Ornskoldsviks kommun

Revisjonsrapport / 2013 Genomford på uppdrag av revisorevna september 2013 Ornskoldsviks kommun Granskning av bisysslor '~ ~ ~~. ~i ~ ~:,. ~I/ ~.,,_. =~-~~ ~ =~ ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do

Building a better Innehåll 1. Sammanfattning...3 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Syfte och revisionsfrågor...4 2.3. Granskningens genomforande...5 3. Regelverk...5 3.1. Allminna bestemmelser, AB...5 3.2. Lag (1994:260) om offentlig anst~llning, LOA...5 3.3. Interns riktlinjer...6 4. Resultat av granskningen...6 4.1. Registerkontroll...6 4.2. Iakttagelser från intervjuer... 7 4.3. Rekommendationer...7 5. Bedomning...7 5.1. Bedomning utifrån revisionsfrågorna...7 5.2. Forslag till forb~ttringsområden...8 ~a

Building a better 1. Sammanfattning På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Ornskoldsviks kommun har Ernst &Young genomfort en granskning av kommunens hantering av bisysslor. Syftet med granskningen har varit att bedoma kommunens kontroll och uppfoljning av bisysslor. Revisionsfrågorna fokuserar på omfattning, rapportering och uppfoljning av otillåtna bisysslor i kommunen. Som revisionskriterier har anv~nts gallande regler om bisysslor for offentligt anst~llda som återfinns i Allmånna bestemmelser (AB) samt i Lag om offentlig anstållning (LOA). Granskningen avser samtliga styreiser och nåmnder, men avgr~nsas till att enbart omfatta anst~llda inom kommunen som innehar chefspositioner. Granskningen har baserats på Bolagsverkets register over funktion~rer, dokumentstudier och intervjuer med relevanta befattningshavare. En matchving har given gjorts mot Ornskoldsviks kommuns leverantorsfakturaregister. En fordjupad kontroll gjordes dir treffar i Bolagsverkets register indikerade en eventuell risk for otillåten bisyssla. En bedomning av respektive revisionsfråga gors i kapitel 5. Den sammanfattande bedomningen år att Ornskoldsviks kommun ennu finte har riktlinjer, rutiner och kontroller for att såkerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Vi notevar dock att riktlinjer ~r under framtagande. Vid kontroll mot kommunens leverantorsregister var en av cheferna registrerad som styrelsesuppleant i en firma som fakturerat kommunen. Oppdraget var dock upphandlat och personen anstålld efter upphandlingens genomforande. Omfattningen av bisysslor bedoms vara begr~nsad och de intervjuade kynde till ett beslut om att avveckla otillåten bisyssla. 3

7 Bwldinq a better 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Jagen (1994:260) om offentlig anst lining gåiler att en arbetstagare finte får ha någon anst~llning eller något uppdrag eller utova någon verksamhet som kan rubba fortroendet for den sammes opartiskhet i arbetet eller som kan skada kommunens anseende. Dessutom finns i kollektivavtalets allminna beståmmelser "AB" vissa regleringar auseende otiflåtna bisysslor. Derutover har arbetsgivaren en skyldighet att informere de anst~llda om vilka forhållanden som kan leda till att en bisyssla ej tillåts. Den anst~llde ska också på arbetsgivarens beg~ran I~mna sådans uppgifter som behovs for att arbetsgivaren skall kunna bedoma bisysslornas beskaffenhet. Arbetsgivaren ska d~refter besluta om bisysslan ~r att betrakta som otillåten. Som otillåtna betraktes fortroendeskadliga, konkurrerande eller arbetshindrande bisysslor. Med bisyssla auses anst~llning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tiflfålligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutovningen inom Ornskoldsvik kommun. Regler om bisysslor for offentligt anst~llda återfinns i Allminna bestemmelser (AB) samt i Lag om offentlig anst~llning (LOA). 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen har varit att overgripande utv~rdera hur kommunen hanterar anstålldas bisysslor for att d~rigenom kunna I~mna forb~ttringsforslag betr~ffande rutiner for bisysslor. granskningen har foljande revisionsfrågor besvarats: 1 Hur ser omfattningen av bisysslor ut inom granskade nåmnder/styreiser? 2 Har kommunen ~ndamålsenliga riktlinjer, rutiner och kontroller for hantering av bisysslor? 3 Finns ~ndamålsenliga rutiner for rapportering av bisysslor? a. Foljs rutinerna for rapportering av bisysslor och hur sker denne? s. Hur dokumenteres rapporteringen och bedomningen av bisysslan? s. Vem ~r ansvarig for att kontrollere och systematisere inrapporterade uppgifter? r. Hur ofte gors uppfoljning av inrapporteringen? $. Hur agerer kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? 9. Hur dokumenteres uppfoljningen och rapportering till forvaltningschef, nemnd/styrelse dir det ~r aktuellt? ~o. Finns det personer inom kommunen med bisysslor som kan befares finverka på anst~llningen i kommunen genom t ex bisysslans art, omfattning eller juv vid upphandlingar eller ensteka kop? Granskningen avser samtlige styreiser och nemnder, men avgr~nsas till att enbart omfatta anst~llda inom kommunens med ett chefsansvar. Granskningen omfattar endast Ornskoldsvik kommuns handl~ggning av bisysslor. Åtaganden i form av ledamot i styrelse eller forvaltere av en stiftelse, politiske eller fackliga fortroendeuppdrag omfattes finte av granskningen. 4

_ 1_~ 3uildinq a het4er 2.3. Granskningens genomforande Granskningen har baserats på intervjuer, databaserede registerkontroller samt dokumentstudier av riktlinjer och rutiner for hantering av bisysslor. Intervjuer har genomforts med kommunens personaldirektor, kommunchef, forhandlingschef, en forvaltningschef och andra relevante tj~nstem~n. Telefonayståmningar har genomforts i syfte att samla in information om leverantorer dir anstållda har intressen eller andra engagemang. Granskningen har också kompletterats genom att kommunens personalregister, leverantorsregister och leverantorsreskontra samt uppgifter från Bolagsverkets handels- och foreningsregister samt aktiebolagsregister sammanst~lls och granskes for att på så sitt identifiers eventuelle bisysslor och se om riktlinjer och rutiner foljts. Personer som innehar en chefsposition har genom urval kontrollerats mot Bolagsverkets register over funktionårer. I uppdraget ingår given att kontrollere om någon av de leverantorer/ bolag, som de anstållda år funktion~rer i, fakturerat Ornskoldsviks kommun under år 2012 och 2013 och om så har skett att person som finte ~r funktion~r eller funktion~r n~rstående har attesterat fakturan. De intervjuede har beretts tillf~lle att faktagranska rapporten. 3. Regelverk Med hensyn till att de kommunale myndigheterna och andra som fullgor uppgifter inom den offentlige forvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet år det angel get att arbetstagarna finte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba fortroendet for arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagare får finte heller åta sig en bisyssla som kan finverka negativt på arbetstagarens mojlighet att utfora sine arbetsuppgifter eller som inneber konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i kollektivavtalet Allmånna bestemmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anst~llning (LOA). For anst~llda i kommunale forvaltningar gåiler AB med undantag for fortroendeskadliga bisysslor, for vilka LOA gyller. I LOA 7 regleras forbudet mot fortroendeskadliga bisysslor for anst~llda i kommuner, landsting och kommunalforbund. Legen år tvingande och tar over AB:s bestemmelser om fortroendeskadliga bisysslor. 3.1. Allmånna beståmmelser, AB Vad gyller arbetshindrande och konkurrerande bisysslor omfattes alla kommunanstållda av AB 8. Arbetstagaren ska enligt AB 8 på beg~ran anm~la bisyssla och låmna de uppgifter som arbetsgivaren behover for bedomning av bisysslan. Arbetsgivaren kan forbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan finverka hindrande på arbetsuppgifterna eller inneber verksamhet som konkurrerer med arbetsgivarens. Enligt AB 8 råknas finte fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer som bisyssla. 3.2. Lag (1994:260) om offentlig anst~llning, LOA Alla anst~llda i kommunale forvaltningar omfattes av LOA 7 vad gyller fortroendeskadliga bisysslor. Arbetstagaren får finte enligt detta lagrum ha någon anstållning eller något uppdrag eller utova någon verksamhet som kan rubba fortroendet for hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 5

Building a bette,~ Arbetstagaren ~r (enligt LOA 7b ) skyldig att på begåran låmna de uppgifter som behovs for att arbetsgivaren ska kunna bedoma om arbetstagarens bisyssla ~r tillåten eller finte. Arbetsgivaren ~r (enligt LOA 7a ) skyldig att på låmpligt sitt informere sine arbetstagare om vilka slags forhållanden som kan gore en bisyssla otillåten enligt 7. Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphora med, eller finte åta sig, en fortroendeskadlig bisyssla ska (enligt LOA 7c ) vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet behover (LOA 42 ) finte foregås av forhandling enligt 11-14 MBL. LOA gor inga undantag motsvarande de som finns i AB for fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer. 3.3. Interne riktlinjer Till de lagar och avtal som finns auseende bisysslor och som beskrivs på kommunens intran~t, I~nkas en checklists som stod for bedomning av om bisysslan ~r fortroendeskadlig eller finte. Ornskoldsviks kommuns introduktion for chefer och medarbetare, ska enligt vad vi erfarit från hosten 2013 innehålla ett avsnitt om bisysslor. Avsikten ~r att kommunen framgent tydligare tar med bisysslefrågan i de årlige utvecklingssamtalen. Hittills har insamlande av uppgift om bisyssla gjorts vid anstållningstillf~llet och i vissa fall vid utvecklingssamtai. Detta har dock finte varit formaliserat på serskilt sitt. 4. Resultat av granskningen 4.1. Registerkontroll Ornskoldsviks kommuns samtlige chefer inom två utvalda forvaltningar, som lyder under tvi nemnder, omfattades av registerkontrollen. Vid matchning mot Bolagsverket erholls 20 treffar på unika individer; bostadsr~ttsforeningar, kommunale och statlige bolag exkluderade. Dessa chefer fordeles på funktion enligt Bolagverkets register: 7 Ledemoter i aktiebolag ~ 6 Suppleanter i aktiebolag ~ 3 Innehavere av enskild firma 2 Bolagsman i handelsbolag 2 Ledamot i ekonomisk forening Vid kontroll av ovenstående funktion~rsuppdrag mot kommunens leverantorsregister framkom att en av cheferna år registrerad som styrelsesuppleant i en firma som fakturerat kommunen under åren 2012 och 2013, tom juli månad. Opphandling var dock genomford innan chefen anstålldes, verfor attest etc bedoms vara korrekt hanterad. Vid påpekende till kommunen har information erhållits om att bisysslan kommer att foreslås bli ayslutad. Ovriga bolag dir chefer har en funktion enligt ovan har finte fakturerat kommunen under de perioder som granskningen avser. ~

Builtling a better working word 4.2. Iakttagelser från intervjuer 4.2.1. Kånnedom Av de intervjuade hade alla kånnedom om att det pågår ett arbete med att finfora en rutin dir kommunen årligen ska samla in och dokumentera uppgift om bisyssla skriftligt vid utvecklingssamtal samt att årligen bedoma identifierade bisysslor. 4.2.2. Omfattning och dokumentation Vad vi beskrivit ovan år att dokumentation om bisysslor och bedomning av desamma i flertalet fall finte finns nedtecknade. Det finns ingen sammanst~llning av vilka bisysslor, eller i vilken omfattning, chefer och medarbetare inom kommunen har bisysslor. De intervjuade menar given att det finte finns någon nytta av en sådan sammanst~lld information. De intervjuade hade kånnedom om att beslut ska fattats angående otillåten bisyssla, då sådan har identifierats. 4.3. Rekommendationer Kommunstyrelsen bor uppdatera de finterna instruktioner och styrdokument som finns i samband med att rutinen nu for~ndras till att årligen samla in uppgifter om bisysslor samt gora en årlig oversyn och bedomning av desamma. Kommunstyrelsen bor given verka for framtagandet av en mall/blankett for redovisning av bisysslor och att ifyllda blanketter forvaras Gentralt. Någon uppfoljning och kontroll av faktiska bisysslor kontra inrapporterade gors idag finte inom Ornskoldsviks kommun, varfor vi rekommenderar att systematiska kontroller finfors och kommuniceras i organisationen. 5. Bedomning 5.1. Bedomning utifrån revisionsfrågorna Omfattning av bisysslor inom granskade nåmnder/styrelse? Omfattningen av bisysslor hos chefer bedoms vara relativt begr~nsad. Detta styrks bland annat av de substansbaserade granskningsåtg~rder som genomforts i samband med granskningen. Har kommunen ~ndamålsenliga riktlinjer, rutiner och kontroller for hantering av bisysslor? Foljs rutinerna for rapportering av bisysslor och hur sker denna? Hur dokumenteras rapporteringen och bedomningen av bisysslan? Hur ofta gors uppfoljning av inrapporteringen? De finterna riktlinjer och rutiner som gyller for 2013 bedoms finte vara åndamålsenliga. Det utfors finte någon kontinuerlig, årlig finsamling av bisysslor inom Ornskoldsviks kommun. Bisysslan dokumenteras finte alltid skriftligt på ett strukturerat och formaliserat sitt. Någon uppfoljning och kontroll av faktiska bisysslor kontra inrapporterade gors idag finte inom Ornskoldsviks kommun. Vi ser dock positivt på att ett arbete pågår med att utveckla rutinen så att kommunen från och med år 2014 årligen har for aysikt att samla in uppgifter om bisysslor samt gora en årlig bedomning av dessa på ett tydligare sitt. 7

Building a better working word Hur agevar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? Ansvariga inom berord verksamhet diskuterar med berord person och d~refter att bisysslan eller anst~liningen inom kommunen ayslutas, beroende på vad berord person anser ~r I~mpligt. Hur dokumenteras uppfoljningen och rapportering till forvaltningschef, nemnd/styrelse dir det år aktuellt? Enligt den information som vi erhållit inom ramen for granskningen sker en muntlig information till nåmnd och styrelse om otillåten bisyssla uppdagas. Finns det personer inom kommunen med bisysslor som kan befaras finverka på anst~llningen i kommunen genom t ex bisysslans art, omfattning eller jåv vid upphandlingar eller enstaka kop? Vår granskning har finte foranlett någon synpunkt h~rvid lag. Den sammanfattande bedomningen ~r att Ornskoldsviks kommun ånnu finte har riktlinjer och rutiner for att s~kerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Vi notevar dock att riktlinjer ~r under framtagande. 5.2. Forslag till forbåttringsområden Med utgångspunkt från denna granskning har foljande forb~ttringsområden identifierats: Kommunstyrelsen bor uppdatera finterna styrdokument i samband med att rutinen for~ndras. Kommunstyrelsen bor verka for framtagande av en gemensam mall/blankett for redovisning av bisysslor och dessa bor forvaras Gentralt. Detta i syfte att mojliggora en effektiv hantering och uppfoljning av rapporterade bisysslor. Samtliga styreiser/nemnder bor s~kerstålla en ~ndamålsenlig och tydlig återrapportering av bisysslor Samtliga styreiser/nåmnder bor vidta åtg~rder for att s~kerst~lla rutiner angående bisyssla så att riktlinjen åtfoljs Någon uppfoljning och kontroll av faktiska bisysslor kontra inrapporterade utfors idag finte inom Ornskoldsviks kommun, varfor vi rekommenderar att systematiska kontroller finfors och kommuniceras i organisationen. U e sep~em, 2013 G alin W Blom ~~ Certifierad kommunal revisor Auktoriserad revisor