Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 Universitetsförvaltningen Ledningskansliet Fastställda av rektor
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 Dnr 2008/2012-010 INNEHÅLL 1 Varför verksamhetsplanering?... 1 2 Uppdrag... 1 3 Vision och värdegrund... 2 4 Långsiktiga mål... 3 5 Utgångspunkter för planering av Karolinska Institutets verksamhet 2013... 3 6 Tidplan och former för verksamhetsplanering 2013... 4 7 Risker med tillhörande kontrollåtgärder... 5 8 Institutionernas VP... 5 9 Styrelsernas VP... 9 10 Verksamhetsberättelse 2012... 9 11 Budget och resursfördelning 2013... 9 Bilagor: 1. Planeringsöversikt uppföljning 2012, planering inför verksamhetsåret 2013 2. Mall för verksamhetsplan 2013, institutioner 3. Mall för verksamhetsberättelse 2012, institutionerna 4. Inför KI:s fördjupade riskanalyser 2013 5. Mall för redovisning av beslutade kontrollåtgärder 2012 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Rektors beslut
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 1 (9) 1 Varför verksamhetsplanering? Karolinska Institutets (KI:s) verksamhetsplanering tar utgångspunkt i de övergripande styrdokumenten. Verksamhetsplaneringen är ett sätt för KI:s ledning att styra vilka resultat som ska uppnås och eftersträvas under nästkommande år. Den ska samordna och förtydliga planeringsprocessen samt uppföljningen. Det handlar också om att inventera och avgöra vilka resurser som krävs. Målet är att få god kontroll av prioriteringar, resurser och resultat i verksamheten. Förenklat uttryckt består verksamhetsplaneringen av att planera för att kunna agera, följa upp, värdera och korrigera. 1.1 Anvisningar för verksamhetsplanering Anvisningarna för verksamhetsplaneringen utgår från konsistoriets beslut om årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 1 och omfattar rektors utgångspunkter för verksamheten och anvisningar för planeringen inför år 2013. De innehåller inte de ekonomiska förutsättningarna för verksamheten (se kap. 11). 2 Uppdrag 2.1 Myndighetsförordningen KI ska utifrån sitt uppdrag enligt myndighetsförordningen (2007:515) bedriva verksamheten: Effektivt Enligt gällande rätt Med en god tillförlitlig och rättvisande redovisning Med god hushållning av statens medel Detta innebär att KI har ett ansvar att omsätta uppdraget på ett sådant sätt att man har kontroll över verksamhetens aktiviteter genom en säkerställd riskhantering och att det går att förklara omständigheter som gör att KI inte når samtliga målsättningar. Regler för intern styrning och kontroll ställer krav på att riskhanteringen infogas som en integrerad del i verksamhetsplaneringen (se bilaga 4). 2.2 Högskolelag och högskoleförordning De svenska universitetens verksamhet regleras huvudsakligen i högskolelagen och högskoleförordningen. Där anges bland annat att universiteten ska bedriva utbildning och forskning, samverka med det omgivande samhället, informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat uppkomna vid 1 Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet, dnr 882/2012-010
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 2 (9) universitetet kommer till nytta. Vidare ska verksamheten bedrivas så att det finns ett nära samband mellan utbildning och forskning. I verksamheten ska vetenskapens trovärdighet och god forskningssed värnas, verksamheten avpassas så att en hög kvalitet nås och de tillgängliga resurserna ska utnyttjas effektivt för att hålla en hög kvalitet i verksamheten. I högskoleförordningen finns mer detaljerade bestämmelser som rör universitetens verksamhet. Närmare förutsättningar för KI:s verksamhet beslutas av regeringen i det årliga regleringsbrevet. Där anges bl a de ekonomiska ramarna för verksamheten samt specifika krav på återrapportering mm. Regeringens mål och återrapporteringskrav kommer sannolikt vara oförändrat i regleringsbrevet för 2013 för vilket denna verksamhetsplanering omfattar. Regeringens budgetproposition för 2013 samt den forskningspolitiska propositionen som kommer att lämnas under hösten 2012 kan eventuellt påverka finansiella villkor samt uppdrag i regleringsbrevet. 3 Vision och värdegrund Den interna styrningen utgår från uppdraget, visionen och den värdegrund som har fastställts av KI. 2 Uppdrag: KI:s uppdrag är att genom forskning och utbildning bidra till att förbättra människors hälsa. Vision: KI ska vara ett av världens ledande universitet inom det medicinska området. Värdegrund: KI:s verksamhet ska präglas av hög kvalitet och ett etiskt förhållningssätt. KI ska värna om forskningens frihet. KI:s utbildning och forskning ska samverka i ett ömsesidigt utbyte av kunskap och erfarenhet. KI:s utbildning och forskning ska kännetecknas av ett starkt samhällsansvar och därmed bidra till en hållbar utveckling i och utanför Sveriges gränser. KI:s verksamhet ska präglas av tilltro och stöd till alla medarbetares och studenters initiativ, kreativitet självständighet och kompetens. KI ska som studie- och arbetsplats präglas av gott ledarskap, medarbetarskap, delaktighet, öppenhet, jämställdhet och mångfald samt omsorg om miljön, såväl den inre som den yttre. 2 Strategi 2012, dnr 05728/2009-010
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 3 (9) 4 Långsiktiga mål 4.1 Strategi 2012 KI:s treåriga strategi utgår från både det omfattande strategiarbete som kom till uttryck i KI 05 och från den forsknings- och utbildningsstrategi som KI under 2007 lämnade som underlag till regeringens forskningspolitiska proposition. Strategi 2012 omfattar följande åtta utmaningar; Bedriva medicinsk forskning av hög kvalitet i ett internationellt perspektiv. Korta tiden mellan forskningsresultat och praktisk tillämpning. Kvalitetssäkra utbildningen för att lyfta fram lärandet. Stärka utbildningen på forskarnivå så att den hävdar sig väl i en ökande global konkurrens. Stärka ledarskapet för att åstadkomma en effektiv verksamhet och konkurrenskraftiga miljöer. Förbättra villkoren för kärnverksamheten genom effektivare administrativt stöd. Förbättra integrationen mellan vården, forskningen och utbildningen. En ny rapport Förutsättningar för forskning, utbildning och innovationer 3 har delgetts utbildningsdepartementet i december 2011. Rapporten är ett underlag inför kommande forsknings- och innovationspolitiska propositionen som ska presenteras hösten 2012. En revidering av Strategi 2012 har påbörjats inom KI, vilken kommer utgöra en grund för verksamhetsplaneringen inför 2014. 5 Utgångspunkter för planering av Karolinska Institutets verksamhet 2013 Utifrån ledningens utgångspunkt från uppföljning av 2011 års aktiviteter och en sammanvägd riskbedömning bör institutioner och styrelser särskilt uppmärksamma och beakta följande fyra fokusområden inom relevanta delar av verksamhetsplaneringen. 1. Samarbetet mellan KI och Stockholms läns landsting (SLL) En avgörande framgångsfaktor för KI är hur samarbetet med SLL inom utbildning, forskning, utveckling och innovation fungerar. Den pågående strukturella omvandlingen av hälso- och sjukvården i Stockholmsregionen har stor påverkan på KI:s kliniska utbildning och forskning. 2. Intern organisation och incitamentsstruktur Regeringen avser att tydligare styra resursfördelningen av forskningsmedel till de universitet som levererar goda forskningsresultat. En god interaktion mellan utbildning och forskning utgör en viktig del i förbättrad kvalitet i såväl utbildning som forskning inom KI. Flera 3 Förutsättningar för forskning, utbildning och innovation, dnr 01187/2011-602
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 4 (9) åtgärder har vidtagits men organisation och incitamentsstruktur för resursfördelning bör diskuteras inför 2013. 3. Kvalitetssäkring av utbildningen på alla nivåer Inom utbildning på grund- och avancerad nivå behövs fortlöpande utvärdering av genomförda satsningar på den pedagogiska utvecklingen samt det pedagogiska stödet. Förändringar i utbildningsutbudet kommer att ske i syfte att koncentrera detta och att åstadkomma en starkare koppling mellan utbildning och forskning. Utifrån KI:s strategiska mål för forskarutbildningen ingår att synliggöra, utveckla och följa upp de pedagogiska momenten samt att skapa en gemensam och öppen utlysning av doktorandplatser. 4. Internationalisering Internationellt kunskapsutbyte är en förutsättning för att Karolinska Institutets verksamhet ska hålla hög kvalitet. KI har i internationaliseringsstrategin identifierat tre prioriterade områden utifrån betydelsen av internationella kontakter. Insatser som behöver prioriteras är integrering av ett internationellt synsätt i hela universitetets verksamhet, fokus på strategiska allianser samt att stärka KI:s varumärke på den internationella arenan. 6 Tidplan och former för verksamhetsplanering 2013 Verksamhetsplanerna (VP) på institutionsnivå ska utgå från de övergripande målen och tydliggöra prioriteringar för tidsperioden den omfattar. Den ska utgöra grunden för det dagliga arbetet som bedrivs och bidra till tydlighet för alla medarbetare inom organisationen. Institutioner och styrelser ska genomföra riskanalyser inför verksamhetsåret 2013 i enlighet med KI:s regelverk. Närmare anvisningar finns i Inför Karolinska Institutets fördjupade riskanalyser 2012, bilaga 4. Verksamhetsplan för 2013 lämnas 25 januari 2013. Institutionerna lämnar VP i enlighet med föreliggande anvisningar samt Mall för verksamhetsplan 2013 bilaga 2. Styrelsernas mall för VP kommer att utvecklas och föreligga under hösten 2012. För att uppnå en läsbar och tillgänglig VP rekommenderas att skriva kortfattat och gärna i punktform. Tidplanen för verksamhetsplaneringen sker enligt bilagd planeringsöversikt, bilaga 1.
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 5 (9) 7 Risker med tillhörande kontrollåtgärder I enlighet med interna regler och riktlinjer för intern styrning och kontroll vid KI ska chefer och verksamhetsstyrelser årligen genomföra och fastställa riskanalyser för den verksamhet de är ansvariga för. En mer genomgripande riskanalys genomförs under 2012, se bilaga 4. Redovisa de fem högst värderade riskerna för 2013 utifrån gjord riskanalys samt åtföljande kontrollåtgärder. 8 Institutionernas VP 8.1 Kärn- och stödverksamhet 8.1.1 Utbildning på grund och avancerad nivå Kvalitetssäkra utbildningen och lyfta fram lärandet Utmaning i Strategi 2012 Beskriv hur institutionen genomför sina utbildningsuppdrag i enlighet med uppdraget från Styrelsen för utbildning Ange mål och planerade åtgärder för att säkerställa att utbildningsuppdraget genomförs med hög kvalitet, t.ex. vad gäller resursfördelning, kursvärdering och kursutveckling samt hur man säkerställer att KIs höga lärarkompetens tillvaratas i undervisningen och att alla undervisande lärare ges utrymme att forska. Ange planerade åtgärder för att säkerställa att kvalitetsarbetet följs upp och att resultaten tas tillvara i verksamheten. 8.1.2 Utbildning på forskarnivå Stärka utbildningen på forskarnivå så att den hävdar sig väl i en ökande global konkurrens Utmaning i Strategi 2012. Beskriv hur institutionen utifrån mål i examensordning, allmän och individuell studieplan stödjer doktorandens lärande (beskriv i termer av t ex kurser, seminarieverksamhet, handledarkompetens, studiemiljö, uppföljning och examination) Beskriv hur institutionen arbetar med att följa upp och säkra kvaliteten i forskarutbildningen. 8.1.3 Forskning Bedriva högkvalitativ medicinsk forskning i ett internationellt perspektiv Utmaning i Strategi 2012. Beskriv kortfattat den forskning som bedrivs inom institutionen samt hur institutionen arbetar med att säkra kvaliteten inom forskningen.
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 6 (9) 8.1.4 Samverkan Korta tiden mellan forskningsresultat och praktisk tillämpning Förbättra integrationen mellan vården, forskningen och utbildningen Utmaningar i Strategi 2012 Beskriv institutionens planerade arbete avseende samverkan med det omgivande samhället och information om bedriven verksamhet samt hur arbetet bedrivs för att forskningsresultat tillkomna vid universitetet kommer till nytta. Redovisningen kan exempelvis omfatta redogörelse av samarbete med näringslivet, patientföreningar och myndigheter, arbete med informationsuppdrag i t ex skolor samt produktion av t ex populärvetenskapliga artiklar och böcker. Beskriv i tillämpliga fall institutionens planerade arbete avseende samverkan med SLL. Beskriv också planerade samverkan inom KI och med andra universitet och högskolor. Redovisningen kan exempelvis innehålla beskrivningar av gemensamma projekt eller liknande. Redogör för mål och planerade aktiviteter avseende uppdragsutbildning där det är relevant. Observera att det ska framgå vilka institutionens planerade uppdragsutbildningar som omfattar 60 hp eller mer och huruvida dessa påverkar utbildning på grundnivå och avancerad nivå. 8.1.5 Administration Förbättra villkoren för kärnverksamheten genom effektivare administrativt stöd Utmaning i Strategi 2012 Utbildnings- och forskningsadministration Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen. Ekonomi Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen. Information och kommunikation Ange mål och planerade åtgärder för att profilera verksamheten, både externt och internt. Infrastruktur Lokaler: Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen IT: Beskriv institutionens mål, utmaningar och prioriterade åtgärder. Av beskrivningen kan t ex. framgå vilka utmaningar institutionen står inför när det gäller IT-miljön, hur institutionen arbetar för att öka ITsäkerheten, om nya system ska införas m m. Övrig infrastruktur: Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen.
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 7 (9) 8.2 Särskilda uppdrag 8.2.1 Personal och kompetensförsörjning Det är chefernas ansvar att säkerställa att tillgängliga personalresurser och kompetens möter KI:s behov för att nå visionen. Det innefattar säkerställande och utveckling av kompetensen. Se Riktlinjer för personalförsörjning på Karolinska Institutet 4 (http://intraedit.user.ki.se/sites/default/files/riktlinjer_personalforsorjning.pdf ) För att regeringen ska kunna följa utvecklingen av kompetensförsörjning inom statsförvaltningen ska KI redovisa detta i årsredovisningen. 5 Gör en inventering av nuläge och redovisa framtida planerad bemanning utifrån specificerade kategorier, se bil 1 i Mall för VP. Ange två till tre förbättringsområden med åtföljande åtgärder för att kvalitetssäkra ledarskapet. 8.2.2 Arbetsmiljö Målet för KI är att skapa en god och kreativ arbetsmiljö som uppfyller kraven i arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljöarbetet vid KI ska bygga på engagemang och delaktighet hos ledare, anställda och studenter, se KI:s Arbetsmiljöpolicy 6 (http://internwebben.ki.se/sites/default/files/arbetsmiljopolicy2005.pdf ). Beskriv institutionens prioriterade mål (två till tre) gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) samt planerade åtgärder inkluderande uppföljning av medarbetarundersökningen aha. Beskriv ett prioriterat mål för att stärka och utveckla medarbetarskapet och åtföljande planerade åtgärder. Mål och aktiviteter som gäller laboratoriesäkerhet ska föras in under Miljö och hållbar utveckling nedan. 8.2.3 Miljö och hållbar utveckling KI:s utbildning och forskning ska kännetecknas av ett starkt samhällsansvar och därmed bidra till en hållbar utveckling inom och utanför Sveriges gränser. KI ska också som studie- och arbetsplats präglas av omsorg om människors hälsa och den yttre miljön, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling 7 http://internwebben.ki.se/sv/node/153. 4 Riktlinjer för personalförsörjning på Karolinska Institutet, dnr 6488/20120-200 5 I enlighet med Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (200:605) 6 Arbetsmiljöpolicy, dnr 4331/05-200 7 Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling, dnr 7039/2011-019
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 8 (9) Ange minst två till tre åtgärder som institutionen planerar att genomföra under 2013 för att bidra till KIs övergripande målsättningar (se KIs riktlinjer för miljö och hållbar utveckling) inom följande områden: energi, tjänsteresor, upphandling/inköp, laboratoriesäkerhet samt avfall. Åtgärderna ska vara inom minst två olika områden. Beskrivning av de planerade åtgärderna ska följa den bifogade aktivitetsmallens uppdelning, se bilaga 2 i Mall för VP. OBS! Under 2013 ska samtliga institutioner med laborativ verksamhet genomföra minst en aktivitet för att förbättra institutionens rutiner för att genomföra riskbedömningar inom den laborativa verksamheten. Eventuella ytterligare åtgärder kan komma att behöva föras in i verksamhetsplanen som följd av genomförda interna miljörevisioner. 8.2.4 Likabehandling KI:s likabehandlingsarbete utgår från diskrimineringslagen som trädde ikraft 1 januari 2009. Lagen ska främja lika rättigheter och möjligheter för anställda och studenter samt motverka diskriminering och trakasserier på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder. Beskriv organisationen av likabehandlingsarbetet samt dess förutsättningar, till exempel avsatt tid och ekonomiska medel Välj, utifrån genomförd nulägesanalys, ut två till tre av de övergripande målen i KI:s Handlingsplan för likabehandling 2010-2012 8 (http://intraedit.user.ki.se/sites/default/files/handlingsplan_for_likabehan dling.pdf ) och ange institutionens viktigaste åtgärder under 2013. 8.2.5 Internationalisering KI:s internationaliseringsarbete syftar till att förbättra kvalitet och mångfald inom forskning, utbildning och administration och därmed stärka universitetets konkurrenskraft 9. Välj och planera två till tre åtgärder utifrån, Strategi 1, i KI:s övergripande Internationaliseringsstrategi se http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=401&a=135991&l=sv För utbildningen ska även två till tre åtgärder planeras inom angivna utvecklingsområden, se kapitel 3.3 Handlingsplan för internationalisering av utbildning på grundnivå och avancerad nivå 10 beaktas, http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=25532&a=69886&l=sv 8 Handlingsplan för likabehandling, Karolinska Institutet 2010-2012, dnr 687/2010-200 9 Internationaliseringsstrategi, dnr 07332/2011-600 10 Handlingsplan för internationalisering av utbildningar på grund- och avancerad nivå 2010-2012, dnr 6003/2009-300
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2013 9 (9) 8.3 Beskrivning av verksamheten Beskriv allmänt institutionen och dess organisation med ansvarsområden. Ange också omsättning, procentuell fördelning mellan utbildning på grundnivå och avancerad nivå och forskning, andel externfinansiering av total omsättning samt antal anställda. Institutionens uppgifter kan hämtas via nedanstående länk. Senast tillgängliga uppgifter avser 2011. http://internwebben.ki.se/sites/default/files/null/arsredovisning_2011_instvis_2.pdf 9 Styrelsernas VP Samtliga verksamhetsstyrelser får, i samband med konsistoriets beslut om resursfördelning 2013, sina uppdrag inom respektive ansvarsområde. Utifrån dessa ska styrelserna lämna VP för 2013 med angivande av mål och åtgärder för verksamhetsåret. 10 Verksamhetsberättelse 2012 Institutionerna ska lämna verksamhetsberättelse (VB) för 2012 senast 2013-02-15. Den ska följa den verksamhetsplan som skrevs för 2011/12. Flera institutioner har för verksamhetsåret 2012 lämnat in väsentliga förändringar i förhållande till verksamhetsplanen för 2011. Många andra har lämnat in en fullständig VP för 2012. Följden blir att de som valde att skriva en VP för 2012 ska återrapportera utifrån den, och de som lämnade in väsentliga förändringar jämfört med 2011 återrapporterar efter 2011/12 års VP. Styrelserna återrapporterar i enlighet med Konsistoriets beslut om resursfördelning och uppdrag 2012 senast 2013-01-21. Institutionerna lämnar VB 2012 enligt tidigare mall för VB, bilaga 3. Styrelsernas mall för VB kommer att utvecklas och föreligga under hösten 2012. 11 Budget och resursfördelning 2013 Planering av verksamheten där budgetering och resursfördelning utgör förutsättningar för dess genomförande bör på sikt koordineras ytterligare och slås samman. I den av Konsistoriet fastlagda årsplanen för verksamhetsstyrning vid KI kommer inga förändringar göras avseende tidplaneringen för budget/resursfördelningen. I juni månad kommer Konsistoriet fatta beslut om en preliminär budget innefattande preliminära uppdrag till styrelserna. Därefter fattar Konsistoriet beslut i oktober månad om KI:s övergripande budget/resursfördelning innefattande uppdrag till styrelserna. Rektor fattar ett beslut i november månad om budget/resursfördelning till styrelser och institutioner för 2013.