ABCD Eksjö kommun Granskning av beredning av motioner Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 18 december 2014 Antal sidor: 17 Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 20144 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the
ABCD Eksjö kommun Beredning av motioner 2014-12-18 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 3 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 4 9. Verkställighet av beslut 4 10. Interna rutiner 4 11. Granskning av beslut 5 11.1 Kostnadsfri frukost till elever i skolan 5 11.2 Omläggning av cykelväg Mariannelund Spilhammarsbadet 6 11.3 Giftfria förskolor 7 11.4 Inrätta en social investeringsfond 8 11.5 Utökad service för digitala tjänster 10 11.6 Klimatkompensering 11 12. Redovisning av obesvarade motioner 14 12.1 Iakttagelser 14 12.2 Analys och bedömning 15 Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx
1. Sammanfattning Resultatet av granskningen visar att det för vissa av motionerna har gjorts alldeles för smala utredningar. De beslutsunderlag som presenterats och som slutligen kommunfullmäktige fattat beslut på har inte alla gånger en heltäckande och tydlig koppling till motionen. Det kanske inte är så att motionerna alltid är så exakt formulerade men då måste det finnas en vilja hos dem som utreder att förstå den yttersta innebörden i vad motionärerna menar. Då skulle också frågorna kunna belysas mer allsidigt och ur flera aspekter. Här har kommunstyrelsen ett ansvar att ställa rätt frågor till beredningarna utifrån motionärernas avsikt för att få en allsidig och bred belysning av det som motionärerna för fram. Utifrån variablerna tydlighet, allsidighet, saklighet och legalitet finns det följande brister. Kommunallagen ger kommunfullmäktige i enlighet med 3 kap. 15, förfogande över ett uppföljningsinstrument, där fullmäktige bör besluta om formerna samt omfattningen av återredovisning av delegerade uppdrag och ärenden. Vi rekommenderar att uppdragsbeslut utformas på ett tydligt och konkret sätt avseende tidpunkt för såväl genomförande som uppföljning samt återrapportering. Detta underlättar och säkerställer den interna uppföljningen av verkställandet av fullmäktiges beslut. Motionen om klimatkompensering har inte behandlats inom ramen av den lagstadgade ettårsfristen. Motionen uppvisar även i övrigt stora brister i handläggningen. Tiden som går mellan det att motionen väcks till beslut är alldeles för lång. Motionen inkom 2012-01-26 och remitteras till utvecklingsberedningen som redan tidigare fått i uppdrag att utreda en annan motion om att utarbeta en miljöplan. Därför beslutar beredningen 2012-03-01 att uppdraget kring miljöplanen även ska innefatta motionen om klimatkompensering. Beslut tas i samhällsbyggnadsutskottet 2013-03-14 att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att möjligheterna till klimatkompensering ska beaktas i kommunens verksamhet samt vid revidering av kommunens energi- och klimatstrategi samt i arbetet med miljömål samt att därmed förklara motionen besvarad. Därefter händer ingenting på nästan ett år förrän ärendet aktualiseras på kommunstyrelsens sammanträde 2013-03-04 för att sedan slutligen avslås av fullmäktige 2014-03-27. Det har då gått över två år sedan motionen inkom. Utöver ovan skrivna om motionen om klimatkompensering är motionen registrerad som inkommen 2012-01-30 fast den, enligt stämpel, inkom 2012-01- 26. Det bryter mot offentlighets- och sekretesslagens femte kapitel första paragraf som säger att en handling ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 1
För motionen om Omläggning av cykelväg Mariannelund Spilhammarsbadet saknas det i fullmäktiges protokoll till vem beslutet ska expedieras. Motionen besvaras dessutom inte med bifall eller avslag. Rutinerna för redovisning av obesvarade motioner är inte säkerställda. Motionen om klimatkompensering har till exempel inte varit med på någon lista över obesvarade motioner trots att motionen varit aktuell under flera år och ej besvarats förrän 2014-03-27. Därmed följs inte fullmäktiges arbetsordning där det tydligt står att obesvarade motioner skall redovisas på ordinarie sammanträden i januari och september. Redovisningen sker dessutom inte alltid på sammanträdena i januari och september utan har skett under andra månader istället. Vi rekommenderar därför att fullmäktiges arbetsordning skall följas eller skrivas om. Rutinerna för diarieföring är inte säkerställda. Vid granskningen framkom att motion behandlats i fullmäktige innan motionen registrerats som inkommen handling i diariet. Vi kan efter denna granskning konstatera att: beslutsunderlagen ibland behöver bli bättre rutiner för återrapportering till fullmäktige inte är säkerställda rutinerna för diarieföring inte är säkerställda att rutinerna för expediering inte är säkerställda att rutinerna kring administrationen kring obesvarade motioner inte är säkerställd att rutinerna kring att besvara en motion inom ett år inte är säkerställda 2. Bakgrund Vi har av Eksjö kommuns revisorer fått i uppdrag att granska beredningen av inkomna motioner. Bakgrunden till granskningen är att hantering och beredning av motioner utgör en viktig del i den demokratiska processen. Det är därför viktigt med en fungerande samt underbyggd beredningsprocess. Enligt 3 kap. 14 i kommunallagen, (1991:900), åligger det nämnderna att bereda fullmäktiges ärenden och ansvara för att fullmäktiges beslut verkställs. Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig i beredningsprocessen. I enlighet med 5 kap. 33, KL, bör en motion beredas så att kommunfullmäktige kan fatta ett beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, skall detta och vad som kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige kan vid en sådan anmälan avskriva motionen från vidare handläggning p.g.a. inaktualitet eller besluta att beredningen skall fortsätta. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 2
3. Syfte Granskningen har syftat till att: Granska beredningskvaliteten av ett urval av besvarade motioner genom att bedöma huruvida beslutsunderlagen är kvalitativt utformade utifrån variablerna tydlighet, allsidighet, saklighet och legalitet. Bedöma huruvida motionerna har behandlats inom ramen av den lagstadgade ettårsfristen. Följande sex motioner granskats: - Kostnadsfri frukost till elever i skolan - Omläggning av cykelväg Mariannelund Spilhammarsbadet - Giftfria förskolor - Inrätta en social investeringsfond - Utökad service för digitala tjänster - Klimatkompensering 4. Avgränsning Granskningen omfattar ett urval av de senast besvarade motionerna. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller Kommunallagen Interna policies och riktlinjer Kommunfullmäktiges arbetsordning 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Kommunstyrelsen. Genomgång och studium av relevanta dokument och beslutsunderlag. Verifiering av beslut och beslutsunderlag sker genom kontakter och avstämningar med berörda tjänstemän. Vid behov kan det bli aktuellt att en del av granskade beslut följs upp med intervjuer. Rapporten är saklighetsgranskad av Karin Elardt. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 3
8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Göran Andersson, konsult och certifierad kommunal revisor. 9. Verkställighet av beslut Av Kommunallagen 3 kap 14 framgår att Nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Vidare stadgas i 6 kap 4 3:e punkten att Det åligger styrelsen särskilt att verkställa fullmäktiges beslut. Konsekvensen av dessa paragrafer blir att uppgiften för nämnderna är att i allmänhet svara för att fullmäktiges beslut verkställs medan kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. Någon gång kan det finnas anledning att invänta att beslutet ska träda i laga kraft. Inväntande av klagotidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställt beslut inte är möjligt. En självklar förutsättning för att kunna verkställa är att uppdrag och eventuella direktiv är klart formulerade och att den som fått uppdraget informerats om det. Detta ställer kvalitativa krav på beslutsutformningen och att det finns fungerande expedieringsrutiner. 10. Interna rutiner Rutinerna för hur motioner och medborgarförslag ska hanteras återfinns i kommunfullmäktiges arbetsordning. För de motioner som granskats gällde tidigare arbetsordning beslutad 2010-11-25. 31 En motion skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. En motion väcks genom att den inlämnas till Kommunledningskontorets administrativa avdelning eller lämnas vid ett sammanträde med fullmäktige. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Vid det sammanträde med fullmäktige, under vilket, eller närmast efter motion väckts, skall ordföranden ge fullmäktige tillfälle till kort förberedande överläggning, innan motionen remitteras för beredning. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 4
En motion bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes De motioner som inte har beretts färdigt skall två gånger varje år redovisas till fullmäktige. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i januari och september. Här finns även en beskrivning av hur besluten ska expedieras. 38 Utdrag ur protokollet ska tillställas de beredningar, nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Kommunstyrelsen och kommunens revisorer ska alltid tillställas hela protokollet. Ordföranden undertecknar och sekreteraren kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och andra handlingar som upprättats i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutar annat. 11. Granskning av beslut Under detta avsnitt redogör vi för de sex motioner som särskilt har granskats. 11.1 Kostnadsfri frukost till elever i skolan 11.1.1 Iakttagelser En motion om kostnadsfri frukost för barn från förskolan upp till årskurs 9 inkommer 2012-04-12 från Jonas Nilsson (S) och Malin Jakobsson (S). Motionärerna föreslår en kostnadsfri frukost bestående av en fullkornsfralla med ost, skinka samt grönsak, mjöl eller vatten som dryck. Motionen behandlades 2012-04-26 i fullmäktige och fullmäktige beslutade att remittera ärendet till kommunstyrelsen, BuS och Kostenheten. Det framgår inte av protokollet när kommunfullmäktige önskar svar från kommunstyrelsen. Kostenheten föreslår i en skrivelse daterad 2012-07-30 att motionen avslås. Av skrivelsen framgår att kostenheten inte har råd att inom tilldelad ram tillhandahålla frukost och att livsmedelskostnaden skulle uppgå till 1,2 miljoner kronor per år. Därtill skulle arbetskostnader tillkomma i form av beställning, framplockning och disk m.m. 2012-09-04 beslutar kommunstyrelsen att med kostenhetens skrivelse som grund föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. Av protokollet framgår att kostenheten gjort en utredning efter begäran från barn- och ungdomssektorn. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 5
2012-09-27 avslår kommunfullmäktige motionen. Beslutet expedieras Kostchefen. 11.1.2 Analys och bedömning Vi bedömer att beslutsunderlaget är tydligt vad gäller kostnadsaspekten. Beslutsunderlaget är enbart ekonomiskt och detta var inte syftet med själva motionen. Man skulle kunna utrett hur många elever som inte äter frukost hemma, man skulle kunna utrett hur och var frukosten skulle serveras etc. Sådana aspekter finns inte med i beslutsunderlaget utan man nöjer sig med att konstatera att det är bra att äta frukost innan man går till skolan. I motionen framhålls livsmedelsverkets rapport som säger att var tionde elev i skolan hoppas över frukost samt Rädda barnens rapport om ökad barnfattigdom som kan medföra att alla barn inte har möjlighet att få frukost varje dag. Men ser det ut så i Eksjö? Det som saknas i protokollen är när fullmäktige önskar svar från kommunstyrelsen. Kommunallagen ger kommunfullmäktige i enlighet med 3 kap. 15, förfogande över ett uppföljningsinstrument, där fullmäktige skall besluta om formerna samt omfattningen av återredovisning av delegerade uppdrag och ärenden. Vidare åligger det kommunfullmäktige att ange hur ofta redovisning och återrapportering skall äga rum. En avsaknad av tidsangivelser kan leda till otydlighet som i sin tur riskerar leda till svårigheter till ansvarsutkrävande vid ej genomförda eller verkställda beslut. Motionen har behandlats inom lagstadgad tid. Vi rekommenderar att det i kommunfullmäktiges uppdragsbeslut skall anges tidpunkt när uppdraget ska återrapporteras till kommunfullmäktige. 11.2 Omläggning av cykelväg Mariannelund Spilhammarsbadet 11.2.1 Iakttagelser En motion om omläggning av cykelväg inkommer 2013-03-11. 2013-03-26 beslutar kommunfullmäktige att remittera ärendet till kommunstyrelsen. Det framgår inte av protokollet när kommunfullmäktige önskar svar från kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadssektorn utreder förslaget och samhällsbyggnadsutskottet beslutar 2013-04-17 att föreslå kommunfullmäktige att besluta att notera följande: Förslag till detaljplan för nytt handels- och hantverksområde för del av Mariannelund 9:1 utgår från att gång- och cykelvägen ligger kvar i nuvarande läge och att en angöring ordnas in i det nya planområdet. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 6
Den nuvarande cykelvägen måste anses ha en bra sträckning mellan samhället och Spilhammar. Den bör dock förbättras vid Vallersviksområdet, genom något förändrad sträckning samt anordnande av så kallad cykelfålla för att minimera riskerna för olyckor. Anläggande av ny gång- och cykelväg längs med riksväg 40 bedöms innebära en investeringsutgift om cirka 1,0 miljoner kr, vilket inte ingår i förslag till investeringsbudget för perioden 2014 2016. Möjlighet finns att i framtiden anlägga ny gång- och cykelväg längs med riksvägen och att förse den nuvarande cykelvägen med belysning. Kommunfullmäktige beslutar att mot redovisad bakgrund förklara motionen besvarad. 2013-05-07 beslutar kommunstyrelsen att anta samhällsbyggnadsutskottets förslag till beslut. 2013-05-30 beslutar kommunfullmäktige att anta kommunstyrelsens förslag. 11.2.2 Analys och bedömning Ärendet är väl berett av samhällsbyggnadssektorn vilket innebär att det funnits ett gott beslutsunderlag. Beslutsformuleringen kunde dock vara tydligare. Motionären får egentligen inget svar på om och när en eventuell omläggning av cykelvägen ska göras. Motionen har behandlats inom ramen av den lagstadgade ettårsfristen. Vi rekommenderar att det i kommunfullmäktiges uppdragsbeslut skall anges tidpunkt när uppdraget ska återrapporteras till kommunfullmäktige. Det saknas uppgift om till vem beslutet ska expedieras. Det framgår tydligt i fullmäktiges arbetsordning att utdrag ska tillställas de beredningar, nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollen. 11.3 Giftfria förskolor 11.3.1 Iakttagelser 2013-06-19 inkommer en motion om giftfria förskolor från Miljöpartiet de gröna undertecknat av Eva Ekenberg och Lea Petersson. Motionärerna vill att kommunen utreder och minskar den kemikalieexponering som barn i kommunens förskolor utsätts för. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 7
2013-06-19 beslutar kommunfullmäktige att remittera motionen till kommunstyrelsen. Ärendet expedieras samhällsbyggnadsutskottet. Ingen angivelse om när fullmäktige vill ha svar anges. 2013-08-14 beslutar samhällsbyggnadsutskottet att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att uppdra åt kommunstyrelsen att genom barn- och ungdomssektorn kartlägga den kemikalieexponering som förekommer i kommunen förskoleverksamhet samt att därmed förklara motionen besvarad. 2013-09-03 beslutar kommunstyrelsen i enlighet med samhällsbyggnadsutskottets förslag. 2013-09-26 beslutar kommunfullmäktige att uppdra åt kommunstyrelsen att genom barnoch ungdomssektorn kartlägga den kemikalieexponering som förekommer i kommunens förskoleverksamhet och att minska den skadliga exponeringen av kemikalier i de fall kartläggningen påvisar att sådana finns samt att därmed förklara motionen besvarad. Beslutet expedieras till Barn- och utbildningssektorn, kommundirektören och K Nordin. 11.3.2 Analys och bedömning Ärendet innebär att barn- och ungdomssektorn får i uppdrag att kartlägga kemikalieexponeringen i kommunens förskolor. Det anges inte när denna kartläggning ska göras eller om och när resultatet av kartläggningen ska återrapporteras. Därmed finns det heller inget sätt för fullmäktige att följa upp om beslutet genomförs. En brist i sammanhanget är att samhällsbyggnadsutskottet och sedan kommunstyrelsen tappat bort en formulering i sina beslut. Båda beslutar att föreslå fullmäktige att besluta om att kartlägga förekomsten av kemikalieexponering i förskolorna. Men de föreslår inte att den ska minska. Denna del av motionärernas begäran kom dock tillbaka inför kommunfullmäktiges beslut och kommunfullmäktige beslutade till sist att en kartläggning skulle ske och att kemikalieexponeringen skulle minska. Vi rekommenderar att det i beslutsformuleringen anges till när uppdraget ska vara genomfört och hur det ska återrapporteras. Motionen har behandlats inom ramen av den lagstadgade ettårsfristen. 11.4 Inrätta en social investeringsfond 11.4.1 Iakttagelser 2013-10-16 inkommer en motion från Eva Ekenberg (Mp) och Johan Starck (S) om att inrätta en social investeringsfond. Förslaget innebär att sätta av pengar till förebyggande Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 8
insatser för unga så att de inte kostar kommunen mer pengar än nödvändigt senare i livet. Tanken är att alla verksamheter inom kommunen ska kunna söka pengar ur fonden och att beslut om ianspråktagande av fondmedel ska fattas i konsensus av ekonomichefen, chefen för barn- och ungdomssektorn och chefen för sociala sektorn. Kommunfullmäktige beslutar 2013-10-31 att remittera ärendet till kommunstyrelsen. I protokollet anges inte när återrapportering till fullmäktige ska ske. Beslutet expedieras kommunstyrelsen och utvecklingschefen. I ett yttrande från kommunens ekonomichef daterat 2014-03-26 sägs att De medel som används till sociala investeringar är del av ordinarie tillgängliga resurserna och måste därför prioriteras bland övrig verksamhet i budgetarbetet. Utredningen resulterar i ett förslag att kommunstyrelsen ska föreslå att kommunfullmäktige beslutar att hänskjuta ärendet om inrättande av en social investeringsfond och eventuellt belopp till budgetberedningen 2015-2017. 2014-04-08 beslutar ledningsutskottet i enlighet med ekonomichefens förslag och beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå fullmäktige att besluta att hänskjuta ärendet till budgetberedningen 2015-2017. 2014-05-06 beslutar kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att hänskjuta ärendet om inrättande av en social investeringsfond och eventuellt belopp till budgetberedning samt att därmed förklara motionen besvarad. 2014-05-27 beslutar kommunfullmäktige enligt kommunstyrelsens förslag. Beslutet expedieras ekonomiavdelningen. 11.4.2 Analys och bedömning Beslutet vilar i huvudsak på en tjänsteskrivelse från kommunens ekonomichef. Utredningen är inte enbart av ekonomisk karaktär utan i utredningen hänvisas till hur en rad andra kommuner har gjort samt andra skrifter som behandlar frågan om sociala investeringsfonder. Det påpekas i utredningen att det oftast ställs villkor för att få tilldelning av fondmedel såsom: - Ansökningsförfarande, ansökan ska göras för att få ta del av medlem - Samverkan mellan förvaltningar. Minst två förvaltningar ska samarbeta kring ett projekt för att medel ska beviljas - När koppling till vetenskap och forskning - Att insatserna minskar utanförskap ska bygga på vetenskap och beprövad praxis Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 9
- Insatserna ska vara evidensbaserade eller inbegripa någon form av metodutveckling - Ansökningar bedöms av vetenskapligt råd - Insatserna ska gå att följa upp och de ekonomiska konsekvenserna gå att beräkna eller värdera - Återbetalning, de beviljade medlen återbetalas i form av sänkta ramar. Fullmäktige konstaterar i beslutsunderlaget att vilka behov som finns för förebyggande insatser i och utöver ordinarie verksamhet, och hur medel ska fördelas, behöver diskuteras i samband med behandling av budgeten. Även om ekonomichefens utredning allsidigt belyser frågeställningen anser vi att även barn- och utbildningssektorn och sociala sektorn borde varit med i utredningen för att få ett breddat underlag och inte minst huruvida man är beredd att arbeta på det sätt som en social investeringsfond syftar till, d.v.s. sådant som är utöver ordinarie verksamhet t.ex. evidensbaserad metodutveckling, samverkan mellan förvaltningar, koppling till forskning etc. Sedan går det förstås att diskutera huruvida utveckling av verksamhet ingår i ordinarie verksamhet eller inte. Alla arbeten måste utvecklas och medarbetarna med dem du är inte bara anställd för att utföra, du är också anställd för att utveckla. Motionen har behandlats inom ramen av den lagstadgade ettårsfristen. 11.5 Utökad service för digitala tjänster 11.5.1 Iakttagelser 2013-12-16 inkommer en motion om utökad service för digitala tjänster från Sven-Olof Lindahl, folkpartigruppen i Eksjö. Sven-Olov Lindahl (FP) konstaterar i rubricerad motion att bokning av allmänna kommunikationer och hotell, biljett till publika arrangemang, kontakter med olika myndigheter och beställning av varor med mera i ökad utsträckning kräver tillgång till internet. Alla människor har inte råd eller förmåga att tillgodogöra sig de möjligheter som ITsamhället innebär. Den service med internetuppkoppling som erbjuds i Hulthallen, med subventionering av Eksjö kommun, innebär en möjlighet som bör spridas till flera lokaler inom kommunen. Motionären föreslår att kommunen utreder - behovet av hjälp till tjänster via internet inom kommunen och - vilka lokaler mer än Hulthallen som skulle vara lämpade för att erbjuda internettjänster Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 10
2013-12-07 beslutar kommunfullmäktige att remittera ärendet till kommunstyrelsen. I ett yttrande daterat 2014-04-01 av Carola Andersson, E-strateg på Kommunikationsavdelningen, föreslås att kommunen går in och ekonomiskt medfinansierar dataarbetsplatser i lämpliga lokaler i Mariannelund, Ingatorp och Hjältevad, att kommunen ger i uppdrag till kommande Kontaktcenter att erbjuda såväl fri dataarbetsplats till besökare, som handledning i användandet av kommunens digitala självservice och att kommunen ger i uppdrag till kommande Kontaktcenter att del marknadsföra och informera om handledning och dels att föra statistik över hur ofta denna service efterfrågas. Statistiken ska årligen redovisas till LU för eventuell åtgärd. 2014-04-08 beslutar ledningsutskottet att föreslå kommunfullmäktige att uppdra till Kontaktcenter att utreda vilka lokaler utöver Hulthallen som kan vara lämpade att erbjuda internettjänster samt att därmed anse motionen bifallen. 2013-05-06 beslutar kommunstyrelsen i enlighet med ledningsutskottets förslag. 2014-05-27 beslutar kommunfullmäktige i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Beslutet expedieras IT-strateg och kommundirektören. 11.5.2 Analys och bedömning Ärendet får anses vara väl berett. Motionen avser en önskan om utökad service och yttrande från IT-strateg har inhämtats. Motionen har behandlats inom ettårsfristen. Vi rekommenderar att det i kommunfullmäktiges uppdragsbeslut skall anges tidpunkt när uppdraget ska återrapporteras till kommunfullmäktige. 11.6 Klimatkompensering 11.6.1 Iakttagelser 2012-01-26 inkommer en motion om klimatkompensering från Lea Petersson, miljöpartiet. Lea Petersson yrkar att kommunfullmäktige beslutar att klimatkompensera för kommunverksamhetens utsläpp av växthusgaser genom att bidra till lokala och internationella miljöprojekt. 2012-01-26 beslutar fullmäktige att remittera ärendet till utvecklingsberedningen och kommunstyrelsen. Ingen tidpunkt för återrapportering anges. Utvecklingsberedningen konstaterar 2012-03-01 att beredningen tidigare fått i uppdrag att utreda en annan motion vilket har utmynnat i att de tillsammans med Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 11
samhällsbyggnadssektorn håller på att utarbeta en miljöplan. Utvecklingsberedningen beslutar därför att i uppdraget kring miljöplanen även innefatta motion om klimatkompensering. 2012-03-14 beslutar samhällsbyggnadsutskottet att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att möjligheterna till klimatkompensering ska beaktas i kommunens verksamhet samt vid revidering av kommunens energi- och klimatstrategi samt i arbetet med miljömål samt att därmed förklara motionen besvarad. Härefter händer ingenting förrän ärendet återigen aktualiseras på kommunstyrelsens sammanträde 2014-03-04. Där beslutar kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att notera att mål och inriktning fastställd Miljöplan för Eksjö kommun bland annat syftar till att reducera en negativ miljöpåverkan att Eksjö kommun för närvarande inte är beredd att införa klimatkompensation för resor i arbetet eller utsläpp med mera, samt att därmed avslå motionen Ärendebeskrivning är enligt nedan: Kommunfullmäktige har 2012 01-26, 19, remitterat rubricerad motion från Lea Petersson (MP) till kommunstyrelsen och Utvecklingsberedningen. I motionen påtalas, att Eksjö kommun genom hela sin verksamhet bidrar till utsläpp av växthusgaser med påverkan på klimatet. Förutom att minska den negativa påverkan på miljön genom att minska utsläppen i den egna verksamheten, kan man minska kommunens resterande klimatpåverkan genom olika klimatkompenserade åtgärder, som t ex investera eller ge bidrag till lokala projekt. Alternativt bidra till internationella projekt som är licensierade som miljöprojekt. Motionären yrkar att kommunfullmäktige beslutar att klimatkompensera för den kommunala verksamhetens utsläpp av växthusgaser genom att bidra till lokala och internationella miljöprojekt. Utifrån en annan motion har beredningen i uppdrag att tillsammans med Samhällsbyggnadssektorn utarbeta en miljöplan. Utvecklingsberedningen har 2012-03-01 beslutat att i uppdraget kring miljöplanen även innefatta motion om klimatkompensering. Samhällsbyggnadsutskottet har 2013-03-14, 42, beslutat föreslå kommunfullmäktige Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 12
att möjligheterna till klimatkompensering ska beaktas i kommunens verksamhet samt vid revidering av kommunens energi- och klimatstrategi samt i arbetet med miljömålen, och att därmed förklara motionen besvarad. Kommunfullmäktige har därefter 2013-11-28, 209, antagit upprättad Miljöplan för Eksjö kommun (tidigare energi- och klimatstrategi) med mål. Syftet med programmet är att ange mål och inriktning för kommunens långsiktiga strategiska miljöarbete. Utvecklingsberedningen har ånyo behandlat ärendet 2014-02-27, 3. Av beredningens yttrande framgår att kommunstyrelsen så sent som 2013-10-08, 279, i yttrande över förslag till klimatlöften med mera för länets Klimatråd, uttalat att kommunen i dagsläget inte är beredd att införa någon ekonomisk klimatkompensation bland annat då detta innebär att ett administrativt system måste införas. Kommunens uppfattning är att det viktiga är att arbeta med att minska klimatpåverkan i olika avseenden samt att arbeta med klimatanpassning. Eksjö kommun avser att arbeta direkt med konkreta åtgärder istället för att införa någon form av klimatkompensation. Utvecklingsberedningen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att notera att miljöplanens mål och inriktning bland annat syftar till att reducera en negativ miljöpåverkan, att Eksjö kommun för närvarande inte är beredd att införa klimatkompensation för resor i arbetet eller utsläpp med mera, samt att därmed avslå motionen. Under kommunstyrelsens överläggning yrkar Lea Petersson (MP), Bo Bergvall (S), Diana Laitinen Carlsson (S), Peter Lindholm (S), Kent Björk (S), Jonas Nilsson (S) och Ronny Jakobsson (S) bifall till motionen. Efter avslutad överläggning ställer ordföranden, med kommunstyrelsens godkännande, proposition på dels Utvecklingsberedningens förslag mot Lea Peterssons (MP) yrkande. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla Utvecklingsberedningens förslag. 2014-03-27 beslutar kommunfullmäktige att notera att mål och inriktning fastställd Miljöplan för Eksjö kommun bland annat syftar till att reducera en negativ miljöpåverkan, att Eksjö kommun för närvarande inte är beredd att införa klimatkompensation för resor i arbetet eller utsläpp med mera, samt att därmed avslå motionen. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 13
Beslutet expedieras L Petersson och Samhällsbyggnadssektorn. Diariet stämmer inte med datum för inkomna handlingar. Enligt diariet kom handlingen in flera dagar senare än det behandlades i fullmäktige. Motionen inkom 2012-01-26 enligt stämpel. 11.6.2 Analys och bedömning Ärendet tycks ha fastnat i samhällsbyggnadsutskottet 2012-03-14. I övrigt förefaller ärendet vara väl berett. Det är rimligt att aspekterna beaktas i kommunens miljöplan. Tiden för att besvara motionen är oacceptabelt lång och ärendet har inte skötts bra. Om fullmäktige hade beslutat ett datum för återrapportering hade detta förmodligen inte hänt. Återigen, vi rekommenderar att fullmäktige sätter ett datum för när återrapportering ska ske. Motionen stämplades som inkommande handling 2012-01-26 men registrerades som inkommen i diariet först 2012-01-30. Enligt offentlighets- och sekretesslag (2009:400) skall en inkommen handling registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (kap 5, 1). 12. Redovisning av obesvarade motioner 12.1 Iakttagelser Enligt fullmäktiges arbetsordning skall obesvarade motioner redovisas två gånger per år, dels på januarisammanträdet och dels på septembersammanträdet. De motioner som inte har beretts färdigt skall två gånger varje år redovisas till fullmäktige. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i januari och september. Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 14
Vi konstaterar att en redovisning på fullmäktiges ordinarie sammanträden av obesvarade motioner inte alltid sker. I protokollet för januari år 2012 finns ingen punkt om detta. Det finns dock protokollet från mars månad. I september år 2012 finns angivet att 18 motioner är obesvarade. I januari år 2013 finns ingen punkt om obesvarade motioner. Det finns dock i protokollet från mars månad. I september år 2013finns angivet att åtta motioner är obesvarade. Under år 2014 finns en punkt om obesvarade motioner i februarisammanträdet och i oktobersammanträdet. Vi kan konstatera att det finns ganska många obesvarade motioner som har en svarstid över ett år. Motionen om klimatkompensering återfinner vi inte någonstans i listor över obesvarade motioner i något protokoll sedan motionen framställdes och fram till den avslogs av kommunfullmäktige. 12.2 Analys och bedömning Fullmäktiges arbetsordning följs inte. Vi rekommenderar därför självfallet att den ska följas eller skrivas om. En redovisning av obesvarade motioner är ett sätt att aktualisera motioner som inte är besvarade och på så sätt se till att de inte glöms bort. Vi kan konstatera att rutinerna för diarieföring inte är säkerställda. Vi kan vidare konstatera att administrationen kring obesvarade motioner heller inte är säkerställda. KPMG, dag som ovan Göran Andersson Konsult / Certifierad kommunal revisor Gr motioner Eksjö 2014 slutversion.docx 15