Hur kan man förbättra klinikinformationen

EXAMENSARBETE 2017-05-21 Helena Fagerström Medicinsk Sekreterare 400 YH-poäng Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? Psykiatriska kliniken MSE 21 maj 2017

Sammanfattning Det har varit ett givande och intressant arbete att ta fram hur man kan förbättra informationen till AT-läkarna på Psykiatriska kliniken. Undersökningen har lett fram till några förslag på förbättringar men mest har den visat på vad som behöver förbättras. Genom att använda mig av kvalitativa metoder såsom intervjuer och enkäter har det tydligt framkommit att det finns delar inom tvångsvården som det behövs mer fokus på under introduktionen. Både sekreterare och AT-läkare visade sig vara ganska överens om vilka delar det är. På vilket sätt man ska förbättra informationen var dock svårare att få fram, det kommer att krävas en uppföljning för att hitta ett bättre sätt än det befintliga med introduktionsmöte och informationshäfte. Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna?

Innehållsförteckning BAKGRUND... 1 PROBLEMFORMULERING... 1 MÅL/ÖNSKAT LÄGE... 2 METOD... 2 URVAL... 3 RESULTAT... 4 ENKÄTEN... 4 SLUTSATSER/FÖRSLAG... 7 HUR FÖRBÄTTRAR VI INFORMATIONEN?... 8 FÖRSLAG... 8 IMPLEMENTERING... 9 UPPFÖLJNING... 9 REFERENSLISTA... 10 ELEKTRONISKA KÄLLOR... 10 BILAGOR... 10 Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna?

Bakgrund Psykiatriska kliniken i Eskilstuna är en stor klinik med cirka 350 anställda med flera olika yrkeskategorier såsom läkare, sjuksköterskor, skötare, sekreterare och psykologer. Kliniken är spridd på flera olika enheter och är uppdelade efter verksamhet. De har öppenvård på Eskilstunamottagningen, Psykosmottagningen, Strängnäsmottagningen och Beroendecentrum, dessutom finns det tre slutenvårdsavdelningar på Mälarsjukhuset. Både under min LIA-praktik 1 och under mitt sommarjobb inom slutenvården fick jag höra vid ett flertal tillfällen att journalföringen inte alltid fungerar så bra när det kommer en ny grupp med AT-läkare 2. Problemet är när AT-läkarna till exempel missar att skriva i beslutsjournalen när en patient ligger inne för LPT 3, då förekommer en del paragrafer som är viktiga att följa och som måste dokumenteras enligt lag. Bland annat 6 Kvarhållningsbeslut, som måste tas inom 24 timmar eller 4 Vårdintygsbedömning. Om inte åtgärderna och tidpunkt för dessa finns dokumenterade i journalen kan det få allvarliga följder. Det kan innebära att man måste släppa hem en patient som kanske är en fara både för sig själv eller andra. AT-läkarna har ett introduktionsmöte på sin första dag på Psykiatriska kliniken där sekreterarna förklarar vad som är viktigt att tänka på när det gäller slutenvården. Trots det upplever sekreterarna att AT-läkarna missar vissa av klinikens anvisningar under den första månaden på kliniken men att det sedan blir bättre. Jag frågade därför om de ville att jag skulle göra ett examensarbete på det här, vilket de tyckte var en bra idé. Problemformulering Jag har valt att fokusera på hur man kan förbättra informationen till AT-läkarna på introduktionsmötet genom att försöka få fram hur de uppfattar den information de fick. Vad tycker de ska vara tydligare? Vad har de haft svårt med? Jag har i första hand koncentrerat mig på information gällande tvångsvård då det är så viktigt. Jag har inte undersökt hur de tar till sig informationen om hur journalsystemet fungerar eller hur de lägger in olika uppgifter i NCS Cross 4. Jag har försökt ringa in det som AT-läkarna tycker är svårt och det som sekreterarna upplever att det missas på. Genom detta hoppas jag att få fram hur man ska kunna angripa problemet och försöka skapa en information som leder till att AT-läkarna gör rätt från början. 1 Lärande i arbete 2 Läkare i allmäntjänstgöring 3 Lagen om psykiatrisk tvångsvård 4 Landstinget Sörmlands journalföringssystem Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 1

Mål/önskat läge Målet är att ge information på ett sätt som är lätt ta till sig och att förstå redan på introduktionen gällande tvångsvården. Det bör också finnas bra sätt att leta information på som gör att man snabbt kan hitta den när den behövs. Anna-Clara Sterne 5 och Erik Brolin 6 är väldigt positiva och tycker att det är bra om informationen kan förbättras och är intresserade av att utveckla den. Det har även tagits emot väl av de andra sekreterarna och AT-läkarna vilket gör att mitt mål är accepterat och de anser också att mitt mål är realistiskt att göra. Mitt arbete är tyvärr inte mätbart på ett statistiskt sätt utan mer på det känslomässiga planet. Anledningen till det är att jag hade behövt en längre undersökningsperiod för att säkerställa att det verkligen blir bättre. Metod Jag har valt att använda mig av kvalitativa metoder i form av intervjuer och enkäter samt att vara med på ett introduktionsmöte. Jag inledde mitt arbete med att vara med på det introduktionsmöte 7 som sekreterarna håller för de nya AT-läkarna, för att bilda mig en uppfattning om vad de får för information och hur den ges. Jag noterade då att få av AT-läkarna gjorde några egna anteckningar under mötet men att de fick informationshäften 8 med den viktigaste informationen skriftligt. Jag frågade sekreterarna om det här mötet var representativt för hur det brukar vara och fick veta att just denna grupp frågade ovanligt lite. I tidigare grupper har de frågat mycket mera och har varit mer engagerade. Det här innebär att mitt arbete med att undersöka hur de har uppfattat informationen kanske kommer att skilja sig en del från hur tidigare grupper har uppfattat den. Med sekreterarna valde jag att göra en gruppintervju på grund av tidsbrist från deras sida. Detta för att få direkta svar på mina frågor och att vi skulle ha möjlighet att ställa följdfrågor till varandra. Det jag ville veta var, vad ATläkarna oftast gör fel på och om det är samma fel som uppstår från grupp till grupp eller om det är olika. 5 AT-chef på Mälarsjukhuset, möte 170130 6 AT-ansvarig på Psykiatriska kliniken, möte 170130 7 Introduktionsmöte för AT-läkarna 170228 8 Introduktionshäfte för AT-, ST- och hyrläkare, bilaga 1. Beslutsjournal i NCS Cross en lathund, bilaga 2 Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 2

Som metod till AT-läkarna valde jag enkäter för att jag ansåg att det var det effektivaste sättet för att få svar ifrån dem då de inte var intresserade av intervjuer. Innan jag skapade min enkät läste jag på om det på hemsidan SurveyMonkey 9 för att få tips om hur man gör. Frågorna i enkäten utformades utifrån de svar jag fick från sekreterarna. AT-läkarna fick även möjlighet att framföra om de har andra synpunkter som jag inte tog upp under punkten övrigt. Jag har mejlat Psykiatriska kliniken i Värmlands län för att få en inblick i hur man sköter introduktionen i ett annat Landsting. Jag fick svar ifrån Mari Engdahl Friberg som är samordnare där. Mari är ny på kliniken och hade ännu ingen uppfattning om hur informationen tas emot och följs på kliniken, jag fick därför inte något svar på hur informationen fungerar där. Mari bifogade dock ett schema 10 på hur introduktionen är upplagd på Psykiatriska kliniken i Värmlands län. AT-läkarnas introduktion för Värmlands- och Södermanlands landsting ser ungefär likadana ut. Detta kan bero på att Socialstyrelsens föreskrifter 11 om ATtjänstgöring styr vad som ska ingå i utbildningen och vad AT-läkarna ska ha kännedom om efter avslutat block inom psykiatrin. Hur informationen ska ges står det dock ingenting om. Urval Jag har endast intervjuat sekreterarna på slutenvården på Psykiatriska kliniken. Det är Pia Sundin, Anchi Stenberg, Anette Rönn, Maria Cedlind, Lotta Wolff och Marita Svensson. Jag har lämnat ut enkäter till de AT-läkare som är på kliniken under den period då mitt examensarbete pågår. De var sex stycken varav jag fick svar från fem av dessa. Jag har även mejlat enkäten till sex stycken i den föregående gruppen ATläkare som jag tyvärr inte har fått några svar ifrån. Jag har koncentrerat mig på enbart AT-läkarna på slutenvården, inte öppenvården. 9 SurveryMonkey, Exempel, Enkättips 10 Introduktionsschema för AT-läkare i Värmland, bilaga 3 11 Socialstyrelsen (1999), 5 Kap, sid 9 Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 3

Resultat Vad gör AT-läkarna oftast fel på enligt sekreterarna? I min intervju kom nedanstående punkter upp som det ofta blir fel på. De använder fel sökord i sina diktat de vet inte vilka sökord som ska vara med i de olika anteckningarna, inskrivnings-, inläggnings-, bedömnings-, dag- och slutanteckning. Remissvar Diagnoser, (det gäller främst nuvarande grupp). Märka diktatet när det gäller en LPT-inläggning (framför allt om patienten ligger på somatisk avdelning), innehåller en orosanmälan eller ett brev vilket gör att diktaten lätt kan bli felprioriterade av sekreterarna. Att de ska diktera allt inte skriva Inskrivningsanteckning själv. Enkäten Min enkät innehöll bara fem frågor då jag ville vara säker på att få in svar från AT-läkarna samt att jag ville avgränsa frågeställningen. Min urvalsstorlek var i det minsta det laget men jag anser ändå att den har visat riktningen på problemet. Fokus har varit på tvångsvården då den är så viktigt. Jag har valt att visualisera mina resultat med hjälp av olika diagramtyper för att anpassa dem till frågorna. Det gav inget; 0 1. Hur tyckte ni informationen på introduktionen var? Ok, men kan förbättras; 1 Tydlig och lätt att ta till sig ; 4 Figur 1. Två stycken kommenterade frågan med följande: Trots mycket information var det tydligt och bra. Tycker introduktionen var bra men hade velat ha informationen på papper inte enbart muntligt. Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 4

6 2. Vad upplever du som svårast att göra enligt instruktion? (1=lätt, 5=svårt) 5 4 3 2 1 0 AT 1 AT 2 AT 3 AT 4 AT 5 Figur 2. Här kan man se att beslutsjournal, orosanmälningar, LPT-inskrivningar, diagnoser och behandlingsserie är de punkter som AT-läkarna själv tycker är svårast. 3. Om du behövde kompletterande information om någon punkt ovan, hur fick du det? I det utdelade informationsblad et; 1 Muntligt, vid ett senare tillfälle; 1 Egna anteckningar från informationsmöt et; 5 Figur 3. Enligt den här punkten var det bara två som behövde kompletterande information senare och alla fem använde sina egna anteckningar. Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 5

4. Vem fick du mer information ifrån? Annan; 1 Sekreterare; 3 Frågat en annan AT-läkare; 5 Min handledare; 4 Figur 4. En person svarade att hen fick kompletterande information från annan än de föreslagna. Hen fick det från en sjuksköterska och skötare. 5. Finns det andra sätt du skulle vilja ha möjlighet att hämta komplettterande information på? AT 1 AT 2 AT 3 AT 4 AT 5 1 1 1 1 1 1 1 1 Mejl På Insidan Ett kort möte någon vecka efter introduktionen Det räcker med det blad vi fick med oss Figur 5. Här fick de ange flera alternativ. Det populäraste önskemålet var per mejl, vilket inte används idag. Det är något som man bör undersöka om fler grupper tycker är bra. Att använda Insidan 12 som informationskälla var minst populärt. 12 Landstinget Sörmlands intranät Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 6

Som avslutning bad jag AT-läkarna att framföra om de hade några andra synpunkter eller förslag på förbättring och fick följande kommentarer: Viktiga punkter, man bör läsa på innan man börjar blocket. Jag tycker informationen har varit bra. Det är alltid lurigt när man gör något för första gången men det har gått bra. Tycker det har varit rakt på sak, bra introduktion. Bra möjligheter att ställa våra frågor under handledning. Tycker att man kan fortsätta som det är. Slutsatser/förslag Enkäten visar att trots att AT-läkarna först anser att informationen de fått är tillräcklig så behöver de mer. Bara en svarar att hen frågat någon annan om mer information vid senare tillfälle. På efterföljande fråga om vem de frågat, har samtliga svarat att de frågat annan AT-läkare, handledare eller sekreterare. Det visar att det trots allt behövs fördjupande information om vissa delar. Detta är i sig inte så anmärkningsvärt då det är både mycket och viktig information som de får på introduktionen. De är dessutom under utbildning och då faller det sig naturligt att fråga allt eftersom frågor dyker upp. Majoriteten av den här gruppen AT-läkare skulle vilja ha kompletterande information via mejl. Näst bäst tycker de att det vore med ytterligare ett kort möte vid ett senare tillfälle och lika många tycker att det räcker med det befintliga. På vilket sätt den kompletterande informationen skulle kunna ges per mejl har jag inte fått några kommentarer på. Jag vet därför inte om de vill ha möjlighet att mejla någon eller om det bara är att de vill ha informationen skriftligt i form av ett mejl. De verkar vara överens om att de inte vill ha information via intranätet utan att det är personlig respons som är önskvärd i första hand. Sekreterarna har svarat på mina frågor utifrån ett längre tidsperspektiv då de har sett ett upprepat mönster från flera grupper, medan AT-läkarna bara har kunnat svara på den information som de fick när de kom. Nu när jag har fått fram svar från både sekreterare och AT-läkare kan jag se ett visst mönster. Det som sekreterarna ofta upplever att det missas på är LPT, beslutsjournalen och diagnoser och utifrån de svar jag fick i enkäten ser jag att AT-läkarna tyckte det var svårast med just de bitarna. Jag bedömer att trots den lilla urvalsgrupp som jag haft som underlag så talar det ändå för att sekreterare och AT-läkare har ungefär samma syn på vad som är svårt. Det hade varit bra om AT-läkarna i den förra gruppen hade svarat på enkäten, då skulle jag haft ett större belägg för mina slutsatser. Det hade även varit intressant att veta hur de i Värmlands län uppfattar att det fungerar men samordnaren hade inte någon uppfattning om det ännu. Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 7

Hur förbättrar vi informationen? Det var frågan som jag först ställde. Det förslag som jag fick på förbättringar var att få information per mejl eller vid ett ytterligare möte efter någon tid. Jag bedömer att det krävs ytterligare intervjuer för att få fram hur kompletterande information per mejl skulle se ut. Dessvärre finns det inte utrymme för det just nu, så det är något som kliniken kan arbeta vidare på i framtiden. Förslag Mina förslag, rangordnat utifrån det jag har fått fram i nuläget är: Lägga mer fokus på LPT, diagnoser och beslutsjournal i det befintliga informationshäftet som ges vid introduktionen Det är ett relativt lätt ingrepp att lägga till mer information i det existerande häftet. Det kräver ingen större insats men kan ge verkan direkt. Nackdelen är att det blir mer information och papper att läsa och det är lätt att man lägger det på hög. Jag anser ändå att det är det bästa förslaget i första hand just nu. Idag är informationsbladet ganska övergripande och ger ingen fördjupning på LPT och diagnoser. Jag rekommenderar att man lägger till en sida som ger lite tydligare riktlinjer för det. Beslutsjournalen finns det idag en lathund för men den bör också ses över. Ta reda på hur kompletterande information skulle kunna ges per mejl Detta är ett accepterat förslag i den här AT-gruppen vilket talar för att den kan bli framgångsrik. Förslaget kräver en del förarbete men det är min rekommendation att man undersöker om fler AT-grupper är positiva till att få information om tvångsvården per mejl. Man bör ta reda på om det räcker med att alla får ett mejl där all information finns eller om det är personliga svar de vill ha. Ha ett kort återkopplingsmöte efter en vecka Ett kort återkopplingsmöte är också ett relativt lätt sätt att ge mer information på, men det kräver tid. Alla ska ha möjlighet att gå ifrån sin syssla och när man arbetar med människor är det inte alltid lätt att göra det. När någon uteblir blir den personen utan information alternativt måste man träffas ytterligare en gång. Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 8

Implementering Behovsinventeringen som gjordes i och med min undersökning visar att det finns önskemål om andra informationsmetoder. Jag anser dock att man måste ha ett bättre underlag för att veta om det är flera AT-grupper som vill ha information per mejl eller om det bara gäller den här gruppen. Jag väljer därför att koncentrera mig på den punkt som är genomförbar nu och som jag prioriterar högt i listan ovan. Då det redan existerar ett befintligt informationsblad som delas ut vid introduktionen, är det lämpligt om man fördjupar informationen om LPT, diagnoser och beslutsjournal i den. Häftet uppdateras redan nu regelbundet, vilket gör att installation och användning av det förslaget kan komma igång ganska omgående. Jag kommer själv att arbeta på kliniken efter examen och det gör att jag kan fortsätta mitt arbete med att implementera de uppdateringar som behövs, det talar för kontinuitet och vidmakthållande. Jag hoppas att jag även kan fortsätta arbetet med att undersöka de andra alternativ som kom fram i min undersökning. Jag upplever att jag har ett bra stöd från de som är ansvariga för AT-läkarnas introduktion och av de andra sekreterarna. Arbetet med att förbättra informationen till AT-läkarna är inget som någonsin kommer att bli klart, utan det är ett ständigt pågående arbete. Det innebär att implementeringsarbete i någon form kommer att pågå hela tiden. Det belyser även Socialstyrelsens broschyr 13 - Om implementering, att förändringar tar ofta lång tid. Uppföljning Som jag angav i rubriken implementering så kommer jag att arbeta på Psykiatriska kliniken. Jag kommer därmed själv att vara involverad i att ge information till AT-läkarna på introduktionerna i framtiden. Det gör att jag har ett egenintresse av att göra en uppföljning för att både mitt och mina kollegors arbete ska bli så bra som möjligt i framtiden. Jag hoppas att jag ska kunna fortsätta mitt påbörjade arbete med att förbättra informationen till AT-läkarna och att det fortsätter att vara lika strukturerat som det varit nu med enkäter och intervjuer. Jag vill gärna undersöka om fler grupper tycker att det är en bra idé att ge extra information per mejl, eftersom det var ett alternativ som kom fram i den här gruppen. Kliniken är intresserad av förbättringar vilket gör det lättare att få gehör för nya förslag. 13 Socialstyrelsen (2012), sid 5 Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 9

Referenslista Elektroniska källor SurveryMonkey, Exempel, Enkättips (Elektronisk) Tillgänglig: https://sv.surveymonkey.com/mp/survey-guidelines/?ut_source=header Socialstyrelsen (2012), Om implementering. (Elektronisk) Tillgänglig: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-12 Socialstyrelsens föreskrifter om AT-tjänstgöring, SOSFS 1999:5 (M) Föreskrifter 5 kap, sida 9 (Elektronisk) Tillgänglig: http://www.socialstyrelsen.se/lists/artikelkatalog/attachments/12021/1999-10- 5.pdf Bilagor Bilaga 1. Introduktionshäfte för AT-, ST- och hyrdoktorer. Befintligt häfte. Bilaga 2. Beslutsjournal i NCS Cross en lathund. Befintligt häfte. Bilaga 3. Introduktionsschema för AT-läkare på Psykiatriska kliniken i Värmland Helena Fagerström 2017 Hur kan man förbättra klinikinformationen till AT-läkarna? 10

Introduktion psykiatriplacering AT läkare Psykiatri, område öppenvård Plats: Psykiatrihuset, plan 2, CSK Telefon receptionen:054-61 97 74 GEMENSAM INTRODUKTION Tid Plats Innehåll Ansvarig Måndag 29/5 08:00-12:00 Förmiddag: Introduktion på respektive tjänstgöringsställe 13.15 16:30 Skogsstärnan och videolänk LPT LVM psykisk status Tisdag 30/5 Tarmo Kariis, överläkare 08.30-09:00 Skogsstjärnan Introduktion Värdegrund och förhållningssätt Info om organisationen Jonas Niklasson, studierektor AT Mari Engdahl-F Marcus Bengtsson, T.f avdelningschef/schemaläggare 09:00-09:45 Psykiatrihuset Beroendecentrum Skogsstjärnan Rundvandring Information Praktisk information Marcus Bengtsson, Jimmy Carlarve Niklas Dannberg, avd.chef Marcus Bengtsson 09:45-10:00 Fikapaus 10:00-11:10 Skogsstjärnan Jourarbete, psykiatriska jourmottagningens arbetssätt, tvångsvård Thomas Fröde, Avd.chef psykakuten Tarmo Kariis, Chefsöverläkare 11:15 12:00 Skogsstjärnan Dokumentation, diktering Haydar Jameel ST-läkare psykiatri 12:00-13:00 Lunch 13:00-13:30 Skogsstjärnan Beslutsmodulen Marcus Bengtsson 13.30 16.30 Skogsstjärnan Seminarium om självmordsprevention och bedömning Jonas Niklasson chefläkare