Minnesanteckningar från informationsmöte för distriktens VU-funktionärer Frösundavik den 9-10 augusti 2014

Transkript

1 Svenska Inner Wheel Rådet Minnesanteckningar från informationsmöte för distriktens VU-funktionärer Frösundavik den 9-10 augusti 2014 Närvarande: SIWR: Kerstin Jonson Kristina Andersson Birgitta Lundehed Lisbeth Gabrielsson Christina Nylander Distrikt: Rådspresident Immediate past rådspresident/ Nationalrepresentant/RISO Vice rådspresident/ Vice nationalrepresentant Rådssekreterare Rådsskattmästare D 232 Elisabeth Eriksson Inger Knutsen Hilkka Eriksson Margot Nilsson D 233 Lena Blom Maj-Britt Wickberg Sussie Lindstedt Inger Bäckström Birgitta Rådmark Mårtensson Brita Dahlstedt D 234 Lena Watz Ann -Kristin Sundelius Berit Svanborg Elisabeth Sahlander D 235 Christina Persson Ann-Christine Edin Margareta Wesslau Rose-Marie Wahlgren Kerstin Arnmund Dskattm v DISO p v D-arkivaire v v p DISO

2 D 236 Britt Hallgren Laila Lundqvist Berglund Britta Söderlund Birgit Eriksson Ewa Knutson D 238 Margareta Olofsson Margaretha Rydén Gunilla Haglund Britt-Marie Kjellberg D 239 Ingelög Wyndhamn Monika Wemrell Ulla Wetterlundh Ann Persson Elisabeth Jensen D 240 Ursula Indorf Sjöholm Ruth Brunner Kerstin Linander Ingela Engkvist Elisabeth Sane D 241 Kristina Jonsson Jannica Larsson Asta Nilsson Gunilla Blomqvist Ingrid Nilzén Adjungerade: Anita Nordqvist Inga-lill Söderberg IT-gruppen: Annika Ahlqvist Lena Bärtzner Margareta Westesson Ewa Jägevall Elisabeth von Friesendorff Catharina Blomberg p v/v v v Dskattm p DISO/redaktör v DISO v D-arkivarie IWN-redaktör R-arkivarie D233 D234 D236 D238 D239 D240 Mötets öppnande RP Kerstin Jonson hälsade oss välkomna och förklarade mötet öppnat. Vänskapens ljus tändes. Presidentskifte Presidentskifte genomfördes då prp/nr Kristina Andersson överlämnade presidentkedjan till RP Kerstin Jonson och önskade henne lycka till med uppdraget som RP. Mötet öppnas Presidentskifte

3 INFO-mötets program RP presenterade programmet för mötet. Presentation av deltagarna och VU Deltagarna presenterade sig distriktsvis. VU presenterade sig. Verksamhetsårets Internationella tema Light the Path och dess innebörd samt presentation av IIW:s funktionärer och dess arbetsuppgifter NR gjorde en presentation av IW:s Internationella Verkställande Utskott och internationell administration, redaktör/media-ansvarig och stadgeansvarig på HQ. I sitt anförande presenterade också NR IIWP:s tema för verksamhetsåret Underlag för anförandet finns på internationella hemsidan. På vår hemsida finns svensk översättning av världspresidentens brev, där hon presenterar och förklarar innebörden av sitt tema Light the Path. Redaktören för IW-Nytt. Redaktör Anita Nordqvist hade tryckt upp information till distrikten om vad de ska tänka på när de skickar material till IW-Nytt. IW-Nytt kommer ut under september, december, mars och maj. Materialet som skickas från distrikten för att tas in i IW-Nytt behöver inte redigeras utan hela referatet skickas till redaktören. Foto togs på de distriktens redaktörer, som fanns på plats, för att lägga i in IW-Nytt. Övriga uppmanas skicka in bild. Tidningen kommer fortsättningsvis att även finnas på hemsidan. Rådsarkivarien Inga-lill Söderberg har lovat att vara rådsarkivarie även under verksamhetsåret Hon tar hand om handlingarna från rådet. Distriktsarkivarierna tar hand om handlingarna från distrikten och klubbarna. Handlingarna skall vara originalhandlingar som är undertecknade och daterade. På baksidan av fotografier ska anges ev. personer på fotot och när fotot är taget. Vid frågor tag kontakt med distriktens arkivarier. Har IW en framtid? Utan åtgärder så stannar IW. p Margareta Wesslau, D 235, gjorde en presentation av IW:s historia i Sverige från starten 1949 till idag med förslag på förbättringar. Margareta redogjorde för deltagarna att utan åtgärder så stannar IW. Uppgifter om antal klubbar, antal medlemmar, minskning i medlemsantal och tapp i procent/år samt de två senaste två årens medlemsstatistik med en del glädjande information finns på IW:s hemsida. IW har som mest haft 186 klubbar i Sverige. Nu är det 105 IW-klubbar med ca medlemmar. Antalet medlemmar har varit dubbelt så många. Under de senaste 14 åren har drygt medlemmar slutat. Före år 1960 hade ingen klubb upplösts. År upplöstes 9 klubbar. Mellan åren upplöstes 64 klubbar. Under de senaste åren har medlemskurvorna planat ut så nu kan allt bara bli bättre, men inte utan åtgärder. Något att ta fasta på enligt Margareta Wesslau: INFO-mötets program Presentation deltagare och VU Presentation av IIW:s funktionärer och tema IW-Nytt Arkivering IW:s framtid p Margareta Wesslau Se statistik på IW:s Hemsida/

4 1. Brytpunkt Brytpunkten var år 2012 då alla kvinnor som är intresserade och delar våra värderingar kan bli medlemmar i IW. 2. Vi måste behålla medlemmar och rekrytera nya medlemmar. Framhålla våra bästa sidor: stort nätverk ger möjligheter på lokal och global nivå, hjälpprojekten på olika nivåer, bra innehåll på klubbmöten. Våra ledord måste vara levande! Intervjua nya och gamla medlemmar om varför de valt IW och vad IW kan förbättra. 3. Medlemsvård/klubbvård Många klubbar har 20-30% stående återbud. Vad kan vi göra åt detta? En vital klubb har ett jämt och kontinuerlig rekrytering över åren. Varningsklockor ringer: svårt att få fram styrelse, ingen vice och dålig aktivitet. 4. Nyrekrytering Av fjolårets nya medlemmar var 2/3 födda på 40-talet som är en god rekryteringsgrupp. Ny medlem ska ha en mentor och aktiveras. Gamla medlemmar är de bästa ambassadörerna för IW och bör kunna basfakta om IW. Vision 2017 mål för Inner Wheel Christina Persson, D 235 redogjorde för hur hennes distrikt arbetat med Vision Vi måste aktivt verka för att behålla nuvarande medlemmar och satsa målinriktat på åtgärder för nyrekrytering. Dessutom behöver vi hitta vägar att öka medlemmarnas vilja att engagera sig i styrelsearbetet. I D 235 har man följt en särskild mall med frågor vid sitt utvecklingsarbete. För att involvera alla medlemmar, bör frågorna tas upp på ett av klubbens vanliga månadsmöten. Diskussionen görs i tre steg utifrån den givna mallen. Alla distrikten fick den mall som använts i D 235. Mallen kan användas som underlag i övriga IW:s distrikt i det fortsatta arbetet med Vision Mallen bygger på att man i varje IW-klubb gör en nulägesanalys, sedan en målbeskrivning och slutligen en handlingsplan. Vision 2017 mål för Inner Wheel Christina Persson Hur går vi vidare i distrikt och klubbar? 1. Gör en undersökning hur det ser ut i klubben. 2. Gör en handlingsplan. Bestäm vem som har ansvaret. Stäm av och rapportera på alla nivåer och skriv i verksamhetsberättelsen om detta. Vi kunde konstatera att distrikten kommit olika långt med sitt visionsarbete. Hjälp han fås med visionsarbete p Margareta Wesslau och Christina Persson, D 235 reser gärna till distriktsmöten för att hjälpa till med råd för fortsatt arbete med Vision Rådet står för resekostnaderna. Önskar ditt distrikt hjälp så tag kontakt med någon i rådets VU. Branding Guidelines RP redogjorde för Branding Guidelines som gäller för IW. Dessa är regler för IW:s varumärke. Reglerna tar upp varumärkets användning, våra färger, typsnitt liksom varumärkets fria område. Märket skall hållas rent och snyggt och får inte missbrukas med ovaler mm. Se vidare IW:s hemsida. Branding Guidelines

5 Garissa vårt hjälpprojekt vrp Birgitta Lundehed, informerade om Garissa och dess verksamhet. Hon hade träffat Göran Claes, ny ordförande i Garissa-Stiftelsen och fått information om verksamheten av honom.. Styrelsens säte har flyttats från Stockholm till Borås. Göran Claes har varit med i styrelsen länge och varit i Garissa flera gånger. Han garanterar att pengarna kommer fram och går till rätt syfte. Pengar går både över IW:s pluskonto och direkt till Garissastiftelsen. Filmen om Fotbollsdoktorn finns hos alla distrikt. Detta är samma film som visats i TV. En broschyr om verksamheten delades ut till varje distrikt. Ytterligare broschyrer kan beställas hos vrp. Inkomna frågor Internationell förståelse IW har som ett av sina motton Internationell förståelse. I våra IW-klubbar finns ett fåtal medlemmar med utländsk bakgrund. Klubbarna väljer själva att bjuda in nysvenskar till sina möten. IT-samordnare Ofta är det ett önskemål från IT-samordnarna att vara med i VU på klubboch distriktsnivå. IT-samordnarna inbjuds då som adjungerade i VU men är inte ordinarie ledamöter i VU och har ingen rösträtt. Datum Påpekades att alla handlingar både skrivelser och mejl skall vara försedda med datum. Uppmärksamhet VU tog upp frågan hur klubbarna gör vid intagning av ny medlem. Bra och viktigt med en ceremoni vid medlemsintagning. tar upp detta vid sina klubbesök. Det är även viktigt med parentation för avlidna medlemmar på klubb- och distriktsnivå och deltagande vid medlemmars begravningar samt uppmärksamma födelsedagar. Se förslag på ceremoni sid i Handboken Insamling av pengar Enligt handboken sid 248 samlar IW in pengar endast från medlemmar. Det förekommer att klubbar samlar in pengar t ex vid anordnande av konserter eller andra kulturella inslag. Samtal om tillåtande. Grupparbete Alla delegaterna delades upp i grupper utifrån sin funktion och fick ett antal frågor att arbeta med. IT-frågor Rådets IT-samordnare Margareta Westesson och IT-gruppens deltagare rapporterade från sitt separata möte. Grupparbete IT-frågor Följande synpunkter lämnades bland annat: - Önskvärt att IT-gruppen får komma till INFO-mötet tidigare under mötets gång för att presentera sig. - IT-folket har för många funktioner. Önskvärt om en är IT-ansvarig och en är web-ansvarig vilket innebär att en sköter webben och en sköter medlemsregistret mm samt är back-up för varandra.

6 - IT-ansvariga stöttar med mejladresslistor till presidenter, sekreterare med flera. OBS! Nya listor varje år. Fråga era IT ansvariga och ge dem material till hemsidan så att den blir levande. - Fortfarande finns 174 medlemmar med födelsedata Åtgärda detta i klubbarna! (Ökar var genomsnittsålder). Dessutom finns ett antal nya medlemmar utan födelsedata. - Uppdatera Directory. Logga in på HQ:s hemsida och skriv in presidenternas och sekreterarnas namn! - IT-samordnaren tog upp vad som ska ligga innanför och utanför inloggningen på vår hemsida. IIW:s hemsida är mer öppen än vad vår egen hemsida är. Inga förändringar just nu. - Vissa klubbar är med på Face Book. Önskar vi ha en grupp på Face Book? Ska IT-ansvariga medverka till att skapa Face Book-sida för klubbarna? Detta är upp till varje klubb att besluta. - Försök att få flera att gå in på IW:s hemsida. För närvarande är det endast unika besökare varje månad.. Blandade frågor a/ IW:s beskyddare RP meddelade att hon enligt uppdrag på rådsmötet i Linköping kontaktat svenska hovet med en förfrågan om kronprinsessan Viktoria kunde tänka sig att bli beskyddare för Inner Wheel. Enligt erhållet svar önskar kronprinsessan ej bli beskyddare för IW. Vi önskar att hovet tänker igenom detta en gång till. Förslag framkom på INFO-mötet att tillfråga prinsessan Kristina, fru Magnusson om hon vill bli beskyddare för IW. Tas upp på RM i november. b/ Presskontakter Diskuterades vikten av att IW syns bättre utåt och hur detta kan göras. RP hade gjort ett underlag som kan användas till tidningar och andra mediekontakter. p Maj-Britt Wickberg i D 233 lovade att hjälpa till med tips och råd med det arbetet. Blandade frågor c/ Delegation På rådsmötet i Linköping, 48 beslutades om delegering av ekonomiska frågor till rådets VU och till rådets president och skattmästare i förening. Upprättad delegationshandling undertecknades av samtliga. d/ IW-doktorn En DVD om IW-doktorn utdelades till varje distrikt. Convention 2015 NR redogjorde för gällande regler inför Convention i Köpenhamn år NR påpekade vikten av att alla klubbar går igenom alla motioner och röstar. Till Convention finns totalt 34 motioner varav 29 motioner gäller våra klubbar. Från HQ har distrikten fått information angående röstningsförfarande. NP vill ha namn och uppdrag på distriktens delegater, och dess ersättare och eventuell Proxy Vote Holder. Dessa uppgifter skall vara NR tillhanda senast den 27 oktober v Ingrid Vestin Forsgren, D 233, hade pga. förhinder att närvara, skrivit ett brev om hur det går till att vara Proxy Vote Holder. Ingrids brev delades ut till och. Utvärdering Convention Se Handboken sid t Utvärdering

7 a/ RP ska göra en utvärdering avseende det utökade antalet deltagare vid INFO-mötet på grund av subventionering. b/ Förslag framkom att ta upp vid rådsmötet i november att v inte skall delta vid vårens rådsmöten. (Se IW Stadgar sid 219). RP inhämtar klubbarnas åsikter om detta.. Matriklar Alla deltagare fick var sin matrikel vid t. En del klubbar kommer därför att ha några överex som kan användas till nya medlemmar. Nytt för i år är att det på matrikelns förstasida finns en rad för att skriva in sitt lösenord till hemsidan. Avslutning RP tackade deltagarna för många bra inlägg och viktiga synpunkter. RP hoppades också att vi vänt utvecklingen och att vi kan gå den upplysta stigen mot ökade medlemssiffror även i Sverige. RP påpekade att vi inte får glömma att ha trevligt på våra IW-möten.. Matriklar Avslutning Mötet förklarades avslutat och vänskapens ljus blåstes ut Lisbeth Gabrielsson Rådssekreterare Kerstin Jonson Rådspresident