Policy och handlingsplan vid krishantering Omsorgsnämnden Torsby kommun

Policy och handlingsplan vid krishantering Omsorgsnämnden Torsby kommun Antagen av Omsorgsnämnden 2006-03-10 37

2011-08-03 2 Innehållsförteckning: 1. Omsorgsnämndens policy Sida - Målsättning 3 - Risk- och säkerhetspolicy 3 2. Definitioner - Krisstöd 4 - Första hjälpen 4 - Avlastningssamtal 4 - Debriefing 4 3. Allmänna riktlinjer - Omsorgsnämndens ansvar 5 - Arbetsledarens ansvar 5 - Arbetskamraternas ansvar 5 - Utomstående resurser 5 4. Handlingsplan - Åtgärder 6 - Råd vid bemötande av personer i kris 6 - Råd till den som varit med om en krissituation 7 - Chefens ansvar 7 - Reaktion efter en krissituation 8 5. Anställds död - Personal 9 - Flaggning 9 - Minnesstund 9 - Rutiner i samband med begravning 9 - Information till berörda kontakter 9 - Namn tas bort på lämpliga ställen 10 Bilagor: 1. Checklista för enkla krissamtal 11 2. Telefonlista 12 3. Telefonlista närstående 13

2011-08-03 3 1. Omsorgsnämndens policy En kris definieras oftast som en händelse där ens tidigare erfarenheter och inlärda reaktionssätt inte är tillräckliga för att man skall förstå och psykiskt hantera den aktuella situationen. Krisreaktioner utlöses av händelser som är så ovanliga och oväntade att de inte kan bemästras med hjälp av de resurser som individen vanligtvis besitter för att klara av svåra situationer. I krisens karaktär ligger att det uppstår en situation som innebär ett hot om förlust av något slag för individen. Målsättning Omsorgsnämnden eftersträvar stor tillgänglighet och öppenhet vilket, med hänsyn till den ständigt föränderliga och komplexa riskmiljön, kräver en tydlig och kommunövergripande säkerhetsprofil. Ett effektivt risk- och säkerhetsarbete förutsätter samsyn och samverkan mellan kommunens olika verksamheter. Vid eventuell olyckshändelse eller krissituation skall inblandade personer omhändertas och bemötas på ett sätt som inger trygghet, säkerhet och omsorg. Omsorgsnämnden har som målsättning att chefer och arbetsledare har de kunskaper om krisstöd som krävs för att de anställda/förtroendevalda som utsätts för kris i arbetet snabbt ska få den hjälp som är nödvändig. Revidering av handlingsplanen för krishantering beredes av skyddskommittén vart 3:e år. Risk- och säkerhetspolicy Kommunen ska tillämpa ett systematiskt risk- och säkerhetsarbete för att identifiera och värdera, förhindra eller begränsa risker vilka kan ha negativa konsekvenser för människor, verksamhet, egendom, ekonomi och miljö. Omsorgsnämnden ska därigenom säkerställa integritet och trygghet för anställda och förtroendevalda. Gällande lagar och förordningar ska efterlevas och utgöra miniminivåer för säkerhetsstandarden inom Omsorgsförvaltningen. Det systematiska risk- och säkerhetsarbetet ska bedrivas inom ramarna för ett ledningssystem och - baseras på fortlöpande analyser av risker och dess konsekvenser i alla verksamheter - leda till kostnadseffektiva val av skadeförebyggande och begränsade åtgärder - säkerställa att det finns beredskap att hantera oväntade händelser - baseras på god kännedom om redan inträffade incidenter och händelser - ge god riskekonomi - möjliggöra uppföljning på alla nivåer - leda till ökad kunskap om säkerhet och en förbättrad riskmedvetenhet hos personalen/förtroendevalda - säkerställa allmänhetens förtroende för Omsorgsförvaltningen

2011-08-03 4 2. Definitioner Med krisstöd avses: Det psykiska och sociala omhändertagande som behöver vidtas i samband med olyckor, akuta krissituationer och liknande allvarliga händelser som kan utlösa krisreaktioner. Med första hjälpen avses: De hjälpåtgärder som vid olycksfall och akut sjukdom omedelbart måste vidtas på plats för att återställa och upprätthålla livsviktig kroppsfunktion eller hindra skadeutveckling. Avlastningssamtal avses: Den genomgång som syftar till att på ett tidigt stadium bearbeta uppkomna reaktioner samt att förbereda personer på kommande reaktioner med anledning av det inträffade. Polis, brandkår och ambulanspersonal pratar efter en krissituation och går igenom fakta kring händelsen. Debriefing: Debriefing genomförs i nära anslutning till händelsen och leds ofta av den aktuella gruppens arbetsledare/chef. En debriefing är ett av den närmste arbetsledningen organiserat möte som syftar till en lindring av psykiska stressreaktioner efter ett omskakande händelse. Debriefingen ska ske i en ostörd miljö där all personal som varit med om händelsen ska delta. Gruppen ska inte vara större än ca 15 personer då bör gruppen delas på två grupper.

2011-08-03 5 3. Allmänna riktlinjer Omsorgsnämndens ansvar Ansvarar för att medel avsätts för risk- och säkerhetsarbete samt systematiskt följer upp arbetet och tillse att förbättringsåtgärder genomförs. Arbetsledarens ansvar Arbetsledaren har ett stort ansvar gällande risker i arbetsmiljön att vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall AML 3 kap 2. Se delegationsordningen. På varje arbetsplats skall det finnas beredskap och rutiner för krisstöd (se bilaga 1) som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och särskilda risker. Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling, AFS 1999:7. Lokala rutiner skall upprättas på varje arbetsplats i samråd mellan de anställda och arbetsledare. Enligt lag om allmän försäkring har arbetsgivaren en långt gående skyldighet att rehabilitera den anställde. Den försäkrades arbetsgivare skall i samråd med den försäkrade svara för att dennes behov av rehabilitering snarast kartläggs och för att alla de åtgärder vidtas som behövs för en effektiv rehabilitering, ALF 22 kap 3.. Arbetskamraternas ansvar Varje anställd ansvarar för att uppställda säkerhetsregler följs och att upptäckta säkerhetsbrister kommer till berörd chefs kännedom. Arbetskamraterna fyller en mycket viktig funktion i en svår situation. De känner personen i fråga och har ett naturligt förtroende hos denne. Det kan givetvis vara svårt för arbetskamraterna att veta hur de ska agera när de möter en person i kris och risk finns att man kan känna sig rädd för att göra fel. Att lyssna och finnas tillhands när det känns svårt är i regel tillräckligt (Se sida 6). Utomstående resurser I vissa fall räcker emellertid inte de vardagsresurser som finns för att ge tillräckligt stöd, det kan då behövas koppla in utomstående resurser. Det enskilda fallet avgör när behov föreligger (Se bilaga 2).

2011-08-03 6 4. Handlingsplan Åtgärder: Vid olyckor och akuta sjukdomsfall/krissituationer: 1. Ta hand om de/den skadade eller drabbade och påkalla hjälp. 2. Alarmera tel. 112 Svara på larmoperatörens frågor: - Uppge ditt namn - Varifrån du ringer - Typ av olycka - Antalet skadade personer - Typ av skada eller besvär - Plats och vägbeskrivning/hänvisning till olycksplatsen. 3. Ev. tillse att någon följer med till sjukhus eller hem. 4. Det är viktigt att meddela närmsta chef eller ställföreträdande, när den akuta fasen är åtgärdad. Råd vid bemötande av personer i kris: Du skall: - Inte vara rädd att säga fel saker. Du behöver inte säga så mycket, inrikta samtalet på här och nu dvs. aktuella problem, reaktioner och symtom. - Lyssna är ofta bättre än att tala. Var delaktig. - Respektera smärtan och sorgen. Var inte rädd för gråt. - Erbjud gärna praktisk hjälp. - Visa att du finns, men låt den som sörjer bestämma hur er kontakt ska vara. Kom ihåg att det är vanligt att en person som befinner sig i kris isolerar sig. - Erbjud dig att ställa upp och lyssna om du känner att du vill. - Hjälp den drabbade att acceptera att ta emot hjälp och stöd. - Var uppmärksam på Din egen begränsning som hjälpare- bagatellisera t ex inte utan ta hjälp av professionella vid behov.

2011-08-03 7 Du skall inte: - Lösa den drabbades problem utan stöd henne/honom så att vederbörande själv söker alternativen och kan lösa dem själv. - Avlägsna den drabbade från hans/hennes problem t ex om känslorna tar överhand; problemen är reella och kom ihåg- det är här och nu som gäller. - Prata själv för att dämpa Din egen ångest - Uppmuntra anklagelser mot andra - Tro att den drabbade till varje pris måste skyddas; meningsfulla enklare uppgifter kan vara till nytta. - Tro att en person som till det yttre verkar lugn eller inte visar påtagliga stressreaktioner inte behöver Din hjälp. Råd till dig som varit med om en krissituation: - Var inte ensam. - Tala med dina familjemedlemmar eller vänner. - Uträtta de vardagliga sysslorna. - Ät på regelbundna tider. - Drick inte alkohol. Chefens ansvar Närmsta chef tillkallas om han/hon ej finns tillgänglig tillkallas närmsta chefens chef och ytterst nämndens ordförande enligt fastställd telefonlista. Chefen tillkallar efter behov det psykosociala stöd som behövs på arbetsplatsen t ex företagshälsovård. Polisen, räddningstjänsten eller sjukvårdare tillkallar vid akuta situationer POSOM - gruppen. Ansvarig chef fördelar arbetsuppgifterna och kontaktar förvaltningsledningen. Närmsta chef/arbetsledare (beroende på situationen) ska: 1. Se till att utsatt personal inte lämnas ensam. 2. Samla alla som på något sätt är berörda av det som har hänt på en trygg och avskild plats så snart som möjligt (innan arbetsplatsen lämnas). Låt gruppen prata om det som har hänt, ventilera känslor och stötta varandra. Informera personalen om vad som har hänt, t. ex hur olyckan har gått till, vilka som skadats och hur de mår. Var tydlig och saklig. Undvik att leta efter syndabockar. Informera om vanliga krisreaktioner (se sida 8), både muntligt och skriftligt. 3. Låt var och en ta kontakt med familjemedlemmar eller annan närstående. 4. Ge omsorg och värme (mat, dryck, filtar etc.). Ge extra omsorg till dem som behöver det. 5. Ingen bör gå hem innan mötet är avslutat.

2011-08-03 8 6. Bestäm tid och plats för uppföljning. Ha nya uppföljningar t ex efter två till tre dagar, efter en månad och efter tre månader. 7. Vid allvarliga händelser, t. ex. vid våld och hot ska företagshälsovården eller annan kunnig person kopplas in för debriefing. Detta innebär att man för en systematisk genomgång av gruppens tankar, reaktioner och känslor. Detta genomförs tidigast ett dygn efter en allvarlig händelse och har som syfte att skapa ett bättre grepp på händelsen, förebygga efterverkningar, stimulera gruppstöd, normalisera känslor, sätta ord på känslor och stimulera en snabbare återgång till vardagen. 8. Det kan vara bra att stanna kvar i eller snabbt återgå till arbetet, men viktigt är då att arbetet är anpassat efter förhållandena. 9. Arbetsskadeanmälan ska göras och lämnas till personalavdelningen. 10. Allvarligare händelser och olyckor ska följas av åtgärder för att hindra att det sker igen. 11. Underrätta Arbetsmiljöverket om olyckan medför dödsfall, svårare personskador eller mindre skada som drabbat flera anställda samtidigt snarast möjligt. Människor reagerar olika i en krissituation. Reaktionen efter en krissituation brukar följas av fyra faser. 1. Chock. Kan vara i några dagar och kännetecknas av att man förnekar verkligheten, vilket ibland kan misstolkas av omgivningen som oberördhet. Det är viktigt att komma ihåg att människor reagerar på olika sätt och att det är inte några rätt eller fel. Eftersom man är i ett stadium av förnekelse, är det inte meningsfullt att ge omfattande information i detta skede. Om informationen ändå måste ges är det viktigt att kontrollera att den uppfattas. 2. Reaktion. Den drabbade börjar inse vad som skett och starka känslor tränger därför fram. Frågan varför återkommer ideligen. Vanligt är att man drabbas av skuldkänslor eller försöker finna en syndabock. Man kan också drabbas av fysiska stressreaktioner så som hjärtklappning och sömnsvårigheter. Reaktionsfasen kan vara upp till några månader. 3. Bearbetning. Den drabbade arbetar mentalt med problemet, vilket kan ta upp till ett år. Intresset för omgivningen ökar och försvarsmekanismer och andra stressreaktioner börjar avta. 4. Nyorientering. De psykiska skadorna är läkta och obehagliga känslor har bearbetats. Nyorienteringsfasen har inget slut utan man lever vidare med ärr som alltid kommer att finnas kvar men som inte hindrar en från att fortsätta leva.

2011-08-03 9 Anställds död Om det inträffar dödsfall på eller i anslutning till arbetsplatsen är det viktigt att rätt saker sker på rätt sätt. De/den anhöriga bör vara de/den som först får informationen. Om den avlidne kommer från ett annat land, är det viktigt att tänka på språkets och kulturens betydelse. Polisen har alltid det formella ansvaret för att dödsbud lämnas till de anhöriga. 1. Personalen Samla all personal och informera vad som har hänt. Var precis och korrekt samt ge all nödvändig information. Det man inte får höra, skapar lätt ryktesspridning. 2. Flaggning Flagga på halv stång samma dag eller dagen efter dödsfallet. Flagga aldrig före anhöriga informerats, flagga gemensamt på arbetsplatsen (se policy för flaggning). 3. Minnesstund Det är ofta rätt att ha en minnesstund över en bortgången arbetskamrat/förtroendevald med en präst eller annan person. Följande bör betraktas vid genomförande av en minnesstund: Familjen till den bortgångne bör underrättas om att minnesstunden skall äga rum. Minnesstunden bör äga rum dagen efter dödsfallet. Minnesstunden bör om möjligt äga rum i ett avskilt rum. Minnesstunden bör hållas av någon chef till den omkomne. Ett levande ljus och en blombukett bör vara placerat på ett bord framför åhörarna. Några ord om den omkomne bör sägas. En dikt kan exempelvis läsas och avslutas med en tyst minut. 4. Rutiner i samband med begravning När någon arbetskamrat/förtroendevald avlider finns det ingen arbetsrättslig reglering av denna form av ledighet. En bedömning görs i samråd med arbetsledaren/chefen från fall till fall. Allmänna bestämmelser, AB 05 32. Omsorgsnämnden annonserar vid anställds/förtroendevalds bortgång och kondolerar med en krans vid gravsättningen i samråd med anhöriga. 5. Information till berörda kontakter Någon person, lämpligen den avlidnes närmsta arbetsgivare/chef, får i uppgift att meddela alla kontakter som den omkomne haft. Detta skall ske på ett lugnt och sakligt sätt samtidigt som information ges om vem som är den nya kontaktpersonen.

2011-08-03 10 6. Namn tas bort på lämpliga ställen För att inte på ett felaktigt sätt bli påmind om den bortgångne skall namnet tas bort på de publika ställen där det förekommit. Närmsta chef ansvarar för att namn tas bort enligt den lokala checklistan. Efter begravningen ansvarar chefen för att skåp/skrivbord töms.

2011-08-03 11 Bilaga 1 Checklista för enkla krissamtal Kalla till möte (2 personer från arbetsledningen bör delta). Försök att hela tiden informera om vad som sker. Alla ska vara med hela tiden Lyssna aktivt Låt alla få prata Stanna upp samtalet ibland och ge stöd vid reaktioner Styr samtalet mot en gemensam summering Återkom med en uppföljning vid nästa möte/träff

2011-08-03 12 Viktiga telefonnummer vid akut händelse Bilaga 2 112 SOS Alarm 112 eller 08331231 Giftinformation 054 615000 Centralsjukhuset i Karlstad 0771 250500 Sjukvårdsupplysningen 0560 470 00 Vårdcentralen i Torsby 0564 479 51 Vårdcentralen i Likenäs 114 14 Polisen Värmland 0560-279 01 Polisen i Torsby (dagtid) 0560 108 35 Räddningstjänsten Torsby 054 830870 Jourhavande befäl/ POSOM-gruppen 054-180050 Samtalsakuten 019-219500 Arbetsmiljöverket 0560-689130 Företagshälsovård (Hälsolänken)

2011-08-03 13 Telefonlista närstående Bilaga 3 Namn: Anställnings nr:... Om det inträffar något som medför att arbetsplatsen behöver kontakta närstående behövs ett eller flera namn och telefonnummer så att vi alltid kan nå en närstående person. Bostaden: Namn:... Tel:.. Relation:... Mobil: E-post:.. Övriga: Namn:... Tel:.. Relation:... Mobil: E-post:.. Namn:... Tel:.. Relation:... Mobil: E-post:.. Namn:... Tel:.. Relation:... Mobil:... E-post:.. Namn:... Tel:.. Relation:... Mobil: E-post:.. Namn:... Tel:.. Relation:... Mobil:... E-post:..