Att genomföra ett uppdrag och överföra kompetens till nästa befattningshavare

Transkript

1 Att genomföra ett uppdrag och överföra kompetens till nästa befattningshavare Utanför handboken: tips och idéer Margareta Wesslau Rådspresident

2 Frågeställningar till rutinerade företrädare Några rutinerade företrädare på råds- och distriktsnivå har svarat på följande två frågor och svaren har sammanställts. 1. Saknade du någon information i handboken om ditt uppdrag? 2. Hur skulle du vilja förbereda din efterträdare?

3 Sekreterare Handboken: bra och tydlig Genomföra och överlämna: Samla material under vice-året Skriv alla protokoll under vice-året Lägg upp gruppmail och flikar Spara skickade dokument Skriv dagbok/loggbok Mental beredskap: mer tid krävs än att vara klubbsekreterare! Var tillgänglig för VU och efterträdare

4 Skattmästare Handboken: tydlig Genomföra och överföra Överlämna personligen Tänk på mottagaren: gör ditt material lättbegripligt Bryt ner sifforna till kronor/medlem Ta hjälp av andra som kan sakfrågan bättre vid t ex offerter Var alltid tillgänglig för din efterträdare! Gör ett körschema med viktiga datum då saker ska hända

5 DISO Handboken: bra Genomföra och överföra NR/RISO:s brev via DISO till ISO för att återberättas på klubbmöten Följ den Internationella hemsidan, speciellt FN:s arbete Uppmuntra klubbarna att ta foto och skriva några rader Rapport om distriktets internationella aktiviteter: förbered kontinuerligt Kontakt med andra DISO Samla ord från engelskan som fattas i Handboken A Ö och meddela varandra Skriv dagbok, så blir det lättare för efterträdaren!

6 IT-samordnare Handboken: bra Genomföra och överföra Klubbar utan besättning på IT-sidan. Hur och vem gör? Utbildning på distriktsnivå för nya IT-ansvariga i klubbar Utse efterträdare redan i januari som följer uppdraget Pedagogiska manualer för klubbar finns

7 Arkivarie Handboken: klar och tydlig men följande bör tilläggas Arkivarien bör ingå i distriktens VU Rådsarkivarien informerar SIWR:s VU Genomföra och överlämna: Personligt överlämnande Förteckningsplan genomgås Handlingar inventeras och identifieras Kontinuerlig kontakt med företrädaren Nätverk bland distriktens arkivarier med träffar vart annat/vart tredje år vid Informationsmötet

8 President Handboken: innehåller 22 punkter men här behandlas endast sex av dem Genomföra och överföra Leder verksamheten: Detta gäller horisontellt och vertikalt. DP har organisationens största kontaktytor.grip in vid problem, föreslå lösningar, kom med förslag, besök extra, var aktiv och drivande spec vid fara för upplösning, då närliggande klubbar bör kunna hjälpa till Ordförande VU: Antal VU-möten/år? Varför? Dagordningen: slentrian eller genomtänkt? Punkten Rapport från VU-medlemmar gör VU till ett team

9 President fortsättning Ordförande i DÅM och DM Stadgar och föreningsteknik Konferera med företrädare och följ handbokens anvisningar och PM från rådspresidenten Förbered dig själv och VU på innehållet i alla punkter. Var ligger problemen? Vilka frågor kommer? Utnyttja eftermiddagen till inspiration och utveckling för IW:s bästa: vad ni gör ska återspeglas och återföras till klubbarna Följ upp och utvärdera med tanke på din efterträdare

10 Besöka varje klubb Ta med annan VU-medlem ibland Ingen annan underhållning p g a mycket information och ren artighet mot DP

11 Samtal med klubbstyrelsen Var uppdaterad och intresserad: läs månadsbrev, årsredovisning, Vision 2017, hjälpprojekt, klubbens ekonomi Lyssna och fråga om deras synpunkter Överför SIWR och VU information Fundera alltid överlämplig vdp och andra VU-poster vid besök

12 Möte med klubbens medlemmar Ha en dialog om IIW presidentens motto: Touch a Heart Använd idéer och teman från Informationsmötet för samtal Ha en egen genomtänkt presentation som kan fungera utan IT Fråga äldre medlemmar om förslag till lämpliga VUkandidater Var professionell! Du har ett uppdrag och är inte där som privatperson Skriv rapport efter varje besök i klubb till VU för att dela den information du fått

13 Använd hemsidan: Publicera brev och valda delar av VU-medlemmars rapporter, valda delar av månadsbrev. Det underlättar för nästa års VU att känna igen namn och kanske ansikten. Samarbetet VU är ett team: din bästa vän är sekreteraren och din företrädare Stimulera vice DP och delegera intressanta egna uppgifter Skriv dagbok/loggbok för din efterträdare Anteckna rapporter från rådsmöten och klubbesök, brev till klubbstyrelser och klubbpresidenter Stå alltid till förfogande för efterträdaren! Det ingår i ditt uppdrag!