Verksamhetsberättelse för 2009 Styrelsens sammansättning Ordförande: Kristina Karlsson, Fjärås Ideell sektor Vice ordförande: Michael Svensson, Varberg Privat sektor Inger Karlsson, Fegen Övriga ledamöter: Suppleanter: Kristina Hylander, Varberg Christer Andersson, Region Halland Kent Lundén, Halmstad Micael Kahlin, Laholm Marie Herkestam, Kungsbacka Nils Danred, Region Halland Martin Oskarsson, Varberg Elisabet Otterdahl, Valinge Andreas Henriksson, Ugglarp Håkan Gustavsson, Kungsbacka Andreas Hansson, Rävinge Pär Olsson, Kungsbacka Ulrika Månsson, Varberg Per Granvik, Åskloster Olof Bertilsson, Laholm Joakim Lindqvist, Halmstad Bengt Svensson, Tvååker Ideell sektor Ideell sektor Ideell sektor Ideell sektor Privat sektor Privat sektor Privat sektor Privat sektor Ideell sektor Privat sektor Revisor Jan-Ove Bengtsson, Falkenberg Auktoriserad revisor Ersättare Marianne Thorsson, Ullared Godkänd revisor Valberedning Sammankallande Lars-Erik Karlsson, Värö Ideell sektor Lennart Ohlsson, Hylte Karl Jonsson, Heberg Privat sektor
Representation Den 4 5 februari medverkade Pär Olsson på Kreativ Landsbygd i Jönköping en konferens om företagande och nytänkande som anordnades av Jordbruksverket. Kristina Karlsson och Liane Persson medverkade på en utbildningsdag för Leader Mitt i Skåne den 4 maj för att delge Leader Hallands erfarenheter. Kristina Karlsson deltog vid en ordförandekonferens den 14 maj i Åhus. Den 30 september deltog Kristina Karlsson, Inger Karlsson, Michael Svensson, Marion Eckardt, Angelica Johansson, Sven-Anders Svensson och Karin Back vid Landsbygdsgalan i Stockholm. Den 1 oktober deltog Kristina Karlsson och Marion Eckardt vid Landsbygdsnätverkets Nätverksträff i Skansen. Den 21 oktober deltog Kristina Karlsson och Marion Eckardt på Mathallands Branschträff på Tjolöholms slott i Fjärås, Kungsbacka. Den 18-19 november deltog Marion Eckardt vid Landsbygdsnätverkets Dialogforum i Aronsborg. Pär Olsson deltog på konferensen Framtidsbygd den svenska maten och måltiden den 23 24 november i Uppsala. Utåtriktad information Intresset för Leader har varit stort och många förfrågningar om presentationer har inkommit från föreningar, företagsnätverk m.fl. i hela Halland. Verksamhetsledare och LAG-ledamöter har genomfört en stor mängd informationsinsatser under 2009. En arbetsgrupp bestående av LAG-ledamöter arbetade under våren fram ett underlag till ny informationsbroschyr. Kontoret har arbetat vidare med denna under hösten. Detta resulterade också i att ett förslag till en ny logotype har tagits fram. Under hösten har återkommande pressmeddelande släppts, flera projekt har uppmärksammats i pressen och Leader Halland har en stående ruta i Lantbruksnytt. Kontoret Kontoret drivs tillsammans med Leader Landsbygd Halland. I början av året inkom många projektansökningar, vilket innebar en alltför stor arbetsbelastning för personalen.
Därför beslutade LAG i februari att anställa en projekthandläggare, med arbetsuppgift att i första hand arbeta med beviljade projekt. Verksamhetsledare Liane Persson meddelade i mitten av april att hon erbjudits annat arbete och avslutade sin anställning den 31 maj. Det innebar att rekryteringen av projekthandläggare stoppades tillfälligt för att invänta rekrytering av ny verksamhetsledare. Anette Larsson och Ulrika Månsson timanställdes under maj juli för att bistå administratören Angelica Johansson. Ny verksamhetsledare, Marion Eckardt, började sin anställning den 17 augusti. Projekthandläggare Sven-Anders Svensson, började sin anställning den 1 augusti. Samtliga har heltidsanställning. Karin Back anställdes på heltid den 1 juni, som ungdomscoach i projektet Ung i Halland. Angelica Johansson genomgick jordbruksverkets utbildning, steg 2 och 3 i maj månad. Marion Eckardt och Sven-Anders Svensson har under året genomgått steg 1, 2 och 3 utbildningarna. Dessutom har Marion Eckardt haft mentorsinsats av Leader Sjuhärad och Angelica Johansson från Leader Kustlandet Huvudfokus under hösten har varit att åter få igång verksamheten som avstannade i samband med byte av personal, samt att optimera rutiner och handläggning av projektärenden, med utgångspunkt från den nya personalsammansättningen. Möten och sammankomster Årsmöte hölls den 27 april på Vårt kök i Glommen. Vid årsmötet hölls parentation för vice ordförande Anders B Hedlund. Projekten Möt landet vid Havet och Waypoint Gottskär informerade om sina projekt. LAG har sammanträtt vid fem tillfällen under året, den 26 februari, 29 april, 17 juni, 24 september samt den 3 december. Arbetsutskotten har gemensamt berett ärende till LAG-mötena vid följande tillfällen: 12 februari, 16 april, 4 juni, 17 juni, 10 september, 24 september och den 26 november. Strategidag hölls den 31 mars på Katrinebergs folkhögskola samt den 29-30 oktober på Bråtadal. Dessa har syftet att LAG-ledamöter och personal ska arbeta för en samsyn om verksamheten och strategin. Vid mötet på Katrineberg medverkade Annika Andersson,
verksamhetsledare i Leader Sjuhärad. Hon delgav deras erfarenhet av internationellt erfarenhetsutbyte med ett Leaderområde i Spanien. Mötena har lagt grunden för ett tillägg och förtydligande av s utvecklingsplan. Detta är redan nu till stor nytta. En utbildningsdag för nya LAG-ledamöter anordnades på kontoret i augusti månad. Ansökta och beviljade projekt (exkl. Driftsåtgärd) Totalt har sju projektansökningar inkommit under året. Av dessa har ett projekt avslagits och ett återtagits av sökande. Fem projekt har tillstyrkts till ett belopp om 3 633 265 SEK. Störst intresse har det varit för projekt inom insatsområdet Turism & Upplevelser. Under 2009 har AU haft delegation att besluta om delprojekt. Under paraplyprojektet Förstudie har två projektansökningar inkommit. En ansökan till en summa av 10 000 SEK beviljades och en ansökan har avslagits. I paraplyprojektet Ung i Halland har tre delprojekt beviljats till en summa av 45 000 kr. Slutord Stor arbetsbelastning för personalen, byte av verksamhetsledare och krångel med Jordbruksverkets datasystem medförde tyvärr att mycket av verksamheten avstannande under sommaren. Detta drabbade både beviljade projekt och nya projektansökningar, som fick vänta på stöd och beslut. Under hösten har mycken kraft lagts på att skapa nya rutiner och att informera om de möjligheter som Leader kan erbjuda, samt att skapa en samsyn i LAG om förtydligande av målen i utvecklingsstrategin. Erfarenhetsutbyte med andra Leaderområde har varit av stort värde för att snabbt komma igång med verksamheten igen. LAG vill tacka alla berörda parter för gott samarbete under det gångna året och ser fram mot kommande år där alla med större erfarenhet kan möta projektidéer som skapar nya arbetstillfällen och nya företag. LAG (Local Action Group) Kustbygd Halland 2009
Bilaga till Verksamhetsberättelsen Beviljade projekt: Projektnamn Projektägare Summa Besöksanläggningars form och funktion i Halland /Kustbygd HIT Halland 178 500 Waypoint Gottskär Fas 2 Segelsällskapet Kaparen 1 160 000 Lindberga Guiden Lindberga Hembygdsförening 100 000 Framtid Ugglarp Framtid Ugglarp ekonomisk förening 937 765 LED i Glommen Glommens samhällsförening 1 257 000 Totalsumma 3 633 265
Kvalitetskontroll Riskanalys för 2009 Identifierade områden utifrån vilken risk det finns för felaktigheter i hantering av ärenden. Anställd personal Till årsskiftet 2008/2009 bedömdes antalet anställda tillräckligt. Från januari t.o.m. augusti 2009 har personalen p.g.a. underbemanning samt periodvisa driftsstörningar i LB-systemet, inte haft den kapacitet som krävs för att: Initiera och följa upp projekt Handlägga ärenden adekvat Personalen har fr.o.m. september t.o.m. oktober p.g.a. nyansställningar och omstrukturering inte haft den kapacitet som krävs för att: Initiera och följa upp projekt Handlägga ärenden adekvat Handläggning fr.o.m. maj t.o.m. augusti GAR och rutinbeskrivningar följs delvis inte Övrigt regelverk följs delvis inte Ändringar uppmärksammas delvis inte Lång handläggningstid Flera olika handläggare som inte haft behörighet att lägga in uppgifter i LBsystemet
fr.o.m. september t.o.m. oktober Ändringar uppmärksammas delvis inte Lång handläggningstid Flera olika handläggare fr.o.m. november ser vi inga interna brister Beslut Jävsituationer har uppmärksammats men inte åtgärdats adekvat Strategin är grundläggande för besluten I handläggningsprocessen finns det i dagsläget endast en låg risk för felaktigheter och endast en låg risk för att kunderna ska bli påverkade. För att minska påverkan av kunderna i början av året ska vi kontrollera två projekt internt: 2008-6422 Waypoint Gottskär Fas 2 2009-2597 Lindberga-Guiden Kontrollen utförs av Sven-Anders Svensson och förs i anteckningar till projektet när kontrollen är utförd. Anställd personal Liane Persson, verksamhetsledare med mångårig erfarenhet av projektmanagement, personalledning och landsbygdutveckling och utbildning i alla Leader-steg Angelica Johansson, administratör med mångårig erfarenhet av administration och utbildning i alla Leader-steg
Sven-Anders Svensson, projekthandläggare med mångårig erfarenhet av projektadministration och numera utbildning i alla Leader-steg Marion Eckardt, verksamhetsledare med mångårig erfarenhet av projektmanagement, personalledning och landsbygdutveckling och numera utbildning i alla Leader-steg Fr.o.m november finns en klar struktur på kontoret, med en klar ansvarsfördelning. Det finns tillräckligt med personal och dessa är delaktiga i varandras ansvarsområde så att backup finns om någon personal tillfälligt saknas. Samtliga har nu genomgått Jordbruksverkets steg 1, 2 och 3-utbildningar, men så var inte fallet från augusti till oktober. Hela teamet ansvarar för att man har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna genom att ta upp personlig arbetssituation i veckomötena. Vid problem i det egna arbetet behandlas då möjliga tillvägagångssätt i gruppen. Om gruppen anser att kompetensen saknas för att utföra arbetet tar verksamhetsledaren upp detta med ordförande. Riskbedömning För början och mitten av 2009 bedömer LAG att personalen inte har haft den kapacitet som krävs. Det har funnits uppehåll i delar av verksamheten eftersom kapacitet har saknats när föregående verksamhetsledare lämnade sin anställning och rekrytering av projekthandläggare tillfälligt fick avstanna i avvaktan på rekrytering av ny verksamhetsledare. Stora driftstörningar i LB-systemet medförde problem med att inte kunna registrera uppgifter i systemet. Under hösten har den nya personalen varit överbelastad för att fånga upp uppgifter som inte har blivit utförda eller inte blivit tillräckligt utförda under sen vår och sommar. För slutet av 2009 bedömer LAG att personalen har haft den kapacitet och kompetens som krävs.
Risken för att det blir uppehåll i verksamheten pga. av sjukdom eller personalbyte bedöms som liten eftersom Marion Eckardt, Sven-Anders Svensson och Angelica Johansson tillfälligt kan gå in som ersättare för varandras arbetsuppgifter. Marion Eckardt, Sven-Anders Svensson och Angelica Johansson har genomfört de utbildningar som krävs för handläggning av ärenden. Risken bedöms som låg. Påverkan på kunderna: stor påverkan under början av 2009, liten från senhöst 2009 Handläggning Länsstyrelsen genomför handläggningskontroller av handläggningen och informerar LAG om eventuella brister. LAG har följande rutiner för att vidta åtgärder utifrån de brister som upptäcks vid handläggningskontrollen: sedan september tas dessa brister upp på de veckovis återkommande personalmötena och åtgärdas i en gemensam handlingsplan. Riskbedömning: Rutiner för resultat av Länsstyrelsens handläggningskontroll LAG har fastställa rutiner för hur resultatet av länsstyrelsens handläggningskontroll ska hanteras fr.o.m. september 2009 och de åtgärder som krävs vidtas. Risken för brister är därför låg för slutet av 2009. Påverkan på kunderna: liten påverkan fr.o.m. september 2009. Beslut LAG hanterar jävsituationer genom att inblandade lämnar rummet LAG är beslutsmässigt genom att kallelse skickas ut i tid och att ordförande följer upp att tillräckligt antal ledamöter anmält sig till mötet LAG följer strategin genom att använda sig av strategin som underlag vid beslut Riskbedömning: Risken bedöms som låg.
Påverkan på kunderna: liten påverkan under 2009. Beskrivning över hur kvalitetskontrollen kommer att ske samt vem som ansvarar för den. Kontrollen av ovanstående punkter där risken bedöms som låg gjordes i december och dokumenterades i en checklista. För de risker som bedöms som medelhöga och höga kommer kontrollen att göras en gång per kvartal. Detta gäller också om påverkan på kunderna är medelstor eller stor. Ordförande för LAG ansvarar för kontrollen av punkten LAG beslut. Verksamhetsledaren ansvarar för kontrollen av punkten personal och rutiner för resultat av länsstyrelsens handläggningskontroll. Auktoriserad revisor ansvarar för kontroll av att god redovisningssed följs. LAG (Local Action Group)
Tilläggsupplysningar Redovisnings- och värderingspinciper Årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Övriga tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärden där inget annat anges. Periodisering av inkomster och utgifter har gjorts enligt god redovisningssed Härmed godkänner styrelsen verksamhetsberättelsen inklusive det ekonomiska bokslutet från året 2009, budget för 2010 samt verksamhetsplan 2010. Charlottenlund, 2010-02-22 Kristina Karlsson, ordförande Michael Svensson, vice ordförande Inger Karlsson, vice ordförande Kristina Hylander, ledamot Kent Lundén, ledamot Mikael Kahlin, ledamot
Marie Herkestam, ledamot Nils Danred, ledamot Christer Andersson, ledamot Elisabeth Otterdahl, ledamot Martin Oskarsson, ledamot Andreas Henriksson, ledamot Andréas Hansson, ledamot Ulrika Månsson, ledamot Per Granvik, ledamot Pär Olsson, ledamot Min redovisningsberättelse har avgivits Jan-Ove Bengtsson Auktoriserad Revison