Sida 1(1) Kommunledningsförvaltningen Kristian Jeppsson Datum 2015-02-10 Dnr: 2015:32 Kommunstyrelsen Svar till Kommunrevisionen på revisionsrapport angående upphandling Sammanfattning Kommunrevisionen har genomfört en granskning av upphandling med biträde av sakkunniga från KPMG. Kommunrevisionen önskar att Kommunstyrelsen inkommer med kommentarer till den genomförda granskningen senast den 6 mars 2015. Beslutsunderlag 1. Revisionsrapport från Kommunrevisionen, 2015-01-27 2. Granskningsrapport KPMG, 2015-01-15 3. Tjänsteskrivelse Svar på revisionsrapport angående upphandling, 2015-02-06 Ärendet Kommunrevisionen har genomfört en granskning av upphandling med biträde av sakkunniga från KPMG. En revisionsrapport har lämnats till Kommunstyrelsen och tekniska nämnden daterat 2015-01-27. Kommunrevisionen önskar att Kommunstyrelsen inkommer med kommentarer till den genomförda granskningen senast den 6 mars 2015 mot bakgrund av tidpunkt för ansvarsprövningen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta förslag till tjänsteskrivelse Svar på revisionsrapport angående upphandling, 2015-02-06 Kristian Jeppsson Upphandlingschef c:\users\vala8605\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.ie5\0ovt3h67\förslag till beslut om svar avs revisionsrapport upphadnling 20150206.doc KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress 1. Ekonomiavdelningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-880 22 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
Sida 1(2) Kommunledningsförvaltningen Kristian Jeppsson Datum 2015-02-10 Dnr: 2015:32 Kommunrevisionen Svar på revisionsrapport angående upphandling Kommunrevisionen har genomfört en granskning av upphandling med biträde av sakkunniga från KPMG. En revisionsrapport har lämnats till Kommunstyrelsen och tekniska nämnden daterat 2015-01-27. Kommunrevisionen önskar att Kommunstyrelsen inkommer med kommentarer till den genomförda granskningen senast den 6 mars 2015 mot bakgrund av tidpunkt för ansvarsprövningen. Kommentarer till genomförda granskningen och kommunrevisionens rekommendationer Fortsätta att prioritera arbetet med avtalsuppföljning. Tillse att avtalen finns inlagda i avtalsdatabasen med information om vad avtalet avser samt eventuell rangordning mellan leverantörerna inom avtalsområdet. Kommentarer: Inköpsenheten har sett över och omfördelat arbetsuppgifter och avsatt en resurs (0,5 årsarbetare) som i huvudsak ska arbeta med avtalsuppföljning och avtalsadministration. Avtalsuppföljning och avtalsförvaltning är ett prioriterat områden. I detta arbete ingår även att förbättra information och sökord i avtalsdatabasen så det blir lättare för beställarna att hitta rätt avtal och leverantör. Initiativ har även tagits till möte med Landstinget i Värmland och övriga kommuner i länet med ambition att starta ett nätverk för avtalsuppföljning och metodutveckling inom området. Se över beställarorganisationen samt tillse att tillräcklig utbildning genomförs och information lämnas. Kommentarer: Översyn av beställarorganisationen pågår, där olika arbetsgrupper bildats för genomgång av varje förvaltning. Arbetsgrupperna består av 1 från inköpsenheten, 1 ekonom och 1-3 personer från respektive förvaltning. Kartläggning och förslag till vilken personal som ska ha rätt att beställa samt genomföra direktupphandlingar avses slutföras under våren 2015. Utbildning planeras genomföras under hösten 2015. c:\users\vala8605\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.ie5\1oo3tsus\svar revisionsrapport upphadnlingtjänsteskrivelse 20150206.doc KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress 1. Ekonomiavdelningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-880 22 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 Förbättra avtalsefterlevnaden genom systematiska kontroller, informera om felkonteringar samt genomföra upphandlingar där gränsvärdena överstigs. Det är dessutom viktigt att respektive förvaltning följer upp sin avtalsefterlevnad samt vidtar åtgärder. Det är viktigt att årliga kontroller genomförs inom upphandlingsområdet och gärna att dessa varierar mellan ramavtalsefterlevnad, direktupphandling, dokumenthantering, uppföljning av avtal m.m. Vi rekommenderar särskilt kontroller av förekomsten av direktupphandling. Kommentarer: Inköpsenheten arbetar med att förändra arbetssättet och göra mer systematiska kontroller av avtalsefterlevnaden och förekomsten av direktupphandlingar och kommunicera detta gentemot respektive förvaltning. Uppföljningsverktyget Qlikview används för ändamålet. Plan för avtalsuppföljning görs nu för varje år, uppdelat på vår och höst. Förvaltningarna kommer att involveras i detta arbetet. Arbete med kategorisering pågår av avtalsområdena som bla utmynnar i att Inköpsenheten för varje ny upphandling kommer att ta en fram en checklista för hur avtalet ska implementeras/information om avtalet göras känd i organisationen samt hur uppföljningen av avtalet ska gå till och vem som ansvarar för vad i organisationen. Utbildning i kontering och attestering planeras av ekonomiavdelningen i samband utbildningen av beställarna under hösten 2015. Se över kontoplanen avseende kontoslag livsmedel och utöka denna till att inkludera en uppdelning mellan olika livsmedel, såsom mjölkprodukter, färskt bröd m.m Detta för att kunna följa upp avtalsefterlevnaden inom livsmedel på ett bättre sätt. Kommentarer: Inköpsenheten kommer att tillsammans med ekonomiavdelningen och kostenheten se över kontoplanen avseende kontoslag livsmedel. Det är dock tveksamt om ytterligare utökning och uppdelning av kontoplanen på fler detaljerade kontoslag för livsmedel löser problemet, då varugruppsindelningen och avtalen inom livsmedelsområdet inte följer samma struktur som kontoplanen. Ett bättre alternativ är att införa ett beställningssystem eller ett analysverktyg för avtalsuppföljning på artikelnivå. Ett projekt pågår redan beträffande detta tillsammans med övriga Värmlands kommuner. Säkerställa efterlevnaden av delegationsordningen för tekniska förvaltningen vad gäller att rätt delegat fattar beslut om tilldelning samt undertecknar avtal samt förtydliga kommunstyrelsens och tekniska nämndens delegationsordningar och förtydliga delegationsordningarna vad gäller beloppsgränserna för inköp. Kommentarer: Inköpsenheten kommer att tillsammans med tjänstemän på Kommunledningsförvaltningen och Tekniska förvaltningen se över delegationsordningarna för Kommunstyrelsen respektive Tekniska nämnden. Kristian Jeppsson Upphandlingschef