Sid 1 (6) 2013-06-03 Vägledning för Flyg utrikes Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre www.avropa.se borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom dokumentet ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänna villkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte hårda radbryt, de blir olika stora beroende på formatlmallen, om du tycker att det är för lite luft i dokumentet så är det bara att ändra i formatmallen för de olika rubrikerna Lägg ut i både MS-format och ODF-format
Sid 2 (6) 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 2.1 Ramavtalsleverantörer 3 2.2 Underleverantörer 4 2.3 Återförsäljare 4 3 Övergripande information om ramavtalsområdet 4 3.1 Ramavtalens giltighetstid 4 3.2 Produktområden 5 3.4 Erbjudna kabinklasser 5 3.4.1 Business klass 6 3.4.2 Ekonomi flexibel 6 3.4.3 Ekonomi med restriktioner 6 4. Avropsordning och genomförande av avrop 6
Sid 3 (6) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Flyg utrikes 2012. Vägledningen innehåller information från Statens inköpscentral. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senast publicerade versionen på www.avropa.se som gäller. Övrigt stödmaterial och fördjupad information om ramavtalsområdet finns på www.avropa.se där Ni även hittar kontaktuppgifter till Statens inköpscentral. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för Flyg utrikes kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten som lämnat fullmakt. Avropsberättigade organisationer på dessa ramavtal finns på www.avropa.se I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade. 2.1 Ramavtalsleverantörer I denna vägledning används begreppet leverantör med vilket avses alla ramavtalsleverantörer inom ramavtalsområdet. Ramavtalsleverantörer på Flyg utrikes är följande: Air Canada, Air France KLM, British Airways, Finnair, Flybe Finland, LOT Polish Airlines, Lufthansa, Norwegian, Qatar Airways, SAS, SN Brussels, Turkish Airlines.
Sid 4 (6) 2.2 Underleverantörer Nedanstående flygbolag har anmält underleverantörer för att utföra del av åtagandet såsom för egen del. Ramavtalsleverantör Underleverantör Avseende anbudsområde Air Canada SAS British Airways American Airlines Iberia Lufthansa Swiss Austrian Airlines SAS Brussels Airlines United Airlines SAS Singapore Airlines Asien/Australien Silk Air Asien/Australien Lufthansa EUR, AFR, Asien/Australien, Mellanöstern, Sydamerika Swiss EUR, AFR, Asien/Australien, Mellanöstern, Sydamerika Austrian Airlines EUR, AFR, Asien/Australien, Mellanöstern, Sydamerika NextJet EUR, AFR, Asien/Australien, Mellanöstern, Sydamerika Wideröes Flyveselskap Europa 2.3 Återförsäljare En återförsäljare är en resebyrå som tillhandahåller tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. Myndigheterna beställer resor genom sina avtalade resebyråer. 3 Övergripande information om ramavtalsområdet Syftet med ramavtalen är att myndigheterna ska kunna avropa tjänsterna på ett enkelt och effektivt sätt, vilket genererar tid- och kostnadsbesparingar, samt möjliggör bokningar till fördelaktiga villkor. 3.1 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalet är giltigt i 12 månader efter avtalets signering, dock tidigast 2013-06-01. Avtalet kan förlängas på initiativ av Statens inköpscentral vid ett eller flera tillfällen. Dock kan förlängningen av Ramavtalet maximalt uppgå till 36 månader dvs. maximalt t.o.m. 2017-05-31.
Sid 5 (6) 3.2 Produktområden Statens inköpscentral har tecknat ramavtal med upp till tre leverantörer per destination och avreseort och i förekommande fall per business och ekonomi. Flygpriser har erbjudits till nedan geografiska områden: Avropsområde Europa Avropsområde Afrika Avropsområde Asien/Australien Avropsområde Mellanöstern Avropsområde Sydamerika Avropsområde Varje avropsområde omfattar ett antal olika destinationer och avreseorter. För mer detaljerad information om avtalade destinationer, vänlige se dokument Destinationer på Avropa.se under Gemensamma dokument. 3.3 Priser För detta ramavtalsområde gäller dynamisk prissättning. Det innebär att ramavtalets leverantörer redovisat sitt publika pris och erbjudit rabatt på det publika priset per destination, avreseort och i förekommande fall per business och ekonomi. De av ramavtalsleverantören angivna rabatterna gäller under hela avtalsperioden. Angivna rabatter gäller även de ev underleverantörer/partners som ramavtalsleverantören redovisat och som omfattas av ramavtalet. Rabatterna ligger på en miniminivå vilket innebär att ramavtalsleverantören kan lämna högre rabatter vid avrop. Ramavtalsleverantören kan erbjuda myndigheterna både kampanjpriser och högre rabatter. Ytterligare bokningsklasser med rabatter kan läggas till under ramavtalsperioden. 3.3.1 Betalning vid avrop Avrop sker via resebyrå och betalningsvillkoren av tjänsten framgår av avtalet mellan myndigheten och resebyrå. 3.4 Erbjudna kabinklasser Ramavtalsleverantörerna har per destination erbjudit biljettpriser i business, ekonomi flexibel och ekonomi med restriktioner. Nedan framgår vad som ingår per biljettyp.
Sid 6 (6) 3.4.1 Business klass Biljetterna i business klass ska ha följande karaktäristika:. All mat och dryck är gratis. Inget förköpskrav ska finnas. Biljetterna i business är fullt omboknings- och återbetalningsbara i sin helhet samt säljs utan restriktioner avseende förköp. Bagage upp till minst 20 kilo och incheckning ingår. 3.4.2 Ekonomi flexibel Biljetterna i ekonomi flexibel ska vara: Ombokningsbara utan kostnad i sin helhet. Utan restriktioner avseende förköp. Bagage upp till minst 20 kilo och incheckning ingå. 3.4.3 Ekonomi med restriktioner Biljetterna i ekonomi med restriktioner ska vara: Ombokningsbara i sin helhet Utan restriktioner avseende förköp Bagage upp till minst 20 kilo och incheckning ingå. 4. Avropsordning och genomförande av avrop Förnyad konkurrensutsättning Avrop från detta ramavtal sker genom en förnyad konkurrensutsättning. En bokningsförfrågan görs av respektive avropande myndighet eller av den avropande myndighetens anlitad resebyrå. Förfrågan sker via ett bokningssystem. Den ramavtalsleverantör som vid förfrågan erbjuder den resa som bäst överensstämmer med resenärens önskemål avseende avreseort, klass, destination och restid och/eller tidtabell och som har lägst pris, avropas. Vid bokning av resor ska alltid avtalskod 1382 anges. Myndigheten måste till Kammarkollegiet rapportera förändringar gällande anlitad resebyrå och/eller resebyråns ändrade IATA eller offic id.