrelsen har, enligt 2 i Reglemente för intern kontroll beslutat av KF 2000-09-28, det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll med regler och anvisningar upprättas inom kommunen. Den interna kontrollen syftar till att med rimlig grad av säkerhet fastställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, att finansiell rapportering och information om verksamheten är tillförlitlig och att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer m.m. efterlevs. Stadskontoret gör bedömningen att den interna kontrollen överlag fungerar tillfredsställande men att det finns behov att genom bättre samordning och kommungemensamt metodstöd utveckla kommunens samlade system för intern kontroll vad avser såväl kvalitet som effektivitet. Därför startades under 2014 ett kommunövergripande utvecklingsprojekt under stadskontorets ledning. Målet är att successivt genomföra de förbättringar som utifrån identifierade behov anses mest nödvändiga. Projektet är planerat att pågå t.o.m. 2015. En del av utvecklingen handlar om att hitta arbetsformer som stödjer framtida kontinuerliga förbättringar av kommunens samlade system för intern kontroll. Av bilaga 1 framgår att samtliga nämnder genomfört kontroller enligt upprättade planer. Bilaga 2 innehåller av nämnderna inskickat material avseende uppföljning av intern kontroll. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att lägga uppföljningen av intern kontroll för 2014 till handlingarna Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse ks 2015-03-03 Redovisning av intern kontrollplan 2014 Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-02-23 Kommunstyrelsen 2015-03-03 Ärendet [Här kan du skriva själva ärendet] SIGNERAD 2015-02-19

Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör 2 (2)

Sammanställning av nämndernas uppföljning av intern kontroll-planer 2014 Nämnd/förvaltning Sida Kommunstyrelsen/Finansförvaltningen/Hamnverksamhet 1 Revisorskollegiet 11 Valnämnden 13 Förtroendenämnden 14 Överförmyndarnämnden 16 Servicenämnden 27 Tekniska nämnden, Fastighetskontoret 36 Tekniska nämnden, Gatukontoret 43 Miljönämnden 46 Stadsbyggnadsnämnden 52 Kulturnämnden 63 Fritidsnämnden 67 Sociala resursnämnden 73 Stadsområde Norr 93 Stadsområde Öster 102 Stadsområde Söder 116 Stadsområde Väster 147 Stadsområrde Innerstaden 158 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 174 Grundskolenämnden 182 Förskolenämnden 193

1 Uppföljning av plan för intern kontroll 2014 Förvaltning: Stadskontoret Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Riskanalys Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Kontroll av att rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet säkerställs Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Vid intern kontroll konstaterades att 2013 konstaterades att stadskontoret saknar ett systematiserat arbete runt att genomföra riskanalyser, även om analyser genomförs t.ex. i anslutning till omorganisationer. Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) 1 april 2015 Dialog med samtliga avdelningschefer runt riskanalysarbete på respektive avdelning har förts och enklare riskanalyser för förvaltningens samlade verksamhet har genomförts, som underlag för 2015 års interna kontrollplan. Ett arbete med att implementera systematiska riskanalyser i förvaltningen har påbörjats. Åtgärd och under 2015 påbörjas implementeringen av den malmögemensam modellen för riskanalys kopplad till intern kontroll. Ansvariga chefer erbjuds i samband med detta metodstöd för att genomföra analyserna. Kommunikation - Välfärd Kontroll av att information, styrdokument, rutiner o.dyl på välfärdsområdet är aktuell och korrekt på Malmö stads webbplatser. Relevanta sidor på Komin och malmo.se har granskats Avvikelser noterades på både på Komin och på malmo.se, men de flesta sidorna var uppdaterade. Åtgärd En del avvikelser åtgärdades direkt, medan andra kräver mer arbete. Kommunikationsavdelningen har informerat om syfte med Komin 1 april 2015 1 av 202

2 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) och malmo.se på ett avdelningsmöte. Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) En avdelningsgemensam rutin för att löpande säkerställa att relevant och korrekt information finns på Komin och Malmo.se har utvecklats. En arbetsgrupp som arbetar med området är utsedd. LSS En avstämning av att statistik är kontrollerad och att kvittens från SCB finns att statistiken är lämnad har gjorts för samtliga stadsområden. Inga avvikelser noterades. Åtgärd Mot bakgrund av att inga avvikelser identifierats vare sig under 2013 eller under 2014, förslås inga förändringar. 1 april 2015 Dokument Kontroll av att ärenden, relevanta att jämställdhetsintegrara, som behandlas av kommunstyrelsen, är jämställdhetsintegrerade. Analysen gjordes för andra året i rad. En något större medvetenhet om könsfrågors relevans för beslutsunderlagen kan noteras 2014 i förhållande till 2013, men den generella bilden är att ärendeberedningen är könsblind. Resultatet redovisas i särskild rapport. 1 april 2015 Åtgärd Fler konkreta förslag till åtgärder föreslås, t.ex. Grundläggande utbildning i jämställdhetfrågor riktad till anställda på stadskontoret Riktad utbildning till handläggare i jämställdhetsintegrerade dokument. 2 av 202

3 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Avtalstrohet Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Stickprovskontroll av att dirketupphandling av konferensvistelse gjorts i enlighet med gällande regler. Totalt 30 fakturor som överstiger 20 tkr, redovisade under perioden 1 januari - 31 maj 2014 har granskats. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Kunskapen visade sig generellt vara bristfällig när det gäller kraven på direktupphandling. Åtgärd Informationen på intranätet Komin har förtydligats. För att säkra att informationen når dem den berör kommer stickprovskontroller fortsättningsvis att göras i samband med den dagliga kontrollen av utbetalningar. Beslutattestant meddelas vid brister i verifieringen. Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) 1 april 2015 Verifiering avseende resor Kontroll av att reglerna för verifiering av tjänsteresor följs Stickprovsgranskning har gjorts avseende verifiering av resor genomförda av medarbetare på förvaltningens samtliga avdelningar. För 40 % av resorna redovisades såväl syfte med resan och dagordning/program För 39 % av resornas anges syfte men program/dagordning saknas. För 21 % av resorna sakandes såväl syfte som program/dagordning Åtgärd Det är av skatteskäl viktigt att syfte med resan anges och att syftet verifieras med t.ex. en dagordning eller ett program. Attestberättigande informeras löpande om vikten av resorna verifieras på ett fullständigt sätt. Informationsinsatserna kommer att fortgå under 2015. 1 april 2015 Tjänstecykel-användande Kontroll av nyttjandegrad och kontroll av att cyklarna endast används i tjänsten. Registerkontroll av samtliga cykelbokningar 2013 Intervjuer med två personer Stadskontoret leasar sju cyklar av serviceförvaltningen. Samtliga anställda i förvaltningen liksom kommunalråd och politiska sekreterare på kommunalrådsavdelningen kan fritt använda cyklarna för tjänsteärenden. Dessutom äger välfärdsavdelningen en egen cykel och näringslivsavdelningen leasar tre cyklar. 1 april 2015 3 av 202

4 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) som tjänstgör i receptionen, där nycklar till cyklarna beställs -"enkät" till lilla lokalgruppen om man på avdelningarna tecknat egna avtal om tjänstecyklar. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Användningen varierar över året, den är lägst i juli, och högst under vår och höst. Cyklarna bokas inte längre perioder och det finns inte belägg för att någon använder cyklarna privat. Cyklar är bokade alla arbetsdagar under året, men det är sällan samtliga cyklar är bokade samtidigt. Personalen i receptionen menar ändå att cykelflottan är lagom dimensionerad, åtminstone de varmare månaderna. Cyklarna används i större omfattning än vad som framgår i bokningslistorna, eftersom det är vanligt att cykelbokarna missbedömer hur länge de behöver cyklarna. Det bör också vara lite "luft" i bokningarna eftersom det vanligt att någon av cyklarna är ur bruk för reparationer. Man kan inte låna hjälm när man lånar cykel. Åtgärd Cykelhjälmar, regncaper och reflexvästar har köpts in. Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) Sommarsemester genomförd semesterförläggning 31 mars Kontroll av att förvaltningens chefer gjort semesterplanering, som säkerställer att medarbetarna kan ta ut fyra veckors sammanhängande sommarsemester. Samtliga medarbetare som önskat fyra veckors sammanhängande ledighet har fått det. Ett fåtal medarbetare har lämnat önskemål om att förlägga sin huvudsemester under annan tid på året och fått den beviljad. Fyra medarbetare hade inte registrerat ledighet i samband med kontrollen. De har uppmanades att registrera snarast, vilket de hade gjort vid efterkontroll. 1 april 2015 Åtgärd Kontrollen föranleder inte förslag på åtgärder. 4 av 202

5 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i styrelsen) Flex - egna korrigeringar Samtliga enheter korrigeringslistor för perioderna april och oktober har granskats. Chefer som har medarbetare med fler än 20 korrigeringar/månad har fått underlaget för att göra en rimlighetsbedömning. 2011 konstaterades att förvaltningsgemensamma rutiner runt flexregistrering saknades och att okunskapen om stadskontortets flextidsöverenskommelse var stor. För att höja den grundläggande kunskapen genomfördes under 2012 omfattande utbildningsinsatser i grundläggande arbetstidslag- och semesterlagstiftning samt stadskontorets flextidsöverenskommelse. Vid första kontrollen 2014 fanns det medarbetare som korrigerat sin flex nästan dagligen och sällan registrerat i realtid på hälften av stadskontorets enheter. Resultatet av kontrollen 2014 visar dock en tydlig minskning av antalet obefogade korregeringar jämfört med 2011. Vid den andra kontrollen och efter rimlighetsbedömning av chef hade resultaten ytterligare förbättrats. 1 april 2015 Åtgärd Då resultaten av registeringar i realtid påtagligt förbättrats föreslås inga åtgärder, utöver den information som rutinmässigt ges till nyanställda och förvaltningens chefer. 5 av 202

Internkontrollplan finansförvaltningen 2014 uppföljning av granskning Rutin/system Kontrollmoment Risk Granskningsresultat Kassaverifikationer och Kontroll av att kassafunktionens verifikationer Måttlig Namnteckningsprov saknas i vissa fall för underlag uppfyller de krav som finns för en korrekt beslutsattestanter inom finansförvaltningen. Vid utbetalning av kommunbidrag görs endast en attest, verifikation två krävs enligt attestreglementet. I några fall finns luckor i kassaverifikationernas nummerserie. Enligt kraven på en verifikation ska det framgå vad verifikationen avser. Det finns brister i detta för verifikationer avseende Betalningsanmodan. Internbanken Rutinbeskrivningar Internbanken Behörigheter Kontroll av att tillräckliga rutinbeskrivningar finns Internbanksverksamheten Kontroll att alla affärstransaktioner utförs och dokumenteras i enlighet med upprättade fullmakter enligt attestordning eller andra delegeringar Måttlig Saknas upprättad rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också överensstämmer med redovisningen. En rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas behöver upprättas. Skriftlig rutinbeskrivning avseende upprättande av statistik till SCB bör tas fram i samband med utveckling i QlikView. Avsaknad av rutinbeskrivningar i kassafunktionen påpekades också 2013. Måttlig Attestförteckning behöver ses över p.g.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom Internbanken Affärsdokumentation Internbanken Affärsregistrering Kontroll att alla affärstransaktioner dokumenteras vid transaktionstillfället i en intern avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för transaktionen Kontroll att alla affärstransaktioner registrerats i finanssystemet (Twin) och/eller i affärssystemet (Raindance) Måttlig För samtliga granskade verifikationer finns en intern avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för transaktionen. Måttlig Samtliga granskade verifikationer är korrekt registrerade. Internbanken Organisation Kontroll av affärstransaktioner mellan externa underlag och intern avräkningsnota ska utföras av medarbetare som inte är underställda finanschefen Måttlig Avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" behöver förtydligas vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen. 6 av 202

Rutin/system Kontrollmoment Risk Granskningsresultat Internbanken Avstämning Kontroll att alla mellanhavanden mellan staden och till internbanken anslutna organisationer stämmas av och differenser utredas och klaras upp Måttlig I granskningen uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance bör utredas. Granskningen har inte visat på några större brister i rutinerna inom Finansförvaltningen. Vi bedömer därför, med utgångspunkt från gjord intern kontrollgranskning, att den interna kontrollen inom Finansförvaltningen i allt väsentligt fungerar tillfredställande. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer. Åtgärdsplan 2015 Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till Internbanken - rutinbeskrivningar Upprätta rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också överensstämmer med redovisningen Upprätta rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Upprätta rutinbeskrivningar i kassafunktionen Utses av redovisningschef DR 2, 2015 Redovisningschef Internbanken - behörigheter Se över attestförteckning m.a.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom Internbanken - organisation Förtydliga i avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" i finanspolicyn vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef 7 av 202

Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till Internbanken - avstämning Utred uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef 8 av 202

9 av 202

10 av 202

Uppföljning av intern kontroll 2014 Nämnd: Revisorskollegiet Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Uppföljning av att revisionsplanen genomförs i enlighet med revisorskollegiets beslut Kontroll av blanketten för projektstatus som redovisas för revisorskollegiet minst varje tertial. Projektplaner är beslutade för samtliga fördjupade granskningsprojekt i revisionsplanen för 2014. Projekten är påbörjade och följer upprättade tidsplaner. 141217 Vid kontroll 2014-11-04 noteras vissa mindre brister i uppdatering av projektstatus. Uppföljning av att rutinerna i samband med bokslutsgranskningen följs (att granskningsprogram och huvudarbetspapper fylls i) Uppföljning av att attestreglementet och attestförteckningen följs Uppföljning av att regler och rutiner för intern och extern representation följs Stockholms stad har genomfört extern kvalitetssäkring av 2013 års granskning. Genomgång av styrdokument. Stickprov av fakturor i ekonomisystemet. Kontroll av upplagda attestregler i ekonomisystemet mot beslutad attestförteckning. Stickprov av fakturor konterade på kontona 71000 och 71101. Utan anmärkning. Kontrollerade fakturor utan anmärkning. Orderattest saknas i attestförteckning. Attestförteckningen i attestreglementet är inte uppdaterad sedan 2011. Namnteckningsprov för pappersbaserad attest saknas. Det finns avstämningsdifferenser mellan aktiva attestregler i Raindance och beslutad attestförteckning för 2014. Ersättare är upplagda som ordinarie attestanter. Från vårt urval noterar vi följande: - I ett fall saknas syfte och deltagarförteckning. Organisationstillhörighet för deltagarna saknas i vissa fall. - Vi har hittat exempel på fakturor som konterats som extern representation istället för intern UPPFÖLJN IK-plan_2014(264665)_TMP Sidan 1 av 2 141217 141217 141217 11 av 202

.ghdsgdgsdghf - Momsavdrag för representationsgåva medges inte vid extern representation, avser pensionsavtackning. Ej konterad som gåva. Uppföljning för att säkerställa att rutinen för upprättande av reseräkningar följs Stickprov av reseräkningar Vi noterar att program bör bifogas för reseräkningarna avseende konferenser eftersom arbetsgivaren har en uppgiftsskyldighet enligt skattelagstiftningen. Detta har saknats i vissa fall. I övrigt utan anmärkning. 141217 Uppföljning för att säkerställa att rutinen för hantering av privata mobilsamtal följs Stickprov av fakturor i ekonomisystemet Matchning mot avdrag på lön i personalsystemet Vi konstaterar att i vissa fall saknas anteckning i Raindance om privata telefonsamtal, trots att avdrag gjorts på lön. 141217 Uppföljning för att säkerställa att rutinen för kontroll av utbetalda löner från HR-systemet och bokförda löneposter i ekonomisystemet följs Matchning mellan löneunderlagsfil från HR Service mot utbetalda löner i personalsystemet. Stickprov av attesterad löneverifikation. Vi noterar att systemupplägget för abonnemangen i Raindance inte stämmer med rutinen och bör ses över. Utbetalda månadslöner stämmer med underlagsfil från HR Service. Verifikationen i vårt stickprov är attesterad i sin helhet, men enligt rutinen ska varje kontrollerad post signeras, vilket inte är gjort. 141217 UPPFÖLJN IK-plan_2014(264665)_TMP Sidan 2 av 2 12 av 202

13 av 202

14 av 202

15 av 202

Uppföljning av intern kontroll 2014 Årsrapport Överförmyndarnämnden Upprättad Datum: Version: Förvaltning: 2015-02-10 1.0 Sociala resursförvaltningen 16 av 202

Uppföljning av intern kontroll 2014 Årsrapport Bakgrund Överförmyndarnämnden fastställde vid sammanträde den 11 februari 2014 plan för intern kontroll i Överförmyndarförvaltningen. Uppföljning av 2014 års arbete med intern kontroll sker genom rapporter till överförmyndarnämnden i samband med DR1, DR2 samt Årsanalys 2014. Mål och inriktning Det interna kontrollarbetet inom Sociala resursförvaltningen utgår från en helhetssyn på styrning, verksamhetsuppföljning och intern kontroll. Kontrollarbetet ska vara genomtänkt och de övergripande målen är: Skapa en god kontrollmiljö, det vill säga en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Sociala resursförvaltningen strävar efter att granskarna i samband med kontrollarbetet ska vara så fristående som möjligt från det granskade området. I vissa fall utförs kontrollen av två granskare varav en inte kommer från det granskade verksamhetsområdet. Tidigare redovisade kontrollområden, delrapport 1 och 2 Den interna kontrollplanen för 2014 omfattar fem kontrollområden. Av dessa rapporterades fyra vid DR1 och DR2 till nämnden. Kontrollområden redovisade för överförmyndarnämnden vid delrapport 1, 2014-05-21 Särskilt kontrollområde 1 Fördjupad granskning Säkerställa att samtliga årsräkningar som enligt granskningsrutin har ålagts att granskas fördjupat har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om ej särskilda skäl för annat framkommit. Närmast ansvarig Ansökningshandläggare (ej egna arbetsområdet Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll två gånger under 2014 av femton slumpmässigt utvalda ärenden att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om inte särskilda skäl för annat framkommit. Rapporteras till Avdelningschef 2 Överförmyndarnämnden Årsrapport 17 av 202

INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om inte särskilda skäl för annat framkommit. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för normal och fördjupad granskning inklusive checklistor ingår i processbeskrivning årsräkning som finns på Komin. Framtagande av processbeskrivning årsräkning har ingått som en del i avdelningens Lean-projekt och implementerades den 18 december 2013. 2. Resultat av kontrollmomenten Vid granskningen kontrollerades 16 ärenden. Fördjupad granskning hade gjorts i alla utom ett ärende där yttrande från huvudman och tredje person inte inhämtats. I detta ärende fanns dock särskilda skäl att frångå rutinen eftersom byte av ställföreträdare hade skett. Detta utgör alltså inte någon avvikelse. Granskning av årsräkningarna hade gjorts i enlighet med checklista för fördjupad granskning årsräkning - vilken bifogats - i samtliga ärenden. I två fall hade checklistan inte signerats av handläggare, vilket utgör en mindre avvikelse. Granskning av redogörelserna hade skett i enlighet med checklista för detta och yttrande från huvudman och/eller tredje person hade inhämtats i samtliga fall. Dock hade checklistan i flertalet fall inte bifogats. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar klart bättre än föregående då ett stort antal avvikelser påvisades. De kontroller som ingår i den fördjupade granskningen av både årsräkning och redogörelse har genomförts. Att checklista för fördjupad granskning redogörelse inte bifogats måste anses vara endast en mindre avvikelse. Förslag till åtgärder Påminnelse om att checklistan för fördjupad granskning redogörelse ska bifogas kommer att göras på handläggarträff för granskande handläggare. Särskilt kontrollområde 2 Bevakningar Säkerställa att bevakningsfunktionen används i enlighet med fastställda rutiner för detta och att allvarliga avvikelser, som skulle kunna leda till rättsförlust för den enskilde, därmed undviks Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll av samtliga bevakningar två gånger under 2014. Närmast ansvarig Avdelningschef Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Manuell genomgång av samtliga "utgångna" bevakningar i ärendehanteringssystemet Wärna. 3 Överförmyndarnämnden Årsrapport 18 av 202

Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? "Rutinbeskrivning bevakningar" är utdelad till samtliga medarbetare samt finns tillgänglig under gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Enligt rutinen ska alla bevakningar registreras i Wärna och varje medarbetare ska kontrollera/följa upp sina bevakningar vid behov och alltid minst en gång i veckan. 2. Resultat av kontrollmomenten Antalet bevakningar uppgick till 354 stycken den 11 mars 2014. Antalet bevakningar hade ökat jämfört med december 2013 då de uppgick till 234 stycken. Ökningen beror till största del på att bevakningarna för mars månad 2014 inkluderar drygt 100 stycken bevakningar avseende årsräkningar som skulle ges in senast den 1 mars 2014. Vid genomgången av de 354 bevakningarna har framkommit att flertalet avser ärenden där försening inte kan anses ha någon avgörande betydelse eller medför risk för någon rättsförlust för den enskilde. Av bevakningarna avser 34 st allvarligare avvikelser där försening skulle kunna medföra rättsförlust för den enskilde. Det gäller dels redovisningshandlingar som inte inkommit i tid och där anmodan vid vitesföreläggande skulle ha skickats alternativt skulle ärendet ha tagits upp till nämnden för vitesföreläggande, dels ärenden där handläggningen av exempelvis ansökan om tillstånd till olika förvaltningsåtgärder har tagit alltför lång tid. Antalet allvarligare avvikelser hade ökat jämfört med december 2013 då de uppgick till 12 stycken. Förklaringen till ökningen bedöms vara att början av mars då bevakningslistan togs fram är den tid på året då arbetsbelastningen är som allra högst på avdelningen. Detta eftersom alla ca 2 700 årsräkningar ska ges in senast den 1 mars varje år och anmodan och vitesföreläggande avseende de som inte inkommer ska handläggas. Samtidigt har avdelningen arbetat intensivt med det pågående Lean-projektet. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande. Förslag till åtgärder Genomgång av och diskussion kring rutinen avseende bevakningar ska göras på nytt på arbetsplatsträff i april 2014. Månatlig genomgång av samtliga bevakningar ska även fortsättningsvis göras. Den genomgång av restlistor avseende förteckningar och sluträkningar som påbörjades hösten 2013 har nu slutförts och from mars månad görs månatlig utskrift och genomgång av dessa restlistor. Särskilt kontrollområde 3 Arkivrutiner Säkerställa att handhavanderutinen följs på så sätt att det finns namnsticka i de hängmappar som saknar akt samt att det inte finns mer än cirka tio akter i medarbetarnas respektive aktskåp/hylla. Närmast ansvarig Avdelningschef Kontrollen föreslås utföras genom Stickprovsvis kontroll i lådorna för aktiva ärenden samt kontroll i samtliga medarbetarnas arkivskåp/ hyllor två gånger under 2014. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Genomgång av samtliga hängmappar i översta lådan i varje aktskåp avseende aktiva ärenden samt genomgång av samtliga medarbetares aktvagnar. 4 Överförmyndarnämnden Årsrapport 19 av 202

Resultat av granskningen 4. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutinbeskrivning finns under gemensam mapp i dator -handhavanderutin för akthantering i arkivet. 5. Resultat av kontrollmomenten Kontroll namnsticka: Totalt 70 hängmappar kontrollerades. Det fanns namnsticka i 35 hängmappar och saknades namnsticka i 35 hängmappar. En avvikelse om 50 % kunde alltså konstateras. Kontroll antal akter i aktvagnar: Samtliga totalt 15 aktvagnar kontrollerades. Avvikelse i form av fler än 10 akter påvisades endast i ett fall. 6. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar inte tillfredsställande vad gäller namnstickor i tomma hängmappar. Rutinen fungerar dock i allt väsentligt när det gäller antal akter i aktvagnarna. Förslag till åtgärder Handhavanderutinen kommer att gås igenom på nytt på APT den 16 april 2014. Alla medarbetare ska kontrollera att det finns/sätta namnstickor i alla hängmappar till de akter som respektive handläggare har i sin aktvagn. Särskilt kontrollområde 4 Hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare Säkerställa att det finns en gemensam process för hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare samt att rutinen följs. Närmast ansvarig Ansökningshandläggare (ej egna arbetsområdet Kontrollen föreslås utföras genom till Rapporteras Kontroll att process för hantering Avdelningschef av klagomål gentemot ställföreträdare är framtagen i samband med DR 1 2014. Därutöver stickprovsvis kontroll en gång under 2014 i samband med DR 2 av tio ärenden i vilka det framförts klagomål INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av APT-protokoll att beslut om antagande av rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare fattats. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare har framtagits och beslutades på APT 2014-03-19. Det återstår dock visst arbete - vissa korrigeringar samt att lägga in mallar i ärendehanteringssystemet Wärna - innan rutinen kan börja tillämpas fullt ut. 2. Resultat av kontrollmomenten Ingen avvikelse eftersom rutin har framtagits. Dock återstår visst arbete. 3. Fungerar rutinen? Kontroll av att rutinen följs ska enligt internkontrollplan göras i samband med DR2. 5 Överförmyndarnämnden Årsrapport 20 av 202

Förslag till åtgärder Uppföljning av korrigeringar och mallar kommer att göras på APT den 16 april 2014. Kontrollområden redovisade för överförmyndarnämnden vid delrapport 2, 2014-09-23 Särskilt kontrollområde 1 Fördjupad granskning Säkerställa att samtliga årsräkningar som enligt granskningsrutin har ålagts att granskas fördjupat har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om ej särskilda skäl för annat framkommit. Närmast ansvarig Ansökningshandläggare (ej egna arbetsområdet Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll två gånger under 2014 av femton slumpmässigt utvalda ärenden att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskas fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning, om inte särskilda skäl för annat framkommit. Rapporteras till Avdelningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att årsräkning som enligt granskningsrutin ska granskats fördjupat också har granskats i enlighet med checklista för fördjupad granskning om inte särskilda skäl för annat framkommit samt att redogörelse för uppdrag också granskats i enlighet med checklista. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för normal och fördjupad granskning inklusive checklistor ingår i processbeskrivning årsräkning som finns på Komin. Framtagande av processbeskrivning årsräkning har ingått som en del i avdelningens Lean-projekt och implementerades den 18 december 2013. 2. Resultat av kontrollmomenten Vid granskningen kontrollerades 15 ärenden. Granskning av årsräkningarna har gjorts i enlighet med checklista för fördjupad granskning årsräkning - vilken bifogats i samtliga ärenden. I tre fall hade checklistan inte signerats av handläggare, vilket utgör en mindre avvikelse. Granskning av redogörelserna hade skett i enlighet med checklista för detta. Dock saknas separat tjänsteanteckning om yttrande från huvudman och/eller tredje person i fem av ärendena och checklistan för redogörelse är i flertalet fall inte bifogad. Beslut om arvode har tagits i tre ärenden utan att de är färdiggranskade. I flertalet ärenden kan inte utläsas om ställföreträdaren är kontrollerad i KFM:s register eller ej. I något fall har denna kontroll inte gjorts. 3. Fungerar rutinen? Rutinen för granskning av årsräkningar fungerar inte tillfredsställande. Checklista för fördjupad granskning årsräkning är bifogad i samtliga fall. Dock är checklista för fördjupad granskning redogörelse i flertalet fall inte bifogad. Förslag till åtgärder Som åtgärder med anledning av avvikelserna föreslås att rutinen på nytt gås igenom med samtliga granskande handläggare för vad som gäller för checklista redogörelse som ofta saknas i akten. Vidare att en genomgång görs avseende inhämtande av yttrande från huvudman och tredje person och att kontrollfrågor ställs om ekonomin. Som åtgärd föreslås även förändring av checklista på så sätt att det 6 Överförmyndarnämnden Årsrapport 21 av 202

ska framgå när kontroll av ställföreträdaren är gjord i KFM:s register. Vidare att det förs en gemensam diskussion om hur rutiner följs på denna arbetsplats på ett APT. Särskilt kontrollområde 2 Bevakningar Säkerställa att bevakningsfunktionen används i enlighet med fastställda rutiner för detta och att allvarliga avvikelser, som skulle kunna leda till rättsförlust för den enskilde, därmed undviks Kontrollen föreslås utföras genom Kontroll av samtliga bevakningar två gånger under 2014. Närmast ansvarig Avdelningschef Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Manuell genomgång av samtliga "utgångna" bevakningar i ärendehanteringssystemet Wärna. Resultat av granskningen 4. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? "Rutinbeskrivning bevakningar" är utdelad till samtliga medarbetare samt finns tillgänglig under gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Enligt rutinen ska alla bevakningar registreras i Wärna och varje medarbetare ska kontrollera/följa upp sina bevakningar vid behov och alltid minst en gång i veckan. 5. Resultat av kontrollmomenten Antalet bevakningar uppgick till 224 stycken den 4 juni 2014. Antalet bevakningar hade minskat jämfört med uppföljningen den 11 mars 2014 i samband med delårsrapport, då antalet bevakningar uppgick till 354 stycken. Vid genomgången av de 224 bevakningarna har framkommit att flertalet avser ärenden där tidsutdräkten inte kan anses ha någon avgörande betydelse eller medför risk för någon rättsförlust för den enskilde. Av bevakningarna avser 22 st allvarligare avvikelser där tidsutdräkten eventuellt skulle kunna medföra rättsförlust för den enskilde. Det gäller dels några fall av redovisningshandlingar som inte inkommit i tid och där anmodan vid vitesföreläggande skulle ha skickats alternativt skulle ärendet ha tagits upp till nämnden för vitesföreläggande, dels ärenden där handläggningen av exempelvis ansökan om tillstånd till olika förvaltningsåtgärder har tagit alltför lång tid. Antalet allvarligare avvikelser hade minskat jämfört med mars 2014 då de uppgick till 34 stycken, men är fortfarande högre än i december 2013 då de uppgick till 12 stycken. 6. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande. Förslag till åtgärder Resultatet av uppföljningen och genomgång av bevakningsrutinen ska göras på nytt på arbetsplatsträff den 18 juni 2014. Vid samma APT ska gruppens gemensamma åtagande "på den här arbetsplatsen följer vi rutiner" samt frågan om prioritering av bevakningar diskuteras i grupper. Månatlig genomgång av samtliga bevakningar ska även fortsättningsvis göras. Vad gäller restlistor avseende förteckningar och sluträkningar görs sedan mars 2014 månatlig utskrift och genomgång av dessa restlistor. 7 Överförmyndarnämnden Årsrapport 22 av 202

Särskilt kontrollområde 3 Arkivrutiner Säkerställa att handhavanderutinen följs på så sätt att det finns namnsticka i de hängmappar som saknar akt samt att det inte finns mer än cirka tio akter i medarbetarnas respektive aktskåp/hylla. Närmast ansvarig Avdelningschef Kontrollen föreslås utföras genom Stickprovsvis kontroll i lådorna för aktiva ärenden samt kontroll i samtliga medarbetarnas arkivskåp/ hyllor två gånger under 2014. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Genomgång av samtliga hängmappar i översta lådan i varje aktskåp avseende aktiva ärenden samt genomgång av samtliga medarbetares aktvagnar. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutinbeskrivning finns under gemensam mapp i dator - handhavanderutin för akthantering i arkivet. 2. Resultat av kontrollmomenten Kontroll namnsticka: Totalt 60 hängmappar kontrollerades. Det fanns namnsticka i 33 hängmappar och saknades namnsticka i 27 hängmappar. En avvikelse om 45 % kunde alltså konstateras. Kontroll antal akter i aktvagnar: Samtliga totalt 15 aktvagnar kontrollerades. Avvikelse i form av fler än 10 akter påvisades endast i ett fall. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar fortfarande inte tillfredsställande vad gäller namnstickor i tomma hängmappar. Rutinen fungerar dock i allt väsentligt när det gäller antal akter i aktvagnarna. Förslag till åtgärder Lista med de ärenden som saknar namnsticka ska delas ut till samtliga medarbeter för åtgärd/nedstoppning av namnsticka. Resultatet av uppföljningen samt genomgång av handhavanderutinen kommer att tas upp på APT den 18 juni 2014. Vid samma APT ska gruppens gemensamma åtagande " på den här arbetsplatsen följer vi rutiner" diskuteras i grupper. Särskilt kontrollområde 4 Hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare Säkerställa att det finns en gemensam process för hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare samt att rutinen följs. Närmast ansvarig Ansökningshandläggare (ej egna arbetsområdet Kontrollen föreslås utföras genom till Rapporteras Kontroll att process för hantering Avdelningschef av klagomål gentemot ställföreträdare är framtagen i samband med DR 1 2014. Därutöver stickprovsvis kontroll en gång under 2014 i samband med DR 2 av tio ärenden i vilka det framförts klagomål 8 Överförmyndarnämnden Årsrapport 23 av 202

INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Stickprovsvis kontroll av tio ärenden i vilka det framförts klagomål. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för hantering av klagomål gentemot ställföreträdare har framtagits och beslutades på APT 2014-03-19. Det har dock återstått visst arbete - vissa korrigeringar samt att lägga in mallar i ärendehanteringssystemet Wärna. Rutinen kan börja tillämpas först efter förnyad genomgång på APT den 18 juni 2014. 2. Resultat av kontrollmomenten Kontroll har inte kunnat genomföras eftersom rutinen ännu inte börjat tillämpas. 3. Fungerar rutinen? Se ovan. Förslag till åtgärder Uppföljning föreslås i stället att göras i samband med årsanalys 2014. Uppföljning kontrollområden, årsrapport Av den interna kontrollplanens fem kontrollområden är det två kontrollområden som följs upp i samband med årsanalysen, dels förvaltarskapsprövning och dels klagomålshantering eftersom den inte kunde följas upp vid DR2. Särskilt kontrollområde 5 Förvaltarskapsprövning Säkerställa att tillräckligt underlag, utvisande varför godmanskap inte är tillräckligt/ varför förvaltarskap är nödvändigt, finns för beslut om omprövning av förvaltarskap. Närmast ansvarig Avdelningschef Kontrollen föreslås utföras genom Stickprovsvis kontroll en gång under 2014 av femton ärenden. Rapporteras till Förvaltningschef INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden, att tillräckligt underlag - utvisande varför godmanskap inte är tillräckligt/varför förvaltarskap är nödvändigt - finns för beslut om omprövning av förvaltarskap. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin omprövning av förvaltarskap finns tillgänglig under gemensam mapp i dator - rutinbeskrivningar. Rutinen har tagits upp med granskande handläggare i samband med utskick av underlag för förvaltarskapsprövning. 2. Resultat av kontrollmomenten Femton ärenden kontrollerades. Tillräckligt underlag fanns i 13 ärenden. I två ärenden påvisades avvikelse. I dessa båda ärenden stod helt klart att den enskilde behöver hjälp att hantera sin ekonomi, 9 Överförmyndarnämnden Årsrapport 24 av 202

men det framkom inte med tillräcklig tydlighet varför godmanskap inte är tillräckligt/varför förvaltarskap är nödvändigt. 3. Fungerar rutinen? Rutinen fungerar inte helt. Förslag till åtgärder Rutinen för omprövning av förvaltarskap kommer att gås igenom på arbetsplatsträff den 28 januari 2015. Särskilt kontrollområde 4 Hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare Säkerställa att det finns en gemensam process för hantering och handläggning av klagomål på ställföreträdare samt att rutinen följs. Närmast ansvarig Ansökningshandläggare (ej egna arbetsområdet Kontrollen föreslås utföras genom till Rapporteras Kontroll att process för hantering Avdelningschef av klagomål gentemot ställföreträdare är framtagen i samband med DR 1 2014. Därutöver stickprovsvis kontroll en gång under 2014 i samband med DR 2 av tio ärenden i vilka det framförts klagomål INTERNGRANSKNINGSRAPPORT Metodbeskrivning Kontroll av slumpmässigt utvalda ärenden där klagomål på ställföreträdare inkommit och att de blivit hanterade i enlighet med den rutin som finns för klagomålshantering - enskilt ärende om inte särskilda skäl för annat framkommit i ärendet. Resultat av granskningen 1. Finns rutinbeskrivning för granskat område/rutin/system? Rutin för klagomålshantering - enskilt ärende finns sparad i mapp för rutinbeskrivningar under gemensamma mappen. Samtliga anställda har tillgång till rutinen. 2. Resultat av kontrollmomenten Vid granskningen kontrollerades 10 ärenden. Sju ärenden avser skriftligt klagomål och i tre ärenden är det muntliga klagomål som framförts i telefon. Beslut om avskrivning av klagomål har tagits i fyra av ärendena utan att behörig klagande tagit del av STF:s yttrande. I ett ärende borde ytterligare utredning gjorts om klagomålet avsåg byte av ställföreträdare eller ej. I ett ärende framställdes en formell begäran om byte av STF vilken skulle tagits upp på nämnden. Detta åtgärdades, dock avled huvudmannen innan ärendet togs upp i nämnden. I ett ärende borde ytterligare utredning gjorts och kontakt tagits med klagandes nätverk. I åtta granskade ärenden har skriftligt besked om att ärendet inte föranleder fortsatt åtgärd (avskrivning) skickats till klagande. Två av ärendena är för närvarande under utredning. 3. Fungerar rutinen? Rutinen för klagomålshantering - enskilt ärende fungerar inte helt tillfredsställande. Beslut om avskrivning av inkommet klagomål tagits i fyra ärenden utan att behörig klagande tagit del av SFT:s yttrande. 10 Överförmyndarnämnden Årsrapport 25 av 202

Förslag till åtgärder Som åtgärd med anledning av avvikelserna föreslås att rutinen för klagomålshantering - enskilt ärende på nytt gås igenom med samtliga anställda vid ett APT den 11 februari 2015. Vidare att en genomgång görs avseende behörig klagandes möjlighet att yttra sig över SFT:s yttrande. 11 Överförmyndarnämnden Årsrapport 26 av 202

Malmö stad Serviceförvaltningen STYRDOKUMENT Dokumentets rubrik (samma som textrubrik) Intern kontroll, uppföljning 2014 samt plan 2015 Datum för utskrift 2015-02-05 Organisation (övergrip./ affärsomr./ enhet) Serviceförvaltningen Dokumentägare, beslutad av (roll) Datum för beslut Typ av styrdokument (rutin, riktlinjer, m.m.) Rapport Framtagen av Marie Viremo Versionsnummer Följs upp (datum) Revideras (datum) Reviderad av Senaste revidering Intern kontroll Serviceförvaltningen Uppföljning 2014 samt plan 2015 27 av 202

2 (6) Inledning Kommunfullmäktige beslutade 2000-09-28 om Reglemente för intern kontroll att gälla från och med 2001-01-01. Syftet är att säkerställa att nämnden, som har det yttersta ansvaret för att säkerställa att det finns en god intern kontroll, upprättar en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas för denna. ANSVAR Enligt reglementet skall nämnden varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Servicenämndens verksamheter upprättar en gemensam plan för intern kontroll samt ansvarar för rapportering, uppföljning och utvärdering av denna. Ansvarig för framtagande av metoder för kontrollerna är ekonomifunktionen. Granskning genomförs av utsedd person på annat verksamhetsområde än det egna. Förvaltningschefen ska sedan rapportera till nämnden huruvida kontroll genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll samt redogöra för resultatet av genomförda kontroller. Resultaten rapporteras löpande till nämnden (ett par gånger om året). Servicenämnden fattar beslut om rapport från föregående års internkontroller samt beslutar om årets internkontrollplan senast i februari månad. Nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. ARBETSGÅNG VID INTERNKONTROLL-GRANSKNING Efter genomförd granskning ska eventuellt konstaterade fel och brister leda till åtgärdsförslag från den som utfört granskningar. Granskare ska efter genomförda kontroller rapportera resultatet till granskad verksamhet, respektive chef för affärsområde/stabsavdelning samt förvaltningschef. Chef för affärsområde/stabsavdelning beslutar om uppföljande åtgärder i tillämpliga fall. FÖRVALTNINGSCHEFENS RAPPORTERING För serviceförvaltningen har intern kontroll genomförts i enlighet med antagen plan. Av 2014 års planerade granskningar har 10 stycken genomförts, vilket följer planen, se sammanställning sist i rapporten. Två granskningspunkter som enbart berör JobbMalmö (nr 7 Metodhandbok och nr 12 Förbättrad 28 av 202

3 (6) uppföljning JobbMalmö) har överförts till nuvarande Arbetsmarknads-, Gymnasie- & vuxenutbildningsförvaltningen i samband med byte av organisatorisk tillhörighet för JobbMalmö. Därmed uppgår antalet planerade granskningspunkter för serviceförvaltningen till 10 stycken istället för ursprungliga 12. Följande kontroller redovisades och godkändes av servicenämnden i en första delrapportering den 27 maj 2014: Bensinkort Rutiner vid hot och våld Investeringsprojekt tilläggsbeställningar Behörighet/beslutsattest i Raindance Följande kontroller redovisades och godkändes av servicenämnden i en andra delrapportering den 23 september 2014: Kalkylering/utlämnande av offert Upphandling - avtalstrohet och upphandling - avtalsbevakning Resultat av 2014 års resterande granskningar Från 2014 års interkontrollplan återstår punkterna Offentlighet och sekretess Representation Mutor förebyggande arbete Rapportering av sjukfrånvaro/tillfällig föräldrapenning/tjänstledighet. Samtliga affärsområden har omfattats av dessa fyra sista granskningar. Intervjuer av slumpvis utvalda medarbetare visade att kännedom om sekretess och därtill relaterad hantering är mycket god. När det gäller kunskapen om offentlighet och praktiska rutiner kring diarieföring finns möjlighet till förbättring. Granskning av fakturor avseende representation visade generellt god överensstämmelse med regelverk och rutiner. Sedan 2013 års granskning märks en förbättring när det gäller att anteckna syfte och deltagare. Däremot förekommer det att vissa deltagare själva har beslutsattesterat när de också deltagit i aktiviteten, vilket inte är tillåtet. Förebyggande arbete omkring tagande och givande av mutor pågår i förvaltningen sedan lång tid tillbaka. Förvaltningens rutin och riktlinjer avseende tagande och givande av muta har under året kompletterats med riktlinjer för jäv och andra intressekonflikter. Rutin och riktlinjer finns 29 av 202

4 (6) tillgängliga för alla medarbetare på Komin och revideras en gång per år med anpassning till gällande lagstiftning och rekommendationer. En viktig referens är skriften Om mutor och jäv - vägledning för anställda i kommuner, landsting och regioner som tagits fram av Finansdepartementet tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting. Förvaltningens rutin och riktlinjer ska gås igenom på arbetsplatsträffar och årligen ska samtliga medarbetare skriva under att man tagit del av rutin och riktlinjer både avseende mutor och avseende jäv. HR-avdelningen genomför internkontroll genom stickprov med uppföljande frågor. Frågeenkäten visade att de som svarade har kännedom om riktlinjerna och dess innehåll. Utöver frågeenkäten genomfördes stickprover för att verifiera insamlade påskrifter, dessa var fullständiga. Granskning av rutiner för självservice i HRut avseende sjukfrånvaro, tillfällig föräldrapenning och tjänstledighet har visat att chefer har olika tillvägagångssätt för uppföljning av medarbetares frånvaro. Överensstämmelsen är inte fullkomlig och i 6% av fallen har chefen noterat frånvaro men ingen rapportering är gjord i HRut vilket innebär att felaktig löneutbetalning har skett. Detta är en försämring sedan föregående års granskning trots att information och verktyg till cheferna gjorts tillgängliga genom gemensamma insatser av HR- och ekonomifunktionerna på central och lokal nivå. INBYGGDA KONTROLLER På ett mer övergripande plan hanteras risker inom ekonomi- och personalområdena genom upprättade och dokumenterade rutiner och manualer. På ekonomiområdet upprättas varje månad ett månadsbokslut för varje verksamhet och totalt för förvaltningen och analyser som leder till prognoser för hela året. Alla investeringsprojekt skall beredas och presenteras i utvecklings- och investeringsrådet och få klartecken där innan projekten kan inledas. Inom ekonomiarbetet arbetar Malmö stad och serviceförvaltningens redovisningsavdelning med att bygga in kontroller i det dagliga arbetet. Exempel på detta kan vara att fakturor måste attesteras av två personer och att utbetalningslistan granskas varje dag av redovisningsavdelningen. Denna granskning innebär kontroll av fakturor med väsentligt belopp, utbetalningar till privatpersoner samt representation. Inläsning av återredovisningen av leverantörsutbetalningar och inbetalningsfiler sker automatiskt och stäms sedan av mot olika bankgirokonton. I serviceförvaltningens organisation finns en interncontroller/risk manager som sedan några år tillbaka arbetar på heltid med samordning av intern kontroll och riskhantering i förvaltningen. 30 av 202

5 (6) Serviceförvaltningen arbetar löpande under året med uppdateringar av upprättade riskbedömningar inom de olika verksamhetsområdena. Genom att följa status på riskerna kan åtgärder sättas in för att mildra effekten av oönskade händelser som negativt kan påverka verksamheten, ekonomin och förtroendet. Befintliga verktyg för riskanalysarbete genomgår en utvecklingsprocess inom ramen för ett kommunövergripande projekt där ett gemensant metodstöd för intern kontroll tas fram. Serviceförvaltningens interncontroller har varit mycket aktiv och drivande i detta projekt. Arbete både i huvudprojektgrupp och olika arbetsgrupper har intensifierats under 2014 och bland annat har ett nätverk för internkontroll-samordnare i Malmö stads förvaltningar startats. VAL AV GRANSKNINGSOMRÅDEN TILL 2015 ÅRS INTERKONTROLLPLAN Kommunstyrelsen har inte beslutat om några kommungemensamma granskningsområden för 2015. Samtliga affärsområden och stabsavdelningar i serviceförvaltningen har gjort riskbedömningar enligt en gemensam metodik och mall. Riskanalyserna som ligger till grund för förslag till granskningspunkter i 2015 års internkontrollplan bifogas. Förutom riskanalyserna har hänsyn även tagits till resultat från tidigare års granskningar. Nedan följer de granskningsområden som nämnden har valt att ta med i sin internkontrollplan för 2015. 1. Efterkalkyler - rutiner för erfarenhetsåterföring och analys granskas för att säkerställa ständigt lärande i projekt inom affärsområde stadsfastigheter. 2. Varmhållning - för att bibehålla smak, näring och kvalitet på maten som tillagas av skolrestauranger krävs rutiner för varmhållning vilka nu granskas. 3. Reseräkningar - granskning som upprepas på grund av tidigare identifierade brister. 4. Delegation och verkställighet - granskning för att säkerställa följsamhet till delegationsordning såväl som till utvalda interna riktlinjer. 5. Arkivregler - följsamhet till Malmö stads Arkivhandbok granskas för att säkerställa att vi tillgodoser allmänhetens lagstadgade rätt att ta del av allmänna handlingar. 31 av 202