Sfsf Riktlinjer för omställning och rörlighet i Botkyrka
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 2 [9] Riktlinjer för omställning och rörlighet i Botkyrka 1 Rätt person, på rätt plats med rätt kompetens Förändringar sker i en allt snabbare takt och påverkar hur vi behöver bemanna våra verksamheter. Botkyrka kommun måste ständigt utvecklas för att kunna ge medborgarna god service och bra verksamhet med mindre resurser. Vi behöver jobba smart och effektivt. Det ställer krav på att medarbetarna bidrar till verksamhetsutvecklingen med kreativa lösningar och är anställningsbara över tid. Som en god arbetsgivare tar vi ansvar för att vara tydliga med vilka krav och förväntningar vi har på medarbetarna. Därför kommunicerar vi årligen i medarbetarsamtalet medarbetarens åtaganden och förutsättningar att klara sina åtaganden. Att ta tillvara medarbetarnas kompetens och utveckla den är självklart. Men vi ställer också krav på att alla medarbetare själva tar ansvar för sin kompetens och arbetsförmåga, sin anställningsbarhet. Vi vill minska risken för ofrivillig rörlighet som t.ex. uppsägningar innebär, genom förebyggande åtgärder och frivillig rörlighet. Vi jobbar därför kontinuerligt med ledar- och medarbetarutveckling och utveckling av organisation och arbetssätt för att skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö. För att möta framtida behov måste vi ha beredskap för viss arbetsbrist. Sjukreglerna innebär också ett ökat tryck på alla inblandade. Omställning kan därför komma att bli ett vanligare inslag i vår vardag. Med omställning menar vi att medarbetare av olika skäl behöver ställa om till ett annat arbete, inom eller utanför kommunen. Kommunens hanteringsprinciper och alternativa omställningsstöd ska underlätta genomförandet av omställningar och säkerställa rättssäkerheten för medarbetarna. Stimulera frivillig rörlighet Genom att stimulera, underlätta och stödja frivillig rörlighet vill vi bemanna våra verksamheter med rätt kompetens. Genom att öka den interna rörligheten kan vi utveckla verksamheterna och medarbetarna samtidigt. Vi får ett lärande i organisationen och stärker medarbetarens anställningsbarhet och kan även minska risken för inlåsningar. Vår interna arbetsmarknad är samtliga förvaltningar. Vi har därför ett helhetsoch medborgarperspektiv på verksamheternas behov av kompetens och medarbetarnas möjlighet till rörlighet och utveckling. Alla organisatoriska enheter samverkar för att den interna rörligheten ska fungera på ett bra sätt. Vi uppmuntrar medarbetare att åta sig nya uppdrag i kommunen. Gemensamt tar vi ansvar för att vi har rätt person, på rätt plats med rätt kompetens. 1 Ersätter Omställningsstrategi med bilagor beslutad av kommunstyrelsen 2004-10-04, 176
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 3 [9] Intern CV-/kompetens-databas Med hjälp av databasen 2 underlättar vi intern rörlighet. Vi kan matcha bemanningsbehov med tillgänglig intern kompetens. Vi får också kommunens samlade kompetens tillgänglig. Det underlättar t.ex. bemanning av interna projekt. Rekryterare kan söka efter medarbetare som har utbildning i kommunens projektmodell. Medarbetarna ska också kunna beställa matchmail för specifika tjänster. Att använda databasen ska vara behörighetsstyrt. Samtliga medarbetare lägger själva in sin CV och uppdaterar den kontinuerligt. Medarbetare med behov av omplacering görs tillgänglig i särskild modul. Rekryteringsordning 3 Kommunens rekryteringsordning syftar till att främja intern rörlighet och fullfölja vårt kommunövergripande ansvar för omplaceringsprövningar. Vid behovet att bemanna en vakans följer vi rekryteringsordningen: Tillsvidaretjänster och tidsbegränsade anställningar som omfattar minst 1 år ska alltid internannonseras i minst 10 dagar Före varje rekrytering görs en sökning i omställningsmodulen i den interna CV-/kompetens-databasen Vid externannonsering eller om rekryteringen genomförs med hjälp av rekryteringskonsult, ska annonsen alltid publiceras på kommunens hemsida Tillsvidaretjänster kan tas i anspråk för omplaceringsbehov av behörig handläggare på förvaltningen eller centralt under hela rekryteringsprocessen, så länge inte anställningsavtal har träffats. Hantera arbetsbrist Behovet av omställning kan uppstå vid arbetsbrist eller på grund av personliga skäl (regleras i LAS, Lagen om anställningsskydd). När det sker förändringar i verksamheten som leder till personalminskningar ska vi i första hand främja frivillig rörlighet och undvika uppsägningar. Läs mer i bilaga 1 till detta dokument; Arbetsprocess vid personalminskning. Hantera personliga skäl Medarbetare kan sägas upp från sin anställning av två skäl, på grund av arbetsbrist eller på grund av personliga skäl. Inom begreppet personliga skäl i Lagen om anställningsskydd (LAS) beskrivs de situationer som kan leda till uppsägning. Exempel på sådana situationer som anges i lagen är: nedsatt arbetsförmåga otillräcklig kompetens 2 Databasfunktionen finns ej tillgänglig när detta dokument skrivs 3 Ersätter gällande annonspolicy
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 4 [9] Allmänt om hantering av nedsatt arbetsförmåga och otillräcklig kompetens Arbetsförmågan är kopplad till kompetenskraven för en viss befattning och innehållet och därmed kraven på utförandet i befattningen förändras över tid. Om medarbetaren inte klarar att utföra sitt arbete utifrån kraven på minimiprestation enligt anställningsavtalet ska kommunens principer för hantering av personliga skäl följas. Den nedsatta arbetsförmågan eller den otillräckliga kompetensen ska då bedömas vara så allvarlig att situationen varken är hållbar för verksamheten eller medarbetaren. Hanteringsprinciperna syftar till att säkerställa arbetsgivarens skyldigheter enligt LAS (Lagen om anställningsskydd) och AML (Arbetsmiljölagen) vid en prövning av saklig grund för uppsägning av personliga skäl. Det kan bli aktuellt om olika stödjande insatser, rehabiliteringsinsatser och omplaceringsprövning inte lett till att medarbetaren har kunnat återgå i arbete. Hantera nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom Medarbetare som har nedsatt arbetsförmåga som en konsekvens av sjukdom har ett förstärkt anställningsskydd. Botkyrkas arbetsprocess för arbetslivsinriktad rehabilitering, ska då följas (bilaga 3). Om rehabiliteringsinsatserna inte leder till att medarbetaren kan återgå till sitt ordinarie jobb kan omplacering bli aktuell. I första hand prövas omplacering inom den förvaltning medarbetaren är anställd. I nästa steg prövas omplacering inom kommunens hela verksamhetsområde. Finns det inget ledigt jobb som medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för kan uppsägning av personliga skäl bli aktuell enligt LAS (Lagen om anställningsskydd). Medarbetare som tillhör denna målgrupp omfattas av samma möjligheter till omställningsstöd och frivillig avgångslösning som övriga medarbetare. Läs mer i bilagorna 2 och 3 till detta dokument; Hantering av nedsatt arbetsförmåga och otillräcklig kompetens samt Rehabprocessen. Frivillig lösning mellan chef och medarbetare Chef (förvaltning) och medarbetare kan komma överens om avgångslösning även om kommunens principer för hantering av personliga skäl inte har följts 4. Stöd och verktyg Kommunens stöd och verktyg för att lösa behovet av omställning och stimulera önskad rörlighet syftar till att underlätta möjligheten för medarbetare att byta jobb och/eller arbetsplats samt att bemanna verksamheterna med rätt kompetens. 4 Se vidare under rubriken Avgångsvederlag och /eller förtida avgång med pension
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 5 [9] Alternativa stödinsatser Praktik hos annan arbetsgivare genom kommunens medlemskap i arbetsgivarring Livs- och karriärplanering Coachningsamtal Outplacementstöd Avgångsbidrag/omställningsbidrag Avgångsvederlag och/eller förtida avgång med pension Chef och medarbetare kommunicerar vilken lösning som är lämplig i den enskilda situationen. Ibland kan en kombination av stödinsatser vara lämplig. Information om upphandlade leverantörer inom området ska finnas tillgänglig på kommunens intranät. Avgångsbidrag Bidraget syftar till att stödja medarbetaren i en omställningssituation på grund av arbetsbrist. Bidragets storlek bör stå i proportion till medarbetarens anställningstid i kommunen. Högsta belopp för avgångsbidrag ska motsvara 6 x medarbetarens månadslön. Bidraget kan ges som ett engångsbelopp eller kombineras med annat omställningsstöd som är lämpligt i det enskilda fallet. Beloppet kan då reduceras med motsvarande kostnad för detta stöd. Avgångsvederlag och/eller förtida avgång med pension Avgångsvederlaget används när arbetsgivaren och medarbetaren når en uppgörelse om att medarbetaren frivilligt lämnar sin anställning. Avtalet ligger inom förvaltningschefens delegation 5. Ansvar och roller Förvaltningsledningarna ansvarar för att riktlinjerna kommuniceras inom förvaltningen och bidrar till att skapa den kultur som främjar intern rörlighet. Medarbetarna har själva ett stort ansvar för sin anställningsbarhet och kompetensutveckling. Det sker bland annat genom att vara aktiv angående behovet av kompetensutveckling och att medverka till att kommunens omställningsarbete leder till en god utveckling och rörlighet i organisationen. Förvaltningarnas personalsamordnare eller liknande funktion har en viktig stödjande roll för förvaltningens chefer och medarbetare och samordnar förvaltningens omställningsarbete. Serviceförvaltningen jobbar på uppdrag av kommunledningsförvaltningen och ansvarar för: kommunövergripande omplaceringsprövningar upphandlingar av externa leverantörer inom området uppföljningar av omställningsarbetet i kommunen kontakterna med extern arbetsgivarring och andra leverantörer 5 Mallen Överenskommelse om avgångsvederlag ska användas för att reglera villkoren.
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 6 [9] Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att förvaltningsövergripande frågor samordnas och för kontinuerlig uppföljning och utveckling av omställningsarbetet. Finansieringsprinciper Kostnaden för olika omställningsinsatser står respektive förvaltning för. Bedömningen av resurser för en omställning bör göras utifrån: medarbetarens anställningstid uppsägningstid behov Kommunledningen står för kostnader för medlemskap i extern arbetsgivarring samt ett coachning- eller livs- och karriärvägledningssamtal för medarbetare som drabbas av uppsägning. Mer information Mer information om uppsägning på grund av arbetsbrist och personliga skäl, bedömning av arbetsförmågan, tillräckliga kvalifikationer mm kommer att finnas tillgängligt på personalsidorna på kommunens intranät.
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 7 [9] Bilaga 1 Hantera arbetsbrist (LAS) - Arbetsprocess vid personalminskning 1. Beslut tas om förändring i verksamheten som innebär behov av personalminskning 2. Berörda yrkeskategorier samt antal befattningar som berörs utreds 3. Turordningslista utifrån gällande regelverk upprättas (AB, LAS eller kollektivavtal) 4. Övertaliga identifieras 5. Berörda medarbetare informeras om innebörden av personalminskningen samt om kommunens stöd i samband med övertalighet 6. I syfte att främja frivillig rörlighet och undvika uppsägningar ges möjlighet till alla medarbetare inom berörd turordningskrets att med omställningsstöd bidra till att lösa situationen utan uppsägningar. Medarbetaren lämnar då sin anställning. Intresseanmälan bör ske senast två veckor efter att upprättad turordningslista har förhandlats och offentliggjorts. Intresseanmälan görs till den berördes chef. 7. Medarbetaren och chefen kommer överens om lämplig tidpunkt för när medarbetaren ska lämna sin anställning. I princip bör det ske snarast efter att avgångsavtal har tecknats. Överenskommelse tecknas mellan medarbetare som frivilligt lämnar sin anställning och förvaltningschefen 6. 8. När perioden för anmälan om att frivilligt lämna sin anställning löpt ut fastställs övertaligheten och vilka medarbetare som faktiskt berörs 9. Övertaligheten förhandlas (namngivna medarbetare) 10. Omplaceringsutredning för berörda övertaliga medarbetare genomförs inom förvaltningen (under max 1 månad) 11. Förvaltningen kan inte omplacera övertalig till annat arbete omplacering prövas inom kommunens hela verksamhetsområde under en tid av två veckor från att central handläggare fått ärendet. 12. Medarbetaren kan inte omplaceras till annat arbete inom kommunen uppsägningsförfarande påbörjas på den förvaltning medarbetaren är anställd. 13. Medarbetare som berörs av uppsägning erbjuds ett vägledningssamtal samt kan välja omställningsstöd som alternativ till att fullfölja sin uppsägningstid. 6 Mallen Överenskommelsen om omställningsstöd ska användas för att reglera villkoren.
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 8 [9] Bilaga 2 Hantera personliga skäl (LAS) - Hantering av bristande arbetsförmåga och otillräcklig kompetens Att en medarbetare inte klarar att utföra sitt arbete på grund av nedsatt arbetsförmåga eller brister i kompetensen är inte hållbart i längden. Som arbetsgivare har vi ett stort ansvar för att vidta stödåtgärder för att medarbetaren ska klara av sitt arbete. Om medarbetaren trots stödinsatser inte klarar av att utföra sitt arbete utifrån de minimikrav på prestation som gäller för arbetet kan chef och medarbetare komma överens om en avgångslösning. Med omställningsstöd avslutar medarbetaren frivilligt sin anställning. Checklistan nedan är ett stöd för ansvarig chef att hantera den process som ska leda till en lösning av problemet. Checklistan är också ett underlag vid en eventuell uppsägningsprocess av personliga skäl. Förmågan att utföra jobbet är väl utrett. Medarbetaren kan inte utföra det egna arbetet utifrån skäliga krav på minimiprestation (AB och LAS). Minimiprestation för rollen ska finnas beskriven och utgångspunkt för prestationskraven är anställningsavtalet. Chefen har varit tydlig med vad arbetet ställer för krav på prestationer nu och över tid. Medarbetaren har fått feedback på sina prestationer. Prestationerna har även bedömts utifrån kommunens lönepolicy. Chefen har i dialog med medarbetaren kommunicerat behovet av lösningar för att medarbetaren ska klara minimikraven i befattningen. Insatser som skäligen kan krävas har genomförts för att stärka arbetsförmågan och för att anpassa arbetet (AML). Insatser som genomförts (rehabiliteringsinsatser, kompetensutveckling, anpassning av arbetsplatsen etc.) har inte löst problemet med medarbetarens förmåga att utföra sitt arbete utifrån minimikraven för rollen. Chefen är tydlig med att situationen inte är hållbar och vilka konsekvenser situationen kan få på sikt eventuell uppsägning på grund av personliga skäl Chefen informerar medarbetaren om kommunens omställningsstöd och vilka möjligheter det ger medarbetaren Chef och medarbetare kommer eventuellt överens om att lösa situationen med lämpligt omställningsstöd. Medarbetaren lämnar sin anställning frivilligt. Överenskommelse tecknas mellan medarbetare som frivilligt lämnar sin anställning och förvaltningschefen 7. Uppsägning av personliga skäl (LAS) kan bli den yttersta konsekvensen om arbetsgivaren har gjort vad som kan göras för att komma tillrätta med problemet. En lösning där båda parter är överens är alltid att föredra före en uppsägningsprocess. Chefen har dokumenterat processen. 7 Mallen Överenskommelse om avgångsvederlag ska användas för att reglera villkoren.
BOTKYRKA KOMMUN Beslutad i Personalutskottet 090302 9 [9] Bilaga 3 Hantera personliga skäl (LAS) - Arbetsprocess med aktiviteter för arbetslivsinriktad rehabilitering För att skapa effektivitet i processen ställer regelverket krav på att arbetsprocessen följer vissa tidsramar. Kommunens arbetsprocess beskrivs därför utifrån tidsramarna 3 mån, 6 mån och 12 månader. Chef och medarbetare kan komma överens om avgångslösning med omställningsstöd under processens gång. Medarbetaren lämnar då sin anställning frivilligt. Aktiviteter inom 3 mån 1. Vi försäkrar oss om att medarbetarens sjukanmälan når ansvarig chef genom att Medarbetaren ringer sin närmaste chef och anmäler sin sjukdom Medarbetaren dokumenterar sin sjukdom i PS-självservice 2. Chefen gör tidigt en bedömning av medarbetarens arbetsförmåga genom att kontakta medarbetaren och skapa sig en bild av sjukdomen. Kan medarbetaren återgå till arbetet inom tre månader, eventuellt efter rehabiliteringsåtgärder? 3. Chefen planerar för rehabiliteringsmöte och bokar tid med medarbetaren 4. Rehabiliteringsmötet genomförs och ger kunskaper om eventuellt rehabiliteringsbehov. Handlingsplan för återgång i arbete upprättas. 5. Chefen ser till att de åtaganden som chefen ansvarar för genomförs på ett systematiskt sätt. Medarbetaren genomför aktiviteter enligt handlingsplanen. 6. Genomförda åtaganden (chefen) och aktiviteter (medarbetaren) följs upp. Bedömning om: medarbetaren kan återgå i arbete omplacering är nödvändig fortsatta rehabiliteringsåtgärder behövs nya åtgärder bedöms ge medarbetaren förutsättningar att återgå till sitt arbete reviderad plan för återgång upprättas Aktiviteter inom 6 mån 7. Den reviderade handlingsplanen genomförs chefen ser till att de åtaganden som chefen ansvarar för genomförs på ett systematiskt sätt. Medarbetaren genomför aktiviteter enligt handlingsplanen. 8. Chef genomför uppföljningsmöte om resultatet av rehabiliteringsinsatserna. Om medarbetaren inte kan återgå till sitt arbete eller omplaceras inom förvaltningens verksamhetsområden kommunövergripande omplaceringsprövning behöver göras 9. Lärdomar av processen dokumenteras Aktiviteter inom 12 mån 10. Kommunövergripande omplaceringsprövning genomförs av central handläggare på serviceförvaltningen 11. Om medarbetaren inte kan omplaceras till annat arbete i kommunen påbörjas ett uppsägningsförfarande på grund av personliga skäl på den förvaltning medarbetaren är anställd på.