1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig chefsjurist Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning Riksarkivet har vid inspektionen den 12 mars 2014 konstaterat brister i arkivvården hos IF Metalls arbetslöshetskassa. Brister berör avsaknad av strategi för bevarande och systemdokumentation för de elektroniska handlingarna. Arkivredovisningen enligt RA-FS 2008:4 behöver kompletteras, främst avseende uppgifter om förvaringsenheter i arkivförteckningen. Arkiv-förteckningen enligt RA-FS 1997:4 behöver ses över avseende avgränsning av arkivbildare och volymredovisning. Handlingar på papper förvaras inte i förvaringsutrymme som motsvarar föreskrivna krav. Inledning Arbetslöshetskassans s.k. myndighetsarkiv avgränsas i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till de allmänna handlingar som uppstår i verksamheten med prövning av ärenden om arbetslöshetsersättning (SFS 1997:238) och ärenden om medlemsavgift för arbetslös medlem (SFS 1997:239). Arkivvården hos IF Metalls arbetslöshetskassa, Olof Palmes Gata 11 i Stockholm, inspekterades av Riksarkivet, Tillsynsavdelningen den 12 mars 2014, varvid tillämpliga delar av checklista för systeminspektion (version 2013-09-30) användes. Förvaringen av handlingar kontrollerades endast för de handlingar på papper som fanns på kontoret i Stockholm. Arkivvården hos IF Metalls arbetslöshetskassa har inte inspekterats av Riksarkivet vid tidigare tillfälle. Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm Telefon: 010-476 70 00 Telefax: 010-476 71 20 E-post: riksarkivet@riksarkivet.se Internet: www.riksarkivet.se Organisationsnr: 202100-1074
2 (6) 1. Ansvar och organisation IF Metalls arbetslöshetskassa tillkom maj 2006 genom en fusion mellan Metallindustriaarbetarnas arbetslöshetskassa och Industrifackets arbetslöshetskassa. Verksamheten vid IF Metalls arbetslöshetskassa bedrivs förutom vid kontoret i Stockholm även på ett flertal lokalkontor i landet. Kassaföreståndaren är arkivansvarig. Arbetslöshetskassornas samorganisation (SO) svarar för utveckling och förvaltning av arbetslöshetskassornas gemensamma datasystem, bl.a. det elektroniska ärendehanteringssystemet Ärendehantering Gemensamt för A-kassor (ÄGA). Teknisk drift hos IF Metalls arbetslöshetskassa hanteras av en upphandlad leverantör (Softronic) med digitalisering och förvaring av handlingar på annan ort (Arjeplog). Upphandling av teknisk utrustning sker genom fackförbundet Industrifacket (IF) Metall. Upplysningsvis finns tekniska krav för t.ex. skrivmedel för papper i Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2006:4 1. SO har beslutat att ÄGA ska avvecklas. Ett byte av system beräknas ske under 2016. 2. Styrdokument Det finns ingen delegationsordning eller befattningsbeskrivningar avseende arkivvården. IF Metalls arbetslöshetskassa har en dokumentplan med uppgift om bl.a. dokumenttyper, förvaringsplats, arkiveringstid. På arbetslöshetskassans intranät finns tillgång till vissa skriftliga rutiner för hur registrering ska ske och hur e-post ska hanteras. 3. Arkivbildning Arbetslöshetskassorna använder det elektroniska ärendehanteringssystemet ÄGA. Alla pappershandlingar rörande prövning av ärenden om medlemsersättning, prövning av ersättningsnivå för aktivitetsstöd samt prövning av ärenden om medlemsavgift vid arbetslöshetskassorna skannas i Arjeplog av Softronic och förs till ÄGA. I vissa fall tolkas den skannade kopian av handlingen. Tolkningen kan ske elektroniskt eller genom manuell registrering av handläggaren på arbetslöshetskassan. I samtliga ärenden innehåller systemet en skannad kopia av den fysiska handlingen, men ibland även en elektronisk tolkning eller en manuellt införd registrering. Handlingarna i ÄGA är sökbara på personnummer. 1 ändrade genom RA-FS 2008:1 och RA-FS 2012:8
3 (6) Överklaganden och omprövningar diarieförs särskilt i det s.k. diariet i Lotus Notes med nummer. Handlingarna till dessa ärenden återfinns elektroniskt i ÄGA. Ersättningsärenden kan hanteras av styrelsen och dokumenteras i dess protokoll. Ärenden bereds av ett arbetsutskott. Kopplat till ÄGA, finns systemet OAS för ärenden om utbetalningar och kravhanteringssystemet Collect som hanterar skulder. Ingen nyregistrering sker i OAS. SO förvaltar OAS och Collect, som är gemensamma för alla arbetslös-hetskassor. Arbetslöshetskassan använder även ett medlemssystem, FAS 2009, som är kopplat till ÄGA. Vid övergång till ett nytt system efter ÄGA kommer enligt arbetslöshetskassan troligen detta system också att avvecklas då dessa uppgifter kommer att ingå från grunden i det nya systemet. Inkommande e-post som rör ärenden enligt ovan läggs in digitalt i ärendehanteringssystemet ÄGA. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar IF Metalls arbetslöshetskassa har upphandlat driften av systemen med dess elektroniska handlingar av en s.k. driftsleverantör (Softronic). När det gäller systemen FAS 2009 och Lotus Notes finns det ett samarbete med fackförbundet Industrifacket (IF) Metall. Backup görs dagligen och kontinuerligt. IT-riskanalys har utförts för ca ett år sedan. En översyn av driften för Lotus Notes sker vart tredje år tillsammans med fackförbundet. Riksarkivet har i två föreskrifter (RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2) utfärdat bestämmelser om vilka krav som ställs på elektroniska handlingar. I RA-FS 2009:1 3 kap. finns krav på att en strategi för bevarande ska upprättas, och i 5 kap. ställs krav på dokumentation av it-system. IF Metalls arbetslöshetskassa saknar denna dokumentation för sina elektroniska handlingar. Det är varje arbetslöshetskassa som ansvarar för det offentligrättsliga arkivet, inklusive de elektroniska handlingarna. Arbetslöshetskassorna använder i stort gemensamma systemstöd, så Riksarkivet rekommenderar att arbetslöshetskassorna gemensamt upprättar de dokument som RA-FS 2009:1 föreskriver om. Eventuella lokala tillägg kan göras av varje arbetslöshetskassa. RA-FS 2009:1 trädde i kraft den 1 juli 2009, men får också tillämpas för äldre handlingar. Av Riksarkivets föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1997:4, 4 kap. framgår också krav vid framställning och överföring av handlingar eller information mellan olika databärare.
4 (6) Digitalisering Handlingar i ersättnings- och medlemsärenden, t.ex. anmälningar, kassakort och intyg digitaliseras enligt en fastställd process hos företag som arbetslöshetskassan slutit avtal med. Vid skanning skapas en bild i filformatet TIFF. Vid digitaliseringen får varje bild ett specifikt id-nummer och handlingen får genom sin utformning för dem aktuella dokumenttypen också ett specifikt ärendenummer/typ av ärende. Varje handling i ÄGA får därmed en unik identitet som gör den sökbar på både person och typ av ärende. Bildkvalitet och bilderna läsbarhet kontrolleras. Efter en dag har handläggaren åtkomst till de digitaliserade handlingarna och en extra kvalitetskontroll kan göras av handlingarnas läsbarhet m.m. Pappershandlingar De digitaliserade pappershandlingarna förvaras hos skanningsföretaget i Arjeplog där de kan återsökas på person-, bunt-, och bildnummer. För en viss period kan de också återsökas hos tidigare upphandlad leverantör, Evry, med trolig förvaring i Arjeplog. Arbetslöshetskassans protokoll skrivs ut på arkivbeständigt papper. Inbundna protokoll t.o.m. år 2006 påträffades vid inspektionstillfället. Protokollen från 2007 förvarades i arkivbox och därinom i aktomslag. Upplysningsvis ska arkivboxar och aktomslag uppfylla kraven i svensk standard SS-ISO 16245, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:1 2, 7 kap. 1-2 och RA-FS 2006:4 3, 4 kap. 6 och 8. Vid stickprov i arkivboxarna noterades att boxarna inte var helt fyllda. Av allmänt råd till RA-FS 2006:1, 7 kap. 2 framgår att arkivboxarna bör fyllas helt så att de inte riskerar att deformeras vid stående förvaring. Övrigt Vid inspektionstillfället framkom att det kan förekomma uppgifter om medlemmar eller annat på mikrofilm samt CD-skivor. Det är oklart vilken tidsperiod som närmare avses för samtliga dessa uppgifter. Arbetslöshetskassan behöver undersöka om dessa handlingar eller uppgifter tillhör den offentligrättsliga arkivbildningen. Av Riksarkivets föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1997:4, 4 kap. 2 framgår att handlingarna ska framställas så att de kan läsas och överföras till annan databärare under den tid som de ska bevaras. 5. Gallring Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsföreskrifter, RA-MS 2010:70 avser arbetslöshetskassorna. Gallringen är uttryckt som ett medgivande får gallras. Beställning utförs årligen av gallring hos driftsleverantören (Softronic) i Arjeplog. Det återstod enligt arbetslöshetskassans uppgift 2 ändrade genom RA-FS 2010:2 och RA-FS 2012:5 3 ändrade genom RA-FS 2008:1 och RA-FS 2012:8
5 (6) endast handlingar hos den tidigare leverantören Evry under detta år, därefter har allt som förvarats där utgallrats. IF Metalls arbetslöshetskassa har inget tillämpningsbeslut för gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse, RA-FS 1991:6 4. Hänvisning till gallring enligt denna föreskrift sker dock i arbetslöshetskassan arkivredovisning. Arbetslöshetskassan bör inkomma med detta beslut till Riksarkivet. Om det inte förekommer ett beslut ska ett sådant upprättas. 6. Arkivredovisning Arkivredovisning enligt RA-FS 1997:4 De s.k. föregångarnas arkivredovisning; Metallindustriarbetarnas arbetslöshetskassa respektive Industrifackets arbetslöshetskassas, har inspekterats år 2005 (brevledes, dnr RA 233-2005/956). Metallindustriarbetarnas arbetslöshetskassa förelades att upprätta en arkivförteckning. Industrifackets arbetslöshetskassa förelades att upprätta en arkivbeskrivning, arkivförteckning samt att kontinuerligt lägga arkivmaterial i särskilda förvaringsmedel. Ingen arkivredovisning inkom i ärendet. Vid rubricerat inspektionstillfälle mottogs arkivförteckning över IF Metalls arbetslöshetskassa som upprättats 2006. Denna upptar handlingar från 1940- talet och är påförd med handlingar till omkring 2006. Förteckningen redovisar volymer i intervall inom serier. Arkivsigna (seriesignum och volymnummer inom serien) i förteckningen kunde vid stickprov inte ses på uppmärkningen av de fysiska volymerna. Arkivredovisningen ska korrigeras så varje arkivbildare har varsin arkivredovisning med volymredovisning enligt RA-FS 1997:4. Redovisningen enligt RA-FS 1997:4 ska vara avslutad senast 2014-01-01 och får endast ske av handlingar tillkomna t.o.m. den 31 december 2012. Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Arkivbeskrivning har upprättats 2013-01-15. Klassificeringsstrukturen togs i bruk 2013-01-15. Den ska tillföras med uppgift om arbetslöshetskassans beslut, t.ex. hänvisning till protokoll eller annat med beslut om fastställande av strukturen (RA-FS 2008:4, 6 kap. 10 ). Klassificeringsstrukturen kan behöva kompletteras utifrån de tillägg som anges i processbeskrivningar enligt följande stycke. Processbeskrivningarna bör kompletteras med styrelsens beslutsfattande som dokumenteras i protokollen samt aktiviteter som omfattar registreringen i diariet (i den omfattning de utgör allmänna handlingar). 4 Ändrade genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2
6 (6) Arkivförteckningen ska kompletteras. Uppgift om gallring i arkivförteckningen/arkivredovisningen (s.7) ska korrigeras till RA-MS 2010:70. I arkivförteckningen finns för sammanställningar inte redovisade samband med dokumentation över systemet eller systemen. Till följd av komplettering av processbeskrivningarna enligt föregående stycke tillkommer även handlingsslag och ingående handlingstyper (RA-FS 2008:4, 6 kap. 16 ). Arkivförteckningen behöver även kompletteras med redovisning av förvaringsenheter enligt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18. Det avser beteckning på förvaringsenheten, typ av förvaringsenhet samt dess omfattning och fysiska placering. Upplysningsvis får handlingar som har tillkommit före den 1 januari 2009 redovisas enligt bestämmelserna i RA-FS 2008:4, 6 kap. efter särskilt beslut från Riksarkivet. Om IF Metalls arbetslöshetskassa avser att redovisa handlingarna enligt RA-FS 2008:4 från maj 2006 då arbetslöshetskassan tillkom behöver en framställan göras till Riksarkivet om detta. 7. Arkivförvaring I arbetslöshetskassans lokaler i Stockholm förvaras handlingar (protokoll) i ett låsbart dokumentskåp i kontorsutrymme. Skåpet är utfört i brandklass 60 minuter, vilket inte motsvarar kravet på skydd mot brand i angränsande utrymme under 120 minuter enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4 (7 kap. 4 ). Handlingarna flyttas enligt uppgift till s.k. slutarkiv efter 2 år. Arkivlokalerna i anslutning till garaget är registrerade som skyddsrum. Ett grundläggande skyddskrav i Riksarkivets föreskrifter om arkivlokaler, RA-FS 2013:4 är att arkivlokalen inte får förläggas i en lokal som är registrerad som skyddsrum (RA-FS 2013:4, 4 kap. 2 ). Det skedde ingen kontroll av förvaringen av de digitaliserade pappershandlingarna i Arjeplog vid inspektionstillfället den 12 mars 2014. Angelica Björlestrand arkivarie