Protokoll Föräldraföreningens styrelsemöte 2015-03-05 Notes Parents Association board meeting 2015-03-05 1. Mötet öppnades av ordförande Patrik Högman. Dagordningen fastställdes. The meeting was opened by the chairman Patrik Högman. The agenda was approved. Närvarande / Board members and others attending: Patrik Högman, ordförande / chairman Annika Fahlgren, sekreterare / secretary Hans Eriksson, kassör / treasurer Åsa Tibbing, web master Ansi Makkonen, suppleant / deputy board member Melissa Brice / deputy board member Olyckligtvis var rektorerna borta på en konferens och elevkårens representant inte heller närvarande. Unfortunately the headmasters were away on a conference and the student council representative was neither present. 2. Till protokollförare för mötet utsågs Annika Fahlgren. Annika Fahlgren was elected keeper of the meeting minutes. Page 1 of 7
3. Till justeringsman utsågs Ansi Makkonen. Ansi Makkonen was elected to approve the minutes. 4. Protokollet från föregående möte godkändes. The minutes from the previous meeting were approved. 5. Samarbete med Elevkåren (ingen representant) Hans berättade att han inte fått någon i inbjudan till föreningsutskottens nästa gemensamma möte. Han kommer att kontakta elevkårens ordförande för att se om någon är intresserad av att KG Parents informerar om att det finns pengabidrag att söka. Hans ska även påminna om att ansökan till Läroverksfejden ska skickas in. Det är även dags att skicka in nomineringar för stipendier sista dag 30 april! Denna uppmaning ska skickas till ordförande, vice ordförande samt Niklas Kövamees i elevkåren, liksom till rektorerna för vidare befordran till alla mentorer. Patrik ska skriva ett brev om detta, för avstämning med Annika innan utskick. Hans berättade att beställning av elevkorten kommer att göras inom kort, men att det fortfarande finns oklarheter att utreda beträffande databasansvar osv. Cooperation with the Student Union (no representative) Hans told that he has not received any invitation to the joint meeting for the next meeting for the association committees. He will contact the president of the Student Union to see if anybody is interested in letting KG Parents inform about money grants to apply for. Hans will also remind the Student Union that they need to apply for a grant for Läroverksfejden. Time is up for sending in nominations for scholarships last day is April 30! This reminder will be sent to the president, the vice president and Niklas Kövamees in the Student Union, as well as to the head masters for further forwarding to all mentors. Patrik will write a letter about this, to check with Annika before sending. Hans told that the student cards will be ordered very soon, although there are still things to investigate and decide about data base responsibility etc. Page 2 of 7
6. Aktiviteter i skolan / School activities Denna punkt utgick då ingen rektor var närvarande. This item was skipped as no head master was present. 7. Bidragsansökningar Inga nya bidragsansökningar hade inkommit. Grant applications No new grant applications had been received. 8. Samarbete med andra föräldraföreningar / Cooperation with other parents associations Denna punkt sköts till nästa möte då Peter Karlsson ej var närvarande. This item was adjourned to the next meeting as Peter Karlsson was absent. 9. Diskussion utifrån det mail som rektor Annica skickade som svar på våra frågor från förra mötet I ett av de dokument vi fick (Bedömning och betygssättning på KM) står det under rubriken Dokumentation och information om utvecklingssamtal att Vårdnadshavare bjuds in att lyssna. Vi anser att detta är otydligt skrivet. Även annan information i denna sektion ger utrymme för tolkning. KG Parents vill att: i. Eleven ska från respektive lärare få med sig någon typ av skriftligt (betygs)underlag att medföras till utvecklingssamtalet. ii. Inbjudan till utvecklingssamtal ska komma till föräldrarna från mentorn, via brev eller mail, viss tid innan samtalet, gärna 2 veckor innan. iii. Så länge som eleverna är omyndiga ska föräldrarna ha möjlighet att ha koll på sina barn. Detta innebär att, med egen login, på Fronter kunna komma åt kursplanering och annat som endast eleven idag har tillgång till. Hans föreslog att han och någon till stämmer möte med rektorerna snart, för att diskutera dessa frågor och försöka få några tydliga svar och kanske förtydliganden i skolans processdokumentation. Page 3 of 7
Discussion based on the mail received from head master Annica, answering out questions from the previous meeting In one of the documents we got (Assessment and grading at KM) it is stated under the heading Documentation and information regarding development talks that Guardians are invited to listen. We think this is unclearly written. Also some other information in this section can be interpreted. KG Parents wants that: i. The student will from each teacher receive some kind of written (grading) material to bring to the development talk. ii. Invitation to dev talk should be sent to the patents from the mentor, via letter or e-mail, a certain time before the meeting, preferably 2 weeks in advance. iii. As long as the students are minor the parents must be able to keep control of their children. This means to, with your own login, on Fronter be able to access course planning and other things that today only the student has access to. Hans suggested that he and somebody else arrange a meeting with the head masters soon, in order to discuss these subjects and try to get some clear answers and maybe some clarifications in the school s process documentation. 10. Föreningens ekonomi Sedan föregående möte har ca 5000 kr inkommit och en liten räkning betalats. Hans vill byta bank då han anser att Danske Bank är struliga och har dålig information. Bestämdes att styrelsen ger Patrik och Hans mandat att jämföra några banker och sen välja en lämplig bank att byta till. Vi slipper deklarera till 2018 då Patrik ansökt om att slippa. PA s financial status Since the last meeting about 5000 kr have been received and a small bill been paid. Hans wants to change bank, as he finds Danske Bank cumbersome and having scarce information. We decided that Patrik and Hans will have the mandate to compare some bank and then select a suitable bank to change to. We will not have to make any tax return declaration until 2018 as Patrik has applied about exception. Page 4 of 7
11. Föräldraföreningens hemsida Åsa visade och förklarade hur Wordpress fungerar, utifrån de förslag Annika hade skickat (ej möjligt göra vad som helst i detta bloggbaserade verktyg). Åsa visade att KG Parents har ett Facebookkonto som inte använts sen 2013. Hur vill vi använda hemsidan respektive Facebooksidan? Förslag: Hemsidan ungefär som idag, mer statisk, med protokoll, dokument etc. Facebookkontot kan användas för mer löpande information; ger föräldrar med Facebook möjlighet att enkelt kolla när något händer på KG Parents. Åsa får i uppdrag att ta reda på hur administrationen av Facebookkontot fungerar. The web page of the Parents Association Åsa showed and described how Wordpress works, based on the suggestions that Annika had sent (not possible to do all things in this blog based tool). Åsa showed that KG Parents has a Facebook account not used since 2013. How would we like to use the web page and the Facebook account? Suggestion: The web page like today, more static, with meeting notes, documents etc. The Facebook account can be used for more current information; gives parents with Facebook the possibility to easily check out when something happens at KG Parents. Åsa is appointed to find out how the administration of the Facebook account works. 12. Sociala arrangemang Punkten ajournerades till nästa möte. Social events The item was adjourned to the next meeting. Page 5 of 7
13. Övriga frågor Inga övriga frågor. Other questions No other questions. 14. Mötet avslutades. The meeting was closed. Ordförande / Chairman ---------------------------------------- Patrik Högman Vid protokollet / Notes by Justeras / Approved by ---------------------------------------- ----------------------------------------- Annika Fahlgren Ansi Makkonen Page 6 of 7
Att göra-lista: Patrik ska skriva ihop ett brev till Elevkåren och rektorerna om att nomineringar för stipendier ska skickas in senast 30 april. Görs snarast! Hans ska kontakta Elevrådet om pengar att söka (allmänt) och ansökan för Läroverksfejden. Hans och någon annan ska möta rektorerna för samtal om de oklarheter vi anser finns i processerna kring bl a utvecklingssamtal (13/3 9.00 enlig mail). Patrik och Hans ska jämföra några banker och föreslå en ny bank att byta till. Åsa ska ta reda på hur mail ska omdirigeras mellan adresserna samt fixa ny hemsida kgparents.se. Åsa får i uppdrag att ta reda på hur administrationen av Facebookkontot fungerar. Lin Lerpold ska arrangera en föreläsning om hjärnan. Ifall hon saknar tid får någon annan ta över, för vi vill gärna ha en föreläsning denna termin om möjligt. Manuela skriver förslag om att varje mentor vid första föräldramötet ska se till att klassförälder utses och att maillista upprättas. Körskola, något vi ska driva? Kanske lämna över till Elevkåren istället. Alumni-förening, något vi ska driva? Kanske lämna över till Elevkåren istället. Page 7 of 7