Information om Pay Solutions Sweden AB Pay Solutions Sweden AB (Pay Solutions) är ett företag som erbjuder enkla och moderna lösningar för att hjälpa företag att ta betalt och sedan få betalt. Genom Pay Solutions erbjuds Kund (slutanvändare av tjänsterna som erbjuds via www.psnordic.com) tjänster i hela kedjan: fakturaservice, reskontraservice, påminnelseservice, utlandsfordringar samt inkassohantering och juridisk hjälp. Pay Solutions ger Kund en effektiv lösning där Kund har möjlighet att lägga över sin fakturahantering, eller delar av den. I del 1 av denna bilaga finns allmänna villkor vilka gäller för all Kunds användning av Pay Solutions tjänster i Sverige enligt avtal (avtal om användande av tjänsterna som Kund kan ha tecknat med Pay Solutions). Följer i del 2 gör villkor och debiteringsprinciper för Pay Solutions fakturerings och inkassotjänster. Nedanstående villkor verifieras digitalt och villkoren godkänns i samband med den verifieringen och är en accept från Kund och användaren. Sida 1 av 7
DEL 1 - Allmänna villkor 1. Kunds åtagande och ansvar 1.1 Kund åtar sig att vid användning av tjänsterna följa samtliga för tjänsternas användning lämnade anvisningar. Kund ansvarar för att alla de uppgifter som registreras vid användningen av tjänsterna är korrekta. 1.2 Det åligger Kund att vid användningen av tjänster i varje avseende följa gällande lagstiftning, till exempel, men inte begränsat till, inkassolagen och personuppgiftslagen, samt att iaktta god inkassosed såsom denna löpande definieras av Datainspektionen. Det åligger Kund att vid användning av tjänsterna för inkassoverksamhet utanför Sverige undersöka vilka regler som är tillämpliga vid inkassoverksamhet och att följa dessa regler. 1.3 Kund är alltid ansvarig för att denne har nödvändiga anslutningar och annan för Tjänsterna nödvändig utrustning. 1.4 Kund ansvarar för att av Pay Solutions utlämnade koder, identiteter, lösenord eller liknande förvaras och används på ett betryggande sätt så att obehörig åtkomst inte förekommer. Pay Solutions har inte något ansvar för att tredje part vidtar åtgärder med användande av Kunds kod, lösenord, identitet eller liknande som påverkar tjänsterna. 1.5 Pay Solutions förbehåller sig rätten att debitera Kund för avgift för av Pay Solutions utförd åtgärd till följd av missbruk av tjänsterna. Om skada uppkommer åligger det i samtliga fall Kund att medverka till att begränsa den uppkomna skadan. 1.6 Kund har inte rätt att överlåta Avtal eller upplåta kapacitet till tredje part. Kund har inte rätt i något fall att söka obehörig åtkomst till anslutna nätoch datorresurser, obehörigen använda, förstöra eller förvanska, ta del av eller till utomstående vidarebefordra information som inte tillhör Kund. 1.7 Kund ansvarar för allt material som Kund tillhandahåller. Med material avses bland annat, men inte begränsat till, text, bild, ljud, data, video och länkar till annan plats på Internet. 1.8 Kunds material, innehåll och utformning av personlig hemsida eller inlägg i diskussionsforum eller liknande får inte bryta mot lag, uppmana eller möjliggöra för annan att begå brott, skada Pay Solutions eller annan, eller i övrigt anses opassande eller stötande. 1.9 Kund förbinder sig vidare att agera etiskt vid nyttjande av Tjänsterna. Kunds ansvar omfattar inhämtande av nödvändiga tillstånd för att ta emot, sprida eller lagra material. 2. Pay Solutions ansvar vid tillhandahållande av tjänsterna 2.1 Pay Solutions ansvarar för att dokumentmallar och övrigt material som innefattas i tjänsterna är förenliga med vid var tid gällande svensk lagstiftning. 2.2 Pay Solutions ansvarar för att support finns tillgänglig per telefon eller e-postmeddelanden vardagar mellan kl 09.00 och 16.00. 2.3 Pay Solutions ansvarar för att tillgängligheten via www.psnordic.com samt kund.paysol.se med undantag för planerade och aviserade driftsavbrott, inte understiger 98 % av samtliga dygnets timmar under en kalendermånad. Det åligger Pay Solutions att avisera planerade driftsavbrott senast 24 timmar i förväg. Avisering av driftsavbrott skall ske genom meddelande på www.psnordic.com samt kund.paysol.se. Driftsavbrott skall i möjligaste mån förläggas utanför tiderna 9.00 16.00 helgfria måndagar fredagar. Planerade driftsavbrott får inte pågå mer än fem (5) sammanhängande klocktimmar. 2.4 Det åligger Pay Solutions att behandla sådana uppgifter om Kund och dennes verksamhet som kan komma till Pay Solutions kännedom genom avtalet och som kan utgöra företagshemlig information konfidentiellt. 2.5 Pay Solutions förbehåller sig rätten att vidta förändringar av tjänsterna avseende struktur, omfattning samt funktion. Det åligger Pay Solutions att senast en (1) månad före sådan förändring informera Kund om förestående förändring. Om förändringen enligt ovan är till nackdel för Kund, har denne rätt att säga upp Avtalet med verkan från det att aktuell förändring trätt i kraft. Sådan uppsägning skall ha kommit Pay Solutions tillhanda före förändringens ikraftträdande. Pay Solutions förbehåller sig rätten att med tre (3) månaders meddelande i förtid om detta upphöra med tillhandahållande av aktuell tjänst. 3. Immateriella rättigheter 3.1 Dokumentmallar och annat material som Kund får tillgång till genom tjänsterna är upphovsrättsligt skyddat. Kund äger inte rätt att på något sätt använda materialet annat än vid användningen av tjänsterna. 4. Priser 4.1 Kund skall erlägga betalning enligt vid var tid gällande prislista. Pay Solutions äger rätt att ändra priserna med en (1) månads varsel. Fast abonnemangsavgift får ändras endast i samband med ny avtalsperiod med en (1) månads varsel. Varsel får lämnas på kund.paysol.se. Sida 2 av 7
5. Betalning 5.1 Betalning kan ske via förskott med kreditkort, via direktöverföring eller via bankgiro i enlighet med vad som anges på kund.paysol.se om Pay Solutions bedömer att kund inte har rätt kreditvärdighet. I annat fall sker debitering via faktura. 5.2 Pay Solutions kan välja att bevilja Kundkredit intill ett visst belopp. Om Pay Solutions lämnar kredit till Kund sker fakturering månadsvis i efterskott med betalningsvillkor tio (10) dagar netto. Pay Solutions har rätt att begära betalning mellan ordinarie faktureringstillfällen för det fall Pay Solutions skulle finna detta påkallat till följd av antingen vad som kan framkomma vid en kreditprövning eller storleken av Pay Solutions vid tidpunkten utestående fordran gentemot Kund. 5.3 För det fall Kund är i dröjsmål med betalning mer än tjugo (20) dagar efter förfallodagen äger Pay Solutions rätt att omedelbart stänga av Kund från fortsatt nyttjande av tjänsterna. Avstängning sker genom inaktivering av Kunds användaridentitet samt genom att arbete som eventuellt pågår hos Pay Solutions och/eller underleverantör avbryts. Avstängning medför även att Kund saknar rätt att använda Pay Solutions dokumentmallar och annat material som Kund ändå kan ha tillgänglighet till. 5.4 För det fall Kund efter avstängning betalar den förfallna fordringen inom tio (10) dagar jämte avgifter och ränta skall Kunds avstängning upphöra. 5.5 Vid försenad betalning skall Kund erlägga dels ränta med en räntesats motsvarande två (2) % per månad, dels ersättning för skriftlig betalningspåminnelse enligt lagen om ersättning för inkassokostnader med mera. Ersättning för påminnelse utgår med belopp som vid varje tillfälle gäller enligt förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. 6. Upphörande av avtalet i förtid 6.1 Pay Solutions äger rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande och stänga av Kund från Tjänsterna för det fall Kund - Använder tjänsterna på sätt som strider mot gällande lagstiftning, god inkassosed eller andra föreskrifter och rekommendationer. - På ett olagligt sätt bedriver verksamhet för vilken tjänsterna används, eller det förekommer olagliga inslag i denna verksamhet; eller i det sammanhang i vilket tjänsterna används framstår som anstötligt, olagligt eller på annat sätt olämpligt eller om det är förenat med risk för skada eller liknande för Pay Solutions eller tredje part att Kund fortsätter att använda tjänsterna. - Underlåter att erlägga betalning i rätt tid och inte heller erlägger betalning inom tio (10) dagar efter det att Kund har stängts av från tjänsterna enligt punkten 5.4 ovan. - Vid upprepade tillfällen har underlåtit att erlägga betalning i rätt tid. - Olovligen eller på annat sätt än det avsedda använder Pay Solutions dokumentmallar eller annat material som Kund erhållit tillgång till genom användningen av tjänsterna - Försätts i konkurs eller blir insolvent utan att försättas i konkurs - Begår annat väsentligt avtalsbrott 6.2 Pay Solutions äger rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande och stänga av Kund från Tjänsterna för det fall Kund på annat sätt än i punkt 6.1 bryter mot sina åtaganden under punkterna 1.1 1.9. 6.3 Kund äger rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande för det fall Pay Solutions brister i sitt åtagande att tillhandahålla den tillgänglighet som anges i punkten 2.3 ovan. 7. Ansvarsbegränsningar 7.1 Pay Solutions svarar inte för eventuell skada som kan uppkomma för Kund till följd av att Kund åsidosatt god inkassosed eller övriga gällande lagar, villkor eller föreskrifter. 7.2 Pay Solutions svarar heller inte för skada som kan uppkomma till följd av att Kund utfört ändringar i tillhandahållna dokumentmallar, registrerat oriktiga eller ofullständiga uppgifter eller på annat sätt använt tjänsterna i strid mot för tjänsternas användning lämnade anvisningar. 7.3 Pay Solutions svarar inte för eventuell skada som kan uppkomma för Kund till följd av agerande från av Pay Solutions föreslaget ombud. 8. Force majeure 8.1 Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal, om underlåtenheten har sin grund i omständigheter som parten inte rimligen kunnat råda över eller förutse och som förhindrar, avsevärt försvårar eller försenar fullgörande. Exempel på sådana omständigheter som avses är blixtnedslag, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, myndighets åtgärd eller underlåtenhet, konflikt på arbetsmarknaden, blokad, eldsvåda, översvämning eller olyckshändelse av större omfattning. 9. Uppsägning 9.1 Avtalstiden är ett (1) år från och med den dag Kund tillställs användaridentitet och lösenord via elektroniskt brev. Avtalet kan sägas upp med iakttagande av en ömsesidig uppsägningstid om en (1) månad. I händelse av utebliven uppsägning är avtalet förlängt med ett år för varje gång. Om annan avtals- och uppsägningstid avtalats skriftligt och avtalet är gällande ska detta ha företräde vid tolkning. Sida 3 av 7
10. Meddelanden 10.1 Uppsägning av avtalet skall ske genom bud eller rekommenderat brev till av parterna senast angivna adresser. 10.2 Andra meddelanden skall ske genom bud, rekommenderat brev, telefax eller e- postmeddelande till av parterna senast angivna adresser och nummer. 10.3 Meddelanden skall anses ha kommit den andre parten tillhanda i) Om avlämnat med bud vid avlämnandet ii) Om avsänt med rekommenderat brev fem (5) dagar efter avsändandet iii) Om avsänt via telefax eller elektroniskt brev närmast efterföljande dag om kvitto har erhållits vid telefaxsändning Solutions, av bolag i Pay Solutions koncern och av företag koncernen samarbetar med. 12.5 Genom att ingå avtal med Pay Solutions samtycker Kund till behandling av personuppgifter i enlighet med vad som beskrivits ovan. 12.6 Kund äger rätt att efter skriftlig och egenhändigt undertecknad begäran härom till Pay Solutions, erhålla besked om vilka personuppgifter som Pay Solutions behandlar och även att få eventuellt felaktiga personuppgifter rättade. 12.7 Kund kan skriftligen begära att personuppgifterna inte skall behandlas för ändamål som rör direkt marknadsföring. Sådan begäran skall sändas till Pay Solutions. 11. Ändring av villkor 11.1 Dessa allmänna villkor gäller tills vidare. 11.2 Pay Solutions äger rätt att med en (1) månads varsel genomföra ändringar i dessa allmänna villkor. Varsel får lämnas genom information på kund.paysol.se. Om sådana ändringar skulle vara till väsentlig nackdel för Kund äger denne rätt att säga upp avtalet till upphörande i förtid med verkan från det att de ändrade allmänna villkoren träder i kraft eller från den senare tidpunkt som parterna gemensamt överenskommer. Uppsägning skall ske före det att ändringarna i de allmänna villkoren är avsedda att träda i kraft. 12. Behandling av personuppgifter 12.1 Pay Solutions avser att behandla personuppgifter som lämnas i samband med avtal eller som registreras i övrigt i samband med förberedelsen för, eller utförandet av, tjänster enligt dessa allmänna villkor, (t.ex. adressuppgifter, födelsedata, kreditupplysning och användning av tjänsten). I enlighet med personuppgiftslagen (1998:204) informeras om att ändamålen med behandlingen är fullgörelse av avtal och kundservice, underlättande av informations- spridning samt i förekommande fall underlag för marknads- och kundanalyser, affärsoch metodutveckling, statistik och riskhantering. 12.2 Personuppgifterna kan även komma att behandlas av andra bolag inom Pay Solutions koncern och av företag som koncernen samarbetar med för bland annat administration och fullgörelse av ingångna avtal samt för vidtagande av åtgärder som begärts innan avtal träffats. 12.3 Vid användande av externa tjänster via kund.paysol.se, så som kreditupplysning, där lösenord och inloggningsuppgifter sparas sker detta på Kunds egna risk. 12.4 Personuppgifterna kommer också att behandlas för marknadsföringsändamål av Pay Sida 4 av 7
Del 2, Villkor och debiteringsprinciper för fakturerings- och inkassotjänster 1. Tjänsten fakturaservice 1.1 Pay Solutions skickar ut fakturor i enlighet med den importfil Kund överför på överenskommet överföringssätt. Pay Solutions bekräftar alltid importen genom ett automatiskt e- postmeddelande till Kunds angivna e- postadress. 1.2 Kund ansvarar själv för att avstämning sker, att det är rätt antal fakturor, korrekt belopp angetts och rätt mervärdesskatt har importerats in i Pay Solutions fakturafunktion. 1.3 Om kund inte erhåller ett bekräftande e- postmeddelande eller om något inte stämmer måste kund meddela Pay Solutions per omgående (senast samma dag innan klockan 15.30) så att inte felaktig faktura skickas ut samt så att mängden fakturor stämmer. 1.4 Vid eventuellt behov av att skicka om fakturor eller kreditfakturor debiteras kund efter timtaxa 900 kr per timme jämte utlägg om inte kund påpekat fel direkt när kund mottagit bekräftelsen eller om kund inte reklamerar avsaknad av sådan. 1.5 Pay Solutions ansvar för eventuell skada som uppkommer trots reklamation i rätt tid är maximerat till det pris kund debiterats per skickad faktura. 2. Tjänsten påminnelseservice 2.1 Pay Solutions skickar ut eventuell betalningspåminnelse i Kunds eget namn eller i Pay Solutions namn. Inkassokrav skickas under benämningen Pay Inkasso i Sverige. I andra länder kan andra ombud genomföra inkassoåtgärder. 3. För samtliga tjänster 3.1 Inbetalningar 3.1.1 Sker via Pay Solutions klientmedelskonto om annan överenskommelse ej träffats. 3.1.2 Så snart Kund får en inbetalning från gäldenär (Kunds kund) till eget konto måste Kund meddela Pay Solutions via ett e-postmeddelande till support@psnordic.com alternativt registrera denna via Pay Solutions kundwebb kund.paysol.se. Det samma gäller om Kund tar emot invändningar från gäldenär. 3.1.3 Provisioner och avgifter avräknas löpande direkt från inbetalning innan utbetalning sker. 3.1.4 Provisioner och avgifter som tillfaller Pay Solutions vid inbetalningsavräkning, men som betalats direkt till Kund faktureras löpande avseende Pay Solutions andel. 3.1.5 I de fall Kund erhåller betalning av gäldenär måste Kund på begäran upplysa Pay Solutions om detta och proportionellt beräknad provision debiteras om den skulle utgått enligt prislista, offert eller avtal. 3.1.6 Fakturering av moms på avräknade provisioner och avgifter sker varje månad. 3.1.7 Om Pay Solutions inkasserar fordran och Kund efterskänker hela eller delar av inkassoavgifterna mot gäldenär och eller hela eller delar av räntan förbehåller Pay Solutions rätten att debitera Kund denna om den vid inkassering skulle tillfallit Pay Solutions. 3.1.8 Vid ärende som har drivits så långt det går via normalinkasso och där inte full inbetalning för att täcka fullt kapital, ränta och avgifter kunnat inkasseras fördelas inbetalningen efter principen avgifter först, därefter kapital och sist ränta. Kan tillämpas genom debitering i efterhand om ärende avslutas utan att allt kapital, samtliga avgifter och samtlig ränta är betald. Undantag: vid inkassering genom utmätning hos kronofogdemyndigheten där inbetalning av influtna medel fördelas i form av kapital, ränta och avgifter ska denna principen gälla även mellan Pay Solutions och Kund. 3.1.9 Om ärende inom avancerat inkasso avslutas på Kunds instruktion innan fullt kapital, ränta eller avgifter har inbetalats skall inbetalt belopp proportioneras med inbetalningens andel av hela skuldens andel mellan kapital, ränta och avgifter för att rätt provision ska kunna beräknas. 3.2 Normalinkasso 3.2.1 På ärendenivå sker debitering i huvudsak när ärendet avslutats och inbetalning skett eller överlämnats till långtidsbevakning, vilket innebär att det räknas som misslyckat inom normalinkasso. 3.2.2 Utlägg till myndigheter och för delgivning debiteras löpande i samband med att ansökan till myndighet sker/delgivning påbörjas eller senast i samband alternativt att Pay Solutions fått faktura från Kronofogdemyndigheten eller domstol. 3.2.3 Kund garanterar att betalningspåminnelse har skickats till gäldenär innan uppdrag lämnas för inkasso och att man avtalat om påminnelseavgift enligt lag och dröjsmålsräntor i förhållande till gäldenär. 3.2.4 Om fordran är äldre än 6 månader från dess förfallodag debiteras extra provision med 1,5 % per månad som överstiger 6 månader. Exempelvis: en 12 månader gammal fordran sedan förfallodagen blir det en extra provision på 9 %. 3.2.5 Pay Solutions värderar inkassouppdrag Sida 5 av 7
innan ansökan inges till Kronofogdemyndigheten och bestämmer ensidigt om ansökan bör inges eller om ärendet bör läggas på långtidsbevakning. 3.3 Debitering speciella situationer/tvistemål 3.3.1 Vid oklara fordringar där gäldenärens avtal om köp av tjänst eller vara inte kan styrkas debiteras utredningsarbete med 8 kr per minut (min. 85 kr). 3.3.2 Om korrekt person/- eller organisationsnummer saknas debiteras sökning med 18 kr. 3.3.3 Om Pay Solutions inte kan driva fordran vidare utan p.g.a. avsaknad av bevis på att avtal träffats med rätt part räknas uppdraget som återkallat. 3.3.4 Tvistig fordran som inte återkallats, men som inneburit utredning debiteras med 500 kr per timme (125 kr per påbörjad kvart). 3.3.5 Om ett ingivet betalningsföreläggande bestridits eller om stämningsansökan ingivits av Pay Solutions egna jurister ska debitering ske med 800-1.100 kr per timme om inte fast pris överenskommits innan ärendet överlämnas till domstol. 3.3.6 Om extern juristhjälp handlägger tvistemål i tingsrätt sker endast debitering av den inkassoutredning och assistans Pay Solutions personal kan behöva bistå med till ett till pris av 500 kr per timme. 3.3.7 Om fordringsägaren väljer att avbryta ett påbörjat rättsligt förfarande räknas detta som ett återkallande av ett ärende. 3.3.8 Om ärendet omfattas av avancerat företagsinkasso kräver det speciell handläggning. Detta avser företagsfordringar större än 20.000 kr och med en låg rating, normalt under 30 poäng av 100. Avancerat företagsinkasso/specialinkasso godkänns av Kund första gången och där Kund själva kan sätta beloppsgränser och ratinggränser. Om inte Kund satt egna beloppsgränser och ratinggränser gäller Pay Solutions generella beloppsgränser och ratinggränser. Vid avancerat företagsinkasso gäller särskilda villkor utöver Pay Solutions normala provision vilken är specificerad i prislistan för respektive Pay Solutions produkt. 3.4 Återkallade uppdrag 3.4.1 Vid ej betalning: Lagstadgade/avtalade avgifter debiteras om återkallelse sker p.g.a. feldebitering/kreditfaktura utställts eller om ärendet återkallas utan att full betalning sker eller kommer att ske inom överskådlig tid. 3.4.2 I samband med betalning: Lagstadgade/avtalade avgifter och Pay Solutions av ränta i ärendet debiteras om återkallande sker i samband med att Kund bortskriver resterande ränta och avgifter i samband med att kapitalfordran betalas eller om Kund instruerar Pay Solutions att inte driva in detta i samband med Kunds egen upprättad betalningsplan. Om det sker p.g.a. att fordran var felaktig debiteras Pay Solutions normala andel av upplupen ränta och avgifter i ärendet. - Om ärendet hanteras som ett avancerat inkassouppdrag kan extra provision tillkomma vid återkallande av uppdrag. - Om ärende ligger för långtidsbevakning debiteras motsvarande aktuell provisionssats av kvarvarande totalskuld i ärendet som arvode för återkallande. - Lagstadgade/avtalade avgifter såsom påminnelseavgift för närvarande 60 kr, inkassoavgift för närvarande 180 kr, ombudsarvode vid betalningsföreläggande för närvarande 380 kr och eventuellt ej debiterat utlägg till myndighet 300 kr. - Om det återkallas vid utmätning kan utmätningskostnad tillkomma. 3.4.3 Om ärende återkallas efter ha legat på beslutspunkt i mer än 7 dagar har Pay Solutions rätt att debitera Kund det högsta av antingen återkallelseavgift eller de avgifter som debiterats gäldenären som den kommande åtgärden skulle inneburit om den fullföljts på normalt sätt. 4. Utlandsinkasso 4.1 Pay Solutions tar inget ansvar för eventuella valutaförluster i någon form om lokal lagstiftning tvingar fordringsägare att räkna om Kunds fordran till lokal valuta och denna är oförmånlig för Kund. 4.2 Avseende fordringar i utländsk valuta tar Pay Solutions inga påslag, men debiterar Kund alla merkostnader Pay Solutions drabbas av i form av bankavgifter, växlingsförluster med ett administrativt påslag på 20 %. 5. Övrigt 4.1 Betalningsvillkor är 20 dagar netto om inte annat framgår av offert/avtal. Mervärdesskatt tillkommer på samtliga arvoden och provisioner förutom på utlägg till myndigheter. 5.2 Samtliga inkasserade påminnelse - och inkassoavgifter i alla ärenden tillfaller Pay Solutions förutom offererad/avtalad kickback/återbäring. 4.3 Om Kund inte betalar fakturor på utsatt förfallodag äger Pay Solutions rätt att använda klientmedel som skulle utbetalats till att reglera Sida 6 av 7
Kunds fakturor till Pay Solutions. När samtliga förfallna fakturor har reglerats ska resterande klientmedel utbetalas omgående. 4.4 Kunder som använder Pay Solutions integrationstjänster debiteras minst 1.995 kr plus mervärdesskatt per kalenderår i förskott om inte annat avtalats skriftligen eller framgår av offert. 4.4 Faktureringsavgift med 50 kr plus mervärdesskatt debiteras om inte annat överenskommits. Sida 7 av 7