Patientsäkerhetsberättelse för de medicinska insatserna i elevhälsan, Sollentuna kommun.

Patientsäkerhetsberättelse för de medicinska insatserna i elevhälsan, Sollentuna kommun. År 2014 Datum 2015-02-26 Utfärdat av verksamhetsansvarig skolsköterska, Ann Lötbom 1

Innehållsförteckning Patientsäkerhetsberättelse för de medicinska insatserna i elevhälsan 1 Innehållsförteckning 2 Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerheten 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Uppföljning genom egenkontroll 6 Rutiner för förbättringsarbete och uppföljning 6 Åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 7 Rutiner för att identifiera risker i verksamheten 8 Hur utreds händelser som medfört eller kunnat medföra vårdskada 8 Samverkan för att förebygga vårdskada 9 Skolhälsovårdens rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter 9 Sammanställning och analys 9 Samverkan med elever och närstående 10 Resultat 10 Resultatmått 14 Ej uppnådda mål 15 Övergripande mål för kommande år 15 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 De medicinska insatserna i elevhälsan benämns även som skolhälsovård i detta dokument. Skolhälsovårdsgruppen innefattar skolsköterskor och skolläkare. 2

Sammanfattning Vårdgivaren ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att kravet på god vård enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) upprätthålls. Patientsäkerhetslagen som trädde i kraft 1 januari 2011 (2010:659), ger vårdgivaren ett tydligare ansvar att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador. Vårdgivaren ska senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilket detta ska ingå. Hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalender år Vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten Visa vilka resultat som uppnåtts Av detta följer att personalen inom skolhälsovården har skyldighet att rapportera tillbud, risk för tillbud och avvikelser. I Sollentuna kommun är barn och ungdomsnämnden vårdgivare för kommunala grundskolorna. Skolhälsovården i elevhälsan strävar alltid efter samarbete med eleven, vårdnadshavare utifrån elevs ålder och mognad och med övrig personal på skolan. Verksamhetschef för medicinska insatserna i elevhälsan är chefen för Stöd och utveckling, barn-och utbildningskontoret, sedan 2014-09-24. Skolläkaren och verksamhetsansvarig skolsköterska hade ett delat medicinskt ledningsansvar under 2014. Under året har det arbetats aktivt med kvalitetsarbete och utveckling. Rutiner kring avvikelserapportering, mål i verksamheten och utökad samverkan har bland annat införts. Skolhälsovården har möten en gång i månaden där kvalité och säkerhet finns på agendan. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Målet är att bedriva en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och förebyggs. Det skall inom verksamheten finnas en nödvändig bemanning av kompetent personal. Det skall finnas säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet, dessa skall vara kända och användas av all personal. Målen för medicinska delen i elevhälsan är att främja säkra rutiner för kvalitetsarbetet, bedriva en jämlik skolhälsovård för alla elever och att samverka med personal på skolan och vårdnadshavare genom; Generellt riktat arbete; Främja elevens lärande, utveckling och hälsa Förebygga hälsa och inlärningssvårigheter Bidra till att skapa miljöer som främjar lärande, utveckling och hälsa 3

Individuellt riktat arbete; Bidra till att varje enskild elev ges förutsättningar att utvecklas så långt som möjligt enigt utbildningens mål Undanröja hinder för lärande, utveckling och hälsa Uppmärksamma och på rektorns uppdrag utreda orsaker till inlärningsproblem Uppmärksamma och utreda orsaker till ohälsa Bidra med åtgärder och anpassning för varje enskild elev i behov av särskilt stöd Skolhälsovården arbetar enligt framtagen målbild. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Barn- och ungdomsnämnden är vårdgivare för grundskolan i Sollentuna kommunala skolor. Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschef för de medicinska insatserna i elevhälsan utses. Varje rektor var verksamhetschef för skolhälsovården, till september. 2014-09-24 beslutades att chef för Stöd och utveckling är verksamhetschef över den medicinska delen i elevhälsan. Via förvaltningschef och chef för Stöd och utveckling, barn- och utbildningskontoret, ges målområden till verksamhetsansvarig skolsköterska. Det medicinska ledningsansvaret har en skolläkare och verksamhetsansvarig skolsköterska, som delat uppdrag. Skolläkarna är upphandlade av Proffice Care och ligger under chefen för Stöd och utveckling. Skolsköterskorna är anställda av rektor, som är ansvarig chef. Avvikelsehantering rapporteras av verksamhetsansvarig skolsköterska och Lex Maria ärenden rapporteras av skolläkaren. 4

Verksamhetsansvarig skolsköterska arbetar, enligt ledningssystemet, med kvalitetsarbete genom att; planera leda kontrollera följa upp utvärdera Kvalitetsdefinitionen kan beskrivas som en ram som ska fyllas med det innehåll som finns i lagar och andra föreskrifter Genom arbetet i skolhälsovårdsgruppen, utifrån mål och kvalitetsarbete, höjs kvalitén för verksamheten och den enskilda eleven succesivt. Medicinskt ansvarig skolläkare har ansvar för arbetsprocesser och revideringar i metodboken inom följande områden; Egenvård Lex Maria Basalhygien, rutiner Lokala riktlinjer för läkemedel Generell ordination Verksamhetsansvarig skolsköterska har ansvar för arbetsprocesser och revideringar i metodboken inom följande områden; Kvalitetsarbete Sträva mot förbättringar Egenkontroll Risk och händelse rapportering/analys Dokumentationsskyldighet Rutiner kring klagomålshantering Kvalitets- och patientsäkerhetsrapport Rutiner om journalhantering Riktlinjer basprogrammet Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Avvikelser och vårdskador hanteras kontinuerligt via rapportering i den interna avvikelsehanteringen, som finns i metodboken på intranätet. På varje möte, 1 gång/månad, finns en stående punkt för avvikelser och åtgärder/arbetsrutiner, för att förhindra vårdskador. Verksamhetsansvarig och systemansvarig utför loggkontroller i datajournalsystemet 1 gång/ termin, enligt särskild dokumenterad gång och granskar journaler enligt patientdatalagen (2008:355). 5

Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem följs Egenkontroll utförs i juni varje år, enligt upprättat dokument. Sammanställning och vidare rapportering till skolsköterskorna görs av verksamhetsansvarig skolsköterska på skolhälsovårdsmöten och till verksamhetschef, via mail. Egenkontrollen lyfts även på enskilda möten mellan skolsköterska/rektor. Områden som tas upp i skolhälsovårdens dokument för egenkontroll är; Mottagningslokal och utrustning Basalhygien Läkemedel riktlinjer och arbetsrutiner Dokumentation Journalhantering Elevhälsoarbete Uppföljning och utvärdering Systematisk logguppföljning sker enligt särskild modell på alla kommunala skolor1gång/ termin, enligt följande bedömningspunkter; Behörighet Har journalanteckningar gjorts avvikande tider Har det dokumenterats i linje med skolhälsovårdens rutiner (enbart fakta - inga egna slutsatser eller åsikter, kortfattade och konkreta anteckningar, enbart vedertagna förkortningar, anteckningar ska vara signerade) Om dataintrång upptäcks tar verksamhetsansvarig sköterska kontakt med berörd personal och verksamhetschef. Tillbudsrapport eller Lex Maria anmälan skrivs, beroende på intrångets art. Särskilda rutiner för egenkontroll av givna vaccinationer görs 1 gång/år. Rutiner för förbättringsarbete och uppföljning SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Det systematiska förbättringsarbetet består av Riskanalys Egenkontroll Utredning av rapporter, klagomål och synpunkter Förbättrande åtgärder av bl.a. processer och rutiner Verksamhetsansvarig deltar i nätverk, där kvalitetsarbete och information tas upp 6

Arbetsgång med konkreta mål Varje mål identifieras och kartläggs enligt Plan-Do-Check-Act cirkel. Detaljplan utformas på höstens planeringsdag. Verksamhetsansvarig skolsköterska berättar om målen för verksamhetschef och rektorer, på rektorsmöte, 1 gång/år under höstterminen. Skolhälsovårdsgruppen arbetar efter framtagen plan och kompletterar med ny information, t.ex. lösningsförslag, på möten. Diskussion, råd och tips är utvecklande och kvalitetshöjande i sig och leder ofta till beslut. På möte under vårterminen tas beslut om arbetet som gjorts ska bli standardiserade rutiner i verksamheten och om ytterligare förbättringar behöver göras eller om nya mål ska tas fram. Analys/utvärdering görs av verksamhetsansvarig skolsköterska och återkoppling sker till skolhälsovårdsgruppen på möte och till chef för Stöd och utveckling i april varje år. Åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Följande nya arbetssätt som haft betydelse för patientsäkerheten har införts/förbättrats under föregående år. Initiativet med FaR (fysisk aktivitet på recept) och samarbetet med Friskis och Svettis har lett till ett projekt mellan barn-och utbildningskontoret, Landstingets utvecklingsavdelning, kultur- och fritidskontoret, samt GIH (gymnastik- och idrottshögskolan). Projektet syftar till att fler elever ska få FaR (fysisk aktivitet på 7

recept) samt ökad fysisk rörelse för alla elever. Studier har visat att fysisk aktivitet ger ökad hälsa, ökad trivsel och ökade skolresultat för eleverna. Extra bra resultat har uppmätts på elever med koncentrations svårigheter. Projektet pågår tom. 2015-12-31. Skolhälsovården har aktivt börjat fokusera på mer hälsa och förebyggande arbete. Nya arbetsmetoder har börjat användas i både hälsosamtal och i klass/grupp samtal. Utökad samverkan med andra vårdgivare och kontor har inletts, bl.a. mellan BVC och Skolhälsovården, för bättre överlämnande av elev. Vi har utökat samarbetet med Förebyggarenheten på socialkontoret, för att upptäcka psykisk ohälsa tidigt och hitta våldförebyggande metoder. Utökat antal timmar till systemansvarig för journalsystemet ger sköterskorna mer tid till eleverna Aktivt kvalitetsarbete bedrivs ständigt på skolhälsovårdsmöten. Upphandling av nytt journalsystem har påbörjats. Rutiner för att identifiera risker i verksamheten SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Fortsatt och ständigt arbete med händelseanalys (tillbud och avvikelserapporter). All personal inom elevhälsans medicinska del ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Tillbud/avvikelser rapporteras in från skolsköterskorna och diskuteras på följande möte. Förslag på åtgärd/nytt arbetssätt ges efter behov. HUR utreds händelser som medfört eller kunnat medföra vårdskada Händelser: Utreds enligt egen blankett Analys av risker - orsaker och åtgärder. 1. Händelserna delas in i Riskområden 2. Åtgärder delas i lokalt och organisation 3. Förslag på åtgärder tas fram av skolhälsovårdsgruppen. 4. Verksamhetsansvarig skolsköterska ansvarar för rapportering till verksamhetschef på barn-och utbildningskontoret, där ev. beslut om åtgärder under organisation tas. Vårdskador: 1. Samtliga medarbetare i verksamheten har ansvar för att notera och rapportera eventuella uppkomna vårdskador, på särskild blankett. 2. Skolsköterskan informerar elev, förälder, verksamhetsansvarig och rektor om vårdskada inträffat. 3. Skolläkare beslutar om anmälning enligt Lex Maria ska ske. Anmälan görs enligt särskild arbetsrutin, inom 2 månader. Verksamhetschef informeras. 8

Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Det är viktigt att elevhälsan får kännedom om nya elever på skolan eller om elev flyttar från kommunen. Detta för att journaler skall beställas eller skickas, vilket är viktigt för att inte insatser ska fördröjas eller utebli. Samverkan finns med barnavårdscentraler, vårdcentraler och barn- och ungdomsmottagning. Skolhälsovård, skola (kommun) och vårdcentral (Landsting) samarbetar också i mottagningsarbetet för nyanlända elever från annat land (CIFS centrum för integration och flerspråkighet). Gemensamma föreläsningar för skolsköterskor och skolläkare i Stockholms kranskommuner, har anordnats. Skolhälsovårdspersonalens rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Klagomål: Information om hur klagomål och synpunkter lämnas finns på kommunens hemsida. Skolhälsovården följer rutiner från barn- och utbildningskontoret. Under året 2014 har två stycken externa klagomål inkommit, inga interna. Klagomålen kommer från två föräldrar med varsitt barn på skilda skolor. Båda hade synpunkter på att deras barn inte fick rätt stöd, samt att skolsköterska och kurator har för få timmar för att tillgodogöra elevens behov. Ärenden hänvisades till rektorer. En skola anställde kurator på timmar, vilket inte fanns tidigare. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Skolhälsovården i Sollentuna har inte haft ärenden till Patientnämnden eller några Lex Maria ärenden. Ett ärende har varit under utredning men bedömdes inte som Lex Maria, av skolläkare. Brister i IT-system är väldigt tidsödande, för samtliga sköterskor. Avvikelser från föregående år beror på sjukdom och brist på vikarie. Handlingsplan för att förebygga/upptäcka när kollega behöver stöd har tagits fram. Eleverna trivs i stort i skolan, men vi behöver hitta de elever som inte trivs, minska den upplevda stressen för skolarbetet och få alla elever att äta lunch, eftersom trivsel och stress är faktorer som påverkar den psykiska hälsan och det i sin tur skolarbetet, i hög grad. 9

Samverkan med elever och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 All hälso- och sjukvård med några få undantag är frivillig. Det är den som har hälsoproblem (eller vårdnadshavare till minderårig enligt kap 6 föräldrabalken) som avgör om han/hon skall söka vård. Samtycke till undersökning och behandling är i de flesta fall muntlig men vid vaccination och rekvisition av journaler efterfrågas skriftligt medgivande. Skolsköterskor och skolläkare skall alltid sträva efter ett samarbete med elev och vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling. Elev bör alltid informeras i det som rör honom eller henne och informationen skall vara anpassad efter ålder och mognad. Vårdnadshavare kontaktas när man så bedömer det. Eleven skall ha ett medinflytande som med tiden eller under vissa omständigheter övergår till ett självbestämmande. En välinformerad elev ökar sin upplevelse av trygghet. Resultat Beskrivning av skolhälsovårdens roll och uppdrag i folder, på Sollentuna kommuns hemsida och intranät Information inför genomförande av vaccinering och eventuella biverkningar och information på blankett för medgivande Information inför och vid uppföljning av hälsobesök och hälsosamtal Varje elev har medinflytande i hälsosamtal, bl.a. om prioriterade områden och om vilka åtgärder/mål som ska vidtas Information om sekretess och tystnadsplikt till elever och vårdnadsgivare Eleven får alltid information om symtom, skada, vidtagna åtgärder och uppföljning i samband med besök SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Ett par skolsköterskor har fått ökat antal timmar. Nyckeltalet för skolsköterskor, grundskolan i kommunala skolorna, Sollentuna ligger på 17 (= ett medeltal på 680 elever/heltid). I en jämförelse med Stockholm stad och alla 26 kranskommuner ligger alla kommuner mellan 12,2 och 21,3, med undantag av Tyresö kommun som sticker ut med 30 i nyckeltal. Statistik tas fram från journalsystemet utifrån hälsosamtalen i år 4 och 8. Varje enskild sköterska lyfter statistik för sin skola med rektor. I kommunala skolorna äter 91 % av alla elever i år 4 lunch varje dag och 79 % av eleverna i år 8. Det är nästan exakt samma resultat som år 2013, men ett resultat som kan förbättras. Medicinska delen i elevhälsan har 148 avvikelser år 2014. 112 stycken gäller ogjorda kontroller pga. sjukdom hos personal, 33 stycken gäller problem med inloggning i journalsystem p.g.a. kommunens egna system, två stycken är brist på rutiner och en är medicinskt teknisk avvikelse. 10

År 8 300 250 200 150 100 50 0 Jag känner mig stressad över skolarbetet (betyder pressad, jäktad, inte hinna med) aldrig sällan ibland ofta alltid Ej svarat I Folkhälsomyndighetens rapport; Skolbarns hälsovanor i Sverige 2013/14, Grundrapport, nedan, kan vi bl.a. se trivsel och upplevd stress av skolarbetet, men också elevernas syn på lärarna och om de tror att lärarna bryr sig om dem. Denna rapport kan användas som jämförelse. http://www.folkhalsomyndigheten.se/pagefiles/ 18915/skolbarns-halsovanor-sverige-2013-14.pdf Alla skolor arbetar med Olweus metoden mot mobbing. Antalet elever som känner sig mobbade är 4,7 %. Positivt är att Sollentuna gör ett bra arbete och att kommunen har lägst andel mobbning i Sverige, jämfört med andra kommuner som arbetar med programmet. Även i jämförelse med större nationella mätningar har Sollentuna lägre andel mobbning. Kränkningar på nätet har dock ökat, främst hos flickor i lägre ålder (år 4-5) Se nedan, statistik hämtat från Olweus enkät 2014. Negativa/aggressiva handlingar på nätet - enstaka händelse + mobbning 15 14,2 10 5 4,7 7,8 11,2 11,6 6,7 9,3 6,7 5,5 10,6 9,1 6,7 6,8 10,5 7,8 7,9 Flickor 3-9 Pojkar 3-9 Alla 3-9 0 2005 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 11

Många elever har arbetsro ofta eller alltid, på lektionerna, men allt för många svarar ibland på frågan. År 4 Jag har arbetsro på lektionerna alltid ofta ibland sällan aldrig Ej svarat Alltid119 (15 %) Ofta: 453 (57 %) Ibland: 185 (23 %) Sällan 26 (3 %) Aldrig: 3 (0 %) Ej svarat: 3 (0 %) År 8 Jag har arbetsro på lektionerna alltid ofta ibland sällan aldrig Ej svarat Alltid: 56(9 %) Ofta: 400(63 %) Ibland: 146(23 %) Sällan: 29(5 %) Aldrig: 2(0 %) Ej svarat: 6(1 %) 12

Ont i huvud eller magen är ofta ett första tecken på psykisk ohälsa. Det kan vara symtom både från skoldag och fritid, men eleven är samma individ oavsett skoltid eller fritid och skoldagen påverkas oavsett varför du känner symtom. År 4 Jag har de senaste tre månaderna haft besvärande... Ej svarat Ont i magen alltid ofta Huvudvärk ibland sällan 0 50 100 150 200 250 300 350 aldrig Ont i magen; Ej svarat: 2 % Alltid: 2 % Ofta: 5 % Ibland: 19 % Sällan: 37 % Aldrig: 37 % Huvudvärk; Ej svarat: 2 % Alltid: 1 % Ofta: 7 % Ibland: 19 % Sällan: 37 % Aldrig: 35 % År 8 Jag har de senaste tre månaderna haft besvärande... Ej svarat Ont i magen alltid ofta Huvudvärk ibland sällan 0 50 100 150 200 250 300 aldrig Ont i magen; Ej svarat: 2 % Alltid: 1 % Ofta:6 % Ibland: 21 % Sällan: 36 % Aldrig: 34 % Huvudvärk; Ej svarat: 1 % Alltid: 1 % Ofta:8 % Ibland: 24 % Sällan: 37 % Aldrig: 28 % 13

Strukturmått Skolhälsovårdsmöten äger rum en gång/månad. Sköterskor delger varandra bra rutiner och nyheter på möten t.ex. framtagna rutiner på en skola eller information från föreläsning. Kvalitetssäkring och utveckling är ständigt i fokus. Alla nyanställda sköterskor går screening kurs i audiometri (hörselmätning). Processmått Skolsköterskor samt skolläkare dokumenterar i Asynja journalsystem Skolläkaren har planerade mottagningar och skolsköterskorna bokar in tider till eleverna. Alla skolsköterskor arbetar i Google, där man även använder delade dokument för processer och protokoll. Resultatmått Förra årets mål är nådda, med undantag av likvärdig elevhälsa och önskemål om fortbildning i intervju metoden motiverande samtal (MI-metoden). Det har inkommit 148 stycken avvikelser (se information under rubriken resultat ). Aktivt arbete för att minska lovlig och olovlig frånvaro hos elev, sker på varje enskild skola i samråd med rektor Sollentuna skolsköterskor har hög vaccinationsstatistik. Den har stigit från att ca 98 % av alla elever fick alla vaccinationer 2013 till att ca 98,5 % vaccineras i år. (ovaccinerade har ej lämnat vårdnadshavare medgivande eller tackat nej) Elevernas arbetsmiljö är ett uppmärksammat område och förslag på rutiner har tagits fram. Även fortsättningsvis, 2015, ett målområde. Systemansvarigs antal timmar har utökats från 2 till 8, vilket vi haft stort behov av Nya riktlinjerna från Skolverket och Socialstyrelsen har gjort att arbetsrutiner omarbetas och ses över. Metodboken, på intranätet, utvecklas och uppdateras regelbundet, 2 ggr./år Rutiner för kontroll av medicinsk teknisk utrustning har tagits fram Samverkan har utökats både med andra vårdgivare och inom kontoret. Några ex. är Förebyggarenheten (socialkontoret), CIFS (Centrum för integration och flerspråkighet) BVC och Vårdcentraler. 14

Ej uppnådda mål En jämn elevhälsa för alla elever har ej kunnat uppnås, eftersom elevantal/skolsköterska varierar per skola. Fortbildning i samtalsmetoden Motiverande samtal (en evidensbaserad metod flera sköterskor gått grundutbildning i och använder som arbetsredskap), har inte uppnåtts. Övergripande mål för kommande år Målet är att åstadkomma kvalitet och säkerhet inom skolhälsovården, för eleven. Vi ska ha uppdaterade, evidensbaserade arbetsmetoder, som kontinuerligt analyseras. Jämn elevhälsa för alla elever Arbete utifrån nytt vägledningsdokument fortsätter Öka elevers psykiska hälsa bl.a. genom ökad fysisk aktivitet för eleverna. Arbeta aktivt för elevers arbetsmiljö Utveckla pågående samverkansarbete inom kommunen och med andra Vårdgivare, Tänka nytt och tänka möjligheter, inom våra ramar Fortbildning i motiverande samtal (MI metoden) till personal i skolhälsovården, för nyanställda och för att hålla en evidensbaserad, fungerande, metod aktuell och levande Låt oss ta in elevens hälsa mer aktivt i skolan! Att utveckla samverkan kring eleven ökar chansen till den viktigaste skyddsfaktorn för psykisk hälsa längre fram i livet att gå ut skolan med godkända betyg, i alla ämnen! 15