Enkätundersökning av Livsmedelsverket livsmedelssektorns Rådgivningsavdelningen krisberedskapsförmåga Rådgivningsenheten 2013 Sammanställning - enkätundersökning av livsmedelssektorns krisberedskapsförmåga Postadress Besöksadress Telefon Webbplats Box 622 Hamnesplanaden 5 751 26 Uppsala Uppsala 018-17 55 00 www.slv.se
Enkätundersökning av livsmedelssektorns krisberedskapsförmåga Livsmedelsverket är den ansvariga myndigheten för livsmedelssektorn efter primärproduktionen. Livsmedelssektorn är både stor och komplex genom de många variationer av både storlek och inriktning av verksamheter och företag i området. Vissa företag är direkt kopplade till vad som kan ses som samhällsviktig verksamhet, andra inte. Att studera krisberedskap inom livsmedelssektorn är en komplex uppgift då beroende på vilken typ av företag som studeras så kan beroenden skilja sig åt och vilka konsekvenser en kris i området skulle ha på samhället. Syftet med enkätundersökningen var att kunna utforma en mycket förenklad bild av livsmedelssektorns förmåga att förbereda, hantera och återhämta sig efter en kris. Enkäten fick dock en mycket låg svarsfrekvens vilket gör att slutsatserna som går att dra kan sägas är mer indikationer bland livsmedelsföretagen snarare än hur majoriteten av dem faktiskt arbetar med krisbereskap. Resultatet presenteras därför kort och sammanfattande. Samtliga frågor av enkäten har inte heller tagits med för resultatet då de hade allt för låg svarsfrekvens för att kunna dra någon slutsats. Sammanfattning av resultat Enkätfrågorna lades in i olika kategorier, men frågorna i sig representerar även åtgärder som är förebyggande, hanterande eller återhämtande. Via enkätutskicken, de slutna publikationerna samt den öppna, kom det in totalt 157 inskickade svar. Större delen av de svarande bestod av medelstora och stora företag, över 4 och 20 anställda. Krisberedskap Merparten av de företag som besvarade enkäten har någon form av förebyggande verksamhet. Vid upphandlingar är det ungefär lika vanligt att företagen har ett krisberedskapsperspektiv som att de inte har det. Däremot är det betydligt vanligare att flertalet företag arbetar med någon form av riskanalys, beredskapsplan och handlingsplaner för att förebreda sig för oväntade händelser som kan orsaka en kris. Dock fanns det ingen stor skillnad på de som arbetar med kontinuitetsplanering och de som inte gör det. Det är även en betydligt högra andel av företagen som inte vet om de arbetar med kontinuitetsplanering än vad det är för riskanalys, beredskapsplan och handlingsplaner. Arbetar med det på något sätt Arbetar inte alls med det Vet ej Riskanalys 78.4 % 15.9 % 5.7 % Krisberedskapsplan 71.1 % 23.1 % 5.8 % Handlingsplan 77 % 18.5 % 5.4 % Kontinuitetsplanering 40.4 % 39.7 % 19.9%
Förebyggande samverkan Majoriteten av företagen har även samverkan med andra aktörer då oftast leverantörer, kunder, kommuner och företag inom samma typ av bransch. Oftast har de också samordnade krisberedskapsoch handlingsplaner med de aktörer de samverkar med. Frågan är dock om de som svarat förstod att det handlar om ett uttalat samarbete inom just krisberedskap, inte om det finns en kontinuerlig kontakt med dessa aktörer. Under den här frågan hade företaget möjlighet att välja fler än ett alternativ och på så sätt kunna fylla i samtliga av de aktörer de har samverkan med. Följdfrågan var sedan om krisberedskaps- och handlingsplaner samordnats med den samverkan aktörens. Samverkar med för att förhindra allvarliga händelser och kriser Samordning av krisberedskaps- och handlingsplaner Kommun 43,4 % 19,9 % Landsting 2,6 % 2 % Länsstyrelse 6,6 % 1,3 % Annan myndighet 11,2 % 6,6 % Andraföretag inom samma bransch 24,3 % 16,6 % Andra företag - i annan bransch 7,9 % 3,3 % Leverantörer 59,2 % 43,7 % Kunder 30,3 % 21,9 % Har ingen samverkan 19,1 % 29,1 % Vet ej - 12,6 % Annan 2,6 % 2,6 % Totalt 207,2 % 159,6 % Ledning Flertalet av företagen har även en utsedd krisledning i den bemärkelsen som beskrevs i enkäten, men det är en minoritet av dem som utbildat och/eller övat krisledningen under de senaste två åren. Företaget har en utsedd krisledning som kan agera under en krissituation? Ja, det finns en utsedd krisledning 60,3 % Det är oklart vilka som tillhör krisledningen 7,1 % Nej, det finns ingen krisledning 26,9 % Vet ej 5,8 % Företagets chefer har övat och utbildat sig inom krisberedskap de senaste två åren? Ja, både och 17,2 % Enbart övat 17,2 % Enbart utbildat 10,2 % Inget av dem 48,4 % Vet ej 7 %
Personal Företagen som besvarat enkäten anser även att personalen i företagen antingen vet eller delvis vet hur de ska agera i en kris, men minoriteten av företagen har övat eller utbildat sin personal under åren 2012-2013. Personalen har kunskap om hur de ska agera vid en kris Personalen har fått öva något krisscenario under åren 2013-2013 Personalen är utbildad i krisberedskap Ja 28 % 28,6 % 13 % Nej 4,5 % 42,2 % 32,9 % Delvis 54,8 % 26,5 % 50 % Vet ej 6,5 % 2,7 % 4,1 % Har ej personal 6,4 % - - Kritiska resurser Majoriteten av företagen planerar för bortfall av kritiska resurser, men de har sällan en faktisk möjlighet att hantera bortfall i de kritiska resurserna. Vad gäller el och IT system så har de flesta av företaget planerat sitt agerande vid bortfall, men det är en minoritet som har reservresurser för det. Finns det planer för hur verksamheten ska agera vid bortfall i något av följande kritiska resurser? Ja Nej Är ingen kritisk resurs Elförsörjning 53,7 % 39,5 % 6,8 % IT, telefoni, Internet, 56,1 % 35,1 % 8,8 % filserver Dricksvatten och 47,6 % 42,8 % 9,7 % avlopp Kyl och frys 63 % 25,3 % 11,6 % Lokaler 49 % 46,9 % 4,2 % Personal 68,1 % 25,7 % 6,2 % Beslutsfattare 54,2 % 38,7 % 7 % GNSS (global 3,1 % 38,8 % 58,1 % Navigation system) Transporter 45,8 % 38 % 16,2 % Fordon 35,8 % 27,7 % 36,5 % En specifik råvara 56,3 % 24,6 % 19 % Flera specifika råvaror 51,4 % 28,6 % 20 % Insatsvaror 34,8 % 29,1 % 36,2 % Förpackningar 50 % 28,2 % 21,8 %
Larm och information De flesta företagen har rutiner för information till leverantörer, kunder, kommun och myndighet och internt. När det gäller information till allmänheten, media och externt så är det nästan lika många företag som har rutiner för det som det finns företag som inte har det. Kryssa för de rutiner som företaget har för information: Ja Nej Vet ej Allmänheten 51,7 % 43 % 5,3 % Media 50,7 % 40,8 % 8,6 % Leverantör 73,9 % 19,6 % 6,5 % Kunder 82,8 % 11,9 % 5,3 % Kommun och/eller myndighet 72,7 % 20,8 % 6,5 % Internt 82,1 % 15,2 % 2,6 % Externt 59,2 % 32,9 % 7,9 % Flertalet av dem har även återkallelserutiner så att ett återkallande av varor skulle kunna ske inom 1-2 dygn. Av kommentarerna att döma på frågan så rör det sig snarare om timmar än dygn. Enbart ett fåtal har inte återkallelserutiner och skulle inte kunna återkalla sina varor. Merparten av företagen arbetar även med rutiner och system för tidig varning. Ja Nej Vet ej Det finns rutiner för återkallelse? 84,4 % 13,6 % 1,9 % Återhämtning och erfarenhet På frågan om företagn har rutiner för debriefing av personal efter en allvarlig händelse var det nästintill lika många som svarade ja som nej. Det samma gäller frågan om att bearbeta lärdomar till förebyggande kunskap. Det var dock väldigt tydligt att majoriteten av företagen genomför åtgärder i sin verksamhet efter praktiska erfarenheter. Förertaget har rutiner för debriefing av personalen efter en allvarlig händelse Företaget har rutiner för att bearbeta lärdomar och erfarenheter till förebyggande kunskap Praktiska erfarenheter har lett till förebyggande åtgärder Ja 49,3 % 43,4 % 72,1 % Nej 38,4 % 41,4 % 14,3 % Vet ej 12,3 % 13,8 % 13,6 % Annat - 1,3 % -
Önskemål och synpunkter Många av företagen skrev som önskemål checklistor och stödmaterial för vad de bör tänka på och planera för när det gäller olika typer av kriser. Det kom även upp förslag kring tydligare rutiner för hur krisberedskap och samordning ska se ut mellan myndighet, till exempel kommun, smittskydd/kemikalieinspektionen och Livsmedelsverket. En av de som skrev önskemål tyckte även skulle vara intressant för hen som detaljhandlare att få information om och råd kring hur de ska hantera varuförsörjningen av livsmedel vid större kriser. Vad gäller synpunkter så var det många som anser att frågorna inte var relevanta eller att de har problem att applicera dem på sin egen verksamhet. Andra var optimistiska och tycker att det här var ett område som de inte tänkt på fören nu när man får information om det.