SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (12) 86 Information från verksamheten. Kommunchef Christina Madeling informerar om - att den av kommunstyrelsen begärda externa utredningen gällande IVO-rapporten pågår och kommer att redovisas till politiker, press och berörd personal 2014-04-08. - att intervjuerna för rekrytering av personalchef kommer att hållas 2014-04-14. 87 Dnr 2014/38-805 KS Information om planerad utveckling av idrottsplatsen, Högby IF. Till dagens sammanträde har Carl-Gustaf Nilsson, Högby IF, bjudits in för att redogöra för föreningens planer att bygga ett aktivitetshus vid idrottsplatsen och ett elljusspår i anslutning till planerad GC-väg. Ansökan om bidrag till dessa arbeten har skickats till Sparbanksstiftelsen och Smålandsidrotten. Avsikten är att handikappanpassa åtgärderna och då även ansöka om bidrag hos Allmänna Arvsfonden. Smålandsidrotten ställer som krav för att lämna bidrag att även kommuner ska bidra till planerad investering. Vidare redogörs att fridrottsbeläggningen på Högby Idrottsplats renoverades 2008, med ett garantiåtagande för entreprenören av 5 år. År 2011 utfördes en syn under garantitiden och 2013-09-11 utfördes garantibesiktning i närvaro av entreprenören. Därvid framkom brister i beläggningarna som Nordic Sport AB ska åtgärda. Vidare noterades brister i löparbanornas långsidor med ytan och linjeringen. Det noterades även att längdhoppsansatsen och stavhoppsansatsen behöver ges ny struktur enligt protokollet. Kostnaderna för arbetena utom garantin belöper sig på 272 tkr exkl moms. Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott har 2014-03-19 2 behandlat frågan om bidrag från kommunen och avslagit ansökan. Carl-Gustav Nilsson framför föreningens önskemål att få hjälp med arbetena. Arbetsutskottet avvaktar vidare beslut tills besiktning av gång- och cykelvägen och planerad belysning av sträckningen är utförd.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (12) 88 Dnr 2014/3-007 KS Granskningsrapport IT-hanteringen inom kommunen. Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att granska IT-hanteringen inom kommunen. Granskningen ligger inom den av revisorerna beslutade revisionsplanen. Av genomförd granskning framgår att revisorerna anser att effektivitetet och säkerheten kan förbättras inom kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildningsnämnden. Revisorerna emotser ett svar på planerade åtgärder senast 2014-04-30. Av rapporten framgår även att revisorerna bedömer att IT inte hanteras på ett effektivt och säkert sätt inom kommunstyrelsen och granskade nämnder baserat på att: Det saknas aktuella styrande dokument avseende IT i Borgholms kommun. Enkäten indikerar att de nuvarande styrande och stödjande dokumenten inte är allmänt kända bland de anställda. Roller och ansvar för systemägare, systemförvaltare, driftsansvarig och projektledare finns dokumenterade, men vi bedömer att ansvaret för de olika rollerna behöver aktualiseras. Det är viktigt att IT-avdelningen alltid får möjlighet att medverka i projekt då nya system ska införskaffas. Vi bedömer att ansvaret mellan ITavdelningen och utbildningsförvaltningens Itpedagog bör förtydligas. Vi anser att IT-avdelningen även i fortsättningen ska ansvara för val av hårdvara och gemensamma system samt inköp av dessa. Det inte finns några överenskommelser mellan IT-avdelningen och förvaltningarna som formulerar de krav på IT-tjänster som förvaltningarna har och som uppföljningar kan göras mot. Uppföljningarna som görs av IT-användningen och den gemensamma infrastrukturen behöver struktureras och systematiseras. IT-driften inte är tillräckligt fri från störningar. Flera användare ger exempel på problem som orsakar störningar i verksamheten och som innebär en risk att verksamhetens effektivitet och säkerhet påverkas negativt. Det finns ingen rutin att regelbundet testa återläsning av säkerhetskopiorna vid backuptagning på grund av bristande resurser. Vi rekommenderar att resurser tillförs så att rutinen kan införas. Revisorerna bedömer att följande delar av IT-verksamheten hanteras effektivt och säkert: Det görs uppföljningar av användningen av IT och den gemensamma infrastrukturen både på central nivå och ute i förvaltningarna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (12) Det finns tillfredsställande rutiner och ansvar för rapportering och hantering av problem från användare. Vi ser positivt på den nya finansieringsmodellen som antagits från och med budget 2014. I tjänsteskrivelse 2014-03-11 föreslår och konstaterar IT-chef Niklas Hällblad och kommunchef Christina Madeling att de fyra första punkterna löses genom att införa ett ledningssystem för informationssystem, skapa en ny IT-strategi och aktuella riktlinjer för användare och förvaltning. IT-chef, Niklas Hällblad, arbetar tillsammans med fyra andra kommuner att ta fram förslag till ledningssystem för Informationssäkerhet. Målsättningen är att Ledningssystemet ska vara klart innan sommaren. de andra två punkterna med brister beror på resursbrist på ITavdelningen. Personalen har bara tid att arbeta reaktivt (brandsläckning). Det finns ingen tid till proaktivt arbete. Belastningen har ökat markant på IT-avdelningen de senaste åren. I tabellen nedan redovisas ökningen av IT-miljön och bemanningen på ITavdelningen. 2005 IT-miljö 42 system 555 användare 542 datorer 30 servrar 2013 IT-miljö 83 system 1345 användare 936 datorer 90 servrar 621 ipads 2005 Bemanning IT-chef 2 systemtekniker 2 tekniker 2013 Bemanning IT-chef 2 systemtekniker 2,5 tekniker IT-miljön har ökat med mer än 100% och bemanningen har ökat 10% Istället för ökade resurser kan skapandet av en gemensam driftsorganisation med en eller flera andra kommuner ge motsvarande effekt. Strategiska funktioner bör dock ligga kvar i respektive kommun och kan i mindre kommuner som Borgholm kombineras med beställarfunktion mot den gemensamma driftsorganisationen. Vidare bedöms att IT blir allt mer kritisk för verksamheterna. Utan dokumenterad styrning av IT-användningen ökar risken för avbrott i systemen. Proaktivt arbete och att backuperna testas att återläsas, behövs för att minimera antalet avbrott och längden på de som uppstår Slutligen konstateras att följande åtgärder bör vidtas 1. snarast skapa ledningssystem för informationssäkerhet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (12) 2. snarast skapa ny IT-strategi och riktlinjer för användare och förvaltning. 3. utreda möjligheterna för gemensam drift med en eller flera kommuner. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen överlämna ovanstående redovisning av planerade åtgärder till revisorerna. 89 Dnr 2013/57-141 KS Tillväxt och näringslivsstrategi för Borgholms kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2013-03-14 52 åt kommunchef Christina Madeling att påbörja arbetet med att, utifrån det material som redan finns framtaget, ta fram en tillväxt- och näringslivsstrategi för Borgholms kommun för antagande under hösten 2013. Arbetet ska ske i nära samarbete med företagarorganisationerna. Förslaget ska skickas på remiss till partigrupperna för synpunkter innan det slutligen behandlas politiskt. Till dagens sammanträde finns upprättat förslag på handlingsplan och Näringslivsstrategi för Borgholms kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterade 2013-12-17 275 planen till partigrupperna och berörda intresseföreningar och företagarföreningar för synpunkter senast 2014-01-31. Remissen kommer även att finnas på kommunens hemsida. Remisstiden förlängdes till 2014-02-28 och remissvar inkom från Runstens Intresseförening, Företagarna på Öland och Centerpartiet. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta Tillväxt och näringslivsstrategi för Borgholms kommun. Vidare föreslås kommunstyrelsen uppdra till kommande näringslivsstrateg att kontinuerligt uppdatera handlingsplanen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (12) 90 Dnr 2013/205-159 KS Serviceplan-landsbygdsstrategi för Borgholms kommun. Till dagens sammanträde finns förslag på Serviceplan-landsbygdstrategi för Borgholms kommun. Planen ska ersätta tidigare antagen Lokal service- och varuförsörjningsplan 2008-09-29 77. Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterade 2013-12-10 274 planen till partigrupperna och berörda intresseföreningar för synpunkter senast 2014-01-31. Remissen kommer även att finnas på kommunens hemsida. Remisstiden förlängdes till 2014-02-28 och remissvar inkom från Runstens Intresseförening vars synpunkter till viss del inarbetats i strategin. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta Service- och landsbygdsplan för Borgholms kommun. 91 Dnr 2013/196-003 KS Revidering av Kostpolicy för Borgholms kommun och Borgholm Energi AB. Kommunfullmäktige antog 2011-01-24 7 nuvarande kostpolicy. Av policyn framgår att den ska revideras vartannat år. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2013-11-05 255 till kostchef Åsa Amnér, Borgholm Energi AB, att i samarbete med personal och beställare revidera kostpolicyn. Till dagens sammanträde finns förslag till kostpolicy. Utifrån policyn bör politiska mål och riktlinjer tas fram. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillsätta en arbetsgrupp för att ta fram politiska mål för kostverksamheten utifrån föreslagen ny kostpolicy och tidigare tagna politiska beslut vad gäller kostverksamheten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (12) Kostpolicyn behandlas sedan tillsammans med framtagna politiska mål och riktlinjer för att slutligt beslutas i kommunfullmäktige. 92 Dnr 2014/60-214 KS Utställning detaljplan Löttorps Camping, Södra Munketorp 1:7, 1:32 m fl fastigheter. Samhällsbyggnadsförvaltningen ger 2014-03-23 kommunstyrelsen möjlighet att lämna synpunkter på utställd detaljplan Löttorps Camping senast 2014-04-22. Samhällsbyggnadsnämnden godkände 2014-02-26 38 detaljplanen med tillhörande handlingar för utställning granskning. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra utveckling av campingområdet samt att reglera utbyggnad och tillbyggnadsmöjligheter för de privata fastigheter som ingår i planområdet. Kommunstyrelsens arbetsutskott lämnade 2011-01-25 36 synpunkter vid samråd för planen. Synpunkterna är inarbetade i detaljplanen. Kommunstyrelsens arbetsutskott konstaterar att tidigare synpunkter är inarbetade i planen och har därmed ingen erinran mot planens genomförande. 93 Dnr 2014/54-048 KS Ansökan om bidrag, renovering av hamn, Kapelludden Bredsättra. I e-post 2014-03-24 ansöker Kjell Olof Hedlund på uppdrag av Kläppinge Bysamfällighet i samarbete med Bredsättra-Sikehamns hembygdförening om bidrag med 200 tkr för maskinhyra, grävarbeten, cementarbete samt destruktion i samband med bortforsling av trasigt material i hamnen. Föreningen har ansökt om och fått bidrag från Kungafonden med 200 tkr och Landsfonden 15 tkr, dessa pengar ska användas till att bygga upp hamnen igen. Ansökan har även skickats till Sparbanksstiftelsen som ännu inte behandlat frågan. Kommunen överlämnade 1993-04-13 58 hamnanläggningen m m i Sikehamn, Bredsättra, till Sikehamns hamnförening.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (12) Vid dagens sammanträde redogör ordförande Lisbeth Lennartsson (C) att arbetsmarknadsavdelningens personal varit och tittat på hamnen och konstaterat att de har svårt att vara behjälpliga med eget arbete eftersom specialkompetens och maskiner behövs. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kommunchef Christina Madeling utreda ärendet och återkomma till kommunstyrelsen med förslag senast 2014-05-13. 94 Dnr 2013/220-109 KS Motion (Ilko Corkovic S) Demokrativecka. Ilko Corkovic (S) föreslår i motion 2013-12-09 att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att tillsätta en arbetsgrupp med förtroendevalda som får till uppgift att presentera förslag till en demokrativecka som ska arrangeras årligen i kommunen. Kommunfullmäktige tog 2013-12-16 184 emot motionen och överlämnade den till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2014-03-14 föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås i avvaktan på återrapportering från Demokratiberedningsgruppen och kommande fullmäktigebeslut om sammansättning av nämnder och styrelser inför nästa mandatperiod. Kommunledningskontoret bedömer att motionen bör avvakta dels till dess att beredningsgruppen har återrapporterat sitt uppdrag och dels tills fullmäktige har beslutat om den politiska organisationen. Enligt den redovisning som Demokratiberedningsgruppens ordförande delgav kommunfullmäktige vid junisammanträdet 2013 framgick att i förslaget till den politiska organisationen finns en Demokratiberedning, vilka är den som, om förslaget antas, skulle utse arbetsgruppen eller presentera förslag på demokrativecka. Yrkanden Ilko Corkovic (S) yrkar bifall till motionen. Lisbeth Lennartsson (C) och Eddie Forman (M) yrkar avslag på motionen. Proposition Vid propositionsställandet finner ordföranden att arbetsutskottet föreslår avslag på motionen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (12) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen i avvaktan på återrapportering från Demokratiberedningsgruppen och kommande fullmäktigebeslut om sammansättning av nämnder och styrelser inför nästa mandatperiod. Reservation Ilko Corkovic (S) (BILAGA 1) 95 Dnr 2013/123-109 KS Motion (Ilko Corkovic S) - uppdrag att ta fram bostadsförsörjningsplan. Ilko Corkovic (S) föreslår i motion 2013-06-10 - att fullmäktige - ger berörda nämnder och styrelser (kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden) i uppdrag att ta fram bostadsförsörjningsplan snarast och - att uppföljning presenteras kommunfullmäktige årligen. Kommunfullmäktige tog 2013-06-17 93 emot motionen och lämnade den till samhällsbyggnadsnämnden för beredning. Samhällsbyggnadsnämnden framförde 2014-01-29 20 synpunkter på ärendets beredning. I tjänsteskrivelse 2014-03-27 föreslår kommunledningskontoret att motionen bifalls och att uppdraget att upprätta en bostadsförsörjningsplan ges till kommunstyrelsen. Kommunledningskontorets bedömning utgår från att det i Lagen om kommunernas bostadsförsörjningsansvar framgår att varje kommun med riktlinjer ska planera för bostadsförsörjningen i kommunen. Syftet med planeringen ska vara att skapa förutsättningar för alla i kommunen att leva i goda bostäder och för att främja att ändamålsenligt åtgärder för bostadsförsörjningen förbereds och genomförs. Vid planeringen av bostadsförsörjningen ska kommunen samråda med berörda kommuner och ge länsstyrelsen, aktören med ansvar för regionalt tillväxtarbete i länet, och andra regionala organ tillfälle att yttra sig. Riktlinjer för bostadsförsörjning ska antas av kommunfullmäktige under varje mandatperiod. Enligt antaget reglemente är det kommunstyrelsen som har att leda och samordna bland annat mark- och bostadspolitiken och se till att en till-
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10 (12) fredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjning och samhällsbyggandet främjas. Om det innebär att ansvaret att ta fram en bostadsförsörjningsplan ligger på kommunstyrelsen bör uppdraget ges till kommunledningskontoret. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige bifalla motionen innebärande uppdrag till kommunstyrelsen att ta fram bostadsförsörjningsplan snarast. 96 Dnr 2014/81-290 KS Lokaler för förskolan i Runsten. Utbildningsnämnden föreslog 2014-03-16 24 kommunstyrelsen att lösa lokalfrågan för förskolan i Runsten genom nybyggnation enligt alternativ 1(anm. innebärande nybyggnation av förskola) i bifogad tjänsteskrivelse, samt att besluta om den finansieringsform och placering som kommunstyrelsen finner lämplig. Medför kommunstyrelsens långsiktiga lokallösning merkostnader för utbildningsnämnden förutsätts nämndens budgetram justeras i motsvarande grad. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar innan beslut ska arbetsutskottet träffa föräldragruppen på Näktergalen. Ärendet behandlas vid kommande arbetsutskottssammanträde. 97 Dnr 2014/31-822 KS Investering: bassängmatta till utebassängen, Åkerbobadet 2014, Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott påtalade 2013-10-02 35 behovet av ny matta till utebassängen. Åkerbobadet i Löttorp ägs och drivs av Borgholms kommun. På badet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 11 (12) finns det tre olika bassänger, en 12,5 x 6 meter inomhus och två utomhus, en barnbassäng 8 x 4 meter och en 25 x 12 meter. Bassängmattan i den stora bassängen ute är angripen av brunalger. Dessa alger går inte att ta bort varför mattan måste bytas ut. I tjänsteskrivelse 2014-02-07 och vid kommunstyrelsens sammanträde 2014-02-18 redogjorde fritidschef Jan-Åke Johansson tillsammans med fastighetschef Jan-Ola Östberg för behovet av byte av matta i den stora utebassängen på Åkerbobadet i Löttorp Byts inte bassängmattan kommer inte utebassängen att kunna användas under sommaren 2014. För att Åkerbobadet ska vara attraktivt sommartid krävs att samtliga bassänger kan vara öppna. Måste den stora utebassängen hållas stängd kommer antalet besökare och intäkter att minska och frågan är om inte hela badet då bör hållas stängt. Kommunstyrelsen beslutade 2014-02-18 25 att ge fritidsansvarig Jan-Åke Johansson i uppdrag att begära in anbud på byte av matta i den stora utebassängen på Åkerbobadet i Löttorp samt att utreda orsaker till varför bassängmattan angrips av brunalger. Vidare delegerade kommunstyrelsen till kommunstyrelsens arbetsutskott att besluta om investering av bassängmatta i den stora utebassängen på Åkerbobadet i Löttorp. Vid dagens sammanträde redogör fritidsansvarig Jan-Åke Johansson för genomförd upphandling genom förenklat anbudsförfarande på totalentreprenad. Upphandlingen publicerades via Visma-Tendsign under tiden 2014-03-05 2014-03-27. Anbudsöppning skedde 2014-03-28 då det framkom att Anbudsgivare 1 lämnat anbud om 320 tkr exkl moms. Till denna kostnad kan även eventuell ätakostnad och option på fibermatta tillkomma. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar anta inkommet anbud, genomföra investering enligt genomförd upphandling.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 12 (12) 98 Överklagade beslut, information om avslag. Vid dagens sammanträde informerar ordförande Lisbeth Lennartsson (C) att Förvaltningsrätten i Växjö avslagit Per Lublin överklagningar av fullmäktigebesluten gällande: 1. Försäljning av del av Böda 1:2 (Böda Skola), 2. Försäljning av HSB-lägenheter, 3. Fastighetsförsäljning resterande mark Södvik 2:10, 4. Försäljning av Södra Runsten 9:1 (Runstens skola), 5. Markanvisningspolicy, 6. Turismstrategi, 7. Skattesats 2013, 8. Investering tillbyggnad av Gärdslösa skola, 9. presidiets brev gällande Återtagande av uppdrag samt 10. utbildningsnämndens beslut gällande utbyggnad av Gärdlösa skola samt uppdrag till BEAB att utreda byggnationen. 99 Dnr 2014/82-290 KS Lokaler för förskolan i Södvik. Utbildningsnämnden föreslog 2014-03-16 23 kommunstyrelsen att lösa lokalfrågan för förskolan i Södvik genom nybyggnation enligt bifogad tjänsteskrivelse, samt besluta om den finansiering och placering som kommunstyrelsen finner lämplig. I det fall kommunstyrelsen ser andra alternativa lokallösningar i Södvik kan kommunstyrelsen besluta annat, om alternativen för nämnden är kostnadsneutrala och i övrigt likvärdiga. Medför kommunstyrelsens långsiktiga lokallösning merkostnader för utbildningsnämnden förutsätts nämndens budgetram justeras i motsvarande grad, att besluta om en kortsiktig provisorisk lösning under byggtiden. Nämn den föreslår i första hand en tillfällig paviljonglösning på plats och i andra hand en tillfällig lösning i befintliga verksamhetslokaler. Vid dagens sammanträde diskuteras olika lösningar för förskolan i Södvik. Bland annat kan förskolans lokalbehov lösas genom försäljning av gamla skolan i Södvik och återhyrning av förskolelokaler av den nya ägaren. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar via kommunens mäklare annonsera ut Södviksskolan till försäljning med förbehållet att kommunen långsiktigt vill återhyra förskolelokaler. Ärendet behandlas vid kommunstyrelsens sammanträde 2014-04-15.