INNEHÅLL Klubbars organisation... 2 Roller och Behörigheter i ClubAdmin... 3 Registersäkerhet och registervård... 3 Roller och Behörigheter... 4 Presidenten... 4 Sekreteraren... 5 Skattmästaren... 5 IT-samordnaren... 5 RegisterVårdare... 5 Executive Secretary... 5 Närvarorapportör... 6 Webmaster... 6 Klubbmästare, klubbkommitté... 6 Kommittéansvariga och kommittéledamöter... 6 Övriga funktionärer som t.ex. revisorer, arkivarie mm... 6 Förslag på Behörigheter och Roller... 7 För klubb föreslås dessa behörigheter:... 7 För Distrikt föreslås dessa behörigheter:... 8 Förslag till ändrade funktionärsindelningar... 9 Klubb:... 9 Obligatoriska funktionärer... 10 Distrikt:... 11 SRS... 13 Sida 1
KLUBBARS ORGANISATION Under Rotarys första tid var det naturligt att allt förändrades ofta och snabbt men sedan med åren blev det ganska små förändringar. Klubbar jobbade på i samma spår som de gjort i många år tidigare. För ca 15 år sedan blev Rotary International (RI) varse att medlemskåren höll på att förändras. Medlemsantalet slutade att öka och har legat runt 1,2 miljoner ganska länge. Men förändringarna var olika i världen. Vi har haft en stadig minskning av medlemmar i västvärlden medan vi har ökningar i Asien och i de s.k. utvecklingsländerna. Sedan dess har det pågått olika projekt med syfte att vända trenden och många åtgärder har gjorts, t.ex. fick vi en 5:e aveny, New generation, och en ny strategisk plan. Men RI har gått vidare med detta och genomförde ett stort Branding project i syfte att stärka varumärket Rotary. Men många har nog missat att RI också föreslagit en ny organisation i klubbarna. I stället för att vara inriktade på de 5 avenyerna föreslår RI att vi arbetar i fem olika kommittéer: 1. Klubbadministration 2. Medlemskap 3. PR 4. Serviceprojekt 5. Rotary Foundation För en normalstor klubb föreslås organisationen vara: Sida 2
Självklart kan det vara anpassningar beroende på om det är en liten eller stor klubb men huvudinriktningen bör vara med dessa fem kommittéer. Om man också kallar styrelsen en egen enhet så är det alltså sex ben vi pratar om. När vi nu i Sverige håller på att utveckla ett starkt IT-stöd (ClubAdmin) så är det också viktigt att detta stöd återspeglar den nya organisationsformen. Vi bör alltså förändra våra funktionärsroller till att passa organisationsmodellen och med denna förändring följer också att behörigheter i IT-systemet måste ses över. Viktigt är också att påpeka att det kan finnas anledning för klubbarna att se över sina stadgar med anledning av detta. Det finns en normalstadga i Procedurhandboken men vi föreslår att en grupp får i uppdrag att ta fram en svenskanpassad normalstadga. ROLLER OCH BEHÖRIGHETER I CLUBADMIN Behörighetssystemet i ClubAdmin är helt annorlunda uppbyggt än i gamla systemet. Behörigheter är numera kopplade till den roll (funktion) medlemmen har. I praktiken skall man inte längre behöva ändra några behörigheter när väl grundinställningar är gjorda. Varje vanlig medlem kommer att ha läs-behörighet på det mesta men nästan inga skriv-behörigheter. Skriv-behörighet (att kunna uppdatera och lägga in nytt) finns inlagt på alla typer av roller och detta skall spegla det behov just den rollen behöver. IT-samordnaren har full behörighet till allt. Sekreteraren har behörighet till det mesta Närvarorapportören har behörighet till närvaro-delarna samt program Webmaster har behörighet till hemsidan, artiklar mm. Osv Grundbehörigheterna är nu satta med ledning av den erfarenhet projektgruppen har. Visar det sig att dessa skall justeras så kan systemadministratören göra detta. Några ändringar skall alltså inte behöva göras på en klubb- eller distrikts-nivå. I framtida planer för ClubAdmin finns en utökning av dessa grundroller och behörigheter vilket innebär att en klubb skall kunna skapa en egen roll och sätta egna behörigheter på denna. Detta är dock inte infört nu vid starten utan kommer efter sommaren, om så skulle behövas. Det har över tid utvecklats ett annorlunda arbetssätt för IT-samordnare och DITS i Sverige. Dessa har fått en roll som registeransvariga, webbansvarig eller allt-i-allo när det gäller IT. Det finns inget som säger att en data-kille skulle vara bra på att göra hemsidor. Inte heller att han/hon skall sköta personregister. Det kan därför passa i tiden att återföra rutiner som gäller i de flesta andra organisationer, att sekreterare sköter medlemsregistret, en designkunnig sköter hemsidor mm och att IT-samordnaren får den roll som det var tänkt en gång för länge sedan, att vara ett stöd till medlemmar i IT-frågor. REGISTERSÄKERHET OCH REGISTERVÅRD I ett system som ClubAdmin som innehåller många register, måste alla olika krav på registren beaktas och med detta som grund skall behörigheter sättas. Sida 3
Inom Rotary har vi redan en begränsad personlig datamängd. Vi har de viktigaste kontaktuppgifterna samt kön och ålder för att kunna ha relevant statistik. Registreringen bygger också på informerat samtycke. Därmed har vi inte några problem med PUL. Utöver denna så har vi rotary-information lagrat på medlemmen I personregister så måste både integritet och säkerhet speciellt beaktas men även ekonomiska aspekter finns att beakta då registrets innehåll kan leda till debitering av medlemmar men också att klubbarna blir debiterade efter registrets innehåll. När det gäller säkerhet måste man beakta att vi har medlemmar med skyddad identitet och denna måste kunna behandlas på ett säkert sätt För att kunna uppnå acceptabel säkerhet, såväl från medlemmars sida som för Rotarys sida, är det därför mycket viktigt att tillgång till, och uppdatering av, personregistret är mycket väl definierat och reglerat. Grunden måste vara att uppdateringsbehörighet för personer skall hållas så snävt som möjligt och att de som har behörigheten har fått rätt instruktioner. ROLLER OCH BEHÖRIGHETER Vid upprättandet av behörigheter måste man skilja på Ansvar och Arbetsuppgifter. Man skall också vara tydlig med att Ansvar inte med automatik betyder att man har det som Arbetsuppgift. I webbtjänsten fanns få regler och med tiden kunde på vissa klubbar alla göra det mesta. De Roller vi måste vara tydliga med att definiera blir då: President Sekreterare Skattmästare IT-samordnare Registeransvarig Executive Secretary Närvarohanterare Webmaster Klubbmästare, klubbkommitté Kommittéansvariga och Kommittédeltagare Revisor, arkivarie m.fl. med ringa behov av uppdateringsbehörighet Vanlig medlem PRESIDENTEN Rollen som klubbpresident är att leda sin klubb, se till att den fungerar effektivt och att den är en bättre klubb när året som president är över. Det finns många arbetsuppgifter presidenten skall göra vilket kan underlättas med ett bra datastöd. Däremot finns inget som säger att presidenten skall sköta något register i våra system. Presidenten har ett huvudansvar för att registren sköts och kan besluta om behörigheter men detta innebär inte att han/hon själv med automatik skall ha höga behörigheter. Sida 4
SEKRETERAREN Ansvarsområden och uppgifter som klubbsekreterare kan sammanfattas som: huvudansvar för att hålla medlemsregistret uppdaterat skicka ut meddelanden om klubbmöten, styrelsemöten och kommittésammanträden föra och arkivera protokoll för klubb-, styrelse- och kommittémöten skicka in obligatoriska rapporter till RI och distriktet föra närvaro under möten och skicka månatliga närvarolistor till distriktsguvernören inom 15 dagar efter det sista mötet varje månad utföra andra eventuella uppgifter som vanligtvis tillhör sekreterarposten. Sekreteraren är alltså den som har huvudansvaret för medlemsregistret. Tillsammans med övriga uppgifter ger detta att sekreteraren också bör ha full behörighet till medlemssystemet. I Sverige har dock i många klubbar låtit IT-samordnaren hantera registret men detta bör alltså inte gälla. Om en klubb av olika skäl väljer att delegera hanteringen av personregistret så skall detta ske till en definierad roll. Se om Matrikelansvarig nedan. SKATTMÄSTAREN Skattmästaren uppgift är kort sagt att sköta klubbens finanser. I dagsläget finns inga specifika funktioner i ClubAdmin för detta så skattmästaren behöver inga speciella behörigheter. IT-SAMORDNAREN IT-samordnaren i en klubb skall hjälpa medlemmarna med IT-frågor och svara för utbildningsinsatser i klubben vad avser IT, som då också innefattar medlemssystemet. I denna roll följer att IT-samordnaren måste ha full behörighet men detta innebär inte att han/hon skall sköta registrering av medlemmar. REGISTERVÅRDARE Denna roll, som ersätter rollen som Matrikelansvarig, har som uppgift att, under sekreterarens ansvar, sköta personregistret. EXECUTIVE SECRETARY Denna roll är egentligen ganska diffus i Sverige. Från början fanns den bara i USA där större klubbar hade anställd personal för att sköta registren. Denna personal behövde inte ens vara rotarianer. Dessutom var de inte tidsbegränsade som övriga funktionärer. Rotary Sverige begärde då att denna roll också skulle kunna gälla Sverige. Efter ganska långa diskussioner gick RI med på detta och idag kan alla klubbar utse rollen. Därmed löstes ett problem, att man kunde ha kontinuitet så att man alltid kunde ha behörighet i My Rotary (MAP som det då hette). Rollen Executive Secretary finns nu även i ClubAdmin både på klubb- och distrikts- nivå, och förslagsvis innehas denna roll i 2-3 år eller mer, detta för att på klubb och distriktsnivå få kontinuitet i de frågor och uppgifter som gäller RI. Enkelt uttryckt innebär rollen att vara ett stöd åt guvernörer, distriktsekreterare, presidenter samt klubbsekreterare när det gäller funktioner och information på www.rotary.org. Sida 5
NÄRVARORAPPORTÖR Denna roll är egentligen en sekreterarroll men infördes i Sverige när vi införde närvaro-modulen. Vid den tiden lades mycket arbete på närvaro-registrering och närvaro-rapportering. WEBMASTER Denna roll har haft två betydelser. För klubbar med helt egna hemsidor var det denna person som byggde och fyllde klubbens hemsida. För klubbar med hemsida i Webbtjänsten hade rollen mindre betydelse då sidans utseende var fixt och innehåller matades in som artiklar. I dagens ClubAdmin är förhållandet lika. KLUBBMÄSTARE, KLUBBKOMMITTÉ Klubbmästaren ansvar för att klubbens grundverksamhet fungerar, d.v.s. allt som får klubben att fungera effektivt. I vissa klubbar sköter klubbmästaren närvaroregistreringen på mötet och skulle därför behöva denna behörighet. KOMMITTÉANSVARIGA OCH KOMMITTÉLEDAMÖTER Dessa är ansvariga för olika aktiviteter och med detta så finns behov av att hantera dokument, program, e-postutskick, projekt samt artiklar och de bör därför ha behörighet att hantera dessa. ÖVRIGA FUNKTIONÄRER SOM T.EX. REVISORER, ARKIVARIE MM Dessa roller har behov av att hantera dokument och behöver därför denna behörighet. Sida 6
Medlem IT-samordnare President Sekreterare Skattmästare Exec. Sekreterare Registeransvarig Klubbmästare Programansvarig Närvarorapportör Webmaster Kommitté-ansvariga Övriga funktionärer FÖRSLAG PÅ BEHÖRIGHETER OCH ROLLER För att dessa roller skall kunna utföra sina arbetsuppgifter bör behörighetssystemet sättas upp på nedanstående sätt För klubb föreslås dessa behörigheter: Klubb-funktionärer KLUBB L Ja Ja Ja L Ja Ja L L L Ja L L FUNKTIONÄRER L Ja Ja Ja L Ja Ja L L L L L L PERSONER, Registrera/Ändra Ja Ja Ja Ja PROGRAM, Redigera Ja Ja Ja Ja Ja KALENDER L Ja Ja Ja L L L Ja Ja L L Ja Ja NÄRVAROREGISTRERING Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja L PROJEKT, Redigera Ja Ja Ja Ja Ja L ARTIKLAR, Redigera Ja Ja Ja Ja Ja Ja E-POSTLISTOR, Redigera Ja Ja Ja Ja Ja DOKUMENT, Lägga in/ta bort L Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja L Ja Ja Ja GUIDER, använda Ja Ja Ja Ja WEBBPLATS L Ja Ja Ja L Ja Ja L L L Ja Ja Ja STARTPAGE VIEW L Ja Ja Ja L Ja Ja L L L Ja L L PROGRAM L L L L L L L L L L L L L PROJEKT L L L L L L L L L L L L L ARTIKLAR L L L L L L L L L L L L L PERSONER, Registrera Egna data Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja MEDDELANDEN, Skicka-Svara Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja RAPPORTER L L L L L L L L L L L L L Sida 7
Medlem IT-samordnare Guvernör Sekreterare Skattmästare Exec. Sekreterare AG Webmaster Distriktsinstruktör Kommitté-ansvariga Övriga funktionärer För Distrikt föreslås dessa behörigheter: Distrikts-funktionärer DISTRIKT L Ja L Ja L Ja L Ja L L L FUNKTIONÄRER L Ja L Ja L L L L L L L PROGRAM REDIGERA Ja Ja Ja Ja Ja Ja KALENDER L Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja NÄRVARO, REG Ja Ja Ja Ja Ja PROJEKT REDIGERA Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja ARTIKLAR REDIGERA Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja E-POSTLISTOR L Ja Ja Ja L L Ja Ja Ja Ja L DOKUMENT L Ja Ja Ja Ja Ja Ja L Ja Ja Ja WEBBPLATS L Ja L Ja L L L PROGRAM L L L L L L L L L L L PROJEKT L L L L L L L L L L L ARTIKLAR L L L L L L L L L L L RAPPORTER L L L L L L L L L L L Sida 8
FÖRSLAG TILL ÄNDRADE FUNKTIONÄRSINDELNINGAR KLUBB: Nuvarande funktion Åtgärd Föreslaget namn English name President President President Vice President (har varit pres) Vice President Vice president Tilltr President Tillträdande President President elect Sekreterare Sekreterare Secreatary v Sekreterare vice Sekreterare vice Secreatary Ink Sekreterare Inkommande Sekreterare Incoming Secreatary Skattmästare Skattmästare Treasurer v Skattmästare vice Skattmästare vice Treasurer Styrelseledamot Styrelseledamot Board member Revisor Revisor Auditor Arkivarie Arkivarie Archive IT-samordnare IT-samordnare IT Coordinator v IT-samordnare vice IT-samordnare IT Coordinator Executive Secretary Executive Secretary Executive Secretary Matrikelansvarig Registervårdare Registry Chair Klubbmästare Ordf. Klubbkommittén Chair Club committee Klubbmästare Ledamot Klubbkommittén Member Club committee Programansvarig Ordf. Programkommittén Chair Program committee Ledamot programkommittén Ledamot Programkommittén Member Program committee Närvarorapportör Närvarorapportör Attendancy registrator Webmaster Webmaster Webmaster Kontaktperson klubbtjänst Kontaktperson Fellowship Contact Fellowship Kontaktpers. Medlemsutveckling Ordf. Medlemskommittén Chair Membership committee Ny Kontaktperson Rekrytering Member Recrouting committee Ny Kontaktperson Medlemsvård Member Membership committee Ny Klubbinstruktör Club Instructor Informationsansvarig i klubben Ordf. Info/PR-kommittén Chair Info/PR committee Ny Kontaktperson Media Contact Media Ny Kontaktperson Annonsering Contact Advertising Ny Ordf. Serviceprojekt Chair Service project Kontaktpers. Yrkestjänst Kontaktperson Yrkestjänst Contact Vocational service Kontaktpers. Samhällstjänst Kontaktperson Samhällstjänst Contact Community service Kontaktpers. internationell tjänst Kontaktperson internationell tjänst Contact International service New Generation ansvarig Kontaktperson Nya Generationer Contact New Generations Kontaktperson GSE Kontaktperson VTI Contact VTI Sida 9
Kontaktpers. Rotary Foundation Ordf. TRF-kommittén Chair TRF Committee Kontaktpers. Rotary Foundation Ledamot TRF-kommittén Member TRF Committee Ny Kontaktperson PolioPlus Contact Polio Plus Ny Kontaktperson Insamlingar Contact Found Raising Ny Kontaktperson Bidrag Contact Contributions Kontaktperson Läkarbanken Kontaktperson Läkarbanken Contact Läkarbanken Kontaktperson U-Fonden Kontaktperson U-Fonden Contact U-Fonden Past President r Finns som President under år Kontaktpers. Ungdomsutb. r Kontaktperson Ungdomstjänsten utgår Ersättare närvarorapportör r Tillträdande Executive Secretary r Kontaktperson konvention 2006 r Kontaktperson miljö r 2:e v Klubbmästare r Kontaktpers. Utbildn.progr f ungdom r v Kontaktpers. Ungdomsutb. r Präntare r Programassistent r Nominerad pres.(f.d. v Pres080501) r Tillträdande Skattmäster r OBLIGATORISKA FUNKTIONÄRER Som Obligatoriska funktionärer skall räknas: - President Överförs till RI - Sekreterare Överförs till RI - Skallmästare Överförs till RI - Executive Secretary Överförs till RI - Ordf. Medlemskommittén Överförs till RI - Ordf. TRF-kommittén Överförs till RI - IT-samordnare Överförs inte till RI men används i Semda Sida 10
DISTRIKT: Nuvarande funktion Åtgärd Föreslaget namn English name Distriktguvernör (DG) Distriktguvernör (DG) Governor Governor Elect (DGE) Governor Elect (DGE) Governor Elect (DGE) Governor nominee (DGN) Governor nominee (DGN) Governor nominee (DGN) Immediate Past Distr Governor (IPDG) Immediate Past Distr Governor (IPDG) Immediate Past Distr Governor (IPDG) Biträdande Guvernör Assisterande guvernör (AG) Assisting govenor Distriktssekreterare Distriktssekreterare District Secretary Ny vice Distriktssekreterare vice District Secretary Ny Föreg. Distriktssekreterare Past District Secretary Distriktskattmästare Distriktskattmästare District Treasurer Övrig distriktfunktionär Ledamot distriktet District Board memeber Distriktsrevisor Distriktsrevisor District Auditor Distriktsarkivarie Distriktsarkivarie District Archive IT-samordnare distriktet IT-samordnare distriktet District IT Coordinator DITS Executive Secretary Executive Secretary Executive Secretary Lagrådsrepresentant Lagrådsrepresentant Council of Legislation representative Ny Ordf. Klubbkommittén Chair Club Committee Webmaster distriktet Webmaster distriktet District Webmaster District Chairman RU Kontaktperson Ungdomsutbyte (DC) District Chair Youth Exchange Kontaktperson Rotary Fellowship Kontaktperson Fellowship Contact fellowship Medlemsutveckling Ordf. melemskapskommitén Chair membship Committee Ledamot medlemsutvecklingskommittén Ledamot Medlemskapskonnittén Member Membership Committee Utbildningsledare Distriktsinstruktör District Instructor Kontaktpers. Rotaract Kontaktperson Rotaract Contact Rotaract Ordförande Alumni Kontaktperson Alumni Contact Alumni Informationsansvarig distriktet Ordf. Info/PR-kommittén Chair Info/PR Committee Kontaktpers. Press Kontaktperson media Contact media Redaktör månadsbrev Redaktör månadsbrev Editor Monthly letter Kontaktperson Rotary Norden Contact Rotary Norden Kontaktpers. Klubbtjänst Ordf. Servicekommittén Chair Service Committee Kontaktpers. Yrkestjänst Kontaktperson Yrkestjänst Contact Vocational service Kontaktpers. Samhällstjänst Kontaktperson Samhällstjänst Contact Community service Kontaktpers. internationell tjänst Kontaktperson Internationell tjänst Contact International service New Generation, ansvarig Kontaktperson Nya Generationer Contact New Generations Ordförande GSE-Kommitté Kontaktperson VTI Contact VTI Ledamot GSE-Kommitté Ledamot VTI-Kommitté Member VTI Committee Kontaktp Rotary Friendship Exchange Kontaktperson RFE Member RFE Committee Sida 11
Kontaktpers. RYLA Kontaktperson RYLA Member RYLA Committee Ordförande RF-Kommitté Ordf. TRF-kommittén Chair TRF Committee Ordförande Polio Pluskommittén Kontaktperson Polio Plus Contact Polio Plus Kontaktpers. Stipendier Kontaktperson Stipendier Contact Scholarship Kontaktpers. Läkarbanken Kontaktperson Läkarbanken Contact Doctors bank Kontaktpers. U-fonden Kontaktperson U-fonden Contac U-fond Kontaktperson Kurt Belfrages fond Contact Kurt Belfrages fond Kontaktperson Jubileumsfonden Contact Jubileumsfonden Past District Guvernor (PDG) Är DG på ett tidigare år Kontaktpers. Ryska klubbar Kontaktpers. Lettiska klubbar Eget för 2410 Kontaktperson Rotary mot droger Kontaktperson KRIS Kontaktperson rent vatten Kontaktperson 3H Kontaktperson Inner Wheel Ledamot Lettland Kommitté för RI regelverk och proced Ordförande miljökommittén Inner Wheel. Kontaktperson Kontaktpers. Konvention 2006 Kontaktpers. Världssamhällstjänst Matrikelombud distriktet Guvenörsrepresentant Redaktör veckobrev Ordförande utbildningsprogr f undom Guvernor Nominee (DGNN) Distriktsinstruktör Se Distrikstinstruktör Distriktsrevisor, suppleant PDG-råd Ersättare i distriktråd Ledamot distriktråd Ordförande distriktråd RFE, ansvarig Ledamot RF-Kommitté Kontaktpers. Stipendier Kontaktpers. Undomsutbyte Kontaktperson Ungdomstjänsten Sida 12
SRS Nuvarande funktion Åtgärd Föreslaget namn English name Ny SRS Ordförande Chair SRS Ny SRS Sekreterare Secretary SRS Skattmästare SRS Skattmästare Treasurer SRS Styrelseledamot, SRS ideella förening SRS Ledamot Board member SRS Controller SRS Controller Controller SRS Revisor SRS Revisor Auditor SRS Executive Secretary SRS Executive Secretary Executive Secretary SRS Ordförande IT-rådet Ordf. IT-rådet Chair IT-council Ledamot IT-rådet Ledamot IT-rådet Member IT-Council Webmaster Webmaster Webmaster Webredaktör Webredaktör Web Editor SRL Ordf Ordf. Läkarbanken Chair Doctor Banc SRU Ordf Ordf. Rotary Ungdomsutbyte Chair Youth Exchange SKB Minnesfond, Ordf Ordf. K Belfrage Minnesfond Chair K Belfrage Minnesfond U-fonden, Ordf Ordf. U-fonden Char U-fond Ordförande PR/Info-gruppen Ordf. Info/PR-gruppen Chair Info/PR Committee Ledamot PR/Info-gruppen Ledamot Info/PR-gruppen Member Info/PR Committee Rotary Norden, Ordf Ordf. Rotary Norden Chair Rotary Norden Ny Ordf. Medlemsutveckling Chair Membership Committee Ny Ordf. Rotarys Jubileumsfond Chair Rotarys Jubileumsfond Ny Ordf. Shelterbox Sverige Chair Shelterbox Sweden Ordförande, SRS AB Vice ordförande, SRS AB Styrelseledamot, SRS AB Ordförande i Operativa gruppen Ledamot i Operativa Gruppen Vice ordförande IT-Rådet Vice ordförande PR/info-gruppen IT/Matrikelansvarig Ordförande Matrikelkommittén Ledamot Matrikelkommittén Styrelseordförande, SRS ideella före Vice styrelseordförande, SRS ideella Adj. Styrelseledamot Ledamot IT-rådets VU Rotarys Fredsstipendium Sida 13