BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-10-13 GSN-2014/1600.601 1 (2) HANDLÄGGARE Carlsson, Artur Artur.Carlsson@huddinge.se Grundskolenämnden Plan för intern kontroll 2015 för grundskolenämnden Förslag till beslut Grundskolenämndens plan för intern kontroll 2015, enligt bilaga till tjänsteutlåtandet antas. Sammanfattning Barn- utbildningsförvaltningen genomför inom avdelningarna årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll (HKF 9410), som tillsammans med underlag från uppföljning av verksamhetsprocesser rutiner samt synpunkter från revision/annan granskning sammanställs till en plan för intern kontroll. Denna plan följs upp revideras årligen. Beskrivning av ärendet Nämnden skall i samband med den ordinarie planeringsprocessen identifiera oönskade händelser som kan hindra respektive verksamhet att nå sina mål, samt bedöma om det behövs någon åtgärd från nämndens sida i form av till exempel nya eller förändrade rutiner, information eller uppföljning. Dessutom kompletteras riskanalysen med underlag även från två andra håll: kontroll av processer rutiner samt synpunkter från revision/annan granskning. För att integrera arbetet med intern kontroll i planerings- uppföljningsprocessen så ska alla nämnder redovisa planerat intern kontroll-arbete under en särskild rubrik i sina verksamhetsplaner. Arbetet följs därefter upp i delårsrapporter i verksamhetsberättelsen. För grundskolenämndens del innebär det att samtliga åtgärder som grundskolenämnden planerar att vidta inom ramen för denna process under verksamhetsåret redovisas i verksamhetsplanen. POSTADRESS Barn- utbildningsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 360 02 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-10-13 GSN-2014/1600.601 2 (2) Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Bilagor Plan för intern kontroll 2015 Jan-Eric Johansson Grundskolechef Beslutet delges Akten
GSN-2014/1600 Plan för intern kontroll 2015 för Grundskolenämnden Barn- utbildningsförvaltningen/grundskoleavdelningen NOVEMBER 2014
Innehåll Innehåll 2 Inledning 3 Huddinges struktur för intern kontroll 3 Avgränsningar 3 Ansvar 3 Uppföljning 4 Beskrivning av grundskolenämndens system för intern kontroll 4 Utbildning med hög kvalitet 4 Sund ekonomi 5 Attraktiv arbetsgivare 5 Riktade uppföljningar 5 Risk- bristidentifiering 5 Risk- bristbedömning 5 Uppföljning 5 Åtgärder för intern kontroll under året 6 Bedömning avvägningar 6 Prioriterade risker åtgärder 6 Processer rutiner 7 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning 7 Systematiska kontroller 8 2 PLAN FÖR INTERNKONTROLL 2015
Inledning Huddinge antog den 10 oktober 2011 efter en remissrunda till samtliga nämnder ett uppdaterat reglemente för intern kontroll (Huddinge kommuns författningssamling, HKF 9410). Revideringen gjordes för att utveckla kommunens arbete med intern kontroll. Behovet av detta understryks av flera revisionsrapporter, som bland annat lyfter fram behovet av en gemensam struktur för samtliga förvaltningar en tydligare uppföljning av nämndernas arbete från kommunstyrelsens sida. Kommunen ansluter sig genom det reviderade reglementet till en utvecklad definition av begreppet intern kontroll som kommit att bli förhärskande inom såväl den kommunala som den statliga sfären de huvudsakliga ändringarna i det utvecklade reglementet utgår från denna vidgade syn på intern kontroll. Det framgår nu tydligare än tidigare att arbetet med intern kontroll ska fokusera på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Huddinges struktur för intern kontroll Intern kontroll är en process där kommunens styrelse, nämnder, ledning personal samverkar som är utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppnås inom följande områden: Effektiv ändamålsenlig verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar regler Avgränsningar Denna plan behandlar inte den typ av risker som ryms inom begreppet extraordinära händelser. De hanteras istället inom ramen för kommunens beredskaps- krisplanering, som beskrivs i kommunens plan vid extraordinära händelser, antagen av kommunfullmäktige 12 januari 2009. Varje nämnd ansvarar enligt den planen för Huvudpoängen i den nya definitionen är att intern kontroll är en process ett medel för att nå måluppfyllelse, inte ett mål i sig. Processen genomförs av medarbetare på alla nivåer inom organisationen. Intern kontroll ska ge en rimlig försäkran, inte absolut säkerhet, till organisationens ledning styrelse. Logiken i det utvecklade systemet är att para ihop mål med risker, risker med kontroller på ett medvetet åskådligt sätt. Arbetet med intern kontroll fokuserar på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Alla nämnder ska ha en plan för intern kontroll som beskriver hur nämnden har lagt upp sitt system för intern kontroll samt med tydlig motivering beskriver det arbete som ska genomföras under planeringsperioden. Nämnderna ska därför i samband med den ordinarie planeringsprocessen besluta om vilka åtgärder kontroller som ska vidtas, dels utifrån riskanalys där åtgärder för att minska risker identifieras, dels genom systematiskt arbete med processer rutiner, dels utifrån rekommendationer från extern granskning. Planerade åtgärder kontroller sammanställs till en plan för intern kontroll som revideras årligen. De planerade åtgärderna redovisas i nämndernas verksamhetsplaner. att företa någon form av risk- sårbarhetsanalys som visar risker för verksamheten om en extraordinär händelse skulle inträffa inom nämndens verksamhetsområde. Dessa analyser ligger till grund för den kontinuitetsplanering som nämnderna tar fram för de verksamheter som måste fortgå vid sådan händelse. Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken, vare sig det gäller riskreducering, processutveckling eller rekommendationer från revision eller annan granskning. GRUNDSKOLENÄMNDEN 3
Uppföljning Uppföljningen av arbetet med intern kontroll är integrerad i den ordinarie planerings- uppföljningsprocessen, där intern kontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter verksamhetsberättelse. De åtgärder som ska genomföras under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs därefter upp löpande av respektive chef samt av förvaltningens ledning i samband med årets två delårsrapporter samlat i verksamhetsberättelsen. I delårsrapporter verksamhetsberättelse redovisas utfallet under planeringsperioden avvikelser kommenteras (inklusive åtgärdsplan). Nämnderna ska därutöver i verksamhetsberättelsen även göra en bedömning av hur årets arbete med intern kontroll har gått samt en bedömning av om den interna kontrollen är betryggande. Beskrivning av grundskolenämndens system för intern kontroll kontroll. Det systematiska kvalitetsarbetet på enhetsnivå är en del av huvudmannens interna kontroll. Grundskolenämndens arbete med intern kontroll består av fyra delar; 1) riskidentifiering utifrån målen, 2) uppföljning av processer rutiner, 3) uppföljning av revisionsrapporter andra granskningar, samt 4) vår egna systematiska uppföljning av verksamheten. Det systematiska kvalitetsarbetet ska, enligt skollagen, inriktas mot att uppfylla de nationella mål som finns för utbildningen. Därför ligger tyngdpunkten för det systematiska kvalitetsarbetet i de kommunala målen Utbildning med hög kvalitet Effektiv organisation, vilka är de kommunala mål som har en direkt påverkan på undervisningens kvalitet. Barn- utbildningsförvaltningens ledningsgrupp har en årsplan där tillfällen är avsatta för att följa upp arbetet med åtgärderna i Verksamhetsplanen planen för intern Utbildning med hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Särskilda rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet finns dokumenterat ligger bland annat åtkomligt på kommunens intranät. Resultaten följs också upp på kvalitetsdialoger mellan grundskolechef, verksamhetsanalytiker skolans rektor. Inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet ryms bland annat uppföljning av elevers kunskapsresultat elevers upplevelse av sin vistelse i skolan, samt uppföljning av skolornas arbete med undervisning. Uppföljningen utgörs av analys sammanställning av elevernas betyg resultat på nationella prov, samt av resultat från elevenkäter som årligen genomförs för att ge eleverna möjlighet att framföra sina synpunkter på verksamheten. Svarsfrekvensen på enkäterna varierar mellan verksamhetsnivå, men resultaten återkopplas alltid ligger därefter till grund för utveckling av verksamheten. Utöver elevenkäten har varje skola egna rutiner för att följa upp hur eleverna har det på skolan. Enligt skollagen ska ett systematiskt kvalitetsarbete utföras på både huvudmannanivå på enhetsnivå. Huvudmannens kvalitetsarbete utgörs av kommunens planerings- uppföljningsprocess. Huvudmannen begär även in rapporter från alla enheter vid tre tillfällen per år. Dessa utgör en del av huvudmannens uppföljning av verksamheten. Ansvarig för huvudmannens kvalitetsarbete är utbildningsdirektören. Ansvarig för att ta fram rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå är biträdande utbildningsdirektör på barn- utbildningsförvaltningen. 4 PLAN FÖR INTERNKONTROLL 2015
Verksamhetschef för grundskola ansvarar för eget systematiskt kvalitetsarbete bedrivs i varje skola. Rektor ansvarar för det eget kvalitetsarbete på enhetsnivå. Sund ekonomi Budget- uppföljningsprocessen är en del av den kommunövergripande planerings- uppföljningsprocessen. Det största arbetet i processen startar i med att nämnden får sin ekonomiska ram för nästkommande år i samband med fullmäktiges beslut om Mål Budget. Under hösten arbetar vi med nämndens verksamhetsplan där ingår beslut om fördelning av den ekonomiska ramen samt att det tas beslut om resursfördelningen för både de kommunala skolorna friskolorna. För att följa upp att nämnden har en sund ekonomi så sammanställs två delårsrapporter under verksamhetsåret. Inför arbetet med delårsrapporterna har förvaltningen ekonomiska dialoger med samtliga rektorer. Dialogerna återkommer också när året går mot sitt slut bokslutet ska upprättas som i sin tur ingår i verksamhetsberättelsen. Förutom dessa uppföljningar som nämnden behandlar så lämnar förvaltningen månadsvis en kort ekonomisk rapport till ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsen. Syftet med denna månadsrapport är att säkerställa att nämnden har en ekonomi i balans. Attraktiv arbetsgivare Arbetet med att bibehålla öka Huddinge kommuns attraktivitet som arbetsgivare ska ha fortsatt hög prioritet. Genom att varje år genomföra en Medarbetarundersökning följer vi upp arbetet med Attraktiv arbetsgivare skapar underlag för analys åtgärdsplaner för ständiga förbättringar i våra verksamheter. Andra sätt att stödja följa upp arbetet med Attraktiv arbetsgivare är våra årliga PLUS-samtal mellan chef medarbetare som fokuserar på måluppfyllelse planering samt kompetensutveckling stöd, samt de årliga bedömningssamtalen mellan chef medarbetare. Vi följer också vår behörighet i klassrummen på grundskolan gymnasieskolan samt inom vuxenutbildningen genom att registrera våra lärares examina behörighet inom olika ämnen i IT systemet KOLL. Här kan rektorer också se för varje termin hur behörigheten ser ut i olika ämnen genom att koppla det till aktuell schemaläggning. Övergripande analyser kan göras utifrån de uppgifter vi har i KOLL påverka insatser kring t ex tjänstefördelning kompetensutvecklingsinsatser. Riktade uppföljningar Nämnden genomför även riktade uppföljningar då det finns ett behov av det, antingen för att vi upptäckt en brist eller för att ta reda på mer. De fyra delarna som utgör arbete med intern kontroll genomförs löpande under året sammanställs i planen för intern kontroll i samband med framtagande av nämndens verksamhetsplan. Risk- bristidentifiering Nämnden genomför årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. En risksammanställning bruttolista över identifierade risker ligger till grund för arbetet. Risk- bristbedömning Inför arbetet med verksamhetsplanen går förvaltningens ledningsgrupp igenom identifierade risker/brister för att bedöma väsentligheten därpå prioritera vilka risker/brister som bör åtgärdas inom kommande planperiod. Uppföljning Uppföljningen av arbetet med intern kontroll är integrerad i den ordinarie planerings- uppföljningsprocessen, där intern kontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter verksamhetsberättelse. De risker som prioriterats för åtgärder under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs upp löpande av respektive chef samt av förvaltningens ledning i samband med årets två delårsrapporter samlat i verksamhetsberättelsen samt, då det är relevant, vid dialoger med skolorna. GRUNDSKOLENÄMNDEN 5
Åtgärder för intern kontroll under året Bedömning avvägningar Förvaltningens olika avdelningar har inför upprättandet av planen för intern kontroll gjort riskbedömningar i verksamheten. Avdelningarnas bedömningar har sedan presenterats i förvaltningens ledningsgrupp. Ledningsgruppen har därefter prioriterat åtgärder. Prioriterade risker åtgärder Mål eller uppdrag som risken kopplar till Risk eller oönskad händelse Riskreducerande åtgärd eller aktivitet Ansvarig för åtgärd eller aktivitet När utförs åtgärderna? Kompetensförsörjning Mål: Utbildning med högkvalitet samt Attraktiv arbetsgivare Vi saknar behöriga lärare i våra skolor - Förstärka insatserna för att rekrytera behöriga lärare, samt andra bristyrken som specialpedagoger fritidspedagoger. - Stärka vårt arbetsgivarvarumärke. - Insatser för lärare som saknar ämnesbehörighet eller lärarutbildning. Rektorer, verksamhetschef, personalchef IT-support för verksamhetssystem Mål: Utbildning med hög kvalitet Enheterna kan inte använda systemen som stöd i verksamheten - Se över organisation för IT-support på BUF-IT. VC chef för ITenheten Lokalbrist Mål: Bra att leva bo Sund ekonomi Vi saknar lokaler skolor för nyinflyttade elever Ökade utgifter p.g.a. tillfälliga lokallösningar. - Projektering av skolor behöver påskyndas. - Parallellt måste lokalbristerna lösas med betydligt fler paviljonger. - Projektering för nya områden uppförande av skolor bör ligga i fas med inflyttning. Förvaltningen arbetar för att komma in tidigare i processen för ombyggnationer nybyggnationer - Nära samarbete med miljö samhällsbyggnadsförvaltningen, lokalenheten på KSF Huge Fastigheter AB Lokalplaneringschef samarbete med verksamhetschef Följs upp i verksamhetsberättelsen för 2015 Utveckling av LIS Mål: Utbildning med hög kvalitet Effektiv organisation LIS är inte utvecklat utifrån verksamheternas behov. Risk att utveckling inte kan ske utifrån behov p.g.a. personella resurser. - Se över utvecklingsprocessen i LIS - Effektivisera arbetsflödena mellan inblandande förvaltningar avdelningar. Biträdande utbildningsdirektör, utvecklingschef KSF Kvalitetssäkring av LIS Mål: Utbildning med hög kvalitet Effektiv organisation Opålitlig data visas i LIS. Risk att utveckling inte kan ske utifrån behov p.g.a. personella resurser. - Se över processen kring utveckling i LIS. - Se över kvalitetssäkringsprocessen av data. - Se över kommunikation- samarbetsprocesser mellan avdelningar förvaltningar. Biträdande utbildningsdirektör, utvecklingschef KSF En väl fungerande registratur Mål: Effektiv organisation Brister i registrering arkivering p.g.a. stor ökning av ärendemängd. - Se över organisation för registratur - Se över processerna kring registratur Biträdande utbildningsdirektör Ekonomi tapp av elever: Mål: Sund ekonomi Friskolor skapar hål i de kommunala skolornas organisation som inte kan organiseras bort - Se över lokalersättningssystemet så att detta inte utarmar Grundbeloppet Verksamhetschef ekonomichef 6 PLAN FÖR INTERNKONTROLL 2015
Mål eller uppdrag som risken kopplar till Risk eller oönskad händelse Riskreducerande åtgärd eller aktivitet Ansvarig för åtgärd eller aktivitet När utförs åtgärderna? Avtalstrohet Mål: Sund ekonomi Höga kostnader samt ineffektiva processer. - Fortsatt utbildning i Proceedo. Fortsatt utveckling av sökverktyget för avtal. - Öka kompetensen supporten vad gäller direktupphandling. - Utöka uppföljningen av genomförda inköp införa en administrativ avgift på 300 kr/per inköp utanför avtal Ansvar avtalstrohet: chefer med budgetansvar. Ansvar utveckling uppföljning: upphandlingsenheten redovisningsavdelningen på KSF i samarbete med ekonomerna på BUF. Utbildningsbehov i redovisningsfrågor, inköp mm Mål: Sund ekonomi Höga kostnader samt ineffektiva processer. - Utbildning i redovisning- ekonomifrågor samt inköp mm. - Uppdatera ekonomiguiden samt göra den känd i organisationen. Ekonomerna på BUF i samarbete med redovisningsavdelningen på KSF. Aktivering gällande investeringar Mål: Sund ekonomi Felaktig redovisning. Förvaltningen följer inte god redovisningssed - Tydliggöra rutiner för hanteringen av investeringar. - Utveckla kapitalkostnadsberäkningen som ska kunna ske med automatik. Ekonomerna på BUF i samarbete med redovisningsavdelningen på KSF. Processer rutiner I det systematiska kvalitetsarbetet utifrån aktuell utbildningsforskning har det framkommit att barn- utbildningsförvaltningen behöver utveckla arbetet med språkutveckling, matematikutveckling IT i undervisningen. Ett särskilt fokus kommer därför under 2015 att ligga på att utveckla processerna kring dessa tre områden. Barn- utbildningsförvaltningen kommer även på förekommen anledning att se över utveckla processerna kring LIS registratur. Leverantörshanteringen centraliserades våren 2014. Efter denna organisatoriska förändring har det visat sig att det finns ett stort utbildningsbehov ute hos verksamheterna vilket synliggjordes när processerna hanteras på samma ställe. För att vara ett bra stöd har det beslutats att genomföra grundläggande utbildning i ekonomi redovisningsfrågor för attestanter godkännare mellan februari juni 2015. Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning Följande ärenden behandlar planer med anledning av rekommendationer från revisorerna eller annan granskning: GSN-2012/309 - Revisionsskrivelse - Granskning av indikatorer för styrning samt för jämförelser inom grundskolan GSN-2012/370 - Granskning avseende krav på lärarlegitimation inom förskolan, grundskolan grundsärskolan GSN-2012/371 - Granskning av anpassnings- förändringsarbete utifrån nya skollagen GSN-2012/665 - Granskning av intern kontroll 2012 GSN-2012/699 - Granskning av otillåtna bisysslor GSN-2013/55 - Granskning av lokal- investeringsprocessen GSN-2013/358 - Kvalitetsgranskning av skolsituationen för elever med AD/HD i grundskolan, Dnr 400-2012:5246 GSN-2013/472 - Granskning av intern kontroll inom grundskolenämnden GSN-2013/567 Revision Granskning av grundskolans likvärdighet GSN-2014/415 Granskning av manuella utbetalningar. GSN-2014/878 Kvalitetsgranskning om elevhälsans arbete, Dnr 400:2123 GSN-2014/1370 - Kvalitetsgranskning av elevhälsans arbete, Balingsnässkolan
Systematiska kontroller Huddinge kommun är enligt skollagen skyldig att planera, följa upp utveckla sin verksamhet på ett systematiskt sätt. Särskild vikt läggs vid att kommunen ser till att det på varje skola finns en struktur för det egna systematiska kvalitetsarbetet. En sådan struktur har arbetats fram för att såväl enhet som huvudman ska vara väl förtrogna med verksamheternas arbete resultat. Ytterst syftar den gemensamma strukturen för skolornas systematiska kvalitetsarbete till att enheterna når de mål grundskålenämnden satt för sin verksamhet. Skolorna bidrar med underlag tre gånger per år inför delårsrapport 1 2 samt till verksamhetsberättelsen. En kombinerad kvalitets- ekonomidialog mellan förvaltning respektive skolas ledningsgrupp genomförs i samband med delårsrapporterna. Förvaltningen enheterna arbetar sedan vidare med de utvecklingsområden som pekas ut. GRUNDSKOLENÄMNDEN 8