Protokoll från distriktsstyrelsens möte 2013-11-11, #688 Närvarande Micael Andreasson Karolina Karlsson Magnus Bernhardson Mikael Johansson Anton Engström Jenny Lindström Calvin Jan Månsson Fredrik Claesson Mathilda Wihlborg Frånvarande Julia Michaelsen Anna Gottfridsson Pernilla Niemi Förkortning MAO KK MAG MIJ AE JLC JAN FC MAW Förkortning JM AGO PN 1. PRELIMINÄRER 1.1 Mötets öppnande MAO öppnar mötet 1.2 Val av mötesordförande Beslut: att välja MAO till mötesordförande. 1.3 Faställande av föredragningslista Beslut: att fastställa Föredragningslistan med tillägget: 3.2 1.4 Godkännande av föregående mötesprotokoll Beslut: att godkänna protokoll #687 1.5 Actionlistan KK gick igenom actionlistan 1.6 Ekonomi a. Aktuellt läge Det går bättre än budgeterat. Det har gjorts ett estimerat bokslut per siste september. Det estimerade bokslutet slutade på -182 000 kr. Vi har lägre intäkter än förväntat. Revisorerna ansåg att vi hade god ordning på ekonomin.
b. Kontoplan inför nästa år Beslut: att godkänna kontoplan inför 2014. Se bilaga 1 c. Gamla frågor kopplade till ingående balans i. DS beslöt att tillskriva Göteborgs kommun, Per Wallenius, och tacka för utdelningen av pengar från Rut Fredins Skollovskoloni, 183 160:- samt beskriva hur pengarna kommer att användas, se nedan. DS beslöt också att reservera dessa pengar så att de enbart kan användas för verksamhet som är direkt kopplade till läger och upplevelser utomhus, väl i linje med Rut Fredins ändamål. För 2014 uppskattar vi att satsningen på Kragenäs (med sommarjobbande äldre tonåringar) och en gemensam resa till Scouternas årsmöte väl ligger i linje med ändamålet och budgeterar med 70 000: - från reservationen för dessa aktiviteter. ii. Utbetalning av kassan för kårerna som nu är med i Västbodal. Det rör Morlanda och Svanesund från med underlaget per 2012-12-31. Totalt var vi då 3435 medlemmar varav 27 i Morlanda och 46 i Svanesund. Det ger 23 145: - för Morlanda och 26 966: - för Svanesund, sammanlagt 50 111: - att överföra till Västbodal. Beslut: att DS tacka för bidraget från Rut Fredins minnesfond och antecknar till protokollet att dessa medel skall reserveras för att användas för verksamhet som är direkt kopplade till läger och upplevelser utomhus att DS uppdrar åt Jan att till Västbodals Scoutdistrikt överföra 50,111:- som Morlandas och Svanesunds andel av s kassa 2012-12-31. d. Utläggsblankett inför nästa år Beslut: att bordlägga frågan till nästkommande möte. e. Bokslut för lägr1 Lägr1 har preliminärt gått bättre än förväntat. De föreslår att ett eventuellt överskott kan gå till program för utmanar och rover aktiviteter på ett regionsläger 2015. DS väntar på bokslutet och tar en ställningspunkt då. f. Sammanslagning av Göteborgsdistrikten. AE och MAO ska träffa km:s bank och föra över pengarna till Göteborgs scoutdistrikt av Scouterna. Vi måste reservera Blidbergs pengar. Beslut: att i. DS uppdrar åt Jan att boka in överföringen från K/M s likvidering, så att: 1. bidraget relaterat till Rut Fredins minnes fond, 76 440, läggs till redan gjord reservation med samma uppdrag.
2. bidraget relaterat till O Blidbergs donation, 504 852:-, reserveras till förmån för framtida lägerverksamhet för scouting i Göteborg. 3. till Boråsdistriktet överföra 73 798: - som Hindås andel av K/M s kassa 2012-12-31. 4. Övriga medel bokas som en engångspost relaterad till sammanslagningen för att undvika en skattebelastning. 1.7 Rapporter a. Per capsulam beslut Godkännande av per capsulam-beslutet att välja Emma Ivarsson, Tuve Scoutkår, till ordförande för RUT Beslut: att godkänna per capsulam beslut. b. Inköp av defibrillator Uppföljning från #687. Defibrillatorn är köpt och kommer att sättas upp inom kort. 2 AKTUELLA PUNKTER 2.1 Policyer (bordlagd från möte 686) Beslut: att använda scouternas alkoholpolicy att godkänna kommunikationspolicyn se bilaga 2 att godkänna miljöpolicyn se bilaga 3 att godkänna policyn för ekonomiska utlägg. se bilaga 4 att Jan får i uppdrag att skriva reseersättningspolicyn till nästa möte. 2.2 Val till stiftelsen a. Diskussion om DS val av stiftelse KK har undersökt valen till stiftelsen och upptäckt att det tidigare inte har valts in rätt antal ledamöter på tre år till stiftelsen varje december. Därför ska vi i år välja fyra personer till stiftelsen istället för 3 som stadgarna säger. Beslut: Att vi rättar till det här genom att välja in 3 personer på två år i år och att vi gör ett fyllnadsval på 1 person på 1 år i år. b. Val av stiftelse Beslut: Vi bör välja in en kvinna till stiftelsen. JAN och AGO får i uppdrag att tillfråga stiftelsen vilka som vill sitta kvar och hitta ytterligare person till stiftelsen. Alla funderar vidare på namn. 2.3 Utveckling av Kragenäs a. Arbetsgruppen har haft ett möte. Gruppen diskuterar vidare och försöker hitta folk till en projektgrupp Kragenäs 2014. b. Val av Kragenäsgrupp inför 2014
Vi bör besluta om en Kragenäsgrupp 2014 på december-ds. Alla uppmanas att inkomma med förslag på namn på personer som är intresserad. 2.5 Julkort Beslut: att istället för att skicka julkort skänka 2000 kr till musikhjälpen. JAN får i uppdrag att ordna med detta. 2.6 Extrastämma a. Datum och tillvägagångssätt På distriktsstämman/årsmötet fanns inget förslag på ny valberedningen. Med anledning av detta beslutade stämman att det ska ordnas en elektronisk extrastämma där en valberedning ska väljas. Mellan den 2-4 mars är förslaget att genomföra en elektronisk extrastämma. Anledning till att det är flera datum är att alla ska ha möjlighet att rösta. Tanken är att kårordförande får ett lösenord till en hemsida där hen får logga in och lägga ett antal röster beroende på hur många röster kåren har. FC har skickat ut sammanställning av diskussionerna på stämman angående valberedning. Beslut: att ha den elektroniska extra stämman öppen den 2-4 mars. Vi har en portal där kårordföranden får logga in och rösta. Handlingarna måste vara utskickade senast den 12 januari. b. Valberedande av valberedning Beslut: att Styrelsen ålägger sig att valbereda en valberedning. att alla tar med sig två föreslag på namn till decembermötet att KK och FC levererar ett färdigt förslag på valberedning den 12 januari som skickas ut till kårerna. 3. FASTA PUNKTER 3.1 Distriktsledning a. Val av utskottsmedlemmar till: Kommunikationsutskottet (KUT), Ledarutvecklingsutskottet (LUT), Händelseutskottet (HUT), Rover- och utmanarutskottet (Rut), Publika utskottet (PUT) Beslut: Hut: att välja Mikael Jedenby, Mårten Ahlstrand, Caroline Andersson Kut: att välja Jörgen Niemi och Adam Lundberg LUT: Inga ansökningar inkommit.
RUT: att välja: Liza Andersson PUT: Inga ansökningar har inkommit Alla uppmanas att hitta personer som vill vara med i utskotten. Särskilt till PUT och RUT. Det är bra om de som är kontaktpersoner pratar med utskotteten och ser till att de kommer igång. b. Rapport från råden Kragenäsrådet: Allt flyter på. Skeppsrådet: De har tagit upp Mandalay. Man får gärna komma och jobba med henne. FC och MAW ska kolla upp skeppskårsavtalet. Husrådet: Inget att rapportera Kanotrådet: Inget att rapportera. Beslut: Inom en vecka från mötet ska alla som sitter i råden ha blivit tillfrågade om de vill sitta kvar nästa år. c. Beslut om kostnad för arrangemangsseglingar 2014 På marsmötet (#681) tog vi beslut om att avgiftsbefria kvällsseglingarna under 2013. Skeppsrådet undrar om vi kommer göra samma sak 2014. Beslut: att avgiftsbefria kvällseglingarna samt att vi undersöker vilken effekt avgiftsbefrielsen 2013 har gett på antalet deltagare. 3.2 Kansli och anställda a. Teknik Beslut: MIJ rapporter att inget har hänt. Det sker en diskussion om lagringsmöjligheter av filer inför 2014. MAO har haft ett möte med företaget som levererar skrivaren. Vi har förhandlat till oss en kostnadsminskning. Ett chip för att skriva ut från Mac har även förhandlats till. Chipet får vi gratis men vi får betala för installationen. b. Öppettider kansliet. FC rapporterar att kårer har de gamla öppettiderna för kansliet på sina hemsidor. Därför vore det bra om vi i nästa nyhetsbrev uppmanar kårerna att inte lägga ut
information om öppettiderna på sina hemsidor utan istället hänvisa till distriktets hemsida. Beslut: att i nästa nyhetsbrev lägga in en uppmaning till kårerna att inte lägga ut information om kansliöppettiderna på sina hemsidor utan istället hänvisa till distriktetshemsida. Öppettiderna utvärderas vidare på ds upptakten i januari. 3.3 Nytt märke Vi fick in en hel del förslag på stämman. Märkesprocessen fortgår som planerat. 3.4 Nytt kansli Inget nytt har hänt. Johan Gustavsson ska kalla till ett nytt möte. 3.5 Regional scouting a. Val av person till samverkansrådet för gemensamt läger i väst. Föreslås välja Anton Engström som representant i Samverkansrådet för Göteborgs scoutdistrikt. Vi ska ha gett namnförslag på personer till LÄKO innan den 16 december. Anton uppmanar folk att ge honom förslag på lämpliga personer. Beslut: att välja Anton Engström som representant i samverkansrådet för Göteborgs scoutdistrikt. 3.6 Nationell scouting a. Godkännande av våra stadgar av Scouternas styrelse Vi har inte fått något från scouterna om att stadgarna skulle vara godkända. 3.7 Projekt a. Distriktsstämman/ årsmöte 19/10 Lokal: Bra lokaler dock lite långt bort. FC och MAW upplevde det som svårt att få kontakt med de som hade hand om lokalerna. Bra med möjlighet att bre ut sig i lokalerna. FC och MAW tycker inte att de som planerar ska hand om lokalen utan istället fokusera på själva mötet. Det blir mycket pengar men har vi en bättre lokal där löser de allt och då blir det istället en bra stämma. Om de ska vara i en ideellt driven lokal så ska det vara fler i gruppen som planerar. FC och MAW tycker att de som planerar ska få en budget och sedan så ska det få förtroendet att ordna stämman. Kanske kan man ålägga våra anställda att ordna med logistiken och låta de ideella istället fokusera på att ordna en bra stämma. Mat: Maten var bra. Handlingar: Det var lite mycket tomrum i handlingar och teckenstorleken var lite liten.
Övrigt: Bra presidium. Stämman var bra planerad. b. Föreningsfestivalen Vi var med på föreningsfestivalen där vi hade en monter och höll i ett lägerbål. c. Musikhjälpen Inget nytt 4. AVSLUT MAO avslutar mötet. 4.1 Övriga frågor 4.2. Nästa möte och kommande aktiviteter 5/12 Stiftelsens julfest 11/12 Nästa ds-möte. 4.3. Reflektion Vi gick en runda där alla fick säga vad de tyckte om mötet. 4.4. Mötet avslutas Ordförande Micael Andreasson Sekreterare Karolina Karlsson
Bilaga 1 s möte 2013-11- 11, #688 kontoplan 2014 Balans Resultat xut Benämning konto konto budget Benämning 1400 Lager 3010 Försäljning 1510 Kundfordringar 3110 Medlemsavgifter 1620 Förskott 3120 X Deltagaravgifter 1680 Övr. kortfristiga fordringar 3210 Region bidrag 1700 Interna fordringar 3220 Kommunala bidrag 1911 Försäljningskassa 3250 Stiftelse bidrag 1930 Bankkonto 3255 Hyresintäkter 1931 Lägerkonto 3260 Övriga bidrag 1935 Bankkonto 2 3990 X Övriga intäkter 1936 Bankkonto placering 4010 X Förbruknings material 1940 Bank (övriga konton) 4020 X Mat och fika 2440 Leverantörsskulder 4120 X Resekostnader 2510 Skatteskulder 4140 X Övriga planerings kostnader 2710 Personalens källskatt 4150 X Lokalkostnader 2890 Övriga kortfristiga skulder 4160 X Externa föreläsare 2940 Upplupna soc. avg. 4170 Konferensavgifter 2990 Övriga interna skulder 4190 X Övriga arrangemangs kostnader KST Funktion 5020 X Kontorsmaterial 5030 Telefon och IT kostnader 5040 Städning 5050 Reparationer och underhåll 5110 Portokostnader 5120 Kopieringskostnader 5160 Försäkringar 5170 Tidningar 100-199 DS och DSL 5190 X Övriga kanslikostnader 200-299 Gemensamt 5910 Annonsering 300-399 HUT 5930 X Trycksaker o Broschyrer 400-499 KUT 5940 X Utställningar och mässor 500-599 LUT 6070 Representation, gåvor, uppvaktningar 600-699 PUT 6570 Bank och administration kostnader 700-799 RUT 6990 Övriga kostnader 800-899 7210 Löner egna anställda 900-999 7310 Inhyrd personal 7510 Arbetsgivaravgifter 7610 Utbildning personal 7699 Övriga personalkostnader 8310 Ränteintäkter 8420 Räntekostnader
Bilaga 2 Distriktstyrelsensmöte 2013-11-11, 688 För att skapa en så enhetlig kommunikation som möjligt för distriktet så har vi satt ihop en policy som alla i DSL ska följa. Det är tänkt att den ska vara till hjälp och underlätta arbetet med kommunikation ut till våra medlemmar. Olika typer av kommunikationsvägar Vår huvudsakliga kommunikationsväg ut till kårerna är via hemsidan www.gbgscout.se och via vårt nyhetsmail. Dessa två kompletteras med pappersutskick då det är nödvändigt och via sociala media. Ansvar Styrelsen är alltid ytterst ansvarig för all kommunikation som går ut. Men delegerar det operativa arbetet och ansvaret till Kommunikationsutskottet. Alla utskick ska granskas av kommunikationsutsskottet/kansliet innan de skickas ut. För att säkerställa att inga olämpliga bilder etc. används. Det är även kommunikationsutskottet som avgör när ett pappersutskick är nödvändigt. Hemsidan Ramverk för texter till hemsidan Texter som skrivs till hemsidan måste vara enhetliga och följa samma struktur. De måste dessutom vara lättförståeliga, intressanta och uppdaterade. För att det ska kännas som att texterna är likvärdiga följs detta ramverk: Alla texter ska skrivas nya till hemsidan, inget tas från gammalt material. Alla texter som skrivs måste passera gruppen som jobbar med texter. Detta gäller tills sidan är fylld med text och rutiner finns för fortsatt hantering. Rubriker ska vara tydliga och man ska förstå vad man läser när man klickar där Texter ska vara korta och intressanta - ingen överflödig information ska finnas Tänk på att texterna ska riktas till målgruppen scouter, ledare och föräldrar i distriktet. Det spelar alltså ingen roll vilket utskott som ordnar saker eller om utbildningar ordnas av oss eller någon annan. Det är en service för vår målgrupp att kunna hitta information lätt. Använd inte ord som inte är gemensamma för alla kårer i distriktet. Exempel är KULare m.m. Vi använder gärna Göteborgsscouterna ofta. Speciellt när det handlar om ägande av stiftelsens egendomar m.m. Det är Göteborgsscouternas Kragenäs, inte distriktets eller stiftelsens. Den grafiska profilen följs. Just nu skrivs Göteborgs scoutdistrikt med litet s i scoutdistrikt. Texter ska vara tydliga, aktuella och intressanta!
Det ska vara pigga texter som bidrar till engagemang! Det ska finnas både texter och bilder - det ska vara snyggt! All viktig information måste alltid vara med. Det ska inte vara något halvdant. Allt ska bara stå EN gång och inte på flera ställen. Vill man informera på två ställen ska det länkas till ett ställe. Vi skriver inte OM andras arrangemang, vi länkar dit istället. Så få steg som möjligt att hålla reda på och uppdatera. Exempel Värdebaserat Ledarskap som vi vill länka till. Då räcker det att skriva att det är en utbildning och inget mer och länka till scouternas sida om Värdebaserat Ledarskap. Ansvar angående hemsidan Ansvar för hemsidans tekniska lösningar/uppdatering: en person i x- utskottet Ansvar för hemsidans textinnehåll, utveckling och strategi: en person i x- utskottet Möjlighet att skriva texter: dessa två i x.utskottet, kansliet och en/två i DS. Ansvar för operativt arbete: kansliet I operativt arbete ingår: uppdatering, uppföljning, genomgång, kontroll, rensning, rättning, kontakta rätt personer om hemsidan inte är uppdaterad, påminna om uppdateringar. Utskott, råd, stiftelse, DS, valberedning m.m. ansvarar för att deras respektive delar är uppdaterade. Kansliet ansvarar för att påminna dem om de ser att detta inte är gjort. Respektive funktion skriver texterna som ska uppdateras, kansliet granskar texterna, ändrar om andra ord bör användas och lägger ut dem på hemsidan. De utskott som har undergrupper, projektgrupper eller team ansvarar för kontakten till dessa. Kansliet vänder sig till utskottet som pratar med grupperna. Kansliet ansvarar för uppdatering gällande kanoterna och Purpursnäckan. Personen i x- utskottet som ansvarar för texter på hemsidan har kontinuerlig kontakt med kansliet och den operativt ansvarige där. Nyhetsmailet Nyhetsmailet ska skickas den xx varje månad, undantaget juli. Material som råd och utskott önskar ha med i mailet ska vara kansliet? Tillhanda senast den xx samma månad. Våra kanslister ansvara för att skicka nyhetsmailet, men med assistans av kommunikationsutskottet. Nyhetsmailet ska följa den grafiska profilen. Den framtagna mallen för mailet ska alltid användas. Nyhetsmailet ska vara överskådligt och behövs längre texter länkar vi till hemsidan. Mailutskick Större mailutskick ska användas med eftertanke. Utan vi ska i möjligaste mån samla informationen i Nyhetsmailet.
Kommunikationsanvarige i styrelsen är den som beslutar om större mailutskick ska göras. Utskott och råd samråder alltid med denne när de önskar skicka mail till t.ex. alla spårarledare. När vi skickar till många mottagare använder vi alltid oss av dolda mailadresser. Publik kommunikation Använd alltid distriktets grafiska profil vid publik kommunikation. Använd våra egna eller låna in roll-up och banderoller från regionala kansliet när vi vill synas utåt vid t.ex. kulturkalaset, mässor och rekrytering. Vid publika arrangemang är det publika utskottet tillsammans med kommunikationsutskottet som ansvarar för hur vi kommunicerar ut. Tänk på helheten, allt från banderoller till flyers, namnskyltar och informationsblad ska följa den grafiska profilen. Sociala media Distriktet använder sig av Facebook, Twitter och Instagram Styreslen utser de personer som har rättighet att administrera kontona på dessa platser. Facebook används som kompletterande informationskanal, men också för roliga och trevliga uppdateringar om vad som händer i distriktet på tävlingar, stämmor, läger etc. Twitter används för information om arrangemang etc. Men framför allt för rapportering från stämmor och dylika arrangemang. Instagram är en väg för att få ut bilder från arrangemang, styrelsens aktiviteter etc och är den kanal som har lägst informationsvärde. Vi tänker på att använda ett bra språk som följer vår övriga kommunikation. De som har rättigheter till kontona ansvarar för att de används på ett korrekt sätt. Den som lägger upp en uppdatering bör även följa upp och svara på kommentarer där det är nödvändigt. Grafisk profil Göteborgs scoutdistrikt har en grafisk profil som ska följas. Det finns mallar att använda för powerpoint presentationer, dokument, protokoll etc. Dessa ska användas. Saknar du någon mall tar du kontakt med kommunikationsutskottet och formger i samspråk med dem. Kommunikationsgruppen ansvarar för den grafiska profilen. Den ska innehålla riktlinjer om typsnitt, färger, layout Distriktets kommunikation ska vara enhetlig och det ska vara tydligt vem avsändaren är.
Bilaga 3 s protokoll 2013-11-11 #688 Miljöpolicy för Göteborgs scoutdistrikt Göteborgs scoutdistrikt vill i all sin verksamhet minska sin miljöpåverkan. Detta gör vi genom att: All mat på våra möten och arrangemang bör vi eftersträva att den är ekologisk. All mat bör vi eftersträva att den är Fairtrade- märkt. Detta tänker vi särskilt på när vi köper kaffe och bananer På vårt distriktskansli källsorterar vi. Vid resor bör vi eftersträva vi använder det minst miljömässigt skadliga när vi transporterar oss. Vi tänker därför på att åka kollektivt och att samåka. På alla våra arrangemang källsorterar vi. Vi tänker efter innan vi skriver ut något i pappersformat. Alla utskick görs digitalt men den som önskar får det i pappersformat.
ga 4 Distriktstyrelens möte 2013-11-11, #688 s policy för att få ersättning för utlägg Bila Denna policy reglerar vad som gäller för att få ersättning för utlägg gällande distriktets beslutade verksamhet och uppdrag kopplade till detta. För att få ersättning för utlägg ska nedanstående vara uppfyllt och en tydligt ifylld ersättningsblankett vara inlämnad. Kvitton och fakturor ska alltid vara i original och inlämnade innan ersättningen kan utbetalas. Om möjligt ska alla inköp göras med faktura direkt till där den påskrivna följesedeln ska lämnas in till kansliet. Ekonomisk ersättning kan erhållas för utlägg som gjorts för verksamheter och uppdrag kopplade till Göteborgs scoutdistrikt förutsatt att utlägget är en del av den budgeterade verksamheten eller av DS specifikt beslutade aktivteter och uppdrag. Alla utlägg ska verifieras med riktiga kvitton i original från den som har levererat varan eller tjänsten. Det ska tydligt framgå av kvittot vad som köpts, från vem, på vilket datum och med ett tydligt angivet totalpris, inklusive moms, eller med momsen tydligt specificerad. Om möjligt ska varje kvitto eller faktura enbara innehålla varor eller tjänster relaterade till det man söker ersättning för. Om en vara är köpt på privat faktura ska den enskilde säkerställa att fakturan är betald, oberoende av Göteborgs scoutdistrikt för att sedan lämna in för ersättning. Ett utlägg bör vara godkänt av attestberättigad innan inköpet sker för att säkerställa att ersättningen kommer att utbetalas. Distriktets utlägg blankett ska användas som underlag för ersättningen med samtliga kvitton bilagda i original. Attest för utbetalning ska göras av attestberättig enligt gällande attestlista eller av distriktets firmatecknare Attestberättigad får aldrig godkänna ersättningar för utlägg där attestberättigad eller nära anhörig till attestberättigad har sålt eller förmedlat varan till den som ska få ersättning. Begäran om ersättning för utlägg ska skickas in skyndsamt och inom en månad efter avslutat arrangemang. Ersättningar för utlägg relaterade till visst verksamhetsår måste lämnas in innan bokslutet har fastställts.