1 (6) Plats: Datum: Tid: Ekonomikum, Kyrkogårdsgatan 10, 753 13 Uppsala City Stay, Trädgårdsgatan 5A, 753 09 Uppsala 6-7 december 2014 9.45 15.45 6 december 2014. 9.50 11.52 7 december 2014. Närvarande: IS Ida STÅHL (ordförande) HD SF AB JW NT CA Hugo DÜRR (ordinarie ledamot; vice ordförande) Sigrun FAGERFJÄLL (ordinarie ledamot; vice ordförande) Alexander BRATTHALL (ordinarie ledamot; kassör) Josefine WALLENÅ (ordinarie ledamot; sekreterare) Nathalie THIEL (ordinarie ledamot) Christina ABDULAHAD (ordinarie ledamot) Underskrifter: Paragrafer: 1 22 Sekreterare Ordförande Josefine WALLENÅ (JW) Umeå den 17 September 2014 Justerare Ida STÅHL (IS) Hultafors den 21 September 2014 Sigrun FAGERFJÄLL (SF) Stockholm den 19 September 2014
2 (6) 1. Mötets öppnande Föreningens ordförande IS hälsade mötesdeltagarna välkomna och öppnade mötet. 2. Val av ordförande för mötet med acklamation att välja IS till mötets ordförande. 3. Val av sekreterare för mötet med acklamation att välja JW till mötets sekreterare. 4. Val av justerare för mötet med acklamation att välja SF till mötets justerare. 5. Fastställande av röstlängd med acklamation att fastställa röstlängden till 7 personer. 6. Föregående mötesprotokoll IS redogjorde för det föregående mötesprotokollet varefter detta lades till handlingarna. 7. Fastställande av dagordning IS föreslog att ändra månaden för mötet från september till december. IS föreslog att lägga till en ny 10 Uppstart av EUP Linköping, innan Urval av skolor till NS 2015, och därmed en ny numrering. HD föreslog att lägga till en ny 12 Val av delegationer till Amsterdam, Luxemburg och Österrike NS, innan Svenska lärare som chaperones till EYP Estonia, och därmed en ny numrering. HD föreslog att lägga till en ny 15 Val av topics till NS, innan Finansiering, och därmed en ny numrering. AB föreslog att lägga till en ny 16 Revidering av budget, innan Finansiering, och därmed en ny numrering. IS föreslog att ändra namn på 15 Finansiering, till Finansiering + medlemsrekrytering HD föreslog att lägga till en ny 18 Deltagande på utbildningsmässan Nolia, innan Utvärdering av hösten, och därmed en ny numrering. med acklamation att bifalla dagordningen med gjorda ändringar. 8. Uppdatering av läget inom portföljerna Alla styrelseledamöter uppdaterade om läget inom deras respektive portföljer. 9. Rekrytering av GS IS redogjorde för hur anställningsprocessens olika steg gått till. a) Presentation av slutkandidaterna IS presenterade slutkandidaterna och redogjorde för den telefonintervju och den intervju som gjorts med kandidaterna. Styrelseledamöterna diskuterade kandidaterna.
3 (6) b) Beslut om anställning av GS AB yrkade för att välja Joel Haldosén till generalsekreterare. att genom konsensus bifalla yrkandet. Att anställningen är en heltidsanställning med provanställning på 6 månader. c) Beslut om ramar för lönesättning för ett lönetak på 22 500kr/månaden. Undersökningar har gjorts på liknande tjänster och lönen är fullt rimlig men dock i lägsta läget, nytt beslut kan komma att behöva tas av styrelsen om lönetak efter löneförhandling med den anställda. d) Beslut om arbetsgivarpolicy att anta arbetsgivarpolicyn i den aktuella formen med eventuella redationella ändringar. 10. Uppstart av EUP Linköping att förbundsstyrelsen välkomnar engagagemanget som finns kring EUP Linköping. SF faciliterar deras uppstartsprocess och förbundsstyrelsen kommer ta beslut om inträde i organisationen när en styrelse och stadgar är valda. 11. Urval av skolor till NS 2015 För den nationella sessionen 2015 är det budgeterat för 25 skolor. Det är klart med två internationella skolor, Norge samt Schweiz. att minst fyra skolor från varje regional session ska gå vidare till NS för att säkerställa den regionala balansen. att fastställa den av styrelsemötet framtagna listan på delegationer som gått vidare i NSP till den nationella sessionen. HD yrkar för att skicka den Danska delegationen som deltog vid RS Väst till NS 2015 i Umeå. 12. Val av delegationer till Amsterdam, Luxemburg och Österrike NS HD yrkar för ett öppet call till alla sessioner där våra alumnis kan ansöka. Att bifalla yrkandet. Kl. 14.00 Mötet ajourneras för lunch.
4 (6) Mötet återupptogs 14.45 13. Svenska lärare som chaperones till EYP Estonia HD redogjorde för omständigheterna där en estländs delegation till Izmir behöver en chaperone och EUP har fått förfrågan om en svensk lärare även kan vara chaperone för den delegationen. att tillfråga lärare Anna från Malmö Borgarskola ifall hon kan tänka sig ställa upp som chaperone för den estländska delegationen. 14. Policys gällande NSP IS redogjorde för olika idéer som framkommit under året kring förändringar kring NSP. IS yrkade för att ta fram policys om förbättringar av utförandet av NSP i början av 2015. 15. Val av topics till NS HD yrkade för att tillsätta en arbetsgrupp för framtagningen av topics till NS. Arbetsgruppen ska bestå av sessionens president, sessionens huvudorganisatör, styrelserepresentant HD, lärarrepresentant ML samt eventuellt en extern person. 16. Revidering av budget AB presenterade en reviderad årsbudget och visade på den resterande månadens budget. Ab redogjorde även för de senaste inkomna projektansökningarna från RS Nord samt RS Väst för återträffar. AB yrkade att flytta 25,000kr från budgetposten Sessionspengapott till budgetposten Projektpott. AB yrkade att flytta 45,887kr från budgetposten Kostnad för GS till Projektpott AB yrkade att godkänna samtliga projektbidragsansökningar i sin helhet. IS yrkade på att utöka projektbidraget till Uppsala Forumet med tanke på det överskott som finns från Regional Session Syd. Den totala summan för projektbidraget till Uppsala Forumet skulle då uppgå till 62 000kr.
5 (6) 17. Finansiering + medlemsrekrytering NT redogjorde för medlemsrekryteringen och det mail som gått ut till MFs gällande åtgärder. JW redogjorde för de problem som funnits med det förnyelsemail som skulle gått ut till alla medlemmar i början av November. Mailet kommer under kommande vecka skickas ut av NT manuellt. IS yrkade för att EUP ska söka Erasmus+ i februari som ett första försök. Kl. 15.45 Mötet ajournerades till nästa dag Mötet återupptogs 9.50 18. Deltagande på utbildningsmässan Nolia HD redogjorde för bakgrunden till kontakten med Nolia. Mässan är ganska dyr. HD kontaktar ansvarig och pratar om möjligheter till ett lägre pris. Deltagandet i mässan skulle uppfylla målen i verksamhetsplanen och stärker Nord som region. Styrelseledamöterna är positiva till initiativet men avvaktar med beslut om deltagande till ett lägre pris har förhandlats om. Frågan bordlades till senare i veckan för beslut. 19. Utvärdering av hösten a) BAT Styrelsen gick igenom den av NT framtagna utvärderingen av BAT-helgen. b) BNC Styrelsen pratade om hur vi representerades på BNC och vad som togs upp på mötet. c) LSU s Årsmöte IS redogjorde för vad som diskuterades på LSU s årsmöte och de relevanta frågorna för vår organisation. Styrelserepresentanterna knöt många kontakter på årsmötet, speciellt med UpF. d) RS Till frramtida HO-trainings ska mer fokus läggas på hur man som ledare rekryterar till en arbetsgrupp och hur man hanterar eventuella konflikter. Tydlighet i rekryteringen av huvudorganisatörer och vad arbetsuppgifterna kommer vara och var ansvaret innebär. Lärarprogrammet var mycket uppskattat av lärare i alla regioner, även mycket viktigt och lyckat för oss som organisation då vi fick många bra idéer och bra feedback.
6 (6) Informationen gick ut tidigare till skolor och elever men i framtiden måste den ut ännu tidigare för ett bättre resultat. Styrelsen konstaterade att vi till kommande RS vill göra om strukturen för organiserandet. Glädjande med många nya skolor, utvecklingen går i rätt riktning men till kommande RS hoppas vi på ännu fler nya skolor. e) Arbetssätt Arbetet har fungerat bra i de arbetsgrupper vi varit indelade i. Lätt att arbeta med alla i styrelsen. f) Möten Hittills har förbundsstyrelsen haft tre styrelsemöten. Mötena har varit bra och produktiva. Diskussion till att ta fram mötesunderlat i frågor man håller i, en bra idé men har varit svårt under hösten på grund av tidspress. IS påminner styrelseledamöter att säta till i förväg om det är något speciellt ämne som man vill dioskutera under mötet så att mötet kan planeras tidsmässigt i förväg. g) Kommunikation Bra kommunikation, öppen, har fungerat bra via whatsapp samt mail. IS påminner styrelseledamöter att svara MFs ifall de mailar och man inte kan återkomma med svar direkt. h) Övrigt 1) Gymnasiemässan HD redogjorde för gymnasiemässan. Bra marknadsföring, kul med många medlemmar som engagerade sig. Ledde till fler kontakter som Ung Företagssamhet samt Nolia m.fl. 2) Verksamhetsplanen Många saker har uppfyllts under året. Vissa saker finns kvar att göra inför det kommande årsmötet. Generalsekreteraren kommer kunna hjälpa till med att upprätta mycket av det vi ska göra till våren. 20. Övriga frågor Inga övriga mötesfrågot 21. Nästa möte Datumet för nästa möte är den 24-25 januari. 22. Mötet avslutats IS tackade alla för att de kommit och förklarade mötet avslutat klockan 11.52. Tillägg angående 9c. Beslut om ramar för lönesättning. Den 11/12, vid löneförhjandling med den valde kandidaten Joel Haldosén yrkade IS samt AB på att höja lönetaket till 24 000kr. att via mail bifalla yrkandet och höja lönetaket till 24 000kr.