STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Inköps- och upphandlingspolicy Antaget av Kommunfullmäktige 2008-10-30, 111
Sidan 1 av 3 Inköps- och upphandlingspolicy för kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum Antagen av Kommunfullmäktige i Strömstad 2008-10-30 111 All upphandling ska ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) och annan berörd lagstiftning. Syfte Upphandlingsverksamhet ska präglas av effektivitet, kompetens och ske i samverkan. Upphandling ska ge en god totalekonomi med beaktande av hälso- och miljöhänsyn. Upphandlingsverksamheten ska präglas av affärsmässighet, konkurrens och objektivitet. Omfattning Denna policy gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom samtliga nämnder inom respektive kommun. Organisation Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsen i respektive kommun har det övergripande politiska ansvaret för kommunernas inköps- och upphandlingsverksamhet. Kommunstyrelsen ska aktivt följa policyns tillämpning i kommunen och ge råd och stöd till nämnderna. Avser upphandlingen en vara/verksamhet som berörs av flera nämnder handläggs upphandlingen av kommunstyrelsen. Upphandling sker genom respektive kommuns upphandlare/inköpare med nyttjande av kommunernas gemensamma upphandlingschef. Upphandlingsfunktionens roll Upphandlingsfunktionen är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar. Upphandlingsfunktionen har ansvar för de upphandlingar som är av förvaltningsövergripande karaktär och de upphandlingar som samordnas med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer. Upphandlingsfunktionen hjälper till med råd och stöd i upphandlingsärenden som handläggs av annan nämnd samt genomför annonsering av kommunens alla upphandlingar enligt LOU.
Sidan 2 av 3 Upphandlingsfunktionen ansvarar för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda. Upphandlingsfunktionen ansvarar också för att uppföljning/vård/bevakning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå samt att detta sker för samordnade avtal. Nämndens roll Nämnden ska initiera och ansvara för upphandling av varor/tjänster som berör nämndens verksamhet. Vid upphandling är det nämndens ansvar att, utifrån aktuella normer, lagar och regler, utarbeta en kravspecifikation som är anpassad till det behov som efterfrågas. Vid samordnade upphandlingar ska nämnden bistå med information om nämndens behov och krav, enligt fastlagd tidplan, till upphandlingsfunktionen. Var och en som för kommunens räkning verkställer en upphandling/inköp ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med LOU och kommunens inköps - upphandlingspolicy samt riktlinjer. Alla upphandlingar ska annonseras genom upphandlingsfunktionen. Genomförande Samordnad upphandling Upphandlingsverksamheten inom kommunerna ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi och dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt. För att samordnad upphandling ska vara effektiv ska varje kommun tillse att upphandlingsbeslut och tilldelningsbeslut/-besked fattas av verksamhetsansvarig tjänsteman vid förvaltningsspecifika upphandlingar. Vid förvaltningsövergripande upphandlingar fattas besluten enligt kommunens delegationsordning. Principer för offentlig upphandling Alla som företräder kommunerna i upphandlingssammanhang ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Ömsesidigt erkännande betyder att varor som är godkända för försäljning i ett EUland ska godkännas i alla andra medlemsländer. Proportionalitet innebär att man inte ställer större krav på varan eller tjänsten än vad verksamheten behöver. Var och en som för kommunens räkning verkställer en upphandling/inköp ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med LOU och kommunens inköps- upphandlingspolicy samt riktlinjer. Samråd ska ske med upphandlingsfunktionen. Direktupphandling Om avtal saknas får direktupphandling ske om värdet är lågt. Värdet beräknas för respektive kommuns samlade inköp inom en tänkt avtalsperiod av respektive vara eller tjänst.
Sidan 3 av 3 Kommunernas definition av lågt värde är 5 prisbasbelopp (Bb) för varor, 7 Bb för tjänster och 10 Bb för byggentreprenader. (Prisbasbelopp 2008 = 41 000 SEK) Direktupphandling ska alltid ske enligt fastställda riktlinjer för upphandling. Bedömning till möjlig samordnad upphandling ska även ske vid direktupphandling. Avtalstrohet En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att kommunerna använder de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor och innebär ett ökat intresse från företag att delta i kommunernas upphandlingar. Det åvilar respektive förvaltningschef att tecknade avtal följs. Uppföljning ska ske avseende avtalstroheten till tecknade avtal. Hälso- och miljöhänsyn Kommunerna ska verka för att upphandlingarna blir hälso- och miljöanpassade. Miljökrav ska, där så är möjligt, ställas i samtliga upphandlingar. Riktlinjer Riktlinjer för inköp och upphandling ska fastställas utifrån inköps- och upphandlingspolicyn och tas fram av upphandlingsfunktionen. Revidering Denna inköps- och upphandlingspolicy ska utvärderas och revideras vid behov. Kommunstyrelsen ansvarar för att denna utvärdering sker och föreläggs Kommunfullmäktige. -------------
Sidan 1 av 5 Inledning Riktlinjer för upphandling inom kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum Antagna av Kommunfullmäktige i Strömstad 2008-10-30 111 Dessa riktlinjer är ett komplement till antagen inköps- och upphandlingspolicy. Övergripande regelverk för all offentlig upphandling är lagen om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsverksamheten inom kommunerna ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi och dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt. Syfte Riktlinjerna ska vara ett stöd för den som handlägger en upphandling. Riktlinjerna följer antagen inköps- och upphandlingspolicy. Upphandlingsverksamhet ska präglas av effektivitet, kompetens och ske i samverkan. Upphandling ska ge en god totalekonomi med beaktande av hälso- och miljöhänsyn. Upphandlingsverksamheten ska präglas av affärsmässighet, konkurrens och objektivitet. Organisation Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsen i respektive kommun har det övergripande politiska ansvaret för kommunernas inköps- och upphandlingsverksamhet. Kommunstyrelsen ska aktivt följa policyns tillämpning i kommunen och ge råd och stöd till nämnderna. Avser upphandlingen en vara/verksamhet som berörs av flera nämnder handläggs upphandlingen av kommunstyrelsen. Upphandling sker genom respektive kommuns upphandlare/inköpare med nyttjande av kommunernas gemensamma upphandlingschef. Upphandlingsfunktionens roll Upphandlingsfunktionen är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar. Upphandlingsfunktionen har ansvar för de upphandlingar som är av förvaltningsövergripande karaktär och de upphandlingar som samordnas med andra myndigheter.
Sidan 2 av 5 Upphandlingsfunktionen hjälper till med råd och stöd i upphandlingsärenden som handläggs av annan nämnd samt genomför annonsering av kommunens alla upphandlingar enligt LOU. Upphandlingsfunktionen ansvarar för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda. Upphandlingsfunktionen ansvarar också för att uppföljning/vård/bevakning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå samt att detta sker för samordnade avtal. Nämndens roll Nämnden ska initiera och ansvara för upphandling av varor/tjänster som berör nämndens verksamhet. Initiering av upphandling ska ske i god tid vilket innebär sex till åtta månader före beräknad avtalsstart. Vid upphandling är det nämndens ansvar att, utifrån aktuella normer, lagar och regler, utarbeta en kravspecifikation som är anpassad till det behov som efterfrågas. Respektive nämnd ska utse en kontaktperson mot kommunens upphandlare som ska tillse att resurser tillsätts för att genomföra aktuell upphandling. En person ska utses som mottagare av upphandlingsinformation för vidare befordran till berörd personal. Vid samordnade upphandlingar ska nämnden bistå med information om nämndens behov och krav, enligt fastlagd tidplan, till upphandlingsfunktionen. Information kan även innebära att nämnden ska bidra med personal som ska ingå i en referensgrupp. Var och en som för kommunens räkning verkställer en upphandling/inköp ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med LOU och kommunens inköps- upphandlingspolicy samt dessa riktlinjer. Alla upphandlingar ska annonseras genom upphandlingsfunktionen. Genomförande Omfattning Dessa riktlinjer gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom samtliga nämnder inom respektive kommun. Samordning Upphandlingsverksamheten inom kommunerna ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi och dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt. Bedömning till möjlig samordnad upphandling ska även ske vid direktupphandling. Upphandlingsformer Vilken upphandlingsform som ska användas beror på vilket belopp upphandlingen omfattar. Beloppsgränserna fastställs av EU och kallas tröskelvärden.
Sidan 3 av 5 Värdet av en upphandling ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt avtal/kontraktet. Vid beräkning ska options- och förlängningsklausuler beaktas som om de nyttjas. Det är inte tillåtet att dela upp upphandlingen i avsikt att komma under de olika beloppsgränserna. För närvarande gäller följande tröskelvärden (fastställda 1 jan 2008) Klassiska sektorn: Euro SEK Varor och tjänster 206 000 1 911 155 Byggentreprenader 5 150 000 47 778 869 Försörjningssektorn (vatten, energi, transport och posttjänster): Varor och tjänster 412 000 3 822 309 Byggentreprenader 5 150 000 47 778 869 Det avgörande för om upphandlingen ska göras enligt klassiska direktivet eller enligt försörjningsdirektivet är för vilken verksamhet varan eller tjänsten är avsedd för. Över tröskelvärdena All upphandling över tröskelvärdena ska ske genom respektive kommuns upphandlare/ inköpare. Kommunernas gemensamma upphandlingschef kontaktas för att undersöka möjligheten om upphandling kan ske i samordnad form. Vid upphandling över tröskelvärdena, ska öppet förfarande (huvudregel) eller selektivt förfarande användas. Förhandlat förfarande, med eller utan föregående annonsering, får dock användas under de förutsättningar och på det sätt som anges i LOU 4 kap. 2-9. Upphandling över tröskelvärdena sker med begäran om anbud genom att annons publiceras i den elektroniska databasen TED. Upphandlingsfunktionen ansvarar för annonsering sker enligt LOU. Under tröskelvärdena All upphandling under EU s tröskelvärden och upphandling av s.k. B-tjänster ska ske genom respektive kommuns upphandlare/ inköpare. Kommunernas gemensamma upphandlingschef kontaktas för att undersöka möjligheten om upphandling kan ske i samordnad form. Upphandling under tröskelvärdena och s.k. B-tjänster ska göras genom förenklat förfarande eller urvalsförfarande. Detta regleras i LOU 15 kapitlet. Upphandling under tröskelvärdena sker med begäran om anbud genom annons i en elektronisk databas, som är allmänt tillgänglig. Upphandlingsfunktionen ansvarar för annonsering sker enligt LOU.
Sidan 4 av 5 Följande undantag avser nämndernas upphandlingsområden, dock ej Kommunstyrelsens Undantag är alla varor och tjänster som avser IT, telefoni samt leasing. IT i detta sammanhang är datorer, skrivare, fax, kopiator, programvara och/eller tjänster. Dessa inköp ska alltid ske av eller i samråd med IT-avdelningen. Beträffande telefoni ska ansvarig för växeln kontaktas. Vid behov av leasing sker detta i samråd med kommunens ekonomichef och tecknas av denna. Kommunövergripande leasingavtal, oavsett typ av vara/tjänst, beslutas och tecknas endast av kommunens ekonomichef. Direktupphandling Kontrollera alltid först om avtal finns för den tänkta varan, tjänsten eller entreprenaden. Om avtal saknas får direktupphandling ske om värdet är lågt. Värdet beräknas för respektive kommuns samlade behov under avtalsperioden av respektive vara eller tjänst. Kommunernas definition av lågt värde är 5 prisbasbelopp (Bb) för varor, 7 Bb för tjänster och 10 Bb för byggentreprenader. Grundläggande för direktupphandling är att upphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbud och anbudsgivare ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Kommunens inköps- och upphandlingspolicy gäller även vid direktupphandling. Vid direktupphandling över 2,5 Bb ska kommunens inköpssamordnare/upphandlare informeras innan direktupphandling sker, detta för att eventuellt kunna samordna upphandlingen. Samordning kan ske inom kommun men också över kommungränserna. Angivna beloppsgränser gäller som huvudregel. Speciella omständigheter kan medföra annat förfarande vilket skriftligen dokumenteras. Det är inte tillåtet att dela upp upphandlingen/inköpet i avsikt att komma under de olika beloppsgränserna. Upphandlingsförfarande vid direktupphandling Vid prisjämförelse; var uppmärksam på om leverantören innehar F-skattsedel och/eller är momsregistrerad. Inköpssumma upp till 15 000 kr Vid enstaka inköp upp till 15 000 kronor krävs ingen skriftlig jämförande prisförfrågan. Affärsmässig handläggning ska ändå ske. Inköpssumma 15 000 kr 2,5 Bb Skriftligt anbud via fax, post eller e-post ska infordras från minst tre leverantörer. Anbud öppnas och förtecknas i blankett anbudssammanställning 15 000 kr 2,5 Bb.
Sidan 5 av 5 Anbudssammanställning och beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör ska upprättas. Skriftlig beställning ska göras. Blankett förfrågan 15 000 2,5 Bb samt anbudssammanställning och beslut 15 000 kr 2,5 Bb ska användas. Inköpssumma 2,5 Bb 5 Bb för varor, alt 7 Bb för tjänster, alt 10 Bb för byggentreprenader Skriftligt anbud via post ska infordras från minst tre leverantörer, men nyttja alltid den rådande konkurrenssituationen. Annonsera minst på hemsidan och eventuellt allmänt tillgänglig databas (Allego, Opic med flera) press. Anbud öppnas samtidigt vid förrättning där minst två personer deltar. Anbud förtecknas i öppningsprotokoll och ska skriftligen bestyrkas av dem som deltar i förrättningen. Anbudssammanställning och beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör ska upprättas. Skriftlig beställning ska göras. Blankett förfrågan 2,5 Bb kr 10 Bb, öppningsprotokoll samt anbudssammanställning och beslut ska användas. Tänk på att absolut sekretess gäller tills beslut har fattats. ----------------------------