Upphandlings- och Inköpspolicy 1
Ansvarig: Godkänns av: Generalsekreterare Generalsekreterare Datum för godkännande: 2012-10-02 Datum för översyn/revidering: 2013 Tillämplig för: Relaterade dokument: Policys: Förfarande: Kontaktperson: Alla inköp av varor eller tjänster Delegationsordning och attestordning Finanspolicy Attest- och delegationsordning Mall för leverantörsbedömning vid inköp/upphandling av varor Mall för leverantörsbedömning vid inköp/upphandling av tjänster Dokumenterad bedömning vid inköp/upphandling över 100 000 SEK. Förteckning över godkända leverantörer Ekonomiansvarig 2
Sammandrag Syftet med ActionAids upphandlings- och inköpspolicy är att bidra till kostnadseffektiva inköp för att skapa största möjliga ideella nytta med ActionAids resurser. Vidare är syftet att motverka oegentligheter i samband med upphandling och inköp samt att genom leverantörspåverkan bidra till att uppfylla ActionAids ideella arbete med fattiga och utsatta människor för att utrota fattigdom och orättvisa. Inköpspolicyn är tillämplig för samtliga ActionAids inköp, både vad gäller varor och tjänster. Målsättningen är att primärt hantera inköp från leverantörer vilka har godkänts i enlighet med denna policy. Avsikten med att huvudsakligen sköta inköp från godkända leverantörer är att effektivisera inköpsrutiner, minska antalet leverantörer och förstärka ActionAids förhandlingsposition gentemot sina utvalda leverantörer. Om värdet på inhandlade varor eller tjänster uppgår till minst 50 000 SEK på en tolvmånadersperiod skall leverantören utvärderas utifrån fastställda kriterier i denna inköpspolicy. Godkända leverantörer granskas regelbundet, minst en gång vartannat år. Typ av inköp Ramavtal Godkänd leverantör Belopp Väsentligt värde Köp överstigande eller behov av 50 000 SEK under löpande avrop rullande 12- månaders period. Mindre köp Upp till 10 000 SEK Akutinköp Upp till 10 000 SEK Behörig att göra inköp och/eller teckna avtal GS Budgetansvarig ansvarar för godkännande och bevakning av leverantörer. Budgetansvarig kan delegera möjlighet att godkänna inköp från godkända leverantörer upp till detta belopp. Om specifik vara eller tjänst. Särskild bedömning bör göras. Budgetansvarig eller GS godkänner. 3
1 Inledning......5 1.1 Syfte...5 2 Typer av Inköp...6 2.1 Ramavtal...6 2.2 Inköp ifrån en godkänd leverantör...6 2.3 Mindre inköp...6 2.4 Akutinköp...6 3 Leverantörsbedömning...7 3.1 Ansvar och befogenheter...7 3.2 Godkännandegrunder...7 3.3 Dokumentation...9 3.4 Uppföljning/Förnyande av godkändstatus...9 3.5 Missnöje med eller oegentligheter hos godkänd leverantör...9 4 Inköp...10 4.1 Ansvar och befogenhet...10 4.2 Inköpets genomförande...10 5 Jäv...10 4
1 Inledning Denna upphandlings- och inköpspolicy ska tillämpas av som härefter benämns som ActionAid alternativt organisationen. Upphandlings- och inköpspolicyn är ett levande dokument som kommer att förändras regelbundet i syfte att göra upphandlings- och inköpsfunktionen bättre och mer effektiv. En ny utvärdering av policyns ändamålsenlighet kommer att ske senast under hösten 2013. Utöver detta regelverk ska alltid eventuella bidragsgivares krav tillgodoses vid inköp som finansieras av en extern bidragsgivare. 1.1 Syfte Denna policy skall fungera som ett verktyg i upphandlings- och inköpsprocessen. Avsikten med policyn är att skapa förutsättningar för mer effektiva inköp och upphandlingar, både vad gäller kostnaden för organisationen som tidsåtgången för genomförandet. Vidare är målet med denna policy att organisationen skall: Skapa möjligheter för effektiva inköps- och betalningsrutiner Minska antalet leverantörer Förbättra intern styrningen och kontroll Erhålla bättre underlag för framtida upphandlingar Försäkra sig om att leverantörer efterlever ActionAids policykrav I enlighet med denna policy skall ActionAid ta fram en lista över godkända leverantörer, ifrån vilka man primärt ska göra sina inköp. Detta gäller både varor och tjänster. Genom att regelbundet se över avtalen med dessa utvalda leverantörer erhåller ActionAid en bättre förhandlingsposition och kan skapa möjligheter för att förhandla fram lägre inköpspris och bättre villkor (exempelvis ytterligare mervärde för samma pris). Till denna inköpspolicy tillkommer fyra bilagor: Bilaga 1: Mall för leverantörsbedömning vid inköp/upphandling av varor Bilaga 2: Mall för leverantörsbedömning vid inköp/upphandling av tjänster Bilaga 3: Dokumenterad bedömning vid upphandling/inköp över 100 000 SEK Bilaga 4: Finanspolicy 5
2 Typer av Inköp Inköp inom ActionAid kan klassificeras enligt följande; antingen som ett mindre inköp, som ett inköp från en godkänd leverantör eller som ett akutinköp. För att underlätta frekventa inköp från en godkänd leverantör kan ramavtal tecknas. 2.1 Ramavtal Ramavtal kan upprättas för de varor och tjänster där organisationen upplever att behov finns av löpande avrop. Detta kan innebära inköp av såväl kontorsmateriel som vissa konsluttjänster. Upphandling bör genomföras i de fall volymen är av betydande storlek och bör löpa under max två år. På tvåårs basis skall ekonomifunktionen motivera för ledningsgruppen varför ett ramavtal har tecknats samt varför det bör kvarstå, omförhandlas eller sägas upp. 2.2 Inköp ifrån en godkänd leverantör En målsättning med denna inköpspolicy är att underlätta för organisationen att samla sina inköp och därigenom få en bättre översyn av inköps- och upphandlingskostnader. Samtliga inköp som sker ifrån en leverantör som överstiger 50 000 SEK per rullande tolvmånadersperiod skall göras ifrån en godkänd leverantör. När leverantören har godkänts har en bedömning gjorts att leverantören erbjuder prisvärda produkter eller tjänster till förmånliga villkoren. För ytterligare information se Leverantörsbedömning 1 (Varor) och Leverantörsbedömning 2 (Tjänster). 2.3 Mindre inköp Målsättningen för ActionAid bör vara att huvuddelen av alla inköp ska göras från godkända leverantörer. Mindre inköp kan göras från annan leverantör när lämplig godkänd leverantör inte kan leverera efterfrågad vara eller tjänst. När summan av fler mindre inköp från en icke-godkänd leverantör överstiger 50 000 SEK ska ansvarig för leverantörsreskontra rapportera till ekonomichef som tillsammans med budgetansvarig ansvarar för att leverantörsbedömning blir gjord. 2.4 Akutinköp I situationer när behovet av en produkt eller tjänst är omedelbart. Det kan också vara så att utbudet av varan eller tjänsten är mycket begränsat. I dessa enstaka fall kan inte inköp göras som faller i två tidigare nämnda kategorierna. Om kostnaden för inköpet överstiger 10 000 SEK skall särskild motivering ges till varför godkänd leverantör inte användes. 6
3 Leverantörsbedömning Leverantörsbedömning görs för att identifiera de företag eller individer som huvudsakligen skall användas vid organisationens inköp av varor eller tjänster. När de totala inköpen från en leverantör överstiger 50 000 SEK är en utvärdering av leverantören obligatorisk. I totalkostnad inräknas även tidigare order/beställningar för leverantören per rullande tolvmånadersperiod. För att säkerställa en öppen och objektiv leverantörsbedömning skall alltid blanketten i Bilaga 1 och Bilaga 2 användas. Leverantören skall alltid uppfylla ActionAids grundläggande krav och erbjuda bästa värde för pengar. 3.1 Ansvar och befogenheter Möjligheten att godkänna leverantörer regleras i ActionAids attest- och delegationsordning. 3.2 Godkännandegrunder Bedömningen av varje enskild leverantör ska dokumenteras i ett formulär för leverantörsbedömning (Bilaga 1 och Bilaga 2). I formuläret finns en tabell där leverantören bedöms utifrån ett antal viktade faktorer, och i varje kategori kan leverantören få ett betyg mellan 1 och 100. Förutsatt att leverantören uppfyller ActionAids policykrav samt uppnår en totalpoäng på 75 eller mer kan leverantören godkännas. Har organisationen inte tidigare arbetat med en leverantör kan det vara svårt att göra en bedömning i vissa kategorier(primärt kvalitet, tillförlitlighet och service). Leverantören erhåller då en standardpoäng om 75 i respektive kategori, om det ej finns information tillgänglig som motiverar en annan bedömning. Leverantören kan även godkännas om den klassificeras som enda val. Enda val och faktorerna beskrivs mer utförligt nedan. Enda val I vissa typer av situationer är det i praktiken omöjligt för organisationen att konkurrensutsätta vissa tjänster, och en vanlig leverantörsvärdering kan ej ske. När det bara finns en godtagbar leverantör, kan den godkännas baserat på anledningen enda val. Ny utvärdering av en leverantörs statuts som ända val skall äga rum med två års mellanrum. Inköpsprocessen kan av organisationen betraktas som ett verktyg för arbete med fattiga och utsatta människor för att utrota fattigdom och orättvisa. Vid godkännande av en leverantör är det obligatoriskt att leverantören skriftligen åtar sig att följa ActionAids Policys samt ActionAids föreskrifter gällande sekretess. Om leverantören inte uppfyller dessa krav kan leverantören inte bli en godkänd leverantör. Kvalitet Kvalitet innebär att produkten eller tjänsten bedöms utifrån om den uppfyller organisationens krav, behov och förväntningar. Har ActionAid sedan tidigare erfarenhet av inköp av en liknande produkt eller liknande tjänster finns det (sannolikt) en kravbeskrivning, vilket underlättar i bedömningen. Om så ej är fallet måste leverantörsbedömning börja med att organisationen analyserar sina egna krav, behov och förväntningar. 7
Maxpoäng om leverantören helt lever upp till ActionAids behov Minimipoäng om leverantören inom viktiga områden inte lever upp till behoven Pris Erbjuder leverantören ett lågt pris i förhållande till relevanta konkurrenter. Vid bedömningen ska samtliga kostnader för inköpet räknas med inklusive eventuella rabatter, fraktkostnader etc. Maxpoäng om leverantören är bland de billigaste inom sitt område Minpoäng om leverantören är bland de dyrare inom sitt område Tillförlitlighet Under tillförlitlighet bedöms i vilken utsträckning en leverantör har möjlighet att koordinera sitt produktflöde samt utveckla tillförlitlighet i leveranskvantiteter och leveranstider. Maxpoäng om leverantören alltid har levererat på eller före avtalad tidpunkt de senaste två åren eller sedan den senaste utvärderingen Minimipoäng om leverantören vid fler än tre tillfällen inte levererat före eller på avtalad tidpunkt under den senaste tvåårsperioden Service En helhetsbedömning görs av hur bra leverantören är på att möta organisationens servicekrav. Under service bedöms leverantörens förmåga att utveckla en nära relation till sina kunder och sålunda skapa en välfungerande interaktion när problem uppstår. Vidare betygsätts leverantörens kapacitet att hantera de problem som uppstår, vilken produkt/sakkunskap leverantören besitter och hur mycket erfarenhet och kunskaper leverantören har från liknande uppdrag/verksamhet. Dessutom bedöms leverantörens insikt i ActionAids organisation, värderingar, arbetssätt och uppbyggnad. Maxpoäng om leverantören har givet en utmärkt service de senaste två åren eller sedan den senaste utvärderingen Minimipoäng om varor eller tjänster reklamerats eller på annat sätt inte levt upp till avtal vid fler än tre tillfällen under den senaste tvåårsperioden Mervärde för ActionAid ActionAid strävar efter att inköp skall ge mervärde för organisationen såsom möjlighet till strategiska samarbeten eller möjlighet för ActionAid att stärka sitt varumärke. Maxpoäng ges om organisationen gör bedömningen att det inom en tvåårsperiod finns mycket goda möjligheter att skapa mervärde för ActionAid Minimipoäng ges om bedömningen är att möjligheten att kunna skapa mervärden är låg eller väldigt avlägsen Betalningsvillkor ActionAid eftersträvar betalningsvillkor mot faktura per 30 dagar. Maxpoäng om betalningsvillkor är 30 dagar netto eller bättre Minimipoäng om betalningsvillkor är 10 dagar netto eller sämre 8
Sortimentsbredd och Sortimentsdjup Eftersom ActionAid strävar efter att minska antalet leverantörer, men samtidigt vill få tillgång till ett tillräckligt brett utbud av varor och tjänster är det eftersträvansvärt om leverantören kan erbjuda varor eller tjänster i flera kategorier som är relevanta för ActionAid. Maxpoäng ges om leverantören kan täcka hela ActionAids behov inom varu- och tjänsteområdet Minimipoäng om det krävs fler än två leverantörer för att täcka ActionAids behov inom varuoch tjänsteområdet Miljömedvetenhet Ett område att beakta i leverantörsbedömningen är om leverantör arbetar aktivt för att minska sin miljöpåverkan. Faktorer som också kan spela in är om företaget har diverse relevanta certifieringar. Maxpoäng ges till leverantör som har certifierat miljöledningssystem Minimipoäng om det inte finns någon form av systematiskt miljöarbete 3.3 Dokumentation Leverantörsbedömning ska alltid dokumenteras enligt Bilaga 1 eller Bilaga 2. Förteckning över godkända leverantörer finns tillgänglig hos ekonomifunktionen. Ansvarig för att hålla registret uppdaterat r ekonomiansvarig. När en leverantör tas bort från förteckning av godkända leverantörer ska särskilt meddelande gå till alla med befogenhet att göra inköp och ansvarig för leverantörsreskontra. För att förhindra att fortsatta inköp görs av misstag. 3.4 Uppföljning/Förnyande av godkändstatus Godkändstatusen av en leverantör skall utvärderas minst vart annat år. Granskning skall genomföras av ekonomiansvarig och förfarandet är mycket snarlikt ett vanligt godkännande av leverantör. En ny värdering av leverantören sker med hjälp av den ovan beskrivna mallen som finns i Bilaga 1 eller Bilaga 2. För att förnya godkändstatusen krävs som för ett vanligt godkännande att leverantören uppnår ett totalbetyg på 75, samt att den uppfyller ActionAids policykrav. Därutöver görs en kort sammanställning ActionAids erfarenheter av leverantören (även den i Bilaga 1 eller Bilaga 2). Godkännandestatusen kan omvärderas innan löptiden gått ut om det finns möjlighet till kostnadsbesparingar eller kvalitetsförbättringar. 3.5 Missnöje med eller oegentligheter hos godkänd leverantör Om det kommer till organisationens kännedom att leverantören har gjort sig skyldig till t.ex. allvarlig ekonomisk brottslighet enligt en lagakraftvunnen dom, skall leverantören uteslutas. Är leverantören en juridisk person ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. 9
Om det finns grundad anledning till missnöje med en leverantör, eller oro för att utvärderingen gjorts på felaktiga grunder kan en godkänd leverantör omedelbart utvärderas på nytt. Det kan göras på initiativ av alla som har befogenhet att göra inköp eller styrelse. 4 Inköp 4.1 Ansvar och befogenhet Vid alla upphandlingar och inköp ska regler i ActionAids attest och delegationsordning iakttas. 4.2 Inköpets genomförande Alla medarbetare är skyldiga att hushålla med ActionAids resurser. Vid upplevt inköpsbehov ska det säkerställas att behovet verkligen behöver åtgärdas, att ett inköp av en vara eller tjänst är den mest kostnadseffektiv medlet att åtgärda behovet samt att det därefter tydligen har definierats vilken vara/tjänst som behöver handlas upp. Först när dessa tre frågor besvarats jakande ska inköp ske. När en enskild order eller beställning överstiger 100 000 SEK ska en upphandling äga rum. Offerter från minst tre leverantörer ska inhämtas och inköpsbeslutet ska dokumenteras i enlighet med Bilaga 3. Undantag till denna regel är om leverantören har bedömts vara enda val som beskrivs under leverantörsbedömning ovan. 5 Jäv Anställda på ActionAid är skyldiga att redogöra för jävsituationer, det vill säga situationer där näringsidkare som står i nära relation till den anställde (släktförhållande, vänskapsförhållande eller liknande nära relation) ges möjlighet att inkomma med offert. Den anställde är skyldig att inte bedöma inkomma offerter med subjektiv information i situationer där jäv föreligger. Brott mot denna jävspolicy utgör grund för uppsägning av avtal med leverantör. Ingen anställd vid ActionAid eller medlem i dennes familj får ta emot någon form av gåva eller liknande med ett årligt värde av en leverantör som antingen är lägst av det som anges i lagstiftningen eller värdet 500 SEK/år. Om detta ändå sker bör målet vara att utesluta leverantören snarast möjligt. 10