1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:42 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, undantag från gallring, återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten; beslutade den 2 oktober 2012. Riksarkivet föreskriver med stöd av 7 förordningen administration om bevarande, 12 andra stycket förordningen (2000:100) om den officiella statistiken om undantag från gallring samt 11 4 och 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) om återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten (dnr RA 231-2011/3032). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Pensionsmyndigheten Arkivbildare: Pensionsmyndigheten och handlingar övertagna och införlivade från Premiepensionsmyndigheten och Försäkringskassan Handlingsslag: Handlingar knutna till ärenden avseende förmåner vid ålderdom, förmåner till efterlevande och bostadstillägg Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2010 2 I 9 kap. 22 lagen (2010:111) om införande av socialförsäkringsbalken regleras angående behandlingen av personuppgifter, att bestämmelserna i 114 kap. socialförsäkringsbalken (2010:110) tillämpas även i fråga om förmåner som avser tid före ikraftträdandet. Bevarande, undantag från gallring eller gallring 3 Gallringen av personuppgifter som behandlas automatiserat regleras i 114 kap. 31 socialförsäkringsbalken (2010:110). Gallringen av personuppgifter hos de statistikansvariga myndigheterna regleras i 19 första stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
RA-MS 2012:42 2(2) 4 Personuppgifter som enligt 114 kap. 31 socialförsäkringsbalken (2010:110) ska gallras, får bevaras för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål enligt bilaga 1. 5 Personuppgifter avseende förmåner vid ålderdom, förmåner till efterlevande och bostadstillägg, som behandlas som officiell statistik ska undantas från gallring. 6 Handlingar som inte omfattas av 3-5 får gallras enligt bilaga 2. 7 Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 arkivförordningen (1991:446). Återlämnande 8 Inkomna pass, bankböcker, sjömansböcker, intyg, betyg och liknande handlingar får återlämnas, om de är av särskild vikt för ingivaren. Vid återlämnandet ska den återlämnade handlingen ersättas med en bestyrkt kopia eller motsvarande handling. 9 Återlämnande av enstaka handlingar bör noteras i ärenderegister eller motsvarande. Bestämmelser om detta finns i 8 kap 1 i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 1 om arkiv hos statliga myndigheter. Överlämnande 10 Av 19 tredje stycket lagen (2001:99) om den officiella statistiken, framgår det att material som inte gallras ska överlämnas till en arkivmyndighet. Dokumentation och tillämpning 11 Pensionsmyndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Denna författning träder i kraft den 1 november 2012. Björn Jordell Britt-Marie Östholm 1 Ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4
1(1) Bilaga 1 till RA-MS 2012:42 Bilaga 1: Personuppgifter som behandlas automatiserat och får bevaras enligt 4. Handlingar Bevarande Anmärkningar Personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen avseende förmåner vid ålderdom, förmåner till efterlevande och bostadstillägg. personinformation. frivillig pensionsförsäkring. sjömanspension. Personuppgifter och elektroniska för automatiserad behandling) i ärenden som har omprövats eller överprövats. Personuppgifter och elektroniska för automatiserad behandling) i ärenden om skadestånd. Avser personuppgifter som överförs för att behandlas som officiell statistik. administration, som har inhämtats från de försäkrade och som inte behandlas automatiserat i ärenden om förmåner. administration. administration.
1(2) Bilaga 2 till RA-MS 2012:42 Bilaga 2: Handlingar som får gallras enligt 6. Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar Verifikationer och avstämningshandlingar. Handlingar som är undantagna från registreringsskyldigheten enligt 2 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) och som har skannats. Handlingar i ärenden om ålderspension, försäkringsperioder utomlands, pensionsrätter, efterlevandepension, efterlevandelivränta och återkrav. Levnadsintyg. Pensionsbesked som inkommer i retur. Handlingar i ärenden om frivillig pensionsförsäkring. 1. Får gallras tio år efter utgången av det år då handlingarna inkom eller upprättades. 2. Avstämningshandlingar vilkas betydelse har ersatts av att verifikation eller månadsbokslut har upprättats får gallras när de inte Avser fondhandel. Förutsätter att pappershandlingar har konverterats till elektroniska för automatiserad behandling) enligt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Avser pappershandlingar som är undantagna från registreringsskyldigheten enligt 2 offentlighetsoch sekretessförordningen (2009:641) och som inte har skannats.
2(2) Bilaga 2 till RA-MS 2012:42 Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar Handlingar i ärenden om sjömanspension. Utskrifter från socialförsäkringsdatabasen. Undantag från gallring: Sjömanspensionsakter och utskrivna listor per kalenderår från registret för sjömanspension