Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering

Transkript

1 ÅR 1 ÅR 2 År 3 VP 3-år Aktivitetsplan Riskanalys Återrapportering 1 Aktivitetsplan Riskanalys Återrapportering 2 Aktivitetsplan Riskanalys Återrapportering 3 VB 3-årig Återkoppling från KI ledning Återkoppling från KI ledning Återkoppling från KI ledning Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering Ulrica Lundin, Strategisk planering och uppföljning

2 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering INNEHÅLL 1. Inledning Anvisningar för Verksamhetsplan och aktivitetsplan Tidplan Förändringar uppföljning Aktivitetsplanering Risker med tillhörande kontrollåtgärder Rubriker Aktivitetsmallen Verksamhet Medarbetare vi söker de bästa Arbetsmiljö Lika villkor Miljö och hållbar utveckling Infrastruktur- för ett modernt KI Administration och stöd Miljö och hållbar utveckling Samverkan - för gemensamma strategier Internationalisering Innovation Finansiering för våra satsningar... 8 Ulrica Lundin, Strategisk planering och uppföljning

3 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) 1. Inledning Karolinska Institutet (KI) har i dag en ledande position bland svenska universitet och är framgångsrikt internationellt med en framskjuten position i Europa. I konkurrensen om medel och framgång, både nationellt och internationellt, behöver dock KI stärkas för att nå sin fulla kapacitet. Mot denna bakgrund har Strategi 2018 utarbetats i syfte att höja kvaliteten i både forskning och utbildning. Strategin är avsedd att utgöra en färdplan för de närmaste tre åren. De utvalda strategiområdena är: Medarbetare Infrastruktur Samverkan Finansiering Implementering av strategin förutsätter delaktighet och bidrag från institutionerna samt motsvarande enheter på KI. Organisationen skall därför utgå från de olika delmålen i Strategi 2018 i sin övergripande verksamhets- och aktivitetsplanering. KI:s verksamhetsplanering sträcker sig över tre år till och med 2018 medan aktivitetsplanering och riskhantering skall göras årligen. Verksamhetsplanen (VP) för lämnades in under 2016 och ligger enligt nuvarande plan fast till och med Uppföljning sker årligen via aktivitetsplanerna samt vid slutet av den treåriga perioden genom verksamhetsberättelsen. Detta dokument skall fungera som en handledning för aktivitetsplaneringen avseende och bygger på till anvisningarna till Verksamhetsplanering (diarienr 1-654/2015).

4 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) 2. Anvisningar för Verksamhetsplan och aktivitetsplan Verksamhetsplanen skall revideras endast om förutsättningarna förändras har ingen betydande förändring skett ligger den tidigare planen kvar. Om revidering är aktuell skall denna göras i dokumentet Reviderad VP 2017 Aktivitetsplanering samt riskhantering skall göras årligen. 2.1 Tidplan Reviderad VP (där så är aktuellt) samt aktivitetsplan lämnas senast den 15 februari Materialet mailas till: ulrica.lundin@ki.se 2.2 Förändringar uppföljning Aktivitetsplanering Ledningen har under 2016 beslutat att nedanstående strategiområde skall utgå från den ursprungliga planeringen: Medarbetare: Antalet professorer ska med tanke på universitetets tillgängliga resurser bli färre och ska på sikt till största delen finansieras av statsanslagen. Beskriv hur detta mål ska uppnås. 2.3 Risker med tillhörande kontrollåtgärder Institutioner och verksamhetsstyrelser ska årligen genomföra och fastställa riskanalyser för den verksamhet de är ansvariga för samt vidta de kontrollåtgärder det finns behov av. Vart tredje år genomförs en fördjupad analys och de två åren däremellan en förenklad. Utifrån de fördjupade riskanalyser som genomfördes inför 2016 ska de fem högst värderade riskerna med tillhörande kontrollåtgärder och ansvariga framgå av respektive institutions och verksamhetstyrelses verksamhetsplan för och av aktivitetsplanerna för respektive år. Inför 2017 förväntas kontrollåtgärderna i aktivitetsplanen för 2016 följas upp. Därtill förväntas en förenklad riskanalys genomföras. Det innebär att utifrån den fördjupade riskanalys, som genomfördes inför 2016, och händelser under året avgöra vilka risker som ska hanteras 2017 och vilka kontrollåtgärder som behöver genomföras för att hantera dem. Utifrån uppföljning och analys ska risker med tillhörande kontrollåtgärder framgå av aktivitetsplanen för 2017.

5 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) 3. Rubriker Aktivitetsmallen Aktivitetsplanen skall beskriva vilka mål institutionerna/enheterna har för att nå målen i Strategi 2018 samt aktiviteter för att nå dessa. Nedan finns en förklaring avseende rubrikerna i aktivitetsmallen i Excel. Strategiområde visar vilket område i Strategi 2018 som avses och är fördefinierat i aktivitetsmallen: Verksamhet Medarbetare Infrastruktur Samverkan Finansiering I den här kolumnen ligger också Institutionsspecifika mål här kan man lägga in andra valfria mål som är relevanta för institutionen/enheten men som inte direkt stödjer Strategi Uppdrag (Övergripande mål KI) avser de frågeställningar som anses vara relevanta för att Strategi 2018 skall kunna nås och som är de frågor som aktivitetsplanen skall svara på ligger fördefinierade i aktivitetsmallen. Mål/Risk här skall institutionen/enheten uppge de mål som svarar på det aktuella uppdraget dvs vad skall institutionen/enheten sätta upp för mål för att det övergripande målet i Strategi 2018 skall uppnås? Målet skall vara mätbart och tidsatt. I den här kolumnen anges också de risker som har identifierats inom respektive strategiområde. Om institutionen/enheten har ett mått som man önskar mäta målen emot kan det anges i kolumnen Mått under Mål/Risk. Aktivitet/åtgärd här skall man beskriva på vilket sätt man har för avsikt att gå tillväga för att målet skall uppnås. Operativt ansvarig här skrivs vilken roll (ex AC, GUA) som är ansvarig för att säkerställa att aktiviteten utförs. Observera att det är primärt EN roll som är ansvarig. Tidplan när målet förväntas vara realiserat. Uppföljning beskriver på vilket sätt man kan säkerställa att målet har nåtts. Resultat/måluppfyllelse fylls i först när målet/riskelimineringen är uppnådd. Mål uppfyllt Mål ej uppfyllt flyttar fram Mål ej uppfyllt utgår Målkommentar används när målet fortfarande inte är uppnått men önskemål finns att kommentera något avseende målet. Eventuell kommentar Resultat/måluppfyllelse om man önskar bifoga kommentar till ovanstående.

6 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) 4. Verksamhet Nedan listas de frågeställningar som institutionerna skall ta ställning till i sin aktivitetsplanering. Ange mål och åtgärder för att säkerställa att forskning, utbildning för forskning samt utbildning på grundnivå och avancerad nivå genomförs med hög kvalitet och i linje med KI:s övergripande mål för utbildning och forskning. Referensmaterial: Strategi 2018 sid 5 5. Medarbetare vi söker de bästa Karriärsystem för juniora forskare Stärkt akademiskt ledarskap. Samtliga ledare på forskargruppledarnivå eller på högre nivå ska genomgå kvalificerade ledarskapsprogram Utvecklade administrativa stödprocesser Ur Strategi 2018 Ange två till tre mål med åtföljande åtgärder som stärker det akademiska ledarskapet. Ange mål och åtgärder för att uppnå ett professionellt administrativt stöd till kärnverksamheten. Referensmaterial: Strategi 2018 sid Arbetsmiljö Målet för KI är att skapa en trygg och säker arbetsmiljö som minst uppfyller kraven i arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljö- och hälsoarbetet ska präglas av en helhetssyn där både fysiska och psykosociala faktorer hanteras. Arbetet ska också bygga på delaktighet, respekt och samverkan mellan chefer, ledare, medarbetare och studenter samt skyddsombud/fackliga företrädare. Ange två prioriterade mål för institutionen/motsvarande, i det övergripande systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) samt åtgärder för att nå dessa mål. Referensmaterial: Riktlinjer för arbetsmiljö och hälsa Karolinska Institutets handlingsplan för miljö och hållbar utveckling s. 3-6, 8, 10-13, Ange två prioriterade mål som ska stärka och utveckla ledar- och medarbetarskapet på institutionen/motsvarande samt åtgärder för att nå dessa mål. Referensmaterial: Riktlinjer för ledarskap Riktlinjer för medarbetarskap Institutionernas/enheternas egna medarbetarundersökningar

7 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) 5.2 Lika villkor KI:s likabehandlingsarbete utgår från diskrimineringslagen som trädde ikraft 1 januari Lagen ska främja lika rättigheter och möjligheter för anställda och studenter samt motverka diskriminering och trakasserier på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder. Välj, utifrån genomförd nulägesanalys, ut två till tre av de övergripande målen i KI:s handlingsplan för lika villkor och ange institutionens viktigaste åtgärder för att nå dessa mål. Referensmaterial: KI:s handlingsplan för lika villkor sid 6, 7 samt Miljö och hållbar utveckling Enligt högskolelagen ska högskolorna i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa. KI:s utbildning och forskning ska kännetecknas av ett starkt samhällsansvar och därmed bidra till en hållbar utveckling inom och utanför Sveriges gränser. Ange mål och åtgärder för att genom forskning bidra med kunskap kring hälsa och hållbar utveckling Ange mål och åtgärder för att genom utbildning på grundnivå och avancerad nivå bidra med kunskap kring hälsa och hållbar utveckling. Referensmaterial: KI:s riktlinjer för miljö och hållbar utveckling

8 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) 6. Infrastruktur- för ett modernt KI Satsning på avancerade och storskaliga forskningsmiljöer Investering i moderna lärandemiljöer Utveckling av en sammanhållen informatikstruktur Professionella stödfunktioner Ur Strategi 2018 De storskaliga forskningsmiljöerna ger möjligheter att förändra innehållet i verksamheten och därmed skapa bättre förutsättningar för samarbeten över forskargrupps- institutions- och forskningsområdesgränser. Attraktiva lärandemiljöer är viktiga för att kunna rekrytera och behålla de bästa studenterna. Ange mål och åtgärder för att möta infrastrukturförändringar som påverkar institutionen/enheten. Referensmaterial: Strategi 2018 sid Administration och stöd Strategi 2018 pekar på viktiga områden att utveckla inom KI:s administration för att stödja kärnverksamheten. De administrativa stödprocesserna ska utvecklas för att bland annat stärka prefektens och forskargruppledarens möjligheter att utöva ett vetenskapligt ledarskap. Ange mål och planerade åtgärder för att säkerställa att administrationen genomförs effektivt och med hög kvalitet. Referensmaterial: Strategi 2018 sid Miljö och hållbar utveckling KI ska, som studie- och arbetsplats, präglas av omsorg om människors hälsa och den yttre miljön. Miljö- och hållbarhetsarbetet bedrivs inom ramen för ett miljöledningssystem som byggs upp enligt den internationella standarden ISO Ange mål och åtgärder avseende de områden som är applicerbara på institutionen inom följande områden: 1. Energi 2. Tjänsteresor 3. Upphandling/inköp 4. Laboratoriesäkerhet 5. Avfall Referensmaterial: KI:s riktlinjer för miljö och hållbar utveckling Observera att samtliga institutioner med laborativ verksamhet ska genomföra minst en aktivitet för att förbättra institutionens rutiner för att genomföra riskbedömningar inom den laborativa verksamheten.

9 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) 7. Samverkan - för gemensamma strategier Gemensam strategi för KI och SLL avseende forskning och utbildning Gemensamt program för KI och SLL för förenade anställningar på olika nivåer. Övergripande strategi för internationella samarbeten. De starkaste forskarna bör tillbringa tid vid elituniversitet utomlands. Insatser som resulterar i innovationer bör premieras. Ur Strategi 2018 Olika intressenter i regionen universiteten, landstinget och kommunerna har kraftsamlat i syfte att skapa ett, även med internationella mått mätt, starkt life science-kluster i Stockholm. Genom en attraktiv infrastruktur och en intressant kritisk massa av aktörer förväntas forskare, studenter, industri och kapital lockas till regionen och därmed skapa ekonomisk tillväxt och arbetstillfällen. Samverkan med näringslivet har en stor potential för kraftsamling inom specifika områden, tillgång till breddad kompetens och resursbas samt möjligheter till snabbare nyttiggörande av forskningsresultat. Ange mål och åtgärder för institutionens arbete avseende samverkan med SLL. Ange mål och åtgärder för ökad samverkan inom KI och med andra universitet och högskolor. Beskriv gärna gemensamma projekt eller liknande. Ange mål och planerade aktiviteter avseende uppdragsutbildning där det är relevant. Referensmaterial: Strategi 2018 sid 22 samt 24 Uppdragsutbildning 7.1 Internationalisering KI:s internationaliseringsarbete syftar till att förbättra kvalitet och mångfald inom forskning, utbildning och administration och därmed stärka universitetets konkurrenskraft. Ange mål och åtgärder utifrån Strategi 1 i KI:s övergripande Internationaliseringsstrategi Prioritera två mål ur KI:s handlingsplan för internationalisering för utbildning och ange institutionens åtgärder för att nå dessa mål Referensmaterial: Internationaliserings-strategi, Strategi 1 sid 12 Handlingsplan för internationalisering avs. Utbildning sid 4, 5, Innovation KI ska stödja nyttiggörandet av forskningen för att bidra till människors bättre hälsa. Nyttiggörandet sker i huvudsak på två sätt; dels genom utveckling av nya diagnostiska metoder, behandlingsmetoder, system med mera inom den hälso-

10 Handledning för Karolinska Institutets aktivitetsplanering (8) och sjukvård som KI verkar i, dels genom kommersialisering av upptäckter. Det senare kan ske genom samverkan med näringslivet eller via ett eget innovationssystem som utvecklar upptäckter till licensiering eller start up-bolag. Innovationsperspektivet och relationerna till näringslivet måste utgöra en naturlig del av verksamheten inom KI. Detta gäller forsknings- och utbildningsaktiviteterna på institutionsnivå men också ledningens aktiviteter. Ange mål och åtgärder för att forskningsresultat tillkomna vid universitetet ska komma till nytta. Ange mål och åtgärder för hur undervisningen ska integrerar kunskap om innovation, nya arbetssätt och entreprenörskap i utbildningen på samtliga nivåer. Referensmaterial: Strategi 2018 sid Finansiering för våra satsningar Optimerad användning av tillgängliga resurser. Prefekterna disponerar delar av de institutionsgemensamma medlen Resursfördelningssystemets tilldelning ska inte per automatik fördelas ut på forskargruppsnivå Plan för utnyttjande av myndighetskapitalet för satsningar i linje med strategin Ny fundraisingkampanj Ur Strategi 2018 Strategi 2018 präglas i hög grad av stora satsningar på rekrytering, karriärutveckling och infrastruktur. Mot bakgrund av detta förväntas kostnaderna att öka markant under planeringsperioden. För att finansiera satsningarna krävs det att nya statsanslag, externa medel liksom befintligt myndighetskapital tas i anspråk. Ytterligare ökning av myndighetskapitalet, på nivån under den institutionsgemensamma, ska inte förekomma framgent, vilket ställer krav på att institutionen planerar sin interna fördelning av statsanslagen med detta i åtanke. Institutionerna har upprättat planer för förbrukning av myndighetskapitalet. Dessa bör vidareutvecklas så att de blir ett bra beslutsstöd för finansiering av framtida satsningar. Beskriv hur myndighetskapitalet kommer att vara en del av den framtida finansieringen, bifoga plan. Beskriv vilka åtgärder som planeras för att säkerställa att prefekten kan disponera tillgängliga resurser för strategiska satsningar.