Verksamhetsberättelse

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Rotaryåret

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Guvernörens inledning... 3 Distriktets måluppfyllelse... 4 Medlemsutvecklingskommittén... 4 PR kommittén... 5 Kommittén för yrkes- och samhällstjänst... 7 Kommittén för The Rotary Foundation (TRF)... 8 Kommittén för Rotarys ungdomsutbyten Rotary Doctors Sweden Distriktsinstruktörens verksamhet IT stödet i verksamheten Lagrådet Distriktsorganisation och uppgifter Distriktsteamets möten PETS (Pre-PETS) och PETS våren President Elect Training Seminar (PETS) Distriktskonferensen DG:s medverkan i SRS (Svensk Rotary Service) Guvernören och klubbarna Guvernörens månadsbrev Ekonomi Speciella händelser under året Rotary i Almedalen Sörmlandslägret Gymnasiemässan i Älvsjö End Polio Now World s Children s Prize (WCP) Tävlingar under verksamhetsåret Strategisk plan för distriktet inför Avslutande ord Bil. 1: Klubbar Bil. 2: Funktionärer Ordlista Sid 2 av 29

3 Guvernörens inledning Det känns som det var igår mitt Rotary-år som guvernör startade. Nu har ett år gått och detta är en del reflektioner från Ian Riseley och mig som guvernör i distrikt Vår världspresident Ian Riseley bad oss alla plantera ett träd, på PETS tog jag initiativet och planterade ett träd och jag vet att flera klubbar gjorde det i vårt fina distrikt. Stort tack! Rotary runt om i världen har tillsammans planterat flera miljoner träd under detta år! Att bidra till fred i världen har varit ett starkt mål. Detta mål tog jag med mig vid mina möten med Er vid mina 38 klubbesök. Det är viktigt att vi fortsätter att arbeta med ungdomsutbytet där ungdomar får möjlighet att mötas. Olika kulturer möts, de lär sig förstå varandra vilket bidrar till fred! Vårt distrikt är ett föredöme i Sverige att skicka och ta emot ungdomar, vi kan alla bli ännu bättre på att utveckla detta fantastiska instrument vi har inom Rotary! Ett annat mål inom Rotary har varit att starta Rotaract-klubbar runt om i världen. Där har vi tyvärr inte lyckats detta år. Men jag hoppas att det sker under Att utrota Polio fortsätter att vara ett viktigt mål. I samband med Paul Harris 150-årsdag den 19 april 2018 genomfördes en spontan insamling i vårt distrikt där medlemmar uppmanades donera 150 kronor till End Polio Now, vilket genom Gates stiftelse resulterade i hela kronor extra till kampen! Convention i Toronto, Kanada var en upplevelse. Att se och träffa så många Rotarianer från hela världen under en vecka var både intressant och en otroligt fin upplevelse. Att få möjligheten att lyssna på Laura Bush som berättade om sin familj och liv. Att träffa ungdomar som är medlemmar i Rotaract och höra vad de fokuserar på. Vi hade en fin kväll hemma hos en familj och fick uppleva hur de lever och har det, en fantastisk afton! Och se på fotbolls-vm med Rotarianer från hela världen, vilken stämning! Jag vill tacka Er alla för ett mycket gott arbete under mitt guvernörsår. Det har varit en ära att få vara Er guvernör Varmt lycka till i fortsättningen! Ingrid Sjöbeck Sid 3 av 29

4 Distriktets måluppfyllelse Inom ramen för Distriktsteamet har arbete utförts i följande kommittéer och funktioner: Medlemsutvecklingskommittén PR-kommittén Kommittén för yrkes- och samhällstjänst Kommittén för The Rotary Foundation (TRF) Kommittén för Rotarys ungdomsutbyten inkl. utbildningsprogram för ungdomar samt Nya generationer IT-samordning Distriktsinstruktören Rotary Doctors Sweden (tidigare Läkarbanken ) Alla har strävat efter att arbeta i en konstruktiv dialog med klubbarna för att nå såväl distriktets som klubbarnas egna mål med verksamheten. Distriktsteamet har under året haft fyra protokollförda sammanträden. Medlemsutvecklingskommittén Medlemskommittén har under verksamhetsåret bestått av Johnny Resborn Rotary Södertälje, Mats Fors Rotary Mariefred och Paki Holvander Rotary Södertälje. Björn Göthberg pensionerade sig från kommittén efter många år av engagemang. Kommittén har haft mycket nära samarbete med PRkommittén då våra frågor tangerar varandra i ganska hög grad. Vi har haft 6 ordinarie möten samt hållit ett gemensamt välbesökt seminarie om PR och medlemsutveckling den 1 februari Målsättningen om ett nollresultat rörande rekrytering för distriktet kunde inte nås detta år heller. Vid verksamhetsårets slut var antalet medlemmar vilket är 77 färre än året innan. Fokus på att behålla och rekrytera nya medlemmar kvarstår i högsta grad. Sid 4 av 29

5 PR kommittén Kommitténs arbete har under ledning av Gun-Marie Östedt-Axelsson med Jeanette Karlsson och Erik Liljencrantz inriktats på att utgöra inspiration och stöd för de lokala klubbarnas PR-verksamhet. Kommitténs exempel på aktiviteter ser ni nedan. Stärka klubbarnas medvetenhet om såväl Rotarys image som dess varumärke och tipsa om vilka hjälpmedel som finns för det lokala PR-arbetet. Jeanette har ingått i distriktets team för RLI, Rotary Leadership Institute där hon utbildat deltagarna i avsnitten Engagera medlemmar och PR & Image. Gun-Marie höll under distriktskonferensen en presentation med titeln: PR på klubbnivå tips och erfarenheter av press, hemsida och Facebook. Kommittén hade under PETS en station, där vi delade med oss av erfarenheter av det lokala PR-arbetet. Under året har vi besökt klubbmöten för att presentera PR på lokal klubbnivå och deltagit i Rotary i Almedalen. Erik tog under hösten fram riktlinjer och skräddarsydda logotyper för distriktets 38 klubbar, som distribuerats och finns tillgängliga i ClubAdmin. Vi har verkat för att Rotary Internationals, distriktets och klubbarnas hjälparbete blir mera känt genom sociala och andra media. Vi har tagit fram ett förslag till en insändare med rubriken Är Rotary världens största freds-rörelse?, som distribuerats till distriktets klubbar och som legat till grund för artiklar i lokalpressen och då bl.a. Länstidningen i Södertälje. Vi har publicerat pressreleaser på My Newsdesk. Rotary på gymnasiemässan, manifestationen av Världspoliodagen genom Don Juan operan och Rotary i Almedalen. Kommittén har också under året fått in artiklar i Rotary Norden. Rotary i Almedalen, distriktskonferensen på Säby Säteri och om seminariet PR & Medlemsrekrytering. Sid 5 av 29

6 Kommittén har under året tagit fram bildekaler och diskdukar med Rotarys logga på, med text Rotary Gör Skillnad. En ny End-Polio-Now roll up har tagits fram tillsammans med distriktets TRF-kommitté. Erik har som distriktets webmaster lagt ner ett gediget arbete på att se till att såväl distriktets hemsida som Facebookgrupp är aktuella och speglar både distriktets och de lokala klubbarnas projekt och aktiviteter. Den 1 februari genomförde Medlemsoch PR-kommittéerna ett gemensamt seminarium om PR & Medlemsrekrytering på Skogshöjd. Antalet deltagande Rotarianer uppgick till 47 stycken från 25 klubbar. Medlemmarna i de 5 lokala Rotaryklubbarna på Gotland kunde dessutom för första gången i historien delta på distans via en för distriktet ny teknisk lösning och genom "live" sändning via YouTube eller via distriktets Facebooksida. Vi fick höra en inspirerande föreläsning av livsfilosofen Gunnar Åsberg, "Att leda genom att vara". Under kvällen presenterades och demonstrerades exempel på konkreta hjälpmedel, som de lokala Rotaryklubbarna kan använda i sitt arbete med PR & Medlemsrekrytering och som ligger i "Verktygslådan" på distriktets hemsida. Deltagarna fick också råd om hur man kan hantera klubbens hem- och Facebooksidor. Seminariet avslutades med ett grupparbete, som resulterade i en handlingsplan: "Hur vi gemensamt skall ta oss från Nuläget till Destination Framtiden". Sid 6 av 29

7 Kommittén för yrkes- och samhällstjänst Vi har i år haft goda förutsättningar för att fokusera på och öka våra humanitära insatser inom distriktet. Under ledning av Kristina Fremuth har distriktet: bidragit till att utrota polio bidragit till The Rotary Foundation utökat sitt samarbete med World s Children s Prize i Mariefred och planerar en fortsatt och hållbar kooperation med denna organisation över de nästa verksamhetsåren framgångsrikt påbörjat det praktiska samarbetet med Stockholms stad inom projektet "Yrkesmentorerna" Särskilt inom ramen för Yrkes- och Samhällstjänsten: påmindes klubbarna vid verksamhetsårets början om att komma överens om sina respektive mål och registrera dessa i Rotary Club Central uppmanades klubbarna att vid verksamhetsårets slut driva ett resultatinriktat och långsiktigt samhälls- eller integrationsprojekt samt att skriftligen dokumentera sina löpande eller avslutade samhälls- eller integrationsprojekt uppmanades klubbarna att presentera sina samhälls- eller integrationsprojekt på Rotary Show Case och/eller Rotary Ideas påmindes klubbarna om att uppdatera sina hemsidor och lägga ut nya information i fliken "Projekt" främjades och välkomnades att klubbarna söker samarbete med systerklubbarna samt företag, ideella organisationer eller offentliga organ Sid 7 av 29

8 Ett planerat seminarium med en presentation av klubbarnas hållbara initiativ (den s.k. "idébanken") blev till slut av organisatoriska skäl skjutit fram till början av det nästa verksamhetsåret. Kommittéordförande Kristina rapporterade regelbundet till Distriktsguvernören om Yrkes- och Samhällstjänsten och deltog i PETS-dagen där hon ökade de inkommande presidenternas och sekreterarnas kunskaper kring Yrkes- och Samhällstjänsten genom sina föredrag. Kommittén för The Rotary Foundation (TRF) Kommittén har bistått klubbarna med information om TRF:s syfte och verksamhet samt vilka möjligheter som finns att söka ekonomiskt stöd för olika insatser. Mats Bartling och Åsa Hörnberg har gemensamt arbetat i kommittén under och från verksamhetsår har Åsa ansvar för kommittén. Genom att fler klubbar och medlemmar känner till TRF ökas intresset för dessa insatser och stärks känslan av delaktighet. Genom att den årliga insatsen till TRF fonderas ett antal år innan stöd kan utgå möjliggörs dessa olika projekt. Kommittén har även presenterat en ny District Grant Policy vilken antogs vid distriktsstämman i oktober En målsättning under året har varit att öka inbetalningar till Årliga Fonden genom information till distriktets klubbar om hur inbetalningen sker så att de, efter sin förmåga, skulle kunna bidra till den Årliga fonden så att vi framöver ska kunna göra fler projekt. Det är därför en stor besvikelse att behöva konstatera att det endast är 17 av distriktets 38 klubbar som bidragit till Årliga Fonden och det belopp som kommit in varit så lågt gör att tillgängligt belopp för projekt under året (USD 3 834) är det lägsta på många år. Under året har 25 av distriktets klubbar samt distriktet bidragit med USD ,39 till Polio Plus och därtill har distriktet tagit beslut om att vi ifrån vår DDF bidra med ytterligare USD därmed har vi totalt bidragit med USD till Polio Plus från vårt distrikt under Rotaryåret Under Rotaryåret har följande fem District Grant projekt bedrivits: Sid 8 av 29

9 Sörmlandslägret genom klubbarna i Nyköping, Trosa, Oxelösund och Strängnäs Bisp. Thomas Distriktsbidrag... USD Vänföreningen Portee genom Rotary Södertälje Östra. Distriktsbidrag... USD 500 Lässtimulansprojekt genom Rotary Södertälje. Distriktsbidrag... USD El Sistema genom Rotary Södertälje och Södertälje Östra. Distriktsbidrag... USD Seglarlägret genom Rotary Nynäshamn. Distriktsbidrag... USD Närmare beskrivning av dessa projekt kan du hitta i denna rikt illustrerade rapport. Dessutom bedrivs ett Global Grant projekt i Kongo som syftar till att återanpassa våldtagna kvinnor och barnsoldater till ett normalt liv. Projektet är en fortsättning på ett projekt i Rotary Södertälje. Sammantaget är det mycket viktigt att alla klubbar bidrar till TRF! Sid 9 av 29

10 Kommittén för Rotarys ungdomsutbyten inkl. Utbildningsprogram för ungdomar samt Nya generationer Kommittén har inom ramen för Ungdomsutbyten: informerat och stimulerat klubbarna att delta i Rotarys ungdomsutbyten genom att sända/ta emot minst 15 deltagare inom distriktet. via sociala medier informerat ungdomar om de möjligheter till utbyten, läger och stipendier som Rotary erbjuder och anordnat distriktsseminarier Kommittén har tillsammans med värdklubbarna under verksamhetsåret haft 23 utresande utbytesstudenter och tagit emot 18 utbytesstudenter från Brasilien, Mexico, USA, Kanada, Taiwan och Sydkorea. Utbytesstudenterna deltog under lördagens distriktskonferens. För 2018 har vi 4 utbytesstudenter. De kommer från Australien och nya Zeeland. I övrigt har RU-kommittén aktivt genomfört utreseinformationer, utbildning av klubbarna samt gymnasiemässan i Älvsjö. Inom ramen för Utbildningsprogrammet för ungdomar (RYLA) har kommittén inte inbjudit till RYLA på uppdrag av DG. Inom ramen för Nya generationer har kommitténs arbete i första hand inriktats på att undersöka möjligheterna att bilda åtminstone en Rotaractklubb. Tyvärr tvingas jag konstatera att det ligger en utmaning i att finna former för kontinuiteten, eftersom studenter flyttar eller går vidare i sin karriär. Bl. a. på grund av detta har någon ny Rotaractklubb dessvärre inte startats under året och den befintliga ligger i träda. undersöka möjligheterna till och påbörja arbetet med att starta en Interactklubb i distriktet Vår distriktskoordinator Gunilla Marklund (PDG) har i år, liksom flera år tidigare gjort betydande insatser för ungdomsutbytet. Även detta år har Gunilla dessutom bistått utbytesstudenter i Distrikt 2350, eftersom detta distrikt saknar personer på distriktsnivå som arbetet med Rotarys Ungdomsutbyte. Sid 10 av 29

11 Rotary Doctors Sweden Lars Wallin har, som distriktets representant, gjort värdefulla insatser dels genom ideellt arbete i sin yrkesroll i Kenya och dels genom att delta i Rotary Doctors Swedens, RDS möten samt att informera om verksamheten vid olika klubbesök. Lars arbetade vid Mumias dentala jeeplinje hösten 2017 och besökte 6 klubbar under våren 2018 för att berätta om RDS. Flera klubbar i distriktet har bidragit till verksamheten under året. Vid PETS 14 april deltog Lars aktivt med att informera klubbarna. Distriktsinstruktörens verksamhet Rotary Leadership Institute (RLI) Under verksamhetsåret har distriktsinstruktör Anna König planerat och genomfört två RLI-utbildningar tillsammans med 6 facilitatorer. Höstens RLI-omgång hade14 deltagare och vårens omgång hade rekordmånga, nämligen 21 stycken. Båda utbildningsomgångarna genomfördes på Hotell Scandic Skogshöjd i Södertälje. För att erhålla kursbevis på genomgången utbildning krävs att deltagarna har deltagit i samtliga tre moduler. De deltagare som missar en modul erbjuds att i stället delta vid nästkommande omgång. Kursledningen ber om specifika förbättringsåtgärder för att utbildningen hela tiden ska kunna bli ännu bättre. Av kursutvärderingarna framgår att deltagarna var mycket nöjda med utbildningen. Gotlandsklubbarna bereddes möjlighet att delta på vårens omgång via digitala media. Tekniken fanns på plats och två facilitatorer var tillgängliga på Gotland. Dessa facilitatorer skulle leda gruppdiskussionerna i Visby. Deltagarna i Södertälje och Visby skulle kunna höra varandra. Denna lösning kunde sedan inte genomföras pga. för få anmälda på Gotland. Distriktsinstruktören Arbetet med distriktshandboken fortgick under året. Detta arbete är löpande. I år har fokus varit på arbetsbeskrivningar för funktionärerna i distriktsteamet. Ett utkast till arbetsbeskrivning för Assisterande Guvernörer (AG) har sammanställts och översänts till DGE och DGN för synpunkter. Även för PRordförande har ett utkast till arbetsbeskrivning översänts till Sid 11 av 29

12 DGE och DGN. För övriga poster fortgår arbetet löpande, underlag begärs in från respektive kommittéordföranden och används till underlag liksom även RI:s handböcker. Distriktsinstruktören deltog som kursledare vid utbildning av de 10 svenska DGN på Clarion hotell, Sky City, den februari Distriktsinstruktören utbildade inkommande presidenter vid distriktets PETS i Nynäshamn den 14 april IT stödet i verksamheten Distriktets IT-ansvarige, Staffan Lyttkens, har varit distriktets IT-stöd. Året verksamhet har vad gäller IT helt dominerats av införandet av GDPR och alla förberedelser som detta medfört. Arbetet har utförts med hjälp av en fristående jurist med expertkompetens inom området. Alla klubbar har skrivit på GDPR-avtal och medlemssystemet uppges nu vara GDPR-anpassat. Året har också inneburit många diskussioner om eventuellt systembyte från ClubAdmin till andra system, exempelvis ClubRunner. Vårt distrikt har valt att fortsätta att kika på detta system, samt även andra liknande, men i diskussionerna förordat att inte göra något byte förhastat. Sid 12 av 29

13 Lagrådet Under året har brev från distriktets lagrådsrepresentant Britt Hernell tillställts klubbarna vid två tillfällen med uppmaningen att komma in med eventuella förslag till ändringar i Rotarys policy eller stadgar. I breven har också lagrådsrepresentanten erbjudit sig att komma på besök till klubbarna för att informera om Rotarys lagråd. Tre klubbar har nappat på erbjudandet och bjudit in lagrådsrepresentanten till sina klubbmöten. Under hösten 2017 hölls ett Webbaserat möte med samtliga lagrådsrepresentanter i Rotary. Mötet hölls öppet under en begränsad tid. Man skulle ta ställning till ett antal inkomna resolutioner. I samråd med distriktsguvernören och biträdande lagrådsrepresentanten genomfördes omröstningen av distriktets lagrådsrepresentant. Under året har distriktsledningen beslutat att avsätta medel för både distriktets lagrådsrepresentant och biträdande att delta vid lagrådsseminariet i samband med Zoninstitutet i Vilnius i september. Seminariet är obligatoriskt och deltagandet är en förutsättning för att delta på själva lagrådet 2019 på RI:s bekostnad. Lagrådets arbete under året har framför allt bestått i att informera och bistå klubbarna vad gäller de förändringar som beslutades i samband med Council on Legislation Sid 13 av 29

14 Distriktsorganisation och uppgifter 38 klubbar Distriktsskattmästare Distriktssekreterare Lagrådsrepresentant Distriktsinstruktör Webbredaktör IT-samordnare Distriktsfonden PR-kommittén Samhälls- och yrkeskommittén Medlemskommittén TRF The Rotary Foundation Rotary Doctors Sweden Rotary Ungdomsutbyten inkl. RYLA, ROTARACT och ungdomsläger Distrikt 2370 består av 38 klubbar inom södra Stockholm, Sörmland och Gotlands län. Dessa klubbar, som har till uppgift att planera och genomföra olika aktiviteter i linje med Rotary Internationals ideal, ska biträdas i sitt arbete av Distriktsguvernören och Distriktsteamet. Detta sker främst genom: Utbildning/fortbildning av klubbarnas ledare/funktionärer; Klubbesök IPDG DGE DGN Assisterande guvernörer Distriktsguvernör Råd och dåd när det gäller klubbarnas roll i Rotary Internationals strategiska plan, till vilken även distriktets verksamhetsplan har en koppling. Förteckning över distriktets klubbar finns i bilaga 1 (sid 27) och vilka som haft hand om distriktets olika funktioner framgår av bilaga 2 (sid 28). Sid 14 av 29

15 Distriktsteamets möten Teamet har genomfört fyra möten där läget för den planerade verksamheten har redovisats och där olika funktionärer inkommit med sina rapporter inför varje möte. I de fall klubbarna har bett om någon särskild fråga ska tas upp, har även den behandlats. Distriktsteamets åsikt i frågan har sedan återkopplats till klubben. I distriktsteamet ingår den s.k. Guvernörskedjan, som har haft fyra avstämningsmöten. Kedjan har bestått av följande personer: Distriktsguvernör (DG) Ingrid Sjöbeck Närmast föregående Distriktsguvernör (IPDG) Lars Olof Nilsson Tillträdande Distriktsguvernör (DGE) Tommy Lekenmyr Nominerad Distriktsguvernör (DGN) Gun-Marie Östedt Axelsson Guvernörskedjan är en garanti för att kontinuiteten i distriktets arbete kan bibehållas över guvernörsbyten. Arbetet i Guvernörskedjan främjar också i övrigt samarbetet i distriktet. I Distriktsteamet ingår även Assisterande guvernörer (AG), vilka har till uppgift att biträda Distriktsguvernören i kontakten med klubbarnas företrädare. Samtliga AG har lång erfarenhet av arbete inom Rotary och är en god hjälp i Guvernörens arbete med klubbarna. AG har också deltagit vid Pre-PETS, PETS, distriktskonferensen och distriktsteamets möten. Sid 15 av 29

16 PETS (Pre-PETS) och PETS våren 2017 Eftersom såväl PrePETS som PETS är så grundläggande för verksamheten, väljer jag att kommentera dem här, även om de formellt ägde rum under förra verksamhetsåret. AG har till uppgift att samordna förberedande PETS (Pre-PETS) som syftar till möten mellan inkommande guvernören, DGE, och blivande presidenter. DGE, har i dessa möten möjligheten att förmedla budskap och motto från Rotary International President Elect, RIPE, samt med detta som bas informera inkommande presidenter om distriktets satsningsområden inför det kommande året. Detta utgör i sin tur grunden för klubbarnas verksamhetsplaner och på så sätt uppnår vi transparens i hela verksamheten. Pre-PETS skapar dessutom goda relationer till stor nytta för samarbetet under verksamhetsåret. President Elect Training Seminar (PETS) PETS genomfördes i Ingenjörshuset i Stockholm i en konferenssal där en astronaut klättrade på väggen! Rotary mot skyarna! Konferensformen stimulerar deltagarnas aktiva medverkan och ger också större möjligheter att lära känna såväl distriktsteamets medlemmar som funktionärer från andra klubbar i distriktet. PETS gästades av Rubie Einarsson från Rotarys kansli i Schweiz som gick igenom nyttig administration klubbarna behöver för att lyckas i sin verksamhet. Sid 16 av 29

17 Distriktskonferensen 2017 Konferensen ägde rum den oktober, Säby Säteri Ingarö.. Moderator var Christina Möller, känd från såväl radio som TV och medlem i Rotary Stockholm-Skanstull. Konferensen gästades av Richard Green with a message from RI-president Ian Riseley. Vår tidigare RI-president Carl-Wilhelm Stenhammar framförde sina funderingar, Rotary nu och framöver. Rotarymedlem Tomas Brytting, Rotary Värmdö Skärgård, forskningsledare och professor i organisationsetik talade om moralisk kompetens - och fällor att falla i. Värmdö kommuns styrelseordförande Deshira Flankör presenterade Värmdö kommun. Gunilla Marklund talade om Rotarys ungdomsutbyte tillsammans med hemvändande ungdomar Sara Ferndahl och Ella Dahlström. Gun-Mari Östedt- Axelsson gav tips och råd kring PR på klubbnivå och Lasse Westerdahl gav ett konkret PR-exempel kring Rotary Katrineholms jazz-konserter. Konferenspasset avslutade traditionellt med en presentation av DGE (District Governor Elect) Tommy Lekenmyr. Därefter vidtog stadgeenliga årsmötesförhandlingar. Sid 17 av 29

18 På kvällen avhölls en mycket uppskattad bankett med mycket god mat till middagen. Underhållningen blev fartfylld och fantastisk, Maria Wells med flera underhöll oss vid middagen och några fick sjunga ut! Kvällens dansgolv var välfyllt till melloschlagers med avslutande långdans. Fortsättning med barhäng. Tack alla som gjorde denna kväll oförglömlig för mig som DG! DG:s medverkan i SRS (Svensk Rotary Service) I DG:s uppdrag ingår att tillsammans med övriga nio DG i Rotary Sverige ingå i styrelsen för SRS. SRS står för Svensk Rotary Service som är en ideell förening. Ändamålet med SRS är att leda och samordna medlemsservice till de svenska Rotaryklubbarna. Medlemsservicen omfattar bl. a. att driva och vidareutveckla den distriktsgemensamma databasen och tillhandahålla andra tjänster som klubbarna efterfrågar. Verksamheten regleras i föreningens stadgar. Arbetet inom SRS har under året präglats av att implementera GDPR i våra system och att vi följer den nya lagen Jag har i SRS styrelse haft ansvaret för PR / Kommunikation tillsammans med DG Gun Klevås, distrikt 2400 och detta arbete har i första hand inriktats på att modernisera vilket nu är genomfört i form av en modernare WordPress-webb, men är ett ständigt levande arbete att utveckla och uppdatera. Sid 18 av 29

19 Guvernören och klubbarna Rotary Internationals president Ian Riseley meddelade sitt tema för året Rotary: Making a Difference, på svenska Rotary - gör skillnad, i San Diego USA i januari Återkoppling kring detta har skett vid klubbesöken i distriktets 38 klubbar. Samtliga klubbar besöktes individuellt under perioden under veckorna 34 t o m 49. Många av besöken har skett tillsammans med Assisterande guvernör för aktuell klubb. Samtliga klubbesök har föregåtts eller avslutat, med ett möte med klubbens styrelse. Under dessa möten har mitt fokus varit på Rotarys bidrag i fredsskapande sammanhang och vikten av att synas - annars finns vi inte. PR/kommunikation är otroligt viktigt att arbeta med. Rotary - gör skillnad! En aktiv AG kan vara till hjälp både för DG och klubbarna. AGuppdraget bör rotera mellan klubbarna. Alla klubbar behöver arbeta betydligt tuffare med medlemsrekrytering för långsiktig överlevnad. Ungdomsutbytet är viktigt att fokusera på mer i klubbarna. Jag har förmedlat budskapet om hur viktigt det är att alla medlemmar utnyttjar varje tillfälle att på ett positivt sätt berätta om Rotarys verksamhet, elevator speech var ett budskap att alla klubbar ska ta fram för att alla gemensamt förmedlar samma budskap i klubben om Rotary, det ger också en trygghet när man förmedlar ett budskap. Viktigt är också att identifiera och stödja ledarpersonligheter inom klubbarna. Duktiga och engagerade ledare är grunden för en fortsatt positiv utveckling för Rotary. Den uppfattning som jag har fått under mina klubbesök är att de klubbar som regelbundet avsätter tid för att tala om Rotariana står på en mer solid grund än andra klubbar. Det är glädjande att ta del av att flera klubbar inom distriktet, under året, har startat aktiviteter för att förbättra det lokala PRarbetet. Klubbesöken är Guvernörsårets höjdpunkt i sitt arbete. Jag vill tacka alla distriktets klubbar för det fina och generösa bemötande jag har fått under klubbesöken. Sid 19 av 29

20 Guvernörens månadsbrev Även under mitt år har jag fått hjälp av distriktets webmaster Erik Liljencrantz att sammanställa och sända ut månadsbrev med ambitionen att spegla vår verksamhet i ett lättsamt notis-baserat format illustrerat med bilder om och med RI, SRS, distriktet, klubbarna, våra funktionärer och medlemmar. Totalt blev det 10 månadsbrev om 52 sidor under verksamhetsåret. Från den feedback och de glada tillrop jag fått verkar ambitionen uppnåtts och många medlemmar läser månadsbreven mycket positivt! Ekonomi Distriktets skattmästare Paul Tamm hälsar att när vi nu kan summera verksamhetsåret konstateras att fokuseringen på kostnadsbesparing har gett resultat. Verksamhetsåret ger ett bruttoöverskott på ca Dock har både inkommande och avgående distriktsguvernörer enats om att avsättning på bör ske till upparbetade ej budgeterade kostnader för World s Children s Prize-samarbetet år Det visade överskottet kommer alltså att uppgå till ca (med reservation för att revisorerna ännu ej sagt sitt). Överskottet medför ett välbehövligt tillskott till det egna kapitalet. Ett stort tack till alla som hjälpt till att hålla kostnaderna nere genom att skala bort utgifter i möjligaste mån. Det ligger då i sakens natur att några verksamhetsgrenar prioriterats bort tillfälligt medan andra fått lägre tilldelning än vad de kanske borde ha haft. Årets överskott möjliggör att vi kan lätta på bromspedalen en smula. Dock kommer kostnadsfokuseringen att vara i centrum även det kommande verksamhetsåret i avvaktan på den avgiftshöjning som antogs vid PETS. Denna träder inte i kraft förrän verksamhetsåret Resultat- och balansräkningar för verksamhetsåret liksom en revisionsrapport kommer att presenteras inför distriktskonferensen Sid 20 av 29

21 Speciella händelser under året Rotary i Almedalen Vår utbytesstudent från Mexico som bott i Slite under året och vår hemvändare från Alaska deltog och berättade om hur det är att vara utbytesstudent. Båda hade trivts på sina respektive orter. Sörmlandslägret Lägret genomfördes för åttonde gången med bidrag från distriktet och från klubbar inom distriktet. En förutsättning för att lägret har kunnat genomföras är ett ekonomiskt stöd från Distriktsfonden, TRF, lokala sponsorer i Sörmland och inte minst stödet från Rotaryklubbar i distriktet. De 12 flickor som har fått möjlighet att delta på lägret har rekryterats genom nära kontakt med distriktets olika kommuner, där sociala enheter, BUP och skolor medverkat i att välja ut en à två flickor i årsåldern per kommun. 10 fullföljde hela veckan. Fokus har varit att erbjuda flickor som kommer från sköra familjeförhållanden en fin, både allvarlig och rolig vecka. Målet är att flickorna efter lägret ska ha fått ökat självförtroende och Sid 21 av 29

22 kunna åka hem med ett nytt nätverk av likasinnade och genom ledarna få en tryggare framtid. Gymnasiemässan i Älvsjö Även i år har D 2370 medverkat vid Gymnasiemässan i Älvsjö. Montern som visar upp Rotarys olika ungdomsutbyten marknadsför även Rotary som organisation och vad Rotary står för. Inbjudan att delta i montern har gått ut till utbytesstudenter, värdfamiljer och kontaktpersoner samt distriktets medlemmar via DG:s månadsbrev. Mässan var välbemannad samtliga dagar. Noterbart är att det utöver stockholmsskolorna är elever från Strängnäs och Eskilstuna gymnasier som besöker mässan. Sid 22 av 29

23 End Polio Now Rotarymedlemmar med familj, vänner och bekanta inbjöds till att köpa biljetter till Mozarts mästerverk Don Juan i Ericsson hallen/skeppsholmskyrkan. 10 kronor för varje biljett som köptes gick till Rotary Foundation PolioPlusfond. Detta var ett samarbete med Strömstadsoperan. Aktiviteten var en manifestation av Världspoliodagen och End-Polio-Now. World s Children s Prize (WCP) Distriktet inledde under 2016 via Mariefred Rotaryklubb ett samarbete med World s Children s Prize (WCP) och sedan dess har en mängd aktiviteter genomförts t.ex. på distriktskonferens, på PETS och vid lokala klubbmöten, då Rotary-WCP projektet varit på programmet. Sid 23 av 29

24 WCP utbildar barn över hela världen i barnets rättigheter, allas lika värde och demokrati. För mera info om verksamheten se: I år liksom förra året var delar av distriktsteamet inbjudna till och deltog i WCP:s årliga prisceremoni på Gripsholms Slott. Prisutdelningen förrättades traditionsenligt av H.M. Drottning Silvia. Jean Wilké från Claremont Rotary Club i Kapstaden var också inbjuden och på plats som representant för distrikt 9350 (Western Cape, Namibia och Angola) i Sydafrika. I samband med prisceremonin hade Magnus Bergmar, WCP:s grundare, bjudit in representanter från distriktsteamet och Jean till ett möte på Gripsholms Värdshus, där möjligheterna att genomföra ett Global Grants projekt mellan distrikten 2370 och 9350 diskuterades. WCP hade också gett distriktet och Mariefred Rotaryklubb en unik möjlighet att bjuda in alla Rotarianer i distriktet och också allmänheten till en Barnrättskväll på Thomas Arena i Strängnäs. Under kvällen uppträdde de ungdomar från Sydafrika, som hade framträtt på prisceremonin, vilket innebar att ord, musik och korta filmer vävdes samman till en global upplevelse. Kvällen leddes av Kim, 13 år, från Zimbabwe. Syftet med kvällen var att göra PR för Rotary och att Rotary samarbetar med och stöttar WCP. De utbytesstudenter från hela världen som just då befann sig i distriktet var inbjudna och merparten deltog, vilket finansierades av Ungdomsutbytets Jubileumsfond. Sid 24 av 29

25 Rotary-WCP projektet har under året tillhört Ungdomskommittén, som under Gunilla Marklunds ledning engagerat sig i och stöttat projektet. I maj månad presenterades projektet på Ungdomsutbytets utreseläger i Södertälje, dvs. för de dryga 40 studenter, som antingen varit här ett år och eller som var på väg ut i världen. Projektarbetet fortsätter med oförminskad frenesi Tävlingar under verksamhetsåret Distriktet har under året haft en tävling: För att inspirera alla klubbar att uppdatera och utveckla sina hemsidor har även i år en tävling om bästa hemsida arrangerats. Vinnaren avslöjas vid distriktskonferensen i Nynäshamn den 21 oktober Strategisk plan för distriktet inför 2020 I enlighet med RI:s önskemål har en Strategisk plan tagits fram för distriktets verksamhet med sikte på år En arbetsgrupp bestående av IPDG, DG, DGE och DGN har under året utvecklat denna plan. Sid 25 av 29

26 Avslutande ord Av verksamhetsberättelsen framgår att distriktets verksamhet bärs upp av klubbarna och de tolkningar dessa gör av hur de bäst kan förverkliga Rotary Internationals mål, som detta verksamhetsår stötts av RI-presidentens tema Rotary: making a difference. Undertecknad distriktsguvernör och distriktsteamet med dess olika funktionärer har gjort vad vi förmått för att stödja klubbarna i deras värdefulla arbete. Kombinationen av kontinuitet och förnyelse genom den s k Guvernörskedjan i kombination med Distriktsteamet är unikt inom Organisations-Sverige och skapar möjligheter för både stabilitet och utveckling genom att ta till vara enskilda individers erfarenheter och kompetenser så som de kommer till uttryck i olika dokument och praktiska handlingar. Jag är mycket glad över att min klubb Värmdö Skärgårds Rotaryklubb gav mig möjlighet att nomineras till uppdraget som DG. Något som i sin tur ledde till ett engagemang i SRS styrelse, deltagande i Rotary Internationals olika möten och möjlighet att besöka styrelser och medlemmar i Distriktets alla klubbar. De lokala klubbarnas engagemang i Rotarys olika arbetsområden är det som bär Rotarys stabilitet och fortsatta utveckling. Stort tack till klubbpresidenter och övriga funktionärer i klubbarna, vilka verkat under detta år! Jag tackar den grupp medlemmar i Värmdö Skärgårds Rotaryklubb som med sitt engagemang och arbete stöttat mig i genomförandet av PETS och Distriktskonferens. Dessutom vill jag som ordförande i Distriktsfonden framföra ett varmt tack till ledamöterna i Distriktsfonden. Gustavsberg den 20 augusti 2018 Ingrid Sjöbeck DG D Sid 26 av 29

27 Bil. 1: Klubbar E-CLUB OF RIDDARFJÄRDEN 2. ESKILSTUNA 3. ESKILSTUNA-KLOSTER 4. ESKILSTUNA-MUNKTELLSTADEN 5. ESKILSTUNA-REKARNE 6. FLEN-MALMKÖPING 7. HANINGE 8. HEMSE 9. JÄRNA 10. KATRINEHOLM 11. KATRINEHOLM-BACKA 12. MARIEFRED 13. NACKA 14. NYKVARN 15. NYKÖPING 16. NYKÖPING-GRIPEN 17. NYKÖPING-ÖSTER 18. NYNÄSHAMN 19. OXELÖSUND 20. SALTSJÖBADEN 21. SLITE 22. STOCKHOLM-FRYSHUSET 23. STOCKHOLM-HÖGALID 24. STOCKHOLM-SKANSTULL 25. STOCKHOLM-SÖDER 26. STOCKHOLM-ÄLVSJÖ 27. STRÄNGNÄS 28. STRÄNGNÄS-BISP THOMAS 29. SÖDERTÄLJE 30. SÖDERTÄLJE-ÖSTRA 31. TROSA 32. TYRESÖ 33. VINGÅKER 34. WISBORG 35. VISBY 36. VISBY-SILVERHÄTTAN 37. VÄRMDÖ-SKEPPSLAG 38. VÄRMDÖ-SKÄRGÅRD Sid 27 av 29

28 Bil. 2: Funktionärer Funktion För- och efternamn Olle Jansson Ulf Bergman Barbro Hejdenberg Ronsten Assisterande Guvernörer Dag Windarp Erik Berg Claes Nilsson Leif Herlitz Erik Liljencrantz Distriktssekreterare Dennis Lind Distriktsskattmästare Paul Tamm Lagrådsrepresentant Britt Hernell Revisorer Peter Zell* Maria Bovin Hedefalk Distriktets IT-ansvarige Staffan Lyttkens Distriktsinstruktör Anna König Ordförande Medlemsutveckling Paki Holvander New Generations, Rotary ungdomsutbyten, RYLA Gunilla Marklund The Rotary Foundation Mats Bartling Yrkes/Samhällskommitté Kristina Fremuth DGE Tommy Lekenmyr DGN Gun-Marie Östedt-Axelsson Friendship Exchange-ansvarig - Global Rewards-ansvarig Paki Holvander Rotary Doctors Sweden Lars Wallin Projektledare Almedalsveckan Tommy Lekenmyr Projektledare Rotary Yrkesmentorer Tommy Lekenmyr Distriktsfondens ledamöter Ordförande DG Ingrid Sjöbeck DGE Tommy Lekenmyr Skattmästare Paul Tamm Ulrika Fredriksson Ledamöter Bo Karlsson Per Alm Suppleant Jerry Nilsson *) Peter har avgått under året pga. sjukdom. Sid 28 av 29

29 Ordlista Förkortning Betydelse AG Assisterande guvernör AG-område Område som varje assisterande guvernör ansvarar för COL16 Council on Legislation 2016 DG DGE DGN DITS DK DT DTTS EREY GDPR GETS IPDG KP MK PETS Pre-PETS PRIP RK RLI ROTEX RU RYLA SRS TRF District Governor District Governor Elect District Governor Nominee Distriktets IT-samordnare Distriktskonferens District Team District Team Training Seminar Every Rotarian Every Year General Data Protection Regulation EU:s nya dataskyddsförordning Governor Elect Training Seminar Immediate Past District Governor Klubbens kontaktperson för RU Medlemskommittén President Elect Training Seminar Möte mellan DG, AG och inkommande presidenter före PETS Past Rotary International President Rotaryklubb Rotary Leadership Institute Rotary Exchange (förening inom RU) Rotary Ungdomsutbyten Rotary Youth Leadership Award Svensk Rotary Service The Rotary Foundation Sid 29 av 29