Handlingar. Vårdistriktsstämma Backa Folkets Hus

Transkript

1 Handlingar Vårdistriktsstämma Backa Folkets Hus

2 Innehållsförteckning Kallelse och mötesformalia... 2 Dag och tid... 2 Plats... 2 Vägbeskrivning... 2 Deltagande... 2 Incheckning för ombud... 3 Anmälan... 3 Mat... 3 Mötesformen... 3 Föredragningslista... 4 Föregående verksamhetsår... 5 Utfall och budgetavvikelser Resultaträkning Balansräkning Revisionsberättelse Verksamhetsberättelse Beslut i anledning av distriktets vinst eller förlust... 5 Motioner... 6 Propositioner... 7 Proposition 1 Arrangörsgrupp av Äventyret... 7 Bakgrund... 7 Förslag... 7 Röstlängdsunderlag... 8 Bilaga 1: Utfall och budgetavvikelser Bilaga 2: Resultaträkning Bilaga 3: Balansräkning Bilaga 4: Revisionsberättelse

3 Kallelse och mötesformalia Välkomna på distriktsstämma! Distriktsstyrelsen kallar ombud för alla kårer och bjuder in alla medlemmar till distriktsstämma 9 maj 2017! utgörs av totalt 45 scoutkårer med nästan medlemmar. Tillsammans ses vi nu för distriktsstämma där vi kommer att hantera och avsluta det föregående verksamhetsåret I oktober kommer vi sedan att ha en distriktsstämma där vi hanterar kommande verksamhetsår och blickar framåt. Nytt för i år är att vi, enligt våra stadgar, håller två distriktsstämmor per år. Båda stämmorna hanteras på samma sätt avseende datum när kallelse och handlingar ska ut och det går även bra att skicka in motioner till båda stämmorna. Har ni några frågor om detta, så hör gärna av er till styrelsen@gbgscout.se. Välkomna! Dag och tid Datum: 9/5 Lokalen är öppen från kl Incheckning för alla ombud: Plats Backa Folkets Hus, Granåsgatan 2, Hisings Backa. Vägbeskrivning Resa med Västtrafik (rekommenderas): Buss nummer 18, 19, 40 eller 45 till Balladgatan. Sedan en promenad om 600m. För er som kommer med bil går det bra att parkera utanför huset. Det finns ett tiotal parkeringsplatser och fler finns längs gatorna i närheten. Deltagande Distriktsstämman består av ombud utsedda av distriktets kårer. Enligt Scouternas stadgar 8 kap. 8.5 har varje scoutkår med minst fem medlemmar under 26 års ålder rätt att utse 3 ombud för de 50 första medlemmarna och sedan ytterligare 1 ombud för varje påbörjat 50-tal medlemmar. Alla distriktets medlemmar har närvaro- och yttranderätt. Scoutkårens ombud har dessutom förslags- och rösträtt. Vi vill hälsa alla medlemmar välkomna, både de som är ombud och de som bara vill vara med och lyssna och delta i diskussionerna! sida 2 av 14

4 Incheckning för ombud Incheckningen för ombud är öppen kl Anmälan sker kårvis och med ifyllt röstlängdsdokument (finns att ladda ner på distriktets hemsida) som är underskrivet av kårordförande. Glöm inte att ta med listan att lämna in som underlag för röstlängden, då kårens ombud annars inte har rösträtt på stämman! Anmälan Varken medverkan på stämman eller fika kostar något och ingen anmälan krävs för att delta. Vill man däremot ha fika behöver detta anmälas senast 4 maj via formulär på hemsidan. Mat Vid incheckningen på stämman kommer det att serveras kaffe och tilltugg. Glöm inte att anmäla ev. allergier. Mötesformen Vi uppmuntrar alla att ha en åsikt under stämman. Vi hoppas även att vi tillsammans kan skapa ett klimat där det är enkelt att ställa frågor för att kunna förstå vad som händer under mötet. Vi kommer gemensamt att hantera alla frågor i plenum och det är även där vi fattar alla beslut. sida 3 av 14

5 Föredragningslista 1. Val av mötesordförande och övriga mötesfunktionärer. a. Val av mötesordförande b. Val av protokolljusterare tillika rösträknare c. Val av ev. övriga mötesfunktionärer 2. Fastställande av röstlängd. 3. Fråga om distriktsstämman behörigen sammankallats. 4. Fastställande av föredragningslista. 5. Föredragning av distriktsstyrelsens verksamhetsberättelse, resultaträkning, balansräkning och revisionsberättelse för det närmast föregående verksamhetsåret. a. Föredragning av verksamhetsberättelse för b. Föredragning av balans- och resultaträkning samt revisionsberättelse för Fråga om fastställande av balans- och resultaträkning samt om beviljande av ansvarsfrihet åt distriktsstyrelsens ledamöter för det närmast föregående verksamhetsåret. a. Fastställande av balans- och resultaträkning för b. Ansvarsfrihet för distriktsstyrelsen Beslut i anledning av distriktets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen. 8. Behandling av motioner och propositioner till distriktsstämman. a. Motioner. b. Propositioner. 9. Eventuella fyllnadsval. 10. Övriga ärenden. 11. Stämmans avslutande. sida 4 av 14

6 Föregående verksamhetsår Utfall och budgetavvikelser 2016 Se bilaga 1, s Resultaträkning 2016 Se bilaga 2, s Balansräkning 2016 Se bilaga 3, s 13. Revisionsberättelse 2016 Se bilaga 4, s 14. Verksamhetsberättelse 2016 Se separat häfte, bilaga 5. Beslut i anledning av distriktets vinst eller förlust Verksamheten och det ekonomiska resultatet för 2016 visar på ett överskott på ,22kr. s styrelse föreslår: att detta överskott bokas som en avsättning för upprustning av kansliet, kontor, möteslokaler och kök på kr att genomföras under 2017 samt resterande, ,22kr till distriktets balanserade resultat. totala balanserade resultat kommer, efter föreslagna åtgärder, att uppgå till ,29 kronor. sida 5 av 14

7 Motioner Inga motioner har inkommit. sida 6 av 14

8 Propositioner Proposition 1 Arrangörsgrupp av Äventyret Bakgrund I samband med att bildades 2013 skapades en struktur med ett antal arrangemang, utskott och råd. Då fanns en stor tilltro till att bygga ett distrikt där ideella krafter kunde sätta fokus på olika områden och en av tankarna var att ett Händelseutskott (HUT) skulle äga arrangörsansvar för flera av distriktets arrangemang. Dessvärre har det genom åren varit svårt att hitta ideella som vill vara en del av HUT varför flera arrangemang har lagts ut på mindre grupper på årsbasis, t ex Äventyret, Inspirationsresa m.fl. Inför Äventyret 2017 såg styrelsen en enorm utmaning i att få ihop ett arrangörsteam och trots flera försök var det länge oklart om ett sådant lag gick att finna. Den tid och energi som måste läggas ned varje år på att hitta ideella arbetsgrupper som kan ta sig an våra arrangemang är stor och kan bättre nyttjas på andra sätt. Äventyret är bland de viktigaste arrangemang vi har i distriktet då det samlar alla åldersgrupper på ett och samma evenemang. Det är alltså ett arrangemang som kan bli riktigt stort och därmed ge mycket scoutnöje. Äventyret erbjuder också ett bra tillfälle att visa upp scouting i Göteborgs scoutdistrikts geografiska närhet. Styrelsen har funderat och granskat hur andra distrikt, hur tidigare distrikt i Göteborg samt andra arrangörer har arbetat med arrangemang. En ofta återkommande struktur är att en tilldelning av ansvar sker till samtliga föreningar i årscykler. Styrelsen anser att ovanstående är ett koncept som kan fungera mycket bra i vårt distrikt och att det efter rådande situation är nödvändigt för att hålla Äventyret vid liv på lång sikt. Dock krävs det en vidare utredning om hur indelningen ska ske, hur stora grupperna ska vara och hur många grupper som bör finnas. Förslag att Äventyret blir ett arrangemang som ska arrangeras årligen i. att det ska vara obligatoriskt för kårer i distriktet att aktivt delta i förberedelser, planering och genomförande av Äventyret. att det åligger styrelsen att varje år kalla till en första arrangörsträff inför Äventyret. att kårerna delas upp i grupper, som tillsammans ansvarar för Äventyrets genomförande ett år och därmed kan delta utan krav på arrangör- och/eller funktionärsansvar övriga år, enligt en fastställd årscykel. att styrelsen inför höstens stämma tar fram förslag på uppdelning av kårer samt årscykel. att styrelsen får i uppgift att upprätta checklistor, nödvändiga rutiner och övrig nödvändig dokumentation för att underlätta återkommande genomförande av Äventyret. sida 7 av 14

9 Röstlängdsunderlag s antal ombud per kår enligt Scoutnet per aktiva medlemmar. Kår Antal ombud Kår Antal ombud Annestorpsdalen KM 5 Lerum KM 7 Askims sjöscoutkår 7 Långedrags sjöscoutkår 9 Backa scoutkår 5 Långängens scoutkår 5 Björkekärrs scoutkår 4 Lärjedalen/Hjällbo 4 scoutkår Bohus scoutkår 4 Löftadalens scoutkår 3 Engelbrekt, Scoutkåren 4 Masthugget Majornas 6 Scoutkår Frodekåren KM 4 Mölndal KM 4 Göta Lejon, Scoutkåren 6 Mölndals scoutkår 5 Göta scoutkår 5 Partille KM 4 Göteborgs sjöscoutkår 5 Porthälla scoutkår 5 Hjälteby sjöscoutkår 5 Redbergslids scoutkår 5 Hvitfeldt KM 4 Sisjö scoutkår 5 Härryda scoutkår 4 Stenungsunds scoutkår 5 Högsbotorps scoutkår 5 Tallinn scoutkår 0 Johannebergs scoutkår 4 Tor, Scoutkåren 5 Jägarna KM 4 Torslanda sjöscoutkår 5 Järnbrotts scoutkår 5 Trekungakåren KM 3 Kode scoutkår 5 Tuve scoutkår 5 Kortedala scoutkår 4 Tynnereds scoutkår 5 Kullavik sjöscoutkår 4 Tölö KM 4 Kungälvs scoutkår 0 Vättle scoutkår 4 Kärna scoutkår 6 Åsa scoutkår 4 Landvetter scoutkår 6 sida 8 av 14

10 Bilaga 1: Utfall och budgetavvikelser 2016 s budget och utfall 2016 Vårstämman 2017 Not Utfall 2016 Budget 2016 Intäkter Kostnad Netto Intäkter Kostnad Netto Gemensamma poster 991,5-736,8 254, , ,4 24,6 Medlemsavgifter 1 165,9 165,9 158,0 158,0 Kommunbidrag 2 275,6-200,0 75,6 475,0-375,0 100,0 Regionsbidrag 3 527,6 527,6 250,0 250,0 Räntor 0,0 0,0 22,0 22,0 Personal 4-298,4-298,4-417,4-417,4 Kansli -181,8-181,8-180,0-180,0 Försäljning 5 13,7-17,3-3,6 40,0-31,0 9,0 Scouternas stämma/scoutforum 8,7-35,2-26,5 8,0-50,0-42,0 Göteborgsscouterna stiftelse 6 0,0 125,0 125,0 Purpursnäckan -4,1-4,1 0,0 Distriktets ledning 7 0,6-48,3-47,7 5,0-104,0-99,0 Distriksstämma och kårträffar 0,6-16,4-15,8 5,0-25,0-20,0 DSL möten och planering -4,6-4,6-19,0-19,0 DS möten och planering -12,7-12,7-20,0-20,0 DS till förfogande -14,6-14,6-40,0-40,0 Projekt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Ny grafisk profil 0,0 0,0 Utveckla verksamheten på Kragenäs 0,0 0,0 Scoutern-beachflagga till kårerna 0,0 0,0 Kragenäs 913,1-785,3 127, ,0-952,0 53,0 Drift och underhåll 8-156,5-156,5-215,0-215,0 Uthyrning 285,3-85,0 200,3 300,0-97,0 203,0 Lägerservice 9 627,8-446,6 181,2 665,0-543,0 122,0 Program och verksamhet -47,2-47,2-22,0-22,0 Nya satsningar 10-50,0-50,0 40,0-75,0-35,0 Händelser 20,5-82,5-62,0 54,0-145,0-91,0 Kommunikation -27,4-27,4-52,0-52,0 Publika arrangemang 0,6-29,4-28,8 3,0-35,0-32,0 Utbildning 0,1-0,2-0,1 5,0-10,0-5,0 Summa: 1 926, ,9 216, , ,4-201,4 Noter Kommentarer och lite mer bakgrund (alla belopp i tusen kronor, Tkr) Förklaring Antalet medlemmar ökade i linje med hela Sverige och slutade med 4150 betalande på årsbasis Ansökan är på :- för utveckling av Kragenäs lägerområde och ett lägerbidrag för GBG kommuns scoutkårer Det regionala bidraget blev väsentligt högre både i Halland och VGR p.g.a. ökad mängd aktiviteter, plus 280 kkr. Budget på två halvtid men utfall 1½ p.g.a. av att Susanne slutade, plus 120 kkr. Värdet på det försålda har minskat samtidigt som vi samlat alla bank och transaktionskostnader, kort och Swish. DS har tackat nej till bidraget då årets resultat har gett ett väldigt stort överskott, minus 125 kkr. Samtliga ledningsarrangemang har blivit både mindre och färre Kragenäs budget var onödigt försiktig och har styrts tydligare, plus 60 kkr. Omsättningen blev högre för kiosken, jämfört med planerad försäljning av mat, plus 60 kkr. 10 Intäkten var tänkt att boka från O Blidbergs fond men har tagits i det löpande p.g.a. av det högre intäkterna. sida 9 av 14

11 s utfall 2015 och 2014 Vårstämman 2017 Not Utfall 2015 Utfall 2014 Intäkter Kostnad Netto Intäkter Kostnad Netto Gemensamma poster 787,3-863,1-75,8 846,8-834,6 12,2 Medlemsavgifter 160,0-0,4 159,6 149,5 149,5 Kommunbidrag 250,0-250,0 0,0 250,0-200,0 50,0 Regionsbidrag 249,3 249,3 226,7 226,7 Räntor 7,9 7,9 31,6 31,6 Personal -353,2-353,2-328,0-328,0 Kansli -205,9-205,9-240,2-240,2 Försäljning 10,1 10,1 26,3-23,5 2,8 Scouternas stämma/scoutforum 5,0-22,3-17,3 9,7-42,9-33,2 Göteborgsscouterna stiftelse 105,0 105,0 153,0 153,0 Purpursnäckan -31,3-31,3 0,0 Distriktets ledning 1,0-72,5-71,5 1,8-119,9-118,1 Distriksstämma och kårträffar 1,0-15,0-14,0 1,1-32,2-31,1 DSL möten och planering -12,3-12,3 0,7-54,4-53,7 DS möten och planering -26,9-26,9-18,4-18,4 DS till förfogande -18,3-18,3-14,9-14,9 Projekt 0,0-24,1-24,1 0,0-44,4-44,4 Ny grafisk profil 0,0 0,0-43,7-43,7 Utveckla verksamheten på Kragenäs 0,0 0,0-0,4-0,4 Scoutern-beachflagga till kårerna -24,1-24,1-0,3-0,3 Kragenäs 503,9-558,5-54,6 708,5-710,7-2,2 Drift och underhåll -153,1-153,1-160,1-160,1 Uthyrning 207,5-72,1 135,4 241,4-66,1 175,3 Lägerservice 295,4-260,1 35,3 467,1-447,4 19,7 Program och verksamhet 1,0-32,3-31,3-37,1-37,1 Nya satsningar -40,9-40,9 0,0 Händelser 36,1-92,5-56,4 17,4-63,1-45,7 Kommunikation -27,1-27,1-46,5-46,5 Publika arrangemang -15,2-15,2-31,6-31,6 Utbildning 1,5-4,0-2,5 13,2-23,6-10,4 Summa: 1 329, ,0-327, , ,4-286,7 sida 10 av 14

12 Bilaga 2: Resultaträkning 2016 Göteborgs Scoutdistrikt Räkenskapsår Period Resultatrapport Sida 1(2) Utskrivet :32 Senaste vernr A 710 B 11 C 12 D 76 E 84 F 24 Ackumulerat RÖRELSENS INTÄKTER Nettoomsättning 3010 Försäljning , Försäljning matlösningar Kragenäs , Försäljning kiosk Kragenäs , Medlemsavgifter , Deltagaravgifter , Regions bidrag , Kommunala bidrag , Hyresintäkter , Öres- och kronutjämning 0,58 Summa nettoomsättning ,38 Övriga rörelseintäkter 3990 Övriga intäkter 90,00 Summa övriga rörelseintäkter 90,00 SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER ,38 RÖRELSENS KOSTNADER Råvaror och förnödenheter 4010 Förbrukningsmaterial , Mat och fika , Inköp Matlösningar Kragenäs , Inköp kiosken Kragenäs , Inköp mat , Resekostnader ej milersättning , Övriga planeringskostnader -661, Lokalkostnader , Konferensavgifter , Övriga arr.kostnader ,38 Summa råvaror och förnödenheter ,41 BRUTTOVINST ,97 Övriga externa kostnader 5020 Kontorsmaterial , Telefon och IT kostnader , Städning , Reparationer o Underhåll , Portokostnader , Kopieringskostnader , Kontorsmaterial -827, Övriga kanslikostnader , Energikostnader (gruppkonto) , Annonsering -340, Trycksaker o Broschyrer , Utställningar och mässor , Representation, gåvor, uppvaktningar , Medlemsavg ext organisationer , Bank och administrations kostnader , Övriga kostnader ,16 Summa övriga externa kostnader ,25 Personalkostnader sida 11 av 14

13 Göteborgs Scoutdistrikt Räkenskapsår Period Resultatrapport Sida 2(2) Utskrivet :32 Senaste vernr A 710 B 11 C 12 D 76 E 84 F 24 Ackumulerat 7210 Löner , Skattefria bilersättningar , Arbetsgivaravgifter , Övriga personalkostnader ,00 Summa personalkostnader ,50 SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER ,16 BERÄKNAT RESULTAT ,22 sida 12 av 14

14 Bilaga 3: Balansräkning 2016 Göteborgs Scoutdistrikt Räkenskapsår Period: Balansrapport ÅRL Sida 1(1) Utskrivet :32 Senaste vernr A 710 B 11 C 12 D 76 E 84 F 24 Ing balans Ing saldo Period Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar 0,00 0,00 0,00 0,00 Omsättningstillgångar Varulager m.m Lager , , , ,00 Summa varulager m.m , , , ,00 Kortfristiga fordringar 1510 Kundfordringar 9 672, , , , Övr. kortfristiga fordringar , , ,58 0, Fordringar på Stiftelsen 0,00 0, , ,95 Summa kortfristiga fordringar , , , ,95 Kassa och bank 1911 Försäljningskassa 2 321, , ,00 41, Företagskonto BG , , , , Placerings konto , , , ,00 Summa kassa och bank , , , ,60 Summa omsättningstillgångar , , , ,55 SUMMA TILLGÅNGAR , , , ,55 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2091 Balanserat resultat , ,07 0, ,07 Summa eget kapital , ,07 0, ,07 Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder , , , , Skatteskulder , ,00 0, , Personalens källskatt , ,00-968, , Övriga kortfristiga skulder , , ,00 0, Upplupna soc. avg , , ,00-745, Övriga interna skulder , , , , Övriga interna skulder , ,85 0, ,85 Summa kortfristiga skulder , , , ,26 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , , , ,33 BERÄKNAT RESULTAT 0,00 0, , ,22 sida 13 av 14

15 Bilaga 4: Revisionsberättelse 2016 sida 14 av 14